Лекция №2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ Цель лекции: 1. Показать ключевое значение информационных процессов в подхода в реализации управления бизнесом. 2. Дать характеристику особенностям системного управлении бизнесом. 3. Дать определение понятиям система управления, информационный поток и информационный ресурс. Учебные вопросы: 1. Особенности системного подхода в управлении бизнесом 2. Понятие системы управления 3. Понятие информационного потока 4. Понятие информационного ресурса Современное предприятие представляет собой сложную структуру, отдельные компоненты которой (трудовые, материальные и финансовые ресурсы, основные и оборотные фонды и т.д.) постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии. Для динамичного развития предприятия (экономического объекта, фирмы), достижения поставленных целей необходим эффективный менеджмент, т.е. эффективное управление всеми процессами и объектами предприятия, в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико- экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных связей. Первый учебный вопрос - Особенности системного подхода в управлении бизнесом Сложность предприятий и организаций предполагает необходимость системного подхода к формированию и решению управленческих задач. Важной чертой системного подхода является то, что не задачи приспосабливаются к сложившейся организации предприятия, а организация строится исходя из характера задач и методов их реализации. При этом системный подход требует: рассматривать каждое предприятие как систему, состоящую из множества подсистем — структурных подразделений; четко определять цели предприятия и его структурных подразделений; эффективно обеспечивать эти цели. Система — множество элементов, которые находятся между собой в определенном взаимодействии и образуют единое целое. Все системы подразделяются на элементы, имеющие определенное функциональное назначение. Сложные элементы систем в свою очередь, состоящие из более простых взаимосвязанных элементов, называются подсистемами. На предприятиях подсистемы образуют отделы, управления службы и т.д. Особенностью предприятия как системы является то, что в нее входят и нематериальные элементы (специалисты, инновационная деятельность и т.д.), взаимодействующие между собой. Каждая из подсистем самоуправляющаяся, однако постоянно находящаяся под воздействием систем более высокого уровня. Подсистемы имеют определенные характеристики, к которым можно отнести: структуру, под которой понимается соотношение подразделений системы, их взаимосвязь и соподчиненность; организацию, т.е. обеспечение подразделений необходимыми ресурсами для функционирования и развития; способность воспринимать воздействие от внешней среды и в свою очередь воздействовать на нее и т.д. Если отдельные элементы системы расположены на разных уровнях иерархии и внутренние устойчивые связи между элементами организованы только от вышестоящих к нижестоящим и наоборот, то структура системы является иерархической. Различные предприятия и организации являются примерами многоуровневых систем, в которых иерархические связи имеют приоритетное значение. Структура предприятий включает множество бизнес-компонентов — других систем и подсистем, к которым относятся маркетинг, производство, сбыт, транспорт, учет, кадры, складское хозяйство, исследование и развитие и т.д. Структурные элементы предприятия как системы характеризуются наличием определенных совместных действий за счет объединяющих их устойчивых связей. В процессе функционирования предприятия, в результате действия на него различных внешних и внутренних факторов происходит изменение существующих связей, которое влечет за собой изменения состояния системы. Если изменения не приводят к требуемому результату, то возникает необходимость с помощью органов управления так изменить связи внутри системы и между подсистемами, чтобы достичь заданной цели. Таким образом, для того чтобы различные происходящие как внутри предприятия, так и за его пределами процессы протекали в соответствии с их целевым назначением, они должны управляться для достижения единой цели — получения прибыли или услуг, удовлетворяющих потребности служащих, акционеров или учредителей данной фирмы. В сущности задача управления сводится к тому, чтобы согласовывать деятельность людей по управлению с требованиями рынка и определяемых им прогрессивных тенденций, позволяющих правильно оценить реальную обстановку и направление ее развития, условия функционирования предприятия в рыночных отношениях. В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой «петли управления», включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз — планирование — контролируемая деятельность по реализации планов — учет и анализ результатов — корректировка прогнозов и планов (Слайд №___). Слайд №___Обобщенная схема управления Без управления невозможна целенаправленная деятельность любого предприятия. Управление выступает как важное свойство любой организации, которая постоянно стремится сохранить свою структуру развивать внутренние связи и на этой основе совершенствоваться. Потребность в управлении возникает при необходимости координации деятельности членов трудового коллектива, объединенных для достижения поставленных перед ними локальных и глобальных целей. Первоначально любая цель носит обобщенный характер и лишь в процессе уточнения она формализуется управленческим аппаратом в виде целевых функций, которые характеризуются приложения. Эти однородностью функции целей, можно действий или классифицировать признакам, представленным в таблице (Слайд №___) объектов по их различным Таблица №1 Классификация управленческих функций, реализуемых в менеджменте предприятий и организаций № Классификационный п/п признак 1 Содержание управленческой деятельности 2 3 4 Организацион ная роль Направление деятельности Развитие управления Состав функций управления в менеджменте предприятий и организаций Исследование Прогнозирование и планирование Организация Мотивация и стимулирование Контроль Координация Регулирование Интеграция (объединение] Дифференциация (разделение, специализация) Направленность на внутреннюю среду предприятия Направленность на внешнюю среду объекта Управление экономическими процессами (финансы, инвестиции и т.д.) Управление социально-психологическими процессами (удовлетворенность трудом, атмосфера и т.д.) Управление организационными процессами (перераспределение обязанностей персонала и т.д.) Управление технологическими процессами (внедрение новых технологий и т.д.) 5 Производ ственный процесс Управление подготовкой производства Управление процессом производства Управление обеспечением производства Управление процессами реализации продукции 6 Тип производства 7 Уровень управ ления 8 Этапность управления Управление различными элементами диверсифицированного производства Стратегическое управление Тактическое управление Оперативное управление Целеполагание Определение ситуации Определение проблемы Решение проблемы 9 Факторы про изводства Управление производством Управление персоналом Управление информацией Второй учебный вопрос – Понятие системы управления Иерархичность, многоступенчатость структуры управления предприятием подразумевает, что первичные звенья предприятия управляются органами, находящимися под контролем органов следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня и т.д. То есть цели перед низовыми звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления. При этом управленческое воздействие должно охватывать все подсистемы нижестоящего органа управления, а также внутренние связи и зависимости. Таким образом, управление — это комплексный процесс, реализовать который на предприятиях и в организациях можно посредством определенной системы, называемой системой управления (Слайд №___). Слайд №___Схема системы управления предприятием Систему управления предприятием можно рассматривать как совокупность двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта управления (СУ), выполняющего управления (ОУ), реализующего функции управления, управленческое и объекта воздействие. Для осуществления функции управления субъект управления должен располагать необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми, финансовыми), обеспечивающими реализацию управленческих воздействий. Субъект управления включает в себя менеджмент предприятия, т.е. управленческий аппарат, объединяющий в себе сотрудников, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, контролирующих их выполнение, а также технические средства, обеспечивающие процесс управления предприятием в целом и его структурными подразделениями. В каждом структурном подразделении предприятия управление решается по-разному, т.е. число ступеней и управляющих органов подразделения определяется целями, задачами и функциями управления. Объект управления представляет собой элемент системы управления, который осуществляет выполнение поставленных задач (это станки, устройства, производственные процессы, работники, трудовые коллективы и т.д.). Для нормального функционирования объект управления нуждается в постоянном контроле и регулировании. В задачу объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления. Субъект управления и объект управления объединяются посредством каналов прямой и обратной связи. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от субъекта управления к объекту управления. Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, окружающей среде и т.д. Информация, передаваемая по каналам прямой связи, оказывает воздействие на объект управления, задает цель и необходимые параметры его функционирования. Обратная связь обеспечивает субъект управления информацией о состоянии объекта управления и представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый к субъекту управления. Отчетная информация отражает внутреннюю экономическую ситуацию предприятия, а также степень воздействия на нее внешней среды (отношения с клиентами, качество сырья и т.д.). Третий учебный вопрос – Понятие информационного потока Каналы прямой и обратной связи, циркулирующие внутри системы управления, представляют собой внутренние информационные потоки. Информационный поток — направленное движение информации при условии, что у этой информации есть общий источник и общий потребитель. Система управления взаимодействует с внешней средой посредством внешних информационных потоков, позволяющих субъекту управления ориентироваться в ситуациях за пределами предприятия, а также передавать необходимые сведения системам управления более высокого и более низкого уровня, клиентам, поставщикам, финансовым органам и т.д. Необходимость взаимодействия с внешней средой обусловлена прежде всего тем, что выработка и реализация управленческих решений менеджерами предприятия во многом зависит от внешних факторов, к которым можно отнести состояние рынка, действия конкурентов, уровень инфляции, налоговую и таможенную политику и т.д. Использование в управлении внутренней и внешней, по отношению к предприятию, информации является одной из необходимых составных частей, определяющих конечный успех деятельности организации. Это определяется прежде всего основными процедурами управленческого процесса, к которым относятся: сбор, обработка, накопление, хранение и выдача информации о состоянии предприятия или организации и внешней среды; анализ информации и оценка обстановки, в которой функционирует предприятие или организация; составление и корректировка планов функционирования предприятия; разработка альтернативных вариантов управленческих решений и оценка возможных изменений функционирования предприятия или организации; определение или корректировка целей функционирования предприятия и выработанных на их основе управленческих решений и т.д. Постоянные изменения, происходящие как внутри, так и вне предприятия, требуют систематического наблюдения и фиксации с тем, чтобы приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке путем принятия максимально целесообразных управленческих решений для выполнения предприятием возложенных на него функций. Только информация, реально отображающая реально происходящие процессы и явления, может создать условия для принятия решений, необходимых руководству предприятия. Таким образом, для совершенствования управления на предприятиях и в организациях, ускорения динамики развития бизнес- процессов, выполнения основных управленческих функций, таких как прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование, необходимо: своевременно получать актуальную технико-экономическую информацию; интенсифицировать передачу данных, связанных с решением управленческих задач на предприятиях и в организациях; повысить качество и расширить объем получаемой информации; обеспечить минимальный уровень затрат, связанных с операциями обработки информации и т.д. Четвертый учебный вопрос - Понятие информационного ресурса В современных условиях функционирования предприятий и организаций информация для менеджмента становится стратегической категорией и выступает как один из важнейших ресурсов (информационный ресурс) наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и др. Информационный ресурс — совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач. В процессе производственной деятельности информационные ресурсы рассматриваются как отдельная экономическая категория, которая является важнейшим элементом современного менеджмента. Между информационными и другими видами ресурсов (материальными, финансовыми, энергетическими и др.) можно выделить общность, которая заключается в том, что все перечисленные выше ресурсы являются необходимыми условиями и элементами любой производственной деятельности, а их использование требует соответствующих затрат (включая обеспечивающую материально-техническую базу), связанных с основными преобразующими операциями. Вместе с тем между информационными и другими видами ресурсов существуют принципиальные различия, главными из которых является то, что информация не убывает со временем, может использоваться много раз, а ее расширение фактически не имеет ограничений. Информационные ресурсы характеризуются также возможностью концентрации, накопления на материатьных носителях, передачей с большой скоростью и высокой степенью обобщения. Отсюда следует, что для теории и практики интенсификации процессов менеджмента на предприятиях необходимо учитывать возрастающее значение информационных ресурсов для повышения эффективности качественных факторов экономического роста предприятия, ускорения его динамики и инновационных процессов. В этих условиях одной из важнейших задач современного менеджмента является определение реальной экономической оценки информационных ресурсов, которая включает: затраты, связанные с подготовкой информационных ресурсов для решения задач менеджмента предприятия; эффективность использования информационных ресурсов в процессе управления предприятием. При этом следует иметь в виду определенную специфику информационного процесса, которая заключается в том, что: 1. Затраты на сбор и подготовку информации отличаются от затрат на производство материальных ценностей существенно большей неопределенностью. И несмотря на то, что информационный ресурс приобрел характер товара, тем не менее остается проблематичной правомерность поиска общественно необходимых затрат на подготовку информации, количественное выражение которой было бы сравнимо с общественно необходимыми затратами труда на производство материальных ценностей. 2. То обстоятельство, что однажды полученная информация по своей природе может использоваться произвольно и при этом не расходуется, еще не означает, что она действительно может быть использована любым заинтересованным лицом. Решающее значение всегда имеет реальная доступность информационного ресурса, которая на практике зачастую в большей или меньшей степени ограничена. Возможность располагать необходимой информацией для решения задач менеджмента становится одним из важнейших требований в процессе функционирования предприятия. 3. Экономическая полезность информационных ресурсов менеджмента в большей мере, чем в отношении материальных ценностей, определяется фактором времени и качеством. Устаревшая или неполная информация может не только сама оказаться полностью обесцененной, но и привести к значительным потерям стоимости производимых на ее основе товаров, работ и услуг. Управление информационными ресурсами, включающее формализацию данных, их сбор, накопление, обработку и другие операции, в настоящее время выделяется в отдельную функцию менеджмента, реализованную за счет организации информационной технологии, которая охватывает как внешнюю, так и внутреннюю среду предприятия (Слайд №___). Слайд № ___ Формирование информационных ресурсов предприятия Внутренние информационные ресурсы включают информацию, которая создается специалистами предприятия в процессе экономической и производственной деятельности. Это производственная, экономическая, финансовая информация, сведения о протекающих на предприятии процессах и т.д. Важное место среди внутренних информационных ресурсов занимает отчетность, включающая в себя управленческую, бухгалтерскую, статистическую и другую информацию о функционировании предприятия за определенный период времени. Показатели, содержащиеся в отчетности, являются основой для решения задач менеджмента: анализа состояния предприятия, оперативного планирования и прогнозирования развития предприятия, контроля состояния организации и т.д. Внешние информационные ресурсы позволяют дать комплексную оценку состояния предприятия и определить перспективы его развития. К внешним информационным ресурсам относится: макроэкономическая информация об общем состоянии экономики страны; финансовая информация, характеризующая сложившуюся конъюнктуру на рынке капиталов, инвестиции и т.д.; коммерческая информация о различных предприятиях, выпускаемой ими продукции, ценах, технологиях и т.д.; биржевая информация о котировках ценных бумаг, фондовых индексах, валютных курсах, учетных и процентных ставках и т.д.; деловая информация из различных сфер бизнеса и т.д. С расширением использования информационных ресурсов связывается переход общества в принципиально новую фазу своего развития — так называемое «информационное общество», что было обусловлено растущей зависимостью промышленно развитых стран от источников информации (технической, экономической, политической, военной). В современном обществе информационные ресурсы относятся к материальным и наиболее важным видам ресурсов, определяющих экономическую, политическую и военную мощь их владельца. Как и другие виды ресурсов, информационные являются объектами импорта-экспорта, а также конкуренции, политической и экономической экспансии. О стратегическом значении информационных ресурсов в развитии общества свидетельствует как рост объема информационных услуг в индустриально развитых странах, так и количество занятых в этой сфере. Так, в США количество специалистов, занятых обработкой информации, в 1980-е гг. составляло 45% от всех наемных работников, а сейчас — более 70%. В Японии развитие информационного сектора идет более быстрыми темпами. Среднегодовой рост объемов информационного обслуживания там составляет 17%. Если в 1980-е гг. часть информационной индустрии в ВНП равнялась 6-7%, то к настоящему времени она достигает более 20%. Повышение эффективности функционирования предприятия выдвигает определенные требования к информационным ресурсам: репрезентативность связана с правильностью отбора и формирования информационных ресурсов в целях адекватного отражения свойств рассматриваемого объекта, явления или процесса; своевременность означает поступление информационных ресурсов не позже заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи; достаточность (полнота) информационных ресурсов означает, что они должны содержать минимальный, но достаточный для принятия правильного управленческого решения состав показателей. Как неполная, т.е. недостаточная для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых управленческих решений; доступность восприятию пользователя обеспечивается выполнением соответствующих процедур получения и преобразования информационных ресурсов; точность определяется степенью близости получаемых информационных ресурсов к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.; достоверность означает отражение существующих объектов, явления или процессов с необходимой точностью; устойчивость определяется способностью информационных ресурсов отражать изменения исходных данных без нарушения необходимой точности; актуальность определяется степенью сохранения ценности информационных ресурсов для управления в момент их использования и зависит от динамики изменения их характеристик и от интервала времени, прошедшего с момента их возникновения; адресность, т.е. конкретную целевую направленность информационных ресурсов на специалиста по интересующим его вопросам для эффективной организации бизнес-процессов предприятия; правовую корректность, т.е. соответствие информационных ресурсов нормативно-правовым и регламентирующим документам; многократность использования; высокую скорость сбора, обработки, передачи; оперативность, т.е. актуальность информации для необходимой обработки и принятия решений в изменившихся условиях. Таким образом, требования, которые выдвигаются к информационным ресурсам, в настоящее время приобретают качественно новое значение для функционирования предприятия и являются основой для повышения эффективности менеджмента в условиях возрастания объема и усложнения задач, решаемых в области организации производства, планирования, анализа, бюджетирования, связей с поставщиками и потребителями продукции, а также реализации других бизнес-процессов предприятия. В связи с этим возникает проблема точности и своевременности процедур обработки информации, т.е. необходимость создания единой информационной системы, обслуживающей все функции менеджмента, все организационные уровни и элементы системы управления. При этом под информационной системой (ИС) понимается совокупность связанных между собой компонентов, которые собирают, обрабатывают и распространяют информацию для поддержки деятельности организации. Информационная система обеспечивает получение информации путем организации логической и математической обработки, экономических оценок ситуаций внутренней и внешней среды предприятия, возникающих в каждый заданный момент времени, а также сопоставлений, интерпретации данных и т.д. Реализация этих операций повышает эффективность использования экономической информации на всех уровнях управления и поддерживает основные процессы управления предприятием: прогнозирование развития предприятия и реагирование на изменение экономической ситуации; эффективное планирование и выполнение операций по всем этапам деятельности предприятия; мониторинг и контроллинг управленческих процессов и функционирования предприятия в целом; оптимизацию всех этапов управленческой деятельности; реализацию планов с учетом предварительно определенных ограничений; определение ключевых показателей результатов деятельности и сравнение их с соответствующими эталонами и т.д. Таким образом можно сказать, что эффективность управления предприятием или организации напрямую связана с эффективностью функционирования информационных систем, повышением производительности выполнения всех операций по сбору, накоплению, передаче и обработке информации, что можно реализовать только на основе внедрения средств вычислительной техники и телекоммуникационного оборудования, т.е. построения автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия. Автоматизированная информационная система — совокупность программных, аппаратных, информационных, технологических и человеческих ресурсов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений. Организация АИС на предприятиях позволяет: повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации; обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики; добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда; согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях; обеспечивать рост непроизводственных управленческого производительности потерь персонала за о счет текущем труда, сокращение информированности состоянии структурного подразделения и предприятия в целом и т.д. каждого