«Из опыта работы ГКУ КК «Архив документов по личному

СОВМЕСТНОЕ ЗАСЕДАНИЕ
НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИХ СОВЕТОВ ЮЖНОГО, КРЫМСКОГО
И СЕВЕРО-КАВКАЗСКОГО ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОКРУГОВ
Тема: «Из опыта работы ГКУ КК «Архив документов
по личному составу Краснодарского края» по применению и внедрению
программного комплекса «Запросы»
Дегула Сергей Алексеевич,
руководитель ГКУ КК «Архив
документов по личному составу
Краснодарского края»
г. Ростов-на-Дону
26 – 28 мая 2015 года
1
Оказание информационных услуг населению для обеспечения их
социальных прав и гарантий было и остается приоритетным направлением
деятельности нашего архива.
Принятие на федеральном и региональном уровнях законодательных и
нормативных
актов,
связанных
с
социально-правовыми
вопросами,
пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан, рост объемов
документов ликвидированных организаций, поступивших на хранение в архив,
привели к стабильному росту показателей по исполнению запросов социальноправового характера.
Для оптимизации работы и повышения качества приема запросов от
физических и юридических лиц, оперативности в получении ими информации о
наличии
необходимых
документов
в
архиве,
автоматизации
процесса
регистрации обращений граждан и организаций, сокращения затрат времени на
приём и регистрацию запросов, а также для обеспечения контроля со стороны
руководства архива за ходом исполнения запросов в работу архива внедрен
программный комплекс «Запросы».
Разработка программного комплекса была осуществлена в рамках
краевой
целевой
программы
«Электронная
Кубань».
Архивом
было
подготовлено техническое задание, в соответствии с которым в 2007 году
фирма-разработчик представила нам пробную версию комплекса на базе
программного продукта «1С Предприятие». Год проводилась его апробация, а с
января 2009 года началось его внедрение.
Выбор
платформы
«1С
Предприятие»
был
обусловлен
ее
универсальностью, позволяющей разрабатывать типовые, специализированные
и индивидуальные конфигурации, предназначенные для решения различных
задач автоматизации работы архива.
Программный
комплекс
«Запросы»
представляет
собой
автоматизированную систему, предназначенную для регистрации поступивших
2
запросов, учета их исполнения, а также для обеспечения контроля за их
исполнением, формирования отчетов.
В результате внедрения данного программного комплекса были решены
следующие задачи:
повышение качества и скорости обслуживания пользователей архивной
информацией;
сокращение затрат времени на выполнение рутинных операций:
регистрация запроса, поиск и др., составление отчетов специалистов, реестра
почтовых отправлений;
автоматизация контроля исполнения запроса;
предоставление оперативной информации о составе фондов архива;
оперативное использование электронной картотеки местонахождения
документов
по
личному
составу
действующих
или
ликвидированных
организаций, находящихся на ведомственном хранении.
Все запросы, поступившие в архив по любым каналам связи: почта,
интернет, факс, личный приём, проходят электронную регистрацию и
последовательно вносятся в БД. Формируется электронная очередность
исполнения поступивших запросов. Каждому запросу соответствует свой
регистрационный номер. Нумерация запросов валовая, ежегодно начинается с
первого номера.
На каждый вид запроса (стаж/льготный стаж, зарплата, обучение,
выделение земельного участка, потеря кормильца) работником архива,
ведущим прием посетителей, в программном комплексе заполняется отдельный
бланк, причем персональные данные вводятся только один раз, а дальше при
необходимости идет автоматическое копирование введенных данных.
В случае повторного обращения гражданина, всплывает окно со всеми
обращениями на вводимые персональные данные. Одновременно можно
посмотреть любое из этих обращений на предмет уточнения параметров
запроса.
3
Заполненный бланк заявления распечатывается и предоставляется
заявителю для проверки внесенных сведений и заверения подписью. Заявителю
выдается визитка архива, где имеется расписание работы архива, дата и номер
регистрации запроса.
После
однократной
регистрации
заявителя
в
архиве,
в
случае
дополнительных вопросов со стороны управления ПФР, запросы могут
приниматься в режиме удаленного доступа - по телефону. Это очень удобно,
достаточно позвонить в архив и заказать дополнительно справку.
Все поступившие запросы в день их регистрации поступают заместителю
руководителя архива для анализа и систематизации тематики и сроков
исполнения, затем передаются специалистам для исполнения.
Все
специалисты,
работающие
с
запросами,
имеют
доступ
к
определенным разделам и полям программного комплекса. При работе с
запросом, специалист на своем персональном компьютере через локальную
сеть архива отмечает в программном комплексе взятые на исполнение запросы.
После исполнения запроса и подписания справки у руководителя, специалист
делает отметки в предложенных полях программного комплекса (номера дел,
взятых из хранилища для исполнения конкретного запроса, способ отправления
запроса заявителю).
Таким образом, автоматически формируются отчеты и журналы, а также
статистика по видам исполненных запросов.
Формируются следующие виды отчетов:
по количеству и видам исполненных запросов;
по количеству непрофильных запросов;
по количеству отрицательных ответов;
ежедневные отчеты специалистов архива.
Формируются следующие виды журналов:
учета выдачи справок на личном приеме в архиве;
4
справок, отправленных в управления ПФР по защищенным каналам
связи;
реестр отправленной почтовой корреспонденции.
Исполненные запросы сохраняются в персональных компьютерах
специалистов, а также на внешнем жестком диске и систематизируются по
годам и видам запросов.
В случае необходимости не возникает проблем в поиске готовых справок
и имеется возможность повторной выдачи справки.
Консультирование граждан осуществляется на личном приеме в архиве и
по телефону. Раньше в архиве использовалась бумажная картотека по
организациям, ведение которой занимало много времени. Непрофильные
запросы граждан регистрировались в журнале на бумажном носителе.
Переадресовкой запросов занимался в основном один работник, хорошо
знавший картотеку.
Наличие в программном комплексе раздела «сторонние организации» и
конечно же наполнение и актуализация сведений в нем, позволяет во время
личного приема или по телефону предоставить заявителю сведения о месте
хранения документов по личному составу, а в случае их отсутствия, выдать по
желанию заявителя, справку с отрицательным ответом в считанные минуты.
Внедрение и применение программного комплекса позволило каждому
работнику архива принимать и исполнять непрофильные запросы.
Легко и удобно стало работать с письмами граждан по непрофильным
запросам. После заполнения бланка заявления, специалист выбирает нужную
организацию из соответствующего раздела и выводит на печать. Если раньше
работник мог отправить в день 15 – 17 справок, то с введением программного
комплекса – более 50, т.е. в три раза больше.
После
заполнения
автоматическом режиме.
бланка
заявления,
справка
формируется
в
5
Немаловажно,
что
работать
в
программном
комплексе
могут
одновременно все специалисты архива.
Сам раздел по непрофильным организациям представляет собой
электронные карточки организаций, документы по личному составу которых
находятся на ведомственном хранении. Сведения об их местонахождении
выявляются архивом путем анкетирования действующих организаций и
предприятий, в ходе телефонных консультаций, переписки.
Электронные
карточки
систематизируются
по
функциональному
принципу, в них имеются как ранние названия организации, так и последнее,
известное нам название юридического лица, а так же его фактический адрес
нахождения. Внесение изменений в картотеку происходит при получении
новых сведений.
Введение этого раздела в программный комплекс, и постоянное его
наполнение позволяет максимально сократить время приема заявителей и
оптимизировать сроки исполнения непрофильных и отрицательных запросов,
сократить время поиска нужной организации по фондам архива.
Посредством программного комплекса руководство архива ежедневно
осуществляет контроль за сроками исполнения запросов. Все невыполненные в
срок запросы, выделяются красным цветом. Поэтому, легко визуально
проконтролировать, какие запросы не исполнены и принять необходимые меры.
Программный комплекс «Запросы» позволяет в случае необходимости
ответить о готовности справки или о том, на какой стадии готовности она
находится по фамилии заявителя или номеру запроса.
Внедрение программного комплекса существенно облегчило составление
реестра почтовых отправлений. Учитывая тот факт, что архивом отправляется
несколько тысяч писем в год, на составление реестра почтовых отправлений
требовался дополнительный бюджет времени, теперь эта возможность
предусмотрена в программном комплексе, и реестр составляется автоматически
на любую дату в течение нескольких секунд.
6
Программный комплекс постоянно совершенствуется. Разработчиками
вносятся изменения и дополнения в него, добавляются новые функциональные
разделы, в соответствии с договором это возможно даже в режиме удаленного
доступа.
Среди обращений граждан и организаций, поступающих в наш архив,
отдельное место, по своей социальной, нравственной и исторической
значимости занимают запросы по детским домам (в том числе домам ребенка)
края.
В нашем архиве имеется «Коллекция документов детских домов» куда
входят различные списки, книги учета воспитанников за период 1941-1989
годы, картотека воспитанников детских домов Краснодарского края за 19391989 годы (более 50 тыс. карточек).
Особо стоят в этом ряду запросы, о пребывании в детских домах в период
Великой Отечественной войны на оккупированных территориях. А также
эвакуации детских домов на Кубань в 1941-1942 годах из блокадного
Ленинграда и других районов СССР (Украины, Белоруссии, Молдавии, Крыма),
эвакуации из Краснодарского края и дальнейшей реэвакуации.
Часть таких запросов связана с вопросами получения статуса блокадника
Ленинграда, члена семьи репрессированного, детей войны, дающих социальные
льготы его обладателям.
Число пользователей архивной информацией по «Коллекции документов
детских домов» в архиве постоянно растет: так если до 2007 года было порядка
10 запросов в год, то за 2014 год поступило и исполнено более 80 запросов.
В связи со значимостью данной категории запросов, с 2010 года архивом
разработан соответствующий раздел в программном комплексе, в который
входят 9 подразделов, соответствующие функциям детских учреждений:
детские
приемники,
детские
воспитательные
колонии,
детские
дома,
спецшколы и.т.д., которые в свою очередь представляют обширную структуру.
7
В настоящее время в подраздел «детские дома» внесены сведения о 129 детских
домах.
Архивом разработана форма карточки воспитанника, куда в первую
очередь вносятся сведения из именной картотеки, а далее, по мере работы с
документами, включаются сведения из других документов фонда. На
сегодняшний день в базу внесено более 5 тысяч персоналий. База регулярно
пополняется.
С июня 2011 года, в целях обмена юридически значимыми электронными
документами социально-правового характера, для установления и выплаты
пенсий и других социальных выплат, архив включился в работу по
электронному взаимодействию с территориальными управлениями ПФР по
Краснодарскому краю.
Программный комплекс был усовершенствован, и сейчас загрузка
запросов ПФР, переданных по каналам защищенной связи происходит в
автоматизированном режиме.
Работа над программным комплексом не стоит на месте. Он постоянно
дополняется и расширяется в соответствии с возникающей необходимостью.
А тесное взаимодействие с разработчиками программы позволяет решать эти
вопросы оперативно и даже в режиме удаленного доступа.
В заключение хочется отметить, что работа с программным комплексом
«Запросы» сделала труд работников архива более продуктивным, избавив их от
выполнения многих рутинных операций. Оперативными и точными стали
сводные статистические данные Повысилась исполнительская дисциплина
сотрудников и в целом эффективность работы архива.