5.1 Справочно-информационный банк данных по КД Состав традиционного справочно-информационного банка данных по КД при любом виде учета: 1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку)1 2) учетную картотеку на неисполненные документы 3) справочную картотеку на исполненные документы 5) контрольную 6) передаточный картотеку, в которой журнал для 4) дополнительные фиксирования факта кодификационную экземпляры перемещения картотеку по карточек документа и учетной распорядительным располагаются по карточки с одного документам срокам исполнения участка службы КД документов на другой 1 5.2 Порядок учёта КД В предпринимательских структурах целесообразны следующие виды учета КД и дел: учет пакетов (конвертов), содержащих КД учет входящих документов учет исходящих и внутренних документов инвентарный учет документов номенклатурный учет дел 2 5.2 Порядок учёта КД Учет КД централизуется по категориям документов на участках службы КД. Он всегда делится на несколько изолированных видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям в технологической схеме обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле, за сохранностью документов на каждом участке. 3
