Вестник 1 Процессы СМК вуза.rtf

УДК 65.01:378
ВЫЯВЛЕНИЕ И ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ
ПРИ РАЗРАБОТКЕ СМК ВУЗА
Н.В. Евсеева, В.В. Зрюкин, В.Е. Караулова
Ивановская государственная текстильная академия
Построение системы менеджмента качества (СМК) ИГТА осуществляли исходя из требований [1]. В соответствии с идеологией данного стандарта
СМК должна строиться на основе процессно-ориентированного принципа. (Рис. 1)
Обратная связь
ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ:
продукция, услуга, ресурсы,
полуфабрикаты, заготовки и пр. ВХОД
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ
ПРОЦЕССА
ВЫХОД
РЕЗУЛЬТАТ
ПРОЦЕССА
Рис. 1
Область применения СМК вузов – это образовательная деятельность.
Любой вуз представляет собой организацию с достаточно сложной системой пересекающихся и взаимодействующих процессов. Поэтому наиболее
трудным в начале разработки СМК вуза является построение классификации и выбор метода для идентификации и описания процессов вуза. За основу построения классификации процессов ИГТА приняли рекомендации стандарта [1], а именно:
1 группа - процессы по реализации функций высшего руководства «Ответственность руководства»;
2 группа - процессы менеджмента ресурсов;
3 группа - процессы жизненного цикла продукции;
4 группа - процессы измерения, анализа и улучшения.
Каждая из этих групп процессов является макропроцессом 1-го уровня.
Дальнейшая декомпозиция этих процессов приведена в табл. 1.
2
Табл. 1
Макропроцессы
1-го уровня
(группы)
1
Процессы
2-го уровня
(подгруппы)
Процессы 3-го уровня
2
3
Процессы по реализации функций высшего руководства
А1 Реали- А11 Управлять деятельностью
А131 Управлять обеспечением качества
зовать от- по разработке и внедрению
подготовки специалистов
ветственСМК
А132 Определить цели в области качества
ность руА12 Разработать и соблюдать
А133 Планировать создание и развитие
ководства политику в области качества
СМК
по меА13 Осуществлять планироваА141 Управлять распределением ответстнеджменту ние создания и развития СМК
венности, полномочий и информации
качества
А14 Реализовать ответственА142 Обеспечивать внутренний обмен
ность, полномочия и обмен ининформацией
формацией
А15 Обеспечить анализ СМК со
стороны руководства
Процессы менеджмента ресурсов
А2 Осуще- А21 Управлять человеческими
А211 Руководить кадровой политикой
ствлять
ресурсами
А212 Контролировать компетентность,
менеджА22 Управлять инфраструктуосведомленность и подготовку персонала
мент рерой.
А213 Осуществлять прием на работу
сурсов
А23 Управлять производственА214 Осуществлять повышение квалифиной средой
кации
А221 Управлять информационными ресурсами библиотеки
А222 Управлять аудиторным фондом
А223 Управлять безопасностью
А224 Управлять материальнотехнической базой
А225 Управлять планово-финансовой
деятельностью
А226 Управлять информационными и
техническими ресурсами
Процессы жизненного цикла подготовки специалистов
А31
Планировать и управлять
А321 Управлять изучением спроса на
А3 Осуспециалистов вуза
ществлять процессами жизненного цикла
подготовки
специалистов
А322 Анализировать рынок труда
процессы
А323 Определять потребность в специажизненно- А32 Выполнять процессы, связанные
с
потребителем
листах
го цикла
А324 Определять и анализировать требоподготов- А33 Осуществлять проектирование
и
разработку
подготовки
вания, относящиеся к подготовке специаки специаспециалистов
листов
листов
А34 Проводить отбор абитуриА351 Осуществлять довузовскую подгоентов
товку
А35 Осуществлять образоваА352 Осуществлять организационнотельную деятельность
методическую и учебную деятельность
А36 Управление устройствами А353 Осуществлять воспитательную работу
для мониторинга и измерений
А354 Осуществлять научную работу
3
Окончание табл.1
1
А4 Осуществлять процессы
измерения, анализа
и улучшения
2
3
А355 Осуществлять дополнительное образование
А356 Осуществлять выпуск и распределение выпускников
Процессы измерения, анализа и улучшения
А41 Управлять информацией А421 Оценивать удовлетворенность потрео процессах
бителей
А42 Проводить мониторинг
А422 Проводить внутренние аудиты (прои измерения
верки) СМК
А43 Управлять несоответст- А423 Проводить мониторинг и измерение
вующей продукцией
процессов
А44 Проводить анализ данА424 Проводить мониторинг и измерение
ных
качества знаний
А45 Осуществлять улучше- А451 Проводить корректирующие действия
ние
А452 Проводить предупреждающие действия
В результате проделанной работы были идентифицированы 42 отдельных процесса образовательной деятельности ИГТА.
На следующем этапе реализации принципа процессного подхода
(рис.1) осуществляли документирование процессов. При этом отмечаем, что
существует много методов описания процессов, каждый из которых имеет
свои преимущества и недостатки. Для выбора наиболее рационального варианта предварительно был проведен анализ известных методов описания процессов.
При выборе метода описания процессов руководствовались следующими соображениями: документ должен быть лаконичным, коротким, наглядным; в нем должны быть отражены требования указанного выше стандарта (цель процесса, владелец, исполнитель, ресурсы, входы, выходы, требования к входам и выходам, методы и критерии оценки, эффективность и
результативность процесса).
Исходя из вышеперечисленных требований, для описания процессов
СМК вуза были выбраны управленческая карта процесса совместно с диаграммой последовательности (алгоритм процесса, блок-схема процесса) и
методология функционального моделирования IDEF0 [2]. Управленческая
4
Карта процесса отбора абитуриентов
Табл. 2
А34 Управление процессом отбора абитуриентов
Определение процесса
Цель процесса
Деятельность заключается в планировании
Обеспечение академии слушателями
контрольных цифр приема, организации рабо- (абитуриентами) в соответствии с устаты с поставщиками, заключение договоров на новленными требованиями
целевую подготовку и договоров обучения на
платной основе или обучения по договорам из
внебюджетных средств, верификация.
Владелец процесса: Ректор академии (председатель приемной комиссии)
Исполнитель процесса: Приемная комиссия, декан
Входная информация процесса
Выходная информация процесса
Заявление абитуриента
Приказ о зачислении
Требования к входам процесса
Требования к выходам процесса
- полнота;
- правильно оформленное заявление;
- своевременность подачи заявления;
- своевременность;
-наличие всех реквизитов (паспортные дан- - достоверность результатов
ные, документ об окончании учебного заведения, фотографии, медицинский полис)
Поставщик процесса
Общество (школы, лицеи, работодатель)
Потребитель процесса
Деканаты, кафедры,
учебно-методическое управление
Основные ресурсы: финансирование, инфраструктура (здание, аудитории), персонал
Контролируемые параметры
Методы измерения параметров процесса
- оценка знаний на данном этапе образования; - тестирование;
- контингент абитуриентов;
- вступительные испытания;
- средний балл по аттестату;
- измерительный (баллы);
- количество поданных заявлений;
- собеседование
- количество медалистов, договорников и т.д.
Показатели результативности
Показатели эффективности процесса
процесса
- количество поступивших в целом;
- количество абитуриентов на 1 место;
- количество поступивших на прежние и но- количество заключенных договоров на
вые специальности;
целевую подготовку;
- отсутствие сбоев в работе приемной комис- количество заключенных договоров
сии, а также при проведении вступительных
обучения на платной основе;
экзаменов, заседания апелляционной комис- количество заключенных договоров
сии.
обучения из внебюджетных средств.
5
Табл. 3
Алгоритм процесса
Выход
из операции
Ответственный
исполнитель
Заявление абитуриента
Журнал регистрации
Оформление
Составление расписания сдачи
экзаменов и консультаций
Формирование групп абитуриентов для сдачи экзаменов
Заседание приемной комиссии
по допуску к экзаменам
Расписание
экзаменов и
консультаций
Ссылки
на документы
Рекомендации
Минобразования
Технический пер- Правила приесонал приемной
ма в академию
комиссии
Ответственный
Правила приема
секретарь
в академию
Журнал регистрации
Зам. ответственного секретаря
Протокол заседания
Ответственный
секретарь
Правила приема в академию
нет
Выдача документов
1 экзамен
да
нет
2 экзамен
Выдача документов
да
нет
3 экзамен
Выдача документов
да
Заседание приемной комиссии по
зачислению на основе проведенных испытаний по конкурсу
Протокол заседания
Ректор, деканы,
зам. ответственного секретаря
Подготовка приказа о зачислении
Проект приказа о зачислении
Деканы факультетов
Издание приказа о зачислении
Приказ о зачислении
Ректор академии
Приказ о зачислении
Решение приемной комиссии
6
Используется в:
Система
менеджмента
качества
образования
Автор: «КС по вопросам внедрения СМКО»
Дата:
Рабочая версия
Проект: Макропроцесс ИГТА
Время:
Проект
Дата
Контекст:
Рекомендовано
Версия: 1
Замечания: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Читатель
Публикация
Закон об
Устав План
Требования стандарта
образовании ИГТА приема ГОСТ Р ИСО 9001-2001
Дипломированные специалисты, бакалавры, магистры
Абитуриенты
Требования (ГОС
ВПО, потребителей)
Осуществлять
образовательную деятельность
Информация
Кандидаты технических наук
Доктора технических наук
А0
Информация для потребителей (общество, работодатели)
Финансовые потоки
Руководство
академии
Ресурсы:
- инфраструктура (здания и т.д.)
- персонал
- рабочая среда
ЦЕЛЬ: всестороннее описание процессов функционирования вуза с позиций системы менеджмента качества образования, четкое распределение полномочий
ТОЧКА ЗРЕНИЯ: руководство вуза, специалисты службы качества
Узел:
Заголовок:
Номер:
А-0
Рис. 2
7
Используется в:
Система
менеджмента
качества
образования
Автор: «КС по вопросам внедрения СМКО»
Дата:
Рабочая версия
Проект: Макропроцесс ИГТА
Время:
Проект
Нормативные документы
Реализовать ответственность
руководства по менеджменту
качества
А1
I4
Политика, Цели, Ответственность и система обмена информации
Финансовые потоки
Руководство вуза
Данные о качестве
Осуществлять менеджмент
ресурсов
А2
I2
Требования (ГОС ВПО,
потребителей)
I1
Абитуриенты
I3
Информация
Выпускники
Информация для
потребителей
Осуществлять процессы жизненного цикла подготовки
специалистов
А3
O1
O4
Данные о
качестве
Осуществлять измерение,
анализ и улучшение
А4
Ресурсы
М1
Узел:
Заголовок:
А0
Контекст:
Публикация
С1, С2, С3, С4
Данные о
качестве
Дата
Рекомендовано
Версия: 1
Замечания: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Читатель
Номер:
Осуществлять образовательную деятельность
Рис. 3
1
8
карта процесса удобна для представления системы менеджмента качества на
традиционных бумажных носителях и для визуальной демонстрации. Методология IDEF0 пригодна для электронных версий системы менеджмента качества.
В качестве примера приведем процесс отбора абитуриентов, описанный с помощью управленческой карты процесса (табл. 2) и его алгоритма
(табл. 3).
Применение методологии IDEF0 проиллюстрируем с помощью диаграмм, показанных на рис. 2 и рис. 3, описывающих ключевой процесс вуза
(образовательную деятельность), осуществляемую на верхнем уровне иерархии.
ВЫВОДЫ
Проведена классификация и идентификация процессов образовательной деятельности ИГТА, в результате которой выявлена и описана большая
часть образовательных процессов.
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования.
2. Р 50.1.028–2001 Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования.
3. Всеобщее управление на основе качества / Ю.С. Карабасов, И.А.
Кочетов, В.П. Соловьев и др.: Учебное пособие. – М.: МИСиС, 2003.