Делопроизводство в обособл.подразделении

1
Как оформлять документы в обособленном подразделении
Как известно, организации, в том числе и имеющие обособленные подразделения,
должны вести единую кассовую книгу, книгу покупок и книгу продаж. Счета-фактуры должны
иметь сквозную нумерацию. Но что делать, если обособленное подразделение находится на
значительном расстоянии от головной организации и выполнить требования законодательства
не так-то просто?
Прежде всего напомним, что к обособленным подразделениям Налоговый кодекс
причисляет не только филиалы и представительства, созданные в соответствии с
Гражданским кодексом. К таковым он относит любые подразделения, которые отвечают
условиям, прописанным в статье 11 НК РФ.
Обособленным признается любое территориально обособленное от организации
подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Подразделение признается обособленным независимо от того, отражено ли его создание в
учредительных документах, и от полномочий, которыми оно наделяется. Рабочие места
считаются стационарными, если они созданы на срок более одного месяца. А местом
нахождения обособленного подразделения признается место осуществления организацией
деятельности через это подразделение. Такое определение приведено в пункте 2 статьи 11
Налогового кодекса.
Организации подлежат постановке на учет по месту нахождения каждого обособленного
подразделения (п.1 ст.83 НК РФ).
Особенности ведения кассовых операций в обособленных подразделениях
Чтобы осуществлять расчеты наличными деньгами, каждая организация должна иметь
кассу и вести кассовую книгу. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в
кассовой книге. Записи в ней делает кассир сразу же после получения или выдачи денег по
каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Это установлено Порядком
ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета
Директоров Банка России от 22.09.93 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
Нередко обособленное подразделение находится на значительном расстоянии от
головной организации. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в этом подразделении в
момент их осуществления не представляется возможным. А, как известно, за несоблюдение
порядка ведения кассовых операций организации грозит штраф от 400 до 500 МРОТ (40 000 50 000 руб.). К тому же штраф от 40 до 50 МРОТ может налагаться на руководителя и главного
бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Возникает вопрос: может ли организация в связи со спецификой
своей деятельности (есть удаленное подразделение) иметь более одной кассовой книги? Не
может.
В Порядке ведения кассовых операций сказано, что каждая организация ведет только
одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана.
Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. Тогда по окончании года или при
необходимости ее листы брошюруются, подписываются руководителем и главным
бухгалтером и опечатываются.
Чтобы выполнить требования закона, обособленное подразделение может вести свою
кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации.
Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой
книги по организации в целом. Обратите внимание: такой порядок необходимо закрепить в
учетной политике организации, а в графике документооборота указать момент передачи книги
из обособленного подразделения в головное.
Пример
Организация, зарегистрированная в г. Москве, имеет розничный магазин в области. В
учетной политике организации закреплено, что магазин ведет раздел кассовой книги
самостоятельно и представляет его в головную организацию не позднее трех рабочих дней по
2
окончании месяца. За октябрь 2003 года выручка от реализации подразделения составила 240
000 руб. (в том числе НДС - 40 000 руб.). Кроме того, в октябре подразделение произвело
возврат денег на сумму 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.). Раздел кассовой книги
подразделения представлен в головную организацию 2 ноября 2003 года.
Хозяйственные операции по обособленному подразделению указываются итоговыми
суммами на конец месяца.
31 октября 2003 года бухгалтер головной организации должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 90-1
- 238 800 руб. (240 000 руб. - 1200 руб.) - отражена выручка от реализации розничного
магазина;
Дебет 90-2 Кредит 68 (76)
- 39 800 руб. (40 000 руб. - 200 руб.) - начислен НДС с выручки розничного магазина.
Говоря о порядке ведения кассовых операций, нельзя не затронуть еще одну проблему как нумеровать приходные и расходные ордера. Сквозная нумерация по организации в целом
неприменима для предприятий, имеющих удаленные обособленные подразделения. Поэтому
такие предприятия могут резервировать номера для своих обособленных подразделений. Они
также могут присвоить обособленному подразделению внутренний код, который будут
указывать в своей нумерации, а через дробь - порядковый номер документа в обособленном
подразделении. Например, приходно-кассовый ордер N 12/025, где 12 - код обособленного
подразделения, а 025 - номер по порядку приходно-кассового ордера в этом подразделении.
Если организация резервирует номера для своих подразделений, может случиться так, что у
одного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату больше номера на позднюю
дату у другого подразделения. Это нарушает правила возрастания номеров по организации в
целом. Поэтому предприятиям лучше применять составной номер. Порядок нумерации и коды
обособленных подразделений необходимо закрепить в учетной политике. Кроме того, следует
определить сроки сдачи документов в головную организацию.
Теперь несколько слов о лимите остатка кассы. Наличные деньги, поступающие в кассы
предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета
этих предприятий. Об этом гласит пункт 2.2 Положения о правилах организации наличного
денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 N 14-П,
утвержденного Советом Директоров Банка России (далее - Положение).
Подпунктами 2.5 и 2.6 Положения установлено, что в кассах предприятий могут храниться
наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по
согласованию с руководителями этих предприятий. Все же наличные деньги сверх
установленных лимитов должны быть сданы в учреждение банка.
Лимит остатка наличных денег в кассе ежегодно устанавливают учреждения банков всем
предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо
от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Для этого предприятие
представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание,
расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и
оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его
кассу" (п.2.5 Положения).
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями
банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости
ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы
учреждений банков (п.2.4 Положения).
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных
лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими
банками (п.6 Порядка ведения кассовых операций).
Для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы не
могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные деньги в банк, срок сдачи может
устанавливаться на следующий день. Наличные могут сдаваться на следующий день и в
случае, если у банка нет вечерней кассы или отсутствует вечерняя инкассация. В таких
случаях лимит остатка кассы устанавливается в пределах среднедневной выручки (п.2.4
3
Положения).
Если обособленные подразделения не имеют отдельного баланса и отдельных счетов в
банках, для предприятия устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих
подразделений. Часть единого лимита, приходящаяся на обособленное подразделение,
доводится до его сведения приказом руководителя предприятия (п.2.5 Положения).
Для филиалов, составляющих отдельный баланс и имеющих счета в учреждениях банков,
лимит остатка наличных денег устанавливается обслуживающими учреждениями банков по
месту открытия соответствующих счетов.
Допустим, у предприятия несколько счетов в различных банках. Тогда предприятие по
своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатка
кассы. После его установления в этом учреждении банка предприятие направляет в
остальные уведомления о размере установленного лимита остатка кассы. При проверке
данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом.
Если предприятие не предоставило расчет лимита остатка кассы, он считается нулевым,
а вся несданная наличная выручка - сверхлимитной.
Поэтому во избежание административной ответственности необходимо согласовать с
банком и утвердить порядок и сроки сдачи наличных денег с учетом режима работы как самой
организации (структурного подразделения), так и обслуживающего банка.
Особенности оформления и учета счетов-фактур, книги
покупок и книги продаж в обособленных подразделениях
Продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (ленты
контрольно-кассовых машин, бланки строгой отчетности), которые составляются при
совершении операций, признаваемых объектами обложения НДС, в том числе и не
подлежащих налогообложению. Это установлено пунктом 16 Правил ведения журналов учета
полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу
на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N
914 (далее - Правила).
Учет счетов-фактур, выставленных покупателям, продавцы ведут в хронологическом
порядке (п.2 Правил). При реализации счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней с
момента отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Такой порядок установлен
пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса.
Организации, в состав которых входят обособленные подразделения, уплачивают НДС по
месту постановки на учет без распределения по таким подразделениям. Это установлено
пунктом 50 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную
стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации. Документ утвержден приказом МНС
России от 20.12.2000 N БГ-3-03/447.
Когда организация реализует товары через обособленные подразделения, счета-фактуры
на отгруженные товары выставляются покупателям этими подразделениями и нумеруются в
порядке возрастания номеров по организации в целом. Возможно как резервирование
номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного
подразделения. Такой порядок установлен пунктом 5 письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
Обратите внимание: счет-фактуру, выставленный обособленным подразделением, может
подписать любой работник организации. Для этого руководитель предприятия выпускает
приказ с перечнем лиц, которые вправе поставить подпись в счетах-фактурах за руководителя
и главного бухгалтера (п.6 ст.169 НК РФ).
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж
ведутся обособленными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых
книг покупок и продаж организации. По окончании налогового периода эти разделы
представляются подразделениями для оформления единых книг покупок и продаж
налогоплательщика и составления декларации по налогу на добавленную стоимость. Такой
порядок рекомендован пунктом 5 письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 "О
4
применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Порядок
оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, а также сроки представления этих
документов в головную организацию должны быть отражены в учетной политике для целей
налогообложения.
"Российский налоговый курьер", N 22, ноябрь 2003 г.