Оптимальные технологические решения оперативного поступления ... актуальной художественной и отраслевой литературы: из опыта работы МЦБС им.

Оптимальные технологические решения оперативного поступления в фонд
актуальной художественной и отраслевой литературы: из опыта работы МЦБС им.
М.Ю. Лермонтова, г. Санкт-Петербург.
Иванова Наталья Ивановна, заведующая отделом комплектования и каталогизации
ГБУК МЦБС им. М.Ю. Лермонтова
ivanova@lplib.ru
8 (812) 717 76 94
Статья посвящена особенностям процесса комплектования муниципальной
библиотечной системы, а также внедрению в практику новых решений по его
оптимизации.
Ключевые
комплектования.
слова:
комплектование,
новинки
книжного
рынка,
способы
Keywords: acquisition of a library, new books acquisition, methods of acquisition.
Основная задача отдела комплектования нашей библиотеки – удовлетворение
читательского спроса. Поскольку мы – массовая библиотека, то наша основная цель –
обеспечить досуг читателей. К нам идут за модными новинками, классикой (здесь
основная доля запросов идет от учащихся школ), познавательной литературой (по всем
отраслям), детской литературой, изданиями по хобби.
Мы прошли на этом пути несколько этапов. Это был и, так называемый,
директивный метод, когда заведующий отделом комплектования выбирал для каждого
филиала литературу на свое усмотрение, и здесь были нарекания от библиотек, что, либо
им заказали не те книги, либо не в том количестве, которое им необходимо. Был период,
когда издательства и книготорговые организации привозили в отдел комплектования
образцы книг, а представители библиотек отбирали то, что считали необходимым. Что нас
не устраивало в этом методе: трудно «объять необъятное», невозможно привезти все, что
издается, трудно собрать всех, чтобы все всё посмотрели и отобрали.
Но даже при условии, что мы все посмотрели и отобрали для себя самое нужное,
возникает другая проблема: сроки обработки. Как сделать так, чтобы самое актуальное
как можно быстрее попало к читателю, при условии, что финансирование позволяет нам
закупать значительное количество литературы, и обработка и каталогизация удлиняет этот
путь?
В результате мы остановились на следующей схеме. Отдел комплектования для
наиболее эффективного пополнения фондов и удовлетворения читательского спроса
использует следующие способы комплектования: текущее регулярное комплектование по
прайсам издательств; ежемесячное формирование топ-списков литературы (актуальной
литературы с ускоренной каталогизацией); формирование тематических подборок
литературы, в том числе к актуальным датам и событиям года; комплектование по
ведущим проектам библиотеки; докомплектование, т.е. закупка изданий, которые были
пропущены в течение года и восстановление утраченных и ставших ветхими изданий.
Поскольку наша библиотечная система является государственным бюджетным
учреждением, мы обязаны совершать все закупки (в том числе и книги), опираясь на
44ФЗ, т.е. по наименьшей стоимости.
При осуществлении регулярного комплектования мы используем все способы
закупки, предусмотренные законом: аукционы, котировки, закупку по исключительным
правам и работу по счетам (публичная закупка, единственный источник). Причем по
счетам мы закупаем издания, на которые у издательств нет исключительных прав. В этом
случае на издания, которые закупаются таким способом, мы предоставляем либо
мониторинг цен, либо коммерческие предложения от нескольких поставщиков,
обосновывающие наименьшую цену закупку.
По исключительным правам мы работаем с большинством издательств СанктПетербурга и Москвы. С издательствами Петербурга мы работаем напрямую, с
издательствами Москвы - либо напрямую, либо, используя агентские услуги
книготорговых организаций, что дает возможность заказывать книги разных издательств в
одном месте. Это очень удобно для региональных библиотек, у которых нет возможности
работать напрямую с издательствами.
Все закупки мы осуществляем только по заказам наших библиотек. Чтобы
облегчить филиалам работу с прайсами издательств и сократить время, затрачиваемое на
выбор книг, сотрудники отдела комплектования проводят предварительную обработку и
правку прайсов и составляют бланк заказа.
Обработка прайсов предполагает, что мы оставляем только новое и нужное,
убираем то, что пересекается по тематике с подпиской, литературу заведомо крайне
низкого спроса. Но при этом отбор идет «сознательный», соблюдается принцип баланса –
мы должны предоставить максимум возможностей филиалам для выбора и при этом
облегчить им эту работу.
Правка прайсов включает следующие действия: приводим к единообразию
описание книги (книга бывает введена в прайсе на автора, название, переводчика,
иллюстратора); заменяем ошибочные или субъективные описания от издательства; если у
книги несколько томов или выпусков, они должны идти подряд, чтобы было очевидно их
единство. Вся эта работа выполняется для облегчения и упрощения работы сотрудников
филиалов, им уже не нужно делать дополнительную работу, искать аннотации, проверять
авторов и т.п., их задача – проставить экземплярность, определить, подходит ли издание
им по тематике.
Для облегчения поиска издания по различным параметрам (автор, название, год
издания и т.п.) бланк заказа формируется в программе Excel и снабжается фильтрами. В
зависимости от объема прайсов отличается время, которое дается библиотекам на
обработку прайса – от 1 до 5 дней. Полученные от филиалов заполненные бланки заказа
соединяются в сводный заказ.
Для рационального комплектования отраслевой, узкоспециальной и дорогостоящей
литературой мы применяем принцип территориальных групп библиотек.
На совете по комплектованию были сформированы группы библиотек,
находящихся в одном районе и определено, какая из библиотек является опорной по
комплектованию той или иной отраслевой литературой. Исходя из этого, сотрудник
отдела комплектования имеет право отказать тому или иному филиалу в закупке
отраслевой и дорогостоящей литературы, если данный филиал не является опорной
точкой группы по закупке изданий данного профиля. Это касается только отраслевой
литературы, художественную литературу все филиалы заказывают, исходя из
читательского спроса, оперативных площадей.
Для скорейшего обеспечения читательской аудитории самыми актуальными
новинками книжного рынка мы разработали систему топ-списков. Ежемесячно сотрудник
отдела комплектования (эксперт по комплектованию) проводит анализ книжного рынка,
выбирает потенциально востребованные новинки (в этом процессе участвуют и
представители филиалов, которые высылают свои пожелания для топ-списков),
составляется список из 25-30 наименований по нескольким направлениям:
художественная литература, мемуары и биографии, научно-популярная, детская
литература. Алгоритм заказа подобен регулярному комплектованию: аннотированный
список рассылается в библиотеки, сотрудники принимают решение о наименованиях и
экземплярности предлагаемых книг, затем составляется сводный заказ.
Книги топ-списка закупаются по счету у надежных партнеров, которые
осуществляют доставку до поступления средств оплаты. Формируется отдельная запись, и
сотрудники отдела комплектования обрабатывают эти книги вне основной очереди. Все
это помогает значительно сократить путь книги к читателю. Наш рекорд – одна неделя от
заказа до получения книг на местах.
Комплектование фондов проектов происходит следующим образом: в последние
месяцы текущего года кураторы проектов утверждают концепцию комплектования на
следующий год. В концепции указываются книги, которые предполагается закупить в
течение года. Эти книги закупаются по счетам с предоставлением мониторинга цен.
Докомплектование решает проблему отсутствия в фондах конкретных изданий, по
разным причинам не появившихся в регулярном комплектовании по прайсам. В конце
года филиалы присылают в отдел комплектования список изданий, которые не удалось
заказать, либо изданий недостаточной экземплярности, либо ветхих. Составляется
сводный список докомплектования, рассылается по филиалам в виде бланка заказа, чтобы
сотрудники видели полный список и могли присоединиться к заказу, если у них есть
потребность в данных изданиях. Заказ в издательствах делается в начале следующего за
отчетным года.
Помимо закупки традиционных книг мы активно используем в комплектовании
своих библиотек электронные книги. ЭБС позволяет частично удовлетворить спрос на
новинки книжного рынка, не ограничивая библиотеки в количестве экземпляров издания.
На сегодняшний день в пользовании у нас находятся около 12 тысяч экземпляров
электронных книг. За последние три месяца из запрошенных читателями наших
библиотек электронных книг художественная литература разных жанров составила от 63
до 73 %, отраслевая литература составила от 27 до 37 %.