Объявление о вакансии: Офис-менеджер, Представительство

Объявление о вакансии: Офис-менеджер, Представительство
корпораций «Институт международного образования Инк.» (далее –
ИМО)
Подотчетность: Глава Представительства
Место: Москва, Россия
Актуально до: даты найма нового сотрудника на эту должность.
Обязанности офис-менеджера: в обязанности офис-менеджера входит обеспечение
функционирования офиса, координация действий, процедур и использования ресурсов с
целью обеспечить эффективную и результативную работу.
Основные обязанности включают в себя следующее:













Заказ товаров для офиса. Контроль за состоянием офисного имущества и запасов,
проведение инвентаризации.
Координация переездов – между комнатами, этажами, а также переезды в новое
помещение.
Работа с офисным оборудованием - поддержка рабочего состояния, а также
заказа/аренда офисного оборудования. Устранение неполадок и инструктирование
персонала по использованию оборудования.
Замена секретаря на ресепшн, по необходимости.
Координация расписания работы сотрудников, мероприятий, осуществление
необходимых заказов (включая заказ билетов и гостиниц для грантополучателей и
сотрудников ИМО).
Общение с поставщиками услуг для обеспечения нормального функционирования
офиса, включая арендодателя, поставщиков интернет-доступа, телефонии и IT
сервиса, почтовые службы, включая экспресс-почту, поставщиков канцтоваров,
билетные агентства и гостиницы, службы такси и курьерские службы и др.
Отслеживание и обработка счетов и соблюдение сроков договоров .
Определение и контроль за соблюдением правил делопроизводства.
Помощь главе представительства и другим сотрудникам в регистрации и обработке
необходимых визовых документов.
Подготовка финансовых отчётов для главы представительства в системе CONCUR.
Контроль за актуальностью документов о регистрации Представительства ИМО в
России.
Анализ и осуществление политики ИМО по здравоохранению и безопасности
сотрудников офиса.
Ответственность за соблюдение в работе всех применимых к данной должности
требований спонсоров и следование политикам и процедурам ИМО.
Выполнение других, связанных с вышеуказанными, обязанностей при
необходимости.
Образование/опыт:



Диплом специалиста или бакалавра.
Не менее двух лет административного опыта.
Базовые знания в области телекоммуникационного оборудования
Знания, навыки и способности:









Отличные устные и письменные коммуникативные способности.
Хорошие навыки составления отчётов.
Знания практик и процедур офисной работы и административного управления.
Владение основными принципами делового администрирования.
Навыки проведения инвентаризации и контроля за состоянием имущества.
Хорошие аналитические навыки и способность к решению проблем.
Средний (Intermediate) уровень владения английским языком, как письменным, так
и устным. Предпочтение будет отдано кандидатам с хорошим уровнем владения
английским.
Опыт работы с необходимым программным обеспечением, включая MS Office
(Word, Excel и Outlook), интернет-приложениями и базами данных.
При наличии личного автомобиля, действующих водительских прав и чистой
истории вождения – возможно обсуждение использование личного автомобиля в
рабочих целях.
Рабочие условия и физические требования
Основная работа выполняется в офисе с низким уровнем шума. Людям с ограниченными
способностями могут быть могут быть предоставлены необходимые условия для
выполнения основных задач. Может возникать частая необходимость переносить
предметы/грузы весом 5-10 кг, а изредка – 20-30 кг.
Чтобы подать заявление на должность: пожалуйста, присылайте резюме и письмо с
обоснованием намерений на nsmirnova@iie.org
Просим указывать тему сообщения «Вакансия Офис-менеджера»
Пожалуйста, держите связь только по электронной почте, телефонные звонки
приниматься не будут.