сайте корпорации Microsoft - Электронные офисные системы

ПРИМЕР ВНЕДРЕНИЯ РЕШЕНИЯ MICROSOFT
Обзор решения
Заказчик
Кабинет Министров Республики
Башкортостан
Участники
 Республиканские органы
государственной власти
(Администрация Президента РБ,
Госсобрание РБ, Аппарат Кабинета
Министров РБ, министерства,
госкомитеты, ведомства);
 Республиканские органы местного
самоуправления (администрации
районов и городов республики) и
ведомственные организации (РОНО,
РайФО и др.).
Ситуация
В связи с необходимостью повышения
эффективности работы служащих
требовалась единая
автоматизированная система
делопроизводства и
документооборота, охватывающая все
уровни государственной власти в
республике.
Преимущества решения
 сокращение затрат рабочего


времени сотрудников на поиск
необходимых документов;
устранение дублирования
документов;
ускорение обмена информацией
между различными
государственными организациями;
 повышение уровня дисциплины
сотрудников.
Решение
Установка и настройка системы
«Дело» во всех органах
государственной власти и
администрациях городов и районов
Республики Башкортостан, а также
организация единого
документооборота между
государственными организациями всех
уровней.
Продукты и технологии
Microsoft, использованные в
проекте
 Microsoft Windows 9x, NT 4.0, 2000 и
Microsoft Internet Information Server
4.0
 Microsoft SQL Server 7.0, 2000
 Microsoft Database Engine
 Microsoft Internet Explorer 4.0 SP1
или 5.0
 Microsoft Exchange Server
 Microsoft Index Server 2.0
 Microsoft Office 97 и выше
Республика Башкортостан
В органах государственной власти и
местного самоуправления Республики
Башкортостан внедряется единая
автоматизированная система
делопроизводства и документооборота
Руководство Республики Башкортостан уделяет первостепенное
значение вопросам внедрения и использования современных
информационных технологий. Одной из важнейших задач,
решаемых в этой области, стало создание единой
автоматизированной
системы
делопроизводства
и
документооборота в республиканских органах государственной
власти.
Внедрение первой очереди системы осуществлено в 1999-2000
годах. В качестве базового решения была выбрана система
«Дело-96», разработанная московской компанией «Электронные
офисные системы» на базе продуктов и технологий Microsoft.
Опытная эксплуатация первой очереди системы и отработка
технологий электронного документооборота осуществлялись в
Администрации Президента РБ, Аппарате Кабинета Министров
РБ, Министерстве финансов РБ и Министерстве экономики и
антимонопольной политики РБ.
На
основании
полученного
положительного
опыта
Правительство Республики Башкортостан приступило в 2001
году к внедрению второй очереди системы, охватывающей уже
все республиканские органы власти и районные администрации.
Работы по реализации этого проекта планируется завершить к
концу 2002 года.
Использование продуктов и технологий Microsoft позволило
организовать полномасштабный обмен защищенными и
авторизованными документами как внутри организации, так и
между территориально удаленными подразделениями или
различными организациями по электронной почте.
Ситуация
В соответствии с указами Президента Республики Башкортостан в
1994 году был образован Координационный совет по внедрению
информационных технологий (ИТ) при Кабинете Министров республики.
Совет формирует комплексные программы, направленные на расширение
использования информационных технологий в государственном секторе,
и координирует наиболее важные направления работ, связанных с
применением вычислительной техники. При Координационном совете
действует рабочий и экспертный орган – рабочая комиссия, в состав
которой входят руководители компьютерных и информационных служб
республиканских министерств и ведомств.
К концу 90-х годов в ряде государственных организаций Башкирии
уже действовали разнообразные информационные системы. Однако все
они основывались на разных стандартах обработки информации, имели
ограниченные средства обмена информацией или не имели их вовсе. Но
главное – ни одна из систем не обеспечивала автоматизацию
делопроизводства на современной основе с использованием
возможностей учрежденческой компьютерной сети.
В связи с новыми требованиями, которые предъявляет вхождение
республики в российское и мировое информационное сообщество, и
необходимостью повышения эффективности работы служащих,
требовалось
создать
единую
автоматизированную
систему
делопроизводства и документооборота, которая бы охватывала все
республиканские органы государственной власти и местного
самоуправления.
Формирование единого информационного пространства для
органов государственной и муниципальной власти
В соответствии с распоряжением Кабинета Министров РБ от 12
августа 1998 года рабочая комиссия Координационного совета провела
обзор и сравнительный анализ систем делопроизводства и
документооборота и на основании полученных данных выбрала систему
«Дело-96», разработанную московской компанией «Электронные
офисные системы». Опытная эксплуатация первой очереди системы и
отработка технологий электронного документооборота осуществлялись в
Администрации Президента РБ, Аппарате Кабинета Министров РБ,
Министерстве финансов РБ и в Министерстве экономики и
антимонопольной политики РБ, где в 1999-2000 годах были установлены
первые 4 комплекта системы.
На основании полученного положительного опыта использования
первой очереди системы автоматизации делопроизводства и
документооборота правительство Республики Башкортостан посчитало
необходимым продолжить работы в данной области и приступить в 2001
году к реализации масштабного проекта внедрения второй очереди
системы. По словам первого заместителя Премьер-министра республики
-2-
«Внедрение новых технологий
должно повысить
эффективность работы
служащих на разных уровнях
государственной власти за счет
организации удобного поиска
необходимых документов. А
использование продуктов
Microsoft, в частности SQL
Server 2000, при создании
решения обеспечивает
надежный доступ к информации
и разнообразные средства
управления данными. Кроме
того, государственные
организации получают
возможность снизить расходы
на сопровождение системы,
поскольку стоимость обучения
специалистов и поддержки
значительно ниже, чем для
аналогичных решений других
фирм».
Андрей Молотков,
руководитель проекта по
внедрению
автоматизированной системы
делопроизводства и
документооборота в Аппарате
Кабинета Министров
Республики Башкортостан
Николая Сигакова, «в рамках проекта предполагается полный охват всех
органов государственной власти и администраций районов и городов
Республики Башкортостан и объединение электронных информационных
потоков в единую автоматизированную систему делопроизводства и
документооборота».
Система
должна
поддерживать
организациями различных уровней (рис.1):
документооборот
между

республиканские органы государственной власти (Администрация
Президента РБ, Госсобрание РБ, Аппарат Кабинета Министров РБ,
министерства, госкомитеты, ведомства);
 органы местного самоуправления (администрации районов и
городов республики) и ведомственные организации (РОНО,
РайФО и др.).
Документооборот между организациями всех уровней должен
производиться с помощью интегрированной подсистемы обмена
электронными сообщениями (по электронной почте).
Внедрение второй очереди
следующих двух основных задач:
системы
предполагает
решение

оснащение государственных организаций компьютерной техникой и
телекоммуникационным оборудованием. В организациях первого
уровня предусматривается создание локальных вычислительных
сетей (ЛВС), которые должны иметь выход в корпоративную
телекоммуникационную
сеть.
Службы
документационного
обеспечения организаций второго уровня должны быть
оборудованы автономными персональными компьютерами, также
имеющими выход в корпоративную телекоммуникационную сеть.

установка специализированного программного обеспечения,
предназначенного для автоматизации делопроизводства и
документооборота как внутри одной организации, так и между ними
на уровне «входящий» – «исходящий».
Результатом внедрения второй очереди системы к концу 2002 года
должна стать полная автоматизация делопроизводства и переход на
электронный документооборот во всех органах власти и районных
администрациях Республики Башкортостан.
3
«В рамках проекта
предполагается полный охват
всех органов государственной
власти и администраций
районов и городов
Республики Башкортостан и
объединение их электронных
информационных потоков в
единую автоматизированную
систему делопроизводства и
документооборота».
Первый заместитель
Премьер-министра
Республики Башкортостан
Николай Сигаков
Рис. 1. Схема взаимодействия органов государственной
власти и местного самоуправления Республики Башкортостан
с помощью единой автоматизированной системы
делопроизводства и документооборота (САДД)
Использование
продуктов
и
технологий
Microsoft
обеспечивает новые возможности ведения делопроизводства
и документооборота
В качестве основы для реализации второй очереди проекта была
выбрана система «Дело» (версия 7.6), разработанная компанией
«Электронные офисные системы» на платформе Microsoft. Эта система
обеспечивает ряд ключевых возможностей для организации
внутриведомственного
и
межведомственного
электронного
документооборота:

соответствие
всем
делопроизводства;

интеграция с различными программами создания файлов
документов, в том числе, с пакетом FineReader 4.0 для
сканирования бумажных оригиналов; а также интеграция с
современным многофункциональными офисными аппаратами;
нормам
4
и
правилам
российского

управление правами и полное протоколирование действий
пользователей с электронными документами;

сертифицированные ФАПСИ по уровню "КС1" механизмы
шифрования и авторизации (электронная подпись) CryptoPRO
CSP;

поддержка библиотеки электронных документов, содержащей
удобные
поисковые
механизмы
и
доступ
из
сети
1
Интернет/интранет ;

возможность обмена защищенными и авторизованными
документами как внутри организации, так и между
территориально удаленными подразделениями и организациями.
В организациях первого уровня (республиканских министерствах,
государственных комитетах и крупных ведомствах) устанавливается
многопользовательская сетевая версия системы «Дело-Предприятие» на
базе СУБД Microsoft SQL Server 2000.
Благодаря тесной интеграции Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft
Windows данная система обладает высокой масштабируемостью и
соответствует самым высоким стандартам, предъявляемым к
корпоративным базам данных. Как показывают эталонные тесты SAP R/3
Sales and Distribution Standard Benchmark, масштабируемость Microsoft
SQL Server превышает аналогичный показатель для Oracle на 53%.
Использование Microsoft SQL Server 2000 позволяет предоставить
пользователям надежный доступ к информации и разнообразные средства
управления данными. Обеспечивается высокая производительность
сервисов, интенсивно работающих с данными, а также существенно
расширяются возможности создания хранилищ данных и анализа их
содержимого. Кроме того, Microsoft SQL Server 2000 включает удобные
инструменты
администрирования,
упрощающие
установку
и
использование СУБД.
Система «ДЕЛО-Предприятие» обеспечивает интерфейс доступа к
данным с помощью набора элементов управления ActiveX 2,
разработанных в соответствии с технологией COM3 корпорации
Microsoft. Применение данной технологии позволяет разрабатывать и
эксплуатировать любые программы, которые интегрируются с системой
«ДЕЛО-Предприятие», в среде Microsoft Windows.
Интранет – внутрикорпоративная сеть, использующая стандарты, технологии и
программное обеспечение Интернета. Интранет может быть изолирован от внешних
пользователей или функционировать как автономная сеть, не имеющая доступа извне.
2
Элементы управления ActiveX – обычные программные инструменты или части
больших прикладных систем, которые могут быть запущены из других программ.
3
COM (Component Object Model) – модель составных объектов. Стандарт Microsoft,
описывающий правила создания и взаимодействия объектов в среде Windows.
5
1
В небольших организациях второго уровня (с количеством
персональных
компьютеров
не
более
50)
используется
однопользовательская полнофункциональная версия системы «ДЕЛОСекретарь», предназначенная для ведения локального делопроизводства и
организации обмена документами с удаленными подразделениями. В эту
версию встроен механизм обработки данных Microsoft Data Engine
(MSDE), совместимый с серверной системой управления базами данных
(СУБД) Microsoft SQL Server 7.0.
Новая
система
–
новый,
более
высокий
эффективности работы государственных служащих
уровень
Внедрение системы делопроизводства и документооборота в органах
государственной власти и местного самоуправления Республики
Башкортостан создало принципиально новые условия для более
эффективной организации работы с документами. Так, данная система
обеспечивает автоматический прием документа, поступившего по
любому из электронных каналов (факс, электронная почта), его
первичную регистрацию в любом подразделении и последующий
централизованный контроль за его движением с возможностью
формирования сводок об исполнении документов.
«С помощью системы “Дело” нам удается избежать трудоемкого
дублирования процедур регистрации. Сведения о документе – такие как
краткое содержание, дата создания, регистрационный номер, подпись,
резолюция, тематика и т.д. – всего один раз заносятся в регистрационноконтрольную карточку и помещаются в базу данных, а затем просто
извлекаются оттуда по запросу пользователя. Благодаря этому
сокращается время доставки корреспонденции, предотвращается
дублирование работы операторов по вводу информации, а также
снижаются материальные и трудовые затраты на доставку и повторную
регистрацию корреспонденции», — поясняет Андрей Молотков,
руководитель проекта по внедрению автоматизированной системы
делопроизводства и документооборота в Аппарате Кабинета Министров
Республики Башкортостан.
Система «Дело» также позволяет формировать реестры рассылки,
отправлять документы в другие учреждения с помощью систем
электронной почты, осуществлять поиск документов по всем картотекам
в информационной базе документов учреждения по сочетанию любых
реквизитов регистрационной карточки, в том числе и контекстный поиск.
Эти и многие другие возможности значительно облегчают работу
сотрудников, делают ее намного эффективнее.
6
«С помощью системы “Дело”
нам удается избежать
трудоемкого дублирования
процедур регистрации.
Сведения о документе – такие
как краткое содержание, дата
создания, регистрационный
номер, подпись, резолюция,
тематика и т.д. – всего один раз
заносятся в регистрационноконтрольную карточку и
помещаются в базу данных, а
затем просто извлекаются
оттуда по запросу
пользователя. Благодаря этому
сокращается время доставки
корреспонденции,
предотвращается дублирование
работы операторов по вводу
информации, а также
снижаются материальные и
трудовые затраты на доставку и
повторную регистрацию
корреспонденции».
Андрей Молотков,
руководитель проекта по
внедрению
автоматизированной системы
делопроизводства и
документооборота в Аппарате
Кабинета Министров
Республики Башкортостан
В результате, благодаря внедрению автоматизированной системы
делопроизводства и документооборота органы государственной власти и
местного самоуправления Республики Башкортостан могут решить целый
ряд важных задач:

повысить исполнительскую
документами;

усовершенствовать технологии работы с документами;

усилить контроль за прохождением документов в органах
государственной власти;

интегрировать разрозненные и несовместимые системы
документооборота, имеющиеся в различных республиканских
учреждениях и ведомствах, в единую систему делопроизводства и
документооборота;

уменьшить вероятность потери документов;

сократить время поиска документов;

унифицировать программное
различных организациях;

ускорить взаимодействие между удаленными пользователями.
дисциплину
обеспечение,
при
работе
используемое
с
в
«Внедрение новых технологий должно повысить эффективность
работы служащих на разных уровнях государственной власти за счет
организации удобного поиска необходимых документов, – говорит в
заключение Андрей Молотков. – А использование продуктов Microsoft, в
частности SQL Server 2000, при создании решения обеспечивает
надежный доступ к информации и разнообразные средства управления
данными. Кроме того, государственные организации получают
возможность снизить расходы на сопровождение системы, поскольку
стоимость обучения специалистов и поддержки значительно ниже чем
для аналогичных решений других фирм».
Дополнительные сведения
Информация о других успешных проектах, реализованных на базе технологий
Microsoft, доступна по адресу http://www.microsoft.com/rus/industry/solutions/.
Информация об успешных проектах в сфере государственного управления,
реализованных на базе технологий Microsoft, доступна на веб-сервере
«Государство в XXI веке» по адресу http://www.microsoft.com/rus/government/.
Май 2002 г.
7
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ
ИНФОРМАЦИЯ
Дополнительную информацию о
технологиях, продуктах и решениях
Microsoft можно получить на веб-сервере
http://www.microsoft.com/rus/industry/
© 2002 Microsoft Corporation.
Все права защищены.
Данный документ носит исключительно
информационный характер. В ДАННОМ
ОБЗОРЕ MICROSOFT НЕ ДАЕТ НИКАКИХ
ПРЯМЫХ ИЛИ КОСВЕННЫХ ГАРАНТИЙ.
Microsoft, Windows являются
охраняемыми товарными знаками
корпорации Microsoft в США и/или других
странах.
Другие названия продуктов и компаний,
упомянутые в данном документе,
являются товарными знаками
соответствующих владельцев.