Руководство для организации визита по мониторингу

(Февраль 2015)
Руководство для организации визита по мониторингу
Визит должен включать следующее:
I. Международная стратегия и подход к управлению проектами на уровне
университета
В этой части должны быть вовлечены представители других заинтересованных
отделов / служб и, если это необходимо, организованы посещения некоторых из этих
отделов / служб (например, отделы международных отношений или финансовые отделы).
I.a
Краткая презентация университета, представляющая, в частности, стратегию
по интернационализации и его участие в программе международного сотрудничества
(/мобильности) при поддержке ЕС и другими финансовыми органами. Этот вопрос может
быть обсужден на встрече с ректором (проректором), а также с проектной командой.
I.b
Краткое описание общего управления проектами ЕС в университете, того, что
касается стратегических решений (т.е. кто решает, на какое финансирование представлять
предложение или принимать участие), а также текущей реализации, мониторинга и
распространения проектов. Должны быть затронуты такие аспекты, как характер, масштаб
и роль различных задействованных служб (например, службы международных отношений,
студенческие, по обеспечению качества, и т.д.) и синергии (/общность подходов) между
различными проектами. Этот вопрос может быть обсужден на встрече с ректором
(проректором) и с командой проекта.
I.c
Презентация по распоряжению в университете финансовыми средствами ЕС
вовлеченными службами (например, существует ли специальное подразделение для
средств ЕС), общая ответственность совместно с проектными командами,
разрешительными органами и т.д.
II. Мониторинг реализации проекта
В этой части будет оцениваться стратегия реализации и управления, которой
следуе(ю)т проектная(ые) команда(ы) для достижения целей проекта и прогресса в
реализации проекта. Программа Эразмус+ направлена на содействие добровольной
интеграции систем вузов в странах-партнерах с политикой ЕС и процессами в высшем
образовании.
Поэтому особое внимание должно быть уделено европейскому аспекту проекта и как
проект внедряет параметры Болонского процесса (Европейская система перевода кредитов
- ECTS, приложение к диплому, результаты обучения, трехуровневая система образования,
Дублинские дескрипторы).
Предполагается участие ключевых действующих лиц в команде проекта, также
заинтересованных сторон и/или целевых групп, при необходимости (в частности, для
проектов по мобильности студентов/персонала и обучению).
Вопросы будут касаться:
II.a
Создания внутри партнерства проектных(ой) команд(ы), принимающих
решения (о составе, периодичности встреч, реализации соглашения о партнерстве),
распределения и мониторинга задач (ответственность за различные рабочие пакеты),
стабильности команд (/изменений по сравнению с ключевыми участниками в заявке),
методы связи и т.п. Особое внимание следует уделять вовлечению всех проектных команд
в реализации различных рабочих пакетов, и не только тех, за которые они отвечают.
II.b
Презентации проведенных мероприятий в сравнении с первоначальной
заявкой с точки зрения сроков (был ли соблюден первоначальный календарь, и если нет, то
почему, и как отставание будет устраняться), характера и качества достигнутых
результатов, привлечения (/повышение информированности) различных заинтересованных
сторон и целевых групп, стратегии распространения проекта и проведенных мероприятий
(в том числе презентации сайта проекта) и т.д. Особое внимание должно быть уделено
методологии реализации проекта, которая должна быть согласована либо на первой
встрече, или на отдельном семинаре по методологии. Это особо касается совместных
проектов по разработке учебных программ.
II.c
Использование гранта с точки зрения объема и характера уже
осуществленных расходов, способы оплаты между координирующим органом и
партнерами, отношения с центральными финансовыми службами (см I.c выше)
II.d
Извлеченные уроки: основные возникшие препятствия / проблемы, и
предпринятые меры по исправлению положения; основные достижения и самые
положительные аспекты в реализации, лучшие практики.
Актуальность
 Насколько ожидаемые результаты, мероприятия и общие
цели по-прежнему актуальны?
 Проявляет ли проект гибкость к изменяющимся
потребностям (адаптация к внешним и внутренним
факторам, изменения в рабочем плане и в бюджете)?
 Было ли необходимым адаптировать изначальное
обоснование проекта для удовлетворения меняющихся
потребностей учреждений-партнеров? Если да,
 Как проект решает вопросы, связанные с этими внешними
изменениями? Было ли это предусмотрено в первоначальной
заявке?
Эффективность
 Своевременны ли проектные вклады/мероприятия, хорошо
ли управляются на ежедневной основе?
 Какие органы управления и обеспечения качества
(внутренние и внешние) были созданы? Доступны ли их
планы действий? Были ли определены показатели
внутреннего мониторинга качества хода реализации
проекта?
 Были ли приняты своевременные и соответствующие
решения для поддержания эффективной реализации и
устранения проблемы?
 Были ли достигнуты запланированные результаты?
Являются ли количественные показатели верифицируемыми
(проверяемыми)?
Результативность
 Как мероприятия способствуют достижению ожидаемых
результатов?
 Была ли разработана и согласована методология реализации
проекта?
 Очевиден ли европейский аспект (в соответствии с
направлениями Болонского процесса)?
 Внесли ли полученные с начала проекта результаты свой
вклад в достижение целей проекта?
 Каков уровень участия заинтересованных
управлении / реализации проекта?
сторон
в
 Получают ли запланированные бенефициары пользу от
проекта?
 Имеются ли спящие партнеры?
 Как партнеры способствуют достижению целей проекта /
ожидаемых результатов?
 Имеются ли (запланированные или нет) побочные,
дополнительные (спин-офф) последствия или другое
вторичное использование, в соответствии с целями проекта?
Потенциальная
устойчивость
 Какой уровень
проекту?
поддержки
политики
предоставляется
 Как команда управления обеспечивает узнаваемость,
распространение и использование проектных мероприятий и
результатов?
 Имеются ли какие-либо меры по обеспечению устойчивости
результатов проекта после его завершения (т.е., вопросы
собственности, авторских прав и т.д.)? Есть ли какие-либо
планы по их отслеживанию?
Потенциальное
воздействие
 Вопросы касательно первоначальных целей проекта
 Проводилась ли внешняя оценка влияния результатов
проекта?
Вопросы по финансовому управлению
Общее
финансовое Был ли выдан собственный идентификационный номер / счет
для финансового менеджмента?
управление
бенефициаром
Как финансовый менеджмент / бухгалтерия организован
бенефициаром?
Кто уполномочен принимать расходы по проекту?
Как организован учет расходов? В формате Excel?
Все ли подтверждающие финансовые документы имеются?
Финансовые
договоренности
между
Как часто со-бенефициары сообщают о своих расходах? Как и
когда оплачиваются и возмещаются платежи по расходам собенефициаров?
бенефициарами и соСохраняются ли копии квитанций / счетов-фактур собенефициарами
бенефициарами? Кто хранит подтверждения, каким образом и
когда они передаются бенефициару?
Как записываются денежные переводы между бенефициаром
и со-бенефициаром?
На какой основе
бенефициаров?
они
разработаны?
По
заявке
со-
Осуществленные
затраты
Соответствуют ли уже осуществленные затраты с
рассчитанным бюджетом?
Соответствует ли предполагаемое разделение бюджета между
статьями рассчитанному бюджету?
Доходы
Есть ли дополнительное финансирование из других программ
ЕС?
Имеются ли другие источники финансирования?
Учет
затрат
статьям бюджета
по Расходы по персоналу
Имеется ли табель учета рабочего времени? Как руководитель
проекта ведет учет отработанных часов? Пожалуйста,
представьте пример такого табеля..
Travel costs
Are the ceilings for per diem respected?
Контракты с субподрядчиками
Запланированы ли в бюджете какие-либо контракты с
субподрядчиками?
Были ли уже подписаны какие-либо контракты с
субподрядчиками? С объявлением конкурса, если сумма была
выше порога, указанного в грантовом соглашении?
Имеется ли общее руководство в рамках проекта для
субподрядных процедур? Какова практика выставления счетов
и оплаты?
Дополнительные
вопросы для лучшего
понимания
финансовых правил
Имеются ли у вас вопросы по особым правилам, таким
как:
- разрешенные расходы
- обменные курсы
- переводы между статьями
- определение субподрядчества
- проценты по предоплате
- амортизация
- любой другой вопрос, пожалуйста, уточните: