"Отдел кадров коммерческой организации", 2011, N 7 СЧИТАЕМ И ВЫПЛАЧИВАЕМ ОТПУСКНЫЕ

"Отдел кадров коммерческой организации", 2011, N 7
СЧИТАЕМ И ВЫПЛАЧИВАЕМ ОТПУСКНЫЕ
В предыдущих номерах журнала мы рассказали о порядке предоставления отпусков,
исчисления стажа, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, привели примеры
заполнения необходимой распорядительной документации <1>. Сегодня остановимся на
вопросе расчета отпускных.
--------------------------------
<1> См. статью Т.В. Шадриной "Отпускной сезон", 2011. N N 5, 6.
Какова последовательность расчета отпускных? Основными документами, которые
регулируют такой расчет, являются Трудовой кодекс (в первую очередь ст. 139) и
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка
исчисления средней заработной платы" <2> (далее - Положение N 922). Сначала
необходимо определить расчетный период, затем исчислить среднюю заработную плату и,
наконец, посчитать сумму отпускных, причитающуюся работникам. Разберем каждый из
этих этапов подробно.
--------------------------------
<2> Действует в ред. от 11.11.2009.
Определяем расчетный период
Основанием как для определения расчетного периода, так и для начисления
отпускных является приказ руководителя на предоставление отпуска сотруднику.
По правилу, установленному в ч. 3 ст. 139 ТК РФ, при любом режиме работы расчет
средней заработной платы производится исходя из фактически начисленной работнику
зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев,
предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средний
заработок. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число
соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
Аналогичная норма содержится в п. 4 Положения N 922.
Обратите внимание! Коллективным договором или локальным нормативным актом
могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы, если это
не ухудшает положение работников (ч. 6 ст. 139 ТК РФ).
Согласно п. 5 Положения N 922 из расчетного периода исключается время, а также
начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством
РФ (за исключением перерывов для кормления ребенка);
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности
и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не
зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел
возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для
ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным
сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
На практике возможны ситуации, когда все рабочие дни месяца отработаны
полностью, но для расчета среднего заработка считать месяц отработанным полностью
нельзя.
Пример 1. Работнику предоставлено в счет очередного оплачиваемого отпуска 14
календарных дней с 25 июля 2011 г. Локальным нормативным актом расчетный период в
организации установлен как шесть месяцев, в данном случае - с 1 января по 30 июня 2011
г. Работник принят на работу 11 января 2011 г. В январе он отработал все 15 рабочих дней
согласно графику. Однако для расчета отпускных необходимо взять календарные дни. Как
определить количество календарных дней в данном случае?
На время, фактически отработанное в январе 2011 г., приходится 21 календарный
день (с 11-го по 31-е). Теперь можно определить количество календарных дней января,
принимаемых для расчета отпускных, - 19,92 дн. (29,4 / 31 x 21).
С аналогичной ситуацией можно столкнуться, если отпуск у работника начинается
или заканчивается в выходные дни, совпадающие с началом или окончанием
календарного месяца.
Пример 2. Сотруднику организации предоставлено 20 календарных дней очередного
отпуска с 29 января 2011 г. При этом он полностью отработал 15 рабочих дней января. В
мае сотруднику было предоставлено еще 8 календарных дней отпуска. Сколько
календарных дней января можно включить в расчетный период при определении среднего
заработка?
В целях исчисления среднего заработка январь не может считаться полностью
отработанным, так как за период с 29-го по 31-е число работнику уже была произведена
выплата среднего заработка.
В данном случае количество календарных дней, приходящихся на отработанное
время и используемых для расчета среднего заработка, составит 26,55 дн. (29,4 / 31 x 28).
Каковы особенности исчисления среднего заработка в случае, если работнику
установлено суммированное рабочее время? В данной ситуации используется общий
порядок расчета среднего заработка для оплаты отпуска, предусмотренный п. 10
Положения N 922. При этом согласно ст. 104 ТК РФ, когда по условиям производства
(работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при
выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной
категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего
времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени, чтобы
продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие
периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Напомним, что учетный
период не может превышать один год.
Таким образом, если в одном месяце работник недоработал, а в другом переработал
и при этом была соблюдена установленная норма рабочего времени, эти месяцы будут
считаться для расчета отпускных полностью отработанными.
Пример 3. Работник с суммированным учетом рабочего времени отработал по
графику в I квартале 2011 г. в январе - 120 ч, в феврале - 160 ч, в марте - 166 ч.
Все месяцы I квартала 2011 г. считаются полностью отработанными, так как всего
фактически отработано 446 ч (120 + 160 + 166), что соответствует установленной норме
рабочего времени, равной 446 ч (120 + 151 + 175).
В силу ст. 136 ТК РФ выплата отпускных должна быть произведена не позднее чем
за три дня до начала отпуска. Если он начинается с 1-го числа месяца, то на момент
начисления отпускных нет данных о размере заработной платы за предыдущий месяц. Как
поступить? Можно ли перенести расчетный период?
Нормативными документами перенос расчетного периода предусмотрен только в
случае, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически
отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период,
либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В такой
ситуации средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически
начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения N 922).
Пример 4. Сотрудница организации должна приступить к работе после окончания
отпуска по уходу за ребенком 1 июля 2011 г., при этом ей с 1 по 28 июля предоставляется
очередной оплачиваемый отпуск. В данном случае расчетный период (с 1 июля 2010 г. по
30 июня 2011 г.) состоит из времени, исключаемого из расчета средней заработной платы.
Какой расчетный период следует взять?
В приведенном примере сумму отпускных следует определить исходя из среднего
заработка, исчисленного до декретного отпуска, с 1 мая 2007 г. по 30 апреля 2008 г.
В остальных случаях, в частности когда еще не имеется точной информации о
начисленной зарплате за последний месяц, оснований для переноса расчетного периода
нет. Отметим, что если при расчете отпускных исходя из имеющихся данных о заработной
плате была начислена некорректная сумма, то по окончании отпуска надо будет
пересчитать средний заработок для отпускных и произвести доплату работнику.
Расчет средней заработной платы
Определение суммы начислений. При расчете среднего заработка необходимо
взять начисления, произведенные в расчетном периоде. Для этого учитываются все
предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего
работодателя, независимо от источников этих выплат. В п. 2 Положения N 922
уточняется, что к таким выплатам относятся:
1) заработная плата:
- начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за
отработанное время;
- начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;
- начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от
реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное
вознаграждение;
- выданная в неденежной форме;
начисленная
преподавателям
учреждений
начального
и
среднего
профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной
и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от
времени начисления;
- окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию
календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени
начисления;
2) денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное
время лицам, замещающим государственные должности РФ, государственные должности
субъектов РФ, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным
должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий,
действующих на постоянной основе;
3) денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное
время;
4) начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства
гонорары работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и
(или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского
(постановочного) вознаграждения;
5) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за
профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень,
ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими
государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон
обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.;
6) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе обусловленные районным
регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к
заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и
(или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата
работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работы;
7) вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим
работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;
8) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
9) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего
работодателя.
К сведению. Особенности порядка исчисления средней заработной платы,
установленного ст. 139 ТК РФ, определяются Правительством РФ с учетом мнения
Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Когда у работника отсутствует начисленная заработная плата или нет отработанных
дней как за расчетный период, так и до его начала, средний заработок определяется
исходя из размера заработной платы, которая начислена в месяце начала отпуска (п. 7
Положения N 922). Если у отпускника за время работы в компании вообще не было
начисленной заработной платы, его средний заработок определяется исходя из
установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада) (п. 8 Положения N
922).
Приведем таблицу, в которой определен порядок расчета средней заработной платы
в зависимости от наличия начислений в расчетном периоде.
Начисления за расчетный период
В расчетном периоде нет начислений
либо они исключаются из расчета в
соответствии с п. 5 Положения N 922
Начислений нет ни в расчетном
периоде, ни до его начала
Начислений нет ни в расчетном
периоде, ни до его начала, ни в
месяце начала отпуска
Средний заработок рассчитывается
Исходя из начислений в предыдущем
периоде, равном расчетному
Исходя из начислений в месяце, когда
начался отпуск
Исходя из тарифной ставки (оклада)
Обратите внимание! Если организация установила расчетный период, отличный от
предусмотренного ч. 3 ст. 139 ТК РФ, то средний дневной заработок придется
рассчитывать два раза: сначала исходя из расчетного периода продолжительностью,
установленной в организации, а затем по общим правилам (исходя из расчетного периода
продолжительностью 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение
которого за работником сохраняется средняя заработная плата). Далее полученные суммы
сравниваются. Выбрать для начисления отпускных необходимо большую сумму. Дело в
том, что применение иного расчетного периода возможно только при условии, что это не
ухудшает положение работников.
Определение среднедневного заработка. Средний дневной заработок для оплаты
отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется по формуле:
Сумма начисленной заработной платы
Средний дневной заработок = ------------------------------------------12 x 29,4 (среднемесячное число календарных
дней)
Если из расчетного периода исключалось время в соответствии с нормами п. 5
Положения N 922, средний дневной заработок исчисляется следующим образом (абз. 2, 3
п. 10 Положения N 922):
Сумма начисленной заработной платы
Средний дневной заработок = --------------------------------------29,4 x Количество
Количество дней
месяцев, полностью + в неполных месяцах
отработанных в
расчетного периода
расчетном периоде
При этом количество дней в неполных месяцах расчетного периода определяется
следующим образом:
Количество дней
29,4
Количество календарных дней,
в неполном
= ---------------------- x приходящихся на отработанное
месяце
Количество календарных
в месяце время <*>
дней в месяце
--------------------------------
<*> При расчете учитываются календарные дни, то есть выходные и нерабочие
праздничные дни из расчета не исключаются.
Пример 5. Сотруднику организации предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с
1 июля 2011 г. сроком на 14 календарных дней. Должностной оклад - 30 000 руб. В
коллективном договоре предусмотрен период для расчета средней заработной платы - 12
месяцев (в данном случае - май 2010 - июнь 2011 г.). При этом в расчетном периоде с 16
по 20 мая сотрудник был в командировке.
Заработная плата, учитываемая при расчете суммы отпускных, составит 352 500 руб.
(30 000 руб. x 11 мес. + 22 500 руб.), где 22 500 руб. (30 000 руб. / 20 x 15) - заработная
плата за 15 дней, фактически отработанных в мае 2011 г.
Средний дневной заработок составит 1012,76 руб. (352 500 руб. / (29,4 x 11 мес. +
24,66 дн.)), где 24,66 дн. (29,4 / 31 x 26) - количество календарных дней, приходящихся на
время, фактически отработанное в мае 2011 г.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях,
в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, а также для выплаты компенсации за
неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной
платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Индексация заработной платы. Пунктом 16 Положения N 922 предусмотрено, что
в случае повышения в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных
ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок
работников необходимо проиндексировать. Порядок индексации будет зависеть от того,
когда произошло повышение (в расчетном периоде, после расчетного периода до начала
отпуска или в период отпуска). Приведем схему.
Индексация среднего заработка в связи с повышением оклада
┌─────────────────────────────────┐
┌─────────────────────────────────┐
│Оклад повышен в расчетном периоде├────>│Индексируются начисления каждого │
│
│
│месяца начиная с месяца повышения│
└─────────────────────────────────┘
└─────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────┐
┌─────────────────────────────────┐
│Оклад повышен после расчетного
├────>│Индексируется сумма среднего
│
│периода, но до начала отпуска
│
│заработка
│
└─────────────────────────────────┘
└─────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────┐
┌─────────────────────────────────┐
│Оклад повышен в период отпуска
├────>│Индексируется сумма отпускных
│
│
│
│начиная со дня повышения
│
└─────────────────────────────────┘
└─────────────────────────────────┘
При увеличении заработной
платы в расчетном периоде коэффициент
пересчета следует вычислять исходя из оклада, установленного в месяце
расчетного периода, в котором было последнее повышение окладов. Например,
если в течение
расчетного
периода
повышение зарплаты сотрудников
производилось дважды, то сумма начисленной зарплаты за расчетный период
(Зрп
) определяется по формуле:
SUM
Зрп
= З
SUM
x К
1
+ З
1
x К
2
2
+ З ,
3
где З - сумма заработной платы за месяцы до первого повышения;
1
З - сумма заработной платы за месяцы после первого повышения;
2
З - сумма заработной платы за месяцы после второго повышения;
3
К , К - коэффициенты индексации, расчет которых производится следующим
1
2
образом: К = З / З ; К = З / З .
1
3
1
2
3
2
В соответствии с абз. 5 п. 16 Положения N 922 в случае, если при повышении в
организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов
(должностных окладов), денежного вознаграждения изменяется перечень ежемесячных
выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному
вознаграждению и (или) их размеры, средний заработок повышается на коэффициенты,
которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов
(должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее
установленные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное
вознаграждение и ежемесячные выплаты.
Таким образом, коэффициент индексации зависит не только от того, насколько
повысился оклад, но и от того, изменились ли при этом другие ежемесячные выплаты в
пользу работников организации или структурного подразделения.
Выплачиваем отпускные
В соответствии с п. 9 Положения N 922 сумма отпускных определяется по формуле:
Сумма
= Количество календарных x Средний дневной заработок
отпускных
дней отпуска
работника
Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни в число календарных дней
отпуска не включаются.
Пример 6. Воспользуемся условиями примера 5.
Сумма отпускных составит 14 178,64 руб. (1012,76 руб. x 14 дн.).
Важный момент. Прежде чем приступить к расчету, сравните сумму среднего
заработка с МРОТ. Если работник в расчетном периоде отработал полностью норму
рабочего времени и выполнил свои трудовые обязанности, его средний месячный
заработок не может быть меньше МРОТ, определенного федеральным законодательством.
Напомним, что МРОТ, установленный ст. 1 Федерального закона от 24.06.2008 N 91-ФЗ и
применявшийся до 1 июня 2011 г., составлял 4330 руб., после этой даты - 4611 руб. (ст. 1
Федерального закона от 01.06.2011 N 106-ФЗ "О внесении изменения в статью 1
Федерального закона "О минимальном размере оплаты труда").
Как уже было отмечено, на основании ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не
позднее чем за три дня до его начала. При нарушении установленного срока оплаты
отпуска работодатель обязан выплатить отпускные с процентами в размере не ниже 1/300
действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок
сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока
выплаты по день фактического расчета включительно. Соответствующие положения
содержатся в ст. 236 ТК РФ.
Н.И.Будакова
Эксперт журнала
"Отдел кадров
коммерческой организации"
Подписано в печать
30.06.2011