Приложение 1 - Тех.задание

Приложение №1
к Извещению № 14-50104/257 от 09.09.2014 года
Техническое задание на проведение Процедуры закупки.
1. Перечень, наименование и объемы услуг, являющихся предметом закупки:
1.1. Внеофисное хранение документов – перемещение и хранение документов Заказчика в
специализированном хранилище Исполнителя
(охрана хранилища осуществляется
круглосуточно организацией/предприятием, имеющей лицензию на осуществление частной
охранной деятельности, выданную органами внутренних дел РФ).
1.2. Доставка скан-копий на электронную почту авторизованного работника Заказчика.
1.3. Работа представителя Заказчика с документами Заказчика должна осуществляться в
специальной комнате Исполнителя, оборудованной копировально-множительной техникой,
обеспечивающей форматы А4-А0.
1.4. Доставка документов осуществлять тремя способами: обыкновенная, срочная –
(осуществляется не более трех часов с момента подачи заявки на доставку), курьер от
Заказчика. Документы Заказчику доставляются в коробах.
Подача заявки на доставку документов осуществляется по телефону, электронной почте или
через программу интеллектуального архива Исполнителя, доступ к которой получает
Заказчик.
1.5. Комплекс услуг по конфиденциальному уничтожению документов включая упаковку,
измельчение (сжигание), а также составление всех необходимых актов.
1.6. Перечень услуг является необходимым, но недостаточным. Полный перечень услуг
должен быть указан в Прайс-листе Исполнителя (Приложение 1 к договору).
2. Требования к услугам:
2.1 Документы Заказчика хранятся в специализированном хранилище Исполнителя,
расположенного на территории Москвы и/или Московской области.
2.2. Услуги осуществляются с момента заключения договора в течение 12 месяцев.
2.3. Услуги оказываются в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе
Федерального закона от 27.06.2006 № 149 «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации».
2.4. Документы хранятся в специализированном хранилище, в котором поддерживается
температурно-влажностный режим: температура 17-19 оС и влажность 50-55 %.
2.5. Документы хранятся в коробах Исполнителя. Документы Заказчика маркируются штрихкодами и регистрируются в электронной системе учёта документов Исполнителя как
отдельные единицы учёта. Документы упаковываются в обезличенные короба, которые так
же маркируются штрих-кодом и регистрируются в электронной системе учёта документов
Исполнителя. Исполнитель обязан предоставить авторизированным сотрудникам Заказчика,
имеющим доступ к системе, возможность работы с вышеозначенной системой для
осуществления различного рода заказов, а также провести их обучение функционалу (п.9.3
настоящего Технического задания).
2.6. Хранение документов должно осуществляться в хранилище, оборудованном
сплинкерной и порошковой системами пожаротушения, системами видеонаблюдения и
многоуровневой системой доступа. Доступ в хранилище имеют только авторизованные
сотрудники Исполнителя.
2.7. Объем хранилища: Заказчику необходимо единовременное размещение примерно от 150
до 500 коробов. На все документы Заказчика, подлежащие передаче на внеофисное хранение,
составляется единая сводная опись. Данная процедура осуществляется представителями
Исполнителя. Позицией в описи является промаркированная единица учёта (дело). В данной
описи должны быть продублированы номера штрих-кодов нанесённых на единицы учёта
(дела), а также номера штрих-кодов коробов, в которые эти единицы учёта упакованы.
Перед вывозом сформированных коробов в специализированное хранилище Исполнителя
описи должны быть согласованы с уполномоченными представителями Заказчика.
2.8. Авторизованный пользователь Заказчика получает от представителя доступ в программу
электронного архива Исполнителя, через которую он в дальнейшем сможет работать с
документами. В этой же программе в дальнейшем будут заказываться все услуги, связанные
с документами (доставка документов и скан-копий, конфиденциальное уничтожение,
архивная обработка и др.)
2.9. Исполнитель несет ответственность за утрату, недостачу или повреждение документов
Заказчика при оказании услуг согласно требованиям настоящего Технического задания.
2.10. Безвозвратное изъятие документов осуществляется без штрафных санкций и
переупаковки коробов и дел.
2.11. Исполнитель обязан принять все предусмотренные договором на предоставление услуг
меры для обеспечения сохранности переданных на хранение документов Заказчика, и
гарантировать, что документам Заказчика, переданным Исполнителю, будет постоянно
обеспечиваться:
- охрана документов;
- ограничение доступа в хранилище и к документам в соответствии с положениями
настоящего Технического задания;
- регистрация и сохранение в электронном формате любой информации, предоставленной
Заказчиком Исполнителю, занесенной в формуляр описания документов, и касающейся
документов Заказчика.
3.
Требования к сроку и/или объему предоставления гарантий качества
товара/работ/услуг, к обслуживанию товара, к расходам на эксплуатацию товара (при
необходимости):
Не требуется.
4.
Требования, устанавливаемые в соответствии с законодательством Российской
Федерации к лицам, осуществляющим поставку товаров, выполнение работ, оказание
услуг, являющихся предметом торгов (лицензии, свидетельство СРО и т.д.):
4.1. Наличие лицензией Федеральной службы по техническому и экспортному контролю
(далее - ФСТЭК) на деятельность по разработке и производству средств защиты
конфиденциальной информации. Так же Исполнитель обязан обладать лицензией ФСТЭК на
деятельность по технической защите конфиденциальной информации.
5.
Требования к квалификации, опыту выполнения работ, аналогичных предмету
заказа, технической оснащенности, финансовому состоянию Участника Процедуры
закупки:
Указаны в п.2 настоящего Технического задания.
6.
Планируемые сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг
Начало: с момента заключения договора.
7.
Форма, сроки и порядок оплаты товаров, работ, услуг:
Авансирование по договору не предусмотрено.
8. Требования к конфиденциальности
8.1. Исполнитель должен быть внесен в реестр операторов осуществляющих обработку
персональных данных.
8.2. В связи с использованием электронной системы учета документов Исполнитель обязан
обладать лицензией ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной
информации.
Документы Заказчика переданные на хранение Исполнителю, должны храниться в
обезличенных коробах. Весь учёт поступления, перемещения, изъятия коробов ведётся по
штрих-кодам, наклеенным на короба и дела, при помощи специализированного
оборудования и электронной системы учёта.
8.3. Определить принадлежность короба к конкретному Заказчику без авторизированного
доступа к системе учёта невозможно.
8.4. Исполнитель выдает и доставляет ранее переданные Заказчиком на хранение документы
только авторизированному(ным) представителю(ям) Заказчика.
8.5. Любая информация, полученная сотрудниками Исполнителя в процессе их работы в
компании, не подлежит разглашению третьим лицам.
8.6. По письменному требованию Заказчика, направленному по факсу или эл.почте в адрес
Исполнителя (не позднее чем за 1 рабочий день до предполагаемой инспекции), Заказчик
может инспектировать свои Документы в Аудит-комнате на территории Исполнителя.
8.7. С победителем процедуры закупки будет подписан документ, регламентирующий
неразглашение конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ.
9. Требование о наличии системы электронного архива.
9.1. Наличие системы электронного архива (далее - ЭА) с возможностью доступа через
интернет из любой точки мира.
9.2. Система ЭА должна содержать в себе следующую информацию:
- список всех поступивших на хранение документов с указанием их текущего места хранения
(привязка к штрих-коду дела и штрих-коду архивного короба), а так же информации
содержащейся в утверждённой описи.
- отсканированные образы, находящихся или находившихся на хранении документов,
полученные вследствие оформления заказа на оперативное сканирование и отправку на
электронную почту Заказчика.
- история перемещений единиц учёта (дел), и/или архивных коробов.
- история оформленных Заявок.
- статистика по пользованию Системой ЭА.
9.3. После авторизации представителя Заказчика, ему должен быть предоставлен доступ в
электронную программу (электронный архив), принадлежащую Исполнителю. Доступ в
данную программу возможен с любого компьютера по сети Интернет при условии правильно
введенного имя пользователя и пароля, который будет знать только данный представитель
Заказчика. Так же обязательным условием является внесение авторизированных
представителей Заказчика в соответствующий формуляр разрешенного доступа. Обучение
представителей Заказчика в количестве 8 (восьми) человек работе в программе должно быть
проведено персоналом Исполнителя, курирующим проект.
10. Мотивированное обоснование предмета
Отсутствие на территории инновационного центра «Сколково», помещений,
обеспечивающих защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей
среды и исключающих их утрату (в соответствии с п.4.3 «Основных правил работы архивов
организаций» одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, а также ППБ 145-86
от 20.04.1987 г.).
11. Обоснованные особые критерии (подкритерии) установленные в соответствии с
настоящим Положением, которые могут быть включены в Документацию процедуры
закупки:
Не требуется.
12.
Возможность подачи альтернативных предложений:
Не предусмотрено.