Управление временем

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
“Эффективное управление своим временем”
Автор: Коновалов Антон
Человек, который осмеливается потратить впустую час
времени, еще не осознал цену жизни.
Ч. Дарвин
2013 г.
Эффективное управление своим временем
Вопрос о более эффективном использовании своего времени стоит
перед обществом с давних времен. Если посмотреть на развитие
человечества, оно сводится не только к тому, как бы сделать более
комфортным свою среду обитания, а так же к облегчению труда самого
человека, к замене физической работы человека на машинный труд. И,
казалось бы, как результат, должно было бы произойти высвобождение
свободного времени у людей. А по факту
времени у современного человека как будто
становится все меньше и меньше: отвлекают
телепередачи, изучение сложных инструкций
бытовых
приборов,
телефонные
звонки,
очереди, сериалы, пробки, стрессы, болезни и
другие “прелести” современной жизни.
В чем причина? Куда тратим мы наше время? И как можно
использовать его более рационально и эффективно?
Одна из первых письменно зафиксированных попыток сделать
управление временем сознательной потребностью человека - это
текст писем написанных Луцием Аннеем Сенекой в первые
десятилетия новой эры.
Сенека рекомендует:
- письменный учет всего времени;
- деление времени на хорошо, дурно потраченное и потраченное на
безделье;
- оценивать жизнь по наполненности прожитого времени.
Бенджамин Франклин (1706-1790) в свои годы, как и мы сейчас,
столкнулся с острой нехваткой времени, и для себя решил, что раз время
нельзя остановить, растянуть, где то взять на запас. Он решил
использовать его строго по назначению, использовать свое время с целью,
каждую секунду своей жизни. И
тогда он изобрёл систему управления
временем,
которая
действовать
в
позволила
ему
несколько
раз
эффективнее обычного человека. Эта
система
основана
на
постановке
жизненных целей.
I. Первое с чего следует начать управление временем – это
постановка цели.
Помните, что человек, который
живет без своей цели, вынужден жить
(работать) на цели других.
Только это вовсе не означает, что сейчас
надо увольняться с работы и строить всем
бизнес, или перестать уделять внимание
своим близким и заниматься собой.
Скорее следует задаться вопросом: в чем я
могу стать лучше? К примеру: лучшим менеджером по продажам, самым
заботливым в семье, более внимательным к людям и т.д. Следует выбрать
для себя то, к чему есть предрасположенность и желание действовать, что
Вам доставит радость, что принесет развитие и удовлетворение.
И помните, чем дальше вы планируете свою жизнь (ставите долгосрочные
цели 20, 30 лет), тем достойнее и выдающеюся будет Ваша жизнь!
Когда цель есть, требуется ежедневное выполнение задач, которые
приближают заветную цель. Но кроме этих задач день наполнен и так
многочисленными делами, которые не всегда успеваешь сделать.
Для того, что бы все вместить в один день, требуется понять из чего же
состоит наш рабочий день.
II. Хронометраж дня - это второе, что следует сделать для управления
своим временем.
Яркий пример подобной деятельности можно найти у Александра
Александровича Любищева (1890-1972). Он, начав в 1916 году вести систему
учета времени, вел ее до конца жизни, т.е. 52 года.
Он выделим три группы дел:
1. “основная работа” - виды деятельности, которые служат поиску
или достижению достойной цели жизни и время на которые
хочется увеличить. Условно обозначим их дела важности А
(первостепенные дела).
2. “нейтральная работа” - виды деятельности, которые
совершаются ежедневно (сон, еда, умывание и т.д.), время на
большинство из которых следует уменьшать. Обозначим дела
важности В, средней важности, но необходимые.
3. “навязанная работа” - виды деятельности, которые навязаны
внешними или внутренними обстоятельствами, время на
которые следует перестать тратить. Обозначим, дела важности
С, не важные.
Приведу пример моего ежедневного учета времени за январь:
Я ежедневно на протяжении месяца записываю свой день с пробуждения до
засыпания. В блокноте помечаю время начала дела, название дела; по
завершении/смене деятельности так же указываю текущее время, при
совмещении дел - указываю ту деятельность, которая наиболее важная. В
конце дня или начале следующего - подвожу итоги: сколько времени ушло
на: дела важности А, В, С (“основная работа”, “нейтральная работа”,
“навязанная работа”). Результаты записываю в таблице ЕХ.
Мои результаты, средние за сутки, в январе 2013 года, только рабочие
дни:
А, “основная работа” 5,41 часа
В, “нейтральная работа” 6,32 часа
С, “навязанная работа” 2,37
Среднее время сна в сутки 8,07
Среднее неучтенное время в сутки 1,83
Для проверки сложим данные, получим 24 часа.
В результате хронометража получаем анализ дня настоящего. Для
получения лучшего, более продуктивного результата, для увеличения
производительности
завтрашний день.
труда,
следует
правильно
планировать
свой
III.
Третье, что требуется для рационального использования
времени - это правильное планирование своего дня:
1. Составляем план по времени. Из данных
хронометража мы знаем, сколько времени
у нас уходит на ежедневные дела (еда,
умывание,
зарядка,
перемещения
до
работы и т.д.)
Учитывая все показания,
ежедневный план составляется по времени.
2. Начинаем расписывать план с опорных точек, с тех дел, которые не
двигаются (подъем утром, назначенные встречи, тел. Разговоры, обед,
другое)
Эммануил
Кант
(1724-1804)
следовал
следующему
приему
управления временем – это введение жесткого режима дня.
Проживший всю жизнь в Кенигсберге, он жил настолько по
расписанию, что соседи проверяли часы, когда он выходил на
прогулку
3. Определить для себя наиболее эффективное время для работы
и вписывать туда задачи важности А. Решите, какое время будет для
Вас наиболее результативнее (у большинства это рабочее время до
обеда)
4. Далее расписываем все остальные дела, Держите при запасе
несколько резервных дел “В”, которые по возможности можно будет
совместить с основными делами (сделать по пути)
5. Будьте
готовы
к
“форс
мажорам”. Оставляйте запас для
лавирования – закладывайте время
на дела чуть больше чем Вы на
них планируете затратить.
6. Составляй дела, чередуя их интенсивность,
“Товарищ помни правило простое,
Работал сидя - отдыхаешь стоя!”
Маяковский В.В.
Следует чередовать вид работы. Если Вы сидели за компьютером,
пройдитесь и сделайте несколько звонков; если Вы читали, сходите к шефу
или в др. отдел.
Лучший отдых – есть смена деятельности!
7. Выполняйте
правило
отдыха:
“Работать
до
усталости”.
Рекомендуемый режим работы 50 мин. интенсивной работы. 10 мин.
Отдыха.
8. Ежедневно:
Съедаем:
а) Лягушку – маленькая противная задачка, выполняем
в начале дня, съел и весь день как по маслу в
удовольствие.
С
Совершаем:
б) Подвиг – встать по звонку, попросить повышение и
т.д. Ваше развитие, то, что для Вас составит усилие,
заставит Вас выйти из зоны комфорта.
Делаем:
в) Зачистку – мелкое, простое, не важное дело, которое
давно просится для выполнения, “да все руки не
доходят”.
Пример:
приколотить
гвоздь,
заменить
лампочку.
9. Работать Интенсивно.
Только
ритмичная
работа
дает
равномерную
и
высокую
производительность труда.
Режим интенсивности возможен при последовательном постоянстве,
при спаде сразу набрать интенсивный ритм невозможно.
10.Вести порядок везде. Порядок на столепорядок в делах – порядок в душе. Поел –
помой за собой посуду, поработал –
прибери рабочий стол. Выдели время в
конце
дня
для
подведения
планирования следующего дня.
итогов
и
11. Равномерно уделять время всем сферам
Вашей жизни, бизнес, семья, здоровье,
отдых, друзья и т.д.
Развитие должно быть гармоничным.
Хороший инструмент для самоконтроля –
это известное Вам “колесо жизни”.
12. Отслеживайте “формат вашего бегства от дел А”
Пример: запланировали задачу А, и вдруг находится куча дел, которые
надо решить именно сейчас (убраться на столе, позвонить, сходить и
т.д.), а уж после них начну за “важное” дело.
Как только за собой заметили подобного рода “бегство” – приступайте
к делу важности А.
Для запуска важного дела А начните с простого дела, немедленного
исполнения, которое запустит механизм реализации дела А
(пример: надо написать отчет, скажите себе, что Я только одну
строчку напишу и все – организм сам постепенно втянется в
процесс, стоит только с чего то начать)
13.Уделяйте себе отдельное время на “подумать”.
Если есть привычка к обдумыванию чего либо: правильно ли я
поступил, правильно ли я сделал выбор жены, работы…и т.д.–
запланируйте отдельное время, вне основных дел и спокойно в
указанный период времени “думайте”
14.Здоровый сон
- минимум 8 часов
- ложится спать надо сегодня (1 час сна сегодня заменяет 2 часа сна
после 00-00)
- физическая активность в течении дня
- одно время для засыпания и просыпания
15.Ленимся осознано.
Если Вас одолевает лень, то сделайте это своим решение, что именно
Вы дали себе установку: “Я ленюсь”. Только следует обозначить
границы времени вашей лени.
Выбрав себе цель, изучив с помощью хронометража свой
настоящий день и правильно спланировав свой завтрашний день можно действовать и достигать результаты, не боясь, что времени не
хватит.
Для освоения данного материала лучше, для начала выбрать те
инструменты управления временем, которые будут Вам понятны и
дадут Вам быстрый результат, а уже далее следует осваивать другие
инструментарии.
При рациональном планировании, при видении и следовании
своим целям и использовании данного материала у Вас будет время
столько сколько Вы сами запланируете и на те дела в которые Вы сами
решите это время вложить.