МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский федеральный университет» ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Учебное пособие Красноярск 2011 2 УДК ББК Д Рецензенты: Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К.А. Мухина – Красноярск, 2011. Авторский коллектив: Ирина Леонидовна Голянд, Вера Валерьевна Девинова, Ксения Александровна Мухина Настоящее издание является частью учебно-методического комплекса по дисциплине «Документирование управленческой деятельности». Предназначено для студентов напр. 080200.62 – Менеджмент. Сибирский федеральный университет, 2011 3 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................. 6 МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТА ............................. 7 1. ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ И РАЗВИТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ...................................................................... 7 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. Делопроизводство в Древнерусском государстве .................... 7 Приказное делопроизводство ............................................10 Система коллежского делопроизводства ..............................16 Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв. ..23 История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг. ..........30 История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг. ..........37 Контрольные вопросы .....................................................39 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ......................................................................41 2.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности ......................................................................41 2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов ......45 2.3. Виды документов и их классификация .................................46 2.4. Контрольные вопросы .....................................................47 3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТУ................48 3.1. Правила оформления управленческих (организационно распорядительных) документов ...............................................48 3.2. Требования к оформлению документов................................53 3.3. Контрольные вопросы .....................................................55 МОДУЛЬ 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТОВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ......................................................................56 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ...........................56 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. Устав ..........................................................................57 Положение ...................................................................58 Инструкция...................................................................61 Регламент ....................................................................62 Штатное расписание .......................................................63 Контрольные вопросы .....................................................64 5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ......................................65 5.1. Постановление ..............................................................67 5.2. Решение. Распоряжение. Указание. ....................................68 4 5.3. Приказ.........................................................................69 5.4. Контрольные вопросы .....................................................71 6. ПЛАНОВАЯ И ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ..................................72 6.1. Программа. План. Отчет...................................................73 6.2. Контрольные вопросы .....................................................75 7. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ .....................................................................76 7.1. Справочно-информационная документация ...........................76 7.2. Справочно-аналитическая документация ..............................95 7.3. Контрольные вопросы ................................................... 100 8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО ............................................................. 100 8.1. Основные элементы структуры делового письма .................. 100 8.2. Контрольные вопросы ................................................... 109 9. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКОВОГО СТИЛЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ........................................................................................ 110 9.1. Понятие об официально-деловом стиле ............................. 110 9.2. Общие рекомендации по стилистическому оформлению делового письма ............................................................................ 111 9.3. Общая классификация деловых писем ............................... 112 9.4. Краткая характеристика содержания официально-деловых писем ..................................................................................... 113 9.5. Краткая характеристика содержания частных деловых писем . 119 9.6. Контрольные вопросы ................................................... 125 МОДУЛЬ 3. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТОВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ................. 126 10. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ .......................... 126 10.1. Функции отдела кадров ................................................ 126 10.2. Обязательные документы кадровой службы....................... 127 10.3. Контрольные вопросы .................................................. 141 11. ТРУДОВАЯ КНИЖКА .......................................................... 142 11.1. Учет трудовых книжек и вкладышей ................................ 145 11.2. Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек............................................................................ 145 11.3. Контрольные вопросы .................................................. 146 12. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА И ЛИЧНОЕ ДЕЛО ..................................... 146 12.1. Разделы личной карточки. ............................................ 147 12.2. Личное дело .............................................................. 151 12.3. Контрольные вопросы .................................................. 153 5 МОДУЛЬ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ..................... 154 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ............. 154 13.1. Организационное построение службы делопроизводства ...... 154 13.2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями ............................................................... 155 13.3. Организация документооборота (общие положения) ............ 157 13.4. Регистрация и учет поступающих в организацию документов 158 13.5. Подготовка и регистрация отправляемых документов........... 163 13.6. Прохождение внутренних документов .............................. 165 13.7. Контроль за исполнением документов.............................. 166 13.8. Контрольные вопросы .................................................. 170 14. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ .............................................................................. 170 14.1. Общие положения ....................................................... 170 14.2. Формирование дел ...................................................... 172 14.3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию .................................................................. 173 14.4. Контрольные вопросы .................................................. 177 15. ГЛОССАРИЙ .................................................................... 179 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ............................................... 184 6 ВВЕДЕНИЕ В настоящее время совершенствование управления производственнохозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим в любой организации для использования в своей деятельности. Важность документа в организации управленческого труда уже была оценена в древнем мире, когда появились первые документы, содержащие информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках. Это является доказательством существования делопроизводства и практики управления. В современный период решение проблемы управления документацией в развитых странах претерпело два основных этапа. Первый этап – 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «к безбумажной технологии». Однако в середине 80-х годов выяснилось что несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что существование традиционного делопроизводства с обработкой на ЭВМ будет весьма продолжительным. Основное внимание в данном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации управленческих функций. Кроме того, рассматриваются вопросы по организации работы с документами: учет, регистрация контроль исполнения, хранение. В пособии также рассмотрены некоторые проблемы, связанные с защитой информации. Исходя из анализа многолетней практики, приведены общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, которое решает проблему засекречивания своей коммерческой информации, в том числе с применением грифов конфиденциальности. 7 МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТА 1. ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ И РАЗВИТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Уже на заре своей жизни человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая книга... Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного порядка". Собственно поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки... На помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме. В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается. 1.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о прак- 8 тике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей. В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах. В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде, а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и других городах позволили обнаружить частную переписку рядовых жителей северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв. (как мужчин, так и женщин). Возникают и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документные архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами ("Русская Правда", Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и "концы" (районы) Новгорода, то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типо- 9 вые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях. Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей - булл, употребляющихся для скрепления документов. Примерно столько же их найдено позднее при проведении раскопок в Пскове. В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. "Ларник" не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков). Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов. Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта 10 документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства. 1.2. Приказное делопроизводство Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 11 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья. На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Перво- 12 начально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров! Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг - более трехсот. Это - ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в 13 столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): "От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..." или: "...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами..." Челобитные и отписки начинались с обращения: "Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ..." или: "Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...". При обращении к великому князю служилые люди писались холопами ("бьет челом холоп твой"); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана: 14 "Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1667 года, марта в 17 день". Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной. Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "... вели государь мне дать...", а заканчивалось: "...царь-государь смилуйся пожалуй...". Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части: - вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы; - постановления о финансовом управлении; - отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям; - постановления о полицейской деятельности воеводы; - определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: - поступление документа на рассмотрение; - подготовка дела к "докладу"; - рассмотрение и решение дела; - оформление документа, содержащего решение. Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по 15 делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки". Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога. В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни -Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с нарочным гонцом, а при случае. В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования частных актов. 16 1.3. Система коллежского делопроизводства Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говорилось следующее: "... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много... А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше". Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого. Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначе- 17 нию. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры. В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизионколлегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстицколлегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" ("Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют"), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (глава 2 Генерального регламента "О преимуществе коллегий"). С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье. 18 В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались. Однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора. Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. В ведении регистратора находились регистрационные книги - журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги ("регистратуры") - А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входяших. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк 19 проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались. При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой - что по указу исполнено и когда. Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение. Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых спра- 20 вок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел. После заседания и подписания протокола канцелярия готовила "исполнительные бумаги", содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты. Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование - архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность - архивариус. По регламенту учреждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив - через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту ("алфавит дел"). Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи отмечают: 21 "Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваиваются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ... и др." Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. "О форме суда" содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: "Октября 17 дня 1723 года". Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките. Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав "Учреждения для управления губерний" 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Ре- 22 форма затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них - Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве. По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства. Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах. XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. 23 1.4. Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений. Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное". Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом. Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид: Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов 24 выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих. "Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг". Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах. Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. 25 Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения -от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная. Автор известного "Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России" (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров. Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе "исполнительные бумаги". 26 Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений. Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью. Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам. Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел ("не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности" - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2. ? 9757). 27 Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй по- 28 ловине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г. Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы: "... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления". Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это "наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел"; практическое делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг". К предмету теоретического делопроизводства он отнес: "наружные свойства" деловых бумаг и их "внутренние свойства". В разделе о наружных свойствах документов он дает: классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы: 1. сношения (или отношения); 2. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги; 3. официальные письма; 4. записки; 5. выписки; - порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах; - части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, "кувертные" надписи; 29 - титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы. К внутренним свойствам он относит стиль ("слог") документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах. В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и "просительские" дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Обшем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. 30 Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазнодемократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. 1.5. История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг. Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении Фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов - игнорирование преемственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства. Концепция "эшелонов развития" цивилизации, выдвинутая историками и экономистами еще в 80-е гг., при спорности отдельных ее построений, во многом объясняет особенности социально-экономического, политического и культурного развития России, дает ключ к пониманию ее развития на протяжении советского периода. Эти особенности влияли самым непосредственным образом на создаваемую систему управления, поскольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неграмотными исполнителями. Поэтому, несмотря на страшную цену проводимых в советской России реформ, они приносили и позитивные результаты, прежде всего в экономической сфере, неизмеримо в меньшей степени - в социальной. Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК - исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство -Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов). 31 По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. "Об уничтожении сословий и гражданских чинов". Для. работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Председатель СНК В.И. Ленин признал, что "...культурный уровень не поднят, и поэтому бюрократы .занимают старые места". Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании "Положения о письмоводстве и делопроизводстве" за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения: - организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства; - вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ); - практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности "общего делопроизводства" и специальных систем документации. Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и 32 Управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок; направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране - Лиги "Время", в дальнейшем переименованной в Лигу "НОТ" - 1924 г.). Керженцев П.М. сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: "... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д." Значительный круг ученых объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли - "производственная трактовка" управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие "локальные" управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления. Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности "низовых" органов управления, методическая помощь и т. д.). Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационно- 33 го обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.). Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям: - документооборот учреждений и методы его оптимизации; - способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации; - контроль исполнения документов; - хранение документов. Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало. По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации. В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: - организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; 34 - регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации; - количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; - справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; - контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; - наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции. Разработанные составителями "Правил" признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро 35 встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии). В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности. Статистическая документация - важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям. Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период. В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем 36 случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке - в частности, усилия были направлены на "закрепощение" правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления: - создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства; - разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства; - механизация труда "канцелярских" работников; - проведение унификации и трафаретизации управленческой документации; - установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства; - создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения. Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война. 37 1.6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг. Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажного офиса". Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников. В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводст- 38 ва и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г. Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) техникоэкономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. 39 Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов. 1.7. Контрольные вопросы 1. В каких документах упоминалось о практике составления документов? 2. Кто такой «ларник»? 3. Период становления и развития государственного делопроизводства? Краткая характеристика. 4. Где находилась первая бумажная «мельница»? 5. Что такое «скоропись»? 6. Кем отменена столбцовая форма делопроизводства? 40 7. Что такое «формуляр»? 8. Перечислить систему учреждений в результате петровских реформ. 9. Генеральный регламент: дата утверждения, значение для делопроизводства. 10. Министерская система управления и ее краткая характеристика. 11. Классификация деловых бумаг по Н.В. Варадинову. 41 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Основными функциями документа являются: 1) информационная; 2) историческая; 3) коммуникативная; 4) культурная; 5) правовая; 6) социальная. Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется: − кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия; − характером и объемом компетенции учреждения; − порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность); − объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документа- 42 ционного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. 43 В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: • с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями; • с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); • с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); • с юридической службой; • со службой документационного обеспечения; • с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: • с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; • с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; • с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов; • с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); 44 • с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации. На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают: 45 Приложение к___________________ (указывается документ) __________№________ Дата Если приложений несколько, они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами: - государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию; унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности; отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД). 2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами. Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов. Работа по унификации документов включает: 46 разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД: внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ). Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности. Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. 2.3. Виды документов и их классификация Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть со- 47 вершенно разными: по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2.4. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. Что такое «документирование»? Основные функции документа? Что такое «унифицирование» системы документации? В какой очередности осуществляется внутреннее и внешнее согласование проектирования документа? 48 5. Что включает в себя работа по унифицированию документов? 6. Что такое « стандартизация»? 7. Как нормативные материалы обеспечивают порядок и правила документирования? 8. Перечислить виды документов. 9. Что такое выписка и ее характеристика. 10. Что такое «подлинник»? 3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТУ 3.1. Правила оформления управленческих (организационно -распорядительных) документов Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом. Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1. Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации). При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. 49 Таблица 1-Реквизиты документов № реквизита Название реквизита Реквизиты заголовочной части документа 01 Государственный герб Российской Федерации 02 Герб субъекта Российской Федерации 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 Код организации 05 Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 Код формы документа 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 10 Наименование вида документа 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15 Адресат 50 Продолжение таблицы 1 № рекви- Название реквизита зита 16 Гриф утверждения документа 17 Резолюция 19 Отметка о контроле Реквизиты содержательной части документы 18 Заголовок к тексту 20 Текст документа 21 Отметка о наличии приложения Реквизиты оформляющей части документы 22 Подпись 23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 25 Оттиск печати 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документов и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию 30 Идентификатор электронной копии документа На рисунках 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение. 51 Количество печатных знаков 0 5 16 24 32 Эмблема фирмы 40 48 56 Гриф утверждения Наименование фирмы Юридический адрес фирмы ОКПО ОКУД ОГРН ИНН/КПП 64 Контроль Адресат Копия Вид документа Дата_____________№______ На №____________от_______ Место составления Заголовок к тексту Резолюция Начало текста (абзац) ТЕКСТ Приложение Должность лица, подписавшего документ Печать Подпись И.О.Фамилия Гриф согласования Виза Отметка о заверении копий Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении Идентификатор электронного поиска документа Рисунок 1 - Формуляр-образец расположения реквизитов на основе углового штампа 52 Количество печатных знаков 0 5 16 24 32 40 48 Эмблема фирмы 56 64 Контроль Наименование фирмы Юридический адрес Коды Вид документа Дата № Место издания Адресат На № от Гриф утверждения __ Заголовок к тексту Резолюция Начало текста (абзац) ТЕКСТ Приложение Должность лица, подписавшего документ Печать Подпись И.О.Фамилия Гриф согласования Виза Отметка о заверении копий Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении Идентификатор электронного поиска документа Рисунок 2 - Формуляр-образец расположения реквизитов на основе продольного штампа 53 3.2. Требования к оформлению документов 1. Требования к документам, изготавливаемых с помощью печатных устройств: - на бланках А4 печатается текст через полтора интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала; - реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, а остальные части реквизитов отделяются друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами; - реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами; - название вида документа печатаются прописными буквами; - расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией; - при оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница», «стр.» и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа; - при печатании документов используют восемь стандартных положений печатающего устройства: 0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Визы согласования», «Гриф согласования», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; 1 – после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте; 2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 4 – после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»; 5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения» и отметки о конфиденциальности документа; 6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи и реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию»; 7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан. 54 - - при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства; - допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники; - отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 2. Требования к бланкам: - бланки могут быть трех видов: бланк письма, бланк конкретного вида и общий бланк; - установлено два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327; - при печатании бланков должны применяться типографские шрифты от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, а для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля; - бланки документов должны иметь поля не менее: левое, верхнее – 20 мм, нижнее, правое – 10 мм; - печатать бланки документов допускается на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, что позволит тиражировать документы с помощью средств множительной техники; - ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений; - при создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках; - устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный; 3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с Государственным гербом РФ, гербом субъектов РФ: - все гербовые бланки подлежат учету, на них нумератором или типографским способом проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров; - изготавливают бланки только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на их изготовление; - изготавливают только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ; - хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, а уничтожение осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме; - лица, ответственные за хранение гербовых бланков назначаются распорядительным документом руководителя организации; 55 - проверку наличия, использования и хранения проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем; - допускается тиражирование средствами множительной техники на гербовом бланке при условии заверения каждой копии документа печатью организации. Вся управленческая документация подразделяется на шесть больших групп: Управленческая документация Организационно- Распорядительная правовая Плановая Информационосправочная Справочноаналитическая Отчетная Рисунок 3 - Системы управленческой документации 3.3. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Что такое «типовой формуляр»? ГОСТ Р. 6-03 2003 – краткая характеристика. Перечислить три основные части документа. Перечислить реквизиты оформляющей части документа. Перечислить требования при составлении бланков. Кем назначаются лица, ответственные за хранение гербовых бланков? Варианты расположения реквизитов на бланках? Перечислить стандартные положения печатного устройства. Основные формы бланков? 56 МОДУЛЬ 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТОВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, - это функция организации системы и процессов управления. Организационная деятельность выражается в разработке и утверждения комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К данной документации относятся: устав организации; положение об организации, положения о структурном подразделении, коллегиальных и совещательных органах организации; инструкции; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления или руководства; штатное расписание; правила; памятки и др. Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются основой деятельности организации. Цель разработки организационно-распорядительным документом – наиболее рационально разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Эти документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или утверждения новых. В стабильно работающих организациях необходимость пересмотра данных документов может возникать один раз в несколько лет; в случае реорганизации учреждения разрабатываются новые организационные документы. Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида документа: решением высшего органа управления, приказами, распоряжениями и т.п. Разрабатываются организационные документы руководством организации или подразделения. Подлежат обязательному утверждению. В процессе подготовки в обязательном порядке проходят процедуру согласования. Оформление. Оформляются на общем бланке формата А4 с нанесением следующих реквизитов: - название организации и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения); - наименование вида документа; - гриф утверждения; - дата (датой является дата его утверждения); - номер; 57 - заголовок к тексту; - подпись. 4.1. Устав Устав- юридический акт, регулирующий деятельность организаций и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности (например, Устав добровольного спортивного общества). Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. Типы уставов представлены на рисунке 4. УСТАВ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ для определенных хозяйственных, кооперативных и других организаций. Эти уставы создаются путем конкретизации типовых. ТИПОВОЙ для групп однотипных организаций – школ, госпредприятий и т.п. РАБОЧИЙ Рисунок 4 - Типы уставов Оформление. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением следующих реквизитов: - наименование организации; - наименование вида документа; - место составления документа; - заголовок к тексту; - подпись; - гриф утверждения (утверждается общим собранием учредителей или участников); - отметка о регистрации устава, включает в себя наименование регистрирующего органа (регистрируется местными органами управлениями), дату регистрации, государственный регистрационный номер; - печать регистрирующего органа (проставляется на отметке о регистрации). Структура текста. 58 1. Общие положения 1.1. Полное и сокращенное наименование организации. 1.2. Статус. 1.3. Почтовый адрес. 1.4. Основания, на которых создана организация. 1.5. Наличие филиалов. 1.6. Описание основных задач. 1.7. Наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати. 2. Акционерный капитал (уставный капитал). 2.1. Размеры вкладов каждого учредителя. 2.2. Условия увеличения (уменьшения) уставного фонда. 3. Порядок деятельности. 3.1. Цели, виды деятельности. 3.2. Механизм отношений с другими организациями. 3.3. Права участников в процессе финансово-хозяйственной деятельности. 4. Управление. 4.1. Регламентируется состав органов управления и их полномочия. 5. Учет и отчетность; распределение прибыли. 5.1. Порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности. 5.2. Порядок предоставления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы. 5.3. Порядок подведения итогов. 5.4. Порядок распределения прибыли. 6. Прочие накопления. 6.1. Устанавливаются дополнительные фонды общества. 7. Прекращение деятельности. 7.1. Порядок ликвидации общества. 7.2. Его реорганизация. 7.3. Порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами. В зависимости от характера организации уставы могут содержать дополнительные элементы. 4.2. Положение Положение – юридический акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, функции, компетенцию и организацию работы: - системы органов государства (Общее положение о Министерствах); - одного органа (Положение о государственной транспортной инспекции); - структурного подразделения (Положение о бухгалтерии); 59 - должностного лица; - в отдельную группу выделяются Положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (Положение о бухгалтерском учете и отчетности в России). Положение об организации – юридический акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование вышестоящего органа; наименование организации; вид документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения (утверждаются руководителем организации); печать. Структура текста. 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Руководство. 6. Взаимоотношения и связи. 7. Контроль, проверка и ревизия деятельности. 8. Реорганизация и ликвидация. Виды положений структурных подразделений представлены на рисунке 5. Положения о структурных подразделениях Положения о струк- Положения о коллегиальных и совеща- Положения о времен- турных подразделе- тельных органах как руководящих (Совет ных органах (совеща- ниях директоров) ниях, комиссиях) так и специализированных (Ученый совет) Рисунок 5 - Виды положений. Положение о структурном подразделении - определяет организационноправовое положение подразделения в структуре организации, его задачи, функ- 60 ции, права, ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями и организациями. Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации. наименование структурного подразделения. вид документа. дата. номер. место составления. заголовок к тексту (обозначается принадлежность положения определенному подразделению: ПОЛОЖЕНИЕ об Отделе персонала подпись (руководителя структурного подразделения). гриф утверждения (утверждается руководителем организации); визы (всех заинтересованных подразделений и должностных лиц). Структура текста. Общие положения: Официально наименование Подразделения и степень его самостоятельности; наименование, номер и дата правового акта, на основании которого создано и действует Подразделение; какими законодательными, нормативными и инструктивными документами руководствуется Подразделение; кем возглавляется и кому подчиняется; кем назначается и освобождается от должности руководитель; кем утверждаются структура и штаты; имеется ли печать. Основные задачи подразделения: устанавливаются цели, для достижения которых создано Подразделение и которые определяют характер и направление всей его деятельности. Функции: Перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять Подразделение для достижения поставленных перед ним задач. Функции должны отражать специфику деятельности Подразделения. Права руководителя подразделения: Устанавливается, какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на Подразделение функций. Ответственность руководителя подразделения: Устанавливаются критерии оценки работы Подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Взаимоотношения: Регламентируются информационные и документационные потоки Подразделения; документы, создаваемые в Подразделении; устанавливается, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет Подразделение; а также устанавливается, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения. 61 4.3. Инструкция Инструкция– правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, подразделений, должностных лиц и граждан. Издаются также в целях разъяснения определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Оформляется на общем бланке, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее и утверждается руководителем организации; визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой. Должностная инструкция – документ, определяющий организационноправовое положение работника в структуре организации, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями. Разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковую должность. В соответствии с разработанным Минтруда России “Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти” (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. № 482-ВК) руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции для своих заместителей и руководителей структурных подразделений, а также типовые должностные инструкции для остальных должностей. Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основе типовых и утверждаются руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Два этих документа используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Хранятся должностные инструкции три года после замены новыми. Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации. наименование структурного подразделения. вид документа. дата (дата ее утверждения). номер. место составления. заголовок к тексту (обозначается принадлежность инструкции конкретной должности: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ старшего менеджера 62 подпись (руководителя структурного подразделения). гриф утверждения (утверждается руководителем организации (его замом) – куратором соответствующего подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено такое право). визы (руководителя заинтересованного подразделения и юридической службы, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение). Каждый работник должен быть ознакомлен с инструкцией либо после ее утверждения, либо при приеме на работу: на первом экземпляре работником проставляется виза ознакомления – С инструкцией ознакомлен (подпись, дата). Структура текста. Общие положения: Наименование должности с указанием структурного подразделения и характера выполняемой работы; порядок назначения работника на должность и освобождения от должности; характеристика основных нормативных и иных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования (уровень образование); требования к стажу и требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и навыков; подчиненность работника и наличие подчиненных. Должностные обязанности работника: Устанавливается конкретное содержание деятельности работника. Обозначается конкретный участок работы; отдельные виды работ их характер. Права работника: Устанавливаются полномочия работника, позволяющие ему обеспечивать выполнение возложенных на него обязанностей. Ответственность работника: Указывается, за какие недостатки или нарушения несет ответственность работник. Установление взаимоотношений работника: Устанавливается, от кого, в какие сроки и какую информацию или документы получает работник; кому какую информацию или документы и в какие сроки представляет и т.п. 4.4. Регламент Регламент– правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов на заседании; ведение протокола заседания; порядок доведения решений до исполнителя; материально-техническое обеспечение заседаний. Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: - наименование организации. - наименование коллегиального или совещательного органа. 63 - вид документа. - дата. - номер. - место составления. - подпись (руководителя структурного подразделения). - гриф утверждения (утверждается руководителем организации или коллегиального или совещательного органа). 4.5. Штатное расписание Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оформление. Оформляется на общем бланке формата А4 с альбомной ориентацией с обязательным нанесением следующих реквизитов: - наименование организации; - вид документа; - дата; - номер; - место составления; - заголовок к тексту (указывается год, на который составляется штатное расписание); - подпись (руководителя Отдела кадров); - гриф утверждения (утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати); - визы (проект визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, замами руководителя организации). Структура текста. Текст составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам: 64 Макет штатного расписания Наименование организации УТВЕРЖДАЮ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Штатную численность в количестве _____чел. с фондом заработной платы _____руб. в месяц Дата Номер Место составления Должность лица, утвердившего документ на 201___ год _______________И.О.Фамилия Дата Код и наименование должности Разряд ЕТС Должностной оклад Персональные надбавки Прочие надбавки Месячный фонд заработной платы Фамилия, имя отчество ____________________________________________________________________ (код подразделения и наименование организации) Руководитель отдела кадров И.О.Фамилия 4.6. Контрольные вопросы 1 Системы управленческой документации? 2. Цель разработки организационно-распорядительных документов? 3. Перечислить организационно-правовую документацию. 4. Понятие «Устав»? 5. Рассказать о структуре текста в Уставе. 6. Как оформляется Положение? 7. Что такое «Должностная инструкция»? 8. Что определяет регламент работы коллегиального или совещательного органа? 9. Штатное расписание – краткая характеристика. 10. Типы Уставов? 65 5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. К данной документации относятся: постановление, решение, приказ, указание, распоряжение. Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722. Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ 1. Издаются в условиях коллегиальности. 2. Издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (правлением, советом и т.п.) 3. На основе коллегиальности действуют: Федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. 4. Руководитель наделяется правом принимать единоличные решения по узкому кругу вопросов, касающихся, как правило, внутренней деятельности организации (кадрового состава, материального обеспечения и некоторых других) 5. Издаются постановления и решения 1. Издаются в условиях единоличного принятия решений. 2. Власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю 3. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и др. территориальных образований, органы исполнительной власти организаций (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 4. Руководитель принимает на себя ответственность за принятие всех решений 5. Издаются приказы, указания и распоряжения. Рисунок 5 - Деление распорядительных документов с точки зрения разрешения вопросов 66 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ В условиях единоначалия 1. Инициирование решения – обоснование необходимости издания документа 2. Сбор и анализ информации по вопросу. 3. Подготовка проекта распорядительного документа 4. Согласование проекта документа 5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководством 6. Принятие решений (подписание документа). 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. В условиях коллегиальности 1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. 2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа 3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. 4. Принятие решения по рассмотренным материалам. 5. Оформление протокола заседания 6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей. 7. Доведение решения до исполнителей Рисунок 6 - Процедура издания распорядительных документов Оформление. Оформляются на общем бланке, формат А4, с нанесением следующих реквизитов: - герб или эмблема; - название организации; - наименование вида документа; - дата; - номер; - заголовок к тексту; - подпись; - отметка о согласовании. Структура текста. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. 1 часть – введение в существо рассматриваемого вопроса. Объясняется, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, иногда дается пересказ акта вышестоящего органа (тогда дается его полное название, автор, дата, номер). 2 часть – излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа эта часть может начинается словами: “ПОСТАНОВЛЯЕТ” – в постановлениях; “РЕШИЛ” – в решениях; “ПРЕДЛАГАЮ” (“ОБЯЗЫВАЮ”) – в указаниях; 67 “ПРИКАЗЫВАЮ” – в приказах. Эти слова печатаются на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед этими словами указывается название коллегиального органа: “Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: …” “Совет директоров РЕШИЛ: …” Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределённой форме “зачислить”, “организовать” и т.д. Срок исполнения чаще всего устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, распоряжениях и решениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста; самостоятельно реквизит “Приложение” не оформляется. 5.1. Постановление Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установлению стабильных норм, правил. Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: - государственный герб Российской Федерации; - наименование вышестоящего органа; наименование организации; вид документа; дата; номер; место составления; подпись (руководителя органа управления); визы (всех заинтересованных органов. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и визирование руководителем юридической службы). 68 Структура текста. Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть может содержать ссылку на законы и ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный характер, во вступительную часть не включаются. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – “ПОСТАНОВЛЯЕТ”, например: “В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: …” Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начитается непосредственно с распорядительного слова, например: “Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: …” Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. 5.2. Решение. Распоряжение. Указание. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Оформляется в том же порядке, что и постановление. Распоряжение– правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и качается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения также издают руководители организаций по вопросам частного характера. Оформляются и составляются по тем же правилам, что и приказы, но в тексте отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанными с организацией вы- 69 полнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. 5.3. Приказ Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. ПРИКАЗЫ По организационным вопросам По основной деятельности По личному составу Рисунок 7 - Деление приказов в сфере деятельности организации. 1. По организационными вопросам – издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных документов, при создании коллегиальных органов и т.п. 2. По основной деятельности – регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-технического обеспечения, научнотехническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. 3. По личному составу (кадровые приказы) – регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений. Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: - наименование вышестоящего органа, если он имеется; - наименование организации; - вид документа; - дата; - номер; - место составления; - заголовок к тексту; - подпись (руководителя организации); - визы (исполнителя, руководителей структурных подразделений); - слово “Проект” (на верхнем поле документа справа). 70 Структура текста. Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: 1. Вступительная – дается обоснование предписываемых действий. 1.1. Если основанием к изданию приказа явился законодательный или правовой акт, указываются его название, дата, номер, например: “В соответствии с Положением о создании и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 № 2) ПРИКАЗЫВАЮ: …” 1.2. Если проект готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого документа. 1.3. Если приказ издается в инициативном порядке, то в первой части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания, например: “В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 49 ПРИКАЗЫВАЮ: …” 1.4. Вступительная часть может отсутствовать, если действия не нуждаются в обосновании. 2. Распорядительная – излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается строго от полей документа. Каждый пункт или подпункт документа содержит предписываемое действие (только одно задание) и фамилии исполнителей с конкретным сроком исполнения; срок не указывается только в том случае, если предписываемое действие носит постоянный характер. Последним пунктом является пункт о контроле, в котором указывается наименование должности, Ф.И.О. лица, ответственного за контроль. “Контроль за исполнением приказа возложить на …” Согласование. Приказ визируется должностными лицами на первом экземпляре документа. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект приказа. Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовым директором или главным бухгалтером. Юрист имеет право вносить в проекты приказов редакционные поправки и замечания в пределах своей компетенции. Незавизированные проекты приказов на подпись не предоставляются. Если в процессе доработки вносятся существенные изменения, то проект подлежит повторному визированию. 71 Приложения. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы), в тексте проекта даются соответствующие ссылки: (приложение 1). Если приложением является утверждаемый документ (инструкция, правила), в соответствующем пункте делается отметка: (прилагается), а на приложении ставится гриф утверждения. В проектах приказов, имеющих приложения, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Подпись. Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие – замом. Приказы по административно-хозяйственным вопросам – замом руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией. Подписывается первый экземпляр, отпечатанный на бланке. Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его. Подписанные приказы передаются для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями и списком на рассылку. Регистрация приказа производится в день его подписания. Дата проставляется при его подписании или регистрации. Рекомендуется использовать при написании даты словесно-цифровой способ. 5.4. Контрольные вопросы 1. Что относится к распорядительным документам? 2. Рассказать про подготовку распорядительных документов? 3. Деление распорядительных документов с точки зрения разрешения вопросов? 4. В каких случаях издается документ «Постановление»? 5. Что может являться юридическим основанием для издания Постановления? 6. Какими органами может издаваться «Решение»? 7. «Указание» как распорядительный документ? 8. Деление приказов в сфере деятельности организации? Краткая характеристика. 9. Из каких частей состоит текст Приказа? Краткая характеристика. 10. Подпись Приказа. Краткая характеристика. 72 6. ПЛАНОВАЯ И ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Плановая документация позволяет решить сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств организаций, формулируют основные направления и общее содержание работ, выполнение которых рассчитано на достаточно длительный срок. К данной документации относятся: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, квартал и т.п. или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором. Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном в отдельной организации. Федеральные плановые документы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. Отраслевые - федеральным органом исполнительной власти. Территориальные – администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных образований. Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Они могут разрабатываться: 1. На длительный срок (до нескольких лет). 2. Для планирования текущей деятельности – планируется в форме годовых и квартальных планов работ, программ командировок, графиков отпусков, планов выполнения отдельных специализированных видов работ. При наличии в организации коллегиального органа его работа тоже планируется. Отчетная документация выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Её составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени – год, полугодие, квартал и т.п. Отчетная документация организации состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность – разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех организаций; ведомственная отчетность – разрабатываются министерствами и ведомствами; внутриучрежденческая отчетность – составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящий организации. Они могут называться отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки). 73 6.1. Программа. План. Отчет. Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Программы, как правило, имеют приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом. Они оформляются в виде графиков, таблиц, схем. Ссылки на приложения оформляются также, как и приложения к правовым актам (приказам, распоряжениям и т.д.). Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; вид документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; подпись (руководителя подразделения); гриф согласования или визы; гриф утверждения (руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом). Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации. Территориальные – утверждаются представительными органами власти (думами и т.п.). Программы командировок –руководителем или заместителем организации; подписываются составителем (командируемым работником). План– документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственность, исполнителей. Структура текста. Форма плана, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера; исполнитель; срок исполнения; примечание или отместка об исполнении. Каждый пункт может иметь составные части. Оформление. Оформляется на общем бланке, формат А4, как правило, с альбомным расположением страницы с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; вид документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; подпись (руководителя подразделения-разработчика); 74 гриф утверждения (руководителем вышестоящей или данной организации). Планы на периодические работы длительного характера составляются по единой форме. Нередко они служат дополнением к некоторым позициям плана основных работ. Пример оформления плана Наименование организации УТВЕРЖДАЮ П Л А Н Генеральный директор ________________И.О.Фамилия “___”___________201__ г. Дата № Москва командировок сотрудников на 201__ год Место ровки 1 команди- Срок команди- Наименование подразделения и Примечания ровки фамилия командируемого работника 2 3 4 Зав. отделом кадров И.О.Фамилия Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящего органа. Оформление. Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, формат А4 с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; наименование структурного подразделения (если это отчет о работе подразделения); вид документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; подпись; 75 гриф утверждения (на отчетах); резолюция руководителя (на справке отчетного характера). К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы. Структура текста. Дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Отчет имеет текстовую, а не табличную, как план, форму, но излагается по пунктам выполненных плановых заданий, если содержит результаты работы, которая ранее планировалась. Подписывает отчет: о работе структурных подразделений – руководитель подразделения; о работе организации в целом – руководитель подразделения, ответственным за подготовку отчета; о работе сотрудника – сам составитель. 6.2. Контрольные вопросы 1. Что относится к плановым документам? 2. Уровни разработки плановых документов? 3. Из каких документов состоит отчетная документация? 4. Что такое «Программа»? 5. План. Краткая характеристика. 6. Отчет-это…? 7. Кто может подписывать отчет? 8. Рассказать об оформлении программы. 9. Краткая характеристика внутриучрежденческой отчетности. 10. Сроки планирования деятельности отдельных организаций? 76 7. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Эти документы выполняют служебную роль по отношению организационно-правовым и распорядительным. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами. Эти документы идут, как правило, снизу вверх по системе управления. Особое место в системе данной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает до 80 % всей входящей и исходящей документации. 7.1. Справочно-информационная документация К данной группе относятся: протокол; докладная записка; доклад; объяснительная записка; деловое письмо; телеграмма; телефонограмма; телекс; факсограмма; электронное сообщение; предложение. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (стенограммы и магнитофонные ленты хранятся). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя. Оформление. Оформляется на общем бланке формат А4 или на специальном бланке протокола с обязательным нанесением следующих реквизитов: - наименование организации; - вид документа; - дата; - номер; - место составления; - заголовок к тексту; - подпись; - виза (при необходимости). Дата – проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала и окончания заседания 77 12 – 15.03.11 Номер – номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (календарного или учебного). Место издания – указывается населенный пункт, где состоялось заседание. Заголовок к тексту - отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже. ПРОТОКОЛ Заседания трудового коллектива Подписи – подписывает протокол председатель и секретарь. Виза - в особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол. Виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления. Оформление и хранение – к протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.п. Хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение. Доведение решений до сведения исполнителей: коллегиальных органов – постановлениями и решениями; в организациях, действующих на основе единоначалия – приказами; в остальных случаях – выписка из приказа. Протоколы Полные Сокращенные Краткие Рисунок 8 - Виды протоколов. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 78 ПОЛНЫЙ ПРОТОКОЛ ТЕКСТ Вводная часть Постоянная информация Основная часть Переменная информация Рисунок 9 - Структура текста протокола Вводная часть – содержит фамилии, инициалы председателя, секретаря, присутствующих, повестка дня. Постоянная информация – слова: председатель, секретарь, присутствовали. Переменная информация – их фамилии и инициалы. Словом “председатель” начинается текст протокола. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей, с заглавной буквы; после тире указываются фамилия и инициалы председателя. Так же оформляется слово “секретарь”. Председатель – Храпченко В.И. Секретарь – Веселова О.К. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления раздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указания должностей. Фамилии указываются в протоколе, если их не более 15 человек. После них записываются фамилии приглашенных с указанием должностей; на расширенных совещаниях, собраниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается запись: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). 79 на собраниях, конференциях, съездах, где принятия решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек числится в организации и сколько пришло на заседание: На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117. Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый пункт нумеруется, записывается с новой строки и начинается с предлога “о” или “об”. После наименования вопроса указывается должность, фамилия, инициалы докладчика. 1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2010 г. Последовательность вопросов определяется степенью их важности. В ряде случаев повестка может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная надпись: “Повестка прилагается”. Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: “СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)”. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово “СЛУШАЛИ” начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика указываются с новой строки. Содержания выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, содержание доклада не записывается, а через тире после фамилии докладчика указывается: “Текст доклада прилагается”. После каждого выступления записываются вопросы и ответы в порядке выступления, если они имеются. Порядковый номер перед словом “ВЫСТУПИЛИ” не ставится. Завершающая часть каждого раздела – запись принятого по обсужденному вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборе должностных лиц указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Участник совещания или собрания может предоставить особое мнение, оно излагается на особом листе и присоединяется к протоколу. Записывается в протокол после записи соответствующего решения. 80 Макет протокола Наименование организации ПРОТОКОЛ 00.00.0 № 00 Место издания Заголовок к тексту Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилии И.О. членов коллегиального органа в алфавитном порядке. Должность (с наименование организации), Фамилия И.О. приглашенных, в алфавитном порядке. Повестка дня: 1. О (о чем слушался вопрос). Доклад, наименование должности, Фамилия И.О. (в родительном падеже). 2. Оформляется как первый вопрос. 3. ……………… 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. (в родительном падеже) – краткая запись содержания выступления. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. (в именительном падеже) – краткая запись выступления. Фамилия И.О. (в именительном падеже) – краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1.Излагается в неопределенной форме (возложить, поручить…) 1.2.Оформляется как подраздел1.1. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: Оформляется как раздел 1. 81 Краткий протокол. Указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы, фамилии докладчиков, принятые решения. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов или когда тексты докладов прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Сокращенный протокол. После списка присутствующих указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка подчеркивается и под ней печатают фамилии докладчиков в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением. Доклад, докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно доклады посвящены сложным и крупным вопросам. Внутри организации, как правило, пользуются докладными записками. Доклады, докладные записки Инициативные – руководитель по своей инициативе предлагает решить вышестоящему руководству какие-то вопросы Отчетные – связанные с выполнением заданий вышестоящих органов Рисунок 10 - Классификация докладных записок и докладов Ниже рассмотрим классификацию докладных записок по уровням, рисунок 11. Докладные записки Внешние Представляется руководителю вышестоящей организации Создаются по инициативе руководителя организации или по заданию вышестоящей инстанции Составляются на общем бланке организации Подписывается руководителем организации Внутренние Представляется руководителю структурного подразделения или организации Создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя Составляются на стандартном листе бумаги (можно рукописным способом) Подписывается составителем, если предоставляется руководителю структурного подразделения и руководителем подразделения – при предоставлении руководителю организации Рисунок 11 - Классификация докладных записок по уровням. 82 Оформление. Оформляется на общем бланке формат А4 или на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения); вид документа; адресат; дата; номер; место составления (для внешней докладной записки); заголовок к тексту; подпись. Структура текста. Текст состоит из двух или трех смысловых частей. 1 часть – излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания. 2 часть – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты событий или выхода из сложившейся ситуации. Эта часть может отсутствовать. 3 часть – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять руководителю. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка 1. Сопровождает основной документ (план, отчет) и поясняет содержание его отдельных положений 2. Пишется по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения отдельных работников Рисунок 12 - Виды объяснительных записок Оформление. Первый вид записки оформляется на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование структурного подразделения; вид документа; адресат; дата; номер; заголовок к тексту; подпись (составителя). 83 Структура текста. Текст состоит из двух частей: 1 часть – содержит факты, послужившие поводом для ее написания. 2 часть – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются аналогично докладным запискам, но по заданию руководства. Текст не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной мети общего пользования. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса. Телеграммы подразделяются на категории и виды: “Президент Российской Федерации”; “Высшая правительственная”; “Правительственная” “Срочная”; “Заверенная”; “С уведомлением” и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения до адресата простой – до 6 часов, срочной – до 3 часов. Слова в телеграмме для подсчета делятся на действительные и тарифные: действительные – необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграммы на телеграфных аппаратах; тарифные – необходимы для подсчета оплаты тарифа за телеграмму. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Оформление. Оформляется на бланке или чистом листе бумаги с одной стороны с обязательным нанесением следующих реквизитов: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметка о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя (многие организации имеют условный или сокращенный адреса, зарегистрированные на почте: “МИНСК КОЛОС ФАДЕЕВУ”); подпись. регистрационный номер; дата регистрации адрес и наименование отправителя. 84 Структура текста. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов (если только не теряется смысл текста), с сокращенными обозначениями знаков препинания: ТЧК – точка; КВЧ – кавычки; СКБ – скобки; ДВТЧ – двоеточие; НР – номер; ЗПТ – запятая; ВСК – восклицательный знак и т.д. Также словами всегда пишутся такие знаки, как: “ – ” ; “ + ”; “ % ” и т.д. Все цифровые данные в телеграмме пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). В телеграммах не используются сложные, многословные предложения. Текст должен содержать только конкретную информация, отражающую существо ситуации. Текст печатается заглавными буквами, без переносов. Между словами – промежуток в два печатных знака. Текст начинается с красной строки, далее абзацы и красные строки не допускаются. Исходящий номер телеграммы указывается после текста. Наименование документа печатается с 24-го печатного знака. Подпись оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. Адресат указывается в телеграмме каждый индивидуально, печатается прописными буквами. Подписывается только первый экземпляр. Прилагается список рассылки. Адрес указывается под чертой, проведенной под текстом без сокращений со знаками препинания. Также здесь указываются другие служебные сведения: подпись, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. Эти сведения не передаются. Дата обозначается арабскими цифрами, разделительные точки не ставятся. Макет телеграммы ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ НОВГОРОД ЭЛЕКТРОНИКА АНДРЕЕВУ ПРОШУ ПРЕДОСТАВИТЬ ДВАДЦАТОГО МАЯ СПИСОК УЧАСТНИКОВ КОНФЕРЕНЦИИ ПОЛИТОЛОГОВ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК 8-1264 125445 Минобразование Нач. управления 00 00 00 Печать О.Б.Никольский 85 Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах: первый (подписанный) – отправляется для передачи; второй – подшивается в дело. Международная телеграмма– печатается русскими и латинскими буквами. Требования к ней те же, что и к обычной телеграмме. Текст ее подписывает руководитель организации. Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринтеру) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связи является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации и различных шрифтов. Для международных телеграмм и телексов используется так называемое клерное письмо, т.е. написание русских слов латинскими буквами: Русский алфавит А Б В Г Д Е Ж З И Й К Л М Н О Латинский аналог Русские буквы Латинский аналог Аа Bb Vv Gg Dd Ee Jj Zz Ii Ii (в конце слов) Kk Ll Mm Nn Oo П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ы Э Ю Я Ъ, Ь Pp Rr Ss Tt Uu Ff Hh Cc CH ch SH sh SCH ( sc) Yy Ee JU (IU) ju JA (IA) ja не пишутся Оформление. Обязательными реквизитами телекса являются: адресат; подпись; номер; наименование и адрес отправителя; служебный заголовок: указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. 86 Значительную часть служебного заголовка занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее: маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв; индивидуальный номер абонента; сокращенное название организации; сокращенное наименование страны. Вторая часть служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи текста. Структура текста. Текст излагается кратко и может начинаться с обращения. Он не должен начинаться и заканчиваться цифрами, т.к. в начале ответного телекса ставится номер документа, на который дается ответ, а в конце – его исходящий номер. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком “++”. Знак “+?” в конце теста – ожидание ответа или нового сообщения – исключает необходимость вновь набирать номер. В конце телекса могут встречаться цифр и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию текста. Это знаки сличения (технического контроля). Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация. Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, т.к. по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение и т.д., но чаще всего факс используют для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой и не требует заверения как ксерокопия. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями госта и печататься четким, контрастным шрифтом. Телефонограмма (с греч. “запись сообщения, переданного голосом) – передача информации по телефону в одном направлении реализуется в виде телефонограммы. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. Оформление. Оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А5 или специальном бланке с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; наименование должности, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму; номер телефона организации, передавшей телефонограмму; адресат; 87 - наименование должности, Ф.И.О. лица, принявшего телефонограм- му; вид документа; дата, время передачи; подпись. Поступившая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и оформляемая, за исключением подписи. Структура текста. Текст не должен включать в себя более 50 слов. Составляется в одном экземпляре. Хранится через архив, как правило не больше 1 года. Подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если она передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки с номерами телефонов. Макет бланка телефонограммы Оргкомитет “Возрождение” Директору ОАО “ЛОГОС” Смирнову И.В. Т. 144-28-17 ТЕЛЕФОНОГРАММА 05.09.00 № 28/24 Совещание “Круглый стол “Возрождение” переносится в гостиницу “Славянская (конференц-зал). Время проведения – 12.05.00. регистрация участников в 16.00. Председатель оргкомитета А.Л.Глебов Передал: Принял: Референт т. 239-15-19 14 ч. 15 мин. Секретарь т. 144-28-17 И.С.Круглова А.С.Устинова Можно также использовать обычный журнал для записи телефонограмм, если бланки отсутствуют. Макет журнала для принятия телефонограмм Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефона Дата, номер телефонограммы 1 2 3 Время передачи 4 Текст телефонограммы Должность, инициалы, фамилия сотрудника, от имени которого передается телефонограмма 5 6 В практике многих фирм используется специальный журнал для записи телефонограмм. Его листы расположены “попарно” – основной лист и лист с 88 копировальным слоем. Основной лист с бланками телефонограмм поделен перфорацией на две или три части для удобства их отрыва. При записи телефонограммы сразу делается копия, которая остается в журнале, а оригинал отрывается и отдается руководителю. Электронное сообщение – документ, переданный “электронной почтой” по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекста) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для связи в одной организации, так и между различными организациями. Каждому абоненту выделяется индивидуальный “почтовый ящик” (область памяти компьютера, которому присваивается код пользователя. Оформление. Состоит из:: адрес получателя; заголовок; текст; Адрес состоит из имени электронного почтового ящика и домена, который описывает место, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяется знаком @. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв (ru – Россия), предпоследний – город (msk – Москва) или организацию внутри страны и т.д. E-mail: RABE.EDU @ g 23. relcom. ru Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами. Деловые письма занимают до 80 % документации. В зависимости от типа письма его текст может быть простым или сложным. Если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует писать отдельное письмо. Несколько вопросов излагаются в одном документе только в случае их взаимосвязанности. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом послужил какой-то документ, дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма применяются другие схемы построения, в которых один элемент может отсутствовать или порядок их расположения будет другим. 89 Письма Простые Вступление Сложные Заключение Вступление Основная часть (доказательство) Заключение Рисунок 13 - Структура текста делового письма. Оформление. Оформляется на общем бланке формат А4 или А5 в зависимости от размера текста с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; юридический адрес организации; адресат; дата; номер; ссылка на номер и дату входящего документа; заголовок к тексту (формат А4); подпись; отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах; подпись; отметка об исполнителе. Структура текста. Текст состоит из двух или трех смысловых частей. 1 часть – излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания. 2 часть – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты событий или выхода из сложившейся ситуации. Эта часть может отсутствовать. 3 часть – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять руководителю. Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускается пять страниц. Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписано руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, который остается в организации. 90 Письма по финансовым вопросам подписываются руководителем и главным бухгалтером. Письма, дающие какие-то гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью. Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Датой письма является дата его подписания. Т.к. письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания организации. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается на чистом листе не на бланке. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей: 1. Сопроводительное письмо – составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Это письмо оправдывает себя лишь в том случае, когда оно содержит какие-то дополнительные разъяснения к приложенным документам. Оно является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов. 2. Договорное письмо – разновидность сопроводительного письма. Подтверждает факт отправки договора. 3. Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материалов, а также посланной телеграммы или телефонного разговора о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Ключевыми словами здесь являются гнездо слов, образованных от глагола “подтверждать”. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в следующем виде писем. 4. Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Оно направляется, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Это письмо обычно состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий; напоминание о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами здесь являются гнездо слов, образованных от глагола “напоминать”. Иногда на полях ставится помета “Вторично”, в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее по независящим от него причинам. В этих случаях текст письма повторяется дословно. В этом письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. 5. Письмо-извещение – в нем что-либо сообщается или утверждается. По своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. 91 Обычно это ответ на запрос. Оно начинается словами “Ставим Вас в известность”, “Сообщаем Вам” и т. п. 6. Информационное письмо – разновидность письма-извещения. Цель такого письма – своевременное информирование другой организации или лица о свершившемся факте. Наиболее часто информируют, пропагандируют деятельность каких-либо организаций. Для этого письма бывает достаточно подписи секретаря или референта. Но в зависимости от содержания оно может быть подписано и должностным лицом. Объем данного письма варьируется от размера обычной справки в одно предложение до нескольких страниц. 7. Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресат воспользоваться предлагаемыми услугами. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельной строкой: Макет рекламного письма ВЕСТЬ Россия, 115446, Москва Коломенский проезд, 1 Тел. (095) 115-60-01 Факс (095) 112-23-33 E-mail: [email protected] Предлагаем Вам систему электронного документооборота…… ……….……….……….……….……….……….……….……….………. Будем рады ответить на Ваши вопросы по тел.: 115-97-13. Директор И.А.Тарасов 8. Циркулярное письмо – его назначение доставить информацию одного и того же содержания нескольким адресатам. Источник рассылки данных писем – руководящая организация, которая информирует подчиненные ей организации по тому или иному вопросу, дает соответствующие указания. Это письмо может носить чисто информационный характер, качающийся хозяйственных вопросов. 92 9. Гарантийное письмо – составляется с целью обеспечения исполнения изложенных в нем обязательств. В нем обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Слово “гарантия” может в нем вообще не употребляться: “Фирма готова принять Вас на работу…” Гарантийные письма обычно имеют две подписи – руководителя и бухгалтера и удостоверяются печатью. Эти письма имеют повышенную правовую функцию. 10. Письмо-ответ – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана заранее и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса. Ответ должен быть всегда изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. При написании письма-ответа соблюдаются следующие правила: ссылка на первичное письмо и его тему; соблюдение идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, особенно терминологии; соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания. 11. Коммерческие письма – составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.Выделяется три вида коммерческих писем: 11.1. Запрос – ответ на запрос. 11.2. Предложение (оферта) – ответ на предложение. 11.3. Рекламация (претензия) – ответ на рекламацию. 11.1. Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре, услугах и т.п. и (или) направить предложение на поставку товара (услуг) и условия, на которых покупателю желательно получить товар. При ответе на запрос в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию: – принятие вопроса к рассмотрению; – выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара; – отказ поставить интересующий покупателя товар; – изменение условий запроса; – обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара. Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя поставить интересующий его товар, он направляет другой вид коммерческого письма: 93 11.2. Предложение (оферту – от лат. of-ferto “представлять”) – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Оферта может быть направлена покупателю либо в ответ на его запрос, либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование товаров, его количество и качество, срок поставок, условие платежа и т.п. При ответе на предложение: в случае, если покупатель согласен с условиями, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта; если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие; если покупатель не согласен лишь с некоторыми условиями, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность. 11.3. Рекламация – предъявление претензии к стороне, нарушившей взятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Ранее такое письмо являлось разновидностью претензионного письма. Было принято считать, что рекламационное письмо направляется по вопросам качества продукции и изделий, а претензионное – по всем другим вопросам. Сейчас существует только рекламация. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества и количества товара, сроков его поставок, маркировки, упаковки, платежа и других нарушенных условий контракта. Рекламация должна содержать следующее: основание для предъявление претензий; доказательства – ссылку на нормативные акты и документы (оформляются в виде приложений); конкретные требования стороны, предъявляющей претензии. Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон. Хорошо аргументированное, грамотно и вежливо составленное письмо может устранить неизбежную перспективу судебного разбирательства. Если оно достигло такой цели – экономический эффект такого письма огромен. При ответе на рекламацию возможны следующие варианты: если решение еще не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению; если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается способ и срок ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения; 94 если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу – при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов – при отказе в удовлетворении претензии. 12. Восстановление прежних связей – если длительное время от фирмы не поступают заказы и продавец хочет выяснить причину, он направляет письмо, начинающееся такими словами: Начиная с 12.09.2000 г. мы не имеем Ваших заказов и хотели бы узнать… 13. Оказание гостеприимства – это может быть просьба оказать гостеприимство, забронировать номер в гостинице, билеты на все виды транспорта (может идти отдельным письмом “Бронирование мест”), организовать встречу с представителями фирмы, с клиентами, экскурсию по предприятию и т.д. ответами на такие письма является : “Подтверждение получения просьбы”; “Подтверждение брони” и т.д. 14. Рекомендательное письмо – в нем могут рекомендовать работника другой фирме, представить свое предприятие и т.п. 15. Письмо-приглашение – может адресовываться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. Он предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В нем раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения, место проведения и условия участия. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые приглашения, так и трафаретные. 16. Письмо-поздравление – посылается в связи с продвижением по службе, по случаю получения наград, новом назначении руководящего работника, открытия нового отделения, филиала организации, юбилея и т.д. Актом вежливости со стороны поздравляемого будет отправление подтверждения получения поздравительного письма: “Благодарю(им) за Ваше поздравление по случаю…” 17. Письмо-соболезнование – сообщается о смерти сотрудника. Актом вежливости со стороны родных и близких будет отправление благодарности за присланное соболезнование и помощь в похоронах. 95 7.2. Справочно-аналитическая документация К этим документам относятся: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень. Акт – документ, составленный, как правило, несколькими лицами, и подтверждающий установленный факт, события, действия. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно приказами). В отдельных случаях акты могут составляться одним и несколькими должностными лицами. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки; обследования; дегустации; приема объектов; проведения испытаний; списания; инвентаризации; аварий; ревизии и т.д. Но составляются акты по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими акт. Оформление. Оформляется на общем бланке формат А4 (если является внутренним документом) или на специальном бланке акта (если он исходящий), который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией) с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; юридический адрес (если акт исходящий); наименование вида документа; гриф утверждения; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; подписи; отметка о наличии приложений. Структура текста. Текст состоит из трех частей: вводная; основная (констатирующая); заключительная. 96 1 часть. Указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть словом “Основание” и указанием наименования распорядительного документа в Им. пад. , его даты, номера и заголовка к тексту. Далее пишутся слова “Составлен” или “Составлен комиссией” и перечисляются фамилии и инициалы составителей. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. 2 часть. Излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты могут быть оформлены таблично. 3 часть. Делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть необязательна. В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров следует отметка о наличии приложений (если они имеются). Макет акта АО “ИНФАКАП” Отдел рекламы АКТ № 8 г. Новосибирск о проверки сохранности документов в комитете УТВЕРЖДАЮ Директор _______________Г.К.Белозеров 22.12.10 Основание: докладная записка начальника отдела № 12 правых И.С. от 20.12.10 г. Составлен комиссией в составе: Председатель: Зам.председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: Зав.общим отделом Григорьева Н.И. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И. Референт Прокудина М.В. В период с 16 по 18 мая 1999 года комиссия проверила организацию условия хранения управленческих документов……………. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива. Составлен в 2-х экз.: 1-й экз. – в дело № 1-23; 2-й экз. – в областной архив. Председатель: Члены комиссии: Г.В.Сидоров Н.И.Григорьева Г.Г.Михайлова С.И.Мышкина М.В.Прокудина 97 При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на отдельном листе и приложить к акту. Ряд актов требует утверждения руководителя данной организации или вышестоящей инстанции, по распоряжению которых проводилось действие, завершившееся составлением акта. Особую группу составляют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки, коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон: грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или предложений. Оформление. Оформляется на форматах А4 или А5 на общем бланке организации (если является внешним документом) или на стандартом листе бумаги (если справка внешняя) с обязательным нанесением следующих реквизитов: наименование организации; наименование структурного подразделения (для внутренней справки); адресат; наименование вида документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту (на формате А4); подписи; отметка о наличии приложений; печать. Структура текста. Текст состоит из двух частей: 1 часть – излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. 2 часть – проводятся конкретные сведения, отражают существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Текст справки не должен содержать архаичные обороты: 98 “Настоящая справка”; “Действительно учится” и т.п. Справки 1. С информацией о фактах, событиях служебного характера 2. Выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям, удостоверяющие какой-либо юридический факт Рисунок 14 - Виды справок Ниже представим образцы макетов справок. Макет справки № 1 Отдел перевозок СПРАВКА 02.07.2010 № 35 Генеральному директору компании Г-ну Савельеву М.М. Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.10 К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании……………… ………………..………………..………………..………………..………………….. Ст.менеджер О.Н.Соколикова Макет справки № 2 Красноярский государственный технический университет Подготовительное отделение Школа № 17 СПРАВКА 21.11.2000 № 47 г. Красноярск Орлов Игорь Витальевич является учеником 11 класса “Б” школы № 17. Директор школы Печать А.М.Розова 99 Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.) В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем; при ее направлении в другую организацию – руководителем. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются ан проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и т.д. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Оформление. Оформляется на стандартном листе бумаги. Подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другую организацию составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. Структура текста. Текст состоит из двух частей: 1 часть – дается краткое изложение существо вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. 2 часть – излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: “С проектом … согласны”. “По проекту… замечаний нет”. Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалистов по поводу какой-либо поступившей на рассмотрение работы. Порядок составления и оформления соответствует порядку составления и оформления заключения. Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные виды перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. 100 Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Они составляются по тем же правилам, что и перечни. Текст, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. 7.3. Контрольные вопросы 1. Что относится к справочно-информационным документам? 2. Протокол-это…? 3. Кто несет ответственность за подготовку протокола? 4. Виды протоколов? 5. Структура текста протокола? 6. Краткая характеристика сокращенного протокола? 7. Классификация докладов и докладных записок? 8. Объяснительная записка. Виды. 9. Что такое «телеграмма»? Краткая характеристика. 10. Что относится к справочно-аналитическим документам? Дать краткую характеристику каждому. 8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО 8.1. Основные элементы структуры делового письма В данном случае более правильным будет говорить о структуре содержания делового письма, если быть еще более точным - о структуре его основного текста. В свою очередь, основной текст можно - довольно условно - разделить на информационную и служебную части. Информационная часть - это текст делового письма. Текст представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется, и благодаря чему составляет известную ценность для адресата. Служебная часть включает в себя вспомогательные элементы, которые предваряют и завершают информационную составляющую делового письма. С информационной точки зрения данная часть послания является менее значительной, чем текст. Однако без ее элементов создать сколько-нибудь удовлетворительный вариант содержания делового письма не представляется возможным. Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает: 1) приветствие; 2) обращение к адресату; 3) лид-абзац; 101 4) заключительную формулу вежливости; 5) подпись отправителя; 6) постскриптум (постпостскриптум). Первые три элемента предшествуют информационной части (тексту) делового письма, последующие три - подытоживают ее. Коротко охарактеризуем каждый элемент структуры делового письма. Приветствие. Обязательный элемент частного делового письма. В официальных деловых письмах, как правило, отсутствует. Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая функцию, аналогичную функции устного приветствия собеседника при непосредственном общении с ним (при личной встрече или по телефону). Функциональное значение приветствия весьма велико - при помощи несложной вводной формулировки автор делового письма уже в первой строке послания свидетельствует адресату свое уважение. Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного невербального диалога. Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним. Наиболее часто в качестве приветствия в деловых письмах используются следующие стандартные формулировки: 1)Здравствуйте, ...(имя и отчество адресата); 2)Здравствуйте, ...(безличное обращение к адресату, например «Господин директор!»); 3)Здравствуйте, ...(безличное обращение к нескольким адресатам, например «Господа акционеры!» ). Менее формальными видами приветствия являются следующие формулировки: 4) Добрый день, ...(имя и отчество адресата); 5) Приветствую Вас,... (безличное обращение к адресату, например «Профессор!»); 6) Рад приветствовать вас,... (безличное обращение c нескольким адресатам, например «Коллеги!» ). Наконец, в отдельных случаях, когда между участниками деловой переписки сложились и в течение длительного времени сохраняются устойчивые дружеские взаимоотношения, и при этом они находятся в равном социальном положении (принадлежат к одной и той же возрастной или профессиональной группе, одному и тому же имущественному классу, занимают сопоставимые должности и т. п.), в качестве приветствия допустимо использовать одну из следующих формулировок: 7) Привет,... («Старина!»); 8)Мое почтение,... («Дружище!»); 9)Сколько лет, сколько зим,... (имя, отчество адресата). 102 Если участники деловой переписки считают допустимым обращаться друг к другу по именам («на ты»), то в этом случае формулировка приветствия может быть, к примеру, следующей: 10) Здравствуй, ... (полное имя адресата без указания отчества, например «Василий!» ). Приветствие располагается на два-три интервала ниже реквизита «Заголовок к тексту». Воздействие приветствия может быть в еще большей степени усилено, если последующее обращение содержит в себе, помимо собственно упоминания должности, титула, фамилии или имени-отчества адресата, и некий эпитет, подчеркивающий почтение к адресату со стороны автора делового письма. Таким образом, целесообразно перейти к рассмотрению следующего элемента структуры документа - обращения. Обращение к адресату. Обязательный элемент частного делового письма. Как правило, присутствует и в официальных деловых письмах, хотя в отдельных случаях можно обойтись и без него (например, в сопроводительных письмах). Как и предшествующий элемент структуры, обращение к адресату на первый взгляд - это прежде всего проявление вежливости по отношению к нему. Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, который указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение. Функциональное значение обращения к адресату шире, чем у приветствия. Во-первых, при помощи персонального или группового (если адресатами является группа людей) обращения автор делового письма, действительно, свидетельствует адресату свое уважение. Во-вторых, обращение к адресату выполняет связующую функцию по отношению к последующим элементам делового письма, «перебрасывая мостик» к лид-абзацу или в отсутствие такового) непосредственно к тексту послания. Обращение к адресату следует непосредственно за приветствием. Примеры синтаксического и стилистического взаимодействия приветствия и обращения рассмотрены выше. Отметим, что во всех примерах способ обращения к адресату выбран наиболее простой - то есть предполагающий использование в качестве слова (слов) обращения: 1) имена собственные - фамилия1, полное имя или имя-отчество2 адресата; 2) имена существительные - наименование должности, титула, специального или почетного звания адресата. Приведем далее несколько примеров (с учетом примечаний): 1 В деловой переписке используется только в сочетании с безличной формой обращения (в данном случае гражданин). См. далее. 2 В деловой переписке используется, как правило, в сочетании с эпитетом - прилагательным. Простая форма обращения по имени, имени-отчеству принята только для случаев частной или внутренней деловой переписки (например, при оформлении служебных записок). 103 1)Гражданин Борисов; 2)Дорогая Светлана!; 3)Сергей Сергеевич!'; 4)Товарищ подполковник!; 5)Господин Чрезвычайный и Полномочный посол; 6)Ваше высокопреосвященство; 7)Ваше Величество; 8)Ваша честь. Допустима и безличная форма простого обращения, в соответствии с которой для этой цели употребляются имена существительные, выражающие одну из общепринятых (стандартных) форм обращения к адресату(ам): «коллега», «гражданин», «гражданка», «товарищ», «господин», «госпожа», «сударь», «сударыня», а также «господа», «дамы и господа», «леди и джентльмены», «товарищи», «граждане», «коллеги» и т. д. Если же приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание делового письма. В этом случае простой способ обращения к адресату целесообразно «усложнить», дополнив имя собственное или имя существительное прилагательным, наиболее подходящим соответствующему случаю письменного обращения. Таким образом, простое обращение к адресату преобразуется в сложное. К числу таких прилагательных относятся: «уважаемый», «досточтимая», «достопочтенные», «многоуважаемый», «глубокоуважаемая», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» и т. п. Функциональное назначение подобного дополнения к обращению очевидно - с его помощью автор делового письма стремится как можно более полно выразить испытываемое им чувство расположения и уважения к адресату. Как и в случае с приветствием, это обычно создает благоприятное впечатление об авторе письма и самом письме (даже если в нем и содержатся не самые приятные известия). Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм сложного обращения к адресату(ам) делового письма: 1) Уважаемый Александр Александрович!; 2) Уважаемая Александра Александровна!; 3) Уважаемые Яна Юлъевна и Яков Эмилъевич!; 4) Уважаемые коллеги!; 5) Досточтимый господин Кузнецов!; 6) Достопочтенная госпожа Кузнецова!; 7) Почтеннейшие господа!; 8) Многоуважаемый мистер Питерсон!; 9) Многоуважаемая мадам Буше!; 10)Многоуважаемые господа вкладчики!; 11)Глубокоуважаемый сенатор! 12)Глубокоуважаемая госпожа адвокатесса! 13)Глубокоуважаемые члены ассамблеи! И т. д. 104 Обращение к адресату располагается на одном уровне с приветствием, а в том случае, если последнее отсутствует - на его месте, то есть на два-три интервала ниже реквизита «Заголовок к тексту». Отметим также, что в определенных случаях приведенные формы обращения могут быть преобразованы в еще более сложную, развернутую форму. С этой целью восклицательный знак в конце обращения заменяется на запятую, после которой следует продолжение, поясняющее адресату мотивы и тему делового письма, например, следующим образом: 1) Уважаемый господин министр, обращаюсь к Вам за содействием в...; 2) Уважаемая Лариса Михайловна, настоящим сообщаю Вам ответ на...; 3)Уважаемые коллеги, позвольте выразить этим письмом свое удовлетворение в связи с... Фактически в этом случае обращение к адресату сливается со следующим элементом структуры - лид-абзацем. Уместно в этой связи перейти к его более тщательному рассмотрению. Лид-абзац. Лид-абзац - первый абзац делового письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид-абзаца заключается, во-первых, в выражении адресату формальной благодарности (см. далее), вовторых, в пояснении мотивов и темы послания, и, в-третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания. Лид-абзац не является обязательным элементом структуры делового письма - в ряде случаев его функцию отчасти выполняет реквизит «Заголовок к тексту». Кроме того, лид-абзац может быть заменен рассмотренной ранее развернутой формой обращения к адресату. Но присутствие в деловом письме и указанного реквизита, и обращения, и лид-абзаца не является противоречием. Отметим также, что использование лид-абзаца для выражения формальной благодарности при подготовке официального делового письма выглядит не вполне оправданным, в связи с чем читателям рекомендуется включать в текст соответствующие формулировки только при ведении частной переписки. Приведем несколько примеров указанных формулировок: 1) Спасибо за интерес, проявленный Вами к нашему объявлению о...; 2) Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию...; 3) Мы чрезвычайно признательны Вашей организации за эффективное содействие в... В общем случае лид-абзац следует непосредственно за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего. Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм лид-абзаца (не содержащих формальной благодарности): 1)Обращаюсь к Вам в связи с... (далее следует коротко указать причину письменного обращения); 2)Настоящим письмом сообщаем Вам о... (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату); 105 3)Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о... (далее следует коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата); 4)Просим Вашего содействия (согласия, указания и т. п.) в (на, о)... (далее следует коротко указать, какое именно содействие требуется автору от адресата); 5)Подтверждаю, что в соответствии с... (далее следует коротко указать, что конкретно подтверждает автор данным посланием); 6)Высылается (направляется, представляется и т. п.) ответ на Ваше обращение от... (далее следует коротко указать, на какое именно обращение автором дается ответ адресату). Таким образом, формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределена характером делового письма (инициативное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение, ответное письмо и т. п.). В свою очередь, лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста делового письма. Текст делового письма. В общем случае текст делового письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Таким образом, абзац образует относительно самостоятельную часть текста, логически и стилистически взаимосвязанную с другими его частями, а также со «смежными» элементами структуры делового письма. При рассмотрении структуры текста делового письма следует иметь в виду, что в подавляющем большинстве случаев в содержании писем рассматривается всего один вопрос. Тф не менее для освещения его различных аспектов почти всегда возникает необходимость в дополнительной структуризации текста послания. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на три части - вводную, основную и заключительную. Коротко охарактеризуем их. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма (по отношению к информации, изложенной в лид-абзаце). Данная часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. В первом предложении четко формулируется суть вопроса. Во втором предложении, как правило, содержится смысловая и стилистическая подводка к основной части текста. Обращаем внимание читателей на то, что первый абзац текста делового письма должен быть самым коротким и предельно ясным. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности и новизны вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев, каждый из которых насчитывает от одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной и той же мыслью, например: а) в первом абзаце делается краткое упоминание о состоянии дел на момент отправки предыдущего делового письма; 106 б) во втором абзаце даются ответы на поставленные адресатом вопросы, поступившие с его посланием; в) в третьем абзаце приводится краткая оценка сделанного; г) в четвертом абзаце указываются нерешенные вопросы и главные причины этого. И т. д. Между абзацами должна обеспечиваться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь. При этом длина абзацев может последовательно возрастать, но до известных пределов. Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для изучения и восприятия текста делового письма. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, включающего два-четыре предложения. Первое (при необходимости - и второе) предложение обычно представляет вывод, подытоживающий сказанное в основной части делового письма. Следующее предложение чаще всего содержит в себе просьбу (требование, указание), адресованное адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которых он в данном случае представляет. Заключительное предложение указывает на характер ожиданий автора послания. Заключительная формула вежливости. Обязательный элемент частного делового письма. В официальных деловых письмах может отсутствовать. Выполняет функцию, аналогичную функции устного прощания (и предшествующим ему словам) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания - впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата. Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста делового письма. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки: 1) С уважением,...; 2) С неизменным уважением,...; 3) С глубоким уважением,...; 4) С глубоким почтением,...; 5) С чрезвычайным почтением,...; 6) С благодарностью и уважением,...; 7) С признательностью и уважением,...; 8) С уважением и пожеланиями всего наилучшего,...; 9) Искренне Ваш...; 107 10)Остаюсь искренне Ваш...; 11)Примите уверения в совершеннейшем к Вам почтении и преданности...; 12)Пользуясь случаем, прошу принять Вас (прошу передать господину) ... уверения в моем весьма высоком уважении. И т. д. Отметим, что для частной деловой переписки рекомендуется использование более простых формулировок вежливости. Во многих случаях их могут заменить обычные слова прощания, например: 1)До свидания...; 2)Всего доброго...; 3)Всего наилучшего...; 4)С пожеланиями всего наилучшего...; 5)Всех благ...; 6)До скорой встречи... Подпись отправителя и постскриптум. Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Функциональное назначение подписи - двойное. Во-первых, подпись придает официальному деловому письму юридическую силу. Во-вторых, подпись удостоверяет личность автора послания. Подпись располагается интервалом ниже заключительной формулы вежливости. Порядок оформления подписи в настоящем пособии уже рассматривался (см. требования к реквизиту «Подпись»), в связи с чем в данном параграфе будут приведены лишь примеры и некоторые комментарии к ним. В частности, читателям следует помнить, что в зависимости от того, на чем оформлено деловое письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме. Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи (так называемой сигнатуры1) и ее расшифровки - в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении делового письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести деловую переписку и выступающего в качестве отправителя послания. Приведем далее несколько вариантов оформления сокращенной формы подписи: 1) (сигнатура) И.И. Иванов; 2) (сигнатура) М.М. Михайлова. Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подписи автора письма и ее расшифровки - в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении делового письма на бланке письма (бланке структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести деловую переписку и выступает в качестве отправителя). От англ. signature - собственноручная подпись. 108 Приведем далее несколько вариантов оформления полной формы подписи: 1)Генеральный директор (сигнатура) Я. Яковлева; 2)Начальник отдела (сигнатура) Л. Ли; 3)Менеджер PR-группы (сигнатура) Н. Николсон; 4)Водитель 1-го класса (сигнатура) А.Абрамов. Развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об авторе делового письма, а в некоторых случаях - использование иных сведений вместо общепринятых. В качестве таких сведений могут выступать: 1)наследственные и почетные титулы; 2)почетные и специальные звания; 3)сведения, указывающие на иные особые заслуги автора (например, сведения о присужденных ему наградах, премиях и т. п.). Указанная форма подписи применяется при оформлении делового письма на чистом листе писчей бумаги. Приведем далее несколько вариантов оформления развернутой формы подписи: 1) Почетный академик Академии естественных наук (сигнатура) Д.Д. Дмитриевский; 2) Заслуженный работник культуры (сигнатура) Э.Л. Эссен, лауреатпремии «Северная Пальмира»; 3) Участник Великой Отечественной войны (сигнатура) В.В. Викторов, инвалид второй группы, кавалер орденов Славы 2-й и 3-й степеней; 4) Доктор экономических наук, профессор (сигнатура) Г.Г. Глебова; 5) Советник государственной службы II класса (сигнатура) Е.Е. Емельянова; 6) Руководитель исследовательского проекта (сигнатура) К.К. Краснова, кандидат социологических наук. Постскриптум - необязательный, но все-таки постоянный элемент структуры делового письма. Постскриптум (P.S.) представляет собой краткую - не более трех-четырех строк - приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи. Необходимость в постскриптуме возникает в следующих случаях: 1)адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст делового письма; 2)основной текст делового письма отчасти утратил актуальность в связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки; 3)требуется еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей с основной текст делового письма. Постскриптум состоит из сокращения-заголовка -«P.S.», «Postscriptum» или «Постскриптум», дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры автора без указания должности и расшифровки). 109 Располагается постскриптум на один-два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки. Если для оформления постскриптума нет места в нижней части листа, допустимо перенести дополнительный текст (включая заголовок) на оборотную часть листа, сделав сразу после подписи пометку «см. далее» («см. оборот»). Рассмотрим далее несколько примеров оформления постскриптума: 1) Постскриптум. Забыла сообщить Вам, месье Бу-шар, что в ближайшие два дня я не предполагаю находиться в офисе, поскольку надеюсь поработать над отпетом в более спокойной, то есть домашней обстановке. С неизменным уважением, Жюстина Блие. 2) Postscriptum. У меня только что изменился адрес электронной почты. Сообщаю его Вам для оперативной связи: [email protected]. С пожеланиями всего наилучшего, Ваш П.И. Ухов. 31 марта 2003 года, 12.00. 3) P.S. Прошу Вас самым внимательным образом отнестись к срокам исполнения этого поручения. Надеюсь, не подведете? Жму руку. ГригоръевГригорьянц. 16.10.2003. В исключительных случаях считается извинительным дополнение постскриптума постпостскриптумом, представляющим собой повторную приписку к основному тексту делового письма. На практике подобное случается, к примеру, в тех случаях, когда деловое письмо с уже оформленным постскриптумом по каким-то причинам оставалось неотправленным, из-за чего у автора вновь возникла необходимость в уточнении каких-либо деталей его содержания. Постпостскриптум включает сокращение-заголовок -«P.P.S.», «Postpostscriptum» или «Постпостскриптум», приписку к основному тексту и подпись (как правило, в виде начальных букв первого инициала и фамилии автора). Для оформления постпостскриптума сохраняют действие и иные правила, отражающие порядок оформления постскриптума. Постпостскриптум располагается на один интервал ниже подписи к пост-скриптуму. 8.2. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. На какие части делится основной текст? Краткая характеристика. Приветствие. Краткая характеристика. Обращение . Краткая характеристика. Лид-абзац. Дать краткую характеристику. Рассказать об основной части текста. Заключительная часть текста. Отметить важные моменты. Функции заключительной формулы вежливости? Функциональные назначения подписи? Формы подписи в деловых письмах? Постскриптум. Краткая характеристика. 110 9. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКОВОГО СТИЛЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 9.1. Понятие об официально-деловом стиле Отличительной особенностью делового письма является стиль изложения его содержания. Этот стиль, известный ныне как официально-деловой, представляет собой функциональную разновидность русского языка и предназначен для использования в процессе управления организацией, в том числе и посредством письменной деловой коммуникации (переписки). Специфическими чертами официально-делового стиля является: 1)подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами - служебной субординации - и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем; 2)адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем; 3)устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования при подготовке деловых писем; 4)тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов; 5)лексическое и композиционное единообразие содержания делового письма; 6) исключительно нейтральный тон изложения делового письма; 7) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания делового письма; 8) лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в деловом письме формулировок. Исходя из специфики официально-делового стиля, при подготовке содержания делового письма читателям рекомендуется: 1)излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями - которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые; 2)применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи - но при этом не ограничиваться в процессе изложения двумя-тремя «засаленными» идиомами, повторяя их чуть лине через строчку; 3)употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании - и всякий раз безошибочно определяя, где применение термина является совершенно необходимым, а где - будет воспринято адресатом как «заумствование»; 4)отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения. Следует, однако, отдавать 111 себе отчет в том, что чрезмерное «спрямление» текста может невольно заставить адресата усомниться в своих умственных способностях; 5)не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Точно так же следует остерегаться включения в текст различных «новоязовских» выражений, профессионального жаргона и т. п.; 6)отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения. Не ленитесь перечитывать написанное, безжалостно вычеркивая из текста все те слова, без которых он не становится менее понятным -в конце концов, это не только экономия бумаги, но и времени вашего партнера; 7) избегать неоправданного употребления иностранных слов. Любой из нас гораздо лучше понимает собеседника, если тот обращается к нему на привычном языке; 8) использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится», «применяется»), либо в повелительном («выполнить», «решить», «согласовать») наклонении. Уходите от причастных и деепричастных оборотов, отдавайте предпочтение точкам, а не запятым и бесконечным «а также». 9.2. Общие рекомендации по стилистическому оформлению делового письма 1.Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается. 2.Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 3.В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты надельные предложения, а в выводах - предельно конкретны. 4.Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому. 5.Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник - впасть в ярость, воспринимая не- 112 вольный намек слишком уж буквально. 6.В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться. 7.Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам. 8.Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания начальства, скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения. 9.Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается финансовых и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть просторно, а мыслям - тесно. 10.Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения. 9.3. Общая классификация деловых писем Исходя из результатов анализа переписки десятков организаций, вполне допустимо разделить все деловые письма на три основных классификационных категории: а) официальные деловые письма; б) частные деловые письма; в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой внутри организации). В свою очередь, официальные и частные письма можно разделить на первичные (то есть подготовленные по инициативе организации) и ответные (направленные организацией в ответ на послания, полученные от других организаций). И те, и другие являются для автора (организации- отправителя) исходящими. Адресатом за пределами организации и первичные, и ответные письма будут восприниматься как входящие. Выделим следующие наиболее распространенные виды официальных деловых писем: 113 1) письма-просьбы; 2) письма-сообщения; 3) письма-запросы; 4) письма-заявления; 5) письма-подтверждения; 6) письма-заказы; 7) письма-предложения (оферты); 8) письма-дополнения; 9) письма-рекламации (претензии); 10 информационные письма; 10)гарантийные письма; 11)презентационные письма; 12)письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл); 13)краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.); 14)сопроводительные письма. 9.4. Краткая характеристика содержания официально-деловых писем Охарактеризуем перечисленные виды официальных деловых писем. Письма-просьбы - это едва ли не самая распространенная группа официальных деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила (об остальных будет сказано далее). Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу»- Благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали с адресатом). Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее, так как для этого существует особый вид писем благодарственных. Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным, не зависящим от него причинам получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Что же, отзывать (отсылать) в таком случае «авансированные» благодарности обратно? Так что торопитесь отблагодарить человека тогда, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена. Письма-сообщения - также довольно распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение такого письма - целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Как правило, они являются первичными, однако сказанное вовсе не означа- 114 ет, что этот вид послания не может применяться для ответа на полученное вами ранее деловое письмо. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»). Не забывайте помимо соответствующей информации сообщить адресату и о том, что при необходимости он может обратиться к вам за получением дополнительных сведений (часто пометка об этом делается в конце текста). Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей деловой информации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативноправовым актом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от просьбы в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации. Подчеркнем, что ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок. Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмозаявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации paнее согласованных планов сотрудничества. Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление (то есть заявление по конкретному поводу, к примеру в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма - «Настоящим посланием заявляем (заявляю) о...». Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок вроде «Просим принять данное заявление к сведению для...». Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт - например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются ответ на просьбу («Прошу подтвердить...»), выражения автору (организацииотправителю) письма. Практически всегда письма-подтверждения начинаются слов «Настоя- 115 щим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)...». Другой отличительной особенностью этого вида деловых писем является их немногословность, краткость, обусловленная конкретностью повода для написания. От встречной просьбы «подтвердить» что-либо в письмах-подтверждениях принято воздерживаться. Письма-заказы в многих случаях представляют собой ответ на письмапредложения (оферты, см. ниже). Функциональное назначение подобных писем - совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма (см. далее). Автору делового письма изложение своего намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) целесообразно предварить объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточным сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию и т. д.). Кроме того, как и в случае с письмомзапросом, является допустимым сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа. Это должно выглядеть именно как пожелание (если речь не идет о второй, а то и третьей-четвертой попытке автора получить заказ, к тому же давно оплаченный). Письма-предложения (оферты) - возможно, наиболее характерный образчик коммерческой переписки. Имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Важен и выбор наиболее удачной формы предложения. Заметим, что на практике наименее эффективным оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слова «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - допустим, сослаться на его безупречную деловую репутацию. В конце концов, оферту делают не для того, чтобы написать еще одну деловую бумагу, а для того, чтобы получить еще одного заказчика, не так ли? Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным (или необходимым) прибегать к постскриптуму (см. выше), вследствие чего часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное деловое письмо «с полдороги» нельзя, автор может отправить, что называется, вдогонку письмодополнение. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма -его дату, номер и т. п.). Именно с этого и следует начинать послание, например, так: «Данное письмо является дополнением к...». 116 Кроме того, в тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки, допустим, так: «В связи со значительным (неожиданным) изменением стоимости комплектующих к изделию... представляющим для Вашей организации непосредственный интерес...». Письма-рекламации - относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к письму-претензии (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма). В то же время оформлять письмо-претензию в форме акта нецелесообразно - это может существенно осложнить ваши взаимоотношения с адресатом. Напротив, дайте понять организации - получателю письма, что вы делаете это с сожалением (так и напишите), выразив надежду на его адекватную реакцию. Письмо-рекламация должно содержать четкие указания относительно того, каких именно действий вы ожидаете от адресата, а также относительно сроков этих действий. Информационные письма не следует рассматривать как разновидность писем-сообщений или рекламных писем. Сообщение, как известно, предполагает краткость и служит прежде всего для установления (возобновления) контакта с адресатом. Информационное письмо - это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. п. Особенно полезными информационные письма оказываются при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации (например, о деятельности организации-отправителя информационного письма) обзорного характера. На основе указанной информации адресат в дальнейшем может запросить необходимые уточнения. Будет правильным побудить адресата к этому при помощи стандартной формулировки вроде: «Мы будем рады ответить на Ваши вопросы...». Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организацииотправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто 117 гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую...». В других случаях гарантийное письмо может включать в себя изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Своевременную и полную оплату гарантирую». Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (допустим, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Презентационные (рекламные, коммерческие) письма - имеют целью презентовать (буквально - представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону. Например, политического деятеля или общественно значимое событие - скажем, городской праздник. Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято. Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на...». При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описываемым в послании. В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чемлибо. Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п. Автор письма, осуществляющий «самопрезентацию», может приложить к посланию резюме или биографию. Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях - и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях - и сотням тысяч потенциальных покупателей. Соответственно эти письма не предполагают личного обращения к адресату. Кроме того, как было отмечено, эти письма одновременно являются и средством обратной связи адресата с его автором - для этого помимо бланков заказа используются купоны, талоны, приглашения и т. п. 118 Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом. Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления, напоминания или предупреждения. Для первичного осведомления адресату направляется уведомление. Оно содержит объяснение мотивов автора (организации-отправителя) и отражает предложения (пожелания или требования) последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме. Например, банк при помощи уведомления вправе проинформировать своего клиента о необходимости погасить предоставленный ему кредит, а мировой судья - уведомить о явке на заседание истца или ответчика по делу. Если уведомление не возымело ожидаемого действия на адресата (к примеру, последний не отреагировал на просьбу автора ответить ему письменно до определенного срока), то на его имя высылается напоминание. Отличительными особенностями напоминания являются: а) ссылка на высланное ранее уведомление; б) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора; в) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции. Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информация о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (допустим, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда). Сопроводительные письма - это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень. Как правило, сопроводительные письма начинают со слов «Направляю (высылаю)...». Перечень документов, материалов), прилагаемых к сопроводительному письму содержит информацию об их названиях, количестве, объеме (количестве листов, страниц), в необходимых случаях - об их грифе и конкретном адресате (например, при рассылке нескольких экземпляров в сопроводительном письме указывается, кому из адресатов предназначен тот или иной номер экземпляра). Примеры бланков для оформления официальных деловых писем представлены в приложениях 4-10. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Россий- 119 ской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 изложены в приложении 11. 9.5. Краткая характеристика содержания частных деловых писем В группе частных деловых писем выделим следующие их виды: 1)письма-поздравления; 2)письма-приглашения; 3)письма-извинения; 4)письма для выражения сожаления и соболезнования; 5)письма по случаю представления (при заочном знакомстве); 6)письма по случаю отъезда; 7)письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма); 8) благодарственные письма; 9) рекомендательные письма; 10)мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятни-ки и т. п.); 11)письма-открытки; 12)письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.); 13)письма для выражения отказа от какого-либо предложения; 14)письма для обращения в различные инстанции в частном порядке; 15)письма-резюме. Письма-поздравления - возможно, наиболее распространенный вид частных деловых писем. Как и в случае с письмами-просьбами (см. выше), это вызвано тем, что далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить коголибо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова «Поздравляю». Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ. Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям: а) день рождения адресата (в том числе дата основания организацииполучателя); б) государственные праздники; в) профессиональные праздники; г) назначение на более престижную должность; д) присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя); е) награждение (в том числе организации-получателя); 120 ж) выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.); з) заключение взаимовыгодных партнерских соглашений; и) годовщина сотрудничества (как правило, первая или «круглая»); к) выдающиеся (заметные) события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, промоция - окончание учебного заведения, защита диссертации, круглая годовщина свадьбы и т. п.). Письма-приглашения - второй по распространенности вид частных деловых писем. Приглашения имеют целью пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии. Следует иметь в виду, что письма-приглашения не принято направлять по пустяковым поводам. Исключение составляют случаи, когда по каким-то причинам адресата нельзя проинформировать иначе (если, к примеру, последний временно отсутствует). Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем (приглашаю)». Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Приглашение всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях - и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему). Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить свое участие в мероприятии (см. далее). Письма-извинения встречаются в повседневной деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно если принести извинения иным образом не представляется возможным. Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)...* Обращаем внимание читателей на то, что в данном случае следует прежде всего извиниться и лишь после этого объяснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не следует (это не принято). Вместо этого следует как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим. Письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования также используются в повседневной дело вой переписке в связи с не слишком радостными событиями. Обычно выражать соболезнования принято в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, друзей, коллег). Более подробно об этом будет сказано ниже. 121 Письменное выражение сочувствия предназначено для проявления дружеской поддержки в связи с менее трагическими событиями - например, по поводу несчастного случая, повлекшего за собой госпитализацию адресата, стихийного бедствия, затронувшего его благополучие, банкротства или иных крупных неприятностей в деятельности представляемой адресатом организации и т. п. Что касается выражения сожаления, то к этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом - например, при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Допустимо выражать сожаления и по менее значительным поводам. В любом случае подобным образом нельзя ухудшить взаимоотношения с адресатом - напротив, подобное послание будет воспринято вашим партнером с пониманием. Начинать подобные письма следует именно со слов: «Прошу Вас принять мои соболезнования...» или «Выражаю Вам свое искреннее сожаление...»Объяснение мотивов письменного обращения в этом случае отходит на второй план, но является обязательным. Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и (там, где это приемлемо) оптимизма. Письма по случаю представления являются незаменимыми при заочном знакомстве с адресатом. По сути, это эффективное средство для установления личных контактов с человеком, о котором автор письма располагает минимальной информацией, побуждающей его тем не менее к личному знакомству с адресатом. Такие письма следует начинать с краткого изложения обстоятельств, послуживших толчком для подготовки послания. Можно упомянуть об общих деловых интересах автора и адресата или о недавнем мероприятии, на котором они оба присутствовали, но не смогли пообщаться. Послание обычно завершает обращенная к адресату просьба ответить. Письмо по случаю представления всегда содержит визитную карточку автора, данную в качестве приложения. Письма по случаю отъезда представляют собой знак особого внимания со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Такое письмо обычно выполняет две функции - с его помощью автор выражает свою признательность адресату за оказанный прием и, во-вторых, приглашает его к продолжению контактов (сотрудничества). Верх вежливости - приглашение нанести ответный визит - при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон. Начало письма по случаю отъезда отличается чуть большей свободой выбора языковых средств. Оно может быть начато так: «Покидая Ваш гостеприимный город, я хотел бы выразить свою глубокую признательность...». Возможен и более короткий вариант: «Благодарю за оказанный прием. Прошу принять приглашение посетить...». К письму также может прилагаться визитная карточка автора. 122 Письма для поддержания контактов и взаимоотношений, или имиджевые письма, служат для укрепления деловых и личных связей между автором и адресатом. Иногда говорят, что эти письма служат лишь для заполнения вынужденных пауз в переписке и, по сути, являются «письмами ни о чем». На самом деле значение имиджевых писем трудно переоценить - ведь именно с их помощью вы можете засвидетельствовать адресату свое внимание без формального на то повода (делового или торжественного характера). Конечно, начиная имиджевое письмо, не следует тут же давать понять адресату, что его отправка являет собой для автора обычную рутину. Напротив, начало послания должно быть тесно связано с каким-либо позитивным событием, известным участникам деловой переписки. Здесь можно порекомендовать упомянуть об успешной сделке, ставшей возможной благодаря усилиям адресата, или о совместном участии автора и адресата в каком-либо неформальном мероприятии. Завершать имиджевое письмо следует выражением надежды на продолжение и укрепление контактов, развитие взаимовыгодного партнерства и т. п. Благодарственные письма пишутся с единственной целью - выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом которых стало получение автором (организациейотправителем) ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.). Другим случаем для формальной благодарности является выражение последней за поступившие ранее в адрес автора поздравления, соболезнования и т. п. Как и некоторые другие виды частных деловых писем, их следует начинать именно с выражения благодарности адресату (организации-получателю), например, так: Выражаю свою искреннюю благодарность...» или «Сердечно благодарю за...». Мотивация излагается после слов благодарности: «...в связи с...», «...по случаю...» и т. п. Следует подчеркнуть, что замена в благодарственном письме слова «благодарность» на «признательность» или «удовлетворение» не является равноценной. Рекомендательные письма - особый вид частных деловых писем. Фактически такое послание представляет собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Первое допустимо, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Второе - если автор намерен отрекомендовать адресату человека, которого тот знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком. Типичной формулировкой для начала развернутого рекомендательного письма служит, например, следующая: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам г-на (г-жу)...». После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемом. Отметим, что развернутая рекомендация не может быть «общей» - она должна содержать 123 описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого, с тем чтобы создать у адресата объективное впечатление об этом человеке. Мини-письма - письма-шаблоны, письма-маятники и т. п. - представляют собой малые эпистолярные формы. Отличительной особенностью мини-писем является значительная повторяемость (стандартность) их содержания, обусловленная, прежде всего, стремлением автора послания сэкономить время на его оформлении. Другой важной особенностью является наличие в структуре большинства таких писем пустого блока, предназначенного для оформления блиц-ответа адресата. Текст мини-писем обычно сводится к сжатому изложению сути дела, и в этом смысле свободен от соблюдения некоторых формальных правил написания деловых писем. Писать в подобном «телеграфном» стиле считается приемлемо адресатам, с которыми у автора мини-письма сложились тесные деловые или личные отношения, предполагающие понимание «с полуслова». Письма-открытки - еще одна специфическая малая эпистолярная форма. Она в наибольшей степени пригодна для ведения частной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых взаимоотношений ее участников. Письма-открытки рекомендуется использовать для кратких сообщений личного характера, преимущественно в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Такие письма всегда имеют обязательное оформление на открытке (почтовой карточке с видом). Кроме того, поскольку открытки принято отправлять по почте без конверта, при изложении содержания следует всячески воздерживаться от упоминания дел конфиденциального характера. Письма негативного содержания - это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п. (к указанным письмам не относятся письма для выражения формального отказа от какого-либо предложения, см. далее). Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания. Отметим, что в большинстве случаев они являются ответными (за исключением случаев выражения неодобрения или порицания действий адресата). Естественно, основная функция такого письма - это выражение негативного (отрицательного) отношения к определенным действиям. Однако не следует забывать о том, что сделать это можно по-разному. Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания. Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при том быть абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата. Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что...». Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключение 124 письма следует ободрить адресата - к примеру, порекомендовать ему обратиться за субсидией в иное банковское учреждение или к иному работодателю (в случае отказа в предоставлении вакансии). Уведомление об увольнении в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за работу. Более сложным является вариант письма для выражения негативного отношения (неодобрения) каких-либо действий, предпринятым адресатом, или каких-либо его намерений (в последнем случае речь должна идти, скорее, о предостережении последнего от реализации этих намерений). Главным достоинством подобного послания должна быть его убедительность, не оставляющая для адресата сомнений в искренности автора. Она пояснит адресату, что последний не мог поступить в данной ситуации иначе и потому обратился к нему с соответствующим письмом. Не рекомендуется выражать неодобрение в прямой форме - «Я не одобряю Ваших действий...». Для этого следует подобрать более дипломатичные, но при этом не менее действенные формулировки. Кроме того, адресату следует дать понять, что письменное обращение преследует цель уберечь его от совершения недостаточно обдуманных поступков. Эта мысль должна проходить через все содержание, что называется, «красной нитью» и еще раз подчеркиваться в конце послания. Письма для выражения согласия или отказа от какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой самостоятельный вид частного делового письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося в послании адресата, например, отказ от приглашения. Письма для выражения согласия или отказа пишутся только в тех случаях, когда об ответе просит сам адресат или это как минимум явно следует из содержания послания. К примеру, получив приглашение принять участие в каком-либо мероприятии от давнего делового партнера, следует ответить - положительно или отрицательно -на предложение во избежание возможных осложнений при дальнейших контактах с ним. Направляя письменное согласие, следует, несмотря на формальный характер послания, подчеркнуть его позитивное восприятие вами, например: «С удовлетворением сообщаю о своем согласии принять участие в...». Если речь идет о письменном отказе, не забудьте засвидетельствовать адресату свое сожаление по этому поводу, допустим, так: «Весьма сожалеем, но в связи с обстоятельствами временного характера мы вынуждены отказаться от Вашего любезного предложения о...». В конце послания следует в любом случае поблагодарить адресата за проявленное к вам внимание. Следует также помнить, что недостаточная расторопность автора может доставить адресату дополнительные хлопоты, связанные, в частности, с организацией того или иного мероприятия. Поэтому, получив подобное послание, не тяните с ответом. 125 Письма для обращения в различные инстанции в частном порядке содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действием или бездействием адресата (организации-получателя). Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Содержание таких писем подчинено двум целям - проинформировать о чем-либо адресата и побудить его определенным действиям. Начинать письмо следует краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать -выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативно-правовых актов, подтверждающие законность просьбы (требования) автора. Письма-резюме не следует отождествлять собственно с резюме (CV, или curriculum vitae - кратким жизнеописанием, в переводе с латинского), оформляемым при поиске вакансии. В известном смысле письмо-резюме сходно с письмом-презентацией (см. выше) с той лишь разницей, что основную часть его содержания составляет не описание достоинств товара или услуги, а самореклама профессиональных качеств самого автора. Письмо-резюме излагается так же, как и обычное письмо, то есть без рубрикации на пункты и оформления заголовка документа (как это принято для резюме). В то же время его содержание должно быть сформулировано и оформлено таким образом, чтобы адресат с первых строк оценил выгоду содержащегося в послании предложения. Иными словами, если вам есть что рассказать о себе, делайте это - но в сжатой, конкретной и стилистически удобной форме. Начните с изложения мотивов вашего обращения, а завершите указанием на контактную информацию: ваш номер телефона, адреса электронной почты или факса. 9.6. Контрольные вопросы 1. Что такое официально-деловой стиль? 2. Специфические черты официально-делового стиля? 3. Общие рекомендации по стилистическому оформлению делового письма? Краткая характеристика. 4. Категории деловых писем? 5. Виды официально-деловых писем? 6. Письма-сообщения. Краткая характеристика. 7. Письма-запросы. Краткая характеристика. 8. Цель и отличительная черта оферты? 9. Краткая характеристика сопроводительных писем. 10. Виды частных деловых писем? Краткая характеристика. 126 МОДУЛЬ 3. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТОВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 10. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 10.1. Функции отдела кадров Основная задача отдела кадров – работа с сотрудниками. Дополнительно ОК формирует отчетные формы для бухгалтерии и внешних организаций. Руководство Бухгалтерия Отдел кадров Органы статистики Пенсионный фонд Рисунок 15 - Основные исходящие документы Отдела кадров 1. Руководство. ОК должен предоставлять по требованию: - индивидуальные сведения по сотруднику; - списки сотрудников; - документацию о движении кадров; - составлять штатное расписание. 2. Бухгалтерия. ОК должен предоставлять по требованию: - приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске… - больничные листы. - табели учета рабочего времени. 3. Пенсионный фонд. ОК должен предоставлять по требованию: - документы, связанные с пенсионным фондом (страховые свидетельства, справки о смерти, заявления об обмене страхового свидетельства, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начислении страховых взносов). 4. Органы статистики. Руководство (приказы распоряжения) Отдел кадров Сотрудники (заявления, б/листы, трудовые книжки) Нормативные документы: ТК РФ; коллективные договоры; законы; классификаторы Рисунок 16 - Основные входящие документы Отдела кадров 127 10.2. Обязательные документы кадровой службы Документы по личному составу – это документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии). Кроме того, специалист кадровой службы совместно с руководством определяет, какие виды документов, которые регламентируют трудовые отношения в данной организации в соответствии с законами, необходимы. Эти документы носят название Локальные нормативные акты. Об их составе, обязательном для каждой организации, говорится в ТК РФ [например, статья 123 ТК РФ говорит о том, что очередность предоставления отпусков определяется в соответствии с графиком]. Некоторые локальные нормативные акты принимаются с учетом мнения представительного органа работников (профсоюзов), например, должностная инструкция; другие (штатное расписание, положения о подразделениях…) – без их участия. Новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) предоставлено организациям соответствующим постановлением Госкомстата России («Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999»). Однако вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия. Исключать реквизиты из унифицированных форм не допускается. Таблица 2 - Формы документов Наименование документа Приказ (распоряжение) о приеме на работу одного работника Приказ (распоряжение) о приеме на работу группы работников Личная карточка Личная карточка государственного (муниципального) служащего Штатное расписание Учетная карточка научного, научнопедагогического работника Номер формы Т-1 Т-1а Т-2 Т-2ГС (МС) Т-3 Т-4 128 Продолжение таблицы 2. Наименование документа Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу одного работника Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу группы работников Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска одному работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска группе работников График отпусков Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с одним работником (увольнении) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с несколькими работниками (увольнении) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Командировочное удостоверение Служебное задание и отчет о его выполнении Приказ о поощрении Табель учета рабочего времени Номер формы Т-5 Т-5а Т-6 Т-6а Т-7 Т-8 Т-8а Т-9 Т-9а Т-10 Т-10а Т-11 Т-13 Таблица 3 - Сроки хранения основных документов по личному составу Название документа Приказы по личному составу Записки, заменяющие приказы по личному составу Личные карточки, в т.ч. временные Личные дела работников Документация учета Трудовые книжки, дипломы, аттестаты… Трудовые договоры, не вошедшие в личные дела Список работников (платно-списочный состав) *ЭПК – экспертно-проверочная комиссия Срок хранения 75 лет (ЭПК*) 75 лет (ЭПК) 75 лет (ЭПК) Постоянно 75 лет (ЭПК) 75 лет До востребования (невостребованные не менее 50 лет) 75 лет (ЭПК) Постоянно 129 Штатное расписание разрабатывается для предприятий на основании использования комплекса нормативных документов: нормативы численности, нормативы обслуживания, норма численности. Разработке штатного расписания предшествует работа по проектированию организационной структуры управления предприятия. Как нормативный документ штатное расписание необходимо для нормального выполнения профсоюзом предприятия защитной функции. Индивидуальные условия оплаты труда по контракту не должны быть ниже предусмотренной коллективным договором. Поэтому в штатном расписании должна быть фиксирована та величина оплаты труда, ниже которой по контракту она не может быть. Однако, если учредители организации записью соответствующего положения в уставе и в учетной политике предприятия не обяжут ее вести штатное расписание, то вести его необязательно. Работники имеют право сравнить свою фактическую и нормируемую загрузку. Если, например, штатное расписание в подразделении предусматривает 6 человек, а работает 4, то может возникнуть желание потребовать у руководителя соответствующее повышение заработной платы за увеличение объёма работ. Если объём не изменился и вакансии не заполнены, возникает вопрос, как сказывается эта ситуация на работе предприятия. В штатное расписание могут вводиться только целые должностные единицы или 0,5 должностных единиц. При их расчёте цифры до 0,25 отбрасываются, а от 0,26 до 0,75 округляются до 0,5, свыше 0,75 - округляются до 1,0. В пределах численности наименований должностей, полагающихся предприятию могут вводиться должности работников меньшей квалификации за счёт должностей работников более высокой квалификации. Типовые штаты регулярно пересматриваются в соответствии с изменением организационно-технических условий. Поскольку в настоящее время нет документов, регламентирующих порядок внесения изменений в штатное расписание, то и делать это организация может самостоятельно, в любое время, с любой интенсивностью. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц. При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» количество неполных штатных единиц указывается в долях. Например: 0,25; 0,5; 2,75 и т.д. В соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность работы совместителя не может превышать 4 часов в день и 16 часов в неделю. Поскольку нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, то одного совместителя можно принимать на работу только на 0,4 ставки. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается месячная зарплата в рублях по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэф- 130 фициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации. В графах 6 - 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Внесенные в форму штатного расписания изменения упрощают его оформление. Вместо руководителей структурных подразделений теперь его подписывает наряду с главным бухгалтером только руководитель кадровой службы. Теперь не требуется указывать месячный фонд заработной платы, зато требуется указать период действия штатного расписания. Впрочем, если он не определен, достаточно в этой строке поставить прочерк. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается. Должностная инструкция (Д.И.). Определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями. Д.И. позволяет оценить работу сотрудника с позиции качества. В трудовом контракте не предусматриваются критерии оценки качества. Обязательно должны быть соблюдены все юридические формальности оформления документа. Разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковую должность. Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основе типовых и утверждаются руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Два этих документа используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Хранятся должностные инструкции три года после замены новыми. Подписывается руководителем структурного подразделения. Утверждается руководителем организации (его замом) – куратором соответствующего подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено такое право). Каждый работник должен быть ознакомлен с инструкцией либо после ее утверждения, либо при приеме на работу: на первом экземпляре работником проставляется виза ознакомления – С инструкцией ознакомлен (подпись, дата). Трудовой контракт (ТК). Разработка трудового контракта осуществляется в соответствии с разделом III ТК РФ. 131 Т.К. может заключаться: - на неопределенный срок (если не оговаривается срок действия); - на определенный срок не более 5 лет (срочный). Если ни одна из сторон не требует его расторжения в связи с окончанием срока, а работник продолжает трудиться на данном предприятии, то контракт считается заключенным на неопределенный срок; - также для упрощения отношений с работником можно заключить договор подряда, но юридически это очень трудоемкая работа. Вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами, либо со дня фактического допущения работника к работе. Если день начала работ не указан в Т.К., к ней приступают на следующий день после вступления Т.К. в силу. В Т.К. обязательно оговаривается наличие испытательного срока (ст. 70 ТК РФ). В это время обе стороны могут расторгнуть Т.К. Условия расторжения Т.К. во время испытательного срока Работодатель Работник Должен предупредить за 3 дня письменно с Должен предупредить за 3 дня указанием причины. Увольнение производится без учета мнения Имеет право обжаловать профсоюзов и без выплаты выходного по- увольнение в суде собия. В период испытательного срока на работников распространяются все положения федеральных законов, условия оплаты не могут быть хуже, чем по действующему законодательству. Приказы (распоряжения) по личному составу (П.Л.С.). П.Л.С. фиксируют сведения о кадрах: прием на работу, увольнение, поощрения и т.д. Являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, финансовые документы и т. д). Не имеют вводной части. При приеме на работу ключевым словом является: ПРИНЯТЬ. Для лиц, прошедших конкурс: ЗАЧИСЛИТЬ. При оформлении руководящего состава: НАЗНАЧИТЬ. П.Л.С. о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет. Все остальные – не более 3-х. У простых приказов заголовок может быть следующим: «О приеме на работу». У сложных – «По личному составу». Номер приказа П.Л.С. имеет буквенно-цифровое обозначение: № 56-к. Каждый пункт должен иметь обоснование (заявление, контракт, распоряжение и т. д.) П.Л.С. доводится до сведения работника под расписку. В П.Л.С. Имя и отчество пишутся полностью, фамилия записывается заглавными буквами. 132 Благодарность и взыскания идут отдельными приказами. Формируются П.Л.С. за один календарный год. В отдельные дела подшиваются приказы об отпусках; в отдельное – о взысканиях; в отдельное – о командировках вместе со всеми сопутствующими документами. С приказа снимается две копии – для личного дела и в бухгалтерию. обе копии заверяются (реквизит «Отметка и заверении копий»). Первые экземпляры приказов о приеме, переводе, увольнении и изменении фамилий подшиваются в отдельное дело («Приказы по личному составу»). П.Л.С. вступают в силу с момента их подписания, но бывают приказы со своими сроками (например, приказ подписан 25 января, а работник назначается на должность с 1 февраля). Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Приказ применяется для оформления и учета работников, принимаемых на работу по трудовому договору. Форма №Т-1 заполняется на одного работника, а форма №Т-1а на группу работников. Приказ составляется на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по...» не заполняется. РЕЗЮМЕ Заявление + Трудовой конПриказ о приеме на рабо- Заведение трудовой книжки (запись в старой) Заведение личного дела (по усмотрению организации) Заведение личной карточки Открытие лицевого счета по заработной плате Рисунок 17 - Схема оформления документов при поступлении на работу Документы, которые кадровик обязан (может) потребовать от поступающего на работу (ст. 65 ТК РФ): 133 1. ПАСПОРТ или иной документ, удостоверяющий личность. В Российской Федерации такими документами являются: свидетельство о рождении (для граждан до 14 лет); заграничный паспорт (для постоянно проживающих за границей); военный билет (для офицеров, прапорщиков, мичманов); удостоверение личности (для солдат, матросов, сержантов, старшин, проходящих службу по контракту); справка об освобождении из заключения (на небольшой срок; также должен быть паспорт, трудовая книжка и пенсионное удостоверение); удостоверение беженца; свидетельство регистрации ходатайства о признании статуса беженца; свидетельство о предоставлении временного убежища; временное удостоверение личности при утере паспорта (2 месяца). 2. ТРУДОВАЯ КНИЖКА, если сотрудник работал раньше. СВИДЕТЕЛЬСТВО ГОСУДАРСТВЕННОГО 3. СТРАХОВОЕ ПЕНСИОННОГО СТРАХОВАНИЯ Номер этого документа передается в территориальный орган Пенсионного фонда. Если договор о найме на работу заключается впервые, документ оформляется работодателем, который в 2-х недельный срок с момента приема на работу представляет в Пенсионный фонд анкету на работника, заверенную его личной подписью. Анкета застрахованного лица содержит следующие реквизиты: № анкеты Дата составления Фамилия, Имя, Отчество Пол Место рождения Адрес регистрации Адрес проживания фактический (если он отличается от адреса регистрационного) Паспорт Телефон Пенсионный фонд в течение 3-х недель открывает лицевой счет и оформляет свидетельство. Он направляет в организацию карточку пенсионного страхования и сопроводительную ведомость. Этот документ хранится только у работника. 4. ДОКУМЕНТЫ ВОИНСКОГО УЧЕТА Воинский учет осуществляется по личной карточке формы Т-2, раздел II. Основные документы для заполнения данного раздела: военный билет (для тех, кто в запасе); удостоверение подлежащего призыву; Воинскому учету подлежат: мужчины, годные по состоянию здоровья, с 18 лет; женщины, годные по состоянию здоровья и имеющие определенные специальности. 134 Отдел кадров обязан при приме на работу: проверить наличие соответствующих документов. При их приме выдается расписка; устанавливать , состоит ли принимаемый на воинском учете; направлять на постановку на воинский учет; сверять не реже 1 раза в год сведения о воинском учете в личных карточках с документами военкоматов… В личных карточках того, кто достиг предельного возраста или признается негодным, делается отметка «Снят с воинского учета по_______». Организация не может отказать в приме на работу из-за отсутствия документов воинского учета. Но она обязана сообщить об этом военкоматам, если примет человека на работу. 5. ДОКУМЕНТЫ ОБ ОБРАЗОВАНИИ, квалификации или наличии специальных знаний. Требования, которые предъявляются к той или иной профессии можно найти в Единых тарифно-квалификационных справочниках. В Российской Федерации приняты следующие образовательные уровни (цензы): Образовательный ценз I Основное общее образование II Среднее полное общее образование Итоговый документ аттестат, выпускник IX класса аттестат, выпускник XI (XII) класса. Обучающимся IX, X, XI (XII) классов, не сдавшим экзамены или не допущенным к ним выдается справка III Начальное профессио- диплом или свидетельство нальное образование IV Среднее профессио- диплом или академическая справка, если обунальное образование чение было не закончено V Высшее профессиональ- диплом или академическая справка о неполном ное образование высшем образованнее (только с 3 курса) VI Послевузовское профес- Диплом кандидата или доктора наук или сиональное образование справка о не завершении освоения программы. Кроме того, могут быть: удостоверение о повышении квалификации (от 72 до 100 часов); свидетельство о повышении квалификации (свыше 100 часов); диплом о профессиональной переподготовке (свыше 500 часов); диплом о присвоении квалификации (свыше 1000 часов). 6. МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. Обязательному медицинскому освидетельствованию подлежат лица до 18 лет. Кроме того, медицинский осмотр обя- 135 зателен для определенных категорий работников в соответствии со ст. 69 и 213 ТК РФ. ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) О ПЕРЕВОДЕ РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ. Приказы по форме № Т-5 и № Т-5а (заполняется при переводе нескольких работников) применяются для оформления и учета перевода работников на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией. При оформлении приказа указываются вид и причина перевода; оклад; длительность (если временно); подразделение. Для перевода требуется письменное согласие работника, оформляемое в виде изменения трудового договора. Измененный трудовой договор и будет являться основанием для издания приказа о переводе. В случае если трудовой договор с работником не заключался (это не требовалось до 06.10.1992) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. Именно эта дополнительная строка отличает новую форму от старой формы. Заявление + новый трудовой контракт Приказ о переводе Запись в трудовой книжки Запись в личном деле Запись в личной карточки Запись в лицевом счете по заработной плате Рисунок 18 - Схема оформления документов при перемещении ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА РАБОТНИКУ. (ч. III, гл. 19 ТК РФ). График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Он должен быть подписан руководителем ОК и утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии), причем согласования с ним не требуется. Необходимо лишь учесть его мнение, указав дату и номер протокола заседания, на котором профсоюз обсуждал этот вопрос. Подписывать новую форму графика от- 136 пусков руководители структурных подразделений не обязаны. Теперь это делает теперь только руководитель кадровой службы. Хранится график 1 год по окончании срока действия. Перенос срока отпуска на следующий рабочий год допускается только по инициативе работодателя с согласия работника. Такой перенос должен быть оформлен приказом по организации (ст. 124 ТК РФ). Порядок переноса отпуска в пределах текущего рабочего года Трудовым кодексом РФ не урегулирован. Это означает, что он должен происходить по договоренности сторон. Перенос отпуска в этом случае производится на основании заявления работника с визой руководителя, после чего в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Работник по соглашению с администрацией может использовать оплачиваемый (а так же любой другой) отпуск по частям (количество частей законом не ограничено), при условии, что хотя бы одна из этих частей должна быть не менее 14 дней. В исключительных случаях с согласия работника отпуск может переноситься на другой год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. Если в графике точно указывается дата начала (и окончания) отпуска заявление работника на отпуск не нужно. Не допускается отзыв из отпуска работников до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на вредных производствах. Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Остается нерешенным вопрос с включением в график отпусков лиц, которые приняты на работу уже после его утверждения. По нашему мнению, вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить дополнительные данные в график отпусков. Специального распорядительного акта для разработки графиков отпусков не требуется, но документ о разработке графика имеет смысл издавать в тех организациях, где взаимодействие между ОК и структурными подразделениями осуществляется только при приеме или увольнении работников. 137 Образец Название организации УКАЗАНИЕ 11.12.2010 № 14 О графике отпусков Для составления графика отпусков на 2011 год ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений предоставить в ОК до «14» декабря 2010 г. Списки работников с указанием срока очередного отпуска в 2011 г. 2. Начальнику ОК составить сводный график отпусков работников предприятия на 2011 г. И представить его на утверждение директору до 18 декабря 2010 г. График обязателен. Это локальный нормативный акт, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Из подразделений он идет в ОК, где корректируется и сводится в единый график. В графиках отпусков структурных подразделений желательно иметь графу «Подпись работника». При составлении графика необходимо учитывать пожелания работника и действующее законодательство. Ежегодный основной отпуск работника составляет 28 календарных дней. Продолжительность отпуска оговаривается в трудовом контракте. Продолжительность дополнительного отпуска установлена следующими документами: Постановлением Правительства РФ от 06.03.1996 г. № 242. Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 г. № 949. Что бы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30 % работников. Иногда это может быть и 50 % (например, в районах Крайнего Севера). Иногда бывают «коллективные отпуска» (например, образовательные учреждения). Необходимо предусмотреть очередность ухода в отпуск руководящего состава. В период отпусков должно оставаться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. 138 Т.к. график отпусков является для бухгалтерии документом, на основании которого производится выплата отпускных, необходимо оформлять его по унифицированной форме Т-7, исходя из норм Федерального Закона «О бухгалтерском учете». Для оформления и учета отпусков применяются приказы по форме № Т-6 и № Т-6а. Они подписываются руководителем организации и объявляются работнику под расписку. ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) О ПРЕКРАЩЕНИИ (РАСТОРЖЕНИИ) ТРУДОВОГО ДОГОВОРА С РАБОТНИКОМ (УВОЛЬНЕНИИ) Заявление (при увольнении по инициативе работника) за 2 недели до увольнения Приказ об увольнении Запись в трудовой книжки Запись в личном деле Запись в личной карточки Закрытие лицевого счета по заработной плате Рисунок 19 - Схема оформления документов при увольнении Приказы по форме № Т-8 и № Т-8а (при увольнении нескольких работников) применяются для оформления и учета увольнения работников. В строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ. Согласно п. 15 постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225) при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением пунктов 4 и 10 этой статьи), запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ (п. 16 Постановления № 225). При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (п. 17 Постановления № 225). В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого происходит увольнение, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы). 139 При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу прилагается мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии). Нововведение одно: фразе «Уволить» теперь предшествует формулировка «Прекратить действие трудового договора». Образец Открытое акционерное общество «Спектр» __Иванову Игорю Ильичу___ фамилия, имя отчество __заместителю генерального_ профессия, должность, специальность директора структурное подразделение __ УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый Иванов Игорь Ильич! В соответствии с требованием пункта 1 статьи 79 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о том, что 23 июня 2005 года с Вами будет расторгнут трудовой договор № 14 от 22 июня 2004 года в связи с истечением срока его действия (по пункту 2 статьи 77 Трудового кодекса РФ) Начальник отдела кадров С уведомлением ознакомлен(а) М.Н.Казаков подпись работника И.И.Иванов_ расшифровка подписи 140 Образец Открытое акционерное общество «Спектр» АКТ 28.26.2005 № 1212 Москва Об отказе от подписания уведомления о расторжении трудового договора в связи с истечением срока его действия ___10-00___ время составления Я, Начальник отдела кадров ОАО «Спектр» Казакова М.Н., в присутствии: Захаренкова Н.В. – водителя автопогрузчика цеха №3** Ф.И.О, должность, специальность, структурное подразделение Саулина С.П. – загрузчика-выгрузчика цеха №4 Ф.И.О, должность, специальность, структурное подразделение Составили настоящий акт о том, что работник Румянцева Ольга Петровна Ф.И.О главный бухгалтер должность, профессия, специальность отказался(ась) в нашем присутствии ознакомится с уведомлением о расторжении трудового договора в связи с истечением срока трудового договора и подписать его. Присутствующие: _____________ __Н.В. Захаренков__ подпись расшифровка подписи _____________ ____С.П. Саулин____ подпись С актом ознакомлен(а) _____________ подпись работника расшифровка подписи ___________________ расшифровка подписи «__» __________200__г. От подписи об ознакомлении с актом Румянцева О.П. отказалась. _____________ __Н.В. Захаренков__ подпись расшифровка подписи _____________ ____С.П. Саулин____ подпись Акт составил(а) _____________ подпись расшифровка подписи _М.Н. Казакова___ расшифровка подписи ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ. Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, после чего утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. На основании служебного задания издаются приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и № Т-9а (для нескольких работников). В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, цель, время и место командировки. 141 При необходимости указываются другие условия направления в командировку. Минфин России в своем письме от 06.12.2002 № 16-00-16/158 высказал мнение, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Направить работника в командировку можно и без издания приказа, оформив только командировочное удостоверение. Командируемому работнику выдается командировочное удостоверение (форма № Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия 'В пункты назначения и время убытия из них). Оно выписывается в одном экземпляре. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Следует обратить внимание на то, что количество календарных дней нахождения в командировке указывается в командировочном удостоверении без учета времени нахождения к пути. Время нахождения в пути теперь определяется по служебному заданию, для чего в графе 7 указывается общая продолжительность командировки, а в графе 8 - ее продолжительность, не считая времени в пути. В том случае, если время в пути приходится на выходные дни, работодатель должен предоставить работнику отдых соответствующей продолжительности в другой день или оплатить это время, как работу в выходной день, в двойном размере. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию. 10.3. Контрольные вопросы 1. Перечислить основные исходные документы отдела кадров? 2. Краткая характеристика документов, предоставляемых отделом кадров в бухгалтерию. 3. Перечислить основные входящие документы отдела кадров? 4. Краткая характеристика документов по личному составу? 5. Локальные нормативные акты? 6. Какими документами утверждаются новые унифицированные формы первичной учетной документации? 7. Перечислить формы документов и какие документы к ним относятся? 8. Сколько хранятся трудовые книжки, дипломы и аттестаты? 9. Что такое «штатное расписание»? Краткая характеристика. 10. Что обязан сделать отдел кадров при приеме на работу? 142 11. ТРУДОВАЯ КНИЖКА С 1 января 2004 г. введена Трудовая книжка (Тр.К.) нового образца (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»). Они должны оформляться на лиц, по контракту впервые поступивших на работу после 31.12.2003 г. Тр.К., выданные до этого срока действительны и не требуют замены. Тр.К. заводятся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней, если работа для них является основной. Оформляется на всех рабочих и служащих, проработавших свыше пяти дней. Оформляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу в присутствии работника. При увольнении – в день увольнения делается запись и выдается работнику, после издания приказа. Порядок ведения Тр.К. изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». При оформлении работнику Тр.К. с него взимается плата, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Стоимость испорченного, по вине работодателя, бланка оплачивается организацией. Правила заполнения. Новые требования заполнения Тр.К. введены в действие с 30.11.2003 г. В Тр.К. вносятся сведения о: - работнике; - выполняемой работе; - переводе на другую постоянную работу; - награждениях; - увольнении. (Документы, на основании которых делаются эти записи, рассматривались выше). При заполнении Тр.К. необходимо соблюдать следующие требования: - даты пишутся только арабскими цифрами. - сокращения не допускаются (например, «пр.» вместо «приказ»). - записи ведутся на государственном языке РФ, а на территории республик и на языке данной республики. - зачеркивания ранее внесенных сведений не допускаются. При ошибочных записях делается запись за следующим порядковым номером: «Запись за № таким-то недействительна» и делается правильная запись. При неправильной записи об увольнении или переводе работник имеет право письменно потребовать дубликат Тр.К. без неправильной записи. В этом случае на оригинале пишется «Выдан дубликат №____, серия____»; - оформление на работу проводится в присутствии работника, который своей подписью удостоверяет правильность заполнения; - титульный лист подписывает лицо, на которое возложена ответственность по выдаче и ведению Тр.К., подпись делается разборчиво. - на первом листе ставится печать организации или кадровой службы. 143 Внесение изменений в сведения о работнике. Все сведения заполняются на основании документов. Изменения вносятся также на основании документов (прежнее зачеркивается одной чертой, сверху пишутся новые данные, например, новая фамилия). На внутренней стороне обложки делаются ссылки на документы (их название, номер и дату) и заверяются подписью и печатью. Если организация, сделавшая неправильную запись ликвидирована, исправления делает организация-правопреемник, а при ее отсутствии – вышестоящая инстанция. Изменения о профессии, образовании и т.п. вносятся путем новых записей без зачеркиваний, через запятую. Дубликат. Организация обязана выдать дубликат, если: 1. Тр.К. работником утрачена. При потере Тр.К. необходимо заявить об этом администрации. Дубликат выдается не позднее, чем через 15 дней со дня подачи заявления. В книжку вносятся записи по месту последней работы на основании приказов. Если стаж шел до этого, общий стаж записывается суммарно (без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы, должность, дата увольнения. Указывается документ, на основании которого сделана запись. Если документы не содержат полных сведений, вносятся только имеющиеся. Оригиналы документов, подтверждающие стаж, после снятия копий и заверения возвращаются владельцу. 2. Если Тр.К. пришла в негодность (испачкана). Дубликат выдается на последнем месте работы, а книжка возвращается работнику. 3. В Тр.К. есть запись об увольнении или переводе, признанная недействительной. Дубликат выдается по последнему месту работы на основании заявления работника. При этом воспроизводятся все сделанные заранее записи, кроме неправильной. Сведения о работе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» пишется полное и сокращенное наименование организации, структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии (в соответствии со штатным расписанием). Эта запись делается не позднее недельного срока. Все перемещения, повышения разрядов, классов, категорий отмечается. Сведения о профессии заполняются в том случае, если работа, которую будет выполнять работник, связана с имеющей у него профессией. Запись об образовании осуществляется только на основании надлежащего документа. Если нет никакого образования, графа остается незаполненной. Также отмечается время военной службы, службы в органах внутренних дел и таможне; и время обучения на курсах и школах повышения квалификации. По желанию работника по основному месту работы может быть сделана запись о совместительстве отдельной строкой и об увольнении с работы по совместительству на основании документов. При отбывании наказания без лишения свободы вносится по месту запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Ст. 62 ТК РФ 144 Если в Тр.К. заполнены все страницы, ее дополняют вкладышем. Его объем: раздел «Сведения о работе» - 9 разворотов; «Сведения о награждении» 8 разворотов. Без Тр.К. вкладыш недействителен. На титульном листе Тр.К. ставят штамп «Выдан вкладыш» и указывают его серию и №; потом вшивают в Тр.К. Награждения. Эти сведения обязательны: сведения о награждении государственными наградами, почетные звания, почетные грамоты, знаки, дипломы и т.д. Они вносятся в течение недели с момента награждения. Не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы и регулярные выплаты. Взыскания в Тр.К. не вносятся. Увольнение. (ч. III, гл. 13 ТК РФ). Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено, например Законом или ТК РФ. Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения и точно соответствовать формулировкам ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на пункты и статьи (например, п. 3, ст. 77 «По собственному желанию»). После записи об увольнении ставится подпись лица, ответственного за ведение Тр.К. и печать организации, а так же подпись самого работника. Работник расписывается в личной карточке Т-2, а при получении на руки Тр.К. – и в книге учета движения трудовых книжек. В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ (Например: «Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника, ст. 80 ТК РФ»), ставится подпись должностного лица и печать фирмы. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ). Образец заполнения Дата № записи 1 число месяц 2 год Сведения о приеме на работу, о пере- На основании чего водах на другую работу и об увольне- внесена запись (донии (с указанием причин и со ссыл- кумент, его дата и кой на статью, пункт закона) номер) 3 ОАО "Орбита" Принята на должность менеджера в отдел маркетинга 4 Приказ от 07.10.94 №12-к Приказ от 01. 03.95 №8-к 1 09 10 1994 2 03 03 1995 Переведена на должность начальника отдела маркетинга 3 07 03 2002 Уволена по истечении срока трудово- Приказ от 07.03.2002 го договора, п. 2 ст. 58ТКРФ № 8-к Инспектор по персоналу Подпись Печать И.И. Петрова 145 При задержке выдачи Тр.К. по вине администрации работнику выплачивают средний заработок за время вынужденного прогула. Издается новый приказ об увольнении, т.к. днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за Т.К. либо дать согласие на отправление ее по почте (это допускается только с согласия работника). В случае смерти работника Тр.К. выдается родственникам по их требованию. Работник получает Тр.К. расписывается в личной карточке и в книге учета. 11.1. Учет трудовых книжек и вкладышей Книгу учета, в которой регистрируются все Тр.К., принятые от работников при приеме на работу и выданные работникам впервые, ведет Отдел кадров. Она нумеруется, прошнуровывается и заверяется подписью директора и сургучной печатью или пломбой. В бухгалтерии ведется приходно-расходная книга по учету бланков Тр.К. и вкладышей. Бланки Тр.К. хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за их ведение по его заявке. Оно обязано каждый месяц предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков, о суммах, полученных за оформление в произвольной форме. Работник может сам купить бланк Тр.К. в магазине. Можно так же вычесть стоимость бланка Тр.К. из заработной платы работника на основании его заявления. Испорченные книжки подлежат уничтожению, о чем составляется акт в произвольной форме. С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000). 11.2. Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек Приказом по предприятию назначается лицо, ответственное за ведение, учет, хранение и выдачу Тр.К. За невыполнение данных обязанностей может быть наложено дисциплинарное взыскание (замечание, выговор или увольнение). За нарушение порядка ведения Тр.К. на руководителя организации или кадровой службы может быть наложен административный штраф государственным инспектором труда в размере от 5 до 50 МРОТ. Если такие нарушение уже имели место ранее, то руководитель может быть дисквалифицирован судом 146 на срок от 1 года до 3 лет. Но такому наказанию не может быть подвергнут работник, отвечающий за ведение и хранение Тр.Кн., т.к. он не наделен организационно-распорядительными функциями (только руководитель организации). 11.3. Контрольные вопросы 1. Какие сведения вносятся в трудовую книжку? 2. Требования, которые следует соблюдать при заполнении трудовой книжки? 3. Внесение изменений в сведения о работе? Краткая характеристика. 4. В течении какого срока выдается дубликат трудовой книжки? 5. Краткая характеристика «Сведения о работе»? 6. Что не записывается в раздел « Награждения»? 7. Что нужно сделать отделу кадров если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно? 8. Как осуществляется учет трудовой книжки? 9. Сколько хранятся невостребованные трудовые книжки? 10. Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовой книжки? 12. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА И ЛИЧНОЕ ДЕЛО Заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения). Является основным обязательным учетным документом, относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. На государственных (муниципальных) служащих оформляется личная карточка (Л.К.) формы Т-2ГС (Т-2МС), а на научных и научно-педагогических работников наряду с Т-2 заполняется Т-4. Личная карточка заполняется на основании: приказа о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж – это могут быть трудовые договоры, заключаемые с индивидуальным предпринимателем, и выписки из приказов об увольнении с такой работы. страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником. 147 Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, занимающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работ работника кедровой службы. 1 июля 2004 г. закончился срок действия паспортов граждан СССР (п. 2 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца блинка и описания паспорта гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от. 08.07.1997 № 828, поэтому этой дате в личных карточках работников должны стоять данные новых паспортов РФ или иных иностранных государств. Исключение составляют паспорта граждан СССР, принадлежащие; - иностранным гражданам, имевшим гражданство СССР, прибывшим в РФ из государств, входивших в состав СССР, и зарегистрированным по месту жительства в РФ по состоянию на 01.07.2002 для постоянного проживания в РФ; — лицам без гражданства, имевшим гражданство СССР, прибывшим в РФ из государств, входивших в состав СССР, зарегистрированным в РФ по состоянию на 01.11.2002 либо получившим разрешение на временное проживание в РФ. Их паспорта гражданина СССР действительны до 01.01.2006 (Постановление Правительства РФ от 04.12.2003 № 731). Заполняется Л.К. в одном экземпляре. Хранится 75 лет. Ставится в алфавитную картотеку. При автоматизированной системе карточка может распечатываться (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке, а затем уже подшиваются в дело. Оформление. Обязательно заполняются зоны кодирования информации в соответствии с классификаторами: ОКИН – ОК информации о населении; ОКАТО – ОК административно-территориальных объектов; ОКСО – ОК специальностей по образованию; ОКПДТР – ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. 12.1. Разделы личной карточки. Название организации указывается полное и сокращенное (по Уставу). Табельный номер присваивается работнику и не меняется до увольнения. Он не должен превышать 6 цифр. Повторное использование номера допускается не ранее, чем через 3 года после увольнения работника. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. 148 Фамилия пишется по возможности у левого края, чтобы можно было внести изменения. Дата рождения пишется полностью: 15 мая 1980 года. В графе для кодировки пишется 15.05.198 Место рождения – указываются районы и области в родительном падеже без запятых. Сокращения – общепринятые: Город – г. Деревня – дер. Край – кр. Округ – окр. Область – обл. Поселок – пос. Район – рн. Станция – ст. Код по ОКАТО. В новой форме карточки не указывается место жительства по паспорту, а только паспортные данные, дату регистрации по месту жительства. Гражданство пишется полностью, код по ОКИН: Гражданин Российской Федерации – 1; Гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2; Иностранный гражданин – 3; Лицо без гражданства – 4. Степень владения языком (название языка указывается полностью, проставляется код по ОКИН): Читаю и перевожу со словарем – 1; Читаю и могу объясняться – 2; Владею свободно – 3. Образование по ОКИН, например, начальное общее образование – 02 или высшее образование – 18. Если работник продолжает обучение, необходимо указать, на каком курсе он учится. Квалификация по диплому указывается следующим образом: а) для высших учебных заведения: бакалавр (направление) магистр (направление) специалист (специальность) б) для средних учебных заведений: техник товаровед менеджер Профессия указывается на основании штатного расписания и приказа. Код берется по ОКПДТР. Дополнительной считается та профессия, которая не совпадает с основной, но представляет интерес для организации. Стаж считается на основании трудовой книжки и иных документов. Состояние в браке указывается по ОКИН: Никогда не состоял в браке – 1; Состоит в зарегистрированном браке – 2; Состоит в незарегистрированном браке – 3; Вдовец – 4; Разведен – 5; Разошелся – 6. Раздел II. Воинский учет. Данная графа заполняется на основании: 149 - военного билета (для пребывающих в запасе); - удостоверения гражданина, подлежащего призыву. Пункты 1. «Категории запаса» 2. «Воинское звание» 3. «Состав (профиль») 4. «Полное кодовое обозначение ВУС(военноучетная специальность» 5. «Категория годности к военной службе» Граждане, пребывающие в запасе Граждане, подлежащие призыву На офицеров запаса не заполняется. На ос- Не заполняется тальных – в соответствии с военным билетом (графа «Категория учета») Проставляется в соответствии с записью о Делается запись «Подвоенном билете лежит призыву» В соответствии с записью в военном билете Не заполняется («медицинский», или «солдаты»…) В соответствии с записью в военном билете Не заполняется («021101» или «113194А») Записывается следующими буквами: А – годные к военной службе; Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями В – ограниченно годные к военной службе; Г – временно не годные к военной службе; Д – не годные к военной службе При отсутствии записей в документах ставится буква «А». Проставляется в соответствии с последней записью или штампом в: военном билете удостоверении 6. «Наименование военного комиссариата по месту жительства» 7. «Состоит на воинском Строка а) – в случае мобилизационного Не заполняется учете» (Заполняется про- предписания; Строка б) – на тех, кто забронирован за орстым карандашом) ганизацией на период мобилизации 8. «Отметка о снятии с Строка а) – в случае мобилизационного воинского учета» предписания; Строка б) – на тех, кто забронирован за организацией на период мобилизации Делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья» С каждой записью в разделе III администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе. Сведения о работе. Заполняется на основании приказов о приеме на работу и переводе. Поощрения, награды и взыскания. Наименования поощрений указывается в соответствии со ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или Правилами внутреннего трудового распорядка. Здесь же записываются почетные звания работников. Пример Наименование награды (поощрения) наименование Благодарность Занесение на Доску почета ОАО «Зенит» приказ приказ Документ номер 80-к 129-к дата 16.02.2004 18.12.2004 150 Этот раздел можно дополнить специальной графой «Мотив награждения» [4]: Пример Наименование награды (поощрения) Мотив награждения (поощрения) Документ номер наименование Благодарность Образцовое выполнение трудо- приказ вых обязанностей Занесение на Доску почета Достижение высоких производ- приказ ОАО «Зенит» ственных показателей дата 80-к 16.02.2004 129-к 18.12.2004 Для сквозного (общего) учета всех поощрения можно вести специальный журнал (книгу), который также будет включать раздел для фиксации взысканий. Журнал-книга учета поощрений и взысканий № п/п 1 … 14 15 16 … Фамилия, имя отчество. Должность, профессия, специальность. Структурное подразделение 2 … Сергеев Александр Петрович, заместитель начальника плановоэкономического отдела Романова Ольга Васильевна, старший экономист Воронов Алексей Петрович, станочник цеха №3 … Раздел 1. Поощрения Вид Мотив поощрения поощрения Приказ (распоряжение о поощрении) Номер. Дата 3 … награждение Почётной грамотой ООО «Фокус» 4 … значительный вклад в развитие организации и безупречный труд 5 … № 340-к от 12.04.2005 объявление благодарности занесение на Доску почёта ООО «Фокус» … многолетняя безупречная работа достижение высоких производственных показателей … № 391-к от 25.05.2005 № 480-к от 13.06.2005 … Раздел 2. Дисциплинарные высказывания № п/п 1 … 9 10 … Фамилия, имя отчество. Должность, профессия, специальность. Структурное подразделение 2 … Зимина Инна Семёновна, кассир расчётнокассового узла Смирнов Петр Иванович, грузчик склада №2 … Вид взыскания Основание применения взыскания Приказ (распоряжение) о поощрении Номер. Дата 3 … замечание 4 … опоздание 5 … № 456-к от 08.06.2004 выговор появление на работе в состоянии алкогольного опьянения … № 492-к от 23.06.2005 … … Отметки о действии взыскания 6 … погашено 08.06.2005 … Отпуск. Идет учет всех видов отпусков в период работы. Льготы. Переносятся из трудового договора. Дополнительные сведения. Это могут быть сведения о заочной и вечерней формах обучения, инвалидности и т.д. 151 На карточке формы Т-4 к основным сведениям добавляются ученая степень, отрасль науки, название диссертационного Совета, дата защиты, ученое звание, научная специальность, кафедра по кодам ОКИН и ОКСО, научнопедагогический стаж, список научных трудов, изобретения. Личная карточка подписывается работником и проставляется дата. 12.2. Личное дело Личное дело (Л.Д.) - это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже. Ведется в 1 экземпляре. Оформляется после издания приказа (распоряжения) о приме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативными актами, поэтому по-разному решаются вопросы их ведения. Одни организации заводят Л.Д. на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов (гл. бухгалтер, гл. инженер, гл. энергетик и т.д.) В начале личного дела помещают документы, необходимые для приема на работу. Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу, конечная – дата увольнения. Изъятие документов из Л.Д. допускается только с разрешения руководителя организации. Вместо него вкладывается справка, составленная кадровиком, где указывается, когда, кем, для чего, на какой срок изъят документ. Л.Д. может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. Выдача учитывается в контрольной карточке, поставленной на место Л.Д.: куда, кому, когда, подпись. При возвращении в карточке указывается дата возвращения, и она вкладывается в дело. Л.Д. учитывают в Журнале учета личных дел. При увольнении номер дела используется для Л.Д. вновь принятого работника. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел. Составляется акт. Хранятся личные дела по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранятся дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников в конце года сдаются в архив организации или междуведомственный по личному составу. Для передачи дел в архив все листы нумеруются черным карандашом или нумератором в правом верхнем углу арабскими цифрами. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Каждое Л.Д. формируют в отдельную папку. На обложке пишут номер дела, Ф.И.О. работника в родительном падеже, дату поступления. В Л.Д. рекомендуется включать следующие документы: 1. Внутренняя опись документов дела. 152 Наименование организации ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 00.00.0000 № 00 Документов дела № 00 №№ п/п № документа Дата документа Заголовок документа №№ листов Примечания Итого _________________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи_________________________________ (цифрами и прописью) 2. Анкета или личный листок по учету кадров – это перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется от руки работником при поступлении на работу, без сокращений и исправлений на основании личных документов: паспорта, трудовой книжки и т.д. Наименование графы «Образование» «Выполняемая работа» «Семейное положение» Сведения по документу об образовании сведения из трудовой книжки семейное положение и все проживающие вместе родственники (Ф.И.О., дата рождения, род занятий) Анкета аналогична личному листку, в нее можно вносить дополнительные сведения. Ее подписывает работник и кадровик. К ней прилагается фото и заверенные копии документов об образовании. В дополнении к анкете указываются все изменения, подтвержденные соответствующими документами. 3. Характеристика или рекомендации. 4. Автобиография (пишется собственноручно работником в произвольной форме в 1 экз.) или резюме. 5. Приказы (копии) только о приеме на работу. 6. Документы об образовании (копии). 153 7. Документы об утверждении в должности (копии) помещаются в личные дела руководителей организации (например, протоколы заседания Совета директоров). 8. Списки изобретений, научных трудов. 9. Трудовой договор. 10. Документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных. 12.3. Контрольные вопросы 1. Что такое «личная карточка»? 2. На каких основаниях она заполняется? 3. Хранение личных карточек? 4. Как оформляются личные карточки? 5. Перечислите разделы личной карточки. 6. Личное дело-это…? 7. Как оформляется личное дело и порядок работы с ним? 8. Хранение личных дел? 9. Какие документы включаются в личное дело? 10. Где учитываются личные дела? 154 МОДУЛЬ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ 13.1. Организационное построение службы делопроизводства Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: снизить стоимость делопроизводственных операций; улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; использовать прогрессивные и производительные технические средства; обеспечить единство организационного и методического руководства. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печата- 155 ние документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарьреферент руководителя. Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1). С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. прилож. 1.2). 13.2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства. Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы: • общие положения; • основные функции и задачи; • обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя); • организация работы; • управление подразделением. Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями. 156 При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости – сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы. Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3). Инструкция состоит из следующих разделов. Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя – регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности. Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.). Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ. Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций. Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д. Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства. 157 13.3. Организация документооборота (общие положения) 1. Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. 2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.). По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, – отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения – внутренняя документация. 3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда. При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям. Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа. 4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учрежде- 158 нии, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на рисунке 20. Руководство организации Руководство структурных подразделений Секретарь-референт Секретарь-референт структурного подразделения Исполнители Канцелярия - поступающие документы, - документы, отправляемые из организации, - внутренние документы. Рисунок 20 - Движение документов в учреждении 13.4. Регистрация и учет поступающих в организацию документов Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого про- 159 цесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретариреференты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп: Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________ Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа. Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации. 160 Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях. Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.) На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом): входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе; •от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»); количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.); дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10); краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов. После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные – четвертый, отправляемые – пятый, внутренние – шестой цвет. При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе». Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день) и возвращать секретарюреференту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. 161 Например: Г.В. Иванову Прошу подготовить ответ ______________________ Подпись Дата Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.). Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их Ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии–другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например: И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову Прошу подготовить ответ _______________________ Подпись руководителя Дата Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.01.2000; «Кому направлен документ» – Г.В. Иванову; «Расписка в получении» – роспись Иванова Г.В., дата. В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я – справочная (по порядку номеров); 2-я – контрольная (по срокам исполнения); 3-я – основные вопросы деятельности организации; 4-я – переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ. 162 От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д. При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения. 1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля. 2. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа. 3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой. 4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии. Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя: • отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе). Например: Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области; указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля). Например: Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000; дату возврата, расписку принявшего документ. Например: 20.01.2000____________________ Подпись 163 номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении. Например: Д № 02-36. Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов: Дата регистрации и От кого поступил Количество листов Дата полученного входящий номер документ и экземпляров документа, исходящий номер 10.01.2000 №35 Министерство обра- 2 л. в 1 экз. зования РФ 25.12.1999 № 205402/5 Краткое содержание документа: Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000 Оборотная сторона Дата передачи Кому направлен Расписка в по- Дата возврата, на исполнение документ лучении расписка принявшего документ 10.01.2000 Кирсановой Н.В. Подпись 20.01.2000 Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении Д № 02-36 Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. сал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000 Подпи- 13.5. Подготовка и регистрация отправляемых документов Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. 164 В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например: 20.01.2000 №259-02/36 На № 2054-02/5 от 05.01.2000 Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата. Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа: Дата и порядковый Количество листов и Кому направлен до- Расписка в получерегистрационный экземпляров кумент нии или номер рееномер стра, отправлен, дата 20.01.2000 № 2592 л. в 1 экз. Министерство обра- Заказное № 36 от 02/36 зования РФ 20.01. 2000 Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель Я.Я. Боргено 20.01.2000 165 13.6. Прохождение внутренних документов 1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством. 2. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы. 3. Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола. 4. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело. Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. прилож. 1.2). Приведем пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области: Карточка регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.) ________________ №________ Дата ________________________________________________________ Кто вносил проект По вопросу______________________________________________ Кем подписано __________________________________________ Ф.И.О. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. 166 При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно. 13.7. Контроль за исполнением документов 1. Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. 2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения. Основные задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины. 3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции. 4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения. 167 5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя – в состав секретариата данного учреждения. 6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов. Сроки исполнения документов определяются следующим образом: 1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в организацию. 2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения – 1 месяц 15 дней. 3. В резолюции указан срок исполнения. Например: Г.В. Иванову Дать информацию в течение трех дней. Подпись руководителя Дата На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле – знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале. 168 Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке – карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным. Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок». Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей. В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание». Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы: 169 Справка о работе с документами _____________________________________________________________ Наименование организации по состоянию на ___________________________ 2000 г. Всего передано документов Из них В том числе Всего поНаходятся ставлено Испол- В т.ч. с на- на испол- С нару- На дополрушением шением нительном на кон- нено нении сначала срока срока контроле троль года Всего отправлено документов Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства: Всего переда- Всего Из них Находятся В том числе но документов поставна испол- С наВ т.ч. с наНа дополлено на Исполнено нении рушерушением нительконтроль с начала нием срока ном конгода срока троле Отдел профессиональной подготовки 100 Отдел воспитательной работы 200 Отдел развития 150 Всего отправле но документов 50 10 5 40 10 5 25 100 50 1 50 - 10 150 100 50 10 50 5 10 100 По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников 170 в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников. 13.8. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. Формы организации делопроизводства? Краткая характеристика децентрализованной формы? Какая из форм делопроизводства наиболее эффективна и почему? Какие разделы включает в себя Положение об отделе? Краткая характеристика. 5. Что такое «документооборот»? Выделить основные моменты. 6. Как проходит регистрация и учет поступающих в организацию документов? 7. Какие этапы проходят документы, отправленные организацией? Краткая характеристика. 8. Что такое «объем документооборота»? 9. Организация учета объема документооборота? 10. Контроль за исполнением документов? 14. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ 14.1. Общие положения Номенклатура дел–это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. 171 Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. 172 Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1. 14.2. Формирование дел Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание». В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. 173 При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки». Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают. 14.3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ве- 174 домственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он 175 проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра- 176 нения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 177 За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. 14.4. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. Номенклатура дел-это…? Для чего она используется? Где изложены основные положения по составлению номенклатуры дел? Виды номенклатуры дел? Краткая характеристика. Формирование дел-это…? Каким требованиям должно отвечать формирование дел? 178 7. Как формируются дела? Краткая характеристика. 8. Что включает в себя подготовка исполнения документов к хранению и использованию? 9. Как проходят экспертные комиссии? 10. Краткая характеристика по оформлению дел? 179 15. ГЛОССАРИЙ АВТОБИОГРАФИЯ - описание жизни автора, включая обучение и трудовую деятельность. АВТОР ДОКУМЕНТА - организация или лицо, подписавшее документ. АДРЕСАНТ- лицо или организация, отправитель документа. АДРЕСАТ- лицо или организация, получатель документа. АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - указание получателя документа путем проставления реквизита “адресат “. АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события, действия. АКЦЕПТ - принятие предложения о заключении контракта одной из сторон. АННОТАЦИЯ - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа. АРХИВЫ - (от лат. ARCHIVUM, от греч. ARCHEION - присутственное место) - самостоятельные учреждения или отделы в организациях, хранящие документальные материалы, а так же совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности организаций, обществ и отдельных лиц. АРХИВАРИУС- хранитель или сотрудник архива. БЛАНК ДОКУМЕНТА - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для информации переменной. ВЕДОМОСТЬ - перечень (список) каких-либо данных расположенных в определенном порядке. ВИЗА - подпись должностного лица на документе, подтверждающая факт ознакомления и согласия с его содержанием. ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный другими организациями (лицами), или полученный от них. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, созданный организацией и предназначенный для внутреннего пользования. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в организацию от сторонней организации. ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА - заверенная копия части документа. ГРИФ - печать, штемпель с образцом подписи или каким-либо другим текстом, а также оттиск этой подписи или текста на документе. ДЕЛО (в делопроизводстве) - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документа, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними. 180 ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. ДОГОВОР (КОНТРАКТ) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий их. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. ДОКУМЕНТ (от лат. DOCUMENTUM - доказательство, свидетельство) материальный объект содержащий информацию в зафиксированном виде, для передачи ее во времени и пространстве. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ - зафиксированная на материальном носителе информации с определенными реквизитами. ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение. ДУБЛИКАТ - копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. Выдается в случаях утери владельцем подлинного документа. ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ - журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними. ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА –совокупность реквизитов “эмблема”, “наименование организации”, “Юридический адрес”, “название вида документа”, “дата”, “номер”, “ссылка на номер и дату документа”, “заголовок к тексту”. ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение. ИНДЕКС- условие цифровое (или буквенно-цифровое) обозначение документа. ИНДЕКСАЦИЯ- присвоение документам индексов при регистрации. “ИНКОТЕРМС” - международные правила толкования торговых терминов. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) -документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними в организациях. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ созданный в данной организации и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - организационно-упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий. ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от формы их представления. КЗОТ РФ - кодекс законов о труде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения. 181 КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель относит к конфиденциальной. КОНТРАГЕНТ - одна из сторон контракта, договора. КОНТРАКТ- см. ДОГОВОР. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ - документированная информация, доступ к которой ограничивается в установленном порядке. КОПИЯ - повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. КРЕДИТНОЕ ПИСЬМО – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.). ЛИЧНОЕ ДЕЛО - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой и общественной деятельности, семейное положение. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный список дел, журналов, карточек, заводимых в организации с указанием сроков их хранения. НОРМАТИВНЫЙ ПРАВОВОЙ АКТ – документ, изданный уполномоченным на то органом и содержащий нормы права, т.е. предписания постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение. ОРД – организационно-распорядительные документы, создающиеся в сфере управления. ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - первый подлинный экземпляр документа. ОФЕРЕТА (от лат. of ferto – представлять)- письменное предложение о заключении контракта. ОТПУСКИ – полные копии отосланных документов, подшиваемых в дела организации, создаются, как правило, одновременно с подлинником. ПЕЧАТЬ - элемент удостоверения наиболее важных документов организации, свидетельствующий об их подлинности. ПОДЛИННИК- первый или единственный экземпляр официального документа. ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, информация которого соответствует действительности. ПОДПИСЬ - реквизит документа, придающий ему юридическую силу. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею. ПРАВО ПОДПИСИ - полномочие должностного лица на подписание документов. ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. 182 ПИСЬМО (ДЕЛОВОЕ) – документ, который служит средством общения с организациями и частными лицами и содержит сообщение чего-либо, уведомление о чем-либо. РАСПИСКА - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА - унифицированная карточка, предназначенная для регистрации документов и контроля их исполнения. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА - фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему порядкового номера с последующей записью необходимых сведений о документе в журнале, карточке или на ПЭВМ. РЕЕСТР (от позднелат. REGESTRUM - список, перечень): 1 - список, перечень, опись. 2 - книга для регистрации дел, документов и т.п. РЕЗОЛЮЦИЯ - утверждающая надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. РЕЗЮМЕ - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый частным лицом при трудоустройстве. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - отдельный элемент документа (адрес, подпись, виза и т.п.). РЕФЕРЕНТ (от лат. REFERS, сообщающий) - должностное лицо, готовящее доклады, консультации по определенным вопросам. РЕШЕНИЕ - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач. СЕКРЕТАРЬ (от позднелат. SECRETARIUS, первоначально- доверенное лицо) - служащий, ведающий делопроизводством организации, отдельного лица. СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями. СПРАВКА - документ, содержащий описания и подтверждение тех или иных фактов и событий без каких-либо выводов и предложений. СТАНДАРТ - образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других подобных объектов. СТАНДАРТИЗАЦИЯ - процесс установления и применения стандартов. ТЕЛЕГРАММА – документ, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. ТЕЛЕФОНОГРАММА (с греч. “запись, сообщения, переданного голосом”) – зафиксированная передача информации по телефону в одном направлении. ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ – документ, фиксирующий согласие между организацией и работником, не состоящим в её штате, на проведение разовой или временной работы. УНИФИКАЦИЯ - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. 183 УСТАВ - юридический акт, регулирующий деятельность организаций и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами. ФАКСИМИЛЕ (от лат. FAC SIMILE - сделай подобное): 1 - точное воспроизведение графического оригинала (подписи, рукописи, документа и т. д.) фотографическим или печатным способом. 2 - клише-печать, воспроизводящая подпись. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - отнесение документов к определенному делу, их систематизация внутри дела. ФОРМУЛЯР - совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - определение сроков хранения документов с целью отбора их на архивное хранение или уничтожение. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА- свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС- совокупность данных о предприятии, включающая почтовый адрес, банковский реквизиты, телефон, факс, телекс. 184 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Учебные издания 1. В.И. Андреева, Делопроизводство. Практическое пособие, «Москва», Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2003. – 192 с. 2. Т.В. Кузнецова (под редакцией) Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). ЮНИТИ, Москва, 2003. - 359 с. 3. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие для кадровой службы. М, 2000 -200 с. 4. Делопроизводство в образовательном учреждении. Справочное изд. М.: ИФ «Образование в документах», 2001 -144 с. 5. Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р630-2003 – 112с. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2000). 6. Павлюк А.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – 5-е изд., переработанное и дополненное. – М.;Спб.: Издательский дом Герда, 2001- 299 с. 7. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом: Образцы документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – 20е изд. – М.: ПРИОР, 2000 – 112 с. 8. Васильев Д.В. «Делопроизводство на компьютере», Москва.: Приор, 1998. – 224 с. 9. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2004. – 208 с. 10. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов – Спб.: Питер, 2003.- 220 с.: ил. 11. Добсон Энн. Как писать деловые письма: Практическое пособие для всех – 2-е изд / Пер. с англ. – Челябинск, Урал, 1998. – 293 с. 12. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере.М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с. 13. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М; Новосибирск: Инфра-Н,2000. – 288 с. 14. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Док. Обеспечение управления: Учебное пособие, 4-е изд., испр. и доп., М, Новосибирск, 2001. – 296 с. 15. Камышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, менеджеров и экономистов.: Дело и Сервис, 2000. – 224 с. 16. Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПБ: Bhv – Санкт-Петербург, 2007. -256 с. 17. Макарова Н.В. и др. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс/ Макарова Н.В., Николайчук П.С., Титова Ю.Ф. – Спб: Питер, 2002. – 416 с. 185 18. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. Деловая игра «Создай себе предприятие»: - М.: Ось – 89, 2000. – 112 с. 19. Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ»; Издательство «Экмос», 2001. – 256 с. 20. Пиз А. Данн П. Как писать так, чтобы было понятно всем.- М.: Изд-во ЭКСМО, 2003, - 208 с. 21. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2001. – 208 с. 22. Стенюков М.В. Делопроизводство в управлении персоналом. – М.: Книга сервис, 2003. – 112 с. 23. Язык и стиль судебных документов. Практические рекомендации по составлению юридических документов.- Спб.: «Кадис», 2002. – 52 с. 24. Документирование управленческой деятельности. Общие правила оформления управленческой документации: метод. указания к выполнению практических работ [Электронный ресурс] / сост. В.В. Девинова, А.В. Клочко. – Красноярск: Сибирский федеральный университет, 2011. 25. Документирование управленческой деятельности. Язык и стиль служебной документации: Метод. Указания для студентов направлений подготовки дипломированных специалистов 060000- «Специальности экономика и управление» (спец. 060800, 061100, 061500), 350000- «Междисциплинарные специальности» (спец. 351400) всех форм обучения/ Сост. Е.Г. Баженова. Красноярск: ИПЦ КГТУ, 2004г. 38с. 26. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. – М: Государственный стандарт Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003) – 17 с. 27. Трудовой кодекс РФ (в ред. последних изменений) 28. ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. 29. Документирование управленческой деятельности: наглядное пособие / сост.: И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К. А. Мухина. Красноярск 2011. –80 слайдов Периодические издания 30. Кадровое делопроизводство // (практическое профессиональное издание). 31. Делопроизводство : информационно-практический журнал.
