На кого рассчитана ваша система?

О чем нас спрашивают?
CompanyMedia®
На кого рассчитана ваша система?
При разработке системы мы ориентировались на самый широкий круг пользователей,
от небольшой организации (5-20 человек), до
крупной корпорации (несколько десятков тысяч сотрудников).
Однако нам кажется, что наиболее эффективно CompanyMedia будет использоваться,
если:
 Ваша организация сильно разбросана
или имеет сеть филиалов
 Вы регистрируете большой объем документов или регистрируемые документы содержат множество ссылок друг на друга
 Вас интересует реальная и эффективная
защита ваших документов от несанкционированного доступа
 Вы хотите иметь гарантии доставки документов адресату, где бы он не находился
 Вас интересует реальный контроль исполнения документов
ИнтерТраст
Именно поэтому вы гарантированно получите
ваш документ, где бы вы не находились, в
Москве или во Владивостоке.
Как организовано разграничение доступа к документам?
Мы предусмотрели следующие механизмы
определения доступа к документам:
 Предустановленный доступ
 Определение доступа вручную
Предустановленный доступ означает, что при
регистрации документа в системе доступ к
нему автоматически получат все заинтересованные лица, от делопроизводителей вашего
подразделения до адресатов и исполнителей.
При этом вы можете изменять или пополнять
список, строить для документа иерархию ответных (например, накладывать резолюции),
включающую свой список, например, исполнителей.
Можно ли хранить в модулях системы
сканированные документы?
Доступ к документу будет автоматически пересматриваться.
В модулях системы можно хранить документы в любом виде: текст, изображения, ссылки
на документ.
Определение доступа вручную означает, что
вы можете самостоятельно расширить круг
читателей или редакторов вашего документа,
выбрав их из любого доступного справочника.
В случае необходимости вы можете поместить в БД системы сканированный и распознанный документ (одно- или многостраничный).
Дополнительно в системе предусмотрено
архивное хранение образов оригиналов документов (если необходимость в этом существует).
Как осуществляется обмен информацией между пользователями системы?
Вы создаете документ и указываете лиц, заинтересованных в его получении (адресатов,
исполнителей, визирующих и т.д.). А мы гарантируем доставку документа и уведомление заинтересованных лиц о его наличии.
Кроме того, при разработке системы мы учли
возможность ее использования в условиях
плохой связи.
Поэтому мы используем не почту, которая в
этом случае малоэффективна, т.к. может
просто не дойти до адресата, а тиражирование данных по системе и возможность доставки информации при помощи множества
маршрутов.
При этом оба указанных механизма подразумевают возможность включения в списки доступа сотрудника любого подразделения или
филиала вашей компании.
Как организовать работу с документами
руководителей высшего звена или отсутствующих сотрудников?
Мы предусмотрели возможность формирования для каждого сотрудника списка замещающих его лиц, получающих в системе такие же права и такой же доступ к БД и документам, что и данный сотрудник.
Т.о. вы можете делегировать права на работу с документами секретарям руководителей
или сотрудникам, замещающим своего
уехавшего в отпуск коллегу.
Позволяет ли ваша система контролировать работу сотрудников?
Да.
Помимо текущего контроля собственно документов и фиксации в них сведений о работе с
ними мы можем предложить вам возмож-
ность постановки на контроль задания, выданного любому сотруднику вашей организации.
Задания подобного рода доступны для ознакомления, формирования отчетных сводок и
статистики контролирующим службам или
руководителям.
Можно ли использовать вашу систему
для организации полностью безбумажного документооборота?
Да, если вы считаете это необходимым.
Для эффективного функционирования системы движение бумажных документов не
является обязательным.
Поэтому вы можете с равным успехом дублировать некоторые функции системы перемещением реальных документов или, частично или полностью, отказаться от движения бумажных документов.
При этом вне зависимости от варианта, который вы предпочтете, вы сможете:
 Осуществлять быстрый и эффективный
поиск документов
 Быстро доставлять документы адресатам
(возможно, раньше, чем бумажные документы)
 Своевременно и быстро получать ответную реакцию на документ или сведения о его исполнении
Позволяет ли ваша система быстро
найти интересующий меня документ?
Да.
Мы предусмотрели удобные способы просмотра информации и возможность ее контекстного поиска по известным компонентам.
возможностью контроля инициаторами отправки сведений об исполнении документа.
При перенаправлении документа в другое
подразделение его повторная регистрация не
требуется, т.к. все необходимые процедуры
вы можете провести на исходной карточке.
Возможно ли установить горизонтальные связи документов?
Вы можете определять для документов перекрестные ссылки друг на дуга с возможностью перехода по ссылке.
Поддерживает ли ваша система работу
с организациями сложной структуры
или организациями, состав сотрудников
которых часто меняется?
Да.
Вся информация о сотрудниках вашей организации хранится в специализированных
справочниках.
Их число вы можете определять самостоятельно.
Т.о. вы получаете возможность выбора:
 Хранить данные о вашей организации в
едином справочнике
 Выделять независимые подразделения
или филиалы в отдельный справочник
В последнем случае вы получаете набор независимых справочников, к каждому из которых вы можете при необходимости обратиться.
Если состав сотрудников меняется, то система самостоятельно реагирует на это, запуская процедуры синхронизации и переопределяя права пользователей к документам и
информацию о них.
Как избежать повторной регистрации
документа и обеспечить контроль документов, направляемых в другие подразделения нашей организации?
Ограничений на количество пользователей
не существует.
При регистрации документа ему присваивается уникальный номер, идентифицирующий
его в системе.
Можно ли приобретать модули системы
по отдельности?
При направлении исходящего документа в
другое подразделение или филиал организации существует возможность зарегистрировать на основании отправленного вами документа новый входящий, с автоматическим
переносом в него реквизитов исходного и
На какое количество пользователей
рассчитана ваша система?
CоmpanyMedia построена по модульному
принципу. Т.о. вы можете самостоятельно
определять необходимые вам компоненты
системы.
ИнтерТраст, тел.\факс: 956-79-28\29, e-mail: [email protected], WEB:
www.inttrust.ru