Регистрация документов

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документов - запись учетных данных о документе в
регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или
отправки.
Порядок регистрации документов в организациях устанавливается в
соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в
министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления,
учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь,
утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и
делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по
делопроизводству).
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы,
требующие учета и исполнения.
Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи
или доставки.
При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие
требования:
- каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным
принципом регистрации является однократность;
- входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в
день подписания;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации
осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения
управления (далее - ДОУ).
В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок
регистрации документов может иметь свои особенности. Например,
децентрализованная регистрация документов допускается:
при территориальной разобщенности структурных подразделений
организации.
- отдельные категории документов, регистрируемых в структурных
подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и
утверждаемому руководителем организации Перечню документов, не
подлежащих регистрации службой ДОУ. В него включаются документы,
регистрируемые только в структурных подразделениях организации
(первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по
материально-техническому снабжению, рекламные извещения, плакаты,
программы конференций, прейскуранты и т.п.). и др.).
Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях,
передаются им, минуя руководство организации.
Отдельно от других видов документации регистрируются обращения
граждан, а также документы, содержащие сведения, составляющие
государственные секреты Республики Беларусь, иную охраняемую законом
информацию. Отдельно регистрируется также документация общественных
объединений (профкома).
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних
документов рукописным способом и (или) с помощью технических средств
заполняется установленная Примерной инструкцией по делопроизводству
единая регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) или
автоматизированная регистрационная форма. Примерная форма РКК
приведена в приложении.
Состав обязательных реквизитов РКК может быть дополнен другими
реквизитами: исполнитель, расписка исполнителя в получении документа,
ход исполнения и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на
РКК определяется организацией.
Из РКК формируются традиционные (ручные) справочные и контрольные
картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) регистрационных
данных, с помощью которых осуществляется справочная работа по
документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров
РКК, заполняемой на документ, определяется числом справочных и
контрольных картотек.
Журнальная
форма
регистрации
документов допускается в
организациях с незначительным объемом документооборота (до 600
документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам,
установленным Примерной инструкцией по делопроизводству. Отдельная
форма журнала установлена для регистрации входящих документов и
отдельная - исходящих и внутренних документов.
Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной
или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (как правило, в
инструкции по делопроизводству).
При регистрации каждому документу присваивается регистрационный
индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое
обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер,
присвоенный документу при создании или получении, который может быть
дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в
организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п.,
а также другими поисковыми признаками.
Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в
некоторых случаях входящих документов состоит из следующих
элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по
номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного
подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится
документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи
в архив организации.
Номер дела
по номенклатуре
отражает
местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной
схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел. Например,
регистрационный индекс документа - 3-18/248, где 3 - индекс структурного
подразделения; 18 - номер дела по номенклатуре; 248 - порядковый номер
документа, присвоенный ему при регистрации.
Автоматизированная регистрация документов производится в службе ДОУ
на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах
обработки информации по тем же правилам, что и регистрация
с использованием традиционных средств.
Запись в автоматизированной регистрационной форме дублируется копией на бумажном
носителе (распечаткой), которая используется в целях страховки информации и
формирования вспомогательной справочной картотеки
Приложение
Примерная форма регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона
12345678910111213141516171819202122232425262728293031
Срок
Название
Автор
исполнения
документа
(корреспондент)
Дата и индекс поступления
Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона
Контрольные отметки
Фонд №
Преподаватель :
Опись №
Носач Е.Е.
Дело №