РЕФЕРАТ по предмету СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯЯ
advertisement
МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им.И.Н.Ульянова» Факультет педагогики и психологии Кафедра педагогики и социальной работы РЕФЕРАТ По дисциплине: «Социально-экономические аспекты управления» Виды коммуникаций в организации Исполнитель: Студент 4 курса группы Ср3-17 Направление подготовки «Социальная работа» Анчиков Владимир Анатольевич Ульяновск, 2020 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................3 ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ..........................................4 1.1. Сущность и виды коммуникаций ..................................................................4 1.2. Коммуникация как функция управления организацией ..............................5 1.3. Понятие организации......................................................................................6 1.4. Характеристики внешней среды....................................................................8 ГЛАВА 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ.............11 2.1. Особенности внутренних коммуникаций в организации ..........................11 2.2. Структура внутренних коммуникаций .......................................................11 ГЛАВА 3. РАЗНОВИДНОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ.....16 3.1. Виды коммуникаций в организации ...........................................................16 3.2. Межличностные коммуникации в организации ........................................17 3.3. Современные коммуникационные технологии в организации .................22 ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….24 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………....25 2 ВВЕДЕНИЕ Согласно имеющимся исследованиям руководство организаций тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации, имеющие огромное значение для их успешного развития. Эффективно работающие руководители представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Менеджеры добывают необходимую им информацию как внутри компании, так и во внешней среде, а затем преобразуют ее и распределяют между теми, кто испытывает потребность в ней. Коммуникации (от латинского слова «делаю общим, связываю) — процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение. Эффективная коммуникация важна для успеха в управлении, поскольку решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках разных событий, коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью. На эффективность коммуникации влияют такие факторы, как коммуникативные навыки, установки и опыт, а также умственные способности субъектов общения, формирующие специфику их восприятия сообщения и эмоциональную подоплеку. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из которых необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу, и если мы будем небрежны, не станем думать о том, что делаем, то и смысл легко может быть утрачен. Цель данного реферата - ознакомление с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными опасностями на пути к пониманию сути сообщений, с эффективными способами обмена информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга. 3 ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ 1.1. Сущность и виды коммуникаций В обыденной жизни и среди специалистов термин «коммуникации» используется достаточно часто: транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому; инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию коммуникации обеспечивают и канализацию; телефонную, информационные радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Однако и само по себе общение людей также является коммуникативным процессом, играющим важную роль в деловой жизни, поскольку это специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания, это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи. Вербальные коммуникации реализуют сообщения: - устные - осуществляемые в процессе речевых диалогов, деловых переговоров, совещаний, презентаций, телефонных разговоров, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи и - письменные - когда руководитель передает подчиненному письменные указания через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений. Мы изучаем историю, экономику, политику, культуру в процессе чтения соответствующей литературы, черпая из книгохранилища мировой культуры необходимые нам знания. Однако, по мнению ученых, удельный вес вербальных коммуникаций в процессе человеческого общения не превышает 10%, несмотря на их развитость. 4 Невербальные коммуникации осуществляют: - язык телодвижений – основной компонент невербальных коммуникаций и около 55% всех коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (одежда, осанка, жесты, телодвижения, фигура, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими) и - параметры речи - до 35% всех коммуникаций (интонация, тембр голоса, темп речи, частота дыхания, лексикон, громкость голоса, арткуляция). 1.2. Коммуникация как функция управления организацией В деятельности руководителя важнейшей составляющей являются коммуникации: невозможна обмен информацией совместная работа, между людьми, формулировка и без которого решение задач, обеспечивающих эффективность управления. Коммуникацию считают основой жизнеобеспечения любой фирмы, организации, предприятия 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей, поскольку она является главным условием на пути достижения эффективности организаций. Сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечение необходимого уровня взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами осуществляется именно благодаря коммуникации. С позиций определяющими оценки не только эффективности слово, цифра управления и другая могут быть информация, представленная письменно или графически, но и жесты, мимика, паузы. Именно поэтому высокопрофессиональный менеджер должен в совершенстве владеть искусством устного и письменного общения, осознавая важность влияния среды на обмен информацией. 5 Коммуникациями взаимодействия, в организации возникающие при являются информационные выполнении сотрудниками функциональных обязанностей, или должностных инструкций. Г.Аммельбург в своей книге «Предприятие будущего» определяя значение коммуникативных процессов в организации, аллегорически сравнивает ее с живым организмом, представляя как систему, образуемую организацией, коммуникацией и мотивацией. 1.3. Понятие организации При изучении видов коммуникации в организации невозможно обойти вниманием само понятие «организация». В узком понимании это «скелет» - структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением. В широком смысле это понятие применимо к биологическим, социальным и техническим объектам. В научных работах даются следующие определения данного понятия: − внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого; − совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; − объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. При этом выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический. По мнению «отца классического менеджмента» А.Файоля, организовывать – значит «строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия». М.Мескон для рассмотрения какой-либо группы как организации, полагал необходимым наличие, как минимум, двух человек, считающих себя 6 частью этой группы; единой цели (желаемого конечного состояния или результата), которая воспринимается как общая всеми членами данной группы, работающими для её достижения. Объединяя все имеющиеся характеристики, приходим к выводу, что организация представляет собой группу лиц, деятельность которых сознательно координируется, для достижения общей цели. Общие жесткого представления об организации структурно-функционального трансформировались подхода М.Вебера, от школы человеческих отношений 3.Мэйо, к школе социальных систем Л.Бёрталанфи. Отправной точкой исследования организации, объединяющей отдельные элементы, стал уровень социальной системы, ключевыми понятиями которой являются представления об открытости и закрытости. Система любого типа – это нечто цельное, состоящее из частей (подсистем), которые взаимозависимо функционируют, осуществляя выполнение общих задач. Отрытая система взаимозависима от внешней среды: оказывает влияние на неё и испытывает влияние с её стороны, поскольку внешняя среда является источником трудовых ресурсов, сырья, а также реципиентом продукции и услуг организации. Организация будет преуспевать только при согласованном функционировании различных её компонентов, поддерживающих интенсивную связь со своим окружением. Система взаимосвязей представлена на рис. 1. Рис. 1. Система взаимосвязей открытой организации 7 1.4. Характеристики внешней среды Характеристиками внешней среды, по мнению М.Мескона являются сложность (вариативность факторов, на которые организация обязана реагировать), подвижность (скорость, с которой происходят изменения в окружении организации), неопределенность (объем информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенность в надежности этой информации). Среда прямого воздействия: − поставщики – организации, поставляющие материалы, оборудование, капитал, рабочую силу; − потребители (клиенты). П.Ф.Друкер полагал единственной подлинной целью бизнеса создание группы потребителей, т.е. выживание и существование организации находится в зависимости от ее способностей находить потребителей своей продукции и удовлетворять их запросы. Это имеет значение для всех форм организаций, так как некоммерческие, государственные, правительственные организации также имеют своих потребителей, которые и определяют результаты деятельности данной организации, поскольку они решают, какие товары и услуги и их цена наиболее желательны, а какие нет. Немаловажную роль при этом играют и партнеры по бизнесу – торговые посредники, распространители продукции и т. д. Конкурирующая среда Монополистом на рынке организация является крайне редко, чаще всего её окружают конкуренты: общие (в борьбе за размещение денег на все нужды потребителей); отраслевые (в сфере избранных потребностей); организационные (в сфере торговой марки). При этом руководители предприятий прекрасно понимают, что если не удовлетворить потребительские запросы эффективнее конкурентов, то крах неизбежен. Однако, зачастую не потребители, а именно конкуренты определяют, какие результаты деятельности можно продать и по какой цене. 8 М.Мескон отмечает, что от реакции на конкуренцию зависят и внутренние факторы: характер отношений руководителей с подчиненными, условия работы и оплата труда. Конкурентные отношения могут варьироваться от резкого противостояния до финансовой и другого рода поддержки. В этом плане показателен пример из истории развития фирмы «Дженерал Моторс»: в 1979 году фирма согласилась дать взаймы несколько сот миллионов долларов своему давнему и традиционному сопернику — корпорации «Крайслер», в случае разорения которой какая-нибудь другая иностранная компания могла бы ускорить свое развитие, с использованием ее развитой дилерской сети, что совершенно не соответствовало планам «Дженерал Моторс». Фактором большого значения является общественная среда: уровень развития технологии и различные технологические нововведения влияют на эффективность изготовления и реализации продукции, на скорость ее устаревания, а также на способы сбора, хранения и распределения информации. Государственные органы и принимаемые ими законы также оказывают существенное влияние: Конституция РФ регулирует деятельность отечественных организаций, среди законов есть положения о защите окружающей среды, о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, предоставлении отпусков, защите интересов потребителей, практике найма на работу, принципах равной оплаты за равный труд, финансовой защите, но, к сожалению, действующее законодательство зачастую оказывается не только сложным и подвижным, но и неопределенным. Стоимость ресурсов и покупательную способность потребителей, а также возможности получения организацией капитала для своих нужд определяет состояние экономики, какое-либо изменение которого может оказывать как положительное воздействие на одни организации, так и отрицательное воздействие на другие. 9 Социокультурные факторы (преобладающие жизненные ценности, установки, культурные организационной традиции) деятельности, также влияют поскольку на результаты потребители использовать продукты и услуги в соответствии с стремятся их социальными и культурными ценностями и приоритетами. В определенной степени влиять на развитие организаций могут и политические факторы, в частности политическая стабильность (формирование благоприятной или неблагоприятной ситуации в отношении инвесторов, открытие новых рынков или закрытие старых в связи с установлением или расторжением дипломатических отношений). Макросреда (международное окружение) имеют особое значение, поскольку любая организация - это часть национальной и международной структуры: все компании в какой-то степени связаны с международными рыночными условиями (законы потребления, культура стран, с которыми ведется торговля), и соответственно, должны на них ориентироваться. Перечисленные факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия имеют влияние на все организации, однако среда международных организаций является более сложной. Степень отлаженности внутренних и внешних коммуникаций между всеми структурными составляющими открытой организации определяет эффективность её существования. 10 ГЛАВА 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ 2.1. Особенности внутренних коммуникаций в организации Организации могут быть нескольких типов: живые, системные, развивающие, технические, социальные, экономические, психологические, ресурсопотребляющие или преобразующие их в конечные продукты, разнообразные по целям и методам, используемым для достижения поставленной цели. Обязательным координация условием совместной существования деятельности организации работников для является достижения поставленных целей, независимо от принадлежности организации к определённому типу. Для максимальной эффективности управленческих мероприятий и соответствия ожиданиям результата деятельности, необходима развитая система коммуникаций (отлаженный прием, передача и переработка информации), обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемой информации. Определённый тип организации будет работоспособен при культивации соответствующих именно ему форм реализации управленческих функций. Невозможно целеполагания и переоценить роль коммуникации организации обратной связи. в От процессах того каким коммуникативным способом объединены факторы внутренней и внешней среды и направляется деятельность на достижение поставленных целей зависит целостность организации и определяется её принадлежность к какому-то конкретному процессуальных типу, поскольку характеристиках именно заключаются в структурных основные и различия коммуникаций. 2.2. Структура внутренних коммуникаций Формальная сеть передачи информации, обеспечивающая необходимый уровень эффективности представляет собой организационную структуру, определяющую принципы разделения труда, делегирования полномочий, структуру и размеры подразделений. 11 правила Параметрами, структур являются: характеризующими степень особенности формализации, организационных сложность, степень централизации. Способы координации деятельности организаций, выделенные Г.Минцбергом: − взаимное согласование (рис. 2 а): координирует труд в процессе неформальных коммуникаций (трудовой процесс контролируют самими работники); − прямой контроль (рис. 2 б): координация в связи с возложением на одного человека ответственности за работу других людей, определение им заданий и наблюдение за их действиями; − стандартизация рабочих процессов (рис. 2 в): спецификация (точное определение) или программирование содержания труда; − стандартизация выпуска (рис. 2 в): спецификация результатов труда (норм выработки, параметров изделий); − стандартизация навыков и знаний (квалификации): точное определение уровня подготовки работников, необходимого для участия в трудовом процессе (рис. 2 в). Рис. 2.2.1. Схемы координации: а – взаимное согласование; б – прямой контроль; в – стандартизация; М – менеджер, А – аналитик, O1, O2 – операторы или работники 12 Практически все способы координации организационной деятельности могут комбинироваться, при этом их выбор и применяемые механизмы являются наиболее актуальной темой для менеджмента. Организационная информации структура (установленный формальный - администрацией и канал передачи закреплённый в должностных обязанностях работников), связывающий работников внутри трудового коллектива по вертикали и горизонтали, но при этом необходимо учитывать, что социальные контакты включают также и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия. Социально-демографическая структура организации формируется исходя из гендерного, возрастного, этнического состава трудового коллектива, уровня образования, квалификации, опыта и стажа отдельных работников. При этом выделяются различные типы структур: гомогенные (однородные по полу, возрасту, образовательному уровню, предполагающие общность интересов, ценностную ориентацию, единство поведенческих норм и стереотипов) и гетерогенные (распадающиеся на несколько гомогенных группировок, со сложным формированием психологического единства и целостности). Эти характеристики оказывают важное влияние на производственно-экономическую деятельность организации и на социальнопсихологический характер взаимоотношений в трудовом коллективе. Разделение труда и необходимость согласования координации реальных действий всех участников совместной деятельности формируют профессиональную структуру, состоящую из четырёх типов структурных подразделений: − административный персонал – руководители, организующие производственные системы; − производственный персонал – работники, производящие продукцию; − обслуживающий производственные системы персонал – работники, снабжение, (сбыт, маркетинг); 13 обеспечивающие техника безопасности, − инженерно-технический персонал – работники, создающие новые технологии и технику, обеспечивающие бесперебойную работу техники, имеющейся в организации. Вследствие личного стремления членов организации к определенным контактам в рабочей среде на основе выполняемых каждым работником функций, под формируется воздействием неформальная фактически структура сложившихся отношений организации, возникающая и развивающаяся спонтанно по мере взаимодействия работников, вступающих в неофициальные отношения для удовлетворения потребности в общении, в получении какой-либо иной профессиональной информации, впрочем, порой неофициальные контакты могут возникать и по эгоистическим мотивам. А.Л.Свенцицкий, при рассмотрении особенностей взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, полагает возможным говорить об организациях формальной (система официальных ролей) и неформальной ролей (система неофициальных), тесно переплетенных между собой и оказывающих друг на друга взаимное влияние, результатом которого является создание коммуникативных сетей (структур), способствующих прохождению вертикальных и горизонтальных информационных потоков. Внутренние сети коммуникации подразделяются на централизованные (замыкающиеся на руководителе) и децентрализованные (общение участников непосредственно друг с другом при необходимости постоянного информационного обмена по содержанию и способам решения поставленных задач). Психологическая структура внутренних коммуникаций определяет роли участников коммуникационного процесса, при этом важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки информации является правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей. 14 При изучении американские ученые различных вариантов выделили в моделей организации коммуникаций четыре типа «коммуникаторов»: − «сторож» – контролирует прохождение информации к другим работникам (секретари, операторы телефонных станций, диспетчеры); − «лидер мнений» – оказывает влияние на поведение и мнение других сотрудников (неформальный лидер с оппозиционным мнением); − «связной» – связующее звено между различными группировками; − «пограничник» – имеет высокую степень внешних связей. Примером использования в построении коммуникационных сетей психологических особенностей и ролевых функций может служить деятельность по управлению персоналом международной корпорации «ЗМ», основной целью инновационные менеджмента стратегии, которой требующие для являются их наступательные внедрения создания специальных условий (особая расстановка работников, обеспечивающих процесс внедрения инновационных проектов). М.В.Грачев полагает, что «в качестве важнейшей ставится задача обеспечить в точках межфункционального взаимодействия контакты работников с одинаковым уровнем профессиональной подготовки и единство терминологического аппарата, с тем, чтобы они могли совместными усилиями воспринимать держание проблем, выявлять сильные и слабые стороны нововведений в процессе их создания. При ином подходе возможны ошибки, недопонимание. Участники коммуникаций на «стыках» должны обладать примерно равным статусом, чтобы избежать дотирования точки зрения более старшего в иерархии». Так, в «ЗМ» выделяются следующие носители ролевых функций: «антрепренеры» – руководители, продвигающие и поддерживающие новые проекты; «генераторы идей» – разноуровневые специалисты, выдвигающие новые предложения; «информационные привратники» — специалисты, накапливающие и распространяющие информацию, необходимую для 15 реализации проекта. Они взаимосвязано функционируют, находясь в узловых точках коммуникационных сетей, контролируя поток поступающих сообщений как научно-технических, так и коммерческих. В различных организациях могут «технологические», функционировать «рыночные», и другие привратники: «производственные», являющиеся квалифицированными специалистами, обладающими междисциплинарной подготовкой широкого профиля. Таким образом, организация может добиться реализации поставленных целей, используя умелое управление сформированными коммуникационными сетями. ГЛАВА 3. РАЗНОВИДНОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ 3.1. Виды коммуникаций в организации Вертикальные коммуникации - вид информационного обмена, основная часть коммуникационного процесса руководителя: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания совершенствование и и вознаграждения развитие способностей с целью мотивации; у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях. Интерактивные (горизонтальные) коммуникации - возникающие в процессе взаимодействия с равными по положению лицами (обеспечение необходимой социальной поддержки). Интерактивный процесс, как и другие типы организационных коммуникаций, имеет множество поведенческих следствий (психологически удобнее обращаться за помощью не к выше- или нижестоящим, а к одноуровневым лицам). Интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние, если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач. Однако, содержание происходящих 16 коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия. Следует принять во внимание, что интерактивные коммуникации между одноуровневыми работниками порой могут быть осуществлены в ущерб коммуникациям вертикальным, а работники, успешно общающиеся между собой на одном уровне и оказывающие социальную поддержку друг другу, могут быть абсолютно несостоятельны в ситуациях с восходящими или нисходящими коммуникациями. В интерактивных коммуникациях выделяются четыре основные цели: − координация заданий (руководители подразделений периодически собираются для обсуждения вклада, который каждый из отделов может внести в достижение общей цели); − решение проблем (работники отделов собираются для того, чтобы обсудить план работы в случае возникновения каких-либо реальных угроз); − обмен информацией (работники разных отделов встречаются, чтобы обменяться обновленными данными); − разрешение конфликта (работники отдела собираются для обсуждения внутреннего конфликта). Новейшие технологии (использование компьютеров, телефонов и телевидения) безусловно оказывают влияние на развитие интерактивных коммуникаций: при этом члены организации общаются между собой посредством компьютерной сети, но тем не менее, коммуникации – это попрежнему важный межличностный динамичный процесс, представляющий собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер, что подтверждается многими современными исследованиями. 3.2. Межличностные коммуникации в организации Передача информации от одного лица к другому является основой межличностных коммуникаций, в процессе которых особую значимость приобретает обратная связь, делающая 17 коммуникационный процесс двухсторонним, при этом основными характеристиками эффективной обратной связи являются (табл. 3): - намерение - эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека личных нападок. - конкретность – получатель обеспечивается конкретной информацией, исключающей возникновение вопросов, и попадание в ситуацию фрустрации. - описательность - информация носит не оценочный, а описательный характер; содержит объективные сведения о конкретных действиях человека, а не оценку его деятельности в целом. - полезность - информация должна быть пригодной для использования в целях улучшения качества своего труда, если самостоятельно что-либо исправить работник не может. - своевременность – очень важна быстрота осуществления обратной связи, поскольку работнику необходимо как можно точнее понять, что именно требуется от него. - готовность - для эффективности обратной связи необходима готовность к её поддержанию у самого работника. - ясность - руководитель должен стремиться быть понятым реципиентом. - достоверность – для эффективности обратной связи необходима её надежность и достоверность. Так, подчиненные могут посчитать, что к ним относятся несправедливо или предвзято, если руководство станет оперировать неверной информацией и в итоге проблемная ситуация только осложнится. 18 Таблица 3. Характеристики обратной связи при эффективных и неэффективных межличностных коммуникациях в управлении человеческими ресурсами Процесс общения включает в себя составляющие межличностных коммуникаций (доверие, ожидание, статус, совместимость), которые могут рассматриваться как различные процессы: интерактивные, восходящие и нисходящие (установление межличностных связей). Пять основных целей направленных сверху вниз организационных коммуникаций: постановка конкретных задач по выполнению работы; обеспечение информацией о принятых в организации практике и процедурах; обеспечение информацией, о смысле выполняемой работы; информирование подчиненных о качестве их работы; предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей. Осуществление нисходящих коммуникаций осуществляется письменно (меморандумы, руководства, рабочие материалы, газеты, журналы, письма, плакаты, доски объявлений) и устно (речи, приказы руководителей, заседания, программы для слушающих, передаваемые по внутренним сетям, телефоны, система публичных выступлений), однако, это способствует созданию в организации авторитарной системы, всвязи с чем работники не всегда понимают смысл выполняемых заданий, и не улавливают идейную связь с общими организационными целями. 19 Ф.Лютенс полагает, что наибольшая проблема заключается в неуделении должного внимания получателю информации при её передаче. Выявлены некоторые закономерности воздействия на получателя нисходящего потока информации: − следование по пути наименьшего сопротивления, в том числе и в процессе интерпретации информации; − наибольшая открытость для сообщений, созвучных собственным ценностям, идеалам и представлениям; − вызов большего сопротивления на сообщения, противоречащие личным ценностным установкам, чем на противоречащие рациональной логике; − сообщения, способствующие удовлетворению личных потребностей, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют; − люди более открыты по отношению к поступающим сообщениям, если видят изменения в окружающей среде; − ситуация в целом оказывает влияние и на коммуникацию (сообщение, которое сообразное в одной ситуации, может оказаться абсолютно несообразным в другой). Только при осознании руководителями всех уровней принципов воздействия коммуникативного процесса на подчинённых, способов передачи информации по нисходящим коммуникациям и адекватного реагирования на нее, коммуникативный процесс станет эффективным. Напротив, восходящие коммуникации не имеют никакой директивности, их эффективность определяется свободным подходом, наделяющим работников некими полномочиями и вовлекающим их в процесс управления. Коммуникации снизу вверх оповещают руководство о положении вещей на низших уровнях в форме отчетов, предложений и объяснительных записок о текущих или назревающих проблемах и дают возможность предложить возможные варианты для разрешения сложившейся ситуации. 20 Восходящие коммуникации будут наиболее эффективны при использовании следующих методов: − процедура обжалования - позволяет работнику обратиться с жалобой в обход своего непосредственного начальника к вышестоящему руководителю, что служит защитой работника от произвола непосредственного руководства; − политика открытых дверей - дверь руководителя открыта, чтобы поделиться с ним возникающими у работников всех уровней соображениями; − консультации - кадровики путем недирективных конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с работниками, увольняющимися из организации могут существенно повысить эффективность восходящих коммуникаций; − партисипативные методы – в случае принятия какого-либо решения с участием работников, они будут демонстрировать преданность своей организации и испытывать от работы большее удовлетворение, чем не вовлеченные в процесс коммуникации работники; − активное слушание руководством значительно повышает эффективность восходящих коммуникаций. Таким образом, информация, передаваемая по восходящим коммуникациям, делится на две группы: - технического характера, касающаяся производственной деятельности (в любой организации это жизненно важный фактор контроля); - личного характера - о мыслях, установках, деятельности (отражается в сообщениях руководителю о выполнении какой-либо работы, о совместной деятельности, возникновении о необходимости личных проблем предпринять или какие-то проблем в действия, о подразделении, о необходимости что-то пересмотреть в организационной политике и практике). Канал неформальных коммуникаций, который можно назвать каналом распространения слухов, зачастую производит искажение информации. Этот канал передает информацию значительно быстрее, чем каналы 21 формального сообщения, и хотя слухи имеют репутацию неточной информации, по наблюдению известного исследователя коммуникационного процесса К.Дэвиса, информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, оказывается точной значительно чаще, чем неточной (80-99% слухов в отношении непротиворечивой информации о самой организации оказываются точными, однако уровень точности существенно понижается, если это касается эмоционально окрашенной или личной информации). Обычно по каналам распространения слухов передается информация о новых мерах наказаний за опоздания, о предстоящем сокращении рабочих мест или об изменениях в структуре организации, о грядущих перемещениях и повышениях, может подробно излагаться спор руководителей с последнего совещания или сообщаться о назначении после окончания рабочего дня кому-то свидания. Процесс передачи информации приобретает динамику, как бы превращается в дорогу с двусторонним движением, именно благодаря обратной связи (даже несмотря на возможные искажения), при этом требуется только, чтобы обратная связь в ее кодовой системе стала известна новому получателю, поскольку иногда простой кивок головы может послужить ответом на какие-то фразы. 3.3. Современные коммуникационные технологии в организации Управленческие информационные системы являются неоспоримым достижением современных информационных технологий, с решением задач оптимизации процессов обработки, передачи и генерации информации. При этом компьютерная техника, программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователи являются составляющими данных систем. В целях усовершенствования процесса внутренних коммуникаций многие организации используют новые информационные технологии (широко используется практика применения 22 внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование адресной сети электронной почты). Цифровая компьютерная электроника, способная передавать данные, графические изображения и видеоматериалы с успехом применяется современной системой персональных телекоммуникационных услуг. В настоящее время все большему количеству организаций становятся доступны современные телекоммуникационные технологии: электронная почта, электронные доски объявлений, определители номеров телефонных абонентов, голосовые и интеллектуальные автоответчики. 23 ЗАКЛЮЧЕНИЕ В данном реферате рассматриваются виды коммуникаций в организации, при этом происходит ознакомление с их природой и специфическими сложностями, а также с потенциальными опасностями, возникающими на пути к пониманию сути сообщений, с эффективными способами обмена информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга. Было обращено внимание на существование некоторых особенностей отдельных видов деловых и маркетинговых коммуникаций (беседы, деловые совещания, собрания, дискуссии, пресс-конференции, встречи, самопрезентации и презентации). Подводя итоги данной работы, следует отметить, что в современных условиях коммуникация является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации или предприятия. Исходя из этого, становится очевидно, что важнейшим условием общественной и профессиональной деятельности является индивидуальное умение каждого правильно строить своё общение с окружающими и продуктивно взаимодействовать с ними. Изучение деловой коммуникации и коммуникации в организации позволяет пополнить уже имеющийся теоретический багаж знаний, а в дальнейшем, при выполнении своих профессиональных функций, будет способствовать их более успешной реализации. И в заключение работы несколько цитат о важности коммуникаций: «Разум - это воля к коммуникации» (Карл Теодор Ясперс - немецкий философ, психолог и психиатр 1883 – 1969); «Благодаря прогрессу в сфере коммуникаций и транспорта, одному из движущих сил глобализации, расстояния между странами и народами быстро стираются» (Фетхуллах Гюлен исламский ученый и турецкий общественный деятель – 1941); «Всё в отношениях решают коммуникации. Решайте любые проблемы через диалог» (Екатерина Макарова российская теннисистка 1988 24 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: 1. Аммельбург Г. /Предприятие будущего. Структура, методы и стиль руководства/ Г.Аммельбург. – М., 1996. 2. Грачев М.В. /Суперкадры: управление персоналом в международной корпорации/ М.В.Грачев. – М., 1993. 3. Гюлен Ф. – электронный ресурс: https://ru.citaty.net/temy/kommunikatsiia/ 4. Каймакова М.В. /Коммуникации в организации: текст лекций/ – Ульяновск : УлГТУ, 2008. 5. Лютенс Ф. /Организационное поведение / Ф.Лютенс; Пер. с англ. 7-е изд. – М., 1999. 6. Макарова Е. электронный - источник: https://ru.citaty.net/temy/kommunikatsiia/ 7. Мескон М.Х. /Основы менеджмента/ М.Х.Мескон, М.Альберт, Ф.Г.Хедоури ; Пер. с англ. – М., 1995. 8. Минцберг Г. в /Структура кулаке: создание эффективной организации/ Г.Миницберг ; Пер. с англ. – СПб., 2001. 9. Свенцицкий А.Л. /Психология управления организациями: Учеб. пособие/ А.Л.Свенцицкий. – СПб., 1999. 10. Ясперс К.Т. – https://ru.citaty.net/temy/kommunikatsiia/ 25 электронный ресурс:
