Загрузил aoshmaria

Курсовая Организация оперативного хранения документов

реклама
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………... 2
1 Организация оперативного хранения документов………………………........
3
1.1 Классификация и виды документов для оперативного хранения ……….. 4
1.2 Методы и технологии оперативного хранения………………………......... 5
1.3 Номенклатура дел структурного подразделения………………………….. 6
1.4 Принципы формирования номенклатуры дел …………………………….. 7
1.5 Особенности номенклатуры дел в различных типах организаций………. 7
1.6 Правила формирования дел……………………………………………........ 8
1.7 Нормативно-правовая база формирования дел………………………......... 9
1.8 Процесс формирования дел в организации………………………………... 10
1.9 Классификация и учет документов при формировании дел……………… 10
1.10 Требования к неполному оформлению дела……………………………... 11
2 Анализ организации оперативного хранения документов…………………… 12
2.1 Общие принципы и подходы к организации оперативного хранения
14
документов…………………………………………………………………………
2.2 Практические рекомендации для реализации системы оперативного
15
хранения документов……………………………………………………………...
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………… 16
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………… 17
ПРИЛОЖЕНИЕ А Пример оформления объяснительной записки………........
19
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Сравнительный анализ типов хранения документов……... 20
1
ВВЕДЕНИЕ
В эпоху информационных технологий и перехода к цифровизации всех
аспектов деятельности организаций, вопросы эффективного и оперативного
хранения документов приобретают особую актуальность. Организация
хранения документов — неотъемлемая часть управленческой деятельности,
которая требует внимательного подхода и использования современных
методов и технологий.
Целью
данной
курсовой
работы является
анализ
организации
оперативного хранения документов в условиях современного офиса.
Для достижения поставленной цели были определены следующие
задачи:
 исследовать существующие методы и системы хранения документов;
 проанализировать требования к оперативному хранению документов в
различных типах организаций;
 определить
номенклатуру
дел
структурного
подразделения
и
особенности её формирования;
 разработать правила формирования дел, включая классификацию и учет
документов;
 установить требования к неполному оформлению дела, в том числе к
временному хранению и доступу к документам.
Актуальность
темы
обусловлена
необходимостью
повышения
эффективности управленческой деятельности, сокращения времени поиска
необходимых документов и улучшения условий их хранения. В условиях
роста объемов информации и документооборота, оптимизация процессов
хранения документов становится ключевым фактором успешной работы
любой организации.
В ходе работы будет проведен анализ нормативно-правовой базы,
регулирующей вопросы хранения документов, а также изучены передовые
отечественные и зарубежные практики в данной области. Результаты
2
исследования позволят сформулировать общие принципы и подходы к
организации оперативного хранения документов, а также разработать
практические рекомендации для их реализации.
Далее рассмотрим методы, с помощью которых будет проводиться
исследование:
 анализ источников информации;
 анализ нормативных документов по обеспечению хранения;
 анализ правил формирования дел;
 сравнительный анализ типов хранения документов;
 синтез и обобщение.
Структура курсовой работы состоит из 2-ух глав, 11-ти источников и 2ух приложений.
1 Организация оперативного хранение документов
Оперативное хранение документов — это процесс систематизации,
обеспечения безопасности и предоставления доступа к документам, которые
активно используются в текущей деятельности организации. Это важный
аспект управления документацией, так как он позволяет сотрудникам быстро
находить необходимую информацию и эффективно выполнять свои рабочие
задачи.
Основные цели оперативного хранения:
 обеспечение доступа: документы должны быть легко доступны для
сотрудников, которым они необходимы для работы;
 безопасность
информации:
защита
документов
от
несанкционированного доступа, повреждения или утраты;
 эффективность: минимизация времени поиска и извлечения документов;
Принципы оперативного хранения:
 систематизация: документы хранятся в определенном порядке, который
позволяет легко идентифицировать и извлекать их;
3
 доступность: документы должны быть организованы таким образом,
чтобы их можно было быстро найти и использовать;
 контроль за оборотом документов:
отслеживание перемещения
документов между сотрудниками и подразделениями.
Методы оперативного хранения:
 электронные системы управления документами (EDMS): использование
программного обеспечения для управления документами в электронном виде;
 физическое хранение: использование архивных шкафов, папок и других
средств для хранения бумажных документов;
 гибридные системы: сочетание электронного и физического хранения
для оптимизации процессов.
Эти основы оперативного хранения документов являются ключевыми
для обеспечения эффективной работы любой организации и должны быть
тщательно продуманы при разработке системы управления документацией.
1.1 Классификация и виды документов для оперативного хранения
Классификация документов для оперативного хранения основывается на
их функциональном назначении, сроках хранения и частоте использования.
Это позволяет определить, какие документы требуют немедленного доступа,
а какие могут быть архивированы.
Основные виды документов:
 управленческие
документы:
решения,
приказы,
распоряжения,
протоколы заседаний и другие документы, регулирующие деятельность
организации.
 финансовые
документы:
счета-фактуры,
финансовые
отчеты,
бухгалтерские документы, которые используются для учета и отчетности.
 юридические
документы:
договоры,
соглашения,
лицензии,
юридическая корреспонденция, необходимые для подтверждения прав и
обязанностей.
4
 технические
документы:
чертежи,
спецификации,
инструкции,
документация по проектам и эксплуатации оборудования.
 кадровые документы: трудовые договоры, личные дела сотрудников,
документы по оценке и развитию персонала.
Классификация по срокам хранения:
 документы постоянного хранения: имеют значительную историческую,
юридическую или финансовую ценность.
 документы долгосрочного хранения (от 10 лет и более): важны для
долгосрочного планирования и анализа.
 документы среднесрочного хранения (от 1 до 10 лет): используются для
текущей деятельности, но со временем теряют актуальность.
 документы краткосрочного хранения (до 1 года): активно используются
в течение ограниченного периода времени.
Классификация по частоте использования:
 активные документы: регулярно используются и требуют быстрого
доступа.
 пассивные документы: используются редко и могут быть перемещены в
архив.
Эффективное оперативное хранение требует четкой классификации
документов, что позволяет оптимизировать процессы поиска и доступа к
информации, а также обеспечивает надлежащую защиту и управление
документацией.
1.2 Методы и технологии оперативного хранения
Методы и технологии оперативного хранения документов включают
различные подходы и инструменты, которые обеспечивают быстрый доступ к
документам, их безопасность и удобство использования. Вот некоторые из
них:
5
 электронные системы управления документами (edms): позволяют
централизованно хранить, управлять и отслеживать электронные документы и
образы бумажных документов;
 облачные хранилища: обеспечивают доступ к документам с любого
устройства и местоположения, а также упрощают совместную работу;
 системы версионирования: поддерживают отслеживание изменений в
документах и управление различными версиями документов;
 индексация и поисковые системы: ускоряют поиск документов, по
ключевым словам, метаданным или содержимому;
 системы сканирования и распознавания текста (ocr): преобразуют
бумажные документы в электронный формат, упрощая их поиск и хранение;
 мобильные приложения: позволяют доступ к документам и их
управление с мобильных устройств;
 автоматизация рабочих процессов: интегрируют оперативное хранение
с бизнес-процессами, автоматизируя рутинные задачи и уведомления.
Эти технологии и методы помогают создать эффективную и гибкую
систему
оперативного
хранения,
которая
способствует
повышению
производительности и защите информации.
1.3 Номенклатура дел структурного подразделения
Номенклатура
дел
структурного
подразделения
–
это
систематизированный перечень дел, ведомых в организации или её
подразделении. она включает в себя все категории документов, которые
обрабатываются, хранятся и используются в рамках установленных процедур.
Создание номенклатуры дел помогает в организации документооборота,
обеспечивает быстрый доступ к необходимым документам и способствует
эффективному управлению информационными потоками. Вот основные
элементы, которые обычно включаются в номенклатуру дел:
 общие документы: законодательные акты, учредительные документы,
внутренние положения и инструкции;
6
 управленческие документы: протоколы, приказы, распоряжения, отчеты
и планы;
 финансовые документы: бухгалтерские отчеты, сметы, договоры и акты;
 проектная документация: технические задания, проекты, схемы и
чертежи;
 кадровые документы: личные дела сотрудников, трудовые договоры,
приказы о приеме на работу и увольнении;
 корреспонденция: входящая и исходящая переписка, письма и запросы.
Структура номенклатуры дел может варьироваться в зависимости от
специфики организации, её размера и отраслевой принадлежности. ключевым
моментом является её постоянное обновление и адаптация к изменяющимся
условиям деятельности организации.
1.4 Принципы формирования номенклатуры дел структурного
подразделения.
Принципы
подразделения
формирования
предполагают
номенклатуры
создание
дел
системы,
структурного
которая
будет
соответствовать законодательным и нормативным актам, обеспечивать
полноту и комплексность документации, отражать структуру и специфику
работы подразделения через структурированность и систематичность. Важно
использовать унифицированные подходы к классификации и кодированию
документов,
поддерживать
актуальность
номенклатуры,
обеспечивать
доступность и прозрачность информации для сотрудников, а также четко
определять сроки хранения документов. Это позволит оптимизировать
документооборот и повысить эффективность работы подразделения.
1.5 Особенности номенклатуры дел в различных типах
организаций
Особенности номенклатуры дел в различных типах организаций
заключаются в адаптации под конкретные задачи и условия деятельности. В
7
коммерческих структурах акцент делается на оперативность и защиту
коммерческой тайны, документы часто имеют деловой и договорной характер.
В государственных учреждениях преобладает строгость и формализация, с
соблюдением законодательных требований и обеспечением открытости
информации для граждан. Некоммерческие организации могут иметь более
гибкую систему документооборота, которая способствует вовлечению
волонтеров и участников. В образовательных институтах важно отслеживание
академической деятельности и научных исследований, а также обеспечение
доступа к образовательным ресурсам. В медицинских учреждениях ключевое
значение имеет точность и конфиденциальность медицинской документации,
а также соблюдение медицинских стандартов и норм.
Каждый тип организации требует индивидуального подхода к
формированию номенклатуры дел, что позволяет учитывать специфику
работы и обеспечивать эффективность документооборота. Важно регулярно
пересматривать и обновлять номенклатуру, чтобы она соответствовала
текущим потребностям организации и изменениям в законодательстве. Это
обеспечивает не только удобство работы с документами, но и их правильное
хранение и архивирование.
1.6 Правила формирования дел
Правила формирования дел в организации могут включать следующие
пункты:
1. Классификация документов: определение категорий документов в
соответствии с их функциями и целями. Это может включать внутренние
документы, контракты, финансовые отчеты и т.д.
2. Регистрация
документов:
установление
процедуры
регистрации
документов, которая может включать присвоение уникальных номеров и дат
регистрации для обеспечения отслеживаемости.
8
3. Систематизация
документооборота:
создание
системы,
которая
позволяет легко находить и извлекать документы. Это может включать
разработку индексов или баз данных.
4. Хранение документов: определение условий и сроков хранения
различных типов документов, включая электронные и бумажные носители.
5. Обновление номенклатуры: регулярный пересмотр и обновление
номенклатуры дел для соответствия текущим потребностям и законодательным
изменениям.
6. Архивирование: установление правил и процедур для архивирования
документов, включая определение сроков перевода документов в архив и их
последующего уничтожения.
7. Конфиденциальность: соблюдение политик конфиденциальности и
защиты информации, особенно для документов, содержащих чувствительные
данные.
8. Доступ к документам: регулирование доступа к документам, чтобы
обеспечить их безопасность и предотвратить несанкционированный доступ.
Эти правила формируют основу для эффективного и организованного
документооборота, помогая обеспечить легкость доступа к документам и их
надежное хранение.
1.7 Нормативно-правовая база формирования дел
Нормативно-правовая база формирования дел является ключевым
элементом в управлении документацией любой организации. Она включает в
себя комплекс законов, подзаконных актов, стандартов и методических
рекомендаций, которые регулируют процесс создания, обработки, хранения и
использования документов. Эти нормы обеспечивают юридическую защиту
информации и способствуют повышению эффективности документооборота.
Основой
региональные
нормативно-правовой
законы,
которые
базы
являются
определяют
общие
федеральные
и
требования
к
документообороту. Кроме того, важную роль играют отраслевые стандарты и
9
правила, которые учитывают специфику работы различных организаций.
Методические рекомендации помогают адаптировать общие нормы к
конкретным условиям и задачам, стоящим перед организацией.
Важно регулярно проводить мониторинг изменений в законодательстве
и оперативно вносить соответствующие коррективы во внутренние документы
и процедуры. Это позволяет не только избежать юридических рисков, но и
обеспечить более гладкую и эффективную работу с документами. Таким
образом, нормативно-правовая база служит фундаментом для создания
прозрачной и законной системы документооборота в организации.
1.8 Процесс формирования дел в организации
Процесс формирования дел в организации — это комплексная задача,
требующая
внимательного
подхода
к
документации
и
соблюдения
нормативно-правовых требований. Он включает в себя несколько ключевых
этапов:
1. Подготовка: на этом этапе происходит сбор и первичная обработка
документов. Это включает проверку на соответствие стандартам, устранение
ошибок и оформление документов в едином стиле.
2. Систематизация: документы классифицируются и группируются по
определенным признакам, таким как тип документа, предмет, дата создания
или другие критерии, важные для организации.
3. Регистрация: каждый документ регистрируется в специальном журнале
или системе учета, что позволяет отслеживать его движение и обеспечивает
доступность информации для сотрудников.
4. Хранение: создаётся порядок хранения документов, который может
включать как физическое размещение бумажных версий, так и электронное
архивирование.
5. Доступ и использование: регламентируется порядок доступа к
документам, их использование и распространение внутри организации, чтобы
обеспечить защиту конфиденциальной информации.
10
6. Обновление и архивирование: периодически проводится пересмотр
документов с целью их обновления, а также определяются сроки и условия
архивирования или уничтожения.
Эти этапы обеспечивают порядок и эффективность в работе с
документами,
помогают
поддерживать
актуальность
информации
и
способствуют соблюдению законодательства
1.9 Классификация и учет документов при формировании дел
Классификация и учет документов являются важными аспектами
процесса формирования дел в организации. Эти процедуры помогают
обеспечить
порядок
способствуют
и
систематизацию
эффективному
поиску
и
документооборота,
использованию
а
также
информации.
Классификация документов проводится на основе установленных критериев,
таких как тематика, цель, авторство или сроки хранения. Это позволяет
сгруппировать документы по определенным категориям и облегчает их
последующее использование и архивирование.
Учет документов включает в себя регистрацию каждого документа в
специальной учетной системе, что обеспечивает возможность отслеживания
его жизненного цикла и истории перемещений. Для каждого документа
присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в
регистрационный журнал или базу данных. Это позволяет быстро находить
документы и контролировать их наличие.
В процессе учета также фиксируются все перемещения документа
внутри организации, его выдача сотрудникам или передача в другие
подразделения. Это важно для обеспечения безопасности информации и
предотвращения ее неправомерного использования или утери. Кроме того,
систематический учет документов способствует поддержанию актуальности
информации и обеспечивает ее доступность для сотрудников, которым она
необходима для работы.
11
Классификация и учет документов играют ключевую роль в создании
упорядоченной и эффективной системы документооборота, что в свою
очередь способствует повышению производительности и соблюдению
нормативно-правовых требований в организации. Эти процедуры требуют
внимательного и ответственного подхода, а также регулярного обновления в
соответствии с изменениями в законодательстве и внутренних процедурах
организации.
1.10 Требования к неполному оформлению дела
Требования к неполному оформлению дела обычно включают в себя
инструкции по управлению документами, которые по тем или иным причинам
не могут быть оформлены полностью. Это может быть связано с отсутствием
некоторых документов, ожиданием дополнительной информации или
необходимостью соблюдения конфиденциальности. В таких случаях важно:

обеспечить временное хранение документов в безопасном и доступном
месте;

зарегистрировать все документы, даже если они не полностью
оформлены, чтобы обеспечить возможность отслеживания их статуса;

отметить причины, по которым дело не может быть оформлено
полностью, и указать планируемые сроки для завершения оформления;

подготовить список недостающих документов или информации,
необходимой для полного оформления дела;

установить процедуры для обновления и дополнения дела по мере
поступления недостающих документов или информации.
Эти меры помогут поддерживать порядок в документообороте и
обеспечат соответствие нормативным требованиям, даже если дело находится
в стадии неполного оформления.
12
2 Анализ организации оперативного хранения документов
Организация оперативного хранения документов отличается от других
методов хранения, таких как долгосрочное и архивное, по нескольким
ключевым параметрам:
 Оперативное хранение:
Цель: предоставление быстрого доступа к документам, которые
регулярно используются в повседневной работе.
Доступ:
документы
легко
доступны
для
сотрудников,
часто
используются и могут быть изменены.
Безопасность:
обеспечивается
защита
от
несанкционированного
доступа, но она может быть менее строгой, чем у других методов, из-за
необходимости обеспечить удобство доступа.
Систематизация: документы организованы таким образом, чтобы
максимизировать эффективность работы с ними.
 Долгосрочное хранение:
Цель: сохранение документов на длительный срок для будущего
использования или в соответствии с законодательными требованиями.
Доступ: ограничен, требуется специальное разрешение для доступа к
документам.
Безопасность: более строгие меры безопасности для защиты от
несанкционированного доступа и потери данных.
Систематизация: документы могут быть организованы по дате создания,
типу или другим критериям, которые облегчают их идентификацию и доступ
в будущем.
 Архивное хранение:
Цель: поддержание исторически значимых документов, которые имеют
долгосрочную ценность.
Доступ: сильно ограничен, часто требуется специальное разрешение и
процедуры для доступа.
13
Безопасность:
высокий
уровень
защиты,
включая
меры
по
предотвращению физического повреждения.
Систематизация: строгая категоризация и индексация для обеспечения
возможности поиска и сохранения.
Графическое представление анализа типов хранения документов
представлено в Приложении Б.
Выбор метода хранения зависит от целей и потребностей организации.
Оперативное хранение подходит для документов, которые нужны в
ежедневной работе, в то время как долгосрочное и архивное хранение лучше
подходят для документов, которые требуют сохранения на длительный срок и
имеют юридическую или историческую значимость.
2.1 Общие принципы и подходы к организации оперативного
хранения документов
Общие принципы и подходы к организации оперативного хранения
документов включают в себя следующие аспекты:
 гибкость системы: система должна быть способна адаптироваться к
изменениям в нормативно-правовой базе, а также к технологическим
инновациям и изменениям в структуре организации;
 безопасность данных: необходимо обеспечить защиту документов от
несанкционированного доступа, потери или уничтожения. Это включает в
себя физическую безопасность хранилищ и цифровую безопасность в случае
электронных документов;
 доступность
и
удобство
доступа:
сотрудники
должны
иметь
возможность легко находить и получать доступ к необходимым документам.
Это требует чёткой системы классификации и индексации;
 соответствие нормативным требованиям: система хранения должна
соответствовать всем применимым законам и стандартам, регулирующим
вопросы хранения и архивирования документов;
14
 интеграция с другими системами: система оперативного хранения
должна быть совместима с другими информационными системами в
организации для обеспечения эффективного обмена данными;
 устойчивость к аварийным ситуациям: необходимо разработать план
восстановления после сбоев и аварий, чтобы обеспечить сохранность
документов в любых условиях;
 обучение персонала: сотрудники должны быть обучены правилам
работы с системой хранения документов, чтобы минимизировать риск ошибок
и повысить эффективность работы;
 непрерывное улучшение: система должна регулярно анализироваться на
предмет возможных улучшений и обновлений, чтобы оставаться актуальной и
эффективной.
Эти принципы и подходы создают основу для надёжной и эффективной
системы
оперативного
хранения
документов,
которая
способствует
улучшению работы современного офиса и обеспечивает быстрый доступ к
необходимой информации при сохранении высокого уровня безопасности.
2.2 Практические рекомендации для реализации системы
оперативного хранения документов
Внедрение Электронной Системы Управления Документами (ЭСУД):
o Выберите ЭСУД, соответствующую потребностям вашей организации,
с возможностью масштабирования и интеграции с другими системами.
o Обеспечьте защиту данных с помощью надёжных средств шифрования
и резервного копирования.
Использование Облачных Технологий:
o Разверните облачные хранилища для обеспечения удалённого доступа и
совместной работы с документами.
o Установите
политику
безопасности
аутентификации пользователей.
Разработка Корпоративных Стандартов:
15
для
контроля
доступа
и
o Создайте единую систему классификации документов, включая
унифицированные метаданные для упрощения поиска.
o Разработайте процедуры архивирования и уничтожения документов в
соответствии с нормативными требованиями.
Обучение Персонала:
o Проведите тренинги и семинары для сотрудников по работе с новой
системой хранения документов.
o Разработайте инструкции и руководства пользователя для обеспечения
правильного использования системы.
План Восстановления Данных:
o Разработайте и регулярно тестируйте план восстановления данных для
случаев аварий и сбоев.
o Обеспечьте наличие аварийных копий в отдельном безопасном месте.
Непрерывный Мониторинг и Анализ:
o Внедрите систему мониторинга для отслеживания изменений в
документах и доступа к ним.
o Регулярно проводите аудит системы для выявления потенциальных
улучшений.
Интеграция с Мобильными Устройствами:
o Обеспечьте доступ к системе хранения документов с мобильных
устройств для повышения мобильности сотрудников.
o Установите меры безопасности для защиты данных при использовании
мобильных приложений.
Эти рекомендации помогут создать эффективную и безопасную систему
оперативного хранения документов, способствующую улучшению рабочих
процессов и повышению продуктивности сотрудников.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе курсовой работы был разработан комплексный подход к
организации оперативного хранения документов в современном офисе.
16
Анализ нормативно-правовой базы показал, что существующие регламенты
требуют дополнительной адаптации к быстро меняющимся условиям
информационной среды и технологическому прогрессу. Изучение передовых
отечественных и зарубежных практик выявило ряд эффективных методов и
инструментов, которые могут быть интегрированы в структуру оперативного
хранения.
Результаты исследования позволили сформулировать общие принципы
и подходы, которые должны лежать в основе системы оперативного хранения
документов. Среди них — гибкость системы, возможность быстрой адаптации
к изменениям, обеспечение безопасности данных и удобство доступа для
сотрудников.
На основе проведённого анализа был разработан набор практических
рекомендаций,
направленных
на
оптимизацию
процессов
хранения
документов. Эти рекомендации включают в себя внедрение современных
электронных систем управления документами, использование облачных
технологий для обеспечения удалённого доступа, а также разработку
корпоративных стандартов для классификации и архивирования документов.
Разработанный комплексный подход и предложенные рекомендации
способствуют
повышению
эффективности
оперативного
хранения
документов, что является ключевым аспектом для успешной работы
современного офиса. Реализация этих подходов позволит не только
оптимизировать существующие процессы, но и обеспечит более высокий
уровень организации информационного пространства в компаниях.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. "Оперативное
хранение."
Профиз,
2019.
—
URL:
www.profiz.ru/sr/5_2019/oper/ (дата обращения: 20.03.24).
2. "Хранение документов." Электронный журнал "Кадровое дело", 2019. —
URL: e.kdelo.ru/216642 (дата обращения: 20.03.2024).
17
3. "Хранение документов: особенности и рекомендации." Секретариат,
2019. — URL: www.sekretariat.ru/article/211040-hranenie-dokumentov-19-m5
(дата обращения: 01.04.2024).
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения."
—
URL:
ecm-journal.ru/material/GOST-R-708-2013(дата
Deloproizvodstvo-i-arkhivnoe-delo---Terminy-i-opredelenija
обращения:
01.04.2024).
5. "Типовая инструкция по делопроизводству." Приказ ФНС России от
01.07.2014 N ММВ-7-10346. — URL: sudact.ru/law/prikaz-fns-rossii-ot-01072014(дата
n-mmv-7-10346/tipovaia-instruktsiia-po-deloproizvodstvu-v/12/12.3/
обращения: 16.04.2024).
6. "Хранение электронных документов: что нужно знать." Directum, 2019.
— URL: www.directum.ru/blog-post/khranenie_elektronnyh_dokumentov (дата
обращения: 16.04.2024).
7. "Оперативное
хранение
документов."
Профиз,
2016.
—
URL:
www.profiz.ru/sr/11_2016/operativnoe_khranenie/ (дата обращения: 16.04.2024).
8. "Оперативное
хранение
документов."
Сфера
sferar.ru/materials/operativnoe-hranenie-dokumentov/
Ру.
(дата
—
URL:
обращения:
05.05.2024).
9. "Принципы оперативного хранения документов." Организация и
ведение
делопроизводства.
—
URL:
orbrm.ru/articles/principy_operativnogo_hraneniya_dokumentov/ (дата обращения:
06.05.2024).
10. Иванов И.И. "Основы оперативного хранения документов." СтудФайл,
2017. — URL: studfile.net/preview/7729303/page:3/ (дата обращения: 07.05.2024).
11. "Лекция 11: Оперативное хранение документов." Специалитет. — URL:
specialitet.ru/lekcyi/odsd/lekcyy_modul_11_vopros_1.pdf
07.05.2024).
18
(дата
обращения:
ПРИЛОЖЕНИЕ А Пример оформления объяснительной записки
Директору по продажам
ООО «СтройМир»
Иванову Н. В.
Менеджера по продажам
Широкова А.Н.
Объяснительная записка об опоздании на работу
Я опоздал на работу 10.03.2024 г. на один час по причине поломки и
дальнейшего ремонта собственного автомобиля на станции техобслуживания.
10.03.2024
Широков
Широков А.Н.
г. Новокузнецк
19
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Сравнительный анализ типов хранения документов
Критерий
Цель
Доступ
Безопасность
Систематизация
Оперативное
Долгосрочное
хранение
хранение
Быстрый доступ к Сохранение
документам
для документов
для
ежедневной работы
будущего
использования или
по
законодательным
требованиям
Легкий и быстрый
Ограниченный,
требует
разрешения
Архивное
хранение
Сохранение
исторически
значимых
документов
Сильно
ограниченный,
требует
специальных
процедур
Защита
от Строгие
меры Высокий уровень
несанкционированного безопасности
защиты
и
доступа, но может
предотвращение
быть менее строгой
физического
повреждения
Организация
для Организация
по Строгая
максимальной
дате,
типу
и категоризация и
эффективности работы другим критериям индексация
20
Скачать