Х - Администрация Родинского района

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к отчёту о работе отдела по делам архивов Администрации
Родинского района Алтайского края за 2012 год
1. Устав муниципального образования Родинский район Алтайского края в новой
редакции был принят Родинским районным Советом депутатов 27.07.2010 (решение от
27.07.2010 № 23), зарегистрирован управлением Министерства юстиции Российской
Федерации по Сибирскому Федеральному округу 05.08.2010, регистрационный номер RU
225370002010306.
В пункте 16 статьи 5 Устава к вопросам местного значения муниципального
района отнесено формирование и содержание муниципального архива, включая хранение
архивных документов фондов поселений.
В пункте 9 статьи 48 к полномочиям Администрации района по решению вопросов
местного значения в области социальной политики отнесено хранение, комплектование,
учёт и использование архивных документов и архивных фондов, включая хранение
архивных фондов поселений.
Фактов изменений статуса заведующего отделом в течение отчётного года не
было.
Заведующий отделом по делам архивов относится к главной муниципальной
должности. Производится доплата за вредные условия работы (12% к должностному
окладу).
Положение об отделе утверждено постановлением Администрации Родинского
района от 25.01.2006 № 6.
В отделе имеются печать, бланк (компьютерный вариант). Углового штампа нет.
2. Штатная численность отдела 2 человека - заведующий отделом, специалист
первой категории. Фактов понижения и восстановления в должности не было.
Заведующая и специалист отдела имеют высшее образование. Обучающихся в ВУЗах и
окончивших ВУЗ в отчётном году нет.
3. В 2012 году субсидированные единицы для работы в отделе не привлекались.
4.
5. В течение года Администрацией района
были приняты следующие
распорядительные документы, касающиеся деятельности отдела: постановления от
12.04.2012 № 294 «О внесении изменений в Административный регламент по
предоставлению муниципальной услуги отделом по делам архивов», от 18.06.2012
№ 436/1 «Об утверждении районной целевой программы «Развитие архивного дела в
Родинском районе Алтайского края на 2012-2016 годы», от 25.10.2012 № 647 «Об
утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи
документов учреждений в отдел по делам архивов», распоряжение от 14.11.2012
№
286-р «О списке организаций-источников комплектования муниципального архива».
В 2012 году постановлением Администрации района от 18.06.2012 № 436/1 была
утверждена Программа развития архивного дела в районе.
6. В 2012 году вопросы архивного дела на коллегиях, заседаниях ЭПМК
управления по культуре и архивному делу Алтайского края, на сессиях райсовета не
рассматривались.
На заседании Совета Администрации 22 мая 2012 года рассматривался вопрос о
районной целевой программе «Развитие архивного дела в Родинском районе на 2012-2016
годы».
7. В 2012 году заведующий отделом не принимала участие ни в каких
мероприятиях в г. Барнауле, за пределами края.
8. Муниципальный архив размещён в двухэтажном здании, на первом этаже,
который относится к муниципальному имуществу - в реестре казны муниципального
образования, другое административное, отдельное здание.
9. В 2012 году было выделено два дополнительных помещения под
архивохранилище площадью 32 квадратных метра (в эксплуатацию не введены).
Оборудование,
в
том
числе
компьютерное,
копировально-множительное,
противопожарное не приобреталось. Охранно-пожарная сигнализация не устанавливалась.
Приобретено 400 архивных коробок.
В отделе - три огнетушителя. На протяжении многих лет имеется отдельный
кабинет. Читального зала нет.
10. В 2012 году в отделе не проводились сплошные и выборочные проверки
наличия и состояния документов на бумажной основе. Проведена сплошная проверка
наличия фотодокументов: всего 972 ед.хр., необнаруженных и неисправимо
повреждённых нет.
11. Описей, не утвержденных на ЭПМК управления, не согласованных с отделом
по делам архивов, нет.
Во всех экземплярах описей имеются сводные итоговые записи.
12. Мероприятия, направленные на устранение задолженности по упорядочению
документов не проводились, так как в течение года задолженности не было.
13. Организаций – задолженников по упорядочению и передачи документов в
муниципальный архив нет. График согласования номенклатур дел, упорядочения и
передачи документов на хранение, составленный на 2012 год, выполнен полностью.
14. Количество организаций – источников комплектования муниципального архива
– 36. Из них имеют статус юридического лица – 29. Экспертные комиссии (ЭК) созданы в
30 организациях. Приказы о создании ЭК не более 5-летней давности - в 30 организациях,
в них имеются Положение об ЭК. Инструкции по делопроизводству имеются в 35
организациях - источниках комплектования муниципального архива. Не созданы ЭК и не
разработаны положения об ЭК в 6 организациях – источниках комплектования: в отделе
по делам архивов Администрации района, управлении сельского хозяйства и
перерабатывающей промышленности, отделе по культуре и делам молодёжи
Администрации района (ответственные за ведение архива - члены ЭК Администрации
района); в судебном участке Родинского района, в Родинском участке Мамонтовского
производственного отдела «Алтайтехинвентаризация» (руководствуются решениями
соответствующих ЦЭК), у частнопрактикующего нотариуса Родинского нотариального
округа.
15. В 2012 году договоры о сотрудничестве в области архивного дела с
негосударственными учреждениями, предприятиями, общественными организациями не
заключались.
В настоящее время действуют 6 договоров с сельхозпредприятиями: ОАО
«Родинский», «Степной», «Свободный», ЗАО «Вознесенское», «Шаталовский»,
«Кучукское».
В 2012 году соглашения с федеральными структурами не заключались. Действуют
ранее заключённые соглашения с 5 организациями: ГУ Управление Пенсионного фонда в
Родинском районе, Отделением по Родинскому району Управления федерального
Казначейства Алтайского края, отделом сводных статистических работ в Родинском
районе, Управлением судебного департамента в Алтайском крае, Прокуратурой
Родинского района Алтайского края.
Договор о передаче фотодокументов в муниципальный архив с редакцией
районной газеты «Дело Октября» не заключался.
В 2012 году заключено три договора о безвозмездной передаче документов по
личному составу на хранение в муниципальный архив с конкурсным управляющим по
передачи документов по личному составу колхоза «Рассвет», ЗАО «Вознесенское», ОАО
«Родинское АТП».
16. В 2012 году проведено 2 семинара: 18 мая 2012 года семинар со специалистами
комитета по экономике и управлению муниципальным имуществом по теме
«Оформление служебных писем и исходящих документов. Значение номенклатуры дел в
правильном ведении делопроизводства», 31 ноября 2012 года семинар с секретарями
Администраций сельсоветов «Оформление служебных писем и исходящих документов.
Упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу за 2010 год.
Требования к описям дел и справочному аппарату к ним».
С председателями и членами ЭК, с работниками ликвидированных организаций
семинары не проводились. С ответственными за архивы организаций в 2012 году было
проведено 45 индивидуальных консультаций.
17. Поступление фотодокументов в отдел в 2012 году было от Администрации
Родинского сельсовета (11 фотодокументов).
Опыт отбора, приема, описания и хранения аудиовизуальных документов в
электронном виде отсутствует.
18. Новые фонды и коллекции личного происхождения не образовывались.
Коллекция документов участников Великой Отечественной войны (1941-1945 г.г.)
и воинов – интернационалистов по Родинскому району Алтайского края (Ф. Р-79)
пополнилась в 2012 году одной единицей хранения, переданной И.Г. Ореховым главным
хранителем межпоселенческого муниципального казённого учреждения культуры
«Родинский музей истории и изобразительного искусства». Это книга памяти родинцев –
участников Великой Отечественной войны (1941-1945 г.г.) «Они вернулись с победой»,
автор И.Г. Орехов.
19.
20. В 2012 году были приняты на хранение в муниципальный архив документы по
личному составу от двух организаций:
- от ЗАО «Вознесенское», пополнившие два фонда: Р-24 «Колхоз «Рассвет»
Вознесенского сельсовета Родинского района Алтайского края, с. Вознесенка» (143 ед.
хр.),
Р-81 «Закрытое акционерное общество «Вознесенское», с. Вознесенка Родинского
района Алтайского края» (232 ед.хр.);
- от ОАО «Родинское АТП» в количестве 282 ед. хр.
Всего принято 657 дел по личному составу.
21. В отделе имеется картотека о ликвидированных, реорганизованных
предприятиях и организациях, в которых указано местонахождение дел по личному
составу. При банкротстве и последующем
процессе ликвидации организаций
негосударственной формы собственности
передачу документов на хранение
осуществляют конкурсные управляющие. Взаимодействия по обеспечению сохранности
документов после ликвидации предприятия были с конкурсными управляющими,
комитетом по экономике и управлению муниципальным имуществом Администрации
района.
При прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей налоговая
инспекция требует от данных физических лиц заполнение обходного листа, где
проставляется подпись и печать заведующего отделом по делам архивов,
подтверждающая, что
имеющиеся документы по личному составу переданы в
муниципальный архив.
В двух ликвидированных предприятиях (ЗАО «Вознесенское», ОАО «Родинское
АТП») были проведены обследования, без составления справок.
Выступлений в средствах массовой информации по данным проблемам не было.
22. Фондов, в которых проводилось описание управленческой документации, нет.
На 01.01.2012 неописанных дел нет.
23. Фондов, подвергшихся переработке или усовершенствованию в 2012 году не
было.
24. В 2012 году участия в районных мероприятиях не было.
25. В 2012 году были подготовлены и проведены две выставки архивных
документов, посвящённые: памяти И.И. Тарана «… Мне трудно представить себя без
служебной работы…»
(5 октября 2012 г., зал Администрации района), празднику
работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности «Есть память,
которой не будет забвенья» (25 октября 2012 г., актовый зал Родинской средней школы №
2).
В 2012 году в районной газете «Дело Октября» была опубликована 1 статья
«Главная стройка района» (районная газета «Дело Октября» от 1 сентября 2012 г., № 35).
26. В 2012 году в день открытых дверей 1 сентября была проведена одна
тематическая экскурсия «Документы прошлого века. Их значение, хранение» (учащиеся 6
класса РСШ № 2, 16 человек) и тематическая лекция «Профессия - архивист» (учащиеся
11 класса РСШ № 1,
11 человек).
Школьные уроки, встречи с общественностью,
круглые столы не проводились.
27. Мероприятия, проводимые к юбилейным датам, рекомендованные в указаниях
по планированию, не проводились. Буклеты и книги не издавались.
28. В 2012 году была одна публикация о работе заведующего и специалиста отдела
по делам архивов, посвящённая Дню архива (районная газета «Дело Октября» от
10.03.2012 № 10, статья «На вечное хранение…», автор – корреспондент газеты Ю.
Воробьёва).
29. Одна из наиболее интересных тем, по которой работали исследователи –
«История развития совхоза «Даниловский», с. Раздольное Родинского района Алтайского
края» (исследование документов и фотографий для размещения на сайте «Раздольное-2»).
Над этой темой работала Вишнёва Любовь Ильинична, жительница с. Родино, бывшая
учительница Раздольненской средней школы.
30. В отделе имеются: компьютер Celeron (объём оперативной памяти 0,24 ГБ,
тактовая частота 90 МГц, объём жёсткого диска 10 ГБ), (б/у) копировальномножительный аппарат,
компьютер Pentium 4 (объём оперативной памяти 0,99 ГБ,
тактовая частота 2200 МГц, объём жёсткого диска 160 ГБ, Windows ХР) и лазерный
принтер. В течение года заполнялась база данных комплексной программы «Архивный
фонд», содержащая информацию на 01.01.2013. Заполненный объём МгБ. Ведение
АС госучета документов АФ РФ: 1 фонд, 5 записей (описи: № 1Н дел постоянного
хранения Прокуратуры Родинского района Прокуратуры Алтайского края (Ф.Р-60), № 1
дел постоянного хранения Судебного участка Родинского района Алтайского края (Ф.Р118), № 1л дел по личному составу закрытого акционерного общества «Вознесенское»
Родинского района Алтайского края (Ф.Р-81), № 1л дел по личному составу колхоза
«Рассвет» Вознесенского сельсовета Родинского района Алтайского края (Ф.Р-24).
Новая техника в течение года не приобреталась
Имеется локальная вычислительная сеть между двумя компьютерами отдела, Web
– сайт Администрации Родинского района Алтайского края и Web – страница
муниципального архива на сайте Администрации Родинского района (адрес: Rodino 22.ru),
подключена сеть Интернет.
31. Прочие организационные мероприятия не проводились. Студентов,
проходивших практику в отделе по делам архивов, не было.
32. Почтовый адрес: с. Родино, ул. Советская, 3, телефон 22-4-63, факс 8 385 63 22
4 01, адрес по электронной почте, archiv_rdn@ mail.ru. Куратор отдела по делам архивов
Шунк Владимир Иванович - первый заместитель главы Администрации Родинского
района, телефон бухгалтерии Администрации района 8 385 63 22 1 36.
33. Муниципальные услуги в области архивного дела, включенные в перечень
муниципальных услуг Родинского района: информационное обеспечение граждан и
юридических лиц, включающее исполнение социально-правовых и тематических
запросов. Административный регламент по предоставлению отделом по делам архивов
Администрации Родинского района Алтайского края муниципальной услуги
«Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов отдела
по делам архивов» утверждён постановлением Администрации Родинского района от 8
декабря 2011 № 82. На основании протеста прокурора Родинского района внесены
изменения в раздел 5 Административного регламента по предоставлению муниципальной
услуги отделом по делам архивов Администрации Родинского района Алтайского края,
которые утверждены постановлением Администрации Родинского района «О внесении
изменений в Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги
отделом по делам архивов» от 12 апреля 2012 года
№ 294. Данные нормативноправовые акты размещены на странице муниципального архива сайта Администрации
Родинского района.
За год по электронной почте поступило одно обращение социально-правового
характера. Через страницу сайта в сети Интернет, портал муниципальных услуг
обращения граждан не поступали. Многофункционального центра в районе нет. Сервис о
ходе исполнения обращений, запросов граждан отсутствует.
34. В сети Интернет имеется Web – сайт Администрации Родинского района
Алтайского края, где размещена Web – страница муниципального архива (адрес: Rodino
22.ru). Характер размещённой информации: в разделе «Нормативные документы» имеется
положение об отделе и адрес электронной почты, в разделе «Информационно-поисковая
система» имеются описи видеофильмов, фотодокументов, документов личного
происхождения, публикации заведующего отделом в районной газете «Дело Октября», в
разделе «Отчётная документация» размещены анализы упорядочения и передачи
документов в муниципальный архив организациями-источниками комплектования,
объяснительные записки к годовым отчётам, паспорт муниципального архива.
За 2012 год произведено 250 просмотров Web - страницы муниципального архива.
35. Копировально-множительное оборудование МВ 5815 (б/у) в настоящее время
не функционирует. Оборудование для сканирования документов отсутствует.
36. Работа по сканированию документов не проводится в виду отсутствия
оборудования для сканирования документов.
37. Работа по оцифровке описей не проводилась.
Заведующий отделом
Николаенко
20.11.2012
Н.В.
Кому
предоставляется
Управление по культуре и архивному делу Алтайского края
656049, г. Барнаул, ул. Ленина, 41
Кем
предоставляется
Отдел по делам архивов Администрации Родинского района
659780, с. Родино, ул. Советская, 3, телефон 8 385 63 22 4 63
Паспорт
отдела по делам архивов администрации
Родинского района на 1 января 2013 г.
1. Состав и объем архивных документов
Показатели
Код
Кол-во
строки фондов
А
Б
Кол-во ед. хранения
Всего
В том числе
ВнесенСекретных
в но
описи
1
2
3
4
Учтенных
особо
ценных
5
Кол-во ед.
хр. Принятых на временное хранение
Документы на
бумажной основе.
Всего
Управленческая
документация
Документы личного
происхождения
НТД
Документы по
личному составу
Кинодокументы
Фотодокументы
101
118
22827
22827
0
6
0
102
107
16113
16113
0
0
103
6
111
111
0
0
104
105
0
5
0
6603
0
6603
0
X
0
0
106
107
0
0
0
972
0
972
0
0
0
0
Фонодокументы
Видеофонограммы
108
109
0
0
0
7
0
7
0
0
0
0
МЧД
110
Микроформы на
111
правах подлинников
Итого:
112
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
117
23806
23806
0
0
X
X
1. Состав и объём архивных документов. Примечания
Показатели
Код
строки
А
Кинодокументы
Фонодокументы
Видиофонограммы
МЧД
Микроформы на правах
подлинников (кадров)
Документы личного
происхождения не внесенные в
описи (документов)
Всего
Б
106
108
109
110
111
2
0
0
13
0
0
103
0
Количество ед. учета
В том числе внесенных в описи
3
0
0
13
0
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов.
Показатели
А
Документы на
бумажной
основе.Всего:
Управленческая
документация
Документы личного
происхождения
НТД
Документы по
личному составу
Кинодокументы
Фотодокументы
Фонодокументы
Видеофонограммы
МЧД
Микроформы на
Код
строки
Б
201
Кол-во ед. хранения
Скопированных
Имеющих
для
страхового фонд польз.
фонда
1
2
Объем страх. фонда
Кол-во
Кол-во ед.
кадров
страхового
негатива
фонда
3
4
0
0
0
0
202
0
0
0
0
203
0
0
0
0
204
205
0
Х
0
0
0
Х
0
Х
206
207
208
209
210
211
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Х
Х
Х
Х
Х
0
0
0
0
0
0
0
правах под-линников
Итого:
212
0
0
0
0
3. Состав и объем научно-справочного аппарата в архивным
документам.
1.1.
Показатели
Код
строки
Описи, каталоги, базы данных.
Кол-во описей
(книг учета и
описания)
Закаталогизированно
Всего
Из них в
полном
комплекте
Кол-во
фондов
Кол-во
ед. хр.
ед .уч.
Количество
составленных
карточек
Всего
Из них
включ. в
каталоги
5
6
А
Б
1
2
3
4
Документы на
бумажной
основе.
Всего:
Управленческая
документация
Документы
личного
происхождения
НТД
Документы по
личному составу
Кинодокументы
Фотодокументы
Фонодокументы
Видеофонограм
мы
МЧД
Микроформы на
правах подлиников
Итого:
301
181
181
0
0
0
302
135
135
0
0
303
6
6
0
304
305
0
40
0
40
306
307
308
309
0
1
0
1
310
311
312
Создано без
данных о
составе и
содержании
документов
С-во Инф.
БД
объем
(в
Мбай
т)
7
8
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
183
183
0
0
0
0
0
0
1.2.
Справочно-информационные издания.
Показатели
А
Изданные справочники.
Всего:
В том числе:
Путеводители, краткие
справочники по фондам
Других типов
По административнотерриториальному делению
По истории учреждений
Код строки
Б
314
Количество
1
0
0
315
316
0
0
317
318
0
2. Состав и объем научно-справочной библиотеки.
Показатели
А
Книги и брошюры
Газеты
Журналы
Другие виды печатной
продукции
Код строки
Б
401
402
403
404
Количество
1
134
0
112
0
3. Условия хранения документов.
Показатели
А
Зданий (помещения) архива. Всего:
В том числе: специальные
Приспособленные
Протяженность стеллажных полок
( в пог .м.). Всего:
В том числе металлических
Деревянных
Смешанных
Степень загруженности (в %)
Оснащенность зданий сигнализацией
(в %) охранная
Пожарная
Код строки
Б
501
502
503
504
Количество
1
1
0
1
237
505
506
507
508
509
55
0
182
65
0.0
510
0
Закартонировано ед. хр.
Заведующий отделом
20.11.2012
511
15261
Н.В. Николаенко