Инструкция по делопроизводству в организации

Инструкция по делопроизводству в организации.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления)
является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с
документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок
работы с ними, основополагающие организационные моменты.
Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены
национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования»[1]. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается
специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами,
секретариат и др.).
Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма
актуально, т.к. она позволит:
- регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и
уничтожению документов в пределах организации;
- закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства;
- сделать систему работы с документами стабильной;
- обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям
законодательных и правовых нормативных актов;
- установить ответственность за работу с документами.
Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части (общие
положения), основной части (тематические разделы) и приложений.
Общие положения
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции,
ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника,
ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень
законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических
документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке
инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и
распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция.
Основная часть
Основная часть инструкции может включать три основных раздела: «Правила
составления и оформления документов», «Организация работы с документами»,
«Документация по личному составу».
Раздел «Правила составления и оформления документов», как правило, включает
несколько подразделов:
- «Виды и разновидности документов, используемых в организации для
документирования распорядительной, организационной, информационной
деятельности»;
- «Виды бланков организации и порядок их использования»;
- «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003);
- «Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования,
согласования, утверждения и подписания);
- «Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;
- «Порядок изготовления и размножения документов»;
- «Правила оформления и заверения копий и приложений»;
- «Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;
- «Порядок работы исполнителей с документами»;
- «Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».
Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с
подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие
вопросы:
- порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их
транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного
исполнителя к другому);
- основные инстанции движения документов;
- порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи,
которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская
и др.));
- порядок учета объема документооборота.
В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации
входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и
трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок
индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется
журнальная форма регистрации. В инструкцию по делопроизводству обязательно
следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации
каждой категории документов, порядок их ведения.
В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов»
перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся
порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности
исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за
исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской
дисциплине, использования форм и отметок на документах.
В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила
хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры
дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за
сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также
принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и
др.
В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок
проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и
уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в
пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо
установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив.
В данном подразделе приводятся также правила подготовки дел к архивному хранению
(включая оформление дела (подшивку или переплет), нумерацию листов дела,
составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела),
закрепляются требования к составлению описей документов постоянного срока
хранения и описей документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения, устанавливается порядок передачи дел в
архив и уничтожения документов.
"Нормативные документы по делопроизводству" содержат основные правовые акты и
нормативные документы, регламентирующие делопроизводство. Эти документы, а также другие
правовые акты, нормативные и методические документы, посвященные вопросам документирования
информации, организации работы с документами и архивного дела входят в состав
"Информационно-справочной системы архивной отрасли" (ИССАО) – официальной базы данный
Федерального архивного агентства (Росархива).
Федеральные законы

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации"

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации"

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации,
информатизации и защите информации" (с изменениями на 10 января 2003 г.)

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре
документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.)
Нормативные акты Президента и Правительства РФ

Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на
14 декабря 2006 г.)

Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением
Правительства РФ от 01.06.2004 № 260)

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти
(утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452)

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в
ред. от 27.10.2003
ГОСТы

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов
Формы журналов для учета и регистрации документов
Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах
государственной власти Московской области, государственных органах
Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской
области от 27.12.2002 № 1193-РГ) предусматривает 4 журнала:
Журнал учета входящих документов;
Журнал учета исходящих документов;
Журнал учета отправляемой служебной информации средствами
факсимильной связи (порядок слов);
Журнал учета принятых факсограмм.
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального
образования город Краснодар (утверждена постановлением главы
муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171)
предусматривает 5 журналов:
Журнал учета входящей корреспонденции;
Журнал учета исходящей корреспонденции;
Журнал контрольных дел с истекшим сроком исполнения;
Журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб
граждан;
Журнал учета приема граждан.
Каковы требования к оформлению журнала? В журнале
информация представляется в виде таблицы. Таблица может
размещаться на одном или на двух листах.
Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут
быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов
используются книги учета, которые продаются практически в любом
канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно
72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями),
скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может
быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации
удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом
случае в журнале делается типографским способом вся разметка по
графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной
части таблиц, номера страниц.
На обложке журнала указываются:
- названия организации и структурного подразделения, в котором
ведется журнал;
- название журнала;
- даты начала и окончания журнала;
- количество листов;
- номер тома и другие сведения.
Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для
работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска.
Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать
минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать
подробное описание поступившей почты.
Контроль исполнения документов
В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 154891-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает
общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и
использования документов.
Виды контроля
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их
движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать
поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения
обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления
документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также
в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль
местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов
(операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми
организацией или для организации. Контроль действий может эффективно
применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе
управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ
выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для
уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения
отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между
работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата
документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В
процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением
документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю
действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе
говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и
качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить
аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и
отдельных исполнителей.
Регламентация контроля исполнения
документов в инструкции по ДОУ
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля
исполнения документов в организации, является инструкция по документационному
обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение
следующие вопросы:
· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
· какие документы ставятся на контроль;
· этапы контроля исполнения документов;
· сроки исполнения документов;
· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода
исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о
приближении срока исполнения и др.);
· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
· информирование руководства организации о результатах контроля и об
исполнительской дисциплине.
От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения
документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты,
которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
Основные задачи контроля исполнения документов
Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля
исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная
приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о
контроле исполнения документов.
На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и
контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли
отражение в следующих документах:
● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением
Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти
(утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).
Однако этими документами установлены организационные основы контроля
исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения
поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос
в регламентах не нашел отражения.
Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными
задачами контроля исполнения документов являются:
● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении
входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений
руководства;
● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих
сведений до руководства учреждения;
● выработка предложений об улучшении организации работы с документами в
учреждении и повышении исполнительской дисциплины.
Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль
исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.
Сроки исполнения документов
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в
установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и
индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными
правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть
помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не
может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или
резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа
может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение
документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация –
автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей
компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
● поступивших из других организаций – с даты их поступления;
● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты
регистрации обращения.
В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов,
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты
подписания или утверждения документа.
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536,
установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня,
предшествующего нерабочему дню.
Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении
резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов
может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.
В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа.
В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок,
совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока.
Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в
организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока,
недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил
не из вышестоящей организации.
В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить
срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот
срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано
(это входит в обязанности ответственного исполнителя).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только
вышестоящие органы или организация – автор документа.
Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
• постановка документов на контроль;
• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• снятие документа с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа
делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в
эту отметку указание срока исполнения.
На контроль ставятся только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной
информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel),
используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационноконтрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести
контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу
регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу
данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких
данных приведен ниже.
Наименование организации, структурного подразделения или должностного
1. Автор
(корреспондент) лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан
это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль
ставится отправляемый документ, записывается наименование
организации, структурного подразделения или должностного лица –
корреспондента.
Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого
документа.
2. Наименование
вида документа
3. Дата документа Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором
4.
Регистрационный
номер документа
5. Дата
поступления
6.
Регистрационный
номер
поступления
7. Заголовок к
тексту (краткое
содержание
документа)
8. Резолюция
9. Срок
исполнения
10. Отметка об
исполнении
документа
11. Номер дела
документа.
Переносится регистрационный номер документа, присвоенный
организацией – автором документа.
Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа
(регистрационного штампа).
Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию,
переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа
(регистрационного штампа).
Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником,
ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может
записываться ключевыми словами.
Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и
дата резолюции.
Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации
отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка
на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая
запись решения вопроса по существу.
Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного
подразделения, в которое помещен исполненный документ.
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае
потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для
структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет
вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе
ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в
подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в
организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять
по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для
контроля).
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен
перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов,
каждая организация может разработать собственную РКК.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела:
«Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день
месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения
которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов
этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается
ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять
отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного
раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому
направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом
разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым
датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения
документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как
документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по
любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по
корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.
■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ
вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его
постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что
документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении
документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник,
который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет
исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в
подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя
возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки.
Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной
корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления
о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил
документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями
подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные
исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются
два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с
указанием даты и содержания исполнения.
■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход
исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до
исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения
документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного
сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными
сроками исполнения (предварительного контроля):
·
задания последующих лет – не реже одного раза в год;
·
задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
·
задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационноконтрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный
исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю,
вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о
продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения
документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение,
которое этот срок установило.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный
исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в
регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и
корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то
сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в
регистрационно-контрольную форму.
■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа
проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:
• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
• отметку "В дело";
• номер дела, в котором будет храниться документ;
• дату;
• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении,
подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если
контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во
второй раздел картотеки.
Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не
соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления
сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В
конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель,
установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.
■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой
об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от
организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются
в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.
■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах
исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года.
Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое
структурное подразделение.
Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках
выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель –
руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.
Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок,
отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по
отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).
СВОДКА
об исполнении документов по состоянию на _____________________________
Документы на
контроле
Наименование
подразделения
Всего
1
2
Из них
Поступило Исполненные в Исполняемые в С продленным
Не
срок
сроком
исполненные в
в предыдущем
срок
исполнения
срок
месяце
3
4
5
6
СВОДКА
документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)
по состоянию на _____________________________
7
Вид, № и
дата
документа
Кроткое
содержание
документа
Срок
исполнения
Фамилия
исполнителя
Причины
неисполнения в
срок
Состояние
исполнения
Когда будет
исполнено
1
2
3
4
5
6
7
Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.
Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются
руководителем службы ДОУ организации.
■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках,
представляются руководству организации. Для анализа исполнительской
дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с
документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:
• общее количество документов на исполнении;
• количество исполненных документов в срок (%);
• количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
• причины задержек исполнения документов.
На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению
исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению
общей культуры работы с документами.
Резолюции и поручения руководителя
Общие правила оформления резолюции
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» установлен
порядок оформления резолюции: «Резолюция, написанная на документе
соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии,
инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости),
срок исполнения, подпись и дату... Допускается оформление резолюции на
отдельном листе» (п. 3.17).
Основной речевой формулой для выражения собственно решения или
поручения руководителя является формула «Кому – что сделать –
когда/к какому сроку».
1. Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы
оформляются после фамилии (например, Ярковой И.В.)
Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными
(указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены
несколько фамилий).
2. Ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия
названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения,
окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа,
отчитывается о результатах исполнения и взаимодействует с секретарем
руководителя или службой контроля в процессе снятия поручения с
контроля или переноса срока исполнения. Ответственный исполнитель
вправе установить промежуточные сроки исполнения, созывать
оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их
руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее
правило обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных
внутренних нормативных документах компании.
Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя)
обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих
функций и зон ответственности.
3. Формулировка решения должна начинаться с глагола, например:
представить на утверждение к…, включить в план…, подготовить
ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу подготовить
ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль
управления, которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о
проявлении служебной этики, они нисколько не снижают роль резолюции
как прямого указания.
4. Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является
индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве
основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины
(исполнено вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки
исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного
вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся
вопросов (например, в регулярной переписке с постоянными
контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать одни и те же
сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с
резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее
решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.
Отмечая для себя сроки исполнения документов с повторяющимися
вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус
(вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок),
секретарь может таким образом начать формировать перечень типовых
сроков исполнения документов, которые рассматриваются руководителем
и содержат его резолюцию. Эти типовые сроки исполнения в конкретной
компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в
качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав
инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота своей
компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.) секретарьпомощник должен сочетать с требованиями общегосударственных
нормативно-методических документов (например, Государственная
система документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит
понятие типовых сроков исполнения документов и содержит
соответствующий перечень).
Важнейшие для деятельности компании документы по вопросам,
которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям
(письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов
государственного управления (министерств, ведомств) и их
территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов,
контролирующих и регулирующих организаций и т.п.) требуют
незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как
от этого зависит репутация компании. Этот перечень также может быть
включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который
устанавливает правила предварительного рассмотрения документов.
Характер резолюций
- Прошу предложений.
- Прошу решить и подготовить необходимые документы.
- Прошу совместного решения.
- Прошу предложений о сотрудничестве.
- Прошу подготовить распоряжение.
- Прошу согласовать позиции.
- Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.
- Прошу представить план реализации.
Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно
формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в
документе решения:
- Оплатить. Это важно.
- Согласен. Опасно.
- Прошу учесть. Интересно.
- Разумно.
- Надо решить. Предлагайте.
- Что это?
- Зачем?
Систематизация приказов (распоряжений)
в делопроизводстве
Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы
систематизации распорядительных документов, является Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом
06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6)
вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):
- приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения –
постоянно);
- приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам
(срок хранения – 5 лет).
Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по
основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок
хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации
получают распорядительные документы из вышестоящих организаций,
они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с
соответствующим сроком хранения.
Приказы по основной деятельности
Приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов
(распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным
вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной
деятельности:
■ утверждение структуры организации и ее изменение;
■ утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации
(инструкций, правил, положений, регламентов);
■ проведение аттестации персонала;
■ планирование деятельности;
■ контроль за деятельностью (отчетность);
■ установление режима работы и внесение изменений в него;
■ материально-техническое обеспечение;
■ информационное и документационное обеспечение и др.
формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно».
В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не
являющиеся источниками комплектования государственных,
муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню
(графа № 3) следующим образом:
государственные, муниципальные организации – 10 лет;дальнейший срок
хранения документов определяет организация в соответствии с
действующим законодательством и/или необходимостью практического
использования документов.
Виды служебных писем
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются
сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются
органами власти и управления различных уровней подведомственным
организациям или организациям определенного типа. Информационные письма
могут содержать:
 отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых
документов и их применение,
 рекомендации и предложения.
Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о
каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес,небольшого
объема, нередко состоящие из одного–двух предложений,может начинаться с
обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Извещаем Вас о…
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных
мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и
т.п.), рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью
их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки
документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов,
протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части, начинается словами:
Представляем Вам… (в вышестоящую организацию),
Направляем Вам… (в подведомственную организацию),
Высылаем Вам… (в стороннюю организацию).
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные
с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному
письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем
излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом
сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую
ставят непосредственно под текстом.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или
подтверждение,
адресуются организациям и лицам (оплата работы, услуг, качество и сроки
выполнения работы или сроки поставки и др.). В тексте содержится просьба в
адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление
услуг и т.д.) гарантируем; и др. Если в письме гарантируется оплата, автор
должен сообщить свои банковские реквизиты.Гарантийные письма подписываются
двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и
удостоверяются печатью организации.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному
партнеру с предложением услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть
направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмозапрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не
только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу
нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную
информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к
началу переговоров.
Предлагаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение
информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий,
необходимых организации-автору, содержит обоснование просьбы и ее изложение.
Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может
отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в
случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является
обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба
излагается с помощью глагола просить:
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае
используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…
Одновременно просим Вас…
Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном,
гарантийном и др. Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация
желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые
другой организацией, в тексте заявки, как правило, используются те же языковые
обороты, что и в письмах-просьбах:
Просим Вас включить в состав группы для участия в…
Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…
Просим Вас зарегистрировать в качестве участников… и т.п.
Если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре,
конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:
·
название мероприятия;
·
дата его проведения;
·
форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
·
фамилия, имя и отчество участника (участников);
·
место работы, должность;
·
почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
·
потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о
котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом
письме – гарантийная заявка. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка)
выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает
получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые
договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная
договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если
подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных
случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением,
пожеланием:
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность,
согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда
организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее
функциональных обязанностей или принятых договоренностей, состоит из частей:
 ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства
сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана
предпринять определенные действия,
 просьбы выполнить те или иные действия,
Напоминаем Вам…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания… и др.
 указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация –
автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например:
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены
штрафные санкции и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата
выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные
нарушения ранее принятых договоренностей. В них обязательно излагаются:
 условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы,
 существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения
обязательств
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…
Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
 угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...
В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее
заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям,
заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки,
полученные в результате нарушения условий договора, составляется в
письменной форме на бланке письма, должна содержать следующие сведения:
 полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
 основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный
между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
 предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в
какой мере);
 доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение
договорных обязательств виновной стороной);
 конкретные требования составителя претензии (требование замены
некачественного товара, допоставки недостающего количества товара или
возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование расторжения
контракта или возмещения убытков и др.).
Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с
уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов,
подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную
силу для обеих сторон: акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и
качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация,
направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об
отправке письма.
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует,
что…
В конце текста используются выражения:
В соответствии с изложенным просим Вас…
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо
официальных сведений или документов, содержит обоснование необходимости
предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса
(просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные
нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не
имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной
деятельностью.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу,
письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или
отрицательным (письмо-отказ), в тексте следует использовать те же языковые
обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая
допущенные автором письма-просьбы ошибки. Не следует в текст письма-ответа
включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___
…). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и
номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном
письме.
Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе
без объяснения. В связи с…
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о
том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную
просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.
Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить
сделку на…
Принимаем ваше предложение на…
Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не
заинтересованы в ...
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения.
Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь
различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде
орнамента, рисунков и т.п., адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них
используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!)
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение…
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации,
должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за
совершенные действия.
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных
случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица,
организации, учреждения, предприятия.
Поздравляем Вас в связи с…
Искренне поздравляем Вас с…
Примите наши искренние поздравления в связи с…
Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и
на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом,
водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Информационно-справочные документы (внутренняя переписка)
Докладная записка – документ, адресованный руководству,
излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями
составителя.
Ею информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших
место событиях, фактах, явлениях), требующей решения, представляется
руководителю
организации
или
руководителю
подразделения,
составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя
подразделения недостаточно
для
разрешения
какой-либо
уже
сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной
ситуации.
Реквизитами докладной записки являются:
 наименование подразделения,
 наименование вида документа,
 дата,
 регистрационный номер (если в организации ведется
регистрация внутренних документов),
 адресат,
 заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5
строк),
 текст,
 подпись,
 визы.
Текст докладной записки состоит из смысловых частей:
1. излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для
ее написания,
2. анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты
ее решения,
3. делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые,
по мнению составителя, необходимо предпринять.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы,
направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу,
часто заменяет собой докладную записку, но составляемый в одном
подразделении и направляемый в другое подразделение для решения
служебных вопросов. Служебная записка не должна заменять докладную
записку, поскольку докладная записка направляется вышестоящему
должностному лицу. Текст служебной записки, как правило, состоит из
двух частей:
1. обоснования причин ее составления,
2. предложения, просьбы и т.п.
Подписывается непосредственно сотрудником – составителем или
руководителем подразделения.
Предложение – разновидность докладной записки, содержащая
перечень конкретных предложений по определенному вопросу,
составляются по заданию руководства. Текст содержит две части:
1. краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в
связи с чем составлено предложение),
2. перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Предложения составляются руководителями подразделений или
специалистами и представляются руководству. Составляются и
оформляются предложения аналогично докладной записке (в названии
документа указывается – предложение).
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);[2] 2)
представляемое
вышестоящему
должностному
лицу
сообщение
должностного
лица,
поясняющее
какое-либо
действие,
факт,
происшествие. Составляются в случае нарушения работником правил
внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на
работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), оформляются так же,
как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором
значении содержит:
1. факты, послужившие поводом к ее написанию,
2. причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия,
происшествия.
Объяснительная записка подписывается составителем.
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех
или иных фактов или событий, отражающие основную (производственную)
деятельность организации, составляются для представления руководству
организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного)
органа;
2) документ, подтверждающий факты биографического или
служебного характера.
Справки в целом оформляются аналогично докладным запискам.
Справка может быть информационной, аналитической или отчетной.
Текст справки состоит из:
1. предыстория вопроса – факты, события, документы,
послужившие основанием или поводом для составления
справки,
2. конкретные сведения, отражающие суть сложившейся
ситуации. Справка может состоять только из одной (второй)
части.
Тексты аналитических справок состоят из:
1. основание составления справки,
2. анализ ситуации или вопроса,
3. выводы и предложения.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по
одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка
требований и т.д.), концентрируется информация из различных источников
по определенной теме, допускается приводить сведения об источниках
информации, давать характеристику фактическому материалу по одному
или нескольким показателям, оформляется по тем же правилам, что и
другие информационно-справочные документы.