Отчётность по календарносетевому графику (КСГ) и его корректировка Инструкция на период пилотной отработки КСП в соотв. с приказом № 63 от 05.03.2024 Цикл планирования (перепланирования) и отчёта по КСГ проектных работ ПОНЕДЕЛЬНИК ВТОРНИК СРЕДА 1 1 ЧЕТВЕРГ ПЯТНИЦА 1 1 1 1 1 1 РУКОВОДИТЕЛЬ ГРУППЫ/ОТДЕЛА 2 ИСПОЛНИТЕЛЬ 1 4 3 4 1 5 ПЛАНИРОВЩИК 3 4 1 1 1 1 ГИП, ответственный за объект (РП) 1 - отчёт исполнителя 2 - подтверждение отчета исполнителя 3 - внесение отчётной информации в КСГ 4 5 - создание и размещения для отчёта новой версии КСГ 1 2 - согласование недельных трудозатрат и изменений Пояснения по содержанию шагов отчётности и изменений КСГ (1) 1 отчёт исполнителя участвуют: сотрудники, указанные в качестве исполнителей на работы КСГ периодичность: ежедневно, в конце рабочего дня • - сотрудник, входящий в группу, направляет свой отчёт руководителю группы, руководитель группы в случае одобрения пересылает отчёты подчинённых с текстом «согласовано» и свой отчёт начальнику отдела, начальник отдела отправляет отчёты планировщику для внесения в КСГ, ГИП отправляет свой отчёт непосредственно планировщику, а после согласования новой версии КСГ пишет планировщику о согласовании КСГ в части своих объектов 1. В 16.45-17.00 первого рабочего дня недели сотрудник открывает в папке \\nas1\share\msk\Obmen\Для Завгороднего\Для чтения\Общий КСГ файл «КСГ 53ЦПИ согласован на ГГГГ-ММ-ДД» с обозначенной самой поздней датой, наживает на нижнюю часть кнопки «Диаграмма Ганта» (см. слайд 3), выбирает пункт «Табель недельный», фильтрует по колонке «ФИО исполнителя» (см. слайд 4), копирует таблицу из MS Project в новое письмо MS Outlook с темой «@трудозатраты ГГГГ.ММ.ДД Фамилия И.О.», где ГГГГ.ММ.ДД – дата отчёта (последний день отчётной недели), адресованное руководителю*. В конце второго и последующего рабочего дня недели сотрудник открывает созданное письмо из папки «Черновики» MS Outlook. 2. Во вставленной в письмо таблице записывает количество часов отчётного дня, потраченное на работы КСГ пилотного проекта, указывает новые прогнозные даты работы, фактические даты (если применимо), ниже таблицы текстом – предложения по изменениям КСГ 3. Если работа пилотного проекта, на которую в этот день потрачено рабочее время, отсутствует в КСГ, то сотрудник добавляет новую строку внизу таблицы и указывает её название, прогнозные даты начала и окончания, фактические даты (если применимо), потраченное на работу время 4. В любой день недели, кроме последнего рабочего дня: сохраняет письмо в папке «Черновики» MS Outlook, в последний рабочий день недели после заполнения таблицы за всю неделю до 15.00 отправляет письмо руководителю* для подтверждения отчёта Применён фильтр по ФИО «Голаева И.Г.» Пояснения по содержанию шагов планирования и отчёта по КСГ (2) 2 подтверждение отчета участвуют: руководители (начальники) групп и отделов периодичность: еженедельно, в конце последнего рабочего дня недели либо в день завершения работы* 1. С 15.00 последнего рабочего дня недели руководитель проверяет полученные от подчинённых по MS Outlook отчёты, при наличии замечаний согласовывает с подчинёнными необходимые изменения отчётов 2. Если шаг выполняет руководитель группы, то до 15.30 пересылает по MS Outlook свой и одобренные отчёты подчинённых своему начальнику отдела с текстом «Согласовано» 3. Если шаг выполняет начальник отдела, то до 16.30 пересылает по MS Outlook свой и одобренные отчёты подчинённых планировщику для внесение данных в КСГ института 4. Если шаг выполняет ГИП, то до 16.30 пересылает по MS Outlook свой и одобренные отчёты подчинённых непосредственно планировщику для внесения информации отчётов в КСГ. В свой отчёт ГИП * - при завершении работы, содержащейся в КСГ, исполнитель по согласованию с руководителем может отправить отчёт по одной выполненной позиции, не дожидаясь конца недели Пояснения по содержанию шагов планирования и отчёта по КСГ (3) 3 внесение информации участвует: планировщик периодичность: еженедельно, в начале первого рабочего дня недели либо в день завершения работы* 1. В начале первого рабочего дня недели планировщик копирует в архивную папку текущую версию КСГ и переименовывает файл как «КСГ 53ЦПИ СОГЛАСОВАНИЕ на ГГГГММ-ДД», где ГГГГ-ММ-ДД – дата последнего рабочего дня предыдущей недели 2. До 11.00 вносит в КСГ информацию о трудозатратах, выполнении работ и предлагаемых изменениях из полученных по MS Outlook отчётов, в результате формируется проект новой версии КСГ Пояснения по содержанию шагов планирования и отчёта по КСГ (4) 1. В 11.00, после внесения информации планировщик сообщает начальникам отделов и ответственным за объекты ГИПам (РП) о необходимости рассмотрения КСГ до 15.00 и обсуждения внесённых в КСГ фактических данных и изменений плана 2. На время с 15.00 до 16.00 назначает всем ответственным за пилотные объекты ГИПам согласование изменений (РП) и начальникам отделов совещание (ВКС + очное присутствие в переговорной МСК к.407) по согласованию новой версии КСГ. Приглашение касается только тех участвует: руководителей, для кого внесённые в КСГ изменения требуют дальнейших обсуждений планировщик, ГИПы, 3. ГИПы и начальники отделов рассматривают проект новой версии КСГ (файл «КСГ начальники отделов 53ЦПИ СОГЛАСОВАНИЕ на ГГГГ-ММ-ДД» в папке «\\nas1\share\msk\Obmen\Для Завгороднего\Для чтения\Общий КСГ» и при необходимости связываются с планировщиком для выяснения вопросов. периодичность: 4. ГИПы и начальники отделов, заинтересованные в совместном обсуждении изменений еженедельно, в КСГ, участвуют в совещании с планировщиком с 15.00 до 16.00 течение первого 5. В случае достижения договорённостей ГИПы до 16.30 направляют планировщику рабочего дня недели письма по MS Outlook или сообщения WhatsUp с текстом «КСГ на ГГГГ-ММ-ДД согласован в части объектов <название объекта1>…. < название объектаN> 6. В случае достижения договорённостей начальники отделов до 16.30 направляют планировщику письма по MS Outlook или сообщения WhatsUp с текстом «КСГ на ГГГГММ-ДД согласован в части работ отдела <название отдела> подразделения <название подразделения> 4 Пояснения по содержанию шагов планирования и отчёта по КСГ (5) 5 новая версия КСГ участвует: планировщик периодичность: еженедельно, в конце первого рабочего дня недели 1. После получения подтверждений от ГИПов и начальников отделов планировщик до 16.45 размещает в папке «\\nas1\share\msk\Obmen\Для Завгороднего\Для чтения\Общий КСГ» файл с названием «КСГ 53ЦПИ согласовано н ГГГГ-ММ-ДД», где ГГГГ-ММ-ДД – дата последнего рабочего дня предыдущей недели 2. До 16.45 сообщает (в ответ на подтверждения) о том, что новая согласованная версия КСГ выложена в общий доступ
