по исполнению запросов социально

О работе ГБУСО «ЦГАСО» по исполнению запросов
социально-правового характера
Отдел использования архивных документов ГУСО «ЦГАСО» ежедневно
проводить комплекс работ по обеспечению информационных потребностей
граждан, организаций, учреждений.
Порядок
использования
архивных
документов
определен
законодательством РФ об Архивном фонде РФ и архивах, нормативноправовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, относящимися к
информации, информационному обеспечению и обмену информацией,
административным регламентом Федерального архивного агентства.
Одной из форм использования документов архива является исполнение
социально-правовых запросов.
Запросы социально-правового характера - это запросы, связанные с
социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное
обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с
законодательством РФ.
В настоящее время в ГУСО «ЦГАСО» поступают следующие виды
запросов социально-правового характера:
- о трудовом стаже;
- размере заработной платы;
- награждении, присвоении званий;
- раскулачивании;
- рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;
- о переименованиях организаций и предприятий;
- о штатных расписаниях организаций и предприятий.
Среди вышеперечисленных запросов наибольшее количество
составляют заявления о трудовом стаже и размере заработной платы.
Архивные справки, подтверждающие стаж и размеры заработной платы
необходимы гражданам для оформления, начисления и конвертации пенсий,
для решения вопросов по назначению и выплате пособий на детей, по
инвалидности, а также для начисления досрочных пенсий льготного
характера.
В государственном архиве Самарской области на сегодняшний день
осталось всего несколько фондов, содержащих сведения по личному составу.
Среди них
документы «Механизированной колонны № 43» треста
«Волговятсксельэлектросетьстрой», ПМК того же треста и «Чапаевских
электрических сетей» ОАО «Самараэнерго». Документы по личному составу
других организаций были переданы в специально созданный в 2001 г.
Государственный архив документов по личному составу (ГУСО «СОГДЛС»).
Пенсионное законодательство РФ постоянно совершенствуется и
соответственно поток обращений граждан по данному вопросу не
уменьшается. Ежедневно сотрудники архива вынуждены осуществлять поиск
информации о местонахождении документов ликвидированных организаций
путем установления телефонных контактов с работниками отделов кадров
действующих предприятий, близких по роду деятельности, одной
ведомственной подчиненности. В этом отношении хорошим помощником
является электронный справочник по городу Самаре «Дубль ГИС». Кроме
этого сотрудники изучают путеводители по фондам архивных учреждений
города Самары и Самарской области. Особенно хочется отметить справочник
по документам архивных отделов органов местного самоуправления
Самарской области, изданный Управлением государственной архивной
службы Самарской области в 2009 году. Большую помощь в поиске
информации также оказывают сотрудники других архивов.
Непрофильные запросы, поступившие по почте, в том числе
электронной сотрудники отдела переадресуют (в 5-дневный срок с момента
поступления запроса в архив) для исполнения в организации, где хранятся
документы по личному составу.
К сожалению, не на все вопросы о местонахождении документов по
личному составу может ответить государственный архив Самарской области.
Единственное чем мы можем помочь в данной ситуации, это предоставить
официальное сообщение об отсутствии на хранении в ГУСО «ЦГАСО»
интересующих сведений и рекомендовать получить такие же сообщения из
ГУСО «СОГАДЛС», по адресу: г. Самара, пр. Кирова, 148 (тел. 995-27-64), из
архивного отдела администрации г.о. Самара по адресу: г. Самара, ул.
Скляренко,16 (тел. 372-83-36), а также ведомственного архива (если такой
существует).
В связи с получением дополнительных льгот гражданами, имеющими
медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.»
и «За доблестный труд в ознаменование 100-летия со дня рождения В.И.
Ленина» в ГУСО «ЦГАСО» поступают запросы о подтверждении фактов
награждений вышеуказанными медалями. В документах архивных фондов
Куйбышевского облиспокома и Куйбышевского горисполкома имеются
списки награжденных этими медалями по г. Куйбышеву и Куйбышевской
области.
В последнее время наблюдается тенденция увеличения количества
обращений граждан с просьбой предоставить документы, подтверждающие
факт награждения общесоюзными знаками «Победитель социалистического
соревнования», «Ударник коммунистического труда», «Ударник пятилетки»,
которые также дают определенные льготы их обладателям в соответствии с
Федеральным Законом № 5 от 12 января 1995 года «О ветеранах». При
исполнении таких запросов встречаются определенные сложности –
отсутствие соответствующих записей в трудовых книжках (т.е. отсутствие
основания награждения), отсутствие в приказе по предприятию о
награждении ссылок на приказ соответствующего Министерства, отсутствие
самого приказа о награждении в документах предприятия, ошибки в
написании фамилий, имен и отчеств награжденных в приказах предприятия.
По-прежнему большое количество запросов поступает от граждан,
судов, нотариусов, а также отделов ЗАГС о рождении и регистрации браков
до 1920-х гг., выполняемых архивом по метрическим книгам церквей г.
Самары и сел Самарской губернии. Эти сведения необходимы заявителям
для подтверждения родства при вступлении в наследство и внесения
изменений в актовые записи о рождении.
Все реже, но поступают запросы о подтверждении факта эвакуации в г.
Куйбышев в годы ВОВ 1941-1945гг. и раскулачивании в 20-х – начале 30-х
гг. ХХ века.
Самой трудной категорией запросов социально-правового характера,
являются те, в которых просят подтвердить факты переименований
организаций, предприятий и учреждений, либо их правопреемственность.
Чаще всего в трудовых книжках граждан отсутствуют сведения об
основаниях переименований. Это затрудняет и значительно увеличивает
время поиска интересующих сведений.
Запросы, в том числе социально-правовые поступают в ГУСО
«ЦГАСО» посредством личного приема, почтой, электронной и
факсимильной почтой. Запрос, оформленный на приеме, составляется на
специально разработанном бланке архива, образец которого имеется на
страничке ЦГАСО сайта Управления государственной архивной службы
Самарской области.
Все запросы должны содержать наименование юридического лица (для
граждан – фамилию, имя, отчество), почтовый и/или электронный адрес,
тему, хронологические и географические рамки запрашиваемой информации.
Срок исполнения социально-правовых запросов по документам архива
составляет 30 дней с момента его регистрации. При необходимости может
быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об
этом заявителя. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату
архива – не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие
архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны
быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса.
В первую очередь исполняются запросы органов государственной
власти, Федерального архивного агентства, судов, прокуратуры.
Все ответы на запросы можно условно разделить на положительные,
отрицательные, за отсутствием документов.
Положительным ответом считается, когда архивной справкой
(архивной выпиской, архивной копией, заверенной копией архивного
документа) подтверждены все или какая-то часть запрашиваемых сведений.
Если архивные документы просмотрены, и запрашиваемые сведения
отсутствуют, исполнителем запроса составляется отрицательный ответ на
бланке архива, где указываются причины отсутствия сведений и даются
рекомендации.
Ответы «за отсутствием документов» предоставляются в случаях,
когда документы в ГУСО «ЦГАСО» не поступали на хранение. Такие
запросы переадресовываются в другие архивы или в архивы организаций по
принадлежности.
Исполнение запросов социально-правового характера является одним
из наиболее важных, ответственных и сложных направлений работы архива.
Специалисты несут юридическую ответственность за предоставление
достоверных сведений.
В связи с постоянным увеличением количества поступающих
запросов, для повышения результативности поиска необходимой
информации ГУСО «ЦГАСО» ведет в настоящее время работу по переводу
наиболее востребованных документов архивного фонда в электронный вид. В
архиве постоянно ведется
работа по усовершенствованию системы
справочного
аппарата
–
создаются
тематические
каталоги,
автоматизированные базы данных, выпускаются справочники.
Прием граждан ГУСО «ЦГАСО» осуществляет в понедельник, среду и
пятницу с 8 час. 30 мин. до 12 час. 00 мин., последняя пятница каждого
месяца – санитарный день, приема граждан нет.
Зам. начальника отдела
использования архивных документов
Е.И. Ванюшкина