Данная памятка определяет организацию поиска документной

Управление архивами Свердловской области
Государственный архив административных органов
Свердловской области
(ГААОСО)
ПАМЯТКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ КАТАЛОГОМ ФОТОДОКУМЕНТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Екатеринбург
2009
2
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГААОСО
____________Е.В. Пентегова
«___» ______________2009 г.
Памятка пользователю каталогом фотодокументов
Государственного архива административных органов
Свердловской области
Данная
информации
памятка
по
определяет
каталогу
организацию
фотодокументов
поиска
документной
Государственного
архива
административных органов Свердловской области (далее – ГААОСО) и
предназначена пользователям каталогом фотодокументов ГААОСО.
Поиск
документной
информации
возможен
благодаря
схеме
классификации документной информации. Основой схемы классификации в
ГААОСО является Единый классификатор документной информации
Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ)1. На основе ЕКДИ
документная информация в каталоге фотодокументов классифицируется по
отраслям, темам и предметам.
Пользователю
классификации
каталогом
документной
фотодокументов
информации,
предоставляется
используемая
в
схема
ГААОСО
(Приложение 1). В нее включены индексы и наименования отделов,
подотделов,
разделов
и
подразделов,
используемых
в
каталоге
фотодокументов ГААОСО. По данной схеме пользователь может выявить
фотографии для изучения определенной темы.
Например,
фотографии
эмигрантов
описаны
на
карточках,
расположенных в подразделе 01.01.03.03 Перемещение населения (миграция
(переселение)
внутригосударственная,
эмиграция),
фотографии
См.: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. –
М.,2007. – 668 с.
1
3
военнослужащих Первой мировой войны в подразделе 06.02.05.04 Первая
мировая война и т. д.
Место расположения необходимого отдела, подотдела, раздела или
подраздела
в
каталоге
фотодокументов
можно
найти
по
индексу,
обозначенному в правом верхнем углу карточки. Карточки с одинаковыми
индексами
сгруппированы
и
в
каталожном
ящике
расставлены
в
соответствии со схемой классификации в цифровой последовательности
присвоенных им индексов.
Например, подраздел 06.02.05.05 Гражданская война и военная
интервенция расположен после подраздела 06.02.05.04 Первая мировая
война.
Необходимый отдел, подотдел, раздел и подраздел в каталоге
фотодокументов ГААОСО можно найти благодаря карточкам-разделителям.
На них указаны индексы и названия подразделения схемы классификации.
Внутри отделов, подотделов, разделов и подразделов фотокаталога карточки
систематизируются по номеру дела, написанному в верхней строчке текста
карточки, в порядке возрастания.
Индексы и наименования общих и специальных определителей
приводятся в списке общих и специальных определителей, использованных
при классификации документной информации в каталоге фотодокументов
ГААОСО (Приложение 2).
Благодаря
цифровой
системе
индексирования
возможен
автоматизированный поиск документной информации. Учет состояния
каталога фотодокументов в ГААОСО ведется с помощью программы
Microsoft Excel. В учетно-поисковой базе данных можно произвести поиск:
1. По индексу структурного подразделения схемы классификации.
Например, в учетно-поисковой базе данных можно выбрать в меню
«Правка» команду «Найти», ввести в поле поиска индекс рубрики
06.02.05.12.03 Великая Отечественная война и узнать поисковые данные
4
дела,
в
котором
хранится
фотография
военнослужащего
Великой
Отечественной войны.
2. По индексу общего или специального определителя.
Например, ввести в поле поиска индекс общего определителя места
«5.81» Китай и выявить место расположения карточек с описанием
фотографий представителей русской диаспоры в Маньчжурии. Информация
в учетно-поисковой базе данных систематизирована по архивному шифру в
порядке возрастания номеров фондов, описей и дел.
3. По архивному шифру и заголовку дела, в котором хранится
описанный в каталоге фотодокумент.
Например, ввести в поле поиска заголовок дела или архивный шифр и
определить, какие фотографии из этого дела описаны в каталоге и в каких
структурных
подразделениях
расположены
карточки
с
описанием
фотографий.
Для поиска документной информации по предметным понятиям к
каталогу
фотодокументов
предметное
понятие
составлен
обозначено
на
предметный
отдельной
указатель.
карточке.
Каждое
Карточки
систематизированы по алфавиту предметных понятий.
Например, чтобы выявить в фотокаталоге карточки с описанием
фотографий Георгиевских кавалеров, необходимо в предметном указателе
найти карточку с предметным понятием «Георгиевский крест».
Напротив предметного понятия на карточке предметного указателя
приводятся поисковые данные, по которым в фотокаталоге можно найти
карточку с описанием необходимой фотографии. Поисковые данные
включают в себя индексы структурных подразделений схемы классификации
и архивные шифры, обозначенные на карточке фотокаталога, которая
содержит искомое предметное понятие.
Например, если на карточке с предметным понятием «Георгиевский
крест» указано 06.01.03.08 / Ф. Р-1. Оп. 2. Д. 33492. Л. 110. Фото № 4, то это
означает, что карточка с описанием фотографии Георгиевского кавалера
5
расположена в подразделе 06.01.03.08 Военная форма одежды и знаки
различия. Найти ее в этом подразделе можно по номеру дела и номеру
фотографии (Д. 33492. Л. 110. Фото № 4).
На
карточке
каталога
фотодокументов
приводится
подробная
информация о фотографии: номер фонда, описи и дела, в котором хранится
фотодокумент, описанный на карточке, номер листа и фотодокумента,
формат фотодокумента, дата и место съемки, автор съемки, вид основы
фотодокумента, описание изображения, подписи, оттиски печатей, пометы на
фотодокументе, сохранность фотодокумента.
Составитель:
Научный сотрудник отдела
использования и публикации документов
Е.Ю. Селихова
Приложение 1
Индекс
01. 01. 03. 03
02. 01. 03. 01
02. 01. 03. 02
02. 02. 01. 00
04. 05. 00. 00
06. 01. 01. 02
06. 01. 03. 00
06. 01. 03. 08
06. 01. 03. 09
06. 01. 09. 01
06. 01. 10. 01
06. 02. 05. 04
06. 02. 05. 05
06. 02. 05. 12. 03
14. 01. 04. 00
16. 02. 00. 00
16. 03. 00. 00
16. 05. 00. 00
21. 01. 01. 04
21. 01. 02. 06
21. 01. 02. 07
24. 01. 02. 02
24. 01. 03. 02
24. 01. 03. 03
24. 02. 02. 00
26. 02. 03. 00
26. 08. 00. 00
28. 05. 01. 00
29. 01. 02. 01
31. 01. 00. 00
31. 01. 02. 00
31. 01. 04. 00
32. 02. 01. 00
32. 02. 01. 04
32. 02. 01. 07
32. 02. 01. 09
32. 02. 02. 00
32. 02. 03. 00
32. 07. 01. 00
Наименование структурного подразделения
схемы классификации
Перемещение населения (миграция (переселение) внутригосударственная,
эмиграция)
Государственные деятели
Государственный чиновники, государственные служащие
Глава государства (император)
Охрана правопорядка
Органы управления вооруженными силами
Военная служба. Порядок прохождения службы
Военная форма одежды и знаки различия
Военные ордена, медали и наградные знаки
Военно-морской флот
Казачьи войска
Первая мировая война
Гражданская война и иностранная военная интервенция (1917 - 1922 гг.)
Великая Отечественная война
Промышленность. Персоналии
Автомобильный транспорт
Железнодорожный транспорт
Воздушный транспорт
Торговля. Персоналии
Рынки (базары). Рыночные фонды. Торговые ярмарки. Торговые аукционы
Торговая сеть (сведения о деятельности автолавок, магазинов и т.д.)
Среднее общее школьное образование (гимназии; специальные школы:
военные училища)
Среднее профессиональное образование (реальные училища)
Высшее профессиональное образование
Внешкольное воспитание
Архитектура городов, поселков, населенных пунктов
Театр. Цирк. Эстрада. Концертные залы. Филармонии. Ансамбли
Выставки
Медицинское обслуживание населения
Быт населения
Общественный быт
Семейный быт
Православная церковь
Православные церковные иерархи
Церковные реликвии православной церкви
Православное духовное образование и воспитание
Католическая церковь
Протестантская церковь
Христианские секты
Схема классификации документной информации, используемая в ГААОСО
Приложение 2
Индекс
(06.24)
(06.33)
(06.34)
-2.1
-9.6
«5.177»
«5.184»
«5.197»
«5.2»
«5.45»
«5.81»
Наименование общего или специального определителя
Воинские парады, торжества, церемонии, почетные караулы
Российские (советские) военнопленные
Иностранные военнопленные
Дети
Духовенство
Франция
Чехословакия
Япония
Австрия
Германия
Китай
Список общих и специальных определителей, использованных при классификации
документной информации в каталоге фотодокументов ГААОСО