РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА

РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО
ПРАВИТЕЛЬСТВА
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ – ЯДРО
ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
платформа «АС-Архив»
ООО Фирма «АС» (Москва, Россия)
2010
Государственные инициативы в области автоматизации деятельности
органов государственной власти
За последние несколько лет на базе государственных инициатив формируются ряд новых концепций и
представлений
Электронное
правительство
Электронный
межведомственный
документооборот
•
ФЦП «Электронная Россия»
•
Стратегия развития информационного общества в
РФ
•
Концепция формирования в РФ электронного
правительства
•
Постановление Правительства Российской
Федерации № 754. Об утверждении Положения о
системе межведомственного электронного
документооборота
•
Постановление Правительства Российской
Федерации № 477. Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти
•
ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
Электронный документ
2
Цели и задачи реализации государственных инициатив
•
•
•
•
3
Снижение временных, организационных и •
финансовых издержек для граждан и
организаций при получении
государственных (муниципальных услуг);
•
Снижение административных барьеров и
бремени избыточного регулирования для
хозяйствующих субъектов;
•
Сокращение бюджетных расходов на
деятельность органов исполнительной
власти и повышение эффективности этих
расходов;
Повышение прозрачности деятельности
органов государственной власти
•
Переход на предоставление государственных
услуг и исполнение государственных функций в
электронном виде;
Перевод в электронный вид государственной
учетной деятельности;
Обеспечение доступности государственных
услуг для граждан и организаций;
Автоматизация документального
сопровождения взаимодействия органов
власти, предприятий и физических лиц
Представления по реализации государственных инициатив
Электронное
правительство
Межведомственный
документооборот
Орган
государственного
управления
Учетные системы
Аппарат Правительства
Российской Федерации
Управление массивом
документальной
информации
Информационноправовые системы
Информационносправочные системы
Электронный архив
документов
ФОИВ
Система хранения
документов в
электронном виде
Нормативно-правовое
обеспечение
ФОИВ
Методическое
обеспечение
Аналитические
системы
Техническое
обеспечение
Обеспечивающие
системы
Система удостоверяющих центров
4
Государственный
архив
Феномен электронного документа, вопросы унифицированного и
правового представления
Правовые и унифицированные
требования к представлению документа:
Различные
носители и
форматы
представления
Историкоархивное
значение
•
Юридическое
значение
Нормативно регулирующее
Нормативно справочное
•
•
Требования к
достоверности и
аутентичности
Массив
документов
ОГВ
Требования к
актуальности,
логической
целостности
•
•
5
Определение и выполнение
нормативно-правовых основ работы
с документами различных форм и
форматов представления
Обеспечение механизмов
поддержки юридической и
исторической значимости документа
Поддержание актуальности и
достоверности документа
Выполнение требований архивного
делопроизводства и архивного
хранения к документу
Функционирование ИС - оболочки
регистрации, упорядочивания,
хранения и использования
электронных документов
Основания для ведения архива электронной и бумажной
документации в организациях государственного управления
•
•
•
•
•
6
Обеспечение качества (аутентичности, достоверности, юридической значимости) создаваемых в
органах власти, организациях документов как носителей информации, являющихся основанием и
подтверждением совершаемой управленческой деятельности
Упорядоченное хранение создаваемых документов по их видовому составу, назначению, форме,
обеспечение отслеживания информации по истории создания документа, юридической
актуальности, правопреемственности документов
Обеспечение сохранности и доступности документов для использования в деятельности органов
государственного управления
Обеспечение регламентированного доступа юридических и физических лиц, при выполнении
политики открытости и контроля гражданами деятельности органа государственного управления
Создание полноценного документального фонда организации с возможностью обеспечения
формирования качественного архивного фонда органа государственной власти
Электронный архив – ядро системы управления документами
органа государственной власти
Функциональные требования:
•
Обеспечение надежности хранения документов и их учетных данных
•
Обеспечение классификации, упорядочивания и средств использования документов
•
Управление массивами документов, поддержка законодательной проектной
деятельности
•
Обеспечение регламентированного ведения фондов документации
•
Поддержка хранения и использования документов в требуемых форматах
представления
•
Ведение учета документов на разных носителях, поддержка гарантии их соответствия
•
Поддержка процедур принятия документов на архивное хранение
•
Обеспечение процессов планирования и передачи документов на хранение в
государственные архивы
•
Обеспечение регламентированного доступа к документу
•
Обеспечение механизмов поддержки юридической значимости документа
•
Информационная поддержка подсистем системы управления документами
7
Применение платформы АС-Архив для организации системы
управления документами органа государственной власти
Базовые функции платформы:
•
Ядро информационной инфраструктуры, систематизированное и
структурированное хранилище информационных ресурсов органа
государственной власти
•
Управление массивами документов
•
Хранение данных, структур и метаданных, поддержка хранения и
использования документа в различных форматах представления
•
Ввод, хранение и предоставление доступа к данным и файлам в соответствии
с законодательными основами, поддержка гибкой групповой политики
доступа к документу
•
Обеспечение поддержки различных сервисов использования
документального массива
•
Масштабируемость и кастомизация выполняемых системных решений
•
Ориентированность на российские технологии работы с документами
8
Ввод, хранение и предоставление доступа к данным и файлам
9
Управление разнородным массивом документов
Проектная
документация
Нормативнометодическая
документация
Номенклатура
дел
Договорная
документация
Сметы
Протоколы
совещаний
Дела по
личному
составу
Рабочая
документация
Документы
строгой
отчетности
Организационнораспорядительная
документация
Переписка
Статистика и
отчетность
Платформа
АС – Архив
10
Управление разнородным массивом
документации:
• унификация, типизация и агрегирование
документов
• объединение документов в связанные
структуры, поддержка ссылочной целостности
• Применение различных видов классификаций
и представлений
Методологическая база:
• Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД) Основные правила работы
архивов организаций
• Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти
от 23.12.2009
Поддержка различных моделей документа
Документ
Документация
Фонд
Опись дел фонда
Событие, время, место, персона,
материальный объект
Дело / Папка / Книга
Связанные с документом
объекты предметной
области
•
•
•
•
•
11
База учетных
данных
Дело / Папка / Книга
Дело / Папка / Книга
Хранилище
электронных документов
Произвольная настройка карточек
объектов учета
Ввод документации любой структуры
Совместимость с учетом бумажной
документации
Опись дела
Группировочный признак /
каталожная карточка
Документ
Документ
Документ
Часть
Часть
Часть
документа
документа
документа
Версия
Версия
Версия
Простота разграничения доступа
Простота интеграции с предметной
областью и внешними приложениями
Многоуровневая
иерархическая модель
документации
Поддержка модели архивного
хранения документации
Хранение данных, структур, метаданных
•
•
•
•
•
•
•
•
12
Хранение данных, структур и
метаданных в том числе
представленных в
специализированном формате
(например библиографической
информации)
метаописаний
документов
отсканированных образов
файловых структур
сложных информационных
объектов
приложений
виртуальных окружений
Поддержка гибкой групповой политики доступа
Дополняющий служебный уровень
Подсистема управления
конфигурацией и
настройками
Система информационной
безопасности
Управление
учетными
записями
Управление
группами
13
Поддержка
целостности
данных
Назначение прав
доступа
Резервное
копирование и
восстановление
данных
Аудит работы
пользователей
Антивирусная
защита
Аутентификация
пользователей
Внешняя защита
Настройка
словарей и
справочников
Администратор
архива
Управление
разделами и
каталогами
Формирование
отчетов
Администрирование
операционной
системы
IT
Администратор
Обеспечение различных сервисов использования
информационного массива
Обеспечение различных видов доступа к документальному массиву. Доступ через
приложение браузер.
14
Организация на базе архива автоматизированных решений-источников
достоверной и актуальной нормативно-правовой информации
Текущее состояние:
•
•
•
Неполное и плохо доступное опубликование
нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти;
Общепринятый источник информации –
правовые базы, информация в которых не
носит официального характера;
Отдельные Web-решения для органов
исполнительно власти
15
Поддержка условий функционирования:
•
•
•
Гарантированная достоверность содержания
документов
Своевременность поступления и актуальность
предоставляемых сведений
•
Регламентированный пользовательский доступ
•
Обеспечение широкого спектра услуг по
использованию нормативной базы (реализация
различных классификаторов, средств поиска,
создание коллекций документов, обеспечение
ссылочной целостности по хронологии и
юридической преемственности документов,
различные сервисы по обеспечению доступа к
документу)
Решение. AS-Archshelf
AS-Archshelf обеспечивает защищенный
удаленный доступ пользователей к контенту в
On-line и Off-Line режимах при
гарантированной конфиденциальности с
предоставлением услуг по просмотру и
загрузке цифрового контента и решает
следующие задачи:
•
•
•
•
•
16
авторизация пользователя с
использованием заверенного сертификата
передача контента на локальный
компьютер пользователя
криптографическая защита контента при
передаче его по открытым сетевым
каналам
криптографическая защита контента при
хранении на локальном компьютере
пользователя
визуальное отображение защищенного от
несанкционированного доступа контента
Кастомизация - возможности интерфейса
• Ролевая модель обеспечивает привязку функций и интерфейса к
пользовательским ролям, что позволяет предоставлять пользователям в данный
момент времени и с учетом должностных обязанностей:
•
•
•
только тот объем информации, который необходим для принятия решения по процессу
тот перечень функций, который необходим для решения производственных задач
информацию в наиболее удобном для восприятия представлении
• Автоматизация посредством PowerShell + АС-Архив API
• Windows PowerShell это расширяемое средство автоматизации Microsoft, состоящее из оболочки
с интерфейсом командной строки и сопутствующего языка сценариев
• Для пользователя применение PowerShell на платформе АС-Архив дает возможность
самостоятельной реализации собственных задач по управлению данными и файлами, хранящимися
в системе
• Стили пользовательского интерфейса позволяют выбрать наиболее
приемлемый для сотрудника внешний вид программы и ее цветовое решение
17
Прикладной функционал ПО платформы «АС-Архив»
•
•
•
•
•
•
•
Автоматизированный учет поступлений
документации
Ввод и размещение в электронном
хранилище документов различных
форматов и форм представления
Описание документов по целевым
атрибутам, структуре и тематике
документации
Систематизация,
каталогизация
и
многоуровневое описание информации
и документации
Обеспечение доступа и просмотра
электронных документов в формате
приложений
Обеспечение
конфиденциальности
документов, атрибутивной и служебной
информации
Поиск
документов
по
любым
критериям
•
•
•
•
•
•
Создание и ведение словарей, и
классификаторов
Информирование пользователей о
новых поступлениях
Формирование отчетности (журналы
поступлений, заявок и т.п)
Формирование и работы с заявками на
выпуск/печать документации
Протоколирование работы
пользователей
Планирование и сопровождение
процессов отбора и передачи
документов на различных носителях на
архивное хранение
18
Минимальный набор функций электронного архива. Платформа
АС-Архив
Преимущества платформы АС-Архив
•
Предметно-ориентированный подход к организации учета и систематизации
информации в электронном каталоге, индексирование и поиск с учетом требований
клиента к индексированию и каталогизации
•
Удобная работа с документами любой структуры и форматов
•
Быстрое прототипирование клиентского решения
•
Легкий для понимания пользователями интерфейс
•
Доступ к массивам данных, практически неограниченного объема и структуры
•
Конфиденциальность всей информации в системе
•
Использование современных и стандартных промышленных платформ для
эксплуатации
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Тел. (499) 767 1280 ,
+7 (495) 984-60-73 (многоканальный)
Факс : +7 (499) 767 1281
Интернет: WWW.ASNTL.RU