Использование Microsoft Word ХР для создания организационно

Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
1
Использование Microsoft Word ХР для
создания организационнораспорядительных документов (ОРД)
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
ОУ
3
Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами
Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации
Понятие и состав реквизитов ОРД
Реквизиты заголовочной части документа
Реквизиты содержательной части документа
Реквизиты оформляющей части документа
Требования к бланкам документов
ЗНАКОМСТВО С ИНТЕРФЕЙСОМ, ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОМ.
ФОРМАТИРОВАНИЕ
4
5
5
7
13
13
13
15
Основы построения текста
15
Основные элементы документа Microsoft Word
Панели инструментов
17
18
Работа с текстом
Шрифт
Абзац
Список
19
19
21
23
Дополнительные элементы документа Microsoft Word
Символ
Табуляция
Колонтитулы
25
25
26
27
Дополнительные приемы работы с текстом
Копирование текста. Смарт-тэги
Стиль документа
Шаблоны
Проверка правописания и орфографии
Статистика
Открытие документа
28
28
29
29
31
32
32
Практическое задание
33
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ
2
33
Настройка границ и заливка таблицы
36
РАБОТА С ИЗОБРАЖЕНИЯМИ
38
Вставка рисунков
Размещение изображения на странице
Изменение размеров изображения
Настройка изображений
38
39
40
40
Использование инструментов рисования
Создание графических объектов
Соединение графических объектов в единую схему
Вставка объектов WordArt
41
41
44
44
Контрольное задание
44
СОЗДАНИЕ ШАБЛОНОВ ОРД
Создание шаблона письма
Настройка параметров страницы шаблона
Создание таблицы
Создание шаблона приказа
Создание документа на базе шаблона
Контрольное задание
ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА
Контрольное задание
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
Контрольное задание
Полезные советы
Организация тарификации на новый учебный год
Назначение педагогической нагрузки
Доплаты за проверку письменных работ
Доплаты за классное руководство
Изменение и перераспределение учебной нагрузки
Доплаты за заведование специальными кабинетами
Доплаты за спортивно-оздоровительную работу
Утверждение штатного расписания
Назначение нагрузки административно-вспомогательному персоналу
Организация дополнительных образовательных услуг
Закрытие учебных курсов дополнительного образования
Установление компенсирующих доплат и надбавок
Установление стимулирующих надбавок
Аттестация рабочих мест
Организация охраны труда
Обеспечение безопасности учебно-воспитательного процесса
Утверждение инструкции по охране труда
Мероприятия по ГО и ЧС
Повышение профессионального роста педагогов
Организация финансово-хозяйственной деятельности
Организация учебно-воспитательного процесса
Другие распорядительные документы
Нумерация приказов
45
45
45
46
47
48
49
49
52
52
52
53
53
53
53
54
54
54
54
55
55
55
55
56
56
57
57
57
58
58
58
58
59
59
60
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
3
Организационно-распорядительная
деятельность руководителя ОУ
Директор образовательного учреждения является одновременно и
педагогом (обучает и воспитывает детей) и официальным должностным лицом в педагогическом коллективе, наделенным определенными полномочиями администратора-распорядителя. Это обязывает
директора принимать оперативные, конкретные и четкие решения по
всем вопросам, которые выдвигает жизнь школьного коллектива.
Специфика такой работы находит свое выражение в организационно-распорядительной деятельности. Руководитель образовательного учреждения регламентирует и нормирует школьную жизнь, создает и реализует распорядительные акты, лежащие в основе функционирования учреждения.
Организационно–распорядительная деятельность как один из видов управленческой деятельности подчиняется определенным закономерностям, осуществляется в соответствии с
основными принципами, знание которых дает возможность руководителю строить ее на
научной основе. Формами ее реализации являются распоряжения, приказы и др. управленческие документы.
Управление образовательным учреждением неизбежно требует создания многих видов
управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного
управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Именно документы,
т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при
решении хозяйственных споров или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками. Многие виды управленческих документов образовательное учреждение обязано
предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, а также
при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Руководители организаций несут персональную ответственность за документы, образующиеся в учреждении, и должны быть знакомы с Основами законодательства России об
архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Содержание предлагаемого Вам занятия построено с учетом действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.
При отборе содержания занятия была учтена практика проведения ревизий и требования
Государственной налоговой инспекции, а также Федеральной архивной службы России к
документам, особенно к такой их части, как «подготовка, систематизация и хранение организационно-распорядительной документации». Учитывалась также практика арбитражных судов при рассмотрении хозяйственных споров и народных судов при рассмотрении трудовых конфликтов.
Оптимально организованная работа по созданию, систематизации и хранению организационно-распорядительных документов даст возможность директору сосредоточить вни-
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
4
мание на решении задач развития образовательного учреждения, организационнохозяйственной и учебно-воспитательной деятельности.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
3. Унифицированная система отчетно-статистической документации.
4. Унифицированная система документации по труду.
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении
распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления, которая включает следующие документы:
Документация по созданию образовательного учреждения.
Документация по реорганизации образовательного учреждения.
Документация по ликвидации организации образовательного учреждения.
Документация по распорядительной деятельности образовательного учреждения.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности образовательного учреждения.
6. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности образовательного учреждения.
7. Документация по приему на работу.
8. Документация по переводу на другую работу.
9. Документация по увольнению с работы.
10. Документация по оформлению отпусков.
11. Документация по оформлению поощрений.
12. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
1.
2.
3.
4.
5.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по
административным вопросам и создается во всех организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:

подготовка управленческих документов;
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД


5
технология работы с документами;
систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.
При решении каждой из названных проблем специалисты практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной
архивной службой России.
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного
хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и
Федеральной архивной службой России.
Рекомендованные источники:


ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Изд-во стандартов, 2003.
«Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных
учреждениях» (Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64)
http://www.iicavers.ru/admin/docs/4_1.rtf
Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:







единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения
на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации
текстов документов;
правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
правил проектирования бланков документов;
правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
Основные требования к оформлению организационнораспорядительной документации
Понятие и состав реквизитов ОРД
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов,
протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с со-
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
6
гласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения
работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи:
подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.
Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую
силу в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими
нормативами. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий
его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время, определённые
реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его
вида и разновидности.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся:





наименование организации,
дата документа,
регистрационный номер,
текст,
подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем
необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для
приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) пли длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации). Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты rpyппируются в пределах трех основных частей,
на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная,
оформляющая.
Заголовочная часть - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.
Содержательная часть - главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.
Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа
располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах,
облегчающие работу с ними.
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица,
анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако
нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым
документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом,
всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над
содержательной частью) и оформление документа - придание документу юридической силы.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
7
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый
бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И
главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающим со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных
ГОСТ Р 6.30-2003 надписей на организационно распорядительных документах, а также
способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей.
Реквизиты заголовочной части документа
Реквизит «Герб»
Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и
гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о
Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба
располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации, например:
АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом
«Наименование организации», например:
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
Реквизит «Эмблема»
Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомствеРФ товарного знака (знака обслуживания) организации.
Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров
и услуг других юридических или физических лиц. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.
Право на товарный знак охраняется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем ноле документа центрировано относительно наименования организации, например:
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
8
000 «ЭЛЕКТРОН»
Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита
«Наименование организации», например:
«ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
При наличии на бланке герба, эмблема не воспроизводится!
Реквизит «Наименование организации»
Наименование организации указывается в документах в. полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование
и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них) или иноязычное, например:
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РФ (МПС)
Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организации —
субъектов Российской Федерации.
При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации, ее наименование,
полное или сокращенное, указывается выше наименования предприятия, например:
ЦЕНТРОСОЮЗ РФ
Московский университет
потребительской кооперации
(МУПК)
Реквизит «Справочные данные об организации»
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной,
телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно - денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил
оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26
сентября 1997 г. № 1239.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса
адресата:
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД






9
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:
ЗАО «Информационные технологии», пр. Мира, 181, Москва, 112281
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса,
электронной почты, например:
ЗАО «Информационные технологии», пр. Мира, 181, Москва, 112281, Тел. 183-15 01,
факс 183-1836,
Е mail : cooper@sityline.ru
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных
операций, например на гарантийных письмах:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Тел. 183-15 01, факс 183-1836
Е mail : cooper@sityline.ru
р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602
в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342
кор /сч 30109510600000000342
Реквизит «Дата документа»
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в
тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в
одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а
год обозначается четырьмя цифрами, например:
28.08.2001 или 2000.08.28
Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например:
01.09.2000
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
10
После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто
точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например:
15 марта 2000 г.
28 декабря 2000 года
При словесно-цифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел
с 1 по 9, например:
8 декабря 2000 г.
При датировании служебных документов не допускается употребление римских
цифр!
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при
датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают
при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату
на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно
при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.
Реквизит «Адресат»
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному
должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Муниципальное предприятие «Контакт»
Министерство образования РФ
Управление образовательных программ
Не допускается адресование типа:
Предприятию «Контакт»
В фирму «Маяк».
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются
перед фамилией:
АОЗТ «Стройдеталъ»
Главному специалисту А.С. Смирнову
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
11
При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода «Эталон»
И.Н. Иванову
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя
организации или руководителей структурных подразделений.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на
документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается
после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, например:
Директору предприятия «Янтарь» О.Н. Петрову
ул. Мира, д. 7, г. Пермь, 413425
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой
длинной строке, например:
Генеральному директору ЗАО «Контакт»
Д. И. Преображенскому
Ректору
Московского университета
Экономики и права
Проф. Аникину А.С.
При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к
получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой,
поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30—97, обращаясь к должностному лицу, указывают
инициалы и фамилию.
Реквизит «Гриф утверждения документа»
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах:




Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное
строительство;
на
проведение
научно-исследовательских,
проектноконструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД












12
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно исследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных
материалов, в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием
сроков хранения материалов и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских,
научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научнотехнического совета, ученого совета и т.д.).
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное
расписание, дополнительно удостоверяется печатью.
Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ,
наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Маяк»
(Личная подпись) А.Б. Сидоров
12.07.2000
Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и
месяц, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электроника»
(Личная подпись) К. П. Максимов
___ сентября 2001 г.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
13
Реквизиты содержательной части документа
Реквизит «Заголовок к тексту
Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция
секретаря-референта, Положение о Центре Интернет-образования, правила внутреннего
трудового распорядка.
Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов
бланка документа.
Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.
Реквизиты оформляющей части документа
Реквизит «Подпись»
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего
документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на
бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:
Директор 000 «Агат»
(Личная подпись) П.И. Потапов
или
Директор
(Личная подпись) Н.И. Потапов
Требования к бланкам документов
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в
состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги
типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный
(фирменный) бланк документа. Допускается использовать ксерокопии бланков, а также
бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном
компьютере.
ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает три вида служебных бланков для организационнораспорядительных документов:
1. общий бланк;
2. бланк письма;
3. бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
14
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой
бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема,
наименование вышестоящей организации, например:
Научно-производственное объединение «Информационные технологии»
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма
связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и
содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются,
как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе
бланка.
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об
организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата
документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный помер и дату
документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и
наименование вышестоящей организации. Рекизиты бланка письма могут иметь угловое
или продольное расположение, например:
Научно-производственное объединение
«Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Тел. 183-15-01, факс 183 1836, E - mail :...
ОКП0 03415612
_______ № _______
На № _____от________
или ( бланк письма структурного подразделения организации):
Научно-производственное объединение
«Информационные технологии»
Отдел маркетинга
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Тел. 183-15-01, факс 183 1836, E - mail :...
ОКП003415612
____ №
____
На №
____
От ________
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации,
наименование вида документа, место составления или издания документа В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный
номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба
или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа, по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
15
Научно-производственное объединение «Информационные технологии»
ОКУД
ПРИКАЗ № ___ от___
Москва (дата)
Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают
реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.
Оформление основных видов организационно-распорядительных документов будет рассмотрено в ходе дальнейших занятий этого модуля.
Знакомство с интерфейсом, основы
работы с текстом. Форматирование
Основы построения текста
Задача текстовых редакторов состоит в том, чтобы преобразовать последовательность
набранных в компьютере символов в документ, полиграфическое качества которого удовлетворяет запросам современного читателя. Однако компьютер не сможет самостоятельно разбить последовательность символов на логические блоки, например, абзацы. Для
этого ему необходимы указания пользователя в виде специальных символов, которые на
печати не отображаются, но по которым происходит верстка страницы. Это:



конец абзаца,
переход на новую строку,
табуляция и т.п.
Также используется указание размеров, например, ширина области печати. Для грамотного набора текста нужно иметь представления об основных блоках, из которых формируется страница в текстовом редакторе — о стиле документа.
Стиль документа — это набор параметров, определяющих полиграфические форматы
будущей публикации: размер страниц, вид титульной информации, типы рубрик, типы
шрифтов для заголовков различных рубрик и подрубрик, а также для основного текста,
правила форматирования абзаца, списков с перечислением, подписей к рисункам и таблицам и т.д.
Электронный текст — это совокупность боксов (прямоугольных областей), формирующих область печати, область абзацев, отдельных символов, рисунков, таблиц и т.д. После
разметки текстовым редактором экрана на бокcы, происходит их заполнение символами и
рисунками. Для грамотного оформления текста вы должны уметь задавать в текстовом
редакторе параметры формирования боксов.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
16
Пример боксов, задающих общий свойства страницы. Показано, какие размеры текстовых
редактор должен учитывать при подготовке страницы к печати.
Пример разметки списка на отдельные боксы.
Дальнейшая разметка на боксы символов происходит внутри абзацных боксов. Абзацы
разбиваются на строки, строки разбиваются на отдельные символы. Рассчитывается горизонтальное расстояние между словами и отдельными символами. Формируются переносы.
Все размеры пытаются оптимизироваться для того, чтобы текст не выглядел разреженным. В этом состоит одна из задач текстового редактора.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
17
Каждый символ в свою очередь также обладает набором параметров, называемых метриками.
Метрика шрифта — это набор чисел, определяющего для каждого графического представления символа — глифа — необходимое ему пространство на странице. Например,
ширина и высота символа, выступы над и под строкой (как в буквах б или у) и другие параметры.
В последнюю очередь в боксах рисуются символы, исходя из правил, заложенных в
шрифт. Каждый символ — это набор векторов, длина которых определяется размеров
шрифта, устанавливаемым пользователем. Размер символов измеряется в пунктах, где 30
пунктов примерно составляют 1 см. Т.е. пункт — это физический размер текста при печати его на бумаге. Шрифты делятся на два основных класса: шрифты с засечками, используемые для набора основного текста, и шрифты без засечек, используемые для набора заголовков. Засечки — небольшие выступы на концах отрезков, формирующих буквы. Они
обеспечивают психологический комфорт восприятия большого объема текста. Классический пример шрифта с засечками — Times New Roman, без засечек — Arial. Есть еще и
другие признаки у шрифтов, например, существуют шрифты с фиксированной шириной
букв, такие как Courier (шрифт печатной машинки), и множество других шрифтов под дизайнерские задачи, создающие разное восприятие текста.
Рассмотрим приемы работы с отдельными элементами текста в текстовом редакторе
Microsoft Word. Форматирование текста, в частности, — это установка размеров боксов
для выделенного фрагмента документа в нескольких пунктах меню текстового редактора.
Эта операция проводится, как правило, после того, как весь необходимый текст набран,
исходя из задачи документа или требований печатающей организации.
Основные элементы документа Microsoft Word
Для того, чтобы начать работать в текстовом редакторе Microsoft Word, надо запустить программу и сохранить документ. Документ необходимо сохранять периодически
во время работы, чтобы избежать потери данных в случае возможных сбоев работы компьютера. Набрали абзац текста — сохраняйте документ!
1. На панели задач щелкните кнопку Пуск и подведите указатель мыши к пункту меню Программы.
2. В появившемся меню перечислены программы, установленные на вашем компьютере, выберите Microsoft Word.
3. После того, как откроется окно программы Microsoft Word, сохраните документ. В
меню Файл, щелкните команду Сохранить как...
4. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа раскройте список дисков, выберите диск, а затем папку kurs (папку, в которую необходимо сохранить
файл).
5. В поле Имя файла введите имя документа pr9.doc и щелкните кнопку Сохранить.
6. В дальнейшем для сохранения документа выбирайте пункт меню Файл/ Сохранить. В данном случае никаких диалоговых окон не появляется, и документ сохраняется с текущим именем.
Для удобства работы:
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
18
1. Разместите панели инструментов в две строки. Для этого щелкните по двойной
стрелочке справа от панели инструментов и выберите Разместить в две строки.
2. Выберите команду Вид/Панели инструментов. Проверьте, установлены ли флажки Стандартная, Форматирование, Рецензирование, Рисование, Область задач.
Если какой-либо флажок из вышеперечисленных не установлен, установите его.
Рассмотрите основные элементы интерфейса:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Cтрока заголовка
Строка меню
Панель инструментов Стандартная
Панель инструментов Форматирование
Панель инструментов Рецензирование
Поле документа
Панель инструментов Рисование
Область задач
Панели инструментов
Панель инструментов Стандартная содержит кнопки для создания, открытия и сохранения документов (см. слева направо), кнопки отправки файла по электронной почте, печати
и предварительного просмотра документа, проверки правописания. также на данной панели находятся кнопки Вырезать, Копировать, Вставить, служащие для выполнения операций с текстом и объектами, кнопки Отменить и Вернуть, различные служебные кнопки. облегчающие вставку таблиц, диаграмм и т.д.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
19
В программе Microsoft Word подводите курсор поочередно к той или иной кнопке, задержите курсор там не несколько секунд и прочитайте всплывающую подсказку с названием кнопки.
Панель форматирование содержит кнопки для форматирования элементов текста, шрифта, изменения начертания текста на наклонное или полужирное, кнопки выравнивания
текста на странице, кнопки нумерованного и маркированного списка, кнопки, регулирующие отступ, цвет и т.д.
В программе Microsoft Word внимательно изучите кнопки на панели форматирование.
Панель Рецензирование служит для внесения исправлений, создания замечаний, пометок.
Эта панель важна в том случае, если ваш текст редактирует еще кто-то, или же вы рецензируете чужой текст. Уберите панель Рецензирование - выберите команду Вид/Панели
инструментов и уберите флажок Рецензирование.
Панель Рисование служит для рисования схем, линий, добавления автофигур, текстовых
надписей, заливки объектов цветом и т.д. Подробнее вы узнаете о ней последующих занятиях.
Работа с текстом
Основные элементы текстового документа следующие:



шрифт
абзац
список
Их настройки изменяются в пункте меню Формат.
Шрифт
Курсор (мигающая вертикальная черта) находиться на рабочем поле. Наберите фразу
Бланк Приказа. Это будет заголовком нашего первого документа. Как сделать заголовок красивым и эффективным? Заголовок должен быть написан крупным шрифтом, быть
жирным и быть набранным шрифтом без засечек, что производит зрительный эффект
строгости надписи. Для этого выделите набранный текст, выберите шрифт Аrial, поставьте 16 пункт и щелкните значок с буквой Ж.
Щелкните кнопку Цвет шрифта и выберите нужный цвет заголовка из открывшейся таблицы цветов.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
20
Полные возможности форматирования текста приведены в пункте меню Формат/
Шрифт. На поле Образец изображается текст со всеми сделанными изменениями. Пробуйте, экспериментируйте, добивайтесь необходимой выразительности текста.
Внимание. В текстовых редакторах для удобства пользователя вводится инструмент
стиль документа. Данный инструмент позволяет менять стиль сразу у всех заголовков в
документе и автоматически формировать оглавление. Но для этого нужно специально указывать, что данный абзац является заголовком. Установите курсор внутрь текста заголовка и установите на панели форматирования Заголовок 1 — заголовок первого уровня.
Заголовок 2-го и следующего уровня используется для подразделов и параграфов.
Соблюдайте единый стиль документа!
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
21
Выровняйте заголовок по центру. Для выравнивания заголовков, текста (по левому, правому краям, ширине и по центру) используйте специальные кнопки на панели инструментов.
Нажмите Enter — начать новый абзац. Для печати дальнейшего текста выберите шрифт
Times New Roman — шрифт без засечек, и поставьте размер 12 пунктов.
Абзац
1. Введите текст первого абзаца. Абзац — это отдельная смысловая часть текста,
оформленная в виде одного или нескольких предложений. При форматировании
абзац выделяет красной строкой (принятой в русском языке) или дополнительным
интервалом до и после абзаца. В идеологии электронного документа абзацем является часть текст, заключенная между двумя символами конца абзаца — специальными непечатаемыми символами, вводимыми при нажатии клавиши Enter. В этом
смысле заголовок тоже является абзацем. До окончания абзаца клавишу Enter
нажимать нельзя. Переходы слов на новую строчку (а также, при желании, переносы внутри слов) осуществляются автоматически.
Текст будет набираться тем типом и размером шрифта, который установлен программой по умолчанию, как правило, это шрифт с засечками Times New Roman
размером в 12 пунктов.
2. Выровняйте абзац по ширине области печати, для этого щелкните правый значок
из набора
.
3.
4.
5.
6.
Для выравнивания выделять абзац не обязательно, так как текстовый редактор ориентируется по символам конца абзаца.
Набрав первое предложение, щелкните кнопку Сохранить на панели инструментов. Не забывайте периодически сохранять документ!
Окончив первый абзац, нажмите Enter. Если вы ошиблись, например, нажали
Enter несколько раз, то вы можете отменить действие, щелкнув кнопку Отменить
ввод на панели инструментов. Также удалить невидимый символ конца абзаца
можно нажатием на клавишу Backspace (забой — стрелка влево над клавишей
Enter). Клавиша Backspace удаляет символ слева от курсора (мигающая вертикальная черта), тогда как клавиша Delete (удалить) удаляет символ справа от курсора.
Введите текст второго абзаца.
Отделите один абзац от другого с помощью красной строки: выделите абзацы, на
верхней линейке прижмите левой кнопкой мыши верхний маркер (серый треугольник) Отступ первой строки и переместите его вправо на цифру 1 (расстояние в 1
см при печати документа).
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
22
7. Обратите внимание на то, что когда вы нажмите клавишу Enter после конца следующего абзаца, красная строка будет ставиться автоматически. Параметры текста
и абзаца запоминаются при дальнейшем вводе текста.
8. Для того, что изменить межстрочные интервалы и отступы в абзацах выделите
текст (если он состоит из нескольких абзацев). В меню Формат выберите команду
Абзац. В одноименном диалоговом окне на вкладке Отступы и интервалы задайте необходимые параметры. Выравнивание = по ширине. Отступы = 0. Первая
строка = выступ на 1,3 см (соответствует 8 пробельным символам или одному символу табуляции). Интервалы = 0. Междустрочный = одинарный (для полностью законченного документа) или полуторный (для удобства последующей правки и
оставлении заметок карандашом на распечатанном документе).
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
23
9. После установки всех параметров щелкните кнопку ОК. Сохраните документ.
Замечание. Для того, чтобы перевести строку на другую строчку внутри абзаца, нажмите
комбинацию клавишей Ctrl+Enter. Данной операцией пользуются при составлении сложноформатированного документа, чтобы избежать вставки дополнительных интервалов до
и после абзаца, чтобы не ставить маркеры в списках и для других задач.
Замечание. Увидеть непечатаемые символы (конец абзаца, пробел, табуляция) можно
нажатием на значок
. Повторное нажатие снова делает символы невидимыми.
Список
Создание списков как отдельного элемента электронного текста необходимо по целому
ряду причин:




красивое оформление в едином стиле
широкий выбор способов маркирования и нумерации элементов
автоматическая нумерация
необходимость создания многоуровневых списков
Создайте маркированный список Состав аттестационной комиссии.
1. Установите курсор в место предполагаемого начала списка. Введите пункты вашего списка, отделяя из друг от друга с помощью нажатий клавиши Enter.
2. Выделите список и щелкните кнопку Маркированный список
на панели инструментов.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
24
3. Измените типы маркеров. Выделите список и щелкните правую кнопку мыши. Из
контекстного меню выберите Список.
4. В открывшемся диалоговом окне Список перейдите на вкладку Маркированный.
5. Из предложенных образцов маркеров выберите подходящий и щелкните на нем левой кнопкой мыши.
6. Щелкните кнопку ОК. Сохраните документ.
Для того чтобы сделать список нумерованным, выделите список и щелкните кнопку
Нумерованный список. Вы также можете изменить тип номеров списка, воспользовавшись диалоговым окном Список.
1. В диалоговом окне Список перейдите на вкладку Нумерованный .
2. Из предложенных образцов нумерации выберите подходящий и щелкните на нем
левой кнопкой мыши.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
25
3. Щелкните кнопку ОК. Сохраните документ.
4. Измените, начальный номер нумерации и начните ее с цифры 3, щелкнув кнопку
Изменить.
Для того, чтобы сделать многоуровневый список:
1. С помощью клавиши Enter отделите друг от друга элементы списка второго уровня (в данном случае, это должности участников состава комиссии).
2. Выделите элементы второго уровня для первого пункта и воспользуйтесь кнопкой
Увеличить отступ на панели инструментов
3. Измените типы маркеров. Выделите список и щелкните правую кнопку мыши. Из
контекстного меню выберите Список.
4. В открывшемся диалоговом окне Список перейдите на вкладку Маркированный.
5. Из предложенных образцов маркеров выберите подходящий и щелкните на нем левой кнопкой мыши.
6. Щелкните кнопку ОК. Сохраните документ.
7. Для создания списка с иерархией уровней можно также выбрать вкладку Многоуровневый в диалоговом окне Список
8. Введите первую строку списка в соответствии с заданием и нажмите клавишу
Enter на клавиатуре.
9. Для перехода на второй уровень списка последовательно нажмите клавиши Enter и
Tab . Для того, чтобы подняться на один уровень списка, используйте комбинацию
клавиш Shift + Tab.
Дополнительные элементы документа Microsoft Word
Символ
Если вам необходимо вставить в документ специальные символы (копирайт, градус, параграф, дробь и т.д.) сделайте следующее:
1. В меню Вставка щелкните команду Символ.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
26
2. В открывшемся диалоговом окне Символ, щелкните левой кнопкой мыши необходимый символ (для поиска используйте полосу вертикальной прокрутки слева).
3. Щелкните кнопку ОК. Выбранный вами символ будет вставлен в документ. Сохраните документ.
Табуляция
Символ табуляции — непечатаемый символ, соответствующий 8 пробельным символам в
шрифте с фиксированной шириной букв. Используется для вертикального выравнивая
текста внутри области печати. Символ вводится нажатием на клавишу Tab на клавиатуре.
В программе Mixrosoft Word документ разделяется на вертикальные области фиксированной ширины. При нажатии на Tab курсор перемещается к ближайшей границе вертикальных областей.
Для произвольного выравнивания щелкните в область линейки на нужное вам расстояние.
В области щелчка появляется специальная метка. После нажатия на Tab курсор переместится на заданную позицию табуляцию. Это позволяет разбить текст на несколько выровненных колонок.
Для задания способа выравнивания относительно позиции табуляции дважды щелкните на
метку табуляции. В появившемся диалоговом окне можно задать выравнивание и наполнитель, заполняющий пустое пространство между двумя частями текста. Наполнитель в
виде подчеркивания эффективен для создания электронных анкет. В этом диалоговом
окне удаляются ненужные позиции табуляции.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
27
Колонтитулы
Колонтитул – это место в начале и в конце страницы, предназначенное для вставки вспомогательной информации. Верхний колонтитул, может включать в себя текст, название
глав и рисунки (логотип организации). Нижний колонтитул может содержать номер страницы, дату и имена авторов.
Для вставки колонтитула:
1. В меню Вид выберите команду Колонтитулы. В верхней части страницы появится
текстовая область с пунктирной границей и соответствующая панель инструментов
Колонтитулы . Основной текст документа будет недоступен.
2. На панели инструментов Колонтитулы, щелкните кнопку Параметры страницы .
3. Откроется вкладка Источник бумаги. Установите флажок Различать колонтитулы первой страницы
4. Щелкните кнопку ОК.
Примечание: При таком задании параметров, колонтитулы не будут размещаться
на первой странице документа.
5. Для установки различий колонтитулов четных и нечетных страниц, в диалоговом
окне Параметры страницы, на вкладке Источник бумаги, установите флажок в
поле Различать колонтитулы четных и нечетных страниц.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
28
Если вы не будете настраивать параметры страницы, одинаковые колонтитулы будут повторяться на каждой странице.
6. Для вставки нумерации страниц для всего документа на панели инструментов Колонтитулы, щелкните кнопку Номер страницы.
7. Введите текст в текстовое поле колонтитула.
8. Для изменения шрифта или его размера выделите текст колонтитула и задайте параметры, используя панель инструментов Форматирование.
9. Для вставки дополнительной информации (дата, время) в поле колонтитула используйте панель инструментов Колонтитулы.
10. После установки необходимых параметров щелкните кнопку Закрыть. Сохраните
документ.
Дополнительные приемы работы с текстом
Копирование текста. Смарт-тэги
Если вам необходимо скопировать и вставить какой-либо фрагмент текста:
1. Выделите его, щелкните кнопку Копировать на панели инструментов.
2. Поставьте курсор в нужное место на странице и щелкните кнопку Вставить.
Таким же образом вы можете скопировать и вставить текст из любого другого документа,
электронного письма, веб-страницы. При вставке сложноформатированного текста,
например, скопированного из веб-страницы, справа от вставленного фрагмента появляется смарт-тэг — значок, показывающий набор возможный дальнейших операций с объектом.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
29
Выберите пункт Сохранить только текст для того, чтобы сохранить выбранный ранее
стиль документа. Иначе придется вручную задавать шрифт, размер, цвет и другие параметры.
Смарт-тэги появляются в разных случаях, обращайте на них внимание.
Стиль документа
Правильно набранный документ с указанными заголовками легко подвергается общей обработке посредством задания стиля через меню Формат/ Стили и форматирование.
В правой части экрана появляется окно задач, в котором перечислены все использованные
в данном документе стили. Щелкните треугольную стрелку справа от Заголовок 1 и выберите пункт Изменить... Задайте необходимые вам параметры шрифта. Щелкните ОК.
Все абзацы в тексте, помеченные как Заголовок 1 изменять свой стиль форматирования.
Шаблоны
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
30
Процесс составления большого количества однотипных стандартизированных документов
можно сделать более удобным, сохранив образец документа в качестве шаблона.
Закончив работу над образцом, выберите пункт меню Файл/ Сохранить как... Установите во файлере тип файла Шаблон документов, В поле Имя файла введите название шаблона, четко отражающее его содержание. Щелкните Сохранить.
Для создания документа на основании сохраненного шаблона, выберите пункт меню
Файл/ Создать.
В области задач щелкните Общие шаблоны.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
31
Выберите необходимый шаблон и щелкните ОК.
Замечание. Шаблон для программы Microsoft Word — файл с расширением dot, сохраненный с специальную папку пользователя. Для пользователя шаблоном может быть любой файл, копия которого специально сохранена для дальнейшей правки. Использование
типа файла «шаблон» не является обязательным, данный инструмент позволяет более
удобно организовать личное пространство.
Проверка правописания и орфографии
Если вы хотите исправить ошибку правописания, сделайте следующее:
1. Щелкните на слове подчеркнутом волнистой линией правой кнопкой мыши.
2. Из контекстного меню выберите подходящий вариант написания слова, щелкнув на
нем левой кнопкой мыши.
Также для проверки документа можно использовать функцию Правописание.
1. Установите курсор в начале текста.
2. В меню Сервис выберите команду Правописание.
3. В верхней части открывшегося диалогового окна красным будет выделено неправильно написанное слово. В нижней части окна представлен правильный вариант
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
32
написания слова. Иногда правильный вариант необходимо выбрать из нескольких
предложенных программой.
4. Для замены слова щелкните кнопку Заменить. Сохраните документ.
Пунктуация и орфография проверяются аналогично, найденные ошибки подчеркиваются
зеленой волнистой линией.
Статистика
Очень часто к написанию различного вида статей и отчетов предъявляются специальные
требования. Например, интервалы, количество знаков, печатных страниц и т.д. Для того,
чтобы посчитать количество знаков и печатных страниц:
1. В меню Сервис выберите команду Статистика.
2. Посмотрите, какой количество знаков находится в вашем документе (1 печатный
лист равен 40 000 знаков).
Открытие документа
Когда работа над документом будет закончена, его можно закрыть (предварительно сохранив). Открыть уже созданный документ надо будет следующим образом:
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
33
1. В меню Файл выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие документа найдите нужную вам папку, раскройте
ее двойным щелчком, чтобы отобразить содержимое.
3. Когда в списке файлов появиться нужный вам файл, щелкните дважды на нем левой кнопкой мыши. Документ загрузиться в окно программы.
Последние 4 документа, которые вы редактировали, запоминаются программой в меню
Файл. Откройте данное меню, выберите из списка нужный документ и щелкните по нему
левой кнопкой мыши.
Практическое задание

Сохраните файл с результатами практических упражнений данного занятия в папке
Word.
Работа с таблицами
Абзацные отступы и символы табуляции не всегда позволяют сделать необходимую разметку документа. Для составления текста, произвольно расположенного на экране, используются таблицы. Например, в сайтостроении таблица является главным инструментом разметки документов. Важность таблиц подчеркнута даже в интерфейсе программы
Microsoft Word — в пункте меню существует отдельный элемент Таблица, в котором
приведены все доступные в программе возможности по работе с таблицей.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
34
Основным элементом таблицы является ячейка. После выделения необходимых ячеек, задаются параметры левой, правой, верхней и нижней границы, параметры шрифта, способ
выравнивания текста внутри ячейки, а также способ заливки. Для удобства форматирования в программе предусмотрена возможность автоформатирования и автоматического
подбора ширины и высоты ячеек в зависимости от содержимого. Также имеются возможности производить несложные расчеты и сортировать содержимое. При этом программа
Microsoft Word позволяет эффективно работать только с простыми таблицами. Для составления сложных объемных таблиц, а также для ведения расчетов необходимо пользоваться программой Microsoft Excel.
Рассмотрим основные приемы создания и форматирования таблиц.
Для создания простейшей таблицы:
1. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу для того чтобы появилась специальная панель инструментов для работы с таблицами, затем щелкните
кнопку Добавить таблицу.
2. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы, установите необходимое число столбцов и строк.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
35
3. Щелкните кнопку ОК.
4. Проанализируйте формы указателя мыши при перемещении в области таблицы.
Маленькая черная стрелка используется для выделения ячеек. Двойная черта с
двумя стрелками используется для перемещения границ. Вертикальный курсор используется для ввода текста. Значок
используется для выделения таблицы целиком.
5. Введите в таблицу необходимую текстовую информацию.
6. Скорректируйте размер ячеек. Для этого переместите вертикальные границы указателем мыши с прижатой левой кнопкой.
7. Сохраните документ.
Замечание. Корректировка таблицы осуществляется с помощью инструментов карандаш
и ластик
— создающих и стирающих отдельные границы. Например, требуется
разбить столбец пополам. Для достижения цели щелчком активизируйте карандаш и
начните рисовать вертикальную линию внутри столбца. Программа корректирует рисуемую вами границу, отпустите левую кнопку мыши, когда граница отобразится в нужном
вам виде. .
Хитрости работы. Для перемещения по ячейкам таблицы в процессе ввода текста удобно
использовать клавиши со стрелками на клавиатуре, а также клавишу Tab. Если установить курсор в последнюю ячейку и нажать Tab, то добавится строка. Если таблица находится в начале документа, то написать текст перед ней можно, если установить курсор в
начало первой ячейки и нажать Enter. Перед таблицей вставится пустая строка.
Возможности работы с ячейками таблицы представлены в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши на ячейке таблицы.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
36
Настройка границ и заливка таблицы
Если таблица используется для разметки области печати на дополнительные боксы, то
граница у таблицы должна быть невидимая при печати (необходимо для типа границы
установить нет границы). Различают внутренние и внешние границы, а также границы
итоговых ячеек.
1. Выделите всю таблицу.
2. На выделенном щелкните правой кнопкой мыши.
3. Из контекстного меню выберите команду Границы и заливка.
4. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Граница.
5. Используя параметры открывшегося диалогового окна, задайте свойства границы
таблицы (цвет, толщину, тип штриховки и т.д.)
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
37
6. Щелкните кнопку ОК. Сохраните документ.
Для выделения смыслового содержания, некоторые ячейки таблицы можно залить цветом.
Например, шапку таблицы:
1. Выделите несколько ячейки таблицы, которые необходимо залить цветом.
2. Щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной части таблицы. Из контекстного меню выберите команду Границы и заливка.
3. В открывшемся диалоговом окне Границы и заливка перейдите на вкладку Заливка.
4. Выберите необходимый цвет из палитры цветов. Щелкните кнопку ОК. Сохраните
документ.
Добавление и удаление строк/столбцов
1. Установите курсор в любую ячейку строки, после которой необходимо добавить
новую строку.
2. В меню Таблица , выберите команду Вставить, а затем команду Строки ниже. В
созданной вами таблице появится новая строка.
3. Для удаления строки, установите курсор в любую ячейку строки, которую необходимо удалить. В меню Таблица выберите команду Удалить, а затем Строки.
4. Сохраните документ.
Примечание: Аналогичным образом добавляются и удаляются столбцы.
Объединение/разбиение ячеек Объединение ячеек используется, например, для создания
заголовка над несколькими столбцами.
1. Выделите ячейки таблицы, которые необходимо объединить.
2. В меню Таблица выберите команду Объединить ячейки.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
38
3. Чтобы разбить ячейки выделите нужную ячейку и в меню Таблица выберите команду Разбить ячейки.
4. В открывшемся диалоговом окне Разбиение ячеек установите необходимое количество строк и столбцов.
5. Щелкните кнопку ОК. Сохраните документ.
Работа с изображениями
Вставка рисунков
Продолжайте работать с файлом 10.doc из папки kurs. Откройте его и сохраните с именем
11.doc
В тестовый документ можно вставлять графические изображения. Существует несколько
способов вставки графики на страницу. Первый, который мы c вами рассмотрим - вставка
изображений из Clip Gallery. Для этого:
1. Установите курсор в место предполагаемого расположения рисунка в документе.
2. В меню Вставка, выберите команду Рисунок , затем команду Картинки.
3. В диалоговом окне Добавление клипов в коллекцию установите переключатель в
ячейку Больше не показывать это сообщение и щелкните кнопку Сейчас.
4. Справа появится область задач Вставка картинки.
5. Введите в поле для ключевых слов ту тему, по которой вы хотите найти картинку,
например, книга. Подождите пока картинки загрузятся.
6. Выберите наиболее подходящую вам картинку. Щелкните выбранный рисунок левой кнопкой мыши. Рисунок будет помещен в документ.
7. Вы также можете вызвать дополнительное меню рисунка, щелкнув левой кнопкой
мыши по стрелке, появившейся справа на изображении при наведении туда стрелки
мыши. Для размещения рисунка в документе из открывшегося набора кнопок
щелкните кнопку Вставить.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
39
8. Закройте область задач Вставка картинки.
Размещение изображения на странице
Изображения можно перемещать в различные части документа, размещать в тексте. Для
этого надо изменить положение изображения.
1. Выделите рисунок, по периметру появятся восемь прямоугольных маркеров и панель Настройка изображения.
2. Щелкните кнопку Обтекание текстом и выберите нужное вам положение, например
Вокруг рамки.
3. Внешний вид маркеров изменится. Подведите курсор к картинке. Когда курсор
примет крестообразный вид (инструмент передвижения), переместите рисунок в
нудное место на странице.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
40
4. Эту же операцию можно сделать вторым способом. Щелкните по изображению
правой кнопкой мыши и выберите команду Формат рисунка .
5. В открывшемся диалоговом окне Формат рисунка перейдите на вкладку Положение.
6. Задайте параметры размещения рисунка на странице.
7. Щелкните кнопку ОК .
Изменение размеров изображения
1. Чтобы изменить размер рисунка, выделите его. По периметру рисунка появятся
прямоугольные маркеры.
2. Подведите указатель мыши к угловому маркеру, и когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее, переместите
указатель в нужном направлении.
3. Когда вы отпустите кнопку мыши, размеры изображения изменятся.
Настройка изображений
Выделите рисунок, отобразится панель Настройка изображения. Используя данную панель, можно изменить яркость, контрастность и т.д. рисунка.
Примечание: Если панель не отображается на экране, в меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем команду Настройка изображения.
Если у вас есть готовые изображения, лежащие в вашей личной папке, то из можно вставить в текстовый документ. Для того, чтобы вставить изображение из файла:
1. В меню Вставка выберите команду Рисунок, затем команду Из файла.
2. В открывшемся диалоговом окне Добавить рисунок в раскрывающемся списке
Папка: выберите диск, затем папку, содержащую файл с необходимым изображением.
3. Выделите файл.
4. Щелкните кнопку Вставить.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
41
Использование инструментов рисования
Создание графических объектов
Для создания графических объектов используются инструменты панели инструментов
Рисование, которая открывается, (как правило) в нижней части рабочего окна Word.
Примечание: Если панель инструментов Рисование не отображена, в меню Вид выберите команду Панели инструментов, затем команду Рисование .
На панели инструментов Рисование Вы найдете, инструменты для создания простейших
фигур (прямоугольник, овал, линия, стрелка), сложных фигур – кнопка Автофигуры, а
также, инструменты для их редактирования.
Примечание: Для создания таких фигур, как квадрат и окружность, а также, для рисования длинных прямых линий, при работе мышью удерживайте нажатой клавишу Shift.
С помощью дополнительных графических объектов (автофигур) и панели рисования можно создавать различные схемы. Графические схемы в документе являются одной из форм
иллюстраций и призваны сделать текстовую информацию более понятной и привлекательной. Для того, чтобы создать схему:
1. На панели инструментов Рисование щелкните кнопку Автофигуры.
2. Из подменю Автофигуры выберите категорию, например Блок-схемы, а затем
щелкните нужную фигуру.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
42
3. Переместите указатель мыши в поле документа, щелкните левой кнопкой мыши.
4. Выделите автофигуру и придайте автофигуре нужный размер (операция выполняется также, как вы изменяли размер изображения).
o Перемещение объектов осуществляйте перетаскиванием мышью (курсор
мыши – в виде
)
Для изменения размеров объекта, подведите курсор к одному из маркеров
(курсор мыши – в виде
), нажмите левую кнопку мыши и не отпуская
ее измените размеры объекта.
o Для изменения взаимного расположения объектов при их перекрытии используйте кнопку Действия на панели инструментов Рисование , а затем
выберите команду Порядок .
5. Для создания схемы выделите автофигуру, скопируйте ее, и вставьте в документ
нужное количество раз.
o
6. Для того, чтобы ввести в автофигуру текст, щелкните кнопку Надпись
нели Рисование.
7. Щелкните в нужню автофигуру. Появиться курсор. Введите текст.
на па-
8. Введите нужный текст во все автофигуры.
9. Автофигуры можно залить цветом, рисунком, узором. Для этого щелкните по
изображению маленькой черной стрелки справа от кнопки Цвет заливки.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
43
10. Выберите нужный цвет. Вы можете щелкнуть ссылку Другие цвета заливки и там
выбрать нужный цвет во вкладках Обычные и Спектр.
11. Также вы можете воспользоваться способами заливки. Поэкспериментируйте с заливкой. Выберите вкладку Градиентная, один или два цвета, примените различные типы штриховки, прозрачность и т.д. Попробуйте применить различные виды
заготовок.
12. Перейдите на вкладку Текстура, рассмотрите предложенные текстуры
13. Выберите вкладку Узор, рассмотрите предложенные узоры. Вы также можете менять здесь цвета штриховки и фона.
14. Перейдите на вкладку Рисунок, нажмите на кнопку Рисунок, выберите из своей
личной папки рисунок для фона.
15. Залейте все блоки схемы так, чтобы они были выдержаны в едином стиле.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
44
16. Вы можете соединить блоки стрелками, выбрав их или из автофигур, или же нарисовать с помощью кнопки Стрелка
на панели Рисование. Толщину и вид
стрелок можно менять с помощью кнопок Тип лини, Тип штриха и Вид стрелки
на панели Рисование.
Запомните! для того чтобы изменять какой-либо объект, его надо будет обязательно выделить.
Соединение графических объектов в единую схему
Для удобства работы со схемой, ее отдельные графические объекты (фигуры, надписи)
необходимо соединить вместе (сгруппировать). Чтобы выполнить эту операцию, выделите
все объекты, которые необходимо сгруппировать, а затем, щелкните кнопку Действия на
панели инструментов Рисование, далее команду Группировать.
Примечание: Если графические объекты сгруппированы в единую схему, то Вы лишаетесь возможности редактировать их по отдельности. При необходимости выполнения такой операции, используйте кнопку Действия на панели инструментов Рисование, затем
команду Разгруппировать.
Вставка объектов WordArt
WordArt используется для написания заголовков.
1. В меню Вставка выберите команду Рисунок , затем команду Объект WordArt ,
или нажмите на кнопку Добавить объект WordArt
на панели Рисование
2. В появившемся диалоговом окне Коллекция WordArt выберите нужный стиль
надписи и щелкните кнопку ОК .
3. Наберите текст.
4. Щелкните кнопку ОК.
Контрольное задание
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
45
1. Создайте схему, состоящую из автофигур и стрелок. Название схемы создайте с
помощью WordArt.
2. Сохраните файл в папку Word.
Создание шаблонов ОРД
Все документы, созданные в MS Word основаны на шаблонах. В них сохраняется информация о документе (шрифтах, стилях форматирования и т.д.)
При выполнении команд Файл/Создать в правой части окна открывается область задач
Создание документа. Выберите раздел Создание с помощью шаблона щелкните ссылку
Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно, которое содержит несколько вкладок.
Вы видите стандартные вкладки, которые содержат шаблоны различных документов. В
том случае, если ни один из шаблонов не отвечает требованиям пользователя, он может
создать свой шаблон, выполнив описанную далее последовательность.
Создание шаблона письма
Бланки документов должны иметь поля не менее:



левое и нижнее – 2 см;
правое –1 см;
верхнее – 1,5 см.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде
уголков или других обозначений.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма
связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и
содержащего в связи с этим адресные данные предприятия.
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об
организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата
документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный помер и дату
документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и
наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое
или продольное расположение.
Настройка параметров страницы шаблона
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
46
1. В диалоговом окне Шаблоны активизируйте переключатель шаблон, щелкните
ОК.
2. Выберите команду Файл/Параметры страницы
3. В диалоговом окне Параметры страницы установите необходимые размеры полей:
o левое и нижнее – 2 см;
o правое –1 см;
o верхнее – 1,5 см.
4. Щелкните кнопку ОК.
5. Выберите команду Вид/Разметка страницы.
Создание таблицы
Для точного позиционирования элементов бланка используем таблицу
1. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу, затем щелкните кнопку
Добавить таблицу.
2. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы, установите необходимое число столбцов (1) и строк (9).
3. Если вам необходимо установить высоту строк и ширину столбцов, используйте
команду Таблица/Свойства таблицы.
4. Установите режим Нет границы.
5. Введите текст.
6. Скройте сетку таблицы.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
47
7. Выберите команду Файл/сохранить. Откроется окно Сохранение документа с
открытой папкой шаблоны.
8. Создайте в ней папку, для пользовательских шаблонов Образцы ОРД и откройте
ее.
9. Введите имя созданного шаблона, например письмо1 и сохраните шаблон в данной
папке.
Сделайте второй вариант шаблона письма
1. Создайте новый шаблон.
2. В диалоговом окне Параметры страницы установите необходимые размеры полей:
o левое и нижнее – 2 см;
o правое –1 см;
o верхнее – 1,5 см.
3. Щелкните ОК.
4. В диалоговом окне Вставка таблицы, установите необходимое число столбцов (3)
и строк (8).
5. Разделите среднюю ячейку восьмой строки на 6 частей, используя команду Таблица/Разбить ячейки .
6. Установите режим Нет границы.
7. Введите текст.
8. Скройте сетку таблицы.
9. Выберите команду Файл/сохранить. Сохраните шаблон в папке Образцы ОРД с
именем письмо2.
Создание шаблона приказа
Шаблона приказа включает следующие реквизиты:


наименование организации,
наименование вида документа,
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД

48
место составления или издания документа
В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов:


дата документа,
регистрационный номер документа.
Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы,
наименование вышестоящей организации и код формы документа но Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
1. Создайте новый шаблон.
2. В диалоговом окне Параметры страницы установите необходимые размеры полей:
o левое и нижнее – 2 см;
o правое –1 см;
o верхнее – 1,5 см.
3. Щелкните ОК.
4. В диалоговом окне Вставка таблицы, установите необходимое число столбцов (1)
и строк (5).
5. Установите режим Нет границы.
6. Введите текст.
7. Выделите три нижние ячейки и установите, используя команду Формат/Абзац, интервал перед абзацем в 6 пт.
8. Скройте сетку таблицы.
9. Выберите команду Файл/сохранить. Сохраните шаблон в папке Образцы ОРДс
именем приказ1.
Создание документа на базе шаблона
1. Если вы сохраняете шаблоны в папку, выберите команду Файл/Создать.
2. В диалоговом окне Создание документа щелкните на вкладке Мои шаблоны и выберите шаблон письмо1.dot.
3. Введите в соответствующие ячейки текст.
4. Выберите команду Файл/Создать.
5. В диалоговом окне Создание документа щелкните на вкладке Мои шаблоны и выберите шаблон приказ1.dot.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
49
6. Введите в соответствующие ячейки текст.
7. Сохраните документы под именем шаблон-письмо1 и шаблон-приказ1 на своем сетевом диске в папке Приказы.
Контрольное задание

Создайте файлы: письмо pismo.doc и приказ prikaz.doc на основе шаблона.
Просмотр и печать документа
Для того чтобы увидеть, как выглядит готовый документ, нажмите на кнопку Предварительный просмотр.
Если в вашем документе всего одна страница, то выберите масштаб 100%. Если страниц
несколько, то лучше выбирать масштаб 50% или 10% (в зависимости от количества страниц).
Вы сразу увидите, не перешли ли заголовки в конец страницы, как расположены графические изображения.
В том случае, ели вы увидите какие-то несоответствия, внесите исправления в документ,
перейдя в режим редактирования, нажав на кнопку Закрыть на верхней панели инструментов.
Параметры страницы устанавливаются по умолчанию. Но в некоторых индивидуальных
случаях (например, вы получили задание редакции распечатать вашу статью в соответствии с их требованиями к размерам полей). Для изменения параметров страницы:
1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы.
2. В открывшемся диалоговом окне Параметры страницы откройте вкладку Поля.
3. Установите необходимые параметры страницы, например:
o верхнее 4 см
o левое 3 см
o нижнее 4 см
o правое 2 см
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
50
4. Щелкните кнопку ОК.
Вы можете выбрать как книжную, так и альбомную ориентацию документа.
Принтер может быть подключен к вашему компьютеру, может быть сетевой (на одном
принтере могут печатать пользователи с разных компьютеров).
Для того чтобы распечатать документ:
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В открывшемся диалоговом окне Печать установите переключатель Страницы в
соответствующее положение:
o все — чтобы напечатать весь документ;
o текущая — чтобы напечатать только текущую страницу, на которой находится курсор;
o номера — чтобы напечатать заданные страницы (при этом в текстовом поле
справа введите номера страниц, подлежащих выводу на печать)
3. Если вам нужно несколько копий документа, в разделе Копии установите в текстовом поле Число копий соответствующее значение.
4. После установки параметров щелкните кнопку ОК.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
51
Там же можно выбрать масштаб:


число страниц на листе
масштаб по размеру страницы.
Если вас устраивают параметры печати, то для печати следующего документа щелкните
кнопку Печать на панели инструментов.
В процессе печати в области уведомлений панели задач появляется значок принтера. На
этот значок необходимо дважды щелкнуть в случае неполадки (застряла бумага, кончился
картридж, произошел сбой программы и т.п.)
Появляется диалоговое окно со сведениями о состоянии печати. Данное диалоговое окно
вызывается также по двойному щелчку на значок принтера в папке Панель управления/
Принтеры.
После нажатия на значок с изображением принтера в этом окне появляется информация о
печатаемом документе, размер загружаемых на принтер данных. Раздел меню Документ
позволяет приостановить печать или отменить печать. После завершения или отмены печати, задание исчезает из диалогового окна. Принтер готов к печати следующего документа. При работе с сетевым принтером в данном диалоговом окне отображаются все за-
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
52
дания на печать для этого принтера, которые могут быть сформированы на разных компьютерах.
Контрольное задание
1. Опишите, как вы настроите печать, чтобы распечатать 2-ю и 3-ю страница вашего
текста на одном листе.
2. Сохраните файл с именем pechat.doc. в папке Word.
3. Заархивируйте папку Word. Какой размер у получившегося архива?
Документирование управленческой
деятельности общеобразовательного
учреждения
Как мы уже знаем, в процессе деятельности общеобразовательного учреждения образуется множество документов. Состав документов определяется функциями общеобразовательного учреждения, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.
Документы должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. ГОСТ Р 6.3097 предоставляет возможность создания и обработки документов с использованием
средств электронно-вычислительной техники.
Подчеркнем ещё раз, что ответственность за изготовление, своевременное и качественное
исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.
На основе ознакомления с нормативно-методическими материалами, регламентирующими
работу с документами образовательного учреждения и существующими основными требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации при использовании технических средств (занятии № 8) Вам следует выполнить практическую работу:



упорядочить состав документов Вашего образовательного учреждения, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
унифицировать формы и тексты управленческих документов, наиболее встречающиеся в практике директора школы;
сохранить документы в виде шаблонов для последующего их использования.
P . S . В предложенных Вам унифицированных формах слова, выделенные синим цветом,
либо заполняются от руки при оформлении документа, либо это пометки автора, не имеющие отношения к документу.
Контрольное задание
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
53
Создайте на основе подготовленных Вами шаблонов ОРД трудовой контракт и должностную инструкцию зам. директора по информационным технологиям. Сохраните файлы с
именами contract.doc и instr.doc.
Полезные советы
Многие руководители школ ведут распорядительную
документацию, исходя из собственных представлений
по данному вопросу. В то же время существует набор
общих единых требований и определенная последовательность действий в работе с приказами.
Представляем вам распорядительную документацию
директора, в которой идет речь о типологии и циклограмме приказов по основной деятельности школы.
Организация тарификации на новый учебный год
Первый блок распорядительной документации по основной деятельности школы связан с
организацией тарификации на новый учебный год, для чего руководитель издает приказ
“О создании комиссии по проведению тарификации в … учебном году”. Мы помним, что
учителя уходят в отпуск, ознакомившись с планируемой нагрузкой. К сожалению, в конце
августа её приходится уточнять, ведь за лето кто-то уволился, кого-то приняли на работу.
Избежать возможных конфликтов директору поможет приглашение к себе всех учителей
данного предмета для обсуждения планируемой нагрузки, а также вносимых в августе вынужденных изменений. Коллегиальное решение обеспечивает гарантии трудовых прав
каждого учителя.
Назначение педагогической нагрузки
Теперь директор или заместитель, отвечающий за кадровую работу или проведение тарификации, может приступать к подготовке проекта приказа “О назначении педагогической
нагрузки на … учебный год”. В этом приказе указывается только почасовая предметная
нагрузка в конкретных классах. Следующие два приказа являются неотъемлемым продолжением первого: “О назначении индивидуальных консультаций на … учебный год”,
“О назначении факультативных занятий на … учебный год”.
Доплаты за проверку письменных работ
Преподавание ряда предметов связано с проверкой письменных работ обучающихся. Надтарифный фонд позволяет компенсировать трудовые затраты пропорционально объему
проверяемых работ. В каждой школе должен быть локальный акт, в котором определены
принципы установления доплат и надбавок. Раздел акта, в котором установлено, за какой
предмет и в каком размере назначаются доплаты за проверку письменных работ, ложится
в основу приказа “О назначении доплат за проверку письменных работ”. В нем поименно
закрепляется определенный процент от предметной нагрузки. Речь идет не только о проверке тетрадей – учителя географии и истории проверяют контурные карты, учителя черчения и изобразительного искусства творческие работы детей и т.д. В каждой школе своя
специфика, свой надтарифный фонд и, следовательно, в разных школах перечень предметов и величина доплаты будут свои.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
54
Доплаты за классное руководство
Следующий приказ, связанный с ранее упоминаемым локальным актом, определяет доплаты за выполнение функций классного руководителя. Некоторые директора издают два
приказа: “О назначении классных руководителей на … учебный год” и “О назначении доплат за классное руководство на … учебный год”. Многие сводят эти два приказа в один с
формулировкой: “… назначить классным руководителем в … классе и установить доплату … % от ставки”. Мы не считаем, что классное руководство в начальных классах
занимает меньше времени, чем в других, поэтому процент от ставки устанавливаем одинаковый. Классное руководство в 1-х, 9-х и 11-х классах связано с дополнительной работой по оформлению и ведению документации, поэтому назначаем доплату несколько выше. Это решение коллектива зафиксировано в локальном акте “Об оплате труда в гимназии №2”.
Изменение и перераспределение учебной нагрузки
Порой в течение учебного года класс на довольно длительное время остается без классного руководителя (тяжелая болезнь учителя, обучение на курсах с отрывом от производства, отпуск, связанный с санаторно-курортным лечением). В этом случае назначается
учитель, который будет временно исполнять обязанности классного руководителя. Финансовое обеспечение приказа “О назначении ВРИО классного руководителя … класса”
следует согласовать с бухгалтерией. Также в течение учебного года в исключительных
случаях (наступление инвалидности сотрудников или их родных, уход в отпуск по беременности и родам, увольнение) может произойти изменение учебной нагрузки или ее перераспределение. В этом случае руководитель издает приказ “О внесении изменений в тарификацию”.
Доплаты за заведование специальными кабинетами
Некоторые учителя работают в так называемых специальных кабинетах (мастерские технического труда и обслуживающего труда, кабинеты физики, химии, биологии, информатики и т.п.). Забота о рабочем состоянии их учебной и демонстрационной базы требует от
заведующего кабинетом дополнительных временных затрат. Опираясь на локальный акт,
в августе следует подготовить приказ “О назначении доплат за заведование специальными
кабинетами на … учебный год”. Уровень оснащенности школ разный, поэтому и приказ
этот должен отражать специфику конкретной школы в конкретный учебный год. Некоторые руководители делают два приказа: “О назначении заведующими специальных кабинетов на … учебный год” и “О назначении доплат за заведование специальными кабинетами
на … учебный год”. В ряде школ аналогичные приказы на заведование мастерскими делают отдельно.
Доплаты за спортивно-оздоровительную работу
Большой объем дополнительной работы по поддержанию рабочего и безопасного состояния спортивных залов, площадок (стадионов), снарядов и оборудования выполняют учителя физической культуры. Кроме того, в течение учебного года они дополнительно организуют массовую спортивную и оздоровительную работу (соревнования, командные
встречи, эстафеты, Дни города, Дни призывника, Дни здоровья, военные сборы и т.п.).
Следовательно, целесообразно издать приказ “О назначении доплат за организацию спортивно-массовой работы и развитие спортивной материально-технической базы на …
учебный год”. Можно разбить этот приказ в два отдельных.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
55
Зачастую в школе не хватает специалистов, а старшие классы для занятий физической
культурой должны делиться. Тогда один учитель вынужден проводить занятия сразу со
всем классом. При этом тарифицировать педагогу могут только одну группу. В этой ситуации следует издать приказ “Об увеличении объема работ учителя физической культуры
на … учебный год”. Экономист поможет рассчитать увеличение заработной платы в процентном отношении.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается каждый учебный год. За счет надтарифного фонда
можно не устанавливать доплату, а ввести в штатное расписание новую должность,
например, инженера по обслуживанию ЭВМ, социального педагога и т.п. Школа также
имеет возможность перераспределять ставки, не выходя за рамки выделенного фонда. Реализация этого права оформляется через следующие приказы: “О внесении изменений в
штатное расписание на … учебный год”, “О назначении на введенные в штатное расписание новые должности”, “О выполнении штатного расписания в … учебном году”.
Назначение нагрузки административно-вспомогательному персоналу
Нагрузка за административно-вспомогательным персоналом закрепляется через приказ “О
назначении нагрузки административно-вспомогательного персонала на … учебный год”.
Необходимость этого приказа обусловлена тем, что на начало учебного года сотрудники
могут подать заявления об изменении нагрузки по личным обстоятельствам или с целью
упорядочения рабочих графиков друг друга. Все эти изменения в августе целесообразно
свети в один приказ, а в течение учебного года изменения оформляются индивидуальным
приказом.
Организация дополнительных образовательных услуг
Для реализации учебного плана курсов дополнительного образования необходимо издать
приказ “О назначении педагогической нагрузки в области дополнительного образования
на … учебный год”. В нем напротив каждой фамилии должны быть указаны наименования курсов и количество недельных часов. Этот приказ помогает распределить бюджетные часы.
Платные дополнительные образовательные услуги оформляются в отдельном блоке приказов:



“Об организации работы по оказанию платных дополнительных образовательных
услуг в … учебном году”.
“Об открытии учебных курсов в рамках оказания платных дополнительных образовательных услуг на … учебный год”.
“О назначении педагогической нагрузки в области оказания платных дополнительных образовательных услуг на … учебный год”.
Эти приказы обычно издаются в первой декаде сентября, но два последних приказа могут
появиться и в течение года, если повышенный спрос на какой-то курс приведет к его открытию или к увеличению нагрузки учителя за счет формирования еще одной группы.
Сразу скажем и о том, что падение спроса на какой-то курс может привести к досрочному
закрытию группы в течение года.
Закрытие учебных курсов дополнительного образования
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
56
В такой ситуации издаются следующие приказы:



“О закрытии учебного курса в рамках оказания платных дополнительных образовательных услуг в … учебном году”.
“О ликвидации группы по изучению … курса в рамках оказания платных дополнительных образовательных услуг в … учебном году”.
“Об изменении педагогической нагрузки в рамках оказания платных дополнительных образовательных услуг”.
Установление компенсирующих доплат и надбавок
Вернемся к приказам об установлении доплат и надбавок. Напомним, что доплатами компенсируется только дополнительная работа, не входящая в круг должностных обязанностей. Если в должностных обязанностях, например, заместителя директора заложены вопросы организации работы по охране труда, то выполнение обязанностей общественного
инспектора по охране труда ему дополнительно оплачены быть не могут.
При наличии в штатном расписании должности социального педагога исключается доплата за работу общественным инспектором по охране прав детства. Собственно, сам инспектор уже не нужен. Доплаты в приказе должны быть очень четко обоснованы, в частности,
формулировками из должностных обязанностей по тем специальностям, которые в штатном расписании школы отсутствуют, а соответствующая работа выполняется кем-то из
сотрудников дополнительно. Эти позиции необходимо учесть при подготовке приказа “Об
установлении доплат сотрудникам на … учебный год”.
Возможно, предварительно следует издать следующие приказы:





“О назначении ответственного за учет военнообязанных в … учебном году”.
“О назначении общественного инспектора по вопросам пенсионного обеспечения в
… учебном году”.
“О назначении организатора общественно-полезного труда обучающихся в …
учебном году”.
“О назначении ответственного за организацию горячего питания в … учебном году”.
“О назначении общественного организатора туристско-экскурсионной работы в …
учебном году” и т.п.
Установление стимулирующих надбавок
Просчитайте с экономистом, сколько денег остается для распределения надтарифного
фонда. Теперь, опираясь на локальный акт, приступайте к определению надбавок, которые
носят не компенсирующий характер, а стимулирующий. Именно надбавками поощряется
более высокий уровень методической работы руководителей школьных методических
объединений и творческих кафедр, высокие результаты в работе с одаренными детьми
(это должно быть подтверждено победами в конкурсах, олимпиадах, смотрах, соревнованиях, наличием медалей у выпускников).
Указанная информация отражается в приказе “Об установлении педагогам надбавок стимулирующего характера на … учебный год”. В ряде школ подобный приказ издают ежемесячно, регулярно перераспределяя выплаты стимулирующего характера.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
57
За высокое качество работы, интенсивность и напряженность труда надбавки стимулирующего характера персоналу сопровождения (вспомогательному персоналу) устанавливаются приказом “Об установлении надбавок стимулирующего характера персоналу сопровождения (вспомогательному персоналу) на … учебный год”. Основанием приказа являются акт приемки школы к новому учебному году, акты проверок по охране труда, санитарно-гигиеническому состоянию школы, пожарной безопасности, а также уплотненный
график работы персонала.
Аттестация рабочих мест
При проведении тарификации нужно организовать аттестацию рабочих мест и по ее результатам установить компенсационные доплаты за работу в неблагоприятных условиях.
Руководитель издает два приказа: сначала “О создании экспертной комиссии и аттестации
рабочих мест на … учебный год”, позже “Об установлении компенсационных доплат за
работу в неблагоприятных условиях на … учебный год”.
Как правило, если выявлено несколько факторов, позволяющих установить доплату, учитывается только один из них. Например, в школе есть линотипная машина, а также компьютеры. Доплата секретарю за работу с дисплеем и отдельно за работу на линотипной
машине производиться не будет. Либо комиссия установит соотношение вредных факторов в совокупности, либо рекомендует установить доплату за работу с дисплеем, за которым секретарь проводит максимальное количество рабочего времени. В любом случае
этот приказ готовится на основании протокола аттестации рабочих мест и руководитель
соглашается с выводами экспертной комиссии, если они не противоречат законодательным актам и нормативным документам.
Организация охраны труда
Мы рассмотрели типологию приказов, связанных с тарификацией сотрудников на новый
учебный год. Последние в этом блоке приказы примыкают к приказам по охране труда.
В конце августа нужно издать приказ “Об охране труда в … учебном году”. Приказ содержит указания на разграничение полномочий и ответственности каждого сотрудника
пофамильно.
Следующий приказ издается в начале сентября - “Об организации обучения и очередной
проверки знаний по охране труда в … учебном году”. В сентябре же издается и приказ ”О
создании комиссии по предупреждению травматизма в … учебном году”.
Обеспечение безопасности учебно-воспитательного процесса
Безопасность учебно-воспитательного процесса является предметом отдельной группы
распорядительных документов. Ответственность и полномочия каждого сотрудника в
обеспечении пожарной безопасности закрепляются в августовском приказе “Об обеспечении пожарной безопасности в … учебном году”. По мере необходимости в течение учебного года могут быть изданы приказы по итогам контроля соблюдения требований пожарной безопасности, по усилению профилактических мер в обеспечении пожарной безопасности.
Ранее не существовало приказов, регулирующих поведение сотрудников в чрезвычайных
ситуациях, в том числе при обнаружении посторонних предметов. Жизнь заставила в каждом образовательном учреждении разработать инструкции о поведении в чрезвычайных
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
58
ситуациях и при обнаружении посторонних предметов. Представляется целесообразным
разграничить полномочия и ответственность каждого сотрудника школы августовским
приказом “О профилактике и предотвращении чрезвычайных ситуаций в … учебном году”.
Утверждение инструкции по охране труда
Распорядительная деятельность директора связана с утверждением инструкций по охране
труда (сюда целесообразно отнести и инструкции по пожарной безопасности, и инструкции по действиям в чрезвычайной ситуации), должностных инструкций и введением в
действие локальных актов. Приказы “Об утверждении инструкций по охране труда”, “Об
утверждении должностных обязанностей”, “О введении в действие локального акта” издаются не каждый год, а при создании новых инструкций или актов, а также в случае периодического пересмотра и нового утверждения существующих инструкций и актов.
Мероприятия по ГО и ЧС
Знание требований гражданской обороны и правил поведения в чрезвычайных ситуациях
обязательно для каждого сотрудника. Есть небольшой набор приказов, которые можно
выделить в отдельную книгу, за ведение которой отвечает заместитель директора –
начальник штаба ГО.
Эти приказы издаются ежегодно в январе:



“О проведении мероприятий по ГО и ЧС в … (истекшем) году”.
“Об организации руководящего состава, рабочих и служащих формирований ГО
ГО”.
“Об организации обучения и подготовки руководящего состава, рабочих и служащих формирований ГО ГО”.
В апреле следует приказ “О подготовке и проведении Дня защиты детей”.
Повышение профессионального роста педагогов
Следующее направление распорядительной деятельности директора охватывает вопросы
профессионального роста педагогического коллектива. Перечислим основные приказы:




“Об организации научно-методической работы в … учебном году” (он объединяет
приказы о создании школьного методического совета и назначении руководителей
методических объединений).
“О повышении квалификации в … учебном году”.
“О назначении ответственного за проведение аттестации педагогов в … учебном
году” (этот приказ часто просят сотрудники органов управления, хотя, на наш
взгляд, этот вопрос является частью должностных обязанностей заместителя директора).
“Об организации аттестации педагогических работников в … учебном году” (он
поглощает приказ о создании аттестационной комиссии и о проведении экспертизы
результатов педагогической деятельности).
Организация финансово-хозяйственной деятельности
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
59
Финансово-хозяйственная деятельность – еще одно направление распорядительной деятельности руководителя. В конце августа или начале сентября следует издать приказы:




“О создании комиссии по передаче материальных ценностей, их оприходованию и
списанию на …учебный год”.
“О создании комиссии по инвентаризации на … учебный год”.
“О назначении материально-ответственного лица за получение и выдачу денежных
средств на … учебный год”.
“Об установлении компенсации за проезд на работу в общественном городском
транспорте” (это зависит от местных условий).
В течение года по мере необходимости издаются такие приказы:



“О создании комиссии по служебному расследованию допущенных финансовых
нарушений” (впрочем, создать такую комиссию можно не только по финансовым
нарушениям).
“Об оказании материальной помощи”.
“Об оплате работы сторожей в выходные и праздничные дни”.
Организация учебно-воспитательного процесса
К основной деятельности относятся вопросы организации учебно-воспитательного процесса. Среди распорядительных документов этого направления можно выделить следующие типы приказов:

















“Об организации какого-либо мероприятия”.
“Об участии в каком-либо мероприятии”.
“Об итогах организации какого-либо мероприятия”.
“Об итогах участия в каком–либо мероприятии.
“Об осуществлении контроля чего-либо”.
“Об итогах контроля чего-либо”.
“О создании комиссии по служебному расследованию”.
“О наложении взыскания”.
“О снятии взыскания”.
“О поощрении сотрудников”.
“О поощрении родителей обучающихся”.
“Об окончании 1-ой четверти (полугодия, учебного года)”.
“О проведении месячника по благоустройству и озеленению школы и закрепленной территории”.
“Об организации лагеря с дневным пребыванием детей”.
“Об утверждении состава аттестационных комиссий”.
“О проведении сверки данных, вносимых в аттестаты выпускников”.
“О создании комиссии по проверке правильности заполнения аттестатов выпускников”.
Другие распорядительные документы
Распорядительные документы по организации и осуществлению учебно-воспитательного
процесса могут быть изданы на основе приказов, постановлений, методических писем
вышестоящих организаций в течение года. Из приведенного выше перечня ряд приказов
можно оформить в виде распоряжений, например, “Об окончании четверти” или “О проведении сверки данных, вносимых в аттестаты выпускников” и т.п.
Использование Microsoft Word ХР для создания ОРД
60
Вместо приказов “Об итогах контроля …” можно оформить справку аналогичного содержания в книге контроля. Если в плане работы школы заложены определенные формы контроля и обозначены временные рамки, а сам план является общедоступным, то приказ “Об
осуществлении контроля …” можно не издавать. Допустимо подобным образом поступить
и с приказом “Об организации … мероприятия”.
Нумерация приказов
Считаем, важно объяснить, почему в наименовании многих приказов обязательно содержится указание на учебный год. Напоминаем, что все делопроизводство, в том числе распорядительное, осуществляется в пределах календарного года, приказы нумеруются с января по декабрь текущего года, а не с сентября текущего года по август следующего. Но
тарификация осуществляется именно на учебный год, а не на календарный.
Приказы по охране труда, по финансово-хозяйственной деятельности можно было бы, как
и приказы по гражданской обороне, издавать в январе. Но после лета состав коллектива
частично меняется, приходится издавать приказ “О внесении изменений в приказ …”, а в
январе опять дублировать тот же самый приказ. Если взять за основу принцип необходимости приказа для начала чьей-то деятельности, то многократное переписывание одних и
тех же приказов лишено смысла.
В заключение отметим, что приведенная типология приказов поможет заместителям директора, отвечающим за определенные участки работы, вовремя подготовить проекты
приказов по тому или иному направлению распорядительной деятельности. Циклограмма
заложена в каждом типологическом блоке