Инструкция о порядке ведения делопроизводства по

ІНСТРУКЦЫЯ
ИНСТРУКЦИЯ
от 27.04.2012 № 440
О порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан и
юридических лиц, поступивших в
ходе «прямой телефонной линии»
и «горячей линии»
УТВЕРЖДАЮ
Ректор университета
П.С.Пойта
04.2012
1. Настоящей
Инструкцией,
разработанной
в
соответствии
с
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 июня 2011 года
№ 854 «О некоторых вопросах работы с обращениями граждан и юридических
лиц», определяется порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан
и юридических лиц, поступивших в учреждение образования «Брестский
государственный технический университет» в ходе «прямой телефонной
линии» и «горячей линии».
2. Делопроизводство по обращениям заявителей в ходе «прямой
телефонной линии» и «горячей линии», осуществляется уполномоченными
должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства.
3. «Прямая телефонная линия» установлена в университете в целях
разъяснения гражданам и юридическим лицам вопросов в пределах своей
компетенции либо по заранее планируемой теме, обусловленной ее
актуальностью.
4. «Горячая линия» установлена по специальному номеру телефона, в
целях сообщения гражданами и юридическими лицами информации по
вопросам, требующим принятия университетом мер реагирования в пределах
своей компетенции.
5. При обращении на «прямую телефонную линию» и «горячую линию»
гражданин должен сообщить свою фамилию, собственное имя, отчество (при
его наличии), данные о месте жительства и (или) работы (учебы), а
представители юридических лиц – наименование юридического лица и его
юридический адрес, фамилию, собственное имя, отчество (при его наличии),
изложить суть обращения.
6. В случае если обращение либо отдельные поставленные в обращении
вопросы, поступившие в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий»,
не относятся к компетенции университета, гражданину и юридическому лицу
2
разъясняется, в какой государственный орган, иную организацию им
необходимо обратиться.
7. Обращения, поступившие в ходе «прямой телефонной линии» и
«горячей линии», отражаются в регистрационно-контрольных карточках по
форме согласно приложению и регистрируются в день их поступления с
использованием карточной (в регистрационно-контрольных карточках) либо
журнальной формы с графами, аналогичными реквизитам регистрационноконтрольной карточки.
8. После регистрации регистрационно-контрольные карточки передаются
на рассмотрение ректору, а в случае отсутствия ректора, проректорам, согласно
функциональному замещению обязанностей:
для оформления поручения о дальнейшем рассмотрении обращений, не
разрешенных в ходе «прямых телефонных линий».
для оформления поручения о принятии при необходимости в пределах
своей компетенции мер реагирования в отношении обращений, поступивших в
ходе «горячих линий»;
для проставления отметок об исполнении и направлении в дело
обращений, разрешенных в ходе «прямых телефонных линий», либо если
гражданам и юридическим лицам даны разъяснения в соответствии с частью
второй настоящего пункта.
9. О результатах рассмотрения обращений, не разрешенных в ходе
«прямых телефонных линий», граждане и юридические лица уведомляются в
порядке и сроки, предусмотренные для письменных обращений, о чем
указывается в регистрационно-контрольных карточках.
10. Результат рассмотрения обращений, поступивших в ходе «горячих
линий», указывается только в регистрационно-контрольных карточках.
11. Ход рассмотрения обращений, поступивших в ходе «прямых
телефонных линий», информация о направленных по ним ответах, а также
сведения о принятых мерах реагирования по обращениям, поступившим в ходе
«горячих линий», должны своевременно отражаться в формах регистрации
таких обращений.
12. В университете наряду с проведением «горячей линии», допускается
организация ежедневных, в том числе тематических, «горячих линий» в целях
получения гражданами и юридическими лицами ответов в пределах
компетенции университета, на вопросы справочно-консультационного
характера, не подлежащие регистрации и учету.
13. Ответственность
за
организацию
работы
с
обращениями,
поступившими в ходе «прямой телефонной линии» и «горячей линии», а также
осуществление контроля за их рассмотрением возлагается на ректора
университета.
Заведующая канцелярией
Ведущий юрисконсульт
Т.В.Кривущенко
.04.2012
О.А.Овсяник
3
Форма
Регистрационно-контрольная карточка
№ ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) _________________________
_____________________________________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы (учебы), контактный телефон (при
необходимости) _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Наименование юридического лица и его юридический адрес (для представителей
юридических лиц) _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Дата поступления _________________________________________________________
Тематика ________________________________________________________________
Содержание ______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Резолюция _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Исполнитель _____________________________________________________________
Дата направления на исполнение ____________________________________________
Срок исполнения _________________________________________________________
Дата исполнения __________________________________________________________
Ход рассмотрения _________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Результат рассмотрения ____________________________________________________
Отметка
о
снятии
с
контроля
________________________________________________
Документ подшит в дело № __________ _______ л.