РОЛЬ АРХИВА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В РАЗВИТИИ ТЕХНОЛОГИЙ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА И

РОЛЬ АРХИВА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В РАЗВИТИИ
ТЕХНОЛОГИЙ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА И
МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ ОБЪЕКТОВ УЧЕТА
Феномен современного документа как объекта учета, особенности среды
хранения
За последние несколько лет на базе правительственных инициатив активно
формируется ряд новых концепций и представлений.
Широкий резонанс у IT-компаний, занимающихся производством систем
управления документами, информационно-учетных и архивных систем, вызвали
концепции
формирования
электронного
правительства,
организации
электронного межведомственного документооборота как наиболее актуальные
направления,
влияющие
на
представления
в
области
управления
документальными массивами организации, на требования к электронным
документам, определяющие их
валидность, юридическую значимость, и,
соответственно, организацию хранения документов в электронном виде.
Были определены первостепенные задачи, реализуемые в рамках выполнения
данных концепций:
 переход на предоставление государственных услуг и исполнение функций
в электронном виде;
 автоматизация документального сопровождения взаимодействия органов
власти, предприятий и физических лиц;
 снижение временных, организационных и финансовых затрат для граждан
и организаций при взаимодействии с органами государственного управления,
повышение доступности данного взаимодействия;
 создание организаций и подразделений, специализирующихся на массовом
информационном обслуживании населения на основе государственных
информационных ресурсов.
Переход на различные формы электронного взаимодействия между
организациями - органами государственной власти приводит к интенсификации,
как внешнего документационного обмена, так и внутренних документопотоков,
при этом:
 количество документов в электронном виде постоянно увеличивается,
 определяются требования к межсистемным форматам представления
документа в электронном виде,
 расширяется само представление о документе как об информационном
объекте, который может быть представлен на различных материальных
носителях, с различными формами подтверждения юридической значимости и
валидности (Рис. 1. Феномен электронного документа в органе государственной
власти
Рис. 1. Феномен электронного документа в органе государственной власти
При своей различной природе, документ, тем не менее, должен иметь
представление, обеспечивающее возможность его эффективного использования
т.к. вне зависимости от собственной природы, документ все также выполняет
свои функции, может иметь юридическую и историческую значимость. В связи с
этим можно выделить правовые и унифицированные требования к представлению
документа:
 определение и выполнение нормативно-правовых основ работы с
документами различных форм и форматов представления
 обеспечение механизмов поддержки юридической и исторической
значимости документа
 поддержание актуальности и достоверности документа
 выполнение требований архивного делопроизводства и архивного
хранения к документу
 функционирование автоматизированных информационных систем в
качестве оболочки регистрации, упорядочивания, хранения и использования
электронных документов.
В связи с современными тенденциями в области технологий электронного
правительства меняется понимание процессов информатизации общества, они все
более становятся автоматизированными, интенсифицируются процессы создания
информации, в том числе и электронных документов, увеличивается число
электронных
информационных
ресурсов,
являющихся
поставщиками
электронного документального контента. Все это порождает ряд требований к
информационной среде нахождения и функционирования документа:
 Должна вестись разработка и совершенствование систем представления,
описания и классификации документов;
 Происходить автоматизация работ и учет электронной природы документа
на протяжении всего жизненного цикла документа;
 Обеспечиваться преемственность активного электронного хранения
документа и архивного хранения;
 Вестись сохранение истории создания документа.
Согласно установленным нормативным актам электронные документы после
их исполнения должны храниться в установленном порядке в организации-органе
государственной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных
документов на бумажном носителе. В современном управлении документами
используется нормативная база и методы работы, заложенные при реализации
технологий на бумажных носителях, а так же формируются новые методы работы
с электронными документами.
Можно заметить влияние на процессы информационного хранения тенденций
связанных с развитием технологий электронного документооборота. Часть
событий, исторически значимых решений из бумажной сферы переходит в
электронный вид, при этом возможна частичная потеря исторического контекста
создания и принятия значимых решений, повышение быстроты и обоснованности
решения в текущий момент, и наличие вопросов порядка долгосрочного хранения
истории принятия решений. Пока отсутствие опыта и массовой практики
передачи электронных документов в архив.
Значительная часть документов, создаваемых в органах государственной
власти по истечении определенного времени должна передаваться на хранение в
государственные и муниципальные архивы и становится частью Архивного фонда
Российской Федерации, поэтому важно, чтобы документационные ресурсы,
создаваемые органами власти, в ходе реализации их функций и задач, позволяли в
последующем формировать полноценные архивные фонды.
Сейчас много внимания уделяется практике организации межведомственного
документооборота, процессам подготовки документа, его согласования,
инициализации исполнительных процессов по данному документу. При этом
межведомственный документооборот - это только часть системы,
обеспечивающей полный цикл жизни юридически значимого документа и его
активное использование.
Понимание вопросов, связанных с управлением документами в органах
государственной власти, должно рассматриваться как можно белее комплексно,
при этом должны быть учтены:
 требования к единой нормативно-правовой базе, обеспечивающей
поддержку юридической значимости документа;
 интегрированный подход к управлению документом на всех этапах его
жизненного цикла;
 требования и способы поддержки актуальности и значимости документа;
 необходимость выработки на уровне организаций участников
документационного обмена, фондообразователей и Государственных архивов
регламентированных и слаженных методов сопровождения документального
потока (Рис. 2).
В связи с этим, можно говорить о необходимости создания
централизованных решений для организации интегрированной среды
управления разнородным документационным фондами, порождаемыми в
процессе
развития
технологий
электронного
правительства
и
межведомственного электронного документооборота.
Рис. 2 Уровни движения и хранения электронного документа
Архив электронной документации как средство реализации интегрированной
среды управления документами и средство классификации, систематизации и
упорядочивания
Сотрудники современных организаций достаточно хорошо ориентируются,
где и когда искать тот или иной документ, участвующий в деятельности
организации, если он представлен на бумажном носителе, для этого существуют
регламенты, построенные на отработанной нормативно-правовой базе.
Если речь ведется об электронном документе, то он может храниться на
сервере или рабочей станции пользователя, в информационных системах
электронного документооборота, информационных системах прикладного
характера, например: ИС учета персонала, ИС бухгалтерского учета и т.д. При
этом он несколько раз дублируется, перезаписывается в разных форматах и на
различных носителях. Т.к. документы органов власти имеют юридическое
содержание, исполнительный статус, историческое значение требуется удобная
среда для обеспечения частого просмотра документа, позволяющая
классифицировать и упорядочивать документы, описывать массив электронных
документов, управлять им, выполнять требования к хранению. При этом документ
должен быть легким в нахождении при проведении различных видов поиска,
должна осуществляться поддержка и обеспечение доступа граждан электронным
документам массива.
В связи с этим важную роль играет создание, ведение и использование систем
классификации документов порождаемых в процессе функционирования
технологий электронного правительства и межведомственного документооборота.
Требования, которые можно предъявить к ведению систем классификации
документов, должны обеспечивать повышение оперативности и прозрачности
работы аппарата управления, ответственности исполнителей, поддержку
упорядоченности информации и представления ее в виде различных
систематизаций и образов, обеспечивать экономию времени при поиске
документа, позволять ориентироваться в многообразии документов, позволять
понимать регулируемые документами процессы, обеспечивать связи между
документами. Данные требования определяю спектр задач, необходимых к
решению с помощью системы классификации объектов хранения.
К задачам системы классификации и описания электронных документов или
объектов хранения можно отнести следующее:
 Создание точных и соответствующих представлений и организации
данных в соответствии с установленными моделями;
 Обеспечение с одной стороны надежного и контролируемого хранения, а с
другой доступности и легкого нахождения документов;
 Создание единой информационной системы;
 Описание в контексте целей и задач документа, его юридической и
исторической значимости;
 Обеспечение и поддержка широкого доступа к документу, достоверности,
доверительности;
 Полнота предоставления информации;
 Определение ссылочной целостности, преемственности документа,
области действия и полноты рассмотрения вопроса;
 Унификация форм электронного представления документов.
Основные принципы функционирования архивов электронных документов.
Для процесса реализации и функционирования архивов электронных
документов, и основанных на них различных систем классификации можно
выделить
три
принципа:
ДОСТОВЕРНОСТЬ,
ДОВЕРИТЕЛЬНОСТЬ,
ДОСТУПНОСТЬ (Принцип 3Д).
Достоверность - это правильно выстроенные организационные мероприятия,
простроенные для управления бумажными документами и расширенные в
соответствие с требованиями к электронным документам.
Доверительность - это технологически обоснованные и подтвержденные
технические решения в соответствии с регламентами и требованиями,
предъявляемым к системам подобного уровня органах государственной власти
РФ.
Доступность – это легкость нахождения любого документа, возможность
проследить информационные связи в документальном массиве, своевременная
видимость документа в информационном массиве, согласно регламентированным
нормам и правам доступа к документу.
Данные принципы позволят обеспечить достоверность электронных
документов на базе доверительной системы регистрации, учета и хранения
электронных документов, надежное хранение всего массива документов в
сертифицированной системе вместе с их метаданными. При этом данные
полученные и выдаваемые по документу должны иметь туже юридическую и
историческую ценность, что и при проведении аналогичной работы с бумажными
документами.
При наличии развитой системы государственных архивов наиболее
целесообразно реализовывать систему, основанную на данных принципах на их
базе и в первую очередь на базе Государственного архива Российской федерации.
Такое видение архива электронных документов можно рассматривать как
вариант концепции, предназначенной для обеспечения потребителей информации
в рамках информационного обеспечения государственного управления.
Межведомственный документооборот и технологии электронного правительства
мощный источник электронного контента, а архив электронных документов
средство упорядочивания, систематизации и использования данного контента,
ресурс, где гарантировано будет представлен юридически и исторически
значимый электронный документ.
Основаниями для ведения архива электронной документации в
государственных организациях и его связи с государственными архивами
является:
 обеспечение качества (аутентичности, достоверности, юридической
значимости) создаваемых в органах власти, организациях документов как
носителей информации, являющихся основанием и подтверждением совершаемой
управленческой деятельности;
 упорядоченное хранение создаваемых документов по их видовому составу,
назначению, форме, обеспечение отслеживания информации по истории создания
документа, юридической актуальности, правопреемственности документов;
 обеспечение сохранности и доступности документов для использования в
деятельности органов государственного управления;
 обеспечение регламентированного доступа юридических и физических
лиц, при выполнении политики открытости и контроля гражданами деятельности
органа государственного управления;
 создание полноценного документального фонда организации с
обеспечением поддержки формирования качественного архивного фонда органов
государственной власти;
 повышение интенсивности использования документационных ресурсов
организации;
 поддержка актуальности и целостности фонда юридически значимых
документов.
При этом архивы электронных документов - это среда, обеспечивающая
нахождение нужного документа, поддерживающая проверку юридического
статуса документа и содержащая информацию об актуальности документа (Рис. 3
Электронный архив – ядро системы управления документами организации органа
исполнительной власти
Рис. 3 Электронный архив – ядро системы управления документами
организации органа исполнительной власти
При прохождении документом жизненного цикла происходит усиление
требований к юридической значимости, исторической значимости, постоянству
форм описания и представления, усиливаются требования к классификации и
упорядочиванию документов. При этом построение требований и стандартов
должно идти применительно к архивной среде в первую очередь в силу ее
наибольшей регламентированности (Рис.4).
Рис.4 Уровни функционирования документа
Ведение
архивов
электронных
документов
организаций-органов
государственной власти позволит создать виртуальное пространство,
обеспечивающее полнофункциональное управление электронными документами,
способствующее выработке, применению и поддержке единых стандартов работы
с электронными документами на всей протяженности жизненного цикла
документации в организации органе государственного управления.
Исполнители: А.Е. Курцер, А.Н. Авдеев, В. Ю. Зарипова,
26.10.2011 г.