DIRECTUM СЕГОДНЯ Компания DIRECTUM была организована в 2003г. на базе соответствующих подразделений НПО «Компьютер», компании основанной еще 1988г. Компания DIRECTUM сегодня – это динамично развивающаяся компания, успешно сочетающая в своей работе передовые технологии и проверенные временем стандарты. Более 25% сотрудников являются сертифицированными специалистами корпорации Microsoft, имеют дополнительные сертификаты и компетенции от ведущих мировых разработчиков ПО. За 4 года своего развития компания DIRECTUM достигла значительных результатов: Было реализовано более 220 проектов (порядка 15000 автоматизированных сотрудников). Создана и активно развивается партнерская сеть, в которую входят 50 ИТкомпаний. Поддерживается и развивается сообщество DIRECTUM в которое на сегодняшний момент входит более 1700 специалистов, прошедших аттестацию по использованию системы DIRECTUM. Что составляет порядка 500 новых специалистов год. Создана и развивается сеть Центров Сертифицированного Обучения DIRECTUM. На сегодняшний момент сетью ЦСО охвачены Центральный округ, Поволжье, Урал и Сибирь. Активно развивается и продвижение системы DIRECTUM. По данным за первые 4 месяца 2007 года объем продаж вырос в 2,5 года по сравнению с аналогичным периодом 2006 года. Создан информационный ресурс www.DIRECTUM-Journal.ru для формирования и поддержки сообщества интересующихся электронным документооборотом. Разработана долгосрочная концепция развития системы DIRECTUM. Остановимся более подробно на концепции. Работа компании DIRECTUM на высококонкурентном рынке заставляет нас достаточно серьезно отслеживать все технологические и отраслевые тенденции. Более того, отдельно уделять большое внимание и потребности конечных потребителей. Причем не только на отечественном, но и на зарубежном рынках. Занимая активную позицию на рынке, обладая значительным опытом, компания DIRECTUM закономерно перешла на новый качественный уровень понимания потребностей рынка электронного документооборота и предвидения перспектив его развития. В связи с чем нами была разработана долгосрочная концепция развития системы DIRECTUM. Главная идея новой концепции — сделать переход организаций на электронный документооборот легче, быстрее и доступнее. АНАЛИЗ ПОТРЕБНОСТЕЙ В подтверждение вышесказанного хотелось бы привести два примера исследований, который мы проводили перед подготовкой новой концепции. тех Анализ потребностей европейских и российских компаний Мы провели анализ средних европейских компаний, выясняли их потребности. Если рассматривать направления автоматизации, которые наиболее интересны европейским компаниям, то можно выделить управление бизнес-процессами и проектирование бизнес-процессов; большой интерес к теме Business Intelligence и анализу индикаторов бизнеса. С другой стороны, внедрений в этой области – в отличие, скажем, от ERP или CRM – очень мало. 100% 90% 80% 70% 60% Нет интереса 50% Планируется Внедрено 40% 30% 20% Диаграмма 1. Other KPI, CPM, BSC Business process design Project mgmt QM Workflow, BPM Archive Portal BI CRM 0% ERP 10% Какие системы внедрены или планируются к внедрению в ближайший год? Наблюдается очень высокий интерес к теме создание единого электронного архива документов - и, что примечательно, в большом количестве средних предприятий электронный архив документов так или иначе ведется. Однако (см. следующую диаграмму), текущий уровень управления документами – это преимущественно хранение документов в папках на файл-сервере и обмен с помощью электронной почты, реже для ознакомления с документами используется портал. Почти в половине случаев практикуется обязательное сканирование всех входящих документов. 2 100% 90% 80% 70% 60% Нет 50% Да 40% 30% 20% 10% 0% Эл. почта Диаграмма 2. Портал Сканирование Регистрация Распознавание Файл-сервер всех входящих всех входящих образов для хранения документов документов Другие Какие средства используются при работе с документами? Естественно, интересно сравнить с отечественными компаниями. Можно констатировать, что в секторе средних компаний (сравнимых по численности офисных сотрудников с европейскими) архивы и управление бизнес-процессами используются (или не используются) одинаково часто, хотя, очевидно, тенденции сканировать все документы – т.е. приводить бумажные в электронный вид – пока нет. С другой стороны, обязательная регистрация всех входящих документов – это национальная особенность документооборота в российских компаниях. Видны тенденции европейских компаний: - рост интереса к управлению бизнес-процессами; - большая заинтересованность в ведении электронных архивов документов, в т.ч. тяготение к преобразованию абсолютно всех бумажных документов в электронный вид. Эти тенденции совпадают для российских и зарубежных компаний. У российских компаний имеется возможность осуществить переход к электронному документообороту раньше и проще, чем у европейских. Анализ документов Другой пример анализа, проведенного нами, – подход к хранению документов. Мы проанализировали типы документов на наших проектах, особенности работы с ними, и пришли к выводу, что нельзя рассматривать архив документов как нечто монолитное. 3 Документы следует рассматривать с позиций частоты обращения, размера и количества. Из диаграмм видно, что мы имеем дело с разными документами: к некоторым необходим прямой потоковый доступ, для некоторых требуется сложные политики размещения, а в целом – необходимо более гибкое администрирование хранения документов. Именно это определило ту концепцию, которую мы приняли для развития системы DIRECTUM. 4 КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ DIRECTUM И НОВЫЕ ИНИЦИАТИВЫ Электронный документооборот — легче, быстрее, доступнее Не для кого не секрет, что интерес к системам электронного документооборота приобретает все более реальные очертания. На данный момент на рынке сложилась такая ситуация, при которой необходимость перехода к полноценному использованию СЭД в компании уже не вызывает сомнений. Основным препятствием перехода являются психологические барьеры - нежелание менять привычный стиль работы. Данные выводы мы получили основываясь, во-первых, на опыте сотен успешных проектов, во-вторых, на выводах проведенного комплексного исследования реальных и потенциальных клиентов в России и за рубежом. И для того, чтобы помочь нашим клиентам и снять барьеры перехода к полноценному переходу к электронному документообороту нашей компанией была разработана долгосрочная концепция развития системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Главная идея новой концепции — сделать переход организаций на электронный документооборот легче, быстрее и доступнее. Легче Быстрее Доступнее Глобальная идентификация документов Быстрый поиск электронного по бумажному Привычные средства поиска ЭЦП наряду с живой подписью Минимум бумаги в работе Специальный интерфейс Импорт из всех возможных источников Автоматизация импорта документов Единый доступ ко всем документам Стандартные средства обмена Нет перевода в бумагу и обратно Готовые регламенты обмена Доверие к системе элек тронного док ументооборота Надежное хранение и защита Быстрый доступ к любым документам Готовые схемы хранения и миграции Управление бизнес-процессами Ориентация на бизнесаналитика Создание маршрутов без кодирования Библиотеки готовых блоков и ролей Сближение бумажного и элек тронного док ументов Инструментарий рук оводителя Занесение док ументов в систему Обмен элек тронными док ументами между организациями Основные направления развития DIRECTUM: Сближение механизмов работы с бумажными и электронными документами так, чтобы было возможно обеспечить «бесшовный» документооборот на базе удобной, легкой в освоении, быстрой системы с простым и дружественным пользовательским интерфейсом. Максимальное упрощение работы руководителей с системой, призванное в значительной степени сэкономить время, поскольку именно руководителю зачастую приходится работать и с бумажной, и с электронной версией документа. Облегчение процесса занесения документов в систему вне зависимости от способа и формы, в котором они поступили в организацию (бумага, факс, электронная почта и др.). Упрощение процесса обмена электронными документами между различными организациями без лишних преобразований из электронной формы в бумажную и обратно. 5 Увеличение доверия со стороны пользователей к системе электронного документооборота, в том числе за счет повышения надежности хранения документов. Упрощение управления бизнес-процессами, предназначенных как для обработки документов, так и для задач, не связанных с документами. В последних версиях системы сделаны существенные шаги в рамках разработанной концепции развития, и DIRECTUM предлагает новые службы, модули и технологии, призванные облегчить переход к электронному документообороту. Службы хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют организовать надежное хранение контента различного вида, упростить доступ к нему, снизить затраты на хранение документов, увеличить непрерывность бизнеса и, как следствие, повысить доверие к системе электронного документооборота. Обмен документами в электронном виде между организациями — это целый набор инициатив компании DIRECTUM, включающий открытый формат обмена документами с ЭЦП, бесплатную программу OverDoc, а также механизмы для обмена документами с официальной регистрацией и без нее. Переход на электронный документооборот сокращает издержки, связанные с переводом документа в бумажный вид и обратно, и упрощает работу служб делопроизводства и других сотрудников. Свободно распространяемой приложение DIRECTUM OverDoc 6 Бизнес-ориентированный workflow упрощает проектирование, реализацию и поддержку бизнес-процессов, как предназначенных для обработки документов, так и не связанных с ними. Наборы готовых блоков и возможность создания новых, поддержка библиотеки ролей и полнофункциональные инструменты настройки и отладки маршрутов значительно ускоряют отражение реальных бизнес-процессов в термины системы. 7 DIRECTUM Rapid Document Identification — это основанная на использовании штрих-кодов технология, призванная облегчить сопоставление бумажного и электронного документов и перейти преимущественно к электронной форме работы руководителей, секретарей и делопроизводителей. DIRECTUM-Journal 8 Это инициатива компании DIRECTUM в области создания сообщества всех интересующихся электронным документооборотом. Информационный ресурс www.DIRECTUM-Journal.ru это новый специализированный портал об общих вопросах электронного документооборота. Ресурс предоставляет посетителям регулярно обновляемую информацию, одинаково интересную и для IT-специалистов, и для специалистов бизнесподразделений (руководителей служб и отделов, делопроизводителей, менеджеров, юристов, специалистов по качеству и т.д.), которые зачастую являются новичками в вопросах электронного документооборота. На портале представлены статьи по широкому спектру вопросов: функционал систем электронного документооборота (СЭД), решения workflow и бизнеспроцессы, управление качеством и СМК, информационная безопасность и электронно-цифровая подпись и другие. В данном докладе вам была продемонстрирована только основная часть новых возможностей и инициатив, заложенных в долгосрочную концепцию развития системы DIRECTUM. Сама концепция включает в себя целый спектр инициатив направленных на развитие функциональных, методических, организационных аспектов деятельности компании DIRECTUM для наилучшего обслуживания потребностей клиентов, предвидения и формирования тенденций рынка электронного документооборота. 9