Делопроизводство – это отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации из движения, учета и хранения. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ: Организационно-правовые; По личному составу; Плановые; Распорядительные; Информационно-справочные; Справочно-аналитические; Отчетные. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - ЭТО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭЛЕМЕНТ ОПРЕДЕЛЕННОГО ВИДА ДОКУМЕНТА. БЛАНК ДОКУМЕНТА - ЭТО СТАНДАРТНЫЙ ЛИСТ БУМАГИ С НАНЕСЕННЫМИ НА НЕГО ПОСТОЯННЫМИ РЕКВИЗИТАМИ, ПОЗВОЛЯЮЩИМИ ЕГО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ДОКУМЕНТ - ЭТО ЗАФИКСИРОВАННАЯ НА МАТЕРИАЛЬНОМ НОСИТЕЛЕ ИНФОРМАЦИЯ С РЕКВИЗИТАМИ ПОЗВОЛЯЮЩИМИ ЕЁ ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ. СУЩЕСТВУЕТ ТРИ ВИДА БЛАНКА ДОКУМЕНТА: 1. общий бланк; 2. бланк письма; 3. бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.). РАССМОТРИМ ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: 1.Приказ 2. Трудовой договор 3. Докладная записка 4. Служебная записка 5. Личная карточка 6. Личное дело ПРИКАЗ – ЭТО ПРАВОВОЙ АКТ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ, СОДЕРЖАЩИЙ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ ДЛЯ ПОДЧИНЕННЫХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И РЯДОВЫХ РАБОТНИКОВ В ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ПРИКАЗЫ РАЗЛИЧАЮТ: Приказ о приёме на работу; Приказ о переводе на другую должность; Приказ о направлении в командировку; Приказ о предоставлении отпуска; Приказ о поощрении работника; Приказ об увольнении. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР ДОГОВОР МЕЖДУ РАБОТНИКОМ И РАБОТОДАТЕЛЕМ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЙ ИХ ВЗАИМНЫЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – ЭТО ИНФОРМАЦИОННЫЙ ДОКУМЕНТ, АДРЕСУЕМЫЙ ВЫШЕСТОЯЩЕМУ РУКОВОДИТЕЛЮ В ПОРЯДКЕ ПРЯМОГО ПОДЧИНЕНИЯ И СОДЕРЖАЩИЙ ОБСТОЯТЕЛЬНОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО ВОПРОСА С ВЫВОДАМИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ СОСТАВИТЕЛЯ. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – ЭТО СВОЕГО РОДА ПЕРЕПИСКА МЕЖДУ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ. Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском . классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях однотипности оформления документации. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – ЭТО ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ ПО УЧЕТУ ЛИЧНОГО СОСТАВА, ОНА ЗАВОДИТСЯ НА ВСЕХ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ, ПРИНЯТЫХ НА РАБОТУ НА УСЛОВИЯХ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА НЕЗАВИСИМО ОТ ТОГО, ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ РАБОТА ОСНОВНОЙ ИЛИ ПО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВУ, ПОСТОЯННОЙ, ВРЕМЕННОЙ ИЛИ СЕЗОННОЙ. ДАННАЯ КАРТОЧКА ВЕДЕТСЯ НА ВСЕХ ПРЕДПРИЯТИЯХ НЕЗАВИСИМО ОТ ФОРМ СОБСТВЕННОСТИ В ПРОДОЛЖЕНИЕ ВСЕГО ПЕРИОДА ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКА НА ДАННОМ ПРЕДПРИЯТИИ И ЗАКРЫВАЕТСЯ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА. ЛИЧНОЕ ДЕЛО – ЭТО СОВОКУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ НАИБОЛЕЕ ПОЛНЫЕ СВЕДЕНИЯ О РАБОТНИКЕ И ЕГО ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ДЕЛО – ЭТО СОВОКУПНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ОДНОМУ ВОПРОСУ ИЛИ УЧАСТКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, СФОРМИРОВАННЫХ ПО КАКОМУ-ЛИБО ПРИЗНАКУ И ПОМЕЩЕННЫХ В ОТДЕЛЬНУЮ ТВЕРДУЮ ОБЛОЖКУ ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ - ЭТО ОТНЕСЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К ОПРЕДЕЛЕННОМУ ДЕЛУ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ НЕГО. ЭТА РАБОТА НАЧИНАЕТСЯ С МОМЕНТА ЗАВЕРШЕНИЯ ДЕЛА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ЗАКАНЧИВАЕТСЯ В ПРОЦЕССЕ ПОДГОТОВКИ ЕГО К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ. ДЛЯ КОМПЛЕКТАЦИИ ДЕЛ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ ТЕ ЖЕ ПРИЗНАКИ, ЧТО И ДЛЯ ФОРМУЛИРОВАНИЯ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА (ЗАГОЛОВОК ОТРАЖАЕТ РЕЗУЛЬТАТЫ ТАКОЙ КЛАССИФИКАЦИИ), А ИМЕННО: Номинальный (группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.) Предметно – вопросный (объединение в одно дело документов по одному вопросу, например, документов о строительстве нового учебного корпуса) Авторский (в дело собираются документы одного автора – комиссии, организации, должностного лица) Корреспондентский (формируется дело о переписке с определенным корреспондентом, например, с мэрией города) Географический ( в одно дело группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории, например, переписка с администрацией г. Якутска об организации филиала академии) Хронологический (учёт временных параметров документов, например, отчеты о продаже товаров за январь) Экспертный (учёт сроков хранения документов) 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ЭТО…? 2. ПЕРЕЧИСЛИТЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ. 3. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – ЭТО..? 4. ПРИКАЗ – ЭТО…? 5. ВИДЫ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: 6. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – ЭТО..? 7. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – ЭТО…? 8. ВИДЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТА: 9. ЛИЧНОЕ ДЕЛО – ЭТО…? 10. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – ЭТО..? ТЕСТЫ: 1. КАКИЕ ИЗ ПЕРЕЧИСЛЕННЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ СЕКРЕТАРЯ ОТНОСЯТСЯ К БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ? 1.Регистрация документов и постановка их на контроль; 2.Организация деловых поездок руководителя; 3.Организация приема посетителей; 4.Сбор информации для руководителя; 5.Прием почетных гостей; 6.Оформление документов; 7.Организация телефонных переговоров. 2. КАК РАСПОЛАГАЮТ НА БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ РЕКВИЗИТЫ УГЛОВОГО ШТАМПА? 1.В верхнем углу формата у границы левого поля в пределах площади, отведенной формуляром-образцом; 2.У границы верхнего поля посередине листа; 3.Произвольно. 3. ПОЧЕМУ ЛЕВОЕ ПОЛЕ НА БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ САМОЕ БОЛЬШОЕ? 1.Оно предназначено для проставления “отметки о контроле”; 2.Оно предназначено для подшивки документов в дело; 3.На нем пишут замечания к документу. 4. КАКАЯ РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ СОСТАВЛЕНА ПРАВИЛЬНО: 1.Бухгалтерии срочно сделать перерасчет по претензии; 2.Главному бухгалтеру к 23.01.2007 сделать перерасчет по претензии; 3.Главному бухгалтеру Ивановой Г.Н. к 23.01.2007 произвести перерасчет по претензии. Директор А.М.Гуров. 5.КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ДОЛЖНЫ ПЕРЕДАВАТЬСЯ НА РАССМОТРЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЮ: 1.Документы вышестоящих организаций; 2.Имеющие конкретного исполнителя; 3.Важные документы, касающиеся деятельности организации. 6.В ОТМЕТКУ О КОНТРОЛЕ ВХОДИТ: В отметку о контроле входит: 1.Индекс документа; 2.ФИО исполнителя; 3.Штамп контроля 7.ХОД ОБСУЖДЕНИЯ ВОПРОСОВ И РЕШЕНИЯ, ПРИНИМАЕМЫЕ НА ЗАСЕДАНИЯХ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ, СОВЕТАХ, СОБРАНИЯХ, СОВЕЩАНИЯХ ФИКСИРУЮТСЯ В: 1 Актах 2 Отчетах 3 Протоколах 4 Докладах 8.СОБЛЮДЕНИЕ ЕДИНЫХ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБЕСПЕЧИВАЕТ: 1 Качественное составление документов, юридическую силу документов 2 Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов 3 Юридическую силу документов, оперативное составление документов 4 Организацию быстрого поиска документов, их юридическую силу 9.УКАЖИТЕ ВАРИАНТЫ НЕВЕРНОГО ДАТИРОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ: 1. 15/08/99 2. 01.10.00 3. 2000 03 10 4. 15.I.99 10.БЛАНК ДЛЯ ВНЕШНИХ ДОКУМЕНТОВ ВКЛЮЧАЕТ РЕКВИЗИТЫ: 1 Эмблема предприятия, его адрес 2 Эмблема предприятия, его наименование, почтовый адрес, номер контактного телефона, дата и номер документа 3 Название предприятия, его почтовый адрес, дата и номер письма 4 Название предприятия, эмблема, номер контактного телефона 11. ДЛЯ НАИЛУЧШЕГО ПОНИМАНИЯ СМЫСЛА ДОКУМЕНТА НАИБОЛЕЕ ЗНАЧИМУЮ ЧАСТЬ НУЖНО РАЗМЕЩАТЬ: 1 В начале текста 2 В середине текста 3 В конце текста 4 Не имеет значения 12.ПРАВОВОЙ СТАТУС РАБОТНИКА ОРГАНИЗАЦИИ РЕГЛАМЕНТИРУЕТСЯ: 1 положением о структурном подразделении 2 приказом по основной деятельности 3 должностной инструкцией 4 приказом по личному составу 13. К ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ДОКУМЕНТАМ ОТНОСЯТСЯ: 1 Приказы по основной деятельности, устав, штатное расписание, должностные инструкции 2 Устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции 3 Устав, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, акты, протоколы 4 Акты, протоколы, устав, учредительный договор, приказы по личному составу, бухгалтерские отчеты 14. ДАТОЙ ВСТУПЛЕНИЯ ПРИКАЗА В СИЛУ ЯВЛЯЕТСЯ: 1 Дата его оформления секретарем 2 Дата его подписания руководителем 3 Дата документа, на основании которого оформляется приказ 4 Дата введения его в действие, указанная в тексте 15.КАКИМ ДОКУМЕНТОМ ОФОРМЛЯЕТСЯ СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ? 1 Актом 2 Приказом по основной деятельности 3 Протоколом 4 Распоряжением руководителя предприятия 16.ДОКУМЕНТОМ, СОДЕРЖАЩИМ ОБСТОЯТЕЛЬНОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ ВОПРОСА, ОТРАЖАЮЩЕГО ПРОИЗВОДСТВЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ, ЯВЛЯЕТСЯ: 1. справка 2. объяснительная записка 3. протокол 4. докладная записка 17. К ДОКУМЕНТАМ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОТНОСЯТСЯ: 1 Трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления о приеме на работу 2 Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография 3 Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате 4 Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография; трудовые контракты 18. ПРИ ПРИЕМЕ СОТРУДНИКА НА РАБОТУ НЕОБХОДИМО ОФОРМЛЕНИЕ СЛЕДУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ: 1 Заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении 2 Заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой контракт 3 Приказ о зачислении сотрудника на работу 4 Резюме, заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении НАЙДИТЕ ОШИБКИ И НАПИШИТЕ ПРИКАЗВЕРНО №66 Директор ООО «Сигналпласт» от 25,05,2005 Содержание «О наказании» 24,25 июня 2005 года гальваник Миронов А.А. находился на работе в нетрезвом состоянии. На основании вышеизложенного: Приказываю: 1. За появление на работе в нетрезвом состоянии 24,25 июня гальванику Миронову А.А. объявить выговор. 2. Рабочие дни 24,25 июня считать прогулами. Директор ООО «Сигналпласт» В.Т.Тарасов ЗАДАЧА Вы работаете менеджером в туристической фирме ЗАО «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя директора фирмы Иванову И.В. ЗАДАНИЕ: СФОРМУЛИРУЙТЕ ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ, КОТОРЫЕ СОДЕРЖАТ СЛЕДУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: 1. Документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов), составляемые по вопросу проведения тематических выставок 2. Письма, направляемые в архивные учреждения, по вопросу комплектования Архивного фонда РФ научно-технической документацией (и ответы на них) 3. Письма, направляемые во ВНИИДАД, по вопросам научно-методической работы (и ответы на них) 4. Письма, в которых обсуждаются проблемы организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности (и ответы на них) 5. Письма, направляемые главам администраций областей, о социальной защите населения (и ответы на них) 6. Отчеты ЗАО «Большевский текстиль» о работе автотранспорта за год. ОТВЕТЫ: 1. 2,3,6,7 10. 2 2. 1 11.2 3. 2 12. 3 4. 3 13. 2 5. 2 14. 2 6. 3 15. 1,4 7. 3 16. 4 8. 2 17. 4 9. 1 ОТВЕТ: Общество с ограниченной ответственностью «Сигналпласт» 24,25 июня 2005 года гальваник Миронов А.А. находился на работе в нетрезвом состоянии. На основании вышеизложенного: Приказ №66 Приказываю: 1. За Содержание появление на работе в нетрезвомвыговора» состоянии 24,25 июня гальванику «Об объявлении Миронову А.А. объявить выговор. 2. Рабочие дни 24,25 июня считать прогулами. Директор (подпись) В.Т.Тарасов ОТВЕТ: Отдел работы с клиентами – туристами Директору ЗАО «Арго» И.В. Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 23.04.2013 Ступино О временном увеличении штата работников. В связи с производственной необходимостью, необходимо увеличить на летний период штат работников по работе с клиентами в связи с увеличением объема работ. Прошу принять необходимые меры Менедженр (Подпись)Ф.И.О ОТВЕТ: 1. Номинальный 2. Экспертный 3. предметно – вопросный 4. авторский 5. географический 6. хронологический
