Организация службы делопроизводства

Автор проекта
Фамилия, имя отчество
Бикмухаметова - Куркина
Регион
Республика Башкортостан
Населенный пункт, в котором г. Уфа
находится организация
Номер
и/или
организации
название
Описание проекта
Название темы вашего учебного проекта
Организация службы делопроизводства
Краткое содержание проекта
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления
возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами,
общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации).
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени
зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными
техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического,
юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки,
эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами,
начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными
системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности
самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав,
функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами,
нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает
соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной
нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации
документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного
управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию
разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными
структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его
специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить
ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее
структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их
статуса и разграничения функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.
Целью проекта является поиск и разработка предложений по совершенствованию
организации службы ДОУ.
Задачи работы:
исследовать формы и структуру службы ДОУ, а также должностной и численный состав;
проанализировать задачи и функции службы ДОУ;
изучить условия труда работников службы ДОУ.
Предмет(ы)
«Архивоведение», «Делопроизводство».
Группы
Для всех возрастных групп
Приблизительная продолжительность проекта
24 уроков, 12 недель.
Вопросы, направляющие проект
Основополагающий Задачи и функции службы делопроизводства?
вопрос
Проблема совершенствования организации службы ДОУ является
Проблемные
одной из наиболее актуальных в современном документоведении.
вопросы учебной От правильной организации службы ДОУ во многом зависит
темы
качественное выполнение учреждением его управленческих
функций и задач, эффективность всего процесса управления.
1) Что содержат в себе основные положения организации
службы делопроизводства?
2) В чем заключаются основные правила работы организации
службы делопроизводства?
3) Какие
современные
технологии
применяются
организации службы делопроизводства?
4) Какое
программное
делопроизводстве?
обеспечение
5) Какие типовые организационные
делопроизводства?
при
используется
структуры
в
службы
6) Какие организационные формы работы с документами?
7) Функции
структурных
делопроизводства?
8) Должностной
и
делопроизводства?
подразделений
численный
состав
службы
службы
План оценивания
График оценивания
До
работы
проектом
над
Ученики
работают
После
завершения
над
проектом
и
проектом
выполняют задания
Анкетирование,
Наблюдение
за Классификация,
описательная оценка, поведением, оценка
тестирование
интервью
по
решающей
работы
деловая
над
игра,
ситуации
Описание методов оценивания
Метод анкетирования.
Оценочная анкета представляет собой определенный набор вопросов и описаний.
Оценивающий анализирует наличие или отсутствие указанных черт у аттестуемого и
отмечает подходящий вариант.
Описательный метод оценки.
Производящий оценку должен выявить и описать положительные и отрицательные черты
поведения аттестуемого. Этот метод не предусматривает четкой фиксации результатов и
потому часто используется как дополнение к другим методам.
Интервью.
Эта методика заимствована отделами по работе с персоналом из социологии. В интервью
важно получить информацию о следующих компонентах и характеристиках личности:
- интеллектуальная сфера; - мотивационная сфера; - темперамент, характер; профессиональный и жизненный опыт и т.д.
Метод шкалы наблюдения за поведением
В решающей ситуации текущего времени оценщик фиксирует на шкале количество
случаев, когда работник вел себя тем или иным специфическим образом ранее. Метод
трудоемкий и требует существенных материальных затрат.
Метод оценки по решающей ситуации
Для использования этого метода специалисты по оценке готовят список описаний
"правильного" и "неправильного" поведения работников в типичных ситуациях "решающих ситуациях". Эти описания распределяются по рубрикам в соответствии с
характером работы. Далее лицо, проводящее оценку, готовит журнал для записей по
каждому оцениваемому работнику, в который вносит примеры поведения по каждой
рубрике. Позже этот журнал используется оценке деловых качеств сотрудника.
Метод классификации.
Этот метод основан на ранжировании аттестуемых работников по определенному
критерию от лучшего к худшему с присвоением им определенного порядкового номера.
Метод деловых игр.
Оценка персонала осуществляется в рамках специально разработанных имитационных и
развивающих деловых игр. К оценке привлекаются как сами участники деловых игр, так и
эксперты-наблюдатели. Аттестационные деловые игры проводятся, как правило, на
результат, что позволяет оценить готовность персонала к решению текущих и будущих
задач, а также индивидуальный вклад каждого участника игры. Этот метод оценки может
использоваться для определения эффективности командной работы персонала.
Тестирование.
Для оценки работника могут быть применены и различные тесты. По своему содержанию
они разделяются на три группы:
- квалификационные, позволяющие определить степень квалификации работника;
- психологические, дающие возможность оценить личностные качества работника;
- физиологические, выявляющие физиологические особенности человека.
Положительные стороны тестовой оценки в том, что она позволяет получить
количественную характеристику по большинству критериев оценки, и возможна
компьютерная обработка результатов. Однако, оценивая потенциальные возможности
работника, тесты не учитывают, как эти способности проявляются на практике.
Материалы и ресурсы, необходимые для проекта
Технологии – оборудование (отметьте нужные пункты)
Фотоаппарат, компьютер(-ы), принтер, видеокамера, цифровая камера, проекционная
система, сканер, интернет, флэш-накопители.
Технологии – программное обеспечение (отметьте нужные пункты)
Программы обработки изображений, программы разработки веб-сайтов, веб-браузер,
текстовые редакторы, мультимедийные системы, другие справочники на CD-ROM
1. Давыдова, Э.Н. Разработка и оформление Положения о службе
документационного обеспечения управления // Архивы и
делопроизводство. 2003. № 3. - С. 32-40.
2. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: учебнопрактическое руководство / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. - Мн.:
ТетраСистемс, 2003. - 288 c.
3. Единый квалификационный справочник должностей служащих (с
учетом изменений, внесенных постановлениями Министерства
труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2006 №
75; 03.01.2008 № 4; 28.05.2008 № 83) // Охрана труда в Беларуси
[Электронный
ресурс].
2009.
Режим
доступа:
http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 74. Дата доступа:
16.04.2009.
4. Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября
1995 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000
[Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой
Материалы
на информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.
5. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и
печатной основе
архивах в Республике Беларусь» от 6 октября 1994 г. (в редакции
Закона Республики Беларусь от 9 января 1999 г.) // Консультант
Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО
«ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск,
2009.
6. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и
организациях Республики Беларусь (утверждена Постановлением
Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) //
Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный
ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информации Респ.
Беларусь. - Минск, 2009.
7. Кудрякова, Г. Нормирование труда работников архива //
Секретарское дело. 2006. № 7. - С. 29-30.
8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии
документационного обеспечения управления): учебник для вузов /
Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; под общ. ред.
Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
Другие
принадлежности
Интернет-ресурсы
9. Кунай, Н. 90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов //
Секретарское дело. 2003. № 9. - С. 66-68.
10. Марун, Н.В. Управление документацией: теория на практике //
Кадровая служба. 2008. № 1 (77). - С. 76-80.
Интерактивная доска
http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo1/index.htmhttp://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
http://otherreferats.allbest.ru
Другие ресурсы
сотрудники