Информация о выполнении плановых заданий ОГКУ

1
Информация
о выполнении плановых заданий ОГКУ «Государственный архив
новейшей истории Иркутской области»
за 2015 год
1.Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Российской Федерации
В целях обеспечения сохранности документов архивом в 2015
году проведены следующие работы:
отреставрировано за год 42723 листа при плане 40000;
подшито других дел и описей 756 при плане - 500;
заменены обложки других дел, описей и дел фондов за год - 768;
проверка нумерации листов при реставрации – 42723;
проверка нумерации листов при выдаче дел в читальный зал –
230233;
нумерация листов при реставрации – 28311;
перенумерация листов при выдаче дел в читальный зал – 30744;
оформление обложек дел и описей – 1239;
простановка архивных шифров на делах после реставрации и
нового приема - 3711;
- просмотр дел по обнаружению жучков – 6672 при плане 6000;
перемещено в хранилищах 550 коробки, дел 9738;
закартонировано дел нового приема- 864 дел;
закартонировано из связок – 3767;
перекартонировано – 992 дела;
выдано и разложено дел - 33328;
выдано и разложено описей – 5034;
проверка листажа при выдаче дел в читальный зал – 230233;
проверка листажа при возвращении из читального зала – 205227;
перенумерация листов в ходе проверки при выдаче в читальный
зал – 30744;
составлены новые заверительные листы – 2210;
написано ярлыков – 1059;
наклеено ярлыков – 1059.
Продолжалась плановая работа по подготовке к пересмотру режима
доступа к документам архива.
Полистно просмотрено за год 8557 дел по 214 описям 104 фондов
(из них по 25 фондам началась работа по рассекречиванию, завершена - по
18 фондам).
По результатам просмотра внесена
в учетные карточки
рассекречиваемых дел за 1920 – 1984 гг. - 1651 запись,
2
подготовлены к рассекречиванию 7654 документа,
выявлены документы ограниченного доступа – 544,
проставлено дополнительно 1224 штампа «Рассекречено» на
документах ранее рассекреченных (ранее этот штамп ставился только на
дела).
На 01. 01. 2016 года работа архива по рассекречиванию завершена
по 217 фондам, из 493 основных фондов и 204 фондов первичных
парторганизаций, подлежащих пересмотру режима доступа. По 123 фондам
работа продолжится в 2016 году. Завершить работу по подготовке к
пересмотру режима доступа к документам архив планирует в 2021году.
В 2015 году областная межведомственная экспертная комиссия по
гостайне при губернаторе Иркутской области заседание в архиве не
проводила.
В 2015 году проводилась плановая работа по проверке наличия и
физического состояния дел.
Проверено 6717 дел, при плане 4550 дел, по 34 фондам 42 описям.
Результаты проверки наличия
и технического состояния документов
внесены в учетные документы и БД «Архивный фонд». В ходе проверки
обеспылены 6717 дел, 498 коробок, 275 полок.
Работа по выявлению сведений о датах создания, переименования и
ликвидации фондообразователей, для внесения изменений и пересоставления
листов фондов, титульных и подтитульных листов к описям, внесения
уточненных сведений в БД «Архивный фонд», проводилась по 151 фонду
при плане 130, при этом просмотрены 3530 дел, по 473 описям.
В результате пересоставлено 150 листов фондов, при плане 130, в
том числе на 97 первичных парторганизаций Балаганского, Казачинско –
Ленского и Осинского районов и 53 основных фондов с буквой «Р».
Составлен лист на новый фонд № 1945, образованный в результате
разделения фонда.
За 2015 год составлены 136 титульных, 137 подтитульных листов к
описям и 133 подтитульных листа для дел фондов со ссылками на
выявленные документы.
Проводилась работа по ведению дел 335 фондов, при плане – 260,
сформировано 1 дело на новый фонд. Оформлено 149 обложек дел фондов,
при плане на год – 100. Составление, пересоставление и ведение внутренних
описей - 742, оформление листов - заверителей – 335.
Составлены 193 карточки фондов для фондового каталога архивного
агентства, при плане - 170.
В течение 2015 года проводился учет изменений в составе и объеме
фондов на основании 41 акта приема – передачи документов и 20 актов о
технических ошибках, разделении, обнаружении ранее не учтенных дел,
всего внесены 61 изменение по 48 фондам,
во все основные и
вспомогательные учетные документы.
3
По плану в 2015 году создан комплект описей 63 фондов первичных
партийных организаций (в двух экземплярах), сшито 126 описей, оформлено
126 обложек, пронумеровано в описях 480 листов.
В журнал по ведению записей по температуре и влажности в
архивохранилищах за год внесено 540 записей.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно-методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве
организаций.
В 2015 году в архив на постоянное хранение принято 864 ед. хр. на
бумажной основе и фотодокументов, в том числе:
- 592 дела управленческой документации от 35 организаций, при
плане –
393 дел от 38 организаций;
- 153 дела личного происхождения;
- 8 дел по личному составу;
- 111 фотодокументов, при плане 25.
Не приняты на постоянное хранение дела за 2005 год организаций:
- Иркутское региональное отделение политической партии «Единая
Россия» (обработка дел 2002-2005 гг. в организации не завершена);
- Иркутская региональная организация «Товарищество белорусской
культуры» (обработка дел не ведется, фонд не создан, организация была
преждевременно введена в список источников комплектования в 2013 г.);
- Восточно – Сибирская бассейновая профсоюзная организация
Профсоюза работников водного транспорта (2 дела по описи за 2005 год
будут приняты на постоянное хранение в январе 2016 года).
Документы за 2005 год утрачены в 3 – х организациях (4 дела):
Иркутская областная организация профсоюза работников
строительства и промстройматериалов (2 дела изъяты прокуратурой);
- Иркутское региональное отделение Всероссийской творческой
общественной организации «Союз художников России» (1 дело);
- Дорожная профсоюзная организация ВСЖД (1 дело).
ЭПК архивного агентства Иркутской области
за 2015 год
утверждены описи на 1099
дел управленческой документации от 43
организаций, при плане 445 дел от 46 организаций, а также 111
фотодокументов при плане - 25. Согласовано дел по личному составу - 73
от 20 организаций, при плане 80 от 22 организаций,
В 2015 году в источниках комплектования архива числились 46
организаций, документы своевременно не обработаны в 3 – х организациях:
Иркутское региональное отделение партии «Единая Россия» (в
списке источников комплектования с 2014 года, обработка дел ведется,
планируется представить описи в 2016 г.);
4
- Иркутская региональная организация «Товарищество белорусской
культуры» (обработка дел не ведется, фонд не создан);
- Восточно – Сибирская бассейновая профсоюзная организация
Профсоюза работников водного транспорта (описи дел за 2011- 2014 гг.
планируется представить в I квартале 2016 г.).
В 2015 году составлены 48 заключений и предисловий к описям дел
постоянного хранения и фотодокументов.
Утверждены
номенклатуры дел ОГКУ ГАНИИО и Иркутской
областной организации профсоюза работников лесной отрасли.
В целях оказания методической и практической помощи
организациям-источникам комплектования проведены 8 комплексных
проверок, при годовом плане – 6, состояния делопроизводства и наличия
дел в следующих организациях:
- Иркутский областной союз потребительских обществ;
- Общероссийский профессиональный союз работников природно –
ресурсного комплекса;
Иркутская областная организация горно – металлургического
профсоюза;
- Иркутское отделение Общероссийского общественного
благотворительного фонда «Российский детский фонд»;
Иркутская областная организация профсоюза работников
здравоохранения;
- Иркутская территориальная общественная организация Профсоюз
работников торговли, общественного питания, потребкооперации и
предпринимательство «Торговое единство»;
- Восточно – Сибирская территориальная организация Российского
независимого профсоюза работников угольной промышленности;
- Иркутское региональное отделение Общероссийской общественногосударственной организации ДОСААФ Иркутской области.
Для оказания организационно – методической помощи в 2015 году
провели 120 выездов в организации - источники комплектования.
Продолжалась работа по ведению наблюдательных дел – 48, ведению
картотеки по учету работы в организациях-источниках комплектования – 48.
В 2015 г. две организации были исключены из списка источников
комплектования в связи с прекращением деятельности.
В 2015 году завершена научно-техническая обработка документов
личного происхождения фонда доктора исторических наук, профессора И.И.
Кузнецова. Опись № 6 «Иркутский госуниверситет и личные документы» на
120 дел (1740 листов) подготовлена для рассмотрения ЭПК архивного
агентства Иркутской области в I квартале 2016 года.
Проведена внеплановая работа по описанию документов об иркутянах
– Героях Социалистического Труда и полных кавалерах ордена Трудовой
Славы, в результате которой утвержден раздел описи № 5 фонда № 393
«ОГКУ ГАНИИО» и приняты на хранение 17 дел.
5
По фотофонду составлены разделы описей № 1 (черно – белых
позитивов) на 164 ед. хр. и № 2 (цветных позитивов) на 35 ед. хр.
Подготовлены предисловие и заключение для рассмотрения на ЭПК
архивного агентства в феврале 2016 года.
В IV квартале 2015 года началась работа по первичной экспертизе
ценности документов личного происхождения профессора Агалакова В. Т.,
отобрано 520 листов.
3. Создание информационно-поисковых систем,
публикаторская работа, использование документов.
В 2015 году созданы в соответствии с планом 99 полных, 7
дополнительных перечней вопросов рассмотренных на заседаниях бюро,
пленумов, конференций по фондам Казачинско – Ленского РК КПСС,
Осинского РК КПСС, Ангинского РК КПСС, Голуметского РК КПСС,
Балаганского РК КПСС, оформлены 106 обложек, отпечатаны 1092 листа.
Созданы 2 тематических перечня
«Документы
Великой
Отечественной войны в фонде Иркутского облпотребсоюза», «Деятельность
религиозных организаций в партийных документах 1920-1936 гг.».
В 2015 году вышел из печати сборник «Иркутск на фронте и в тылу»,
в который вошли документы из 15 фондов архива.
В 2015 году в читальном зале архива работали 117 исследователей, из
них 38 новых. Посещения составили
550 человеко-дней. На всех
исследователей заведены дела, составлены
карточки учета тематики
исследований. Исследователям дано 230 консультаций, выдано 482 описи,
2607 дел, в выдаваемые дела вклеено – 2172 листа использования.
В читальном зале ведутся журналы учета работы:
- посещений – 550;
- выдачи описей – 482;
- использования НСА – 504;
- выдачи книг – 43;
- выдачи копий в листах – 958.
За 2015 год исполнено 823 запроса, из них социально – правовых –
628, тематических – 195, с положительным ответом - 529. На 529 запросов
написаны тематические карточки.
В 2015 году подготовлены 4 выставки:
- «Иркутск на фронте и в тылу», к 70 – летию Победы;
- «60 лет Братской ГЭС»;
- «Молодые города Сибири», к 60- летию присвоения Братску
статуса города;
- «События и встречи на земле иркутской» - выставка фотографий из
коллекции Антипина Е. Н., переданной на хранение в архив.
На выставках размещены 214 экспонатов. При подготовке выставок
использованы документы 24 фондов архива.
6
Обзоры выставок, перечни и копии документов представлены на
интернет – сайте архивного агентства Иркутской области.
Проведены экскурсии по архиву, обзорные лекции с демонстрацией
документов из фондов архива, с посещением выставок, для 9 групп
студентов ИГУ, лингвистического университета, Иркутского колледжа
экономики сервиса и туризма, общее количество – 139 студентов.
В газете «Мои года», № 18 (644) 1 мая 2015 г. опубликована статья
ведущего архивиста отдела информации Кравченко А. И. «Зона глубокого
тыла» о работе эвакогоспиталей Иркутской области.
4. Создание электронной базы данных «Архивный фонд»
В 2015 году были выполнены следующие работы:
- внесены сведения о личных делах по кадрам – 29369 дел при плане
25000;
- внесены изменения, дополнительные сведения, уточнения на
основании актов об изменении учетных данных, проверки наличия и
пересоставленных листов фондам по 283 фондам и 289 описям.
5. О проводимых ремонтах и монтажных работах
В 2015 году оборудована
система видеонаблюдения во всех
архивохранилищах и читальном зале архива.
Проведен текущий ремонт читального зала и 7 рабочих кабинетов на
I этаже с заменой системы отопления и электропроводки.
Директор ОГКУ ГАНИИО
« 23 » декабря 2015г.
И. К. Рудакова