ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ РОСТОВСКИЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА СОЗДАНИЕАВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «БИБЛИОТЕКА КОЛЛЕДЖА» Выполнила: Алмамедова Нурайна Селимхан кзы Специальность 230701 Прикладная информатика (по отраслям) Курс IV группа 45 Научный руководитель: преподаватель Согомонян Инна Эдуардовна Форма обучения: очная РОСТОВ 2015 2 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ……… .................................................................................................... 3 ГЛАВА I. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ………. .................................................................................................... 5 1.1. Анализ предметной области ........................................................................... 5 1.2. Проектирование автоматизированной информационной системы ............ 8 ГЛАВА II. ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «БИБЛИОТЕКА КОЛЛЕДЖА» ............. 17 2.1. Создание базы данных «Библиотека колледжа» в СУБД Access ............. 17 2.2. Анализ качества АИС в соответствии с заявленными требованиям........ 39 ЗАКЛЮЧЕНИЕ….. ................................................................................................. 46 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................. 48 ПРИЛОЖЕНИЯ…. .................................................................................................. 49 3 ВВЕДЕНИЕ Современное общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где не используется компьютер. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение делает возможным широкое использование компьютеров, в частности, в плане создания информационных систем. Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации. Без какого-либо преувеличения можно сказать, что планирование БД – очень ответственный и важный процесс. Перед началом работы необходимо иметь как можно более подробный план БД. Совершенно очевидно, что это поможет сэкономить силы и время её разработчику. В соответствии с заданием дипломного проектирования, нам следует разработать и создать автоматизированное рабочее место (АРМ) библиотекаря, которое позволит автоматизировать следующие библиотечные процессы: вести всю документацию «на современном уровне»; поддерживать базу данных читателей, каталог художественной и учебной литературы; производить поиск нужной литературы по названию или ключевым словам; проводить списание устаревшей и испорченной литературы; 4 готовить сводки и формы для бухгалтерии и администрации колледжа; выдавать справки для учителей-предметников о литературе, которую берут их студенты. Актуальность разработки данного программного приложения заключается в том, что сегодня библиотека нашего колледжа не имеет специализированной программы для управления базами данных об имеющихся учебных пособиях, художественной литературе и всевозможных печатных изданиях. Работа библиотекаря ведется вручную на бумажных носителях и не позволяет оперативно реагировать на запросы администрации и других участников образовательного процесса. Программа полностью автоматизирует труд библиотекаря, позволив заносить с помощью удобных форм информацию в таблицы базы данных, изменять структуру таблиц (добавление/удаление записей), отслеживать и фиксировать информацию о взятых и оставшихся книгах. Цель выпускной информационной системы квалификационной в виде базы работы данных для – создание автоматизации деятельности библиотекаря колледжа. Для реализации цели необходимо решить следующие задачи: - охарактеризовать предметную область; - разработать модель автоматизированной информационной системы; - разработать базу данных согласно техническому заданию; - реализовать заявленные функциональные требования к АИС; - оценить качество АИС согласно заявленным требованиям. 5 ГЛАВА I. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ 1.1. Анализ предметной области Введем некоторые понятия и определения. База данных - поименная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащую изучению для организации управления и автоматизации (предприятия, организации). Анализ предметной области позволит определить, какие данные должны содержаться в БД. Предметной областью дипломного проектирования является «Библиотека колледжа», в которой хранятся как учебные пособия, так и художественная литература. Также библиотека колледжа располагает большим количеством печатного издания. Каждая книга или печатное издание имеет свой уникальный номер (инвентарный номер), а также характеризуется следующими параметрами: название, автор, издательство, год издания, жанр, количество страниц и другое. Как и в любой библиотеке, в библиотеке колледжа ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения: группа, ФИО, дата рождения, адрес, телефон и др. Каждому читателю присваивается идентификационный номер (номер читательского билета). В случаи выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и идентификационные номера выдачи и читателя. Библиотекарь поддерживает базу данных читателей, обновляет каталог художественной и учебной литературы, проводит списание устаревшей и испорченной литературы, готовит сводки и формы для бухгалтерии и администрации колледжа, справки для преподавателей о литературе, которую берут их студенты, и ряд других операций. 6 Для того чтобы создать информационную систему ее надо смоделировать, разбить систему на определенные блоки и спроектировать их взаимодействие по заранее заданному порядку действий – алгоритму. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи графических объектов. Начало Загрузка программы Да Выбор действия Нет Да Да Да Изменение данных Выбор БД Нет Нет Да Да Нет Нет Конец Выбор запроса Да Выбор запроса на изменение данных Выход Выбор запроса на вывод данных Нет Изменение данных Просмотр результата Выбор параметра Ввод данных Изменение данных в БД Выбор параметра Ввод данных Результат запроса Рисунок 1. Алгоритм работы с АИС «Библиотека колледжа» Предпроектное обследование объекта автоматизации 7 Необходимость создать информационную системы библиотеки колледжа с логичным построением контента и удобным и понятным интерфейсом, и при этом имеющей целый арсенал инструментов анализа и расчетов, способствовали возникновению идеи создания базы данных с возможностью автоматизации некоторых процессов, входящих в круг обязанностей библиотекаря. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных. Кроме общих вопросов, решение которых могла бы обеспечить информационная система, таких как ввод новой книги или нового читателя, ввод информации о выданных книгах и т.д., она должна решать специфические задачи, т.е. уметь формировать заданные отчеты по указанным критериям и параметрам, требующих вычислений по заданным формулам. Например, библиотекарь колледжа в конце каждого учебного года сдает в администрацию большое количество отчетов, таких как сводная ведомость, содержащая сведения о фонде книг в библиотеке, количестве читателей и взятых ими книг за определенный год обучения, количества учебных пособий из числа всех книг библиотеки, количества студентов из числа всех читателей, книгообеспеченность за год, как отношение общего количества книг к количеству читателей и многие другие. Грамотно и качественно разработанная автоматизированная информационная система смогла бы сэкономить время, деньги и обеспечить оперативный и корректный вывод данных, являющихся количественными показателями библиотеки, такими как книгообеспеченность, книговыдача, читаемость и посещаемость. Все это направлено на повышение эффективности деятельности, как библиотеки, так и колледжа в целом. 8 1.2. Проектирование автоматизированной информационной системы Практически в любой БД содержится несколько абсолютно равноправных таблиц. Реляционную БД отличает то, что входящие в неё таблицы связаны между собой. Связи между таблицами создают логическую структуру БД. Задание связей осуществляется с помощью совпадающих значений, содержащихся в полях разных таблиц. Первичный ключ используется для связывания таблиц с внешними ключами – полями в других таблицах. Внешний ключ – одно поле (или несколько полей) таблицы, содержащее ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Настройка конкретной связи зависит только от разработчика БД – только он может явно указать поле, подходящее по смыслу. Выделим основные сущности: - сущность «Учебные пособия» - сущность «Художественная литература» - сущность «Печатные издания» - сущность «Типы документов» - сущность «Читатель» - сущность «Выдача книг» Сущность «Учебные пособия» - содержит информацию обо всех учебниках, имеющихся в библиотеке. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одном учебнике. Сущность «Художественная литература»- содержит информацию обо всех остальных книгах, имеющихся в библиотеке. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одной книге. Сущность «Печатные издания» - содержит информацию обо всех печатных изданиях, имеющихся в библиотеке. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одном документе. 9 Сущность «Типы документов» - содержит информацию о том, в каком виде сохранен документ, сущность тип документов и содержит связь «1:М». Сущность «Выдача книг» - содержит информацию о конкретной книге, о том кто её взял, когда взял, когда должен вернуть и когда вернул книгу. Между сущностью «Книги» и сущностью «Выдача книг» существует связь типа «1:М», которая означает, что любая книга, которая находиться в библиотеке является обязательной по отношению к сущности «Книги». Сущность «Читатели» - содержит информацию о читателях. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию об одном читателе. Существует связь между сущностью «Читатель» и сущностью «Выдача книг» типа «1:М», обязательная со стороны сущности «Читатель» (каждому экземпляру сущности «Читатель» обязательно соответствует читатель и, причем только один). Определим ключи – уникальные идентификаторы экземпляров каждой сущности: Для сущности «Учебные пособия» выделим следующие атрибуты: инвентарный номер, название, автор, дисциплина, код книги, год, издательство, количество экземпляров, наличие грифа федерального уровня, номер читательского билета, информация о выдаче. В качестве первичного ключа выбираем инвентарный номер. Все значения этого атрибута должны быть уникальными. Выделим атрибуты сущности «Читатели»: номер читательского билета, наименование специальности, фамилия, имя, отчество, дата рождения, группа, адрес, паспортные данные, телефон, электронный адрес, номер выдачи. Выберем в качестве первичного ключа атрибут номер читательского билета. Атрибуты сущности «Выдача книг»: номер выдачи, номер читательского билета, дата выдачи, дата возврата, дата возврата студентом, инвентарный номер книги, количество дней и просрочка. Первичный ключ – номер выдачи. Сущность «Тип документов» (id типа, тип); 10 Сущность «Печатные издания»: инвентарный номер, название, тип,год издания, издательство, количество страниц, комментарии).Первичный ключ – инвентарный номер. Выделив сущности и атрибуты логической структуры БД библиотеки колледжа, мы на данном этапе работы решили ограничиться рассмотрением трех взаимосвязанных сущностей: «Книги», «Читатель» и «Выдача книг», так как их организация внутри структуры позволит получить модель всей базы данных. Что касается сущности «Книги», она объединила все типы изданий библиотеки, получив при этом новый атрибут, отражающий тип. Здесь мы прибегли к введению аббревиатур , указывающих на принадлежность издания к соответствующей группе. Например, учебные пособия – УП, художественная литература – ХЛ, и т. д. Требования к функциональным характеристикам. АИС должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций: Отображение, ввод и коррекцию информации о книгах и читателях библиотеки и их количестве; Отображение, ввод и коррекцию информации о выдаваемых книгах и их количестве; Формирование отчетов и вывод на печать информации о количественных характеристик; Предоставление общей статистики за определенный период времени; Требования к надёжности. Предусмотреть контроль вводимой информации. Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе с системой. Обеспечить целостность хранимой информации. Обеспечить защиту от несанкционированного доступа к информации. Требования к составу и параметрам технических средств 11 Система должна работать на IBM совместимых компьютерах. Минимальная конфигурация: Тип процессора……...PentiumII или Athlon и выше; Частота процессора …………………..333Mhz и выше; Объём оперативного запоминающего устройств…256 Мб и более; Объем свободного пространства на жестком диске……5 Mб и выше. Требования к информационной и программной совместимости. Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (…, WindowsNT, WindowsXP, Windows 7, Windows 8). Microsoft Access как средство реализации проекта Физическая модель данных описывает данные средствами конкретной СУБД. Мы будем считать, что физическая модель данных реализована средствами именно реляционной СУБД. Отношения, разработанные на стадии формирования логической модели данных, преобразуются в таблицы, атрибуты становятся столбцами таблиц, для ключевых атрибутов создаются уникальные индексы, принятые в конкретной СУБД. Ограничения, имеющиеся в логической модели данных, реализуются различными средствами СУБД. Например, отношения, содержащиеся в логической модели данных, должны быть преобразованы в таблицы, но для каждой таблицы можно дополнительно объявить различные индексы, повышающие скорость обращения к данным. Многое тут зависит от конкретной СУБД. При разработке физической модели данных возникают вопросы: Хорошо ли спроектированы таблицы? Правильно ли выбраны индексы? Наконец, как результат предыдущих этапов появляется собственно сама база данных. База данных реализована на конкретной программно-аппаратной 12 основе, и выбор этой основы позволяет существенно повысить скорость работы с базой данных. Решения, принятые на каждом этапе моделирования и разработки базы данных, будут сказываться на дальнейших этапах. Поэтому особую роль играет принятие правильных решений на ранних этапах моделирования. MSAccess представляет собой приложение MicrosoftOffice, которое позволяет создать программные средства для получения определенных результатов. Главное отличие MSAccess от других СУБД заключается в том, что под базой данных MSAccess понимается совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображения данных. Как правило, многие системы, связанные с БД, позволяют хранить все таблицы в одном файле и не включают формы и отчеты в файл БД. Для добавления, изменения и отображения данных в таких системах используют приложения конечного пользователя, которые называются также терминальными приложениями. Основу построения MSAccess составляют реляционные БД. В силу этого необходимы определенные сведения по структуре, организации, функциям БД, а также – процессу проектирования. В конечном итоге именно процесс проектирования и приводит к созданию оптимальной в некотором смысле БД, являющейся основой для создания программного средства, которое позволяет получать необходимые результаты из совокупности хранимых данных. Основные объекты информационной системы «Библиотека колледжа» и их характеристики Таблицы – основы реляционной базы данных. Таблица это объект БД, в котором данные сохраняются в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждый элемент содержится в отдельной ячейке, на пересечении записи и поля. 13 В одной таблице обычно содержатся данные, относящиеся к определенному объекту, например книге, читателю и т.п. Таблица в Access может представляться в различных режимах, два из которых – Режим таблицы - удобно вводить данные и просматривать таблицу - Конструктор – предназначен для создания и настройки таблицы. В нашей базе данных планируется создать следующие таблицы (в процессе работы над БД «Библиотека колледжа» поля таблиц могут уточняться): «Книги» (см. таблицу 1) «Читатели» (см. таблицу 2) «Выдача книг» (см. таблицу 3) Таблица1 Поля таблицы «Книги» Имя поля Инвентарный номер книги Дисциплина Тип Ключевое данных поле Текстовый Первичный Примечание Порядковый номер книги Текстовый ключ Нет Код книги Текстовый Нет Обязательное поле Название издания Текстовый Нет Обязательное поле Авторы издания Текстовый Нет Обязательное поле Издательство Текстовый Нет Год издания Наличие грифа федерального уровня Литература Текстовый Нет Текстовый Нет текстовый Нет Обязательное поле Должно выбираться из списка Должен выбираться из списка Обязательное поле Тип издания (УП, ХЛ и др.) 14 Есть книга в наличии в Выдан Номер читательского билета Логический Нет Текстовый Нет библиотеки или она на руках Используется для связи с таблицей «Читатель» Таблица 2 Поля таблицы «Читатели» Имя поля Тип Ключевое данных поле Примечание Наименование специальности СПО Текстовой Нет Обязательное поле по перечню СПО Номер читателя, который Номер читательского Текстовой билета Первичный указывает на год, ключ специальность и порядковый номер Фамилия Текстовой Нет Обязательное поле Имя Текстовой Нет Обязательное поле Отчество Текстовой Нет Необязательное поле Группа Текстовой Нет Дата рождения Дата/время Нет Уточняется группа,где учится читатель Содержит дату рождения читателя Содержит адрес читателя, Адрес Текстовой Нет для того, чтобы его было легко найти, если в этом есть необходимость Паспорт: серия, № Текстовой Нет Обязательное поле 15 Кем и когда выдан паспорт Номер выдачи Текстовой Нет Числовой Нет Обязательное поле Используется для связи с таблицей Выдача книг Таблица 3 Поля таблицы «Выдача книг» Имя поля Номер выдачи Тип Ключевое данных поле Числовой Номер читательского Текстовый билета Инвентарный номер книги Текстовый Первичный Порядковый номер выдачи ключ книг Внешний Используется для связи с ключ таблицей «Читатель» Внешний ключ Дата выдачи Дата/Время Нет Дата возврата Дата/Время Нет Количество (дней) Числовой Нет Дата/время Нет Числовой Нет Дата возврата читателем Просрочка Примечание Используется для связи с таблицей «Учебное пособие» Указывается дата выдачи книги Указывается дата возврата книги Вычисляется автоматически по заданной формуле Указывается дата возврата книги читателем Вычисляется автоматически Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы БД необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. 16 Связанные таблицы дают возможность объединить все данные на основе совпадающих значений полей. Только после того как связи заданы можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения из разных таблиц БД. Связи устанавливаются между ключевыми полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой её записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Согласно описанным таблицам в нашей базе данных должна быть реализована следующая связь. Книги Читатели Выдача книг Рисунок 2. Схема связи объектов информационной системы Таким образом, охарактеризовав предметную область, мы выявили основные функции библиотеки, реализацию которых можно обеспечить путем создания информационной системы. Данная система должна решать и ряд специфических задач по формированию статистических отчетов библиотеки. Определившись с выбором средства для создания АИС, мы описали информационную модель системы и зафиксировали предъявляемые к ней требования разного характера, которые позволят, в последствие, оценить качество полученной системы. 17 ГЛАВА II. ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «БИБЛИОТЕКА КОЛЛЕДЖА» 2.1. Создание базы данных «Библиотека колледжа» в СУБД Access Так как пустая БД не содержит никаких объектов, можно считать, что это наиболее универсальный способ, и, начиная с него, мы создаем нашу БД Библиотека колледжа. Работа по созданию СУБД Библиотека колледжа была реализована в несколько этапов: 1. Создание новой базы данных; 2. Построение таблиц; 3. Создание схемы данных – обеспечение связей между таблицами; 4. Создание удобных форм для заполнения таблиц; 5. Создание макросов для автоматического подсчета данных в отдельных полях таблицы; 6. Ввод и редактирование всего контента базы данных колледжа; 7. Создание специальных запросов; 8. Создание отчетов на основе запросов и таблиц; 9. Создание главной кнопочной формы. Создание таблиц Выбираем создание таблиц в режиме конструктора. Конструктор таблиц - используется как для создания и настройки свойства новых таблиц, так и для изменений в свойствах уже существующих таблиц. Чтобы открыть конструктор таблиц для создания новой таблицы нужно щелкнуть кнопку Конструктор таблиц в разделе Таблицы вкладки Создание. Откроется режим конструктора для новой таблицы, можно сказать что это «пустой бланк» конструктора таблиц, в котором мы будем создавать таблицы «с нуля». 18 В пустом бланке конструктора таблиц вводим имя первого поля таблицы «Книги». Переходим к столбцу Тип данных и выбираем из списка нужную позицию. Переходим к столбцу Описание и вводим его, если в этом есть необходимость. В разделе Сервис вкладки Конструктор (Работа с таблицами) щелкнем кнопку Ключевое поле, чтобы задать для этого поля свойство Первичного Ключа. Далее повторяем действия, описанные выше, чтобы задать остальные поля на основе данных содержащихся в таблице. В контекстном меню ярлыка новой таблицы выбираем команду Сохранить. В появившемся диалоговом окне сохранения задаем имя нашей первой таблицы Книги. Аналогичным образом создаем все остальные таблицы. Рисунок 3. Режим конструктора, таблица «Книги» 19 Рисунок 4. Конструктор, таблица «Читатели» Рисунок 5. Конструктор, таблица «Выдача книги» 20 Рисунок 6. Конструктор таблиц «Дисциплина» Рисунок 7. Конструктор таблиц «Зарегистрирован» 21 Рисунок 8. Конструктор таблиц «Специальность» Создание схемы данных Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы БД необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединить все данные на основе совпадающих значений полей. Только после того как связи заданы можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения из разных таблиц БД. Связи устанавливаются между ключевыми полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой её записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Связанные поля могут иметь разные имена, но должны иметь одинаковый тип данных, а значение свойства Размер поля у них должен совпадать (исключение составляет поле типа Счетчик, для которого можно составлять связь с Числовым полем такого же размера.) Чтобы установить связи «один к одному» или «один ко многим»: 1. Закроем все открытые таблицы. 22 2. Щелкнем кнопку Схема данных в разделе Работа с БД. 3. Автоматически открылось диалоговое окно Добавления таблицы. 4. На вкладке таблицы дважды щелкнем по именам таблиц, которые следует отобразить. Закрываем диалоговое окно Добавления таблицы. 5. Чтобы установить связь между полями, выделяем поле в одной таблице и перетаскиваем его на подходящее поле другой таблице. Когда отпустили кнопку мыши, на экране появилось окно Изменения связей. 6. Щелкнем в диалоговом окне Изменения связей кнопку Создать. 7. Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторяем описанную выше процедуру. Рисунок 6.Организация связей между таблицами БД «Библиотека колледжа» Ввод и редактирование данных в таблицах БД библиотека колледжа После того как в базе созданы все необходимые таблицы и обеспечены логичные связи между ними, можно приступать к заполнению таблиц данными, предоставленными заведующей библиотекой колледжа. Для корректной работы БД библиотека колледжа были использованы некоторые обозначения: 23 Для регистрации читателей в качестве их идентификационного номера предложена своя кодовая система, обозначающая форму обучения, год зачисления, номер специальности и порядковый номер в своей группе. Например, О13210 означает, что студент обучается на очном отделении, год зачисления 2013, специальность 2 – начальные классы, 10-ый по списку в базе, а преподавателей П10 означает, преподаватель 10-ый по списку в базе; В качестве кода книги нами использованы сокращенные обозначения ББК, т.е. принадлежность учебного пособия к конкретной области знаний. Например, ББК 32 – учебное пособие в области знаний по Информатике. Для оперативного предусмотрена ввода возможность повторяющейся ввода данных в информации таблицу из была заранее сформированного списка. В частности, подобным образом организован ввод сведений в таблицу Учебное пособие в поле Издательство. Рисунок 7. Подстановка списка значений в поле Издательство 24 Аналогично организовано поле Год издания, где в подстановке присутствует список, начиная с 1975 года и по 2020 год включительно. Это информация при необходимости может корректироваться. Рисунок 7. Подстановка списка значений в поле Год издания Заполненные таблицы представлены в ПРИЛОЖЕНИИ 1 к курсовому проекту. Создание форм В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной подробной записи любой таблицы. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления. 25 Формы в MSAccess используются для поддержки следующих задач: • ввод, редактирование и просмотр информации, находящейся в таблицах; • отображение результатов запросов; • организация экранного окна поиска необходимой информации по БД (с использованием различных условий и макросов); • распечатка данных в организованном виде; • сохранение в виде отчета с последующей модификацией; • создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД в целом. Перед тем как приступить к созданию форм для библиотеки колледжа, неплохо было бы прикинуть их количество и примерное содержание. Очевидно, что для нормальной эксплуатации библиотеки следует иметь следующие группы форм: 1. Для редактирования данных в библиотеке 2. Для поиска необходимых данных 3. Построить кнопочную форму для библиотеки, которая обеспечивала бы логику работы пользователя, позволяла переключаться между этими группами форм. Перед тем как создавать «много форм» для библиотеки, необходимо позаботится о том, чтобы их оформление выглядело одинаково. Для этого мы создадим и сохраним собственный стиль, который будет затем применяться ко всем формам. Откроем раздел формы/Создать/Конструктор форм/в окне свойств выбираем таблицу или запрос данные которых нам необходимы для формы/Откроем свойство формы/на вкладке Данные выбираем источник записей для формы/Закрыть окно свойств/заходим на вкладку Добавить поля, показать только поля в текущем источнике записей/Откроется список полей которые нам доступны и нужны из запроса или таблицы, смотря что мы выбрали, двойным нажатием щелкнем по полям и они появились у нас на 26 форме/Расставляем их в необходимом порядке/Режим формы в правом нижнем углу (и вот наша форма готова). Кнопки на форму добавлять лучше с помощью Мастера. Он упрощает и ускоряет процесс создания и постройки кнопок, автоматически выполняя все основные действия. Нажать Мастер Построения Кнопок,/затем нажать на Кнопку в разделе элементов управления и перейти к форме, нажать/. На экране появится Окно Мастера Создания Кнопок/в списке категория выбрать действие которое нам необходимо (например,работа с формой), а в списке действия. Закрыть форму/Далее/Название кнопки (выбираем рисунок или текст)/Далее/ В последнем разделе будет образец кнопки которую мы выбрали/Готово. На форме появилась кнопка, созданная с помощью мастера, где он автоматически прописал макрос, который должен выполняться при нажатии этой кнопки. Размеры окна формы по умолчанию устанавливаются так, чтобы записи полностью отображались на экране. Чтобы задать собственный размер окна формы, необходимо сначала исправить значение этого свойства на Нет, а затем сделать следующее: 1. Перейти в режим формы. 2. Установить нужные размеры окна формы, перетаскивая соответствующие границы. 3. Выполнить команду сохранить в контекстном меню формы. Окно формы запомнит установленные размеры, которые будут использоваться при её открытии. 4. Выравнивание формы по центру при его открытии осуществляется с помощью свойства Выравнивание по центру, которому можно задать значение да или нет. В нашей информационной системе можно выделить три таблицы, заполнение которых целесообразно осуществлять с помощью форм с элементами управления. 27 Первая форма дает возможность оперативно вводить новое учебное пособие в базу библиотеки (см. рис. 14). Согласно таблице, по которой она создавалась, есть возможность выбора издательства и года издания по списку. Рисунок 14. Форма для ввода новой Книги Следующая форма служит для заполнения информации о новых читателях, где для удобства также предусмотрен ввод некоторых данных через заранее организованный список (см. рис. 15) Рисунок 15. Форма для ввода нового читателя 28 При организации следующей формы по выдачи учебных пособий, понадобилось с помощью построителя запроса добавить необходимые поля из других таблиц. В частности поле Выдан позволит сразу сделать отметку в таблице Книги. Вместо ввода инвентарного номера книги размещаем в форме выбор учебного пособия по названию издания. Аналогично замещаем ввод читательского билета, выбором читателя по фамилии и имени (см. рис. 16). Рисунок 16. Форма выдача книги Создание запросов Запросы используются для представления, просмотра и изменения данных самыми различными способами. Можно считать, что запрос – это фрагмент базы данных, полученный на основе поставленного нами условия к содержимому всей БД. Любой запрос, существующий в БД, относится к одному из следующих типов: 29 Запрос на выборку; Запрос с параметрами; Перекрестный запрос; Запросы на изменения (обновления, объединения, создания, добавления, удаление). Запрос любого типа можно создать в режиме конструктор запросов, начиная с пустого бланка. На ленте переходим на вкладку Создания. Справа, в разделе Другие, щелкнем кнопку Конструктор запросов. Открылся пустой бланк запроса, диалоговое окно Добавления таблицы (см. рис. 9) и вкладка Конструктор (см. рис. 8) ленты. Рисунок 8. Диалоговое окно конструктора запросов, с добавленными в него таблицами. 30 Рисунок 9. Диалоговое окно добавления таблиц В области таблиц запроса всегда можно добавить необходимые объекты с использованием команды Отобразить таблицу в меню Запрос. В зависимости от того, запросы какого типа необходимо реализовать в бланк запроса могут быть добавлены либо исключены те или иные поля. Переход к необходимому виду запроса осуществляется с помощью соответствующих команд категории линейки меню Запроса либо с помощью кнопки на панели инструментов Конструктор запросов. Кнопка расширяет возможности создания запросов: в окне построителя выражений можно конструировать вычисляемые поля и задавать сложные условия отбора записей. Итак, заполнение табличной формы конструктора запросов MSAccess включает следующие этапы. 1. Выбор режима конструктора при создании запроса. 2. Определение свойств, относящихся к запросу в целом. 3. Определение типа запроса и включения таблиц, из которых производится выборка, в бланк запроса. 31 4. Определение и добавления полей таблиц, которые участвуют в запросе в бланка запроса. 5. Задать при необходимости порядок сортировки (в поле Сортировка бланка запроса). 6. Указать при необходимости групповую операцию для какого-либо поля в случае проведения вычисления на множестве записей (поле Групповая операция в бланке). 7. Определить условия отбора записей. Критерии отбора записей вводятся в строке «Условия отбора» бланка конструктора запросов под конкретным полем запроса. Выбор записей в общем случае может быть основан на точном или частичном совпадении, сравнении и использовании блока условий. При задании критерия отбора следует использовать различные операторы, функции и выражения. 8. Определить параметры выборки запроса (нужно ли при выполнении запроса вводить некоторую уточняющую информацию). 9. В зависимости от вида выбранного запроса возможно также заполнение соответствующих полей для конкретного вида запросов. 10. Проверка запроса на выполнение и сохранение инструкции запроса. Запрос1. Для получения информации о выданных учебных пособиях, необходимо создать запрос, на базе таблицы «Книги». Этот запрос является первым в нашей БД и главное условие – наличие галочки в поле выдан (см. рис. 10, 11). 32 Рисунок10. Условие организации запроса Рисунок 11. Запрос о выданных учебных пособиях Запрос 2.Аналогично создаем запросы на получение информации об учебных пособиях, соответствующей области знаний. Для этого основным условием запроса будет поле с кодом учебного пособия. Такой запрос целесообразно исполнить с помощью параметра, для выбора области знаний (см. рис. 12). 33 Рисунок 12. Отображение данных и условия, выбранных для запроса Пример реализации запроса по параметру ББК 67 представлен в ПРИЛОЖЕНИИ 2 Аналогично в БД реализована возможность получения сведений об учебных пособиях, имеющихся в наличие в библиотеке колледжа, запрос с параметром об оснащенности библиотеки учебными пособиями по отдельно взятой дисциплине ( см. рис. 13). Рисунок 13. Сведения по запросу, Учебное пособие по электротехнике 34 Создание отчетов Отчет – это объект БД, предназначенный для представления данных в печатной форме. Чтобы с помощью мастера создать отчет об имеющихся учебных пособиях в библиотеке на данный момент времени, без учета выданных студентам, необходимо создать отчет по запросу об учебных пособиях, имеющихся в наличие. Алгоритм создания отчета: 1. щелкнем кнопку Мастер отчетов в разделе Отчеты вкладки Создание. 2. в появившемся диалоговом окне Создания отчетов выбираем поля для отчета из запроса БД и перенесем их из списка Допустимые поля в список Выбранные поля, используя кнопки со стрелками расположенными между ними. Щелкнем кнопку далее. 3. остальные диалоговые окна пропускаем, нажимая копку далее. 4. в появившемся диалоговом окне нам следует выбрать макет для нашего отчета. 5. щелкнем кнопку далее, когда все подходящие установки будут сделаны. 6. в следующем диалоговом окне выбираем авто-формат отчета, щелкнув один из стилей списка, расположенного справа, Щелкнем кнопку далее 7. В последнем диалоговом окне мастера задаем имя отчету и укажем, в каком режиме его следует открыть. Щелкнем готово. Если что-то не устраивает, отредактируем его в режиме конструктора. Аналогично создаем все остальные отчеты и размещаем на главной форме кнопки для их вывода на печать. Получим удобное диалоговое окно для работы с базой данных «Библиотека колледжа». 35 Рисунок 18. Отчёт о выданных книгах 36 Рисунок 19. Сводная таблица статистических показателей 37 Рисунок 20. Отчёт о формирование библиотечного фонда Рисунок 21. Отчёт об информационном обслуживание и другие характеристики библиотеки 38 В БД реализована возможность получения сведений о характеристиках библиотеки. 1. Обращаемость 2. Книгообеспеченность 3. Читаемость 4. Посещаемость Рисунок 21. Отчёт о характеристиках библиотеки Работа с макросами В нашем проекте созданы два макроса для заполнения полей таблицы Выдача книг: количество дней и просрочка. Первый макрос вычисляет разницу между датой возврата и датой выдачи и результат заносит в поле количество дней. Второй подсчитывает количество дней относительно установленной даты возврата учебного пособия студентом и фактической даты возврата. Специальный макрос Запуск автоматически выполняется при загрузке БД. 39 1. Переходим на вкладку Макросы, вследствие чего открывается окно конструктора макроса. 2. В столбце Макрокоманды выбираем команду, которая должна выполняться (ОткрытьФорму), в нижней части конструктора макроса, автоматически высвечивается режим формы, нам нужно только выбрать какую форму необходимо открыть. 3. Выполнить. 4. Программа запросит подтверждение сохранить макрос имя макроса запишем в виде Запуск. 5. Открылась Главная форма. Теперь она всегда будет запускаться автоматически при запуске БД. Если требуется запустить БД, не выполняя при этом макрос Запуск, следует открыть базу данных при нажатой клавише Shift. На данном этапе проектирование БД «Библиотека колледжа» закончено. Для выхода из Приложения нужно нажать кнопку «STOP», которая находится на главной форме. Главная форма Приступая к созданию ГЛАВНОЙ ФОРМЫ, которая будет, появляется при открытии нашей базы данных «Библиотека колледжа». С помощью команд меню и панелей инструментов окна в режиме конструктора форма выполняем необходимое редактирование и формирование элементов, размещенных в области данных. Форма имеет три основные, наиболее используемые, кнопки: Ввести экземпляр, Ввести читателя и Выдать экземпляр. Кнопка «Выдать экземпляр» предназначена для регистрации выданных книг. При нажатии на кнопку открывается форма, в которой представлен список книг. При выборе книги из списка можно посмотреть описание книги, автора, год издания и задать параметры выдачи, такие как дата выдачи, дата возврата и так далее. Аналогично происходит обращение к формам при нажатии соответствующих кнопок. 40 Рисунок 22. Главная форма базы данных «Библиотека колледжа» Все этапы создания АИС реализованы, но насколько качественно, необходимо сделать выводы на основании проведенных мониторинговых тестирований. 2.2. Анализ качества АИС в соответствии с заявленными требованиям Под понятием «оценка качества АИС» понимается процесс, включающий в себя понимание, определение того, насколько полезным является внедрение ИС для организации. Под методом оценки эффективности ИС подразумевается способ или набор средств проведения полной оценки ИС. Они могут состоять как из формальных, так и из неформальных процедур, при этом под неформальными понимаются не основанные на цифровых данных, быстрые, преимущественно субъективные процедуры оценки, а под формальными - более объективные, рациональные, базирующиеся на недвусмысленных данных механизмов оценки. 41 При разработке, внедрении и сопровождении АИС необходимо проводить экспертизы проекта, постоянный мониторинг системы на соответствие внедряемых технологий стратегии развития проекта. Таким образом, исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что процесс оценки эффективности информационных систем сложен и неоднозначен. Подходить следует индивидуально в каждом конкретном случае, но опираясь на определенные методики, что позволит исключить «человеческий фактор» и снизить погрешности ввиду отсутствия каких либо данных. Определения характеристик и субхарактеристик качества (ISO 9126-1) Изучая систему управления качеством, можно выбрать характеристики и оценки качества программного продукта, разработанного нами. Таблица 4. Система управления качеством ХАРАКТЕРИСТИКА СУБХАРАКТЕРИСТИКА И ОПРЕДЕЛЕНИЕ МОНИТОРИНГ СИСТЕМЫ НА СООТВЕТСТВИЕ Функциональные Способность Разработанная АИС возможности программного средства соответствует обеспечивать решение заявленным задач, удовлетворяющих функциональным сформулированные требованием, т.к. потребности заказчиков создавалось по и пользователей при техническому заданию, применении комплекса составленному программ в заданных совместно с заказчиком условиях. – библиотекарем РПК Функциональная Набор и описания Разработанная АИС пригодность субхарактеристики и ее позволяет производить атрибутов, определя- необходимые функции, ющие назначение, такие как сбор, 42 номенклатуру, обработку, поиск и основные, необходимые хранение информации о и достаточные функции книгах, читателях и программного средства, выдачах и достаточные соответствующие согласно техническому техническому заданию и заданию: формирование спецификациям статистических отчетов, требований заказчика таких как читаемость, или потенциального посещаемость, пользователя. книговыдача и книгообеспеченность Правильность Способность В АИС разработан (корректность) программного средства удобный интерфейс с обеспечивать прозрачной логикой и правильные или грамотной навигацией приемлемые для по подсистемам. пользователя результаты и внешние эффекты. Способность к Свойство программных Грамотно взаимодействию средств и их организованная схема в компонентов базе данных изначально взаимодействовать с обеспечила корректную одной или большим работу подсистем. В числом компонентов последствие в запросах и внутренней и внешней отчетах было среды реализовано объединение полей разных таблиц для их 43 совместного отражения в формах для оперативного заполнения таблиц Защищенность Способность Разработанные формы с компонентов взаимозамещениями и программного средства макросами для защищать программы и вычислений информацию от любых ограничивают доступ к негативных воздействий. исходной информации в таблицах, что обеспечивает защищенность продукта Надежность Обеспечение Программный продукт комплексом программ не занимает много места достаточно низкой на диске и позволяет вероятности отказа в параллельно загружать процессе несколько процессов. функционирования программного средства в реальном времени Эффективность Свойства программного Программный продукт средства, обеспечивает обеспечивающие производительность требуемую решения производительность функциональных задач, решения так как в базу данных на функциональных задач, сегодня занесены 2462 с учетом количества экземпляра книг, 168 44 используемых читателей и 160 вычислительных книговыдач, что ресурсов в позволило сформировать установленных условиях статистические отчеты по разным показателям и сводные ведомости Практичность Свойства программного Программный продукт (применимость) средства, не требует особых обусловливающие навыков для работы с сложность его ним, тем не менее нами понимания, изучения и в рамках преддипломной использования, а также практики были привлекательность для проведены обучающие квалифицированных курсы библиотекаря по пользователей при работе с АИС, которая применении в указанных оценила удобство, условиях привлекательность и практичность продукта Сопровождаемость Приспособленность Учитывая то программного средства к обстоятельство, что в модификации и РПК функционирует изменению отдел информационных конфигурации и образовательных функций технологий, можно расчитывать на сопровождаемость, тем более, что деятельность по поддержки подобных проектов, является 45 прямым функционалом отдела. Мобильность Подготовленность Учитывая программного средства к распространенность переносу из одной продуктов компании аппаратно- Microsoft в операционной среды в образовательных другую учреждениях, можно говорить о мобильности программного продукта Результаты этой таблицы частично были заполнены нами на основании проведенного тестирования. Для того, чтобы информативно описать процесс проведения мониторинга системы с помощью тестирования дадим определение данной процедуры. Тестирование - это один из важнейших этапов процесса разработки программного продукта, который необходим для выявления ошибок или дефектов, с целью их последующего устранения, что в свою очередь положительным образом сказывается на его качестве. Цель тестирования – обнаружить все имеющиеся дефекты, чтобы обеспечить полное соответствие программного продукта требованиям, которые к нему предъявляются. По окончанию работ, а часто и в процессе разработки, готовые модули или программный продукт проходят тщательное тестирование. Разрабатывая нашу автоматизированную информационную систему, мы проводили мониторинг работы продукта с помощью различных уровней тестирования. Уровни тестирования - Модульное тестирование производилось по мере разработки каждой из подсистем на предмет его функционирования, как в отдельности, так и в комплексе всех подсистем АИС. 46 Интеграционное тестирование проводилось нами очень часто, - так как необходимо было обеспечить удобный интерфейс работы с подсистемами АИС, чтобы обеспечить их корректное взаимодействие. Системное тестирование — тестировалась интегрированная o система на её соответствие исходным требованиям. Например, проводилась имитация реальной работы с системой библиотекарем РПК в окружении, подобном тому, в котором будет использоваться ПО. Обобщая содержание второй главы можно сделать следующие выводы о том, что нами разработана мобильная, практичная, надежная автоматизированная информационная система на платформе MSAccess, которая обеспечивает выполнение необходимых и достаточных функций, для работы библиотекаря колледжа, которая, в свою очередь, принимала активное участие при тестировании системы и высоко оценила, как ее функциональные возможности, так и работу по заполнению БД разработчика. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В результате выполнения выпускной квалификационной работы была разработана автоматизированная информационная система «Библиотека колледжа», которая позволила автоматизировать следующие библиотечные процессы: ведение документации «на современном уровне»; поддержку базы данных читателей, каталог художественной и учебной литературы; поиск нужной литературы по названию или коду; списание устаревшей и испорченной литературы; формирование сводок и отчетов для бухгалтерии и администрации колледжа; формирование справки для читателей о наличие конкретной литературы в колледже и количестве экземпляров изданий. Создание АИС сопровождалось в соответствии с составленным 47 техническим заданием и на каждом из этапов претерпевало проверку в виде модульных, интеграционных и системных мониторингов. Такой механизм разработки позволил в итоге получить практичный, надежный и мобильный программный продукт и, следовательно, с уверенностью констатировать о его качестве и эффективности. Необходимо отметить и объем введенной в БД информации. На сегодняшний день это 2448 книги библиотеки РПК, 168 реальных читателей и 160 книговыдач. К достоинствам системы необходимо отнести и ее возможность формировать специфические масштабные отчеты для сдачи в бухгалтерию колледжа. Данный программный продукт внедрен в эксплуатацию в Ростовском педагогическом колледже и предполагает дальнейшее редактирование и корректировку сведений и функций, согласно требованиям, замечаниям и предложениям заведующего библиотекой и администрацией колледжа. 48 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. А. В. Рудаков, Г. Н. Федорова: Технология разработки программных продуктов. Практикум. Учебное пособие. Москва. Образовательно- издательский центр «Академия. 2010. 2. Голицина О. Л. Базы данных / Голицина О. Л., Максимов Н. В., Попов И. И. – М.: Форум, 2007 3. Д. Э. Фуфаев, автоматизированных Э. В. Фуфаев: информационных Разработка систем. и эксплуатация Учебник. Москва. Образовательно-издательский центр «Академия. 2010. 4. Житкова О.А. Проектирование баз данных в СУБД MsAccess 2007/ Житкова О.А., Кудрявцева Е.К., Журина М.А. – М., Интеллект-Центр. 2008 – 64 с. 5. Житкова О.А. Проектирование баз данных в СУБД MsAccess 2007/ Житкова О.А., Кудрявцева Е.К., Журина М.А. – М., Интеллект-Центр. 2008 – 64 с. 6. Кошелев В.У. Access 2010 Эффективное использование. Москва 2010 Эффективное использование. Москва издательство БИНОМ 2008. 7. Кошелев В.У. Access издательство БИНОМ 2008. 8. Мейер, М. Теория реляционных баз данных / М. Мейер – М.: Мир, 2008 9. Рудиков Л.В. Microsoft Office для студентов «БХВ-Петербург» 2008. 10. Сулейманов В.З. Проектирование информационной среды образовательного учреждения: опыт теоретического моделирования. – Минск: НИО, 2003. 11. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных: В 2-х кн. Пер. с англ. / М.: Мир, 1985 49 ПРИЛОЖЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Таблица «Книги» 5 Таблица «Читатели» 6 Таблица «Выдача книги» 7 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Результат запроса с параметром на выдачу учебных пособий с кодом ББК 67
