О методических рекомендациях по усовершенствованию описей фондов райкомов КПСС

О методических рекомендациях
по усовершенствованию описей фондов райкомов КПСС
Т.П.Лелюх - главный хранитель
фондов ЦГАОО РБ
Архив Башкирского обкома КПСС (рескома КП РСФСР), возникнув
как партийное учреждение КПСС 16 апреля 1929г., функционировал в
системе партийных органов до августа 1991г. Состав и содержание
документов, принципы формирования и сроки хранения определяли ЦК
КПСС, ИМЛ, Центральный партархив. Архивный фонд формировался за счет
поступления документов партийных и комсомольских органов республики.
В соответствии с Указом Президента России от 24 августа 1991г. № 83
"О партийных архивах" и Постановления Совета Министров Башкирской
ССР от 22 ноября 1991г. на базе бывшего партийного архива Башкирского
рескома КП РСФСР был образован Центральный государственный архив
общественных объединений Республики Башкортостан (ЦГАОО РБ).
С приобретением архивом статуса государственного изменились и
форма комплектования документами, и состав научно- справочного аппарата.
Фондообразователями ЦГАОО РБ являются более 150 организаций:
политические
партии
и
движения,
народные
центры
и
комитеты,
национально- культурные центры и молодежные организации, рескомы
профсоюзов РБ, редакции республиканских газет и журналов и др.
В соответствии с Рекомендациями Росархива по интеграции учета
документов бывших партийных архивов в систему государственного учета
АФ РФ в ЦГАОО РБ в 1995 - 2000 гг. проводилась выверка учетных
документов фондов. В этой связи был проведен комплекс работ: выверен
список фондов, заведен полный комплекс документов на вновь поступившие
фонды; по установленной форме ежегодно составляются сведения об
изменениях в составе и объеме фондов. Для реализации принципа
пофондового учета документов определены категории фондов и составлены
2
списки фондов по принадлежности. Завершено составление пофондового
топографического указателя. По состоянию на 01.01.2004 г. объем хранения
документов ЦГАОО РБ составляет 1.173 498 ед.хр., с количеством фондов8446 и количеством описей – 31027.
В рамках интеграции архива в систему государственной архивной
службы проводится работа по рассекречиванию фондов и переводу их на
открытое хранение. За период с1993 по 2003 гг. сняты грифы секретности с
694716 дел имеющих степень ограниченного доступа.
А также проводится изучение и анализ состояния НСА к фондам,
созданным до 1991 г.
Анализ состояния описей фондов райкомов КПСС показывает, что в
ЦГАОО РБ имеются описи за 1930-1950 гг., поступившие с делами из
сельских райкомов КПСС, не отвечающие требованиям "Основных правил
работы государственных архивов Российской Федерации", М., 2002. Описи
трудночитаемы и малоинформативны, что не обеспечивает поиска нужных
сведений:
- не имеют развернутых заголовков, раскрывающих состав и основное
содержание документов;
- отсутствуют крайние даты;
- в титульных листах отсутствуют названия архива, описи, крайние даты;
титульные листы требуют замены ввиду ветхости;
- неудобные для пользования (неформатные, с угасающим текстом,
рукописные, составленные разным почерком и т.д.);
- имеют разные названия (инвентарная, архивная, сдаточная);
- к описям подшиты справки о выделении дел к уничтожению, о передаче в
СИФ или к другим фондам, которые должны быть в деле фонда;
- с описями постоянного срока хранения и по личному составу подшиты
внутренние описи к личным делам;
- итоговые записи имеются к каждой описи, но нет сводной;
- отсутствует
предисловие
к
описи
(история
фондоообразователя и фонда отражена в деле фондов) и т.д.
организации
-
3
Полагая, что от качества описей во
многом
зависит
создание
полноценной системы НСА, а также, реализуя рекомендации коллегии
Управления по делам архивов при Кабинете Министров РБ от 19.02.2003 г.
активизировать работу бывшего партийного архива по усовершенствованию
описей фондов, ЦГАОО РБ приняло решение описи фондов райкомов партии
за 1930-1950 гг. привести в соответствие с нормативными требованиями, т.е.
усовершенствовать.
Необходимость проведения усовершенствования описей, в первую
очередь,
именно
этой
категории
фондов,
вызвана
озабоченностью
обеспечением сохранности НСА и документов, созданных более полувека
назад, но не потерявших своей актуальности и востребованности и на
сегодняшний день. А значит, потребностью в более широкой возможности
доступа работы с ними, как пользователей, так и самих архивистов при
проведении многообразных форм архивной работы.
В этой связи в ЦГАОО РБ был составлен план работы, который
включал:
1. Изучение правил работы и нормативно- методических рекомендаций по
усовершенствованию НСА бывших партийных архивов.
2. Изучение и анализ НСА фондов данной категории.
3. Составление и утверждение списка описей дел фондов райкомов КПСС
для проведения работы по их усовершенствованию.
4. Составление методических рекомендаций по усовершенствованию описей
фондов райкомов КПСС.
5. Рассмотрение и утверждение данных рекомендаций на экспертнометодической комиссии (ЭМК) ЦГАОО РБ.
6. Проведение работы по усовершенствованию описей в соответствии с
данными методическими рекомендациями.
7. Оформление итогов работы.
За основу разработки данных методических рекомендаций взяты
"Основные
правила
работы
государственных
архивов
Российской
4
Федерации",
М.,
2002
и "Методические
рекомендации
"Совершенствование НСА к документам бывших партийных архивов", М.,
1994.
Структура методических рекомендаций:
Введение (Кратко представлена история образования архива и дан обзор
нормативно- методических документов, в соответствии с которыми
создавался и развивался НСА к документам закрытой системы партийных
архивов.)
Глава 1. Анализ состояния описей фондов райкомов КПСС.
Глава 2. Организация и методика работы по усовершенствованию описей
фондов райкомов КПСС.
(В этой главе даны определения усовершенствования описей;
перечислены
виды
работы
–
редактирование
(уточнение)
заголовков без изменения систематизации дел, составление
необходимого справочного аппарата к описи, перепечатка описи.
Приведены примеры.)
Заключение. (Оформление итогов работы. Составление актов. Внесение
изменений в учетные документы - в книги приема, листы и
карточки фондов и соответственно, в сведения об изменениях в
составе и объеме фондов.)
Приложения. (Список описей фондов райкомов КПСС для проведения
работы по их усовершенствованию; форма титульного листа к
описи; форма итоговой записи к описи; лист-заверитель дела и
форма акта о проведении усовершенствования описей).
Список использованных нормативно- методических пособий.
И в завершении информации по данной теме: на сегодняшний день
отредактированы заголовки, составлены титульные листы и перепечатаны
описи 12 фондов райкомов КПСС. Работа по усовершенствованию описей
фондов данной категории будет продолжена в соответствии с планом работы
ЦГАОО РБ.