МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ «ЛУГАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕНННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИНСТИТУТ ИСТОРИИ, МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНЙИ И СОЦИАЛЬНОПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ КУРСОВАЯ РАБОТА по: кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу на тему: «Порядок разработки номенклатуры дел кадровой службы» Студентки 4 курса, группы 4ДИА группа (1) направления подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» профиль «Организация делопроизводства в государственной власти и местного самоуправления» Рябцевой Анны Юрьевны Руководитель: асс. Шило А.А. Оценка работы ________________ Количество баллов ______ Оценка ECTS ____ Члены комиссии: ________________ _____________________________________________ (подпись) (фамилия и инициалы) ________________ _____________________________________________ (подпись) (фамилия и инициалы) ________________ _____________________________________________ (подпись) (фамилия и инициалы) Луганск, 2021 органах ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ РАЗДЕЛ 3 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ 1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ 5 1.1. Сущность и понятие номенклатуры дел 5 1.2. Структура номенклатуры дел и порядок её заполнения 9 1.3. Виды номенклатуры дел РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ 13 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ПРИМЕРЕ ООО «ЗБХ МИЛАМ» 15 2.1. Документы, использующиеся для организации кадровой работы 15 2.2. Документирование трудовой деятельности сотрудников в ООО «ЗБХ МИЛАМ» 20 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 32 ВВЕДЕНИЕ Сегодня активно происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появляется всё больше новых видов документов, связанных в том числе с предпринимательской деятельностью, увеличивается документооборот. Одним из наиболее эффективных инструментов для систематизации и классификации больших документальных комплектов сегодня является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел является систематизированным перечнем заголовков дел, заведённых в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, с её функциями и задачами, а также с указанием сроков хранения дел. Данное определение можно отнести к номенклатуре дел в рамках конкретной организации, однако, стоит также учитывать и тот факт, что усложнение современной жизнедеятельности организаций, увеличение их структуры предъявляет всё более сложные требования относительно систематизации и классификации различных документальных комплексов, которые образуются в результате их деятельности. Номенклатура дел играет важную роль в жизнедеятельности всякой организации, поскольку деловая информация представляется в виде разного рода документов, на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу которых тратится большое количество времени, а правильное их хранение и сопровождение в таком случае становится крайне важным показателем конкурентоспособности организации в целом. Организация работы с документами, по этой же причине, влияет и на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников - от этого зависит успех управленческой деятельности организации. Объектом курсовой работы является номенклатура дел в кадровой службе. Предметом курсовой работы выступают документы, принимающие участи в документообороте кадровой службы организации. 3 Цель: рассмотреть номенклатуру дел – её виды, роль и значение в кадровой службе. Задачи: 1. проанализировать понятие номенклатуры дел; 2. рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел; 3. рассмотреть особенности оформления и сроков хранения дел; 4. выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел. По ходу написания курсовой работы были применены следующие методы исследования и обработки данных: обобщение, объяснение, классификация, абстрагирование, индукция, дедукция. Инновационная и практическая значимость заключается в обобщении и систематизации знаний в области организации номенклатуры дел кадровой службы организации. 4 РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ 1.1. Сущность и понятие номенклатуры дел Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы: вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях; формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела); вести индексацию дел; обеспечить поиск документов. Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы. Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел. Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. 5 Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря). При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим: соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов; применять индексацию соответствующие документов, разделы обеспечивающую номенклатуры внесение в изменений, добавлений и исправлений; следить за стабильностью индексов. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением. 6 После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации. Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки. Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции. В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам. В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие 7 вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения. В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел. Каждый документ характеризуется рядом признаков. Одни из них — существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. Для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел». Принято выделять шесть таких признаков. 1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы. 2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме. 3. Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, или одним учреждением. 4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием. 5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории. 8 6. Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность. В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу. Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 1.2. Структура номенклатуры дел и порядок её заполнения Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения. Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел, как правило, имеет следующий вид: 9 раздел № 1 – индекс дела; раздел № 2 – заголовок дела (тома, части); раздел № 3 – количество дел (томов, частей); раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню; раздел № 5 – примечание. Графы необходимо заполнять в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 необходимо заносить в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов). Индекс дела. В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05–07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Заголовок дела. В графе № 2 номенклатуры необходимо указать заголовки дел (папок) всех документов, с которыми ведётся работа (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не стоит включать заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов). Заголовки дел необходимо расположить в определённой последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале необходимо перечислить заголовки дел, 10 содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядка, коллективный договор. Далее необходимо внести заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем нужно указать заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершить перечень необходимо официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). После того, как в номенклатуре будут перечислены заголовки всех существующих дел, в графе № 1 необходимо проставить ещё несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 необходимо оставить свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года. При систематизации заголовков дел важно соблюдать принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, нужно располагать перед заголовками дел с приказами руководителя организации, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями нужно поместить перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы – перед квартальными и месячными и т. д. Формулировка заголовков номенклатуры дел. Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты. Составляя заголовки для номенклатуры дел, необходимо указать: 11 название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки); автора документа – наименование организации, структурного подразделения, должностного лица; адресата или корреспондента документа – организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы; краткое содержание документов дела; место составления документа; дату (период), к которому относятся документы дела; число копий документа. Срок хранения дела. В графе № 4 номенклатуры необходимо указать срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей. Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Как одно дело в номенклатуру необходимо включить личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе. Примечания к делу. В графе № 5 номенклатуры необходимо проставить отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры. Итоговая запись о количестве дел. Итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения должна составить по окончании календарного организации. 12 года служба делопроизводства 1.3. Виды номенклатуры дел Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций. Типовая номенклатура дел, разработанная органом высшего уровня для подведомственного предприятия с целью унификации состава дел и сроков их хранения, является для этого предприятия нормативным актом, а вот примерная номенклатура дел носит для отмеченного предприятия рекомендательный характер. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносят без изменений в номенклатуру дел предприятий. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел. Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства. С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел. Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы. Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями. 13 При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации. В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации. Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый (подлинный) экземпляр необходимо хранить в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел необходимо использовать в качестве рабочего экземпляра. Третий – передать в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив. При этом следует учесть, что для государственных (муниципальных) организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязанностью. 14 РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ПРИМЕРЕ ООО «ЗБХ МИЛАМ» 2.1. Документы, использующиеся для организации кадровой работы Для правильной организации работы с кадрами в ООО «ЗБХ МИЛАМ» составлены и утверждены в установленном порядке: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения об отделах и службах предприятия, должностные инструкции. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений. Коллективный договор выступает правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения в организации. Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор включаются обязательства работников и работодателя по следующим вопросам: формы, системы и оплаты труда; выплата пособий, компенсаций; механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; сроки выплаты заработной платы; порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков; улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи; соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества; 15 экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; оздоровление и отдых работников и членов их семей; частичная или полная оплата питания работников; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора; другие вопросы, определенные сторонами. В коллективном договоре может найти отражение любой вопрос, волнующий работников и работодателей, - от размера ежегодного индексирования зарплаты до употребления ненормативной лексики работниками и руководителями. Правила внутреннего трудового распорядка в ООО «ЗБХ МИЛАМ» представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Содержание документа разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых правил. Правила внутреннего трудового распорядка в организации разрабатываются в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа. Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения на срок, установленный работодателем с учетом мнения представительно органа работников. Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру в рассматриваемой организации. Он содержит перечень подразделений, названия 16 должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки в месячный фонд заработной платы. Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия. Штатное расписание в ООО «ЗБХ МИЛАМ» разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год необязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений. Должностная инструкция – это организационно правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность. В ООО «ЗБХ МИЛАМ» она составляется по каждой штатной должности. Должностная инструкция – документ не обязательный, но при этом он не только помогает сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяет избежать трудовых споров. Типовая должностная инструкция в рассматриваемой организации состоит из следующих разделов: 1. Общие положения, где обычно указывают: название должности в строгом соответствии со штатным расписанием; требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования); непосредственная подчиненность; порядок назначения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать); перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности. 17 2. Права. Раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей; 3. Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении; 4. Ответственность. В данном разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника. Инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа, заголовок; дату, место издания; гриф утверждения; текст; подпись. Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том, и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату. Положение об отделе предприятия. Это документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация и место одела, его роль в системе работы предприятия. На основании Положения об отделе предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела, должностные инструкции и др. Положение об отделе разрабатывается руководителем отдела. При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и 18 управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом. Положение об отделе в ООО «ЗБХ МИЛАМ» состоит из следующих разделов: общие положения, в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей деятельности; основные задачи – данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы); структура и штат, в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы); функции – должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов; взаимоотношения с другими подразделениями, в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации; обязанности – указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры; права – должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций; 19 ответственность – в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом, за состояние трудовой дисциплины и др. Положение об отделе предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов, с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом), после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия. После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй – в отделе кадров (службе управления персоналом). 2.2. Документирование трудовой деятельности сотрудников в ООО «ЗБХ МИЛАМ» За основу исследования взято предприятие ООО «ЗБХ МИЛАМ», зарегистрированное 01.11.2015 г. в городе Луганск. Краткое наименование: Луганский химический завод Милам. Юридический адрес: г. Луганск, ул. Эвейника, 91000. Булавин Юрий Николаевич является генеральным директором организации. Учредители компании — закрытое акционерное общество "Аист", Струков Олег Михайлович. Среднесписочная численность работников организации — 116. В соответствии с данными ЕГРЮЛ, основной вид деятельности компании – Общество с Ограниченной Ответственностью «Луганский химический завод «Милам»» по ОКВЭД: 20.41.3 Производство мыла и моющих средств, чистящих и полирующих средств. Общее количество направлений деятельности — 17. 20 Документы кадровой службы в ООО «ЗБХ МИЛАМ» подразделяются на следующие категории: документация по личному составу (создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.); распорядительные документы (к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы); документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж); информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью). Также стоит отметить, что в настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: 1. Трудовой договор. Заключается в письменной форме между работником и администрацией в лице руководителя предприятия и содержит основные реквизиты: название документа; дата; место составления; текст; подписи; печать. 21 Договор составляется в двух экземплярах, один остается у предприятия, а второй отдаётся работнику. 2. Приказы по личному составу. Документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий. Оформления приказов по личному составу в ООО «ЗБХ МИЛАМ» происходит на основе письменного обоснования. Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, расшифровка фамилия, подписи. инициалы Далее руководителя), на заявлении текст, личная проставляется подпись, резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск. При приеме на работу в организацию устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком. При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда. При увольнении причина увольнения. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания. При командировании - дата и продолжительность командировок, место 22 направления, наименование предприятия. При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания. Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия. Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника организации под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя. Проект приказа по личному составу согласовывается с должностными лицами, такими как: главным бухгалтером, с руководителями структурных подразделений, юрисконсультом. Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение для того, чтобы отличить его от приказа по основной деятельности. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу, а именно сведения о работе и поощрениях заносятся в трудовые книжки. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для предоставляемых оформления работникам ежегодного в и соответствии других с видов отпусков, Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. 23 Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. 3. Личная карточка работника. Заполняется в одном экземпляре на основании документов: паспорта; военного билета; трудовой книжки; диплома; на основании опроса работника. Свободные строки могут заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. В разделе образовательного 1 указываются учреждения названия высшего или и даты среднего окончания второго профессионального образования. При заполнении раздела 2 записывается военная служба с указанием должности. В разделе 3 с каждой записью, вносимой на основании приказа, администрация обязана ознакомить работника под расписку. При заполнении раздела 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются: дата прохождения аттестации; 24 решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации»; ссылка на конкретный документ с указанием его номера и даты. Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию или приказ об утверждении результатов аттестации. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником. В разделе 5 «Повышение квалификации» указываются: даты начала и окончания обучения; вид повышения квалификации; наименование учебного заведения, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении и т.д.; вид документа (свидетельство, удостоверение); графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации. Аналогичным образом в раздел 6 вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. При заполнении раздела 7 «Поощрения и награды» указываются виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды. В разделе 8 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата 25 выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу. В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. В разделе 9 «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику ФЗ, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации. Раздел 10 «Дополнительные сведения» заполняются в необходимых случаях: сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания); сведения о работающем инвалиде с указанием справки, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности; заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда. После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI «основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении. При закрытии личной карточки сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку. 4. Трудовая книжка. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: 26 о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника; основания прекращения трудового договора; о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании подтверждающего документа. Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа, но не позднее недельного срока, при увольнении в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны соответствовать тексту приказа. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.) и со ссылкой на номер и дату документов. Указанные изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки. Также при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании. Записи производятся аккуратно, шариковой ручкой, пастой черного, синего или фиолетового цвета. 27 В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша. С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку или вкладыш, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация организации обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша). При увольнении работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка. Регистрационные журналы в ООО «ЗБХ МИЛАМ» ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Отдел кадров организации ведёт регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов о приеме, переводе и работников; журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о командировках работников; 28 увольнении журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; журнал выдачи справок по личному составу; журнал учета больничных листов; журнал регистрации несчастных случаев на производстве. При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы). Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки в организации происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации. 29 ЗАКЛЮЧЕНИЕ В соответствии с ТК ЛНР организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Как уже было сказано, максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. В настоящее время не все руководители уделяют должное внимание и не придают должной значимости данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда приходят с проверкой сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с трудовым законодательством [17, с. 53]. В ходе работы над данной курсовой работой были сделаны следующие выводы: работа кадровой службы обязательно документируется; составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы; документы классифицируются по признакам происхождения, месту возникновения, срочности, гласности, форме, срокам хранения, стадиям издания и др. Каждый документ должен иметь основные реквизиты (назначение, Документация автор, содержание, кадровой службы 30 дата, подпись включает три или утверждение). основные группы документов: организационные, распорядительные и справочно- информационные. Процесс осуществления деятельности (в том числе кадровой) любой организации отражается в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия. Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенного значение. Так, согласно ст.180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты. Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет его правильное использование, т.к. документ – это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования [15, с. 23]. Таким образом, можно с уверенностью утверждать, что составление кадровой документации, организация работы с документами, их систематизация и хранение – первая и важнейшая часть кадрового делопроизводства. 31 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: 1. Трудовой кодекс Луганской Народной Республики от 30.04.2015., (с изменениями, внесёнными законами Луганской Народной Республики от 10.12.2021 №333-III). 2. Делопроизводство организации и ной работы с каждым сотрудником организации. я квалификации и перподготовки кадров : организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с. 3. Документы кадровой службы предприятия/ М.Ю. Рогожкин. – «ГооссМедиа» - «РОСБУХ», 2008. – 281с. 4. Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе/Московская финансово-промышленная академия. М., 2004. – 211 с. 5. Инструменты управления персоналом: аспекты кадрового документооборота/ Бирюкова И., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л. «РедСо» - «Бератор-Паблишинг», 2007. – 253с. 6. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие. /Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. под ред. Ю.П. Орловского «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008. – 240 с. 7. Настольная книга кадровика/Под ред. Г.Ю.Касьяновой (2-е изд., перераб. и доп.). – М.: АБАК, 2009. – 432с. 8. О.И. Захаркина Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база// «Омега-Л», 2007г. – 118с. 9. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб.- метод. пособие. – К.: МАУП, 2002. – 832 с. 10. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. - 2001. – 66 с. 11. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. -.2001. – 67 с. 32 12. Анисимов Л.А. Персональные данные работника // Справочник кадровика . – 2004. - №3. – С. 15. 13. Анисимов Л.А. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С. 16. 14. Стенюков М.В..Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – 1999. - С. 43 15. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. - 200. - 16. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник С. 76 кадровика.- 2003. - №5.- С. 73 17. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С. 58 18. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. – 2003. - №5. – С. 74 19. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С. 63 20. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С. 64 21. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – Спб.: Питер, 2003. – 47 с. 22. Кадровик: сборник документов. 3-й выпуск. – Новосибирск.: Сиб. унив, 2005. – С. 24. 23. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С. 16. 24. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по Справочник по заполнению // Справочник кадровика. – 2004. -№3. - С. 47. 25. Леванов В.И. Должностные управлению персоналом. – 2000. - №1. - С..27. 33 инструкции //
