1 УТВЕРЖДЕНА Постановлением главы Мотыгинского района от_______200__ №________ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МОТЫГИНСКОГО РАЙОНА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. В настоящей Инструкции применяются следующие термины с соответствующими определениями и принятые сокращения: Администрация – Администрация Мотыгинского района Делопроизводство – это движение документов в Администрации Мотыгинского района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Объем документооборота – количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определенный период. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Администрации Мотыгинского района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Инструкция по делопроизводству в Администрации Мотыгинского района – Инструкция. Правовые акты Администрации Мотыгинского района – Постановления и Распоряжения Главы Мотыгинского района. Регламент – Регламент Администрации Мотыгинского района. Подразделения Администрации Мотыгинского района – структурные подразделения Администрации Мотыгинского района (управления, комитеты и отделы Администрации Мотыгинского района). 1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в Администрации Мотыгинского района. 1.3. Инструкция разработана на основании ГОСТа Р 6.30-2003. 1.4. Порядок работы с документами для служебного пользования (ДСП) регламентируется специальными инструкциями. 1.5. Подразделения Администрации Мотыгинского района с правом юридического лица организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разработанных индивидуальных инструкций и настоящей Инструкции. Инструкции по делопроизводству в подразделениях Администрации согласовываются с начальником отдела по управлению делами Администрации 2 Мотыгинского района. 1.6. Документационное обеспечение Администрации Мотыгинского района, контроль выполнения в подразделениях Администрации единой системы делопроизводства возлагаются на отдел по управлению делами Администрации Мотыгинского района. 1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения Администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства. Обязанности ведения делопроизводства, обеспечение учета и контроля прохождения документов в установленные сроки и информирование о состоянии их исполнения определяются должностными инструкциями ответственного за делопроизводство и Положением подразделения Администрации. 1.8. При увольнении, перемещении, переводе на другую работу работника ответственного за делопроизводство, а также руководителя подразделения, находящиеся у него на исполнении и сохранении служебные документы, передаются по акту другому работнику в соответствии с приложением № 1. 1.9. В случае ликвидации подразделения, либо структурных преобразований, влекущих прекращение деятельности подразделения Администрации, лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их главному специалисту архива отдела по управлению делами Администрации (если подразделение Администрации является источником комплектования архива), независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел в соответствии с приложениями №№ 30,33. Если подразделение Администрации не является таковым, то дела сдаются в отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района по акту приема передачи. 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ 2.1. Подготовка проектов правовых актов 2.1.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов производятся в соответствии с Регламентом, утвержденным Главой района и настоящей Инструкцией. 2.1.2. Проекты правовых актов вносятся без сопроводительного письма за исключением случаев создания проекта в инициативном порядке. Сопроводительное письмо готовится за подписью руководителя структурного подразделения, специалиста Администрации должно содержать краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект. К письму в обязательном порядке должны быть приложены справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта. 2.2.Оформление проектов правовых актов 2.2.1. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм) шрифт № 14 Times New Roman через 1 междустрочный 3 интервал (12пт) в соответствии с приложениями № № 2, 5. Поля документа должны иметь следующие размеры: 20мм – верхнее, 20мм – нижнее, 25мм – левое, 15мм - правое При оформлении проекта на двух и более страницах вверху по центру проставляются номера страниц, начиная со второй страницы. Приложения нумеруются отдельно. 2.2.2. Реквизит «Наименование органа» (АДМИНИСТРАЦИЯ МОТЫГИНСКОГО РАЙОНА КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ) печатается прописными буквами (шрифт № 14) не жирный; 2.2.3. Через 2 одинарных междустрочных интервала от реквизита «Наименование организации» печатается реквизит «Наименование вида акта» (ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ) - прописными буквами (шрифт № 14 жирный); 2.2.4. От реквизита «Наименование вида документа» через 1 междустрочный интервал печатаются реквизиты - «Дата, место издания и номер документа» и располагаются на одном уровне. На дату регистрации отводится черта в десять знаков и неполный год «200__»; далее печатается название поселка (по центру), на номер документа отводится черта в восемь знаков и заканчивается на границе правого поля. Дата и номер заполняется в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района в день подписания проекта. 2.2.5. Через 2-3 междустрочных интервала от реквизита «Дата» печатается заголовок. Заголовок к проекту правового акта печатается, без кавычек с прописной буквы и излагается в соответствующем падеже. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл проекта правового акта. Длина строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Строки заголовка печатаются через 1 междустрочный интервал, без переносов, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок не должен быть более четырех строк. Если заголовок не вмещается в требуемое количество, то его написание продлевается до границы правого поля. Заголовок выделяется шрифтом более ярким, насыщенным. 2.2.6. Текст проекта отделяется от реквизита «Заголовок» 2 междустрочными интервалами и печатается через 1 междустрочный интервал. Текст проекта правового акта выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается с красной строки на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть подразделяется на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). В констатирующей части проекта указывается цель, основание и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию проекта правового акта является нормативный правовой акт или иной акт, ранее изданный Администрацией, иными органами, в преамбуле проекта указывается наименование документа, наименование органа его издавшего, дата, регистрационный номер и заголовок Пт – единица измерения (1/72 дюйма, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала; 1 междустрочный интервал равен 12пт. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Место издания», «Заголовок», «Текст» и «Подпись» при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице. 4 К проекту прилагаются копии документов, на которые в проекте приводится ссылка. 2.2.7. Преамбула в проектах Постановлений завершается словом, «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается прописными буквами (шрифт № 14) со следующей строки от левого края текстового поля и завершается двоеточием. Через 1 интервала печатается постановляющая часть. 2.2.8. Постановляющая (распорядительная) часть проекта излагается в виде пунктов, нумеруется арабскими цифрами, в каждом из которых содержатся отдельные поручения, требования и др. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также могут иметь цифровую нумерацию. Пункты проекта правового акта, содержащие поручение (предписание), должны включать: наименование должности инициалы и фамилию или наименование подразделения, инициалы и фамилию должностного лица, которым дается поручение (при указании только наименования подразделения, Ф.И.О. руководителя печатается в скобках), содержание самого поручения и, при необходимости, срок его исполнения. Срок исполнения не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер. В тексте проектов правовых актов по вопросам награждения, допускается печатать фамилии прописными буквами. Если проект правового акта отменяет полностью или частично ранее изданный правовой акт, признает его утратившим силу (полностью или частично), то в одном из пунктов проекта необходимо указать вид отменяемого правового акта, его заголовок, регистрационную дату и номер указанного правового акта. В предпоследнем пункте проекта правового акта указывается контроль исполнения, который возлагается на должностное лицо по принадлежности вопроса. Последний пункт проекта правового акта содержит указание о вступлении его в силу. 2.2.9. Реквизит «Подпись» проекта правового акта располагается на расстоянии 2-х междустрочных интервалов от текста проекта и включают в себя наименование должности, инициалы имени, отчества и фамилию должностного лица, подписавшего соответствующий правовой акт. 2.2.10. Реквизит «Отметка об исполнителе» проекта включает в себя фамилию, имя, отчество руководителя подразделения Администрации, исполнившего правовой акт, рабочий телефон и располагается в левом нижнем углу на расстоянии 2 интервалов от границы нижнего поля. 2.2.11. Проекты правовых актов могут иметь приложения, которые могут быть текстовыми (положения, составы комиссий и т.д.) и табличными (списки, графики и т.д.). В таблицах графы и строки должны иметь заголовки. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера граф. При наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них обязательно делается ссылка. Если в проекте правового акта предусматривается одно приложение, то делается ссылка: «согласно приложению» или «(приложение)» без указания номера. При наличии нескольких приложений делается ссылка: «(приложение № 1, № 2)» с указанием номера. Приложения к проектам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны 5 размерам, применяемым при печатании проектов правовых актов. При объемных таблицах допускается шрифт №12. Образцы оформления приложений к правовым актам приведены в приложении №3. На первой странице приложения в правом верхнем углу размещается слово «Приложение», ниже через 1 междустрочный интервал дается ссылка на Постановление или Распоряжение Главы Мотыгинского района или лица его замещающие. Все составные части реквизита печатаются через 1 междустрочный интервал, не выравниваются относительно края правого поля и не центрируются. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. 2.2.12. В случае утверждения правовым актом приложения, на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается реквизит «Гриф утверждения документа» со ссылкой на Постановление, его дату и номер согласно приложению № 4. Слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения (положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, перечень – УТВЕРЖДЕН). Двоеточие не ставится. В тексте правового акта указывается, что это утверждаемое приложение прилагается. Например: «(прилагается)». Если правовым актом утверждается несколько приложений с одинаковым наименованием, то допускается их нумерация, при этом в правом верхнем углу приложения перед реквизитом «Гриф утверждения пишется - «приложение №1». Документы, которые подлежат утверждению, правовым актом, приказом указаны в приложении № 20 настоящей Инструкции. 2.2.13. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое слово заголовка к тексту приложения выделяется прописными буквами, жирным шрифтом №14 (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Междустрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения располагается от реквизита «гриф утверждения» к правовому акту на расстоянии 3-х интервалов, от текста приложения – 2-х междустрочных интервалов. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. 2.2.14. При наличии в тексте приложений к правовому акту ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой располагаемыми по правилу верхнего индекса. Текст сноски печатается через 1 междустрочный интервал в конце каждой страницы или после текста приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. При написании сносок ссылок, используется шрифт №10. 2.2.15. В объемных проектах (положениях, программах, уставах и др. документах) разделы и главы допускается нумеровать римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен включать номер раздела, (например, 1.2.). Номер пункта должен включать номер раздела, подраздела и пункта, (например, 2.3.1.). 2.2.16. Все приложения к проекту правового акта должны быть подписаны 6 руководителем подразделения Администрации (разработчиком проекта). 2.2.17. Согласование проектов правовых актов производится в соответствии с Регламентом Администрации Мотыгинского района. Согласование проектов правовых актов включает в себя следующие реквизиты: «наименование должности, личную подпись, дату согласования, расшифровку подписи (инициалы и фамилию)»; оформляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) правового акта в соответствии с приложением № 6. При согласовании проекта правового акта более 10 должностных лиц, допускается одновременное направление индивидуального листа согласования всем лицам, участвующим в согласовании. После устранения замечаний, если таковые имеют место, проект повторно направляется на согласование. 2.2.18. Замечания к проекту документа оформляются на отдельном листе. В листе согласования делается пометка: «Замечания прилагаются». Проект считается несогласованным и передается исполнителю на устранение замечаний. При проверке правового акта допускается вносить пометки по тексту. Направленный на доработку проект документа, дорабатывается исполнителем в течение 3-х дней, если Главой района или его заместителями не установлены иные сроки. 2.2.19. К проектам правовых актов обязательно прилагается рассылка, печатается на оборотной стороне проекта, ниже согласующих лиц в соответствии с приложением № 6, либо по форме, согласно приложению № 21. Подписывается рассылка исполнителем (разработчиком) проекта. 3. OCOБEHHOCTИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Совместное решение 3.1.1. Проекты совместных решений печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм) шрифт № 14 в соответствии с приложением № 7. в количестве 3-х экземплярах. 3.1.2. Реквизит «Наименование вида документа» (СОВМЕСТНОЕ РЕШЕНИЕ) печатается прописными буквами (шрифт № 14 жирный). 3.1.3. После реквизита «Наименование вида документа» через 1 одинарный междустрочный интервал указываются полные наименования организаций, принимающих решение (шрифт № 14). 3.1.4. Через 1 одинарный междустрочный интервал после реквизита «Наименование организаций» печатаются реквизиты « Дата издания, регистрационный номер». Датой совместного решения является единая дата наиболее позднего подписания. Регистрационный номер совместного решения, принятого двумя или более организациями, состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций. Регистрационный номер совместного решения проставляется в отдел по управлению делами через косую черту в последовательности указанных организаций в документе. На дату регистрации отводится черта в десять знаков и неполный год «200__»; на номер – черта в шестнадцать знаков заканчивается на границе правого поля. 3.1.5. Текст проекта совместного решения состоит из преамбулы и 7 постановляющей части. Преамбула завершается словом: «РЕШИЛИ», которое печатается прописными буквами (шрифт №14) со следующей строки от левого края текстового поля и завершается двоеточием. 3.1.6. Подготовка и оформление проектов совместных решений осуществляется в соответствии с пунктами 2.2.5 - 2.2.8; 2.2.10 - 2.2.11; 2.2.16 – 2.2.20 настоящей Инструкции. 3.1.7. Реквизит «Подпись» печатается на расстоянии 2-3-х междустрочных интервалов от текста и располагается на одном уровне, если должности равнозначные, либо одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 3.2. Протокол, акт 3.2.1. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.д. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. 3.2.2. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифт №14 Times New Roman через 1 одинарный междустрочный интервал, в соответствии с приложениями №№8,9. Реквизит «Наименование документа» - «ПРОТОКОЛ» печатается от реквизита «Наименование органа» через 2 одинарных междустрочных интервала прописными буквами (шрифт №14 жирный) и выравнивается по центру. Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?», содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, совещания, собрания) и названия коллегиального органа в родительном падеже, либо наименование должности лица, созывающего совещание, заседание, собрание. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита «Наименование документа» 1 одинарным междустрочным интервалом. Дата протокола оформляется цифровым способом и печатается через 2 одинарных междустрочных интервала ниже реквизита «Заголовок». Датой протокола является дата заседания. 3.2.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола печатается через 2 одинарных междустрочных интервала от реквизита «Дата». В вводной части протокола указываются инициалы, фамилия, должность председательствовавшего и секретаря, инициалы и фамилии участников заседания и приглашенных лиц, общее количество членов совещания (заседания), имеющих право голоса и повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их количество не превышает 15 чел. В остальных случаях составляется отдельный список, о чем делается пометка «Список прилагается». Присутствующие на заседании приглашенные должностные лица, перечисляются после слова «Приглашенные» с указанием должностей, включающих полные или сокращенные наименования органа, по алфавиту фамилий. Указанные данные оформляются по всей ширине строки текста протокола. В повестке дня заседания, совещания указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должности и фамилии докладчиков. 8 Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности либо в порядке обсуждения, принятом на заседании. 3.2.4. Основная часть протокола печатается через 2 одинарных междустрочных интервала от вводной части и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. В разделе протокола «СЛУШАЛИ» приводятся: инициалы и фамилия докладчика, содержание его доклада, информации, отчета. В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются: инициалы и фамилии лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступлений. При необходимости в этом разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику. В разделе «РЕШИЛИ» записывается принятое решение. Решение в тексте протокола формулируется точно, лаконично, в предписывающей форме: кому, что сделать и в какой срок. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. 3.2.5. Подпись отделяется от текста 2 одинарными междустрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через 1 одинарный междустрочный интервал. Протоколы заседаний, совещаний, собраний, созываемых должностными лицами, подписываются председателем заседания, совещания, собрания или председательствующим и секретарем, либо должностным лицом, которому делегировано право подписания протокола. Протоколы заседаний, советов, собраний коллегиальных подписываются всеми членами органа, принимавшего решение. органов 3.2.6. Протоколы подлежат регистрации с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года отдельно каждой группе протоколов: протоколам заседаний коллегии, протоколам технических, межведомственных комиссий, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют единую дату и составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера решений, принятых на совещании, заседании, собрании состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах календарного года. 3.2.7. Протоколы заседаний коллегии, технических, экспертных советов, комиссий утверждаются Главой Мотыгинского района или его заместителями. 3.2.8. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола в соответствии с приложением № 10), либо рассылкой копий протоколов. 3.2.9. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает секретарь заседания, совещания, собрания. 3.2.10. В зависимости от вида заседания (совещания), его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола: - полный протокол - фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на заседании (совещании), 9 вопросы, реплики, замечания и т.п. Полный протокол печатается в соответствии с приложением № 8; - краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Краткий протокол печатается в соответствии с приложением № 9); В краткой форме протокола слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» не печатаются, в основной части протокола указываются содержание рассматриваемого вопроса, фамилии основного докладчика и выступающих (в порядке их выступления) и фиксируются принятые решения по соответствующим вопросам. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании (совещании), принимает председатель заседания (совещания). 3.2.11. Акт - документ, составленный несколькими лицами, либо специально уполномоченным должностным лицом и подтверждающий факты или события. Акты составляются по результатам приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации подразделения и т.д. 3.2.12. Обязательными реквизитами акта являются: наименование подразделения Администрации, название вида документа (АКТ), дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, при необходимости - гриф утверждения. Акт печатается в соответствии с приложением № 11. Заголовок акта должен грамматически согласовываться со словом «Акт», например: «Акт списания материальных ценностей», «Акт проверки хранения и учета документов», «Акт об уничтожении документов» и т.п. Датой составления акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). Текст акта, как правило, состоит из трех частей: введения, констатирующей части и заключения. 3.2.13. Во введении акта указываются основание для составления акта, должности, фамилии и инициалы составивших акт (могут быть указаны и присутствующие лица). Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Констатирующая часть начинается с красной строки. В ней излагаются существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты. Заключительная часть акта содержит выводы, предложения или рекомендации. Акт может состоять только из введения и констатирующей части. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров определяется нормативными документами или числом заинтересованных в нем сторон. Далее делается ссылка о наличии приложений. 3.2.14. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, при этом должности перед фамилиями не указываются. 3.2.15. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и является приложением к акту. 3.3. Служебные письма 10 3.3.1. Служебные письма, направляемые в подразделения Администрации, другие организации, а также частным лицам за подписью Главы Мотыгинского района и его заместителей печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4; с угловым расположением реквизитов Администрации Мотыгинского района в соответствии с приложением № 12 в 2-х экземплярах (при одном адресате). Размеры полей должны быть не менее: 20мм – верхнее, 20мм – нижнее, 30мм – левое, 15мм – правое. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через один межстрочный интервал флаговым способом. Текст письма отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами. 3.3.2. Переписка внутри Администрации Мотыгинского района (между заместителями Главы района) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, Администрации Мотыгинского района в соответствии с приложением № 13 в 2-х экземплярах. 3.3.3. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст письма излагается: от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от первого лица множественного числа («просим направить, «направляем на рассмотрение»); от третьего лица единственного числа («Администрация считает возможным»). Содержание письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Допускается в письме уважительное обращение к должностному лицу. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части указываются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении Администрации. 3.3.4. Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» - «О выделении...», «Об изменении...» и т.д. К тексту служебных писем объемом менее 2/3 страницы, допускается заголовок не указывать. 3.3.5. Датой служебного письма является дата его подписания. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (пример - 09.01.2005). 11 Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа на который дан ответ. Все служебные отметки на служебном письме, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Служебные письма, созданные совместно двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату, номер регистрации проставляется через косую черту. Совместные письма оформляются на стандартном листе бумаги форматом А4 без указания реквизитов организаций в соответствии с приложением № 14. 3.3.6. При подписании служебного письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании служебного письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего служебное письмо (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого указана в проекте письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с использованием предлога «за» или косой черты перед наименованием должности. 3.3.7. Адресование служебного письма. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании письма организации, ее структурному подразделению без указания конкретного должностного лица их наименования указывают в именительном падеже, например: Администрация Красноярского края Управление делами При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Директору ОАО «Северо-Ангарский СГМК» И.И. Иванову При адресовании письма в несколько подразделений Администрации указывают обобщенно, например: Руководителям структурных подразделений Администрации Мотыгинского района 12 При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Институт документоведения ул. Профсоюзная, д.82, г. Красноярск, 660039 При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И.П. Калинину ул. Садовая, д.5, кв.12 г. Липки Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа с указанием адресов, если документ направляют за пределы типовой рассылки. Список рассылки готовится в произвольной форме. Типовая рассылка указана в приложении № 21. 3.3.8. Согласование служебного письма. Согласование служебного письма оформляется визой или грифом согласования. Визы включают в себя личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (фамилию) и дату. Гриф согласования - должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Виза проставляется в нижней части 2-го экземпляра исходящего служебного письма, который остается в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района. Согласование служебного письма оформляется соответствующим «Грифом согласования на лицевой стороне в нижней части письма, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Главы администрации Мотыгинского района по социальной политике _____________ И.И. Иванов (личная подпись) ________ (дата) 3.3.9. Отметка об исполнителе. 13 Отметка об исполнителе проекта письма проставляется в левом нижнем углу лицевой документа и печатается шрифтом №10 через 2 интервала от нижнего поля листа. Допускается написание 2-х фамилий исполнителей. Отметка включает фамилию, имя, отчество, номер его телефона, например: Максимова Нина Сергеевна 22 88 14 Исполнитель ставит роспись на 2-ом экземпляре служебного письма, который остается у Исполнителя. Допускается проставлять дату составления на оборотной стороне служебного письма. 3.3.10. Оформление приложений к служебному письму. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Слово «Приложение» в тексте письма печатается от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 междустрочный интервал. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении образования на 5л. в 1экз. 2. Правила подготовки и оформления документов на 7л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/1 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3л. в 5 экз. в первый адрес. 3.3.11. Резолюция. Резолюция – это указания по исполнению документа (в т.ч. служебного письма). Резолюция, написанная на служебном письме должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: В.В. Морозовой Н.А. Федосеевой Прошу подготовить проект 14 договора ООО «Термика» к 05.10.2005 Личная подпись Дата Резолюция пишется от руки на подлиннике служебного письма, располагается в правом верхнем углу, под реквизитом «адресат». Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Поручение должно быть конкретным, однозначным, если необходим ответ на письмо. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей по соответствующему поручению. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 3.3.12. Отметка об исполнении служебного письма. Отметка об исполнении служебного письма и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например: Исполнено, исх. от 04.04.2004г №1-120 В дело 01-28 04.04.2000 П.П. Петрова К исполненному документу прикладывается копия ответа. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» (указывается номер телефона абонента, с кем решался вопрос, его фамилия, дата, время, когда совершались переговоры) и т.п. Отметка об исполнении служебного письма и направлении его в дело оформляется исполнителем. 3.3.13. К разновидностям служебных писем относятся докладные, объяснительные, пояснительные и др. служебные записки. 3.3.14. Докладная записка - документ, адресованный Главе Мотыгинского района либо должностному лицу, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, а также выводы и предложения. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется Главе Мотыгинского района или руководителю структурного подразделения. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в соответствии с приложением №15. Обязательными реквизитами докладной записки 15 являются: «наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись». Текст докладной записки, как правило, состоит из двух или трех частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для написания записки, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять, или просьба рассмотреть поставленный вопрос и принять решение. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Допускается изложение записки только в двух частях, без указания на выводы, предложения и решения. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения Администрации, и руководителем подразделения Администрации, если она представляется Главе Мотыгинского района или его заместителям. 3.3.15. Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения Администрации на имя руководителя другого подразделения. Служебная записки составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в соответствии с приложением №16 и адресуется руководителю подразделения Администрации. Обязательными реквизитами служебной записки являются: «наименование подразделения Администрации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись». Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения Администрации. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Организация документооборота 4.1.1. Движение документов в Администрации Мотыгинского района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации Мотыгинского района, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о подразделениях Администрации и должностными инструкциями работников. 4.2. Организация доставки документов 16 4.2.1. Доставка документов в Администрацию Мотыгинского района осуществляется, как правило, нарочными, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в Администрацию Мотыгинского района доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, а также печатные издания. 4.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.3.1. Документы, поступающие в Администрацию Мотыгинского района на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела по управлению делами администрации Мотыгинского района. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие вложения. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда возникнет необходимость в определении обратного адреса и времени получения документа. Вся поступившая корреспонденция сортируется; неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним, на поступившем документе указывается: «документ получен без приложений». 4.3.2. Документы, адресованные в Администрацию Мотыгинского района, без указания конкретного лица предварительно рассматриваются в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района, а затем направляются Главе Мотыгинского района. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям Администрации. Требующие личного рассмотрения документы (оригиналы) в день поступления передаются по реестрам на рассмотрение Главе Мотыгинского района, его заместителям. Рассмотренные документы в обязательном порядке возвращаются в отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района, где в регистрационноконтрольную форму вносится содержание резолюции, на основании которой документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполнение которого поручено нескольким исполнителям, передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии. 4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под роспись с проставлением даты и времени приема и передаются на рассмотрение Главе Мотыгинского района, его заместителям по принадлежности предмета обращения. 4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 17 4.4.1. Документы, отправляемые Администрацией Мотыгинского района, передаются почтовой и электрической связь, или нарочным. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом по управлению делами администрации Мотыгинского района в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 4.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, электронных сообщений. 4.4.3. Телеграммы готовятся по установленной форме согласно приложению № 17, принимаются сотрудниками отдела по управлению делами администрации Мотыгинского района для отправки (с указанием вида отправления). Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. 4.4.4. Телефонограммы готовятся по установленной форме в соответствии с приложением № 18. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем (секретарем руководителя). 4.5. Порядок прохождения внутренних документов 4.5.1. Внутренняя переписка между заместителями Главы администрации района осуществляется по принципу поступающих (входящих) документов. 4.5.2. Копии правовых актов в обязательном порядке передаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. На копиях ставится печать канцелярии, гриф «верно» и подпись специалиста отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района. Если рассылка предусматривает более 10 адресатов, то исполнитель документа готовит рассылку согласно приложению № 21. 4.5.3. Передача документов между подразделениями Администрации осуществляется через отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района лицами, ответственными за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале под расписку. 4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 4.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации, так и между иными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 4.6.2. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. 4.6.3. Поступившие электронные сообщения регистрируются согласно пункту 4.8.2 настоящей Инструкции. 18 4.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи передается в отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района с резолюцией руководителя подразделения Администрации; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, а также на руководителя соответствующего подразделения Администрации; - запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»; - подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы регистрируются и передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 19 4.7. Регистрация документов 4.7.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 4.7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района, указаны в приложении № 22. Не подлежат регистрации документы неправильно и небрежно оформленные. Проекты правовых актов, подписанные Главой района либо лицом его замещающим, но не согласованные в соответствии с Регламентом, также не подлежат регистрации, кроме случаев личных указаний Главы района. 4.7.3. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день их подписания или утверждения. 4.7.4. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы от руководителей подразделений Администрации и других организаций, поступающие на имя Главы района, заместителей Главы, правовые акты, письма за подписью Главы района, заместителей регистрируются в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района. Распоряжения по личному составу регистрируются у специалиста по кадрам и муниципальной службы Администрации Мотыгинского района. Протоколы совещаний Главы района, заместителей Главы администрации района регистрируются в отделе по управлению делами Администрации Мотыгинского района. Доверенности, договоры (кроме трудовых) и соглашения регистрируются в отделе по управлению делами Администрации Мотыгинского района. Письма, заявления, обращения, предложения граждан и коллективные письма регистрируются в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района. Документы, создаваемые по направлениям деятельности Администрации Мотыгинского района, регистрируются в подразделениях Администрации, согласно положению о подразделении Администрации. 4.7.5. Входящий регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре, составные части которого разделяются друг от друга косой чертой. Форма регистрационного штампа указана в приложении № 23. Исходящий регистрационный номер состоит из индекса подразделения Администрации и порядкового номера через косую или дефис. 4.7.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); 20 - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: - гриф (пометка) ограничения доступа к документу; - внутренняя переадресация документов по исполнителям; - код по тематическому классификатору, ключевые слова; - количество листов документа; - наличие приложений; - должностное лицо, поставившее документ на контроль; - промежуточные сроки исполнения; - перенос сроков исполнения; - статус документа (проект, версия); - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.8. Работа исполнителей с документами 4.8.1. Руководители подразделений Администрации Мотыгинского района обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 4.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения Администрации выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно. 4.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) соответствующему должностному лицу Администрации района или руководителю подразделения Администрации. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 4.8.4. При оперативном решении вопросов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 4.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, в пределах предоставленной компетенции. 4.9. Работа с обращениями и запросами депутатов 21 4.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется руководителями подразделений Администрации в соответствии с требованиями законодательства и Регламентом Администрации. 4.10. Работа с письмами и обращениями граждан 4.10.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан регулируется Федеральным Законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 №59-ФЗ и Законом Красноярского края «Об обращениях граждан» от 18.10.1999 № 8-497. 4.10.2. Поступившие предложения, заявления и жалобы граждан, коллективные письма (далее – «письма», «обращения») и ответы на них регистрируются в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района. 4.11. Учет количества документов 4.11.1. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. 4.11.2. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 4.11.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам копировально-множительных работ. 4.11.4. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, входящая корреспонденция, переписка, письма граждан, финансовые и другие. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме согласно приложению № 19. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж. Работа проводится специалистами отдела по управлению делами администрации Мотыгинского района, ответственными за делопроизводство. 5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Контроль исполнения правовых актов Администрации, поручений (заданий) должностных лиц Администрации осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации Мотыгинского района. 6. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ 6.1. Документы печатаются на компьютерной технике работниками Администрации Мотыгинского района или передаются для печати в отдел с визой руководителя подразделения Администрации или начальника отдела по управлению 22 делами администрации Мотыгинского района с указанием необходимого количества экземпляров. 6.2. В срочном порядке исполняются документы: финансово-экономическое управление администрации района, бухгалтерии администрации Мотыгинского района, командировочные удостоверения и другие материалы, связанные с необходимостью соблюдения графика их дальнейшего прохождения. 6.3. В отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района для печати и копирования принимаются только служебные документы. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди по указанию Главы Мотыгинского района или его заместителей, либо начальника отдела по управлению делами Администрации. 6.4. Передаваемые для печатания рукописные тексты должны быть написаны разборчиво, грамотно, на одной стороне листа, при помощи авторучки синего, фиолетового или черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печати не принимаются. Печатание под диктовку не допускается. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов. Использование в тексте сокращений допускается только в общепринятых случаях. 6.5. Отпечатанные документы записываются специалистами отдела по управлению делами администрации Мотыгинского района в журнал учета печатных работ, в котором указываются фамилия исполнителя, название отпечатанного материала и количество листов. Черновики возвращаются исполнителю вместе с отпечатанными документами. 6.6. Правовые акты печатаются в 2 экземплярах, исходящие – в соответствии с рассылкой. 6.7. На размножение сдаются отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района только служебные документы и материалы с записью заказчика в журнале учета копируемых документов, в котором указывается фамилия заказчика, наименование документа, количество листов, объем размноженных материалов и подпись в получении заказа. 6.8. Документы передаются на размножение в несброшюрованном виде, с указанием количества экземпляров и отдела заказчика. 7. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВН АДМИНИСТРАЦИИ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ 7.1. Составление номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Мотыгинского района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. 23 Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.1.2. Сводная номенклатура дел (ежегодный документ) составляется отделом по управлению делами администрации Мотыгинского района при методической помощи специалистов архива, с которым согласовывается 1 раз в 5 лет, утверждается Главой Мотыгинского района и вводится в действие с первого января следующего года. После утверждения номенклатуры дел, подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 7.1.3. Номенклатура дел подразделений Администрации, не являющихся источниками комплектования архива, составляется самостоятельно и подписывается руководителем подразделения Администрации и передается в отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района. 7.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные карточки. 7.1.5. Оформляется номенклатура дел в соответствии с приложением № 25. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (индекса) подразделения Администрации (приложение № 24) и порядкового номера заголовка дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12- обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовка дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок такие как: «разные материалы», «общая переписка», «документы» и т.д., а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела может быть дополнен наименованием организации, от которой будут получены документы. Графа 3 о количестве дел (томов, частей) заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. В графе 5 «Примечание» указываются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению (номер и дата акта), о передаче дел и т.д. 7.1.6. В течении года возникающие новые документационные участки работы, вновь образуемые дела, не предусмотренные номенклатурой дел, дополнительно вносятся в номенклатуру дел. 7.1.7. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок со дня создания разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел по управлению делами администрации Мотыгинского района. 7.2. Формирование и оформление дел 24 7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны включаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Количество листов в деле не должно превышать 250 листов. 7.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке. 7.2.4. Правовые акты группируются в дела по видам вместе с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 7.2.5. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. 7.2.6. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. 7.2.7. Документы к Постановлениям, протоколам, Распоряжениям группируются в отдельные дела, систематизируются по номерам правовых актов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, акты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 7.2.8. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 7.2.9. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. 7.2.10. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом- запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года с обязательной отметкой в компьютерной программе или журнале о перемещении документов. 7.2.11. Дела Администрации Мотыгинского района подлежат оформлению при их заведении и по завершению года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится специалистами подразделений при методической помощи и под контролем специалистов архива Администрации. 7.2.12. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: 25 - подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела Лист заверитель дела печатается в соответствии с приложением № 27); - составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (название организации, индекса, заголовка дела, даты дела и др. согласно приложению № 28). 7.2.13. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы - заверители дела не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверителей, внутренней описи и перечня вопросов, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа простым графическим карандашом. 7.2.14. Внутренняя опись документов дела составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (а также: особо ценные, личные дела и т.д.) если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе в установленной форме в соответствии с приложением № 29, которая содержит в себе сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.3. Экспертиза ценности документов 7.3.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на муниципальное хранение и установление сроков хранения. 7.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. 7.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Мотыгинского района создается постоянно действующая экспертная комиссия. Функции и права экспертной комиссии, а также организация её работы определяется положением, утвержденным Главой Мотыгинского района. 26 По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению в соответствии с приложение № 26. 7.4. Составление описей дел 7.4.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи в соответствии с приложениями №№ 30, 31, 32). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией. 7.4.2. Описи, на дела постоянного хранения, ежегодно составляются специалистами подразделений Администрации, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством специалистов архива отдела по управлению делами Администрации. По этим описям документы сдаются в архив. 7.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи – валовый (за несколько лет); - графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». При этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью); - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям Администрации со ссылкой на необходимый акт. 7.4.4. Описи дел постоянного срока хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, по личному составу - в трех. 7.5. Оперативное хранение документов и дел 7.5.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации дела хранятся по месту их формирования. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из них, помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. 7.5.2. Поступившие в организацию документы всех видов передаются для служебного пользования под роспись через журнал выдачи. Вынос документов из здания не разрешается. Работники Администрации несут ответственность за сохранность полученных документов. 27 7.5.3. Правовые акты и документы постоянного срока хранения, подлежащие сдаче в архив Администрации на постоянное хранение, хранятся в отделе по управлению делами администрации Мотыгинского района, в сейфах или металлических запирающихся шкафах. 7.5.4. Выдача документов и оформленных дел другим подразделениям Администрации или сторонним организациям производится по письменному запросу руководителей. На выданное дело заводится карта - заместитель дела с указанием заголовка, индекса и даты дела, кому и когда дело выдано, личная подпись в получении и возврате дела. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения заместителя Главы Мотыгинского района с обязательным помещением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 7.6. Передача дел на архивное хранение 7.6.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности Администрации, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Красноярского края и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на постоянное хранение. 7.6.2. Передача дел постоянного срока хранения в архив Администрации осуществляется по описям дел и акту передачи, согласно приложениям №№30, 31,32,33). Акт приема-передачи документов на хранения в муниципальный архив заверяется гербовой печатью. 7.6.3. Прием каждого дела производится специалистом архива Администрации в присутствии работника ответственного за архив. 7.6.4. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Администрации не подлежат, хранятся на месте и по истечению срока хранения подлежат уничтожению по акту, который оформляется в соответствии с приложением № 26. Дела по личному составу хранятся 75 лет: личные дела - в отделе по управлению делами Администрации Мотыгинского района; лицевые счета - в бухгалтерии администрации Мотыгинского района.
