Инструкция по составлению и ведению каталога

Управление архивами Свердловской области
Государственный архив административных органов
Свердловской области
(ГААОСО)
ИНСТРУКЦИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ВЕДЕНИЮ КАТАЛОГА
ФОТОДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Екатеринбург
2009
2
Оглавление
1. Общие положения……………………………………………………………...3
2. Составление карточки каталога фотодокументов……………………………4
3. Порядок классификации документной информации………………………...6
4. Присвоение каталожным карточкам индексов и систематизация
каталожных карточек……………………………………………………………..9
5. Составление предметного указателя к каталогу фотодокументов………...12
6. Организация учета состояния каталога фотодокументов………………….14
7. Организация работы по усовершенствованию каталога
фотодокументов………………………………………………………………….15
8. Источники……………………………………………………………………..16
Приложение 1. Форма карточки каталога фотодокументов ГААОСО.
Приложение 2. Форма карточки-разделителя каталога
фотодокументов ГААОСО.
Приложение 3. Таблица учетно-поисковой базы данных каталога
фотодокументов ГААОСО.
3
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГААОСО
____________Е.В. Пентегова
«___» ______________2009 г.
Инструкция по составлению и ведению каталога фотодокументов
Государственного архива административных органов
Свердловской области
1. Общие положения
Данная
инструкция
разработана
в
соответствии
с
Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях
Российской
академии
наук,
утвержденными
приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
от 18.01.2007 № 19, и Основными правилами работы государственных
архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980). Инструкция определяет
порядок работы по созданию каталога фотодокументов Государственного
архива
административных
органов
Свердловской
области
(далее
–
ГААОСО).
Каталог фотодокументов ГААОСО – это межфондовый архивный
справочник, в котором сведения о фотодокументах ГААОСО сгруппированы
по отраслям, темам и предметам, расположенным в соответствии с
определенной схемой классификации документной информации1. Объектом
каталогизации является документная информация. Каталог фотодокументов
является частью системы научно-справочного аппарата ГААОСО и
предназначен для поиска информации о фотодокументах ГААОСО.
См.: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода:
Методическое пособие. – М., 2003. – С. 32.
1
4
Комплекс работ по созданию каталога фотодокументов включает в себя
составление схемы классификации, описание фотодокументов на карточках и
ведение каталога. Под ведением каталога фотодокументов следует понимать
комплекс
работ,
обеспечивающий
функционирование
каталога
как
информационно-поисковой системы, включающий подготовку карточного
массива
для
индексирования
(прием,
объединение,
редактирование,
перепечатка карточек), индексирование, дублирование, систематизацию,
расстановку карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к
каталогу, оформление каталожных ящиков, разделителей, выверку полноты,
ревизию, редактирование каталога и ведение учетных форм каталога1.
2. Составление карточки каталога фотодокументов
Карточка каталога фотодокументов составляется на бумажной основе.
Размер карточки – 18 x 11,5 см. Текст на карточке должен быть представлен в
печатном
виде.
Карточка
должна
включать
следующие
реквизиты
(Приложение 1):
1) название архива;
2) номер фонда, описи и дела, в котором хранится фотодокумент,
описанный на карточке, номер листа;
3) индекс по схеме классификации;
3) вид документа;
4) количество экземпляров фотодокумента;
5) формат фотодокумента;
6) дата съемки;
7) место съемки;
8) автор съемки;
9) вид основы фотодокумента;
10) описание изображения;
11) подписи, оттиски печатей, пометы на фотодокументе;
1
См: Основные правила работы с кинофотофонодокументами. – М., 1980. – С. 69.
5
12) сохранность фотодокумента;
13) примечание.
Описание изображения дается в виде аннотации – краткого изложения
сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе.
При составлении аннотаций необходимо руководствоваться следующими
правилами1:
- в аннотации необходимо указывать название события, явления,
фамилии и инициалы всех изображенных на фотодокументе лиц, их
общественное или служебное положение, почетные звания и т. д.
Например:
1. Театральная постановка в германском лагере для военнопленных.
Участник театральной постановки вольноопределяющийся, младший унтерофицер 141-го пехотного Можайского полка Русской армии Сергей
Петрович Власов сидит во фраке и цилиндре.
2. Неизвестные красноармейцы во время отдыха (если фамилии
изображенных неизвестны)
- аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а
затем указывать должность, звание и т. д.
Например: Григорий Николаевич Сурин, старшина Красной армии.
- при составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с
участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание
изображения (событие или лицо).
Например:
Император Николай II и цесаревич Алексей у центрального крыльца
Ставки Верховного главнокомандующего среди военнослужащих Ставки.
- перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в
последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При
необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии
сведений только о нескольких лицах их расположение на фотодокументе
1
См: Основные правила работы с кинофотофонодокументами. – М., 1980. – С. 59-60.
6
указывается следующим образом:
Учебно-командный состав школы службы связи 9-го запасного
пехотного полка 16-й бригады. Третий слева в нижнем ряду – Григорий
Васильевич Достовалов, инструктор по телефонному делу, прапорщик.
К виду документа относятся фотография, литография, фотооткрытка
и т. д.
К виду основы фотодокумента могут быть отнесены: фотобумага,
картон, стекло, пленка и др.
Формат фотодокумента обозначается в сантиметрах.
3. Порядок классификации документной информации
Схема классификации документной информации закрепляет систему
расположения карточек в каталоге фотодокументов. Основой схемы
классификации в ГААОСО является Единый классификатор документной
информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ).
На основе ЕКДИ документная информация в каталоге фотодокументов
классифицируется по отраслям, темам и предметам. ЕКДИ включает в себя
главную таблицу и основную таблицу. Главная таблица состоит из 32
отделов,
названия
которых
соответствуют
отраслям
человеческой
деятельности. Построение основной таблицы проведено на 4-х уровнях
деления информации – отдел, подотдел, раздел, подраздел.
Например:
06.00.00.00
ВООРУЖЕННЫЕ
СИЛЫ.
ВОЙНЫ
И
ВОЕННЫЕ
КОНФЛИКТЫ – отдел (1 уровень);
06.02.00.00 Войны и военные конфликты – подотдел (2 уровень);
06.02.05.00 Войны и военные конфликты XX в. – раздел (3 уровень);
06.02.05.04 Первая мировая война
06.02.05.05 Гражданская война и
иностранная военная интервенция
06.02.05.12 Вторая мировая война
подразделы (4 уровень).
7
В некоторых отделах существует и 5 уровень, который представлен в
рубриках.
Например:
06.02.05.12.03 Великая Отечественная война – рубрика.
В процессе каталогизации схема классификации, при необходимости,
детализируется. Детализация осуществляется сотрудниками ГААОСО в
рубриках и подрубриках, то есть на 5, 6 уровнях, в направлении от общего к
частному, путем конкретизации понятий вышестоящих (1-4, частично 5)
уровней с учетом специфики состава и содержания хранящихся в ГААОСО
архивных документов1. Вносить изменения в 1-4 уровень, а в некоторых
отделах и в 5 уровень запрещено.
Составной частью ЕКДИ является система таблиц определителей,
которая включает в себя таблицы двух типов: таблицы общих определителей
и таблицу специальных определителей. Виды таблиц общих определителей2:
1. Таблица общих определителей аспекта. Основное назначение – более
детальное раскрытие содержания документной информации, отражение
дополнительных качеств и свойств предметных понятий. Понятия данной
таблицы могут сочетаться с понятиями любого отдела, подотдела, раздела и
подраздела классификационной схемы ЕКДИ.
Например:
16.02.00.00 Автомобильный транспорт – подотдел
(02.02.03) Конструирование, моделирование – общий определитель
аспекта
16.02.00.00 (02.02.03) Конструирование автомобильного транспорта
С помощью данной таблицы можно рассмотреть предмет, вопрос, тему,
событие, явление в определенном аспекте. Таблица помогает выделить из
множества признаков, характеризующих предмет, один аспект, свойственный
См: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. –
М.,2007. – С. 8.
2
См: Там же. – С. 23-27.
1
8
только конкретному предмету, вопросу, что находит отражение в цифровом
индексе таблицы.
2. Таблица общих определителей групп населения. Включает понятия,
содержащие перечисленные группы населения с учетом занимаемого
положения, характера связи с предприятием, оплаты труда, возраста; половой
принадлежности, физического и психического состояния, рода деятельности,
социального
и
семейного
положения;
гражданской
и
социальной
принадлежности.
Например:
31.01.04.00 Семейный быт
-9.6 Духовенство
31.01.04.00 -9.6 Семейная фотография духовного лица
3. Таблица общих определителей языка. Включает в алфавитном порядке
определители с названиями языков, на которых могут быть составлены
документы Архивного фонда Российской Федерации. Основное назначение –
обозначить в индексе название любого нерусского языка, на котором
составлены подписи, штампы, пометы, имеющиеся на фотодокументе.
Например:
26.02.03.00 Архитектура городов, поселков, населенных пунктов
=55 Китайский язык
26.02.03.00 =55 Фотография г. Харбин с подписями на китайском языке
4. Таблица общих определителей места. Основное назначение –
определение и указание связи какого-либо вопроса с местом (или
территорией).
Например:
01.01.03.03
Перемещение
населения
(миграция
(переселение)
внутригосударственная; эмиграция; иммиграция)
«5.81» Китай
01.01.03.03 «5.81» Фотография репатриантов из Маньчжурии
9
Таблица
специальных
определителей
дает
дополнительные
характеристики свойствам и качествам предметных понятий по аналогии с
таблицами общих определителей, но только с позиции определенной
конкретной отрасли человеческой деятельности. Индексы специальных
определителей могут присоединяться к индексам только одного отдела
«06.00.00.00 Вооруженные силы. Войны и военные конфликты».
Например:
06.02.05.04 Первая мировая война
(06.33) Российские (советские) военнопленные
06.02.05.04 (06.33) Российские военнопленные Первой мировой войны
В процессе классификации документной информации фотокаталога
составляется список наименований отделов, подотделов, разделов и
подразделов, составляющих схему классификации фотокаталога ГААОСО. В
процессе присвоения индексов составляется список специальных и общих
определителей,
информации
использованных
фотокаталога
при
ГААОСО.
индексировании
Оба
списка
документной
ведутся
в
автоматизированном режиме с помощью программы Excel. Для пользователя
каталогом фотодокументов списки распечатываются на бумаге.
4. Присвоение каталожным карточкам индексов и систематизация
каталожных карточек
Для закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней
применяется система условных обозначений – индексов1. В Едином
классификаторе документной информации применена цифровая система
индексирования. У каждого отдела, подотдела, раздела и подраздела, у
каждого общего и специального определителя есть свое цифровое значение.
Индексирование
предполагает
проставление
индекса
документной
информации на соответствующей каталожной карточке. При проставлении
индекса название отдела, подотдела, раздела и подраздела, общего и
1
См: Основные правила работы с кинофотофонодокументами. – М., 1980. – С. 67.
10
специального
определителя
на
каталожной
карточке
не
пишется.
Применяются простые, составные и комбинированные индексы.
Простой
индекс
представляет
собой
отдельную
запись,
характеризующую одно понятие или признак.
Например:
16.03.00.00 Железнодорожный транспорт
06.02.05.12.03 Великая Отечественная война
Составной индекс включает в себя один или несколько индексов общих
или специальных определителей.
Например:
06.02.05.04 (06.34) «5.2» Австро-венгерские военнопленные Первой
мировой войны
Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных
индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием).
Например:
06.02.05.12.03 : 29.01.02.01 Медицинское обслуживание в годы Великой
Отечественной войны
Целесообразно в комбинированном индексе использовать не более двух
простых индексов. Карточку с комбинированным индексом стоит составить в
двух экземплярах.
Например:
Карточку с индексом 06.02.05.12.03 : 29.01.02.01 поместить в рубрику
Великая Отечественная война
Карточку с индексом 29.01.02.01 : 06.02.05.12.03 поместить в подраздел
Медицинское обслуживание населения
Общий определитель аспекта присоединяется с помощью круглых
скобок:
25.04.03.01
присоединяется
определитель
с
языка
(02.13).
помощью
Общий
определитель
дефиса:
присоединяется
групп
06.02.05.12.03
с
помощью
населения
-4.36.
знака
Общий
равенства:
11
16.08.02.01 =78. Общий определитель места присоединяется с помощью
кавычек: 02.02.01.00 «5.177».
Специальные определители сочетаются с индексами только одного
отдела «06.00.00.00 Вооруженные силы. Войны и военные конфликты» и
присоединяются к ним с помощью круглых скобок: 06.01.03.08 (06.24).
К
индексу
отдела,
подотдела,
раздела
или
подраздела
можно
присоединить несколько определителей, но с учетом целесообразности и
необходимости. Индексы определителей располагаются в определенной
последовательности:
1) индекс подразделения схемы классификации;
2) общий определитель аспекта;
3) общий определитель групп населения;
4) общий определитель языка;
5) общий определитель места.
Когда к индексу схемы классификации присоединяется несколько общих
определителей языка или места, то используется знак «+».
Например:
01.01.03.03
=9+55
Фотография
репатрианта
с
подписями
на
английском и китайском языках
06.02.05.04 «1.8 + 5.177» Русский экспедиционный корпус на северовостоке Франции в годы Первой мировой войны
При наличии нескольких индексов определителей аспекта их следует
располагать по смысловому значению.
Основное необходимое требование, предъявляемое к любой системе
индексирования – максимальная краткость индекса, т. е. при наименьшем
количестве знаков индексы должны давать наибольший объем информации.
Индексы не должны быть громоздкими и сложными для восприятия.
Благодаря
цифровой
системе
индексирования
возможен
автоматизированный поиск документной информации. Например, в учетнопоисковой базе данных можно ввести в поле поиска индекс общего
12
определителя места «5.81» и выявить фотографии представителей русской
диаспоры в Маньчжурии.
Система индексирования позволяет закрепить место каталожной
карточки в каталоге. При систематизации карточки с
индексами
группируются
и
в
каталожном
ящике
одинаковыми
расставляются
в
соответствии со схемой классификации в цифровой последовательности
присвоенных им индексов. Внутри отделов, подотделов, разделов и
подразделов фотокаталога карточки систематизируются по архивному
шифру в порядке возрастания.
Для каждого отдела, подотдела, раздела и подраздела, используемого в
каталоге фотодокументов ГААОСО, составляется карточка-разделитель
(Приложение 2). На ней указываются индекс и название подразделения
схемы классификации. Все карточки-разделители составляются на плотном
картоне и располагаются в каталожном ящике.
5. Составление предметного указателя к каталогу фотодокументов
Предметный указатель – это вид указателя, в котором все наименования
предметов расположены в алфавитном порядке1. Предметный указатель к
каталогу фотодокументов включает в себя предметные понятия разнородного
характера. В ГААОСО помимо предметно-тематического ведутся именной и
географический указатели. Именной указатель – указатель, содержащий
фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Географический указатель–
указатель,
содержащий
топонимы
(то
есть
имена
собственные
географических или топографических объектов). Информация в нем
представлена по названиям географических объектов, по которым и
проводится поиск на основании отсылочных данных2.
Предметный указатель предназначен для оперативного и качественного
поиска документной информации в каталоге фотодокументов по различным
См.: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода:
Методическое пособие. – М., 2003. – С. 73.
2
См.: Там же.
1
13
аспектам, сформулированным в предметных понятиях. Предметное понятие
формулируется в виде наименования, выраженного существительным или
сочетанием существительных (иногда с прилагательными) в именительном
падеже, в единственном или множественном числе.
Например:
Институты:
- Ленинградский городской педагогический институт
им. М.Н. Покровского;
- Уральский горный институт.
Медали:
- «К 300-летию Дома Романовых»;
- «За отвагу».
Предметные понятия выявляются посредством изучения содержания
карточек фотокаталога.
Например:
Описание изображения: На груди В.А. Суслина орден Святого
Станислава III степени и орден Святого Георгия IV степени
Предметные понятия: Ордена:
- Святого Станислава;
- Святого Георгия
В именной указатель из описания изображения вносится предметное
понятие: Суслин В.А.
В географический указатель вносятся все географические названия,
содержащиеся в описании изображения.
Например:
Города:
- Шанхай.
Реки:
- Сунгари.
14
Каждое предметное понятие обозначается на отдельной карточке.
Карточки систематизируются по алфавиту. Напротив предметного понятия
на карточке предметного указателя приводятся поисковые данные, по
которым можно найти карточку фотокаталога с необходимым предметным
понятием. Поисковые данные должны включать в себя индексы и архивные
шифры, обозначенные на карточке фотокаталога, которая содержит искомое
предметное понятие.
Названия предметных понятий не должны повторять названия отделов,
подотделов, разделов, подразделов, рубрик и подрубрик используемой в
ГААОСО схемы классификации документной информации.
6. Организация учета состояния каталога фотодокументов
Учет состояния каталога фотодокументов необходим для:
- учета общего количества карточек;
- оперативного и качественного поиска необходимых карточек;
- исключения появления дублетных карточек.
Учет состояния каталога фотодокументов ведется в автоматизированном
режиме с помощью программы Microsoft Excel. Учетно-поисковая база
данных включает в себя следующие графы (Приложение 3):
- заголовок дела (фамилия, имя, отчество);
- архивный шифр;
- индекс;
- номер фотодокумента и листа;
- количество карточек фотокаталога.
Информация в учетно-поисковой базе данных систематизирована по
архивному шифру в порядке возрастания номеров фондов, описей и дел.
Изменения вносятся следующим образом:
1. Определить место учетной записи в базе данных по номеру фонда,
описи и дела, в котором хранится фотодокумент, описанный на карточке.
15
Например, архивный шифр «Ф.Р-1. Оп. 2. Д. 47758» должен
располагаться в строке между архивными шифрами «Ф. Р-1. Оп. 2. Д. 47757»
и «Ф. Р-1. Оп. 2. Д. 47759» (если в базе данных таких шифров нет, то между
ближайшими к ним шифрами).
2. Щелкнуть компьютерной мышью на ячейку с записью того архивного
шифра, над которым должна располагаться строка с новой учетной записью.
3. Выбрать в меню «Вставка» команду «Строки».
4. При появлении пустой строки, начать ее заполнение.
Учет
количества
«Количество
карточек
карточек
происходит
фотокаталога»
автоматически:
заносятся
числа,
в
графу
которые
автоматически суммируются в ячейке под базой данных. Число ставится в
каждой строке справа от записи номеров описанных фотодокументов и
соответствует количеству карточек, составленных на указанные в базе
данных фотодокументы.
В учетно-поисковой базе данных ведется как учет общего количества
карточек, так и учет количества карточек, составленных в каждом
календарном году. Учетно-поисковая база данных служит основой для
автоматизированного поиска карточек и документной информации.
7. Организация работы по усовершенствованию каталога
фотодокументов
Сотрудниками отдела научно-справочного аппарата планомерно должна
проводиться работа по усовершенствованию каталога фотодокументов,
включающая в себя:
- проверка правильности написания и редактирование каталожных
карточек;
- уточнение индексов;
- устранение ошибок в систематизации;
- оформление недостающих разделителей;
- замена ветхих разделителей и каталожных карточек.
16
Усовершенствование может быть текущим, которое осуществляется в
процессе ведения каталога при расстановке новых карточек, и целевым, при
котором
проводится
запланированная
и
целенаправленная
проверка
содержания и оформления каталога.
8. Источники
1.
Правила
организации
хранения,
комплектования,
учета
и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во
культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх.
агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187 с.
2.
Основные
правила
работы
государственных
архивов
с
кинофотофонодокументами / Главное архивное управление, ВНИИДАД. –
М., 1980. – 165 с.
3. Единый классификатор документной информации Архивного фонда
Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2007. – 668 с.
4.
Создание
современных
дифференцированного
подхода:
архивных
справочников
Методическое
пособие
на
/
основе
Росархив.
ВНИИДАД. – М., 2003. – 128 с.
5. Методические рекомендации по усовершенствованию фотокаталогов
ЦГАКФД СССР и переводу их на 2-е издание СЕК / ЦГАКФД СССР. Отдел
планирования и методической работы. Исполнитель: старший научный
сотрудник Г.Е. Малышева. – М., 1991. – 38 с.
6. Методические указания по организации работы с фотодокументами в
райгорархивах. – Свердловск, 1991. – 12 с.
7. Памятка по усовершенствованию фотокаталога / Государственный
архив Волгоградской области. Составитель: вед. методист М. Дорина. –
Волгоград, 1995. – 7 с.
17
8. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 (утвержден постановлением
Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
Составитель:
Научный сотрудник отдела
использования и публикации документов
Е.Ю. Селихова
Приложение 1
ГААОСО. Ф. Р-1. Оп. 2. Д. 8389. Л. 57.
Фотография: Позитив.
06.02.05.04
Кол-во экз.: 1.
Формат: Глянцевый слой: 8 Х 11.
Дата съемки: [Не ранее 1914 г. – не позднее 1918 г.]
Место съемки: Неизвестно.
Автор фото: Неизвестен.
Вид основы: Фотобумага.
Описание изображения: Церемония награждения Георгиевскими крестами чинов 7-го
пехотного Ревельского полка Русской армии. Второй слева в первой шеренге – Александр
Егорович Лысых.
На обороте подпись: «Посылаю на память своим родным. Тут наш полк. Полковник
перед полком. Снимались на аппарат, где нам выдавали кресты. Любя[щий] вас
Алексан[др]».
Сохранность: Полная.
Форма карточки каталога фотодокументов ГААОСО
Приложение 2
06. 02. 05. 04
06. 02. 05. 04 Первая мировая война
Форма
карточки-разделителя
каталога
фотодокументов
ГААОСО
Приложение 3
Заголовок дела (фамилия, имя, отчество)
Архивный шифр
Индекс
Номер фотодокумента и листа
Количество
карточек
фотокаталога
Фонд Р-1. Опись 1
Покровский Виталий Александрович
Ф. 1. Оп. 1. Д. 34438
Пашин Павел Васильевич
Ф. 1. Оп. 1. Д. 34511
Шаблыкин Георгий Всеволодович
Ф. 1. Оп. 1. Д. 34665
01. 01. 03. 03 «5.81»
32. 02. 03. 00 «5.81»
32. 02. 02. 00 «5.81»
26. 08. 00. 00
01. 01. 03. 03 «5.81»
32. 02. 03. 00 «5.81»
Фото № 8, 9, 10 (Л. 6-19)
Фото № 11 (Л. 6-19)
Фото № 9 (Л. 6-19)
Фото № 9 (Л. 8-11)
Фото № 10-11 (Л. 8-11)
Фото № 9 (Л. 8-11)
Таблица учетно-поисковой базы данных каталога фотодокументов ГААОСО
2
1
1
1
1
0