ДЕТАЛИЗИРОВАННЫЙ ПЛАН ЗАКУПОК» В АИС «АЦК

ИНСТРУКЦИЯ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
«ДЕТАЛИЗИРОВАННЫЙ ПЛАН ЗАКУПОК» В АИС «АЦК-Муниципальный заказ»
для заказчиков - органов мэрии (за исключением Думы городского округа и
департамента финансов мэрии)
Планирование заказов в автоматизированной информационной системе "АЦКМуниципальный заказ" осуществляется в следующем порядке:
1. Создание электронного документа «Детализированный план закупок» (ЭД
«ДПЗ») Создание нового ЭД «ДПЗ» возможно одним из следующих способов:
– нажатием кнопки
в списке Детализированные планы закупок;
– создание копированием: в списке Детализированные планы закупок выберите
документ, на основании которого необходимо создать новый, нажатием правой кнопки
мыши, вызовите контекстное меню, и выберите пункт «Создать с копированием».
Внимание!
Для работы с ЭД «Детализированный план закупок» его необходимо сохранить,
например, нажав кнопку Применить. После сохранения документа дальнейшие действия
с ним сразу сохраняются в базу данных, таким образом, по кнопке Отмена не
произойдет отмена всех внесенных изменений. Кнопка Отмена сохраняет свою
функциональность только для шапки (поля Номер, Дата, Заказчик, Год, Потребность)
ЭД «Детализированный план закупок».
– Номер - номер детализированного плана закупок, вводится автоматически. Поле
доступно для редактирования. Обязательное для заполнения поле.
– Заказчик - официальное наименование организации-заказчика. Заполняется
автоматически официальным наименованием организации пользователя.
– Дата - дата создания детализированного плана закупок. По умолчанию
указывается рабочая дата системы. Поле доступно для редактирования и является
обязательным для
заполнения.
– Год - год планирования детализированного плана закупок. По умолчанию
указывается
текущий год системы. Поле доступно для редактирования и является обязательным
для
заполнения.
– Потребность - значение выбирается в справочнике и является обязательным для
заполнения только органами мэрии. Учреждениями поле Потребность не заполняется.
– Примечание - причина отказа документа, вводится автоматически при переходе
документа на статус Отказан. Заказчиками не заполняется.
1.1. Заполнение вкладок Редактора детализированного плана:
1.1.1. Вкладка «Информация о закупаемой продукции» заполняется всеми
заказчиками.
Вкладка «Информация о размещении» заполняется только органами мэрии.
На вкладке «Дополнительная информация» может быть помещена дополнительная
информация, связанная с размещением заказа (ссылка на нормативные акты,
комментарии, специфические особенности заказа, влияющие на его цену, объем или
способ размещения и т.д.).
1.1.2. Для заполнения вкладки «Информация о закупаемой продукции» нужно
открыть «Редактор спецификации».
Если ЭД «ДПЗ» формируется путем создания нового документа, редактор открывается
нажатием значка
В случаях, когда ЭД «ДПЗ» сформирован с помощью команды
1
«создать с копированием» редактор открывается для корректировки нажатием значка
.
Рисунок 1
1.3. На экране появится редактор спецификации. Поля редактора спецификации
заполняются следующим образом:
- Код продукции - поле обязательно для заполнения. Состоит из кода группы
продукции, кода продукции, кода ОКДП, кода ОКВЭД. Заполняется автоматически при
выборе продукции из Справочника товаров, работ, услуг. Вызов Справочника товаров,
работ, услуг осуществляется нажатием клавиши «Из справочника» в левом нижнем углу
экрана.
Для заполнения поля нужно найти необходимый товар в левой части справочника.
Поиск осуществляется с помощью поисковой строки в нижней части экрана. Для выбора
необходимого товара в поисковой строке набрать фрагмент слова, соответствующего
наименованию товара, (при отметке «Искать продукцию»); затем просматривать
справочник, нажимая клавишу «Найти».
Найдя в правой части справочника нужное
наименование товара, поставить на соответствующую строку курсор, затем нажать
клавишу «Выбрать товар» в правом нижнем углу панели.
Код ОКДП привязан к наименованию товара. Поле
недоступно для
редактирования.
Поле ОКВЭД (последние цифры кода в строке «Код продукции») доступно для
редактирования. При необходимости можно уточнить путем вызова Справочника ОКВЭД
Внимание!
Справочник товаров, работ и услуг состоит из двух справочников. Для
планирования заказов, начиная с 2013 года, необходимо использовать «Справочник ТРУ
с 2013 года». Группа продукции в данном справочнике соответствует коду ОКДП и
представляет собой семизначное число. Код продукции – трехзначное число.
Если в Справочнике отсутствует нужное наименование товара, работы, услуги,
заказчику необходимо
обратиться
к курирующему специалисту управления
2
муниципального заказа департамента экономического развития по телефону или
направить письмо на электронный адрес .
- Цена - цена единицы продукции. Поле доступно для ввода, если в таблице
спецификации выбран метод расчета «Вводить количество (расчет суммы)» или «Вводить
сумму (расчет количества)». Если выбран метод расчета «Вводить количество и сумму
(расчет цены)» , то поле недоступно для ввода и рассчитывается автоматически.
Указывается прогнозная
стоимость единицы товара (работы, услуги) на момент
размещения заказа.
Информационной системой
«АЦК-Муниципальный заказ» осуществляется
контроль за ценами на отдельные товары. В первую очередь контроль установлен за
ценами на товары, по которым департаментом экономического развития проводится
ежеквартальный мониторинг цен. В случаях, когда заказчик планирует закупки товаров
по ценам, отличным от нормативных (т.е. внесенных в Справочник цен системы по
результатам мониторинга) более чем на 10%,
ЭД «ДПЗ» при обработке переходит на
статус «Не соответствие». Для согласования электронного документа заказчик:
- устраняет несоответствие (для этого ЭД «ДПЗ» необходимо возвратить на
статус «Отложен» и исправить цену товара);
- обосновывает указанную цену (на вкладке «Дополнительная информация»
электронного документа «ДПЗ» в поле «Комментарий» необходимо указать объективные
причины, в результате которых сформирована такая цена, ссылку на нормативные
документы и т.д.). После рассмотрения обоснований цены специалистом департамента
экономического развития электронный документ переводится на статус «Утвержден» или
возвращается на исправление заказчику с указанием причины в поле «Комментарий».
– Количество - количество поставляемой продукции. Поле доступно для ввода,
если в таблице спецификации выбран метод расчета «Вводить количество (расчет
суммы)» или «Вводить количество и сумму (расчет цены)». Если выбран метод расчета
«Вводить сумму (расчет количества)», то поле недоступно для ввода и рассчитывается
автоматически. Поле
«Количество» заполняется в соответствии с потребностью
заказчика в данной продукции на указанный период.
Выбор метода расчета осуществляется нажатием кнопки
.
– Ед. измерения - единица изменения количества поставляемой продукции.
Выбирается из справочника Единицы измерения. Обязательно для заполнения.
Необходимо выбирать единицы измерения, содержащие код по ОКЕИ. «Условная
единица» может быть использована в исключительных случаях, в частности, при закупке
услуг, не имеющих конкретных единиц измерения.
– Сумма - сумма поставляемой продукции. Поле доступно для ввода если в
таблице спецификации выбран метод расчета «Вводить сумму (расчет количества)» или
«Вводить
количество и сумму (расчет цены)» . Если выбран метод расчета «Вводить
количество (расчет суммы)», то поле недоступно для ввода и рассчитывается
автоматически.
- Сумма текущего периода - размер суммы оплаты на период планирования.
- Сумма будущих периодов - размер суммы оплаты будущих периодов.
Информация в поле «Сумма оплаты на период планирования» появится
автоматически, рассчитанная как произведение цены на количество продукции. В
случаях, когда срок оплаты не совпадает с периодом (годом), на который производится
планирование закупки, сумма должна быть разделена на две: «Сумма оплаты на период
планирования» и «Сумма оплаты будущих периодов».
3
Например, поставка теплоэнергии для отопления на сумму 120 тыс.руб.
планируется с 01.01.2013 г. по 31.12.2013 г., а оплата услуг с 01.02.2013 г. по 31.01.2014
г.. В этом случае цена контракта будет разделена: «Сумма оплаты на период
планирования» - 110 тыс.руб., «Сумма оплаты будущих периодов» - 10 тыс.руб.
- Минимально необходимые требования, предъявляемые к предмету
контракта Поле
заполняется вручную соответствующими сведениями из технического
задания (указывать кратко функциональные, технические, качественные характеристики
и
эксплуатационные
характеристики
предмета
контракта,
позволяющие
идентифицировать предмет контракта).
Например, Заказ на поставку мебели - приобретение мебели для сотрудников
(комплект: стол, тумбочка подкатная, стул, шкаф канцелярский для документов, шкаф
для одежды). Материал ДСП, МДФ, покрытие ламинат.;
заказ на поставку МФУ - принтер/сканер/копир, скорость копирования и печати: 80
стр./мин, тип печати - черно-белая, лазерная.
- Источник финансирования - наименование источника финансирования.
Выбирается из справочника «Источники финансирования». Заказчик, являющийся
органом мэрии,
выбирается код 03 «Бюджет городского округа Тольятти» и У
заполняются коды: КФСР, КЦСР, КОСГУ, КИФ путем выбора информации из
Справочников.
– Поставка с - дата начала поставки. Выбирается из календаря или вводится
вручную.
Год даты поставки должен быть больше или равен году, для которого создается
документ, иначе система выведет предупреждение о несоответствии года вводимой даты.
– Поставка по - дата окончания поставки. Выбирается из календаря или вводится
вручную. Обязательно для заполнения. Год даты поставки должен быть больше или равен
году, для которого создается документ.
- Поле «Оплата с…»
и «Оплата по…» заполняются путем выбора из
Справочника-календаря дат начала и окончания сроков оплаты. Дата окончания оплаты
должна быть более поздней, чем дата окончания поставки (выполнения работ, оказания
услуг).
- Потребность — заполняется органами мэрии путем выбора строки
из
Справочника.
- При помощи значка «Скрепка», расположенного в нижней части ЭД «ДПЗ»,
прикрепляется файл, содержащий обоснование объемов планируемой поставки товаров,
оказания услуг, выполнения работ,
- Для согласования ЭД «ДПЗ» департаментом экономического развития должна
быть заполнена вкладка «Информация о размещении» ЭД «ДПЗ».
В редакторе размещения строки заполнить поля следующим образом:
Способ размещения
выбирается из Справочника. При выборе способов
«Открытый конкурс», «Запрос котировок», «Открытый аукцион в электронной форме» в
поле «Закупка малого объема» автоматически появляется «Нет». При этом активным
становится поле: «Размещается у СМП». При планировании заказа к размещению у
СМП (субъектов малого предпринимательства) поле отмечается значком «√». Такие
заказы должны составлять не менее чем 10% и не более чем 20% общего годового
объема поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг, входящих в перечень
товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, размещение заказов
на которые осуществляется у СМП. В случае выбора способа размещения «Единственный
поставщик» поле «Закупка малого объема» становится активным. Если основанием для
заключения контракта (договора) у единственного поставщика служат п.14 ч.2. ст.55 94-
4
ФЗ, заказчик выбирает в Справочнике соответствующую строку. Во всех других случаях
- строку «нет» (т.е. заказ не является закупкой малого объема).
- Идентификационный код генерируется автоматически при нажатии значка в
форме решетки в правой части поля.
Внимание! В случаях, если заказ состоит из нескольких видов товаров, работ, и
формируется из нескольких ЭД «ДПЗ» необходимо присвоить
одинаковый
идентификационный код.
- Начальная (максимальная) цена контракта — информация сохраняется из
спецификации. Поле недоступно для редактирования.
- Размер аванса - Рассчитывается автоматически при изменении значения в поле
% от значения в поле Начальная (максимальная) цена контракта.
- Сумма обеспечения - Рассчитывается автоматически при изменении значения в
поле % от значения в поле Начальная (максимальная) цена контракта.
– % - поле позволяет вводить значение от 0 до 100. Вводится вручную или
рассчитывается автоматически при изменении значения в поле Размер аванса от
значения в поле - Начальная (максимальная) цена контракта. Доступно для
редактирования на статусе Отложен.
– Не размещено - не доступно для редактирования.
- Наименование заказа, лота (предмет контракта) - поле доступно на
редактирование. Заполняется информацией, соответствующей предмету контракта. Если
один заказ состоит из нескольких товаров (работ, услуг) и, соответственно, контракт
формируется из нескольких ЭД «Детализированный план закупок», поле заполняется
одинаково во всех ЭД «ДПЗ».
Например: Заказчику необходимо разместить заказ на услуги по комплексному
содержанию территорий района. Для этого необходимо создать ЭД «ДПЗ» на каждый вид
услуг, входящих в этот заказ (уборка, озеленение и т. д.). В поле Наименование заказа,
лота (предмет контракта) каждого ЭД «ДПЗ» указать - «услуги по комплексному
содержанию...»
Для способа размещения Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик)
значение выбирается из справочника Основания документов.

Сумма текущих периодов и Сумма будущих периодов заполняется
автоматически из вкладки «Информация о закупаемой продукции».

Порядок оплаты по контракту

Условия финансового обеспечения контракта — поле становится
активным при условии заполнении поля «Размер обеспечения» натуральным числом,
отличным от нуля. В текстовом формате описывается наличие финансового обеспечения
контракта. Поля является обязательным для заполнение при планировании всех заказов ,
за исключением закупок малого объема. Сведения отражаются в графе 10 Плана-графика
размещения заказов на поставки товаров, оказание услуг, выполнение работ для нужд
заказчика, размещаемого на Общероссийском официальном сайте
Например: «Аванса нет, обеспечение 20% от НМЦК», «Аванс 30%, обеспечение
30% НМЦК».

Условия оплаты - поле заполняется путем выбора информации из
Справочника.

Условия поставки- поле заполняется путем выбора информации из
Справочника.

Дата объявления - выбирается из Справочника-календаря ориентировочно
в зависимости от срока, когда необходима поставка товаров, выполнение работ,
оказание услуг. Дата объявления рассчитывается с учетом способа размещения,
времени, предусмотренного требованиями законодательства на проведение процедуры
5
размещения и подписание договора. Расчетные сроки с даты объявления до подписания
договоров составляют:

«короткий» аукцион (на сумму до 3 млн.руб.) – 24-38 дней,

«длинный» аукцион (на сумму свыше 3 млн.руб.) – 37-60 дней,

открытый конкурс – 45-60 дней,

запрос котировок - 16-30 дней.
Сведения отражаются в графе 11 Плана-графика размещения заказов на поставки
товаров, оказание услуг, выполнение работ для нужд заказчика, размещаемого на
Общероссийском официальном сайте в формате хх.хххх г. (порядковый номер месяца и
год).
- Дата проведения - поле заполняется путем выбора из Справочника-календаря.
Заказчиком выбирается месяц и год проведения процедуры.
- Дата заключения — поле заполняется из Справочника-календаря путем выбора
квартала, на который приходится срок заключения контракта.
- Срок исполнения - месяц и год поставки товаров, окончания выполнения работ
или оказания услуг.
Так как планирование объемов товаров, работ, услуг необходимо осуществлять
по каждому виду отдельно, для удобства дальнейшей работы и обеспечения возможности
последующей корректировки в случае необходимости, департамент экономического
развития рекомендует создавать для каждого вида товаров, работ и услуг и
отдельный ЭД «ДПЗ». Создание ЭД «ДПЗ» осуществляется с помощью пункта
контекстного меню «Создать с копированием» (см.1 пункт Инструкции). При этом в ЭД
«ДПЗ», которые будут включены в один заказ, сведения на вкладке «Информация о
размещении» должны полностью совпадать.
На вкладке «Дополнительная информация» поля Основания внесения изменений
и Описание изменений (примечание) являются обязательными для заполнения (за
исключением закупок малого объема).
- Основания внесения изменений заполняется путем выбора из Справочника
одного из указанных в Приказе № 761/20н случаев, в которых вносятся изменения в
документ.
- В поле Описание изменений (примечание) указывается конкретная причина
возникновения изменений закупок.
В случаях выбора в качестве способа размещения запроса котировок или закупок у
единственного поставщика при помощи значка «Скрепка», расположенного в нижней
части ЭД «ДПЗ»,
прикрепляется файл, содержащий обоснование для применения
данного способа размещения.
Составленный в соответствии с вышеизложенными требованиями ЭД «ДПЗ»
направляется для согласования в департамент экономического развития.
После согласования в департаменте экономического развития
ЭД «ДПЗ»
включается в ЭД «ПГРЗ» мэрии городского округа.
Корректировка стоимости закупки или других сведений о закупке, включенной в
ЭД «ПГРЗ», следует выполнить следующие действия.
1.
Выбрать строку плана-графика, требующую уточнения стоимости, отметить
эту строку;
2.
Правой клавишей мыши вызвать контактное меню «Создать документ».
Выбрать пункт «Изменения к детализированному плану»
3.
В редакторе изменений к детализированному плану указать отрицательное
значение, соответствующее сумме корректируемой закупки. Это приведет к тому, что
стоимость запланированной ранее закупки станет равной нулю.
6
4.
Затем создать копированием строку спецификации с положительным
значением на необходимую сумму.
5.
Полученный таким образом ЭД «ИДПЗ» утвердить и включить в ЭД
«ПГРЗ».
Действия выполняются при статусе документа «Исправление».
При формировании плановых электронных документов и корректировке ЭД
«ПГРЗ» необходимо учитывать сроки обработки документа, предусмотренные
постановлением мэрии от 04.03.2013 г. № 649-п/1 «О формировании муниципального
заказа округа Тольятти».
7