Р. А. Будник ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ ДЛЯ ВУЗОВ Под редакцией М. А. Федотова 2-е издание, переработанное и дополненное Рекомендовано Учебно-методическим отделом высшего образования в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по юридическим направлениям Книга доступна на образовательной платформе «Юрайт» urait.ru, а также в мобильном приложении «Юрайт.Библиотека» Москва ■ Юрайт ■ 2023 УДК 349(075.8) ББК 67.0я73 Б90 Автор: Будник Руслан Александрович — доктор юридических наук, заместитель директора Международного научно-образовательного центра «Кафедра ЮНЕСКО по авторскому праву, смежным, культурным и информационным правам» Национального исследовательского университета -Высшая школа экономики». Ответственный редактор: Федотом Михаил Александрович — доктор юридических наук, профессор, директор Международного научно-образовательного центра «Кафедра ЮНЕСКО по авторскому праву, смежным, культурным и информационным правам» Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», заслуженный юрист России. Чрезвычайный и Полномочный посол Российской Федерации. Будник, Р. А. Б90 Правовое регулирование Электронного документооборота : учебное пособие для вузов / Р А. Будник ; под редакцией М. А. Федотова. 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 70с.(Высшее образование). Текст: непосредственный. ISBN 978-5-534-17208-9 В курсе освещается общая характеристика законодательства в сфере электронного документооборота, а также понятия электронного документа и электронной подписи. Все нормативные правовые акты и материалы правоприменительной практики даны в актуальном состоянии. Курс подготовлен при информационной поддержке CUIC «КонсультантПлюс». Соответствует актуальным требованиям федерального государственного образовательного стандарта высшего образовании. Для студентов, аспирантов и преподавателей юридических пулов, а также факультетов права, журналистики, массовых коммуникаций, креативных индустрий, информационной безопасности к т д. слушателей системы повышения квалификации, практических работников и всех интересующихся вопросами правового регулирования информации очной сферы современного общества. УДК 349(075.8) ББК 67.0Я73 Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. ISBN 978-5 534 17208 9 © Коллектив авторов, 2019 © Коллектив авторов, 2023, с изменениями © ООО «Издательство Юрайт», 2023 Оглавление Принятые сокращения 5 Предисловие 8 1. Общая характеристика законодательства в сфере электронного документооборота 10 2. Понятия электронного документа и электронной подписи. Виды электронной подписи 22 3. Понятие и правовой статус удостоверяющего центра 35 4. Полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи …………………………… ……………………………...42 5. Актуализация .законодательства об электронной подписи 2019—2023 гг 48 6. Системы электронного документооборота 52 Основные понятия в сфере электронного документооборота 52 Функциональная организация систем электронного документооборота ……………………………………………………53 Цели и задачи систем электронного документооборота 54 Виды систем электронного документооборота 55 Классификация систем электронного документооборота 58 Критерии выбора системы электронного документооборота 60 Риски внедрения системы электронного документооборота 61 Прогресс и будущее систем электронного документооборота 62 Вопросы и задания для самоконтроля Новые издания по дисциплине «Организация электронного документооборота» и смежным дисциплинам 69 70 Принятые сокращения абз. — абзац АПК РФ — Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ (ред. от 29.12.2022)) ВАС РФ — Высший Арбитражный Суд Российской Федерации ВС РФ — Верховный Суд Российской Федерации ГК РФ — Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (часть первая — ред. от 16.04.2022), от 26.01.1996 № 14 ФЗ (часть вторая — ред. от 01.07.2021), от 26.11.2001 № 146 ФЗ (часть третья ред. от 01.07.2021), от 18.12.2006 № 230-ФЗ (часть четвертая — ред. от 05.12.2022) ГПК РФ — Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 27.01.2023) Доктрина информационной безопасности 2000 — Доктрина информационной безопасности Российской Федерации, утв. Президентом РФ 09.09.2000 № Пр-1895 Доктрина информационной безопасности 2016 — Доктрина информационной безопасности Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 05.12.2016 № 646 ЕКПЧ — Конвенция о защите прав человека и основных свобод, заключена в Риме 04.11.1950 (ред. от 13.05.2004 с изм. от 02.10.2013) ЕСПЧ — Европейский Суд по правам человека Закон о библиотечном деле — Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (ред. от 11.06.2021) Закон о государственной тайне — Закон РФ от 21.07.1993 № 54851 «О государственной тайне» (ред. от 05.12.2022) Закон о защите детей от информации — Федеральный закон от 29.12.2010 № 436 ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» (ред. от 29.12.2022) Закон о коммерческой тайне — Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 14.07.2022) Закон о персональных данных — Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 06.02.2023) Закон о рекламе — Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (ред. or 14.07.2022) Закон о связи — Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (ред. от 14.07.2022) Закон о СМИ — Закон Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации» (ред. от 29.12.2022) Закон об архивном деле — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле и Российской Федерации» (ред. от 28.12.2022) Закон об информации — Федеральный закон от 27.07.2006 № 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 29.12.2022) Закон об обязательном экземпляре документов — Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (ред. от 01.05.2022) Закон об основных гарантиях избирательных прав — Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»» (ред. от 28.12.2022) Закон об электронной подписи — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 28.12.2022) ИКТ — информационно коммуникационные технологии ИТС — информационно-телекоммуникационная сеть КАС РФ Кодекс административного судопроизводства от 08.03.2015 №21-ФЗ (род. от 11.06.2022) КоАП РФ — Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 27.01.2023) Конституция РФ — Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 (род. от 01.07.2020) КС РФ — Конституционный Суд Российской Федерации МСУ — местное самоуправление НК РФ — Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ (часть первая — ред. от 28.12.2022), от 05.08.2000 № 117-ФЗ (часть вторая — ред. от 29.12.2022) ОБСЕ — Организация по безопасности и сотрудничеству в Европе ОДКБ — Организация Договора о коллективной безопасности ООН — Организация Объединенных Наций п. — пункт(-ы) подп. — подпункт(-ы) ПФР — Пенсионный фонд России (с 01.01.2023 — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социальный фонд)) род. — редакция РФ — Российская Федерация СЕ — Совет Европы СЗ РФ — Собрание законодательства Российской Федерации СМИ — средства массовой информации ст. — статья (и) ГК РФ —Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (род. от 29.12.2022) УК РФ — Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 14.07.2022) УПК РФ — Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ (род. от 29.12.2022) ФАС России — Федеральная антимонопольная служба ФОН В — федеральные органы исполнительной власти ФС РФ — Федеральное Собрание Российской Федерации ч. — часть(-и) ЮНЕСКО — Организация Объединенных Наций по вопросам образования, науки и культуры Предисловие Предлагаемый курс во многих отношениях уникален. Он является результатом коллективного творчества группы видных правоведов, объединившихся на базе «Кафедра IOIIECKO по авторскому праву, смежным, культурным и информационным правам» Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (Кафедра ЮНЕСКО ПИУ ВШЭ). Эта кафедра была создана в 1998 г. как центр межуниверситетского сотрудничества в области авторского права и других прав интеллектуальной собственности. Ныне сфера компетенции кафедры включает также культурные и информационные права, правовое регулирование киберпространства, технологий искусственного интеллекта, трансгуманизма и т. д. На сегодня Кафедра ЮНЕСКО НИУ ВШЭ объединяет не сколько десятков видных ученых, работающих не только в разных российских университетах, но и в разных странах: в Австрии. Беларуси, Германии. Китае, США. Одновременно она входит во всемирную сеть Кафедр ЮНЕСКО, которая была учреждена 26-й сессией Генеральной конференции ЮНЕСКО в 1991 г. для развития межуниверситетского сотрудничества на глобальном, межрегиональном, региональном и субрегиональном уровнях по отдельным направлениям образования, науки, культуры и коммуникации. Для ЮНЕСКО проблематика информации и коммуникации всегда была и будет одним из приоритетных направлений, в рамках которого успешно реализуются глобальные программы «Информация для всех» (содействие всеобщему доступу к информации и знаниям, развитие библиотечного дела), «Память мира» (содействие обеспечению сохранности и доступности документального наследия, развитие архивного дела), «Международная программа развития коммуникаций» (содействие развитию независимых, плюралистических и жизнестойких средств массовой информации) и др. Вызванный пандемией C0VID-19 глобальный кризис наглядно показал, что новые информационные технологии не только открывают новые возможности в плане повышения осведомленности, свободы выражения мнений, расширения пространства культурного самовыражения, но и способствуют распространению заведомо ложной информации и пропаганды ненависти, усиливают опасность нарушения неприкосновенности частной жизни, других прав человека, несут угрозы дискриминации, порождают другие острые проблемы. Ответы на некоторые из этих проблем можно найти в курсе, главная цель которого состоит не только в передаче самых передовых знаний в области информационного права, но и в формировании у новых поколений российских юристов навыков, ценностных ориентиров, жизненных установок и моделей поведения, необходимых им, чтобы стать ответственными гражданами не только своей страны, но и всей планеты Земля. Воспитание социальной ответственности и глобальной гражданственности имеет первостепенное значение для расширения межкультурного взаимопонимания, для укрепления солидарности в цифровой среде при безусловном обеспечении доступа к информации и знаниям, уважении свободы выражения мнений и творчества, других информационных прав человека. Хенрикас-Альгирдас Зигмо Юшкявичюс, заместитель Генерального директора ЮНЕСКО по информации и коммуникации (.1990—2001) В результате изучения курса «Правовое регулирование электронного документооборота» студент должен: знать • основные подходы к пониманию электронного документа, основные особенности законодательства в сфере электронного документооборота, признаки электронного документа, понятие и виды электронной подписи, особенности правового статуса удостоверяющих центров, круг полномочий федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи; уметь • выделять основные виды электронной подписи, определять основные правовые проблемы в сфере использования электронной подписи; владеть • понятийным аппаратом в сфере электронного документооборота и использования электронной подписи. 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В СФЕРЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Научно-технический прогресс обусловил повсеместное использование электроники и цифровой техники, современных средств связи и способов коммуникации. Электронно-вычислительные машины используются человеком как в быту, так и в высокотехнологичных производствах. Скорость и обработка информации при помощи ЭВМ стали в разы выше, а средства ее передачи при помощи глобальных мультисервисных сетей совершенствуются с каждым годом. Изменились запросы и потребности общества, методы обмена информацией предшествующих поколений быстро устаревают, а вместе с ними отживают ранее казавшиеся незыблемыми модели поведения субъектов экономики, и даже отдельные ее отрасли. Прочно укрепили свои позиции электронная коммерция, мобильные банковские услуги, расчетные операции в режиме реального времени, онлайн консалтинг и сервисы, при оказании которых нет необходимости обмениваться документами в бумажном виде. Достаточно иметь доступ в Интернет, принять условия пользовательского соглашения посредством «клика» компьютерной мышью, или создать текст доку мен га в виде цифрового файла и заверить электронной подписью для отправки контрагенту. Сложившиеся ранее правовые системы и правила не соответствуют реалиям современного постиндустриального общества. Массовая компьютеризация и глобализация требуют упрощения коммуникации, изменения в том числе правового подхода к вопросам обработки, хранения и распространения информации. При этом известно, что сегодня в мире насчитывается свыше 5 млрд пользователей Интернета, т. е. доступ имеют уже 63 % населения планеты1. В нашей стране на федеральном и региональных уровнях принимаются меры по адаптации законодательства к новым технологическим условиям в различных сферах деятельности. Отдельные требования при оказании государственных услуг и осуществлении государственных функций официально признаны избыточными, так как они становятся препятствием для полноценного развития экономики. Во исполнение положений Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» осуществляется предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме (с использованием информационнотелекоммуникационных технологий), включая использование единого портала государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru) и (или) региональных порталов государственных и муниципальных услуг, официальных сайтов государственных и муниципальных органов, в том числе осуществление в рамках такого предоставления межведомственного информационного взаимодействия в электронной форме между государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и заявителями по единому стандарту предоставления государственной и (или) муниципальной услуги 2. Единый портал государственных и муниципальных услуг является федеральной государственной информационной системой, обеспечивающей предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме и доступ заявителей к сведениям о государственных и муниципальных услугах, предназначенным для распространения с использованием информационнотелекоммуникационной сети Интернет и размещенным в государственных и муниципальных информационных системах, обеспечивающих ведение соответственно реестров государственных и муниципальных услуг. В частности, создание единой 1 Digital 2022 April Global Statshot report / publish, in partnership with We Are Social and Hootsuite. URL: https://datareportal.com/reports/digital 2022 april global statshot (дата обращения: 12.07.2022). 2 Требования к государственной информационной системе идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных »i муниципальных услуг в электронной форме, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 977 (ред. от 24.06 20221). автоматизированной информационной системы Федеральной службы судебных приставов и электронного архива для хранения электронных документов с целью перехода на принудительное исполнение в электронном виде обеспечило внедрение современных технологий в систему исполнения судебных актов, актов других органов и должностных лиц1. Реализация отдельных мероприятий Федеральной целевой программы «Развитие судебной системы в России на 2013— 2024 годы» по созданию мобильного правосудия, электронного правосудия, внедрению программных средств аналитического обеспечения деятельности и осуществлению сканирования всех поступающих в суды документов, а также формирование электронных дел и формирование электронного архива судебных дел позволяет обеспечить доступ граждан к правосудию, качественную и эффективную работу судов. Государственные и частные нотариусы осуществляют регистрацию всех совершаемых нотариальных действий в электронной форме в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Требования к формату электронных документов, изготавливаемых нотариусами, утверждены Приказами Минюста России от 30.09.2020 № 222, 224, 225, 227,231 233. Единая информационная система нотариата включает в себя ведущиеся в электронной форме реестры нотариальных действий, наследственных дел, реестр уведомлений о залоге движимого имущества, списки участников обществ с ограниченной ответственностью и иные сведения. Туроператоры обязаны предоставлять сведения о своей деятельности в единый федеральный реестр туроператоров, утвержденный Министерством культуры РФ, в том числе в форме электронных документов через единый портал государственных и муниципальных услуг (ст. 4.2 Федерального закона от 24.11.1996 № 132 ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»). Реестр туроператоров является федеральной информационной системой, содержащей зафиксированные на материальном носителе сведения в соответствии с законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации. Ведение реестра туроператоров осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти на бумажном и электронном носителях. Ведение реестра туроператоров на электронном носителе осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими совместимость и взаимодействие этого реестра туроператоров с иными федеральными информационными системами и информационно телекоммуникационными сетями. В связи с введением и использованием единой государственной системы межведомственного электронного взаимодействия, сокращаются требования к субъектам предпринимательской деятельности, связанные с представлением в государственные органы определенных документов и сведений. Государственные и муниципальные органы самостоятельно обмениваются информацией и документами, которые имеются в наличии в соответствующих реестрах. Например, юридические лица или индивидуальные предприниматели вправе не предоставлять выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП или учредительные документы в государственные органы. Такие сведения могут быть получены по запросу государственного органа из федерального органа исполнительной власти, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия. Правительством РФ на рассмотрение в Государственную Думу внесен законопроект о переводе бумажных документов бухгалтерского учета и иных документов в электронные, который устанавливает порядок конвертации электронных и перевода бумажных документов в электронные, в том числе, правила долгосрочного хранения последних, а также проект закона об электронном кадровом документообороте. Лицензирующие органы осуществляют посредством межведомственных запросов через единую информационную систему обмен документами по вопросам лицензирования в форме электронных документов. Информационную безопасность и защиту обрабатываемой и хранящейся информации в информационных системах обеспечивает Закон об информации. Закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. Кроме того, если в деятельности предприятия или организации используется информация, составляющая коммерческую или государственную тайну, необходимо руководствоваться положениями Закона о коммерческой тайне и Закона о государственной тайне. Неправомерная выдача информации с ограниченным доступом может повлечь уголовную ответственность (ст. 155, 283 и др. УК РФ). УК РФ также предусматривает в ст. 272—274.1 ответственность за неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, создание, использование и распространение вредоносных компьютерных программ, нарушение правил эксплуатации средств хранения, обработки или передачи компьютерной информации и информационно-телекоммуникационных сетей, а также неправомерное воздействие на критическую информационную инфраструктуру Российской Федерации. Законом о персональных данных регулируется деятельность, связанная с обработкой персональных данных, осуществляемая с использованием средств автоматизации, в том числе в информационнотелекоммуникационных сетях. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Закон об электронной подписи. Приказ ФСБ России от 27.12.2011 № 795 устанавливает структуру и содержание требований к средствам электронной подписи и средствам удостоверяющего центра. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44 ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», предназначенный для повышения эффективности, результативности, гласности и прозрачности осуществления закупок товаров, работ, услуг, предотвращения коррупции и других злоупотреблений определяет порядок информационного обеспечения контрактной системы в сфере закупок посредством использования единой информационной системы, в том числе при проведении электронных аукционов, а также порядок организации, ведения электронного документооборота и оформлении электронных подписей в контрактной системе в сфере закупок. Требования к оформлению первичных учетных документов, составленных в виде электронных документов и подписанных электронной подписью установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного взаимодействия в рамках выставления и получения счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ. Обеспечивают документооборот счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи операторы юридически значимого электронного документооборота (ОЭД) организации, обладающие достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого электронного документооборота, добровольно прошедшие процедуру включения в Реестр доверенных ОЭД, администратором которого является Федеральная налоговая служба. Согласно ст. 80 НК РФ разрешается представлять в налоговые органы налоговую декларацию по установленным форматам вместе с прилагаемыми документами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В целях реализации порядка представления налоговой декларации (расчета) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи разработаны Методические рекомендации по организации электронного документооборота. При этом налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших в соответствии со ст. 83 ПК РФ, представляют все налоговые декларации (расчеты) по установленным форматам в электронной форме, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не Предусмотрен законодательством Российской Федерации. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы (ст. 5 закона). Рекомендации по работе с электронными документами содержат Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях’. Обязательными условиями хранения электронных документов названы: наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Положения об электронных документах содержатся и в ГК РФ. Пунктами 1 и 2 ст. 160 ГК РФ оговорено, что письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ). АПК РФ также предусматривает возможность предоставления в арбитражный суд документов в электронном виде. Статья 41 кодекса устанавливает, что исковое заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационнотелекоммуникационной сети Интернет. Судебный акт, за исключением акта, содержащего сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, если дело рассмотрено в закрытом судебном заседании, может быть выполнен в форме электронного документа, который подписывается судьей усиленной квалифицированной электронной подписью. В случае, если судебный акт принят судом коллегиально, он подписывается всеми судьями, рассматривающими дело, усиленной квалифицированной электронной подписью. При выполнении судебного акта в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного судебного акта на бумажном носителе (п. 5 ст. 15 АПК РФ). Порядок подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержден Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 11.09.2017 № 168. ГПК РФ и AПК РФ содержат положения, позволяющие рассматривать документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью (ст. 71 ГПК РФ, ст. 75 АПК РФ) в качестве письменных доказательств. УПК РФ содержит положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств по уголовному делу (ст. 74 УПК РФ). Пункт 2 ст. 26.7 КоАП РФ определяет, что доказательствами, имеющими значение для производства подолу об административном правонарушении, являются документы, которые могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме (материалы фото и киносъемки, звуки и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации). Таможенный кодекс Евразийского экономического союза, действующий на территории Российской Федерации, также закрепляет, что таможенная декларация, иные документы и сведения, необходимые для проведения таможенного контроля и таможенных операций, могут предоставляться и использоваться в электронной форме, в виде электронных документов ТК РФ в гл. 49.1 также предусмотрел взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. В рамках эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой для создания, применения и хранения электронных документов в сфере трудовых отношений используется информационная система работодателя или система «Электронный кадровый документооборот» на портале «Работа в России». Работодатели могут выбрать один из вариантов или сочетать оба. В отдельных отраслях наряду с бумажными используют электронные документы. ФНС России смягчил требования в отношении получения налоговыми агентами РФ сертификатов резидентства иностранных партнеров, полученных ими в электронной форме в соответствии с законодательством иностранного государства. Апостилирование или легализация в данном случае не требуется, что заметно облегчает международные торгово-экономические отношения. По запросу заявителя в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства в автоматизированном режиме формируются электронные паспорта многоквартирных домов, жилых домов и электронные документы о состоянии объектов коммунальной и инженерной инфраструктуры. Формы таких электронных паспортов разработаны Минкомсвязи и Минстроем России. Сложилась практика электронного оформления кредитных межбанковских и потребительских договоров с использованием электронных средств связи, когда документы, составляемые при заключении таких договоров, могут быть подписаны сторонами собственноручно или с использованием аналога собственноручной подписи (например, усиленная электронная подпись со стороны банка и PIN-код или иная простая электронная подпись со стороны заемщика). При определении законодательной базы в сфере электронного документооборота нельзя не учитывать положения национальных стандартов Российской Федерации и стандартов Международной организации стандартизации (ИСО) таких как: ГОСТ Р ИСО 15489-12019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информации и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», который идентичен международному стандарту ISO 15489 1:2016 «Информация и документация Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation Records management Part I: Concepts and principles). ГОСТ P ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. ГОСТ Р 54471-2011/IS0/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации но обеспечению достоверности и надежности и др. Наиболее полно стандартизированные термины в рамках электронного документооборота устанавливает национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 01.03.2014, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст для добровольного применения. Основными документами международного характера в данной области являются Типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной коммерции» 1996 г., Типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронных подписях» 2001 г. (принят в г. Вене на 34-й сессии ЮНСИТРАЛ ООН), Модельный закон СНГ «Об электронной цифровой подписи» (принят на 16 м пленарном заседании Межпарламентской Ассамблеи государств — участников СНГ 09.12.2000), а также Директива 1999/93/ЕС Европейского парламента и Совета от 13.12.1999, одной из первых установившая правовую структуру применения электронной подписи и ее верификации. Конвенция ООН «Об использовании электронных сообщений в международных договорах» (Нью-Йорк, 23.11.2005), которая была принята Россией Постановлением Правительства РФ от 24.10.2013 № 940. При использовании электронных документов также необходимо следовать установлениям положений законодательных актов субъектов Российской Федерации и правовых актов, издаваемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В заключении необходимо отметить, что в последние годы в рамках государственного регулирования многие нормативные правовые акты продолжают дополняться положениями об электронном документообороте и электронной подписи, составляются нормативнометодические документы, регламенты, регулирующие современную организацию электронного документооборота при исполнении функций теми органами исполнительной и судебной власти, которые в первую очередь заинтересованы в безопасной и быстрой передаче информации, обеспечении ее достоверности, открытости и доступности. Деятельность предпринимателей и частных предприятий в связи с усовершенствованием нормативно-правовой базы также претерпевает изменения в части осуществления коммерческого документооборота в электронном виде, порядка обмена деловой информацией по информационно-телекоммуникационным сетям, что, в свою очередь, позитивно отразится на развитии экономики в целом. 2. ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА И ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ. ВИДЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ К настоящему моменту в РФ не принят отдельный закон об электронном документе, как это было сделано ранее в зарубежных странах, поэтому единого понятия электронного документа в нашей стране не существует. Будет ли принят такой закон в дальнейшем, пока неизвестно. Как следует из содержания предыдущей темы, российский законодатель идет по пути внесения отдельных положений об электронном документообороте в действующие нормативно-правовые акты. При этом, однако, не всегда соблюдается единство терминологической базы и обозначений. Впервые наиболее полное определение понятия электронного встречается в Законе об информации, согласно действующей редакции которого электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. документа При этом понятие «документ» в этом законе отсутствует, но существует понятие «документированная информация», которая определяется как информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования, с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Поэтому можно предположить, что к электронным документам можно отнести как оцифрованные копии документов, так и документы, созданные непосредственно в электронном виде. Статья 434 ГК РФ оговаривает, что договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ. В национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено определение понятия «документ» как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В данном стандарте, определяющем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела, имеется понятие электронный документ, схожее с понятием, которое содержится в Законе об информации. Согласно ему электронный документ — это документ, информация которого представлена в электронной (форме. При этом под термином «информация» понимаются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, являющиеся объектами публичных, гражданских и иных правовых от ношений. Такая информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу. Доступ к информации может быть ограничен федеральными законами только в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. ГОСТ Р 7.0.8 2013 понятие «информация» не раскрывает. В Правилах обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия органами государственной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264, под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, установленными Федеральным архивным агентством в соответствии с ч. 2 ст. 11 Закона об информации. Поскольку в Законе об информации существует понятие документированная информация, из этого следует, что обязательными элементами оформления документа или документированной информации являются их реквизиты. Реквизитами документа могут быть: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены нормативными актами. Из приведенного нами выше определения «электронный документ», данного в Законе об информации, следует, что электронный документ также должен обладать определенным набором реквизитов. Если в ранее изданных стандартах не было единого подхода к определению понятия электронный документ (например, согласно ГОСТ 7.83-20013 это документы на машиночитаемом носителе, для использования которых необходимы средства вычислительной техники, либо это особая «форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде»4), то недавно разработанный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-120195 причисляет к документам любую документированную информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в ка честно доказательства и актина для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции. В данном стандарте не содержится понятие «электронный документ», однако согласно ему «информацией, независимо от ее структуры или формы, можно управлять как документом: информацией в виде документа, совокупностью данных или других типов цифровой информации или информацией на традиционных носителях, которую создают, вводят в систему и которой управляют в процессе деловой деятельности». При этом документы не обладают характеристиками полноценных документов, если они не имеют метаданные, состоящие из информации, отражающей описание контента документа, структуру документа (например, форму, формат и связи между компонентами документа), деловую среду, в которой документ был создан или получен и использован, взаимосвязи с другими документами и другими 3 ГОСТ 7.83 2001 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» (применение прекращено). 4 ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». 5 ГОСТ Р ИСО 15489 1 2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». метаданными, идентификаторы и иную информацию, необходимую для извлечения и представления документа, такую как формат или информация о хранении, действия и события, связанные с документом на протяжении всего его существования (включая дату и время действий, изменения метаданных и агентов, осуществляющих данные действия). В целом, как видно из анализа нормативных документов, все еще сохраняется тенденция разделения документов с точки зрения формы на традиционные (на бумажном носителе) и электронные. Болес того, создание электронных документов может дублироваться изготовлением экземпляров на бумажном носителе. Электронные документы, в свою очередь, могут подразделяться на документы, которые передаются на электронном носителе либо пересылаются по информационнотелекоммуникационным сетям. Кроме того, в некоторых правовых актах электронными документами выступают скан-образы и документы, непосредственно созданные в электронном виде, и заверенные электронной подписью6. Следуя терминологии, принятой в ГОСТе Р 7.0.8-2013 «СИ ВИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», электронный документ должен обладать определенными свойствами: — выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (юридическая значимость документа). В частности, ГК РФ регламентирует, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее свою волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего 6 При этом электронный скан образ документа, ранее оформленного на бумажном носителе, и заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, не заменяет оригинал такого документа, в связи с тем, что согласно ГОСТ Р 7.0.8 2013 подлинником документа является первый или единичный его экземпляр (Письмо ФНС России от 17.05.2016 № АС 4 15/8657(0!). волю7. Документ, изданный компетентным органом, подписанный неуполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности; вызывать правовые последствия (юридическая сила документа). Подписанный документ является основанием возникновения гражданских правоотношений. При помощи документов устанавливаются юридические факты. Электронный документ также должен обладать: аутентичностью свойством, гарантирующем, что электронный документ идентичен заявленному. Выделяют копию документа (экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и электронную копию документа (копия, созданная в электронной форме)); достоверностью — свойством, при котором содержание )электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности; — целостностью — состоянием, в которое после его создания не вносились никакие изменения; —пригодностью для использования свойством, позволяющем его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. Данная проблема решается путем создания копий электронного документа или изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа в соответствии с согласованной участниками или определенной нормативным актом уполномоченного органа процедурой 8; при организации информационного взаимодействия со ответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов участников информационного взаимодействия, устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов органами государственной власти9. 7 Пункт 1 ст. 160 гк РФ. 8 Пункт 2 ст. 93 НК РФ предусматривает возможность представления в налоговые органы истребуемых документов в электронной форме в случае, если они составлены по установленным ФНС России форматам Электронные форматы документов утверждены ФНС РФ для накладной ТОРГ 12, акта выполненных работ, счета-фактуры и т. д. 9 Пункт 3 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. Постановлением Правительства РФ от Также, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 документы делятся на официальные (оформленные в установленном порядке), архивные (сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для граждан, общества, государства) и электронные. Очевидно, что электронные документы могут быть как официальными, так и архивными. Другое дело, что при оформлении официальных или архивных документов наличие необходимых реквизитов таких как: подпись уполномоченного лица, печать организации, специальный тип бумаги и др. неприемлемы для электронных документов вследствие их специфической формы и особой природы компьютерных носителей информации. Проблему аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов удалось решить приемлемым образом в 70 х гг. XX в. американскими математиками У. Диффи и М. Э. Хеллманом, разработанными цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений. В основу использования электронной подписи положены общие математические принципы использования «односторонней функции с секретом» — функция F(k,a), зависящая от двух числовых аргументов — к (секретный ключ) и s (цифровая подпись) и устанавливающая соответствие между этими аргументами и документом. Суть использования односторонних функций для цифрового подписывания заключается в следующем. Любой документ, можно рассматривать как некоторое число т. Документ, подписанный цифровой подписью, по существу, есть пара чисел ш и s, где т сообщение (договор, платежное поручение и т, п.), а 5 — подпись, которая получена путем решения уравнения F(k,s) = т (для каждого сообщения т вычисляется своя подписью). Здесь F— известная всем участникам электронного документооборота односторонняя функция, а к — секретный ключ. Из третьего свойства односторонней функции следует, что существует алгоритм, позволяющий отправителю, знающему свой секретный ключ к, за приемлемое время вычислить подпись под документом ш. Кто-либо другой (не знающий секретного ключа к) не сможет подписать документ (второе свойство односторонней функции), т. с. цифровую подпись практически невозможно подделать. Поэтому при возникновении спора о подлинности подписи лицо, чей секретный ключ был использован для подписания документа, не сможет отказаться от исполнения обязательств по такому документу. Проверить подлинность подписи 24.07.2021 № 1264. может любой участник электронного документооборота, знающий открытый ключ, т. е. саму функцию Г (первое свойство односторонней функции). Кроме того, основным свойством электронной подписи, способст новапим ее широкому практическому применению, является го, что подписанное сообщение можно, не опасаясь фальсификаций, передавать по любым, в том числе открытым, каналам связи. Если сообщение будет умышленно либо вследствие сбоев канала связи искажено, то подпись под ним окажется недействительной 10. Алгоритмы формирования и проверки электронной подписи для реализации односторонней функции описаны в действующем «ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Кроме того, сравнительно недавно на законодательном уровне определено, что представляет собой электронная подпись. Согласно Закону об электронной подписи, электронная подпись информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Существуют следующие виды электронных подписей 11: — простая электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом; — усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись). Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая: 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 10 Косовец А. Правовое регулирование электронного документооборота // Вестник Московского ун-та. 1997 № 4. С. 46—60. 11 Классификация составлена с учетом требований Директивы 1999/93/ ЕС и Типового закона ЮНСИТРАЛ «Об электронных подписях» 2001 г. 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи». Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с за законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи. Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствую г на основании ФЗ «Об электронной подписи». Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права. Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляются в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации. Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром, иным лицом, уполномоченными на это международным договором Российской Федерации, с учетом положений Закона об электронной подписи. Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации. Частные лица и организации вправе использовать по своему усмотрению электронную подпись любого вида (что должно отражаться в соглашении между ними), если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями се использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия, а также любую информационную технологию и (или) технические средства, позволяющие выполнить требования ФЗ «Об электронной подписи» применительно к использованию конкретных видов электронных подписей. Например, при взаимодействии дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя используются усиленные квалифицированные электронные подписи, что прямо предусмотрено ТК РФ. Внесение сведений в единую информационную систему нотариата и совершение нотариальных действий возможно только с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи'. Административнопроцессуальные документы в форме электронного документа удостоверяются усиленной квалифицированной электронной подписью 1 Приказ Минюста России от 30.09.2020 № 227 «Об утверждении требований к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме» // СПС «КонсультантПлюс». (ст. 29.10 КоАП РФ) либо простой электронной подписью, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме (ст. 32.2 КоАП РФ). НК РФ оговаривает случаи, когда использование усиленной квалифицированной подписи является обязательным: при составлении электронных счетов-фактур (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ), при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности. Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ 27/2021, дата вступления в силу 01.0) .2022) устанавливает виды электронных подписей, которыми могут быть заверены бухгалтерские документы — простая, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись, в зависимости от предписаний закона или по соглашению между участниками электронного взаимодействия. Указание Банка России от 14.11.2016 № 4190 У, при исполнении договоров ОСАГО, устанавливает признание информации в электронной форме, подписанной простой электронной подписью, электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью физического лица. Таким образом, при наличии любой из перечисленных выше электронных подписей, с учетом требований нормативных правовых актов, а также при наличии определенного состава метаданных, определенных реквизитов и в случае соответствия утвержденным форматам, электронный документ приобретает следующие свойства: аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования. Важной особенностью является то, что электронная подпись обладает юридической силой и придает юридическую силу подписанному ей электронному документу. Электронная подпись, оформленная с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе в соответствии с требованиями законодательства, приравнивается к подписи, созданной собственноручно’. При этом в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона документ, подписанный усиленной электронной подписью равнозначен докумен1 Часть 3 ст. 4 Закона об электронной подписи. ту на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью, обладают более слабой юридической силой. В частности, использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается12. Создание юридически значимого электронного документа невозможно без использования специальной системы электронного документооборота (информационной системы), которая обрабатывает информацию, содержащуюся в ее базах13-. Информационные системы могут быть государственными, муниципальными и иными информационными системами14. Закон об электронной подписи выделяет также корпоративную информационную систему (участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц) и информационную систему общего пользования (в использовании которой не может быть отказано третьим лицам) 15. Деятельность по эксплуатации информационной системы осуществляет оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо. Если иное не установлено федеральными законами, оператором информационной системы является собственник используемых для обработки содержащейся в базах данных информации технических средств, который правомерно пользуется такими базами данных, или лицо, с которым этот собственник заключил договор об эксплуатации информационной системы16. К примеру, оператором единой информационной системы нотариата является Федеральная нотариальная палата17. Федеральная служба судебных приставов является оператором банка данных в исполнительном производстве «Автоматизированная информационная система Федеральной службы судебных приставов». Для внедрения системы электронного 12 11ункт 4 ст. 9 Закона об электронной подписи. 13от 11.02.1993 № 4462-1 // СПС «КонсультантПлюс». 14 Пункт 1 ст. 13 Закона об информации. 15 Части 12 и 13 ст. 2 Закона об электронной подписи. 16 11ункт 2 ст. 13 Закона об информации. 17 Статья 34.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате документооборота счетов-фактур ФИС России ведет Реестр доверенных операторов электронного документооборота (ОЭД) и публикует информацию о доверенных ОЭД на официальном сайте ФНС России, в который на добровольной основе включают организации, соответствующие требованиям, установленным Приказом ФПС России от 23.10.2020 № ЕД-7-26/775@’. Следует отметить, что всех участников электронного взаимодействия (которыми могут быть государственные органы, органы местного самоуправления, организации, индивидуальные предприниматели, а также граждане) 18 усиленными квалифицированными электронными подписями может обеспечить аккредитованный удостоверяющий центр19, о котором речь пойдет в следующем параграфе. 18 Часть 11 ст. 2 Закона об электронной подписи. 19 Использование простой электронной подписи не требует обращения в удостоверяющий центр 3 . ПОНЯТИЕ И ПРАВОВОЙ СТАТУС УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ЦЕНТРА В соответствии с Законом об электронной подписи, удос- веряющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом. Основные функции удостоверяющего центра: 1) создание сертификатов ключей проверки электронных подписей и выдача таких сертификатов лицам, обратившимся за их получением (заявителям); 1.1) в соответствии с правилами подтверждения владения ключом электронной подписи подтверждение владения заявителем ключом электронной подписи, соответствующим ключу проверки электронной подписи, указанному им для получения сертификата ключа проверки электронной подписи; 2) определение сроков действия сертификатов ключей проверки электронных подписей; 3) аннулирование выданных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей; 4) выдача по обращению заявителя средств электронной подписи, содержащих ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи (в том числе созданные удостоверяющим центром) или обеспечивающие возможность создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи заявителем; 5) ведение реестра выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей (далее — реестр сертификатов), в том числе включающего в себя информацию, содержащуюся в выданных этим удостоверяющим центром сертификатах ключей проверки электронных подписей, и информацию о датах прекращения действия или аннулирования сертификатов ключей проверки электронных подписей и об основаниях таких прекращения или аннулирования; 6) определение порядка ведения реестра сертификатов, не являющихся квалифицированными, и порядка доступа к нему, а также обеспечение доступа лиц к информации, содержащейся в реестре сертификатов, в том числе с использованием информационно- телекоммуникационной сети Интернет; 7) создание по обращениям заявителей ключей электрон пых подписей и ключей проверки электронных подписей; 8) проверка уникальности ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов; 9) проверка электронных подписей по обращениям участников электронного взаимодействия; 10) осуществление иной связанной с использованием электронной подписи деятельности. К обязанностям удостоверяющего центра относится: 1) информировать заявителей об условиях и о порядке использования электронных подписей и средств электронной подписи, о рисках, связанных с использованием электронных подписей, и о мерах, необходимых для обеспечения безопасности электронных подписей и их проверки; 2) обеспечивать актуальность информации, содержащейся в реестре сертификатов, и ее защиту от неправомерного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, иных неправомерных действий; 3) предоставлять безвозмездно любому лицу по его обращению в соответствии с установленным порядком доступа к реестру сертификатов информацию, содержащуюся в реестре сертификатов, в том числе информацию об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи; 4) обеспечивать конфиденциальность созданных удостоверяющим центром ключей электронных подписей; 5) отказать заявителю в создании сертификата ключа проверки электронной подписи в случае, если не было подтверждено то, что заявитель владеет ключом электронной подписи, который соответствует ключу проверки электронной подписи, указанному заявителем для получения сертификата ключа проверки электронной подписи; 6) отказать заявителю в создании сертификата ключа проверки электронной подписи в случае отрицательного результата проверки в реестре сертификатов уникальности ключа проверки электронной подписи, указанного заявителем для получения сертификата ключа проверки электронной подписи; 7) незамедлительно информировать владельца квалифицированного сертификата о выявленных случаях приостановления (прекращения) технической возможности использования ключа электронной подписи, не предусмотренных соглашением сторон, или возникновения у аккредитованного удостоверяющего центра обоснованных сомнений в получении поручения от уполномоченного соглашением сторон лица об использовании ключа электронной подписи (при осуществлении аккредитованным удостоверяющим центром деятельности, предусмотренной ч. 2.2 ст. 15 Закона об электронной подписи). Удостоверяющему центру запрещается указывать в создаваемом им сертификате ключа проверки электронной подписи ключ проверки электронной подписи, который содержится в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном этому удостоверяющему центру любым другим удостоверяющим центром. Удостоверяющий центр в соответствии с законодательством Российской Федерации несет ответственность за вред, причиненный третьим лицам в результате: 1) неисполнения или ненадлежащего исполнения обяза тельств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром; 2) неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом. Удостоверяющий центр вправе наделить третьих лиц (доверенные лица) полномочиями по приему заявлений на выдачу сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также вручению сертификатов ключей проверки электронных подписей от имени этого удостоверяющего центра. При совершении порученных удостоверяющим центром действий доверенное лицо обязано идентифицировать заявителя при его личном присутствии. Удостоверяющий центр по отношению к доверенным лицам является головным удостоверяющим центром и выполняет следующие функции: — осуществляет проверку электронных подписей, ключи проверки которых указаны в выданных доверенными лицами сертификатах ключей проверки электронных подписей; — обеспечивает электронное взаимодействие доверенных лиц между собой, а также доверенных лиц с удостоверяющим центром. Порядок реализации функций удостоверяющего центра, осуществления его прав и исполнения обязанностей устанавливается удостоверяющим центром самостоятельно, если иное не установлено Законом об электронной подписи, иными федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. С участниками электронного взаимодействия удостоверяющий центр заключает договор оказания услуг. Договор с удостоверяющим центром, осуществляющим свою деятельность в отношении неограниченного круга лиц г использованием информационной системы общего пользования, является публичным договором20. Содержание сертификата ключа проверки электронной подписи, особенности определения его владельца, порядок выдачи и прекращения действия (в том числе аннулирование по решению суда) сертификата ключа проверки электронной подписи установлены в ст. 14 Закона об электронной подписи. Для признания уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям закона, осуществляется его аккредитация. Иными словами, аккредитация необходима для выполнения требований Закона об электронной подписи, касающихся квалифицированной электронной подписи, создание квалифицированного сертификата которой возможно только с использованием средств аккредитованного удостоверяющего центра21 (т. е. в этом случае электронная подпись признается квалифицированной электронной подписью). Органом по аккредитации является Минцифры России, являющийся головным удостоверяющим центром в отношении аккредитованных удостоверяющих центров, и осуществляющий Федеральный государственный надзор в сфере электронной подписи (посредством проверок аккредитованных удостоверяющих центров, доверенных третьих сторон). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещается на официальном интернет-сайте Минцифры России22 н на официальном портале уполномоченного федерального органа в области использования электронной подписи23. На аккредитацию могут претендовать24: — юридические лица, имеющие соответствующую лицензию, выполнившие иные условия, установленные ч. 3 ст. 16 Закона об электронной подписи, на основании заявления и документов, подтверждающих соответствие имеющихся средств электронной подписи требованиям, установленным федеральным органом 20 Статья 13 Закона об электронной подписи. 21 Часть 1 ст. 17 Закона об электронной подписи. 22 Официальный сайт Минцифры России. URL: https://digital.gov.ru/ru/ activity/govservices/2/ (дата обращения: 01 02.2022). 23 Портал уполномоченного федерального органа в области использования электронной подписи. URL: https://p-rriist.goMi4liigi.ni/#/pDrral/accrpclirarion/ accreditedcalist/ (дата обращения: 01.02.2022). 24 Процедура аккредитации удостоверяющего центра регламентирована ст. 16 Закона об электронной подписи. исполнительной власти в области обеспечения безопасности, а также документа, подтверждающего наличие финансового обеспечения ответственности за убытки, прими ценные третьим лицам ’; — государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, выполнившие условия, установленные ч. 3 ст. 16 Закона об электронной подписи, на основании заявления. Удостоверяющий центр, получивший аккредитацию, является аккредитованным удостоверяющим центром. Деятельность аккредитованных удостоверяющих центров осуществляется на основании уведомления о принятом решении об аккредитации и после внесения соответствующей информации в перечень аккредитованных удостоверяющих центров (после чего удостоверяющий цен гр считается аккредитованным удостоверяющим центром). Аккредитованный удостоверяющий центр обязан осуществить присоединение информационной системы, обеспечивающей реализацию функций аккредитованного удостоверяющего центра (далее — присоединение аккредитованного удостоверяющего центра), к информационно технологической и коммуникационной инфраструктуре в порядке, установленном ч. 4 ст. 19 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — инфраструктура). После присоединения аккредитованного удостоверяющего центра к инфраструктуре уполномоченный федеральный орган выдает аккредитованному удостоверяющему центру квалифицированный сертификат, созданный с использованием средств головно со удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется на срок 3 года, если более короткий срок не указан в заявлении удостоверяющего центра. В случае принятия решения об отказе в аккредитации по причине несоответствия удостоверяющего центра предъявляемым законом требованиям, или наличия в представленных документах недостоверной информации, уполномоченный федеральный орган направляет или вручает соответствующее уведомление с указанием причин отказа. В случае принятия аккредитованным удостоверяющим центром решения о прекращении своей деятельности, он должен: 1) направить сообщение о прекращении своей деятельности в Минцифры России не позднее чем за один месяц до даты прекращения своей деятельности; 2) передать в Минцифры Рос сии реестр квалифицированных сертификатов; 3) передать на хранение в Минцифры России информацию, подлежащую хранению в аккредитованном удостоверяющем центре. Ключи электронной подписи, хранимые аккредитованным удостоверяющим центром по поручению владельцев квалифицированных сертификатов электронной подписи, подлежат уничтожению. На аккредитованный удостоверяющий центр также возлагаются другие дополнительные обязанности: хранение определенной информации в течение срока его деятельности (реквизиты основного документа, удостоверяющего личность владельца квалифицированного сертификата физического лица: сведения о наименовании, номере и дате выдачи документа, подтверждающего право лица, выступающего от имени заявителя юридического лица, обращаться за получением квалифицированного сертификата, сведения о наименованиях, номерах и датах выдачи документов, подтверждающих полномочия владельца квалифицированного сертификата действовать по поручению третьих лиц, если информация о таких полномочиях владельца квалифицированного сертификата включена в квалифицированный сертификат), информирование заявителей об условиях и о порядке использования электронных подписей и средств электронной подписи, о рисках, связанных с использованием электронных подписей, и о мерах, необходимых для обеспечения безопасности электронных подписей и их проверки, а также обеспечение любому лицу безвозмездного доступа с использованием информационнотелекоммуникационных сетей к реестру квалифицированных сертификатов этого аккредитованного удостоверяющего центра в любое время в течение срока деятельности этого удостоверяющего центра, если иное в отношении сроков хранения или доступа к информации не установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Содержание квалифицированного сертификата, созданного с использованием средств аккредитованного удостоверяющего центра, обязанности владельца квалифицированного сертификата и порядок его выдачи отдельно закреплены в ст. 17 и 18 Закона об электронной подписи. Для развития электронного документооборота между российскими предприятиями и зарубежными контрагентами Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об электронной подписи” и статью 1 Федерального закона “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”» введено понятие доверенной третьей стороны (ДТС). Закон устанавливает процедуру ее аккредитации и перечень осуществляемых функций. ДТС сможет проверять электронные подписи, созданные по нормам иностранных государств, и признавать их юридически значимыми25. Организация и осуществление федерального государственного контроля (надзора) в сфере электронной подписи регулируются Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». 25 Статьи 18.1 и 18.2 Закона об электронной подписи. 4. ПОЛНОМОЧИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ В СФЕРЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В ст. 8 Закона об электронной подписи определены полномочия ФОИВ в сфере использования электронной подписи. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти определяется Правительством РФ’, таковым сейчас является Минцифры России. Уполномоченный федеральный орган в сфере использования электронной подписи осуществляет следующие функции: 1) осуществляет аккредитацию удостоверяющих центров, проводит проверки соблюдения аккредитованными удостоверяющими центрами требований, установленных Федеральным законом и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, в том числе требований, на соответствие которым эти удостоверяющие центры были аккредитованы, и в случае выявления несоблюдения этих требований выдает предписания об устранении выявленных нарушений; 2) осуществляет функции головного удостоверяющего центра в отношении аккредитованных удостоверяющих центров. Уполномоченный федеральный орган обязан обеспечить хранение следующей информации и круглосуточный беспрепятственный доступ к ней с использованием информационно-телекоммуникационных сетей: 1) наименования, адреса аккредитованных удостоверяющих центров; 2) наименования, адреса аккредитованных доверенных третьих сторон; 1 В соответствии с ч. 4 ст. 12 Федерального конституционного закона «О правительстве Российской Федерации» Правительство РФ распределяет функции между федеральными органами исполнительной власти. 3) реестр выданных уполномоченным федеральным органом квалифицированных сертификатов; 4) перечень удостоверяющих центров, аккредитация кого рых досрочно прекращена; 5) перечень аккредитованных удостоверяющих центров, аккредитация которых приостановлена; 6) перечень аккредитованных удостоверяющих центров, деятельность которых прекращена; 7) перечень доверенных третьих сторон, аккредитация ко горых досрочно прекращена; 8) перечень аккредитованных доверенных третьих сторон, аккредитация которых приостановлена; 9) перечень аккредитованных доверенных третьих сторон, деятельность которых прекращена; 10) реестры выданных аккредитованными удостоверяют!! ми центрами квалифицированных сертификатов, переданные в уполномоченный федеральный орган в соответствии с положениями Федерального закона. В соответствии с п. 1 Положения о Минцифры России, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 02.06.2018 № 418, на Минцифры России возложены функции федерального органа исполнительной власти по выработке и реализации государственной политики и нормативно правовому регулированию в сфере информационных технологий (включая использование информационных технологий при формировании государственных информационных ресурсов и обеспечение доступа к ним), которые согласно Закону об электронной подписи включают установление: 1) порядка передачи реестров, выданных аккредитовании ми удостоверяющими центрами квалифицированных сертификатов и иной информации в уполномоченный федеральный орган в случае прекращения деятельности аккредитованного удостоверяющего центра; 2) порядка формирования и ведения реестров, выданных аккредитованными удостоверяющими центрами квалифицированных сертификатов, а также предоставления информации из таких реестров; 3) правил аккредитации удостоверяющих центров, порядка проверки соблюдения аккредитованными удостоверяющими центрами требований, которые установлены Законом об электронной подписи и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, в том числе требований, на соответствие которым эти удостоверяющие центры были аккредитованы; 4) требований к порядку реализации функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей, установленных Законом об электронной подписи и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, по согласованию с ФОИВ в области обеспечения безопасности; 5) определение формата электронной подписи, обязательны для реализации всеми средствами электронной подписи, по согласованию с ФОМ В в области обеспечения безопасности; 6) требований к порядку действий аккредитованного удостоверяющего центра при возникновении обоснованных сомнений относительно лица, давшего поручение на использо какие хранимых ключей электронной подписи, а также при приостановлении (прекращении) технической возможности использования хранимых ключей электронной подписи, включая информирование владельцев квалифицированных сертификатов о событиях, вызвавших приостановление (прекращение) технической возможности использования хранимых ключей электронной подписи, об их причинах и последствиях; 7) согласование с ФОИВ в области обеспечения безопасности перечень угроз безопасности, актуальных при идентификации заявителя физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре, выдаче квалифицированного сертификата без его личного присутствия с применением информационных технологий путем предоставления сведений из единой системы идентификации и аутентификации и единой информационной системы персональных данных, обеспечивающей обработку, сбор и хранение биометрических персональных данных, их проверку и передачу информации о степени их соответствия представленным биометрическим персональным данным гражданина Российской Федерации (далее — единая биометрическая система), а также хранении и использовании ключа электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре. В соответствии с п. 1 Положения о ФСБ России и структуре органов федеральной службы безопасности26, ФСБ России является ФОИВ, который осуществляет в пределах своих полномочий функции в области использования электронной подписи, установленные федеральным законодательством; полномочия в сфере использования электронной подписи ФОИВ в области обеспечения безопасности, а именно: 1) устанавливает требования к форме квалифицированного сертификата и правила подтверждения владения ключом электронной подписи; 26 Утверждено Указом Президента РФ от 11.08.2003 № 960 «Вопросы Федеральной службы безопасности Российской Федерации» // СПС «Консультант Плюс». 2) устанавливает требования к средствам электронной подписи и средствам удостоверяющего центра, за исключением указанных в п. 2.1 ниже, и средствам доверенной третьей стороны, включая требования к используемым доверенной третьей стороной средствам электронной подписи; 3) устанавливает требования к средствам электронной подписи и средствам удостоверяющего центра, применяемым для реализации функций, предусмотренных ч. 2.2 ст. 15 Закона об Электронной подписи, включающие «себя в том числе требования: 1) по хранении) ключей квалифицированной электронной подписи и автоматическому созданию такой подписи с их использованием по поручению соответствующих владельцев квалифицированных сертификатов, 2) по аутентификации владельцев квалифицированных сертификатов, по поручению которых аккредитованный удостоверяющий центр создает и проверяет квалифицированную электронную подпись, 3) по защите информации, передаваемой по каналу взаимодействия между владельцем квалифицированного сертификата и аккредитованным удостоверяющим центром, осуществляющим создание и проверку квалифицированной электронной подписи по поручению такого владельца, 4) по доказательству невозможности отказа владельца квалифицированного сертификата от поручения на создание квалифицированной электронной подписи; 4) осуществляет подтверждение соответствия средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи, и публикует перечень таких средств; 5) осуществляет подтверждение соответствия средств доверенной третьей стороны требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи, и публикует перечень таких средств27. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации, осуществляющие в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, в пределах своих полномочий обязаны предоставлять по выбору граждан (физических лиц) и организаций информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев, если 27 Часть 5 ст. 8 Закона об электронной подписи. иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности. Следует предположить, что полномочия ФОИВ в сфере использования электронной подписи возложены на такие органы в рамках реализации Государственной программы РФ «Информационное общество» в целях создания глобальной конкурентоспособной инфраструктуры передачи данных, в том числе на основе отечественных разработок, развития информационной среды и обеспечение равного доступа граждан к медиасреде, предупреждения угроз в информационном обществе, обеспечение информационной безопасности на основе отечественных разработок при передаче, обработке и хранении данных, гарантирующей защиту интересов личности, бизнеса и государства, обеспечения за счет использования информационно-телекоммуникационных технологий реализации в электронной форме полномочий государственных (муниципальных) органов власти, в том числе полномочий по предоставлению гражданам и организациям государственных (муниципальных) и иных социально значимых услуг (исполнению функций), а также повышения качества государственного управления и оперативности взаимодействия органов государственной (муниципальной) власти, граждан и организаций. В заключение необходимо отмстить, что несмотря на то, что современным обществом востребовано более широкое применение электронной документации и систем электронного документооборота, законодательством все еще разграничиваются понятия документ и электронный документ, оставляя ограничения в отношении легитимности различных видов электронных документов, создавая сложные структуры контроля электронного взаимодействия и ужесточения требований к работе с документами. Все еще не унифицирована терминологическая база, недостает федеральных законов, регламентирующих основные принципы организации электронного документообо ро га, вследствие чего Россия продолжает отставать в правовом регулировании вопросов, связанных с переводом бумажного документооборота в электронный. Важно оговорить и позитивные моменты: постепенно происходит перевод государственных и муниципальных услуг в электронный вид, за последние несколько лет получили раз витке сервисы, упрощающие процедуры взаимодействия общества и государства, создаются межведомственные информационные системы, предназначенные для улучшения качества государственных и муниципальных услуг, предпринимаются шаги по приведению отечественного законодательства в соответствие с законодательством развитых стран. 5. АКТУАЛИЗАЦИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ 2019—2023 ГГ. Значительное число поправок в закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ были внесены 27.12.2019, при этом было принято решение об их планомерном вступлении в силу в период до начала 2023 г. Принятый пакет изменений включает в себя следующие положения. Удостоверяющий центр ФНС России (УЦ ФНС) начал выдавать электронные подписи (ЭП) индивидуальным предпринимателям (ИП), руководителям коммерческих организаций и нотариусам с 01.07.2021. После указанной даты функционирующие удостоверяющие центры (УЦ), число которых превышает 500 единиц обязаны получить аккредитацию в соответствии с новыми требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи». В случае невыполнения установленного требования они лишаются права продолжать выдачу сертификатов. По решению Минцифры электронные подписи, выпущенные удостоверяющим центром, аккредитованным по новым правилам, проработают до конца своего срока действия, т. е. 12 месяцев с даты выпуска. С 01.01.2022 квалифицированные сертификаты для руководителей организаций, ИП и нотариусов начал выпускать УЦ ФНС, а также его Доверенные организации (ДО). На сегодняшний день в их число входят АО «Аналитический центр» (УЦ «Основание»), ПАО «Сбербанк России» и ПАО Банк ВТБ. С 01.01.2022 продолжают свое действие сертификаты электронной подписи, выпущенные в 2021 г. УЦ ФНС, а также его ДО. С этого же момента сертификаты, выпущенные УЦ, которые не аккредитованы по новым требованиям являются недействительными. Таким образом в настоящий момент течет переходный период одновременного действия новых норм и уходящих положений законодательства об электронной подписи. Далее рассмотрим вопрос о том, как и где в 2022 г. необходимо получать электронную подпись. Существуют следующие возможности получить новую электронную подпись с 01.01.2022: 1) УЦ ФИС и его ДО выдают электронные подписи для ИП, руководителей юридических лиц и нотариусов; 2) Банк России выпускает электронные подписи для кредитных организаций, некредитных финансовых организаций, платежных систем, организаций и ИП, осуществляющих виды деятельности, перечисленные в ч. 1 ст. 76.1 Федерального закона от 10.07.2002 № 86ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации»; 3) Федеральное казначейство выдаст электронные подписи должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организаций; 4) Коммерческие аккредитованные удостоверяющие цен гры (АУЦ), аккредитованные по новым правилам выдают подписи физическими лицам, а также лицам, которые действую от имени юридических лиц по доверенности. Далее рассмотрим алгоритм получения квалифицированного сертификата на USB носитель, и дальнейшую работу с ним сотрудников организаций. В 2022 г. до начала 2023 г. действует следующий порядок. Вопервых, сотрудник должен получить бумажную доверенность от работодателя и предоставить ее в АУЦ. что позволит ему получить сертификат юридического лица, где указаны ФИО получателя, его ИНН и реквизиты работодателя. Во вторых, для начала работы с новой ЭН сотруднику необходимо предоста вить в информационную систему или непосредственно своим контрагентам скан-копию доверенности от работодателя. Новый порядок получения и работы с квалифицированным сертификатом (электронной подписью) начинает свое обязательное действие с 01.01.2023. Согласно новым правилам на первом этапе сотрудник получает сертификат электронной подписи физического лица в любом удобном ЛУЦ. Такая квалифицированная электронная подпись физического лица (КЭП ФЛ) будет являться его личной подписью, однако она может быть использована и для нужд организации. Для начала работы с новой ЭП от имени организации сотруднику необходимо получить у руководителя организации машиночитаемую доверенность (МЧД), заверенную КЭП. В процессе работы сотруднику необходимо предоставить системе или контрагенту заверенную МЧД для подтверждения полномочий. Далее сотруднику необходимо удостовериться, что программное обеспечение (ПО) его организации и контрагента имеют функцию работы с МЧД. Формат МЧД уже утвержден и опубликован на сайте Минцифры, а схема работы описана там же и на портале ФНС. (срок старта обязательного предоставления МЧД — 31.08.2023, однако работать с МЧД можно уже сейчас. Доверенность оформляется с помощью сервиса провайдеров электронного документооборота или на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, а также можно создать се самостоятельно в соответствии с требованиями Минцифры. Важным представляется вопрос о том, как действовать в отношении электронной подписи при увольнении сотрудника. В этой ситуации порядок действий зависит от того по какой схеме сотрудник получал КЭП. Если доверенность передавалась контрагентам на бумаге, то необходимо сообщить им о прекращении ее действия в соответствии со ст. 188 ГК РФ. Если доверенность предоставлялась в электронном виде, то необходимо воспользоваться функционалом отмены МЧД в вашем ПО. Если сотрудник использует сертификат ЭП сотрудника юридического лица, то необходимо обратиться в АУЦ с заявлением на отзыв сертификата. Поправки в 63-ФЗ меняют процедуру использования облачной электронной подписи. Предписано, что закрытую часть ключа КЭП можно будет хранить только в аккредитованном удостоверяющем центре либо в ДО УЦ ФПС России, который по поручению владельца сертификата создает электронную подпись автоматизированным способом. При этом УЦ обязан информировать владельца квалифицированного сертификата об операциях с хранимым ключом ЭП. Однако на текущий момент использование облачных электронных подписей на практике не реализовано, оставаясь лишь в проекте, поскольку до настоящего момента не утверждены требования к средствам облачной электронной подписи. Автоматическое подписание документов электронной подписью в 2022 г. С 01.01.2022 юридические лица на основании специально изданного внутреннего документа, указывающего ответственного за использование обезличенной ЭП, смогут использовать обезличенные сертификаты для автоматическо- го подписания документов в государственных и коммерческих информационных системах. Обезличенный сертификат представляет собой аналог электронный печати организации. Отсутствие имени владельца в обезличенном сертификате ЭП ограничивает возможности его применения. Среди них, например, невозможность участия в государственных закупках, регистрации онлайн-кассы, работы вне информационных систем. Метки доверенного времени. Пунктом 19 ст. 263 ФЗ в 2022 г. введено понятие и установлен механизм использования метки доверенного времени. Метка доверенного времени информация в электронной форме о дате и времени подписания документа электронной подписью, создаваемая и проверяемая доверенной третьей стороной, удостоверяющим центром или оператором информационной системы. Метка доверенного времени придает документу юридическую силу и минимизирует неправомерные действия» связанные с использованием ЭП. Применение метки доверенного времени позволяет проке рить правомерность и достоверность использования электронной подписи. Также подписант нс сможет исправить вручную в электронном документе дату и время проставления подписи. Все это позволит минимизировать неправомерные действия сЭП. Метка доверенного времени создается доверенной третьей стороной, удостоверяющим центром или оператором информационной системы. Для получения метки времени необходимо использовать ПО, поддерживающее протокол службы штампов времени. 6. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Основные понятия в сфере электронного документооборота Одним из ключевых элементов инфраструктуры современного предприятия в коммерческом, промышленном и государственном секторах экономики является системы электронного документооборота (СЭД). С’, помощью СЭД повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Для практических целей электронный документ (ЭД) мож но определить в качестве документа, созданного с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Понятие электронного документооборота (ЭДО) может быть раскрыто как совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, в среде безбумажного делопроизводства. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления, коммерческих предприятий и иных организаций осуществляется с использованием системы электронного документооборота (СЭД). СЭД представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую процесс создания, совместной работы сотрудников над документами, управления доступом к документам, и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД обеспечивают поддержку версий электронных документов, присвоение им метаданных для индексирования, применения развитых возможностей поиска документов, а также данных и информации внутри документов. Функциональная организация систем электронного документооборота Среди служебных функций СЭД, которые структурно организует се работу, необходимо выделить следующие. Функция ввода или захвата представляет собой перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и офисные многофункциональные устройства. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст. В частности, Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления выделяют документы, созданные на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Функция индексирования предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация осуществляется, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Создание индекса документа является условием быстрого и качественного поиска документов и информации внутри них. Функция хранения обеспечивает сохранность, доступность и миграцию документов с одного носи геля на другой, а также целостность данных. Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных. В разд. 4 Правил делопроизводства28, которыми обязаны руководствоваться государственные органы и органы местного самоуправления при организации работы с электронными документами, установлен общий порядок включения документов в систему электронного документооборота, которое осуществляется 28 Приказ Росархива от 22.0S.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» // СПС «КонсультантПлюс». посредством заполнения полей электронной регистрационной карточки, создания электронной копии документа, если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к электронной регистрационной карточке, размещения документа в системе электронного документооборота в соответствии с ее классификационной схемой. Правила делопроизводства содержат обязательный состав сведений о входящих документах (22 показателя), об исходящих документах (16 показателей), о внутренних документах (15 показателей), об обращениях граждан и ответах на них (22 показателя). В то же время в электронную регистрационную карточку документа могут вноситься дополнительные сведения, а также создаваться связи документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений. При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей. Цели и задачи систем электронного документооборота В качестве интегральной цели внедрения СЭД является повышение эффективности работы предприятия, которая достигается за счет оптимизации деятельности по решению различных прикладных задач организации, эффективности работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления29. Среди задач, решаемых с помощью СЭД предприятия, выделяют следующие: • обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях; • поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет 29 Пункт 1.2 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; • протоколирование деятельности предприятия в целом, внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление проблемных точек; • оптимизация бизнес-процессов, автоматизация их выполнения и контроля; • исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; • исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*, в числе которых обеспечение работы с входящими, исходящими и внутренними документами, в том числе, содержащими информацию ограниченного распространения, поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, обеспечивать работу с документами-. Виды систем электронного документооборота Список систем электронного документооборота является открытым. Таких систем может быть столько же, сколько существует видов деятельности в компаниях и на предприятиях. Подпункт 4 п. 6 Положения о Росархиве. Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам '-электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» // СПС «КонсультантПлюс». 1 2 В деловой сфере непрерывно возникают новые, узкоспециальные и частно-функциональные системы, которые в дальнейшем могут входить модулями в более крупные системы. Среди типичных СЭД на сегодняшний день можно выделить следующие: • системы производственного документооборота; • системы управленческого документооборота; • системы архивного дела, совокупность процедур архивного документооборота; • системы кадрового документооборота и учета; • системы бухгалтерского документооборота; • системы складского документооборота; • системы секретного и конфиденциального делопроизводства; • системы технологического документооборота. Обмен документами в электронном виде между участниками информационного взаимодействия органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иным государственным органам, а также организациям, осуществляющим публично значимые функции осуществляется посредством системы межведомственного электронного документооборота, а также систем электронного документооборота участников информационного взаимодействия, подключенных к системе межведомственного электронного документооборота , образующих вместе с ней транспортную шину, в соответствии с требованиями законодательства РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации. При отсутствии возможности использования транспортной шины информационное взаимодействие осуществляется с использованием съемного машинного носителя информации30. Результаты использования систем электронного документооборота на предприятиях: • прозрачность бизнес процессов. Благодаря СМЭД появляется возможность отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся прозрачными и контролируемыми; • высокая исполнительская дисциплина. По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников; • снижение трудозатрат руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники на рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т. д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации. СЭД позволяют наблюдать за прохождением документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения, получить отчет о том, кто его создал, кто имел к нему доступ, и кто его редактировал; 30 Постановление Правительства РФ or 24.07.2021 N" 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» // СПС «КонсультантПлюс». • ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации. СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. Зачастую достаточно одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами; • обеспечение конфиденциальности информации. Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протокол и руются; • выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В число требований к системе менеджмента качества (СМИ) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками; • повышение мобильности сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удаленно. Сотрудники не теряют время на ожидание бумажные копии файлов; • повышение безопасности информации и документов. База данных документов позволяет делать резервные копии документов, что снижает риск случайной или умышленной потери файлов. При этом меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось; • снижение затрат на физические носители: ресурсы печати, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, пересылаются в электронном виде; • повышение уровня удовлетворенности сотрудников за счет исключения рутинных задач, связанных с бумажным документооборотом. ОД государственных органов должна интегрироваться с соответствующими государственными системами взаимодействия государственных органов, а также внешними системами обмена документами обеспечивать поддержку других систем обмена документами, прямую передачу документов по электронной почте в совместимых форматах в целях документирования информации, организации внутреннего документооборота, организация исполнения документов, формирования документального документов для архивного хранения и т. д.31 фонда, подготовка Классификация систем электронного документооборота Системы электронного документооборота предприятий могут содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство систем все же ориентированы на определенную функциональную специфику, связанную с позиционированием продукта. 1. Электронные архивы. Это СЭД с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы — ЭА). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Ряд таких систем выделяется развитыми средствами полнотекстового поиска, смыслового и нечеткого поиска. Другие системы отличаются надежностью и высокой степенью аутентификации хранения документов. 2. Workflow-системы или СЭД поддержки бизнес-процессов. Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Это СЭД с развитыми средствами моделирования и поддержки рабочих процессов. Такие системы в основном рассчитаны на обеспечение типовых процессов, их синхронизацию, оптимизацию и оркестровку (так называемая «жесткая маршрутизация»). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы и операции. Пример такой последовательности получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан. 3. СЭД, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения 31 Приказ Росархива от 15.06.2020 №-' 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» // СПС «КонсультантПлюс-. документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой и иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенной, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д. 4. СЭД, ориентированные на поддержку совместной работы (Collaboration). Это инновационные системы, рассчитанные на быстрое взаимодействие сотрудников в условиях непрерывного изменения рыночных условий и с доставкой для работы «только самого нужного», бесполезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не базируются на иерархии организации, они не ставят во главу угла формализацию потока работ. Основная задача этих систем — обеспечить совместную работу людей, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Такие СЭД обычно реализованы в концепции «порталов», они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в Интранет (внутренняя, корпортативная сеть, так называемый Intranet), поиска информации, средств обсуждения задач и назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. 5. СЭД, поддерживающие документарные отношения с кли ситами в рамках систем CRM Customer Relation Management. 6. Мульти сервисные СЭД, имеющие развитую номенклатуру сервисов, например, сервисы управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. 7. Системы управления корпоративными информационными ресурсами или ЕСМ-системы (Enterprise Content Management). Эго определение несколько шире, чем СЭД. Под ЕСМ системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Чтобы трансформироваться в ЕСМ систему, СЭД система должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т. д. Критерии выбора системы электронного документооборота При выборе СЭД предприятие исходит из специфики своих операционных задач. Среди типичных критериев выбора, можно привести следующие: • требования по объему и поддержке иерархической структуры хранения (HSM Hierarchical Storage Management). Этот механизм позволяет хранить активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители; • поддержка процедур автоматизированного контроля подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации; • поддержка автоматизации административного управления организацией со сложной структурой; • поддержка территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и пр.; • поддержка бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода/захвата документов; • поддержка развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес процессов, возможно работающих совместно с при хладными системами управления этими процессами; • требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах; • требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами предприятия и СЭД внешних контрагентов; • необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Поддержка инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия; • реализация развитых средств поиска информации, поддержка различных языков, имеющихся в организации документов; • требования К безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота; • требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым. ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации. Риски внедрения системы электронного документооборота Риски проектов по внедрению СЭД заключаются в следующем: • нарушение сроков и бюджет проекта; • не достижение поставленных целей в полном объеме (система работает, но не во всей полноте своих функций: меньше/ хуже, чем было запланировано); • срыв внедрения (система не работает). Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников организации необходимо за короткий срок перевести на новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т. д.). Источники рисков внедрения СЭД: • консервативность пользователей, неприятие новых методов работы; • низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства; • недостаточная структурированность процессов (отсутствие регламентов); • нсдостаточнос/нссоотвстствующсс техническое оснащение; • нечеткое управление проектом. Пути предотвращения рисков внедрения СЭД: • детальное и предварительное проектирование работы системы на предприятии; • четкие директивы и личный пример руководства; • обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем; • выделение этапов внедрения и следование выработанной схеме. При внедрении системы электронного документооборота государственным организациям, государственным корпорациям и муниципальным организациям следует применять Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221, Требования по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, утвержденные приказом ФСТЭК России от 25.12.2017 № 239, Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственного органа, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Прогресс и будущее систем электронного документооборота В соответствии с выводами аналитиков в ближайшие годы в сфере электронного документооборота будут развиваться следующие тенденции32. Основу этих изменений составят инновации, осуществляемые разработчиками систем электронного документооборота, а также практические потребности пользователей. Применение новейших инструментов разработки таких как юниты искусственного интеллекта (ИИ), внедрение систем машинного обучения и нейронных сетей, а также массовая миграция компаний в облачные сервисы обуславливают следующие фундаментальные изменения в данной сфере. 1. Роботизация рутинных операций. В 2020—202) гг. пользователи информационных систем в массовом порядке начали применять такие продвинутые инструменты как автоматизированные сервисы проверки грамматики, семантической коррекции и замены терминологии, интеллектуальный ввод текста и др. Широкое распространение получили системы перевода с иностранных языков, в том числе те, что реализованы в виде облачных служб, основу которых составляет ядро 32 McKinnon С. The Future of Documents. A Look Beyond the Paradigm of Paper and Into Opportunities for Innovation. Forrester, 2020. искусственного интеллекта. Прорывной возможностью последних лет явилась эффективная, высококачественная генерация документов и текстов системами искусственного интеллекта. Данная тенденция породила научную дискуссию о принадлежности авторских прав на результаты интеллектуальной деятельности и тексты документов, которые сгенерированы компьютерными алгоритмами. Известно, что ИИ уже сегодня вполне качественно «пишет», т. е. генерирует тексты новостей, статьи о спорте, экономике, динамике рынков и социальных проблемах, которые основаны на больших массивах данных. Экспериментальные алгоритмы глубокого обучения такие как GPT-3, разработанные в рамках проекта OpenAI, обучаются на больших массивах данных и показывают впечатляющие успехи в решении аналитических и креативных задач по генерации тематических документов, созданию произведений литературы, науки и искусства. 2. Аналитические документы все чаще будут комплектоваться релевантными структурированными данными. Документы, содержащие полезные эмпирические и аналитические данные, станут общепринятой практикой, особенно в том случае, когда они предназначены для автоматизированной обработки, такой, например, как обработка финансовой информации, бухгалтерских счетов и экономических транзакций. Инициаторы и исполнители таких документов будут их компилировать и доставлять в специальных форматах, поддерживающих возможности экспорта данных, которые составляют собой информационную либо статистически значимую часть документов. На сегодняшний день может использоваться формат, который обеспечивает возможности экспорт-импорта большого количества структурированных данных, такой как JSON, вместо не интерактивных «инертных» форматов, как, например, распространенный формат текстографических файлов PDF. Сегодня продвинутые системы электронного документооборота содержат в себе интеллектуальные механизмы разбиения массивов данных и извлечения необходимых фрагментов структурированной информации (Import and Display of External Priors — IDEP). Эти инструменты и платформы обработки включают в себя модули для распознавания текстов, например, OCR (Optical Character Recognition — оптическое распознавание символов), подсистемы роботизированного исполнения бизнес процессов и технологических цепочек, семантической аналитики, искусственного интеллекта и машинного обучения для извлечения и обработки данных. 3. Технология распределенного реестра (Distributed Ledger Technology 1)1.Г) будет повсеместно использоваться для хранения транзакций цифровых записей. Стек DLT, более известный как блокчейн, будет все больше применяться для контекстуальной проверки данных и хранения истории их изменений, экспорта, импорта информации и всех иных манипуляций с данными. Использование новейших технологий электронного документооборота особенно перспективно и эффективно в тех случаях, когда важна целостность документов, отражающих бизнес процессы, такие, например, как В2В цепочки поставок, дистрибуция товаров и услуг, отслеживание образовательных, профессиональных и квалификационных данных. При этом нужно иметь ввиду, что цифровые документы не подходят для хранения в традиционных формах, таких, например, как бухгалтерские книги. 4. Изменение тактики управления жизненным циклом информации и документов. Специалистам по управлению информацией не просто успевать за прогрессом и осваивать быстро- развивающиеся технологии и все многообразие источников цифровых данных. В государственном секторе и организацияхях с жесткими требованиями к продолжительному хранению и защите информации необходимо понимать риски и преимущества новых ангорских подходов к управлению цифровыми данными. Некоторые категории документов, такие как соглашения или контракты, влекут за собой обязательства и имеют юридические последствия, соответственно они должны храниться наиболее надежным образом. Необходима разработка новых подходов к защите, управлению доступом и авторизации цифровых записей, используемых для доказательственных целей. То же справедливо в отношении интерактивных документов, которые разбиты на логические блоки, наполнены структурированными данными и содержат в себе исполнительные функциональные компоненты. 5. Процессы создания и использования систем электронного документооборота будут интенсифицироваться. В начале века Microsoft Office была доминирующей проприетарной платформой документооборота первого поколения. Его интерактивный модуль для совместной работы с данными Fluid Framework поощряет разработчиков к многоразовому использованию компонент с автоматическим обновлением данных и их доставкой в реальном времени в точку использования. Корпорация Adobe запустила проект Liquid Mode в мобильном приложении Acrobat Reader, чтобы обеспечить возможность чтения PDF файлов на мобильных устройствах и заложить основу для ин тсллсктуального извлечения данных и их структуры из статических PDF-файлов. Широкое внедрение новых систем потребует времени, но их основные функции должны быть запущены для освоения уже сегодня, чтобы удовлетворить ожидания пользователей в части интеллектуальных возможностей систем электронного документооборота нового поколения. 6. Сегодня в мире разрабатываются специализированные приложения, которые предоставляют расширенные возможности для работы с документами и ориентированы на нишевые сценарии использования н узких областях науки, техники и бизнеса. Лица, принимающие технические и деловые решения, зачастую недостаточно удовлетворены текущими инструментами, поскольку они не отвечают их повышенным требованиям к созданию и управлению документами, а также к документарной коммуникации. Поэтому возникают целые инновационные направления в разработке систем электронного документооборота для узкоспециальных применений и сценариев использования. Такие подходы продвинутой работы с документами встречаются в разных областях административного и коммерческого секторов. 7. Управление жизненным циклом контракта (Contract Lifecycle Management — CLM) позволяет управлять содержимым, контентом, структурой и стандартными компонентами договоров и контрактов. Часто в соглашениях присутствуют юридические привязки и фрагменты текста, которые можно создавать и которыми можно управлять как отдельными самодостаточными элементами, например, условия об официальном языке договора, внешнеторговых правилах Инкотермс, положения о применимом праве, о коллизионных привязках и инструментах разрешения споров. Приложения CLM позволяют компилировать сложные документы посредством имплементации стандартных компонентов в текст контрактов и получать завершенный, готовый к использованию продукт. На сегодняшний день такие инструменты чаще предназначены для специализированного, а не широкого использования. 8. Платформы Agile CMS (Content Management System — CMS) позволяют работать и управлять контентом через веб- каналы. Потребление информации и управление контентом через Интернет, мобильные устройства и приложения удобны для большинства работников информационной сферы. При этом неизбежно устаревают CMS-системы предшествующего поколения, которые требуют специальных технических навыков и организационных ресурсов для их поддержки. Новейшие Agile CMS платформы обеспечивают гибкую навигацию и эффективный обмен документами, текстами и доступом к медиа ресурсам для их пользователей. Однако инструменты проектирования и разработки Agile CMS платформ сложны как на этапе их создания, так и в дальнейшем при использовании этих систем. Новые гибкие платформы CMS платформы продолжат эволюционировать в направлении поддержки интуитивных интерфейсов для авторов информации и пользователей электронных документов, а также работников, обеспечивающих техническое обслуживание этих систем. 9. Специализированные инструменты генерации документов, текстов и информации будут поставлены на службу конкретным потребностям бизнеса и государственного сектора. Решения для документарной поддержки бизнес-процессов, контент-маркетинга, технологий закупок и продаж будут поставляться в виде подготовленных шаблонов, стандартизованных материалов, спроектированных рабочих процессов, модулей совместной работы и обмена сообщениями. Для этих целей будут использоваться инструменты и стандарты технической разработки такие как DITA (Darwin Information 'typing Architecture — DITA), которые нацелены на поддержку разработчиков и продуктовых экспертов по созданию высокофункциональных инструментов генерации информации и руководств для пользователей по использованию фрагментов контента. Современный подход, формулируемый как «создавать один раз, использовать много раз», вполне уместен и широко применяется в современных системах электронного документооборота. 10. В бизнес-среде и сфере государственного управления формируется понимание, что документы предназначены для их адресатов, а не для их авторов. Сегодня фундаментально изменяются способы создания, доставки и обмена документами, в том числе под влиянием пандемии COVID-19. Сдвиги в общественной коммуникации, переход к удаленному взаимодействию, распределенной структуре компаний и дистанционной работе сотрудников привели к ускоренному внедрению облачных приложений для поддержки и повышения производительности труда. Поставщики компьютерно коммуникационных платформ для создания документов, совместной работы над ними и облачной коммуникации в связи с ними, переосмысливают процесс генерации и распространения документов на основе метаданных и шаблонных структур, которые обеспечивают автоматизированную компиляцию, бесшовное обновление формы и содержания документов в режиме реального времени. Прогнозируется, что текущий экспериментальный этап массовой модернизации систем электронного документооборота продлится ориентировочно до 2025 г., потребуется еще несколько лет, чтобы новые подходы получили широкое распространение. 11. Инновационное мировоззрение стимулирует модернизацию способов представления документов и повышенные требования к функциональности систем электронного документооборота. В современном мире опыт и потребности клиентов находятся в центре усилий по цифровой трансформации систем электронного документооборота. Однако стоит отмстить, что документы редко удовлетворяют потребностям адресатов, поскольку' они создаются авторами, находящимися в зоне комфорта. Зачастую компании и государственные органы предлагают обществу документы, которые не дружелюбны для их пользователей. Такие документы заставляют клиентов тратить время и деньги на их расшифровку, понимание смысла заложенной в документе информации, на извлечение полезных данных. Платформы документооборота будут развиваться в направлении более дружелюбного для пользователей интерфейса и расширения функциональных возможностей. Возможности управления массивами документов станут богаче их привыч ной организации с помощью стандартной системы файлов и папок. В будущем платформы хранения и контекстуальной организации документов станут более гибкими, они будут разбиты на компоненты и структурные элементы для разделения основной информации и ее тематических репрезентаций. Стратегия, ориентированная на метаданные, должна заменить собой файловую структуру как принцип платформенной организации систем электронного документооборота и заложить основу для применения механизмов интеллектуальной обработки средствами искусственного интеллекта. Кроме того, технологии электронного документооборота будут развиваться в направлении обеспечения неприкосновенности, сохранности и исключительно авторизованного доступа к персональным, конфиденциальным и биометрическим данным, а также надежной блокировки противоправного доступа к такой информации. Разработчики систем электронного документооборота следующих поколений будут всецело реализовывать стратегию сохранения в тайне персональных данных и информации личного характера. Вопросы и задания для самоконтроля 1. Назовите основные правовые акты, регулирующие деятельность в области электронного документооборота. 2. Раскройте понятия электронного документа и электронной подписи в соответствии с Законом об информации и Законом об электронной подписи. Назовите виды электронной подписи. 3. Исходя из содержания параграфа 4.2 разработайте самостоятельно наиболее точные, по вашему мнению, определения электронного документа и электронного документооборота. 4. Раскройте определение понятия удостоверяющего цен три. Какие функции выполняют аккредитованные удостоверяющие центры? 5. Назовите полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи. 6. Дайте определение системы электронного документооборота. 7. Приведите примеры системы электронного документооборота. 8. Обозначьте преимущества использования системы электронного документооборота. 9. Сформулируйте критерии выбора системы электронного документооборота. 10. Перечисли те риски внедрения систем электронного документооборота. 11. Охарактеризуйте направления эволюции систем электронного документооборота. 12. Что представляет собой электронная подпись? 13. Каково назначение электронной подписи? 14. Перечислите виды электронной подписи. Опишите механизм получения электронной подписи. 15. Какие функции выполняют удостоверяющие центры? Новые издания по дисциплине «Организация электронного документооборота» и смежным дисциплинам Гумерова, Г. И. Электронное правительство : учебник для вузов / Г. И. Гумерова, Э. III. Шаймиева. — 5-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 227 с. — (Высшее образование). Наши книги можно приобрести: Учебным заведениям и библиотекам: в отделе по работе, с вузами тел : (495) 744-00-12, e-mail: vuz@urait.ru Частным лицам: список .магазинов смотрите на сайте urait.ru н разделе «Частным лицам» Магазинам и корпоративным клиентам: в отделе продаж тел.: (495) 744-00-12, e-mail sales@urali.ru Отзывы об издании присылайте в редакцию e mail: gred@uruit.ru Новые издания и дополнительные материалы доступны на образовательной платформе «Юрайт» urait.ru. а также в мобильном приложении «Юрайт.Библиотека» Учебное издание Будник Руслан Александрович ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Учебное пособие для вузов Под редакцией М. А. Федотова Формат 60х90*/)6. Гарнитура «Charter». Печать цифровая. Усл. печ. л. 4,38. ООО «Издательство Юрайт» 111123, г. Москва, ул. Плеханова, д. 4а. Тел.:(495)744-00-12 E-mail: izdat@urait.ru, www.urait.ru
