Краткая памятка регистратору

Краткая памятка регистратору.
Регистрация входящего документа
Поступившие входящие документы располагаются
представлении На предварительной обработке (МЭДО)
в
разделе
Входящие
в
Для того чтобы зарегистрировать документ необходимо:
1. Открыть карточку документа.
2. Заполнить все обязательные поля (достаточно заполнить поля «журнал
регистрации», «индекс номенклатуры», «Адресат» - указать рассматривающего по
документу). Заполненные поля изменять не нужно! В поле «
3. Нажать кнопку [Изменить статус]:[Зарегистрировать].
4. В результате выполненных действий входящий документ будет зарегистрирован.
5. Отправить документ на рассмотрение, нажав кнопку [Изменить статус]:[На
рассмотрение]. Документ будет направлен на рассмотрение пользователю,
указанному в поле «Адресат».
Далее руководителю (рассматривающему) необходимо рассмотреть документ и
направить его в дело, либо создать резолюцию и направить на исполнение.
Направлять документ на исполнение необходимо только при наличии резолюций по
документу (после отправки документа на исполнение резолюции будут автоматически
отправлены на исполнение). Документ будет считаться исполненным после утверждения
всех отчетов по поручениям.
Цикл документа представлен ниже:
Входящий/ОГ
Удалить в корзину
(Регистратор)
Черновик
Зарегистрировать (Регистратор).
Документ создан регистратором
Зарегистрирован
Корзина
Зарегистрировать
(Регистратор). Документ
поступил из внешних
организаций с помощью
электронного
взаимодействия
Поступивший из ВС
Отказать в регистрации
(Регистратор). Отказать
в регистрации – н-р,
документ повторный.
Перед отказом
заполнить поле
«причина отказа в
регистрации» (вкладка
«уведомления вс»)
На рассмотрение
(Регистратор). Документ
будет направлен
пользователю из поля
«Адресат»
Рассмотрение
На исполнение
(Рассматривающий) на
этапе рассмотрения
необходимо создать
резолюции. документ
будет направлен
исполнителям
резолюций
Отказано в регистрации
Исполнение
Исполнено
(переход автоматический по неконтрольному
документу, если все отчеты по поручениям
утверждены. В контрольном документ
переход выполняет контролер)
Исполнен
Готов к списанию в дело
(переход автоматический, если
документ неконтрольный. Если
документ контрольный, то переход
выполняет контролер по
документу)
Готов к списанию в дело
В дело
(Регистратор)
В дело
Рисунок1. Жизненный цикл входящего документа, Обращения гражданина
Регистрация исходящего документа
1. Для ответа на входящий документ необходимо сформировать исходящий. (кнопка
«Создать новую карточку» в разделе «Исходящий». Заполнить обязательные поля
(выделены красным цветом)
Для корректной отправки исходящего в поле «Получатель исходящего»
необходимо указать организацию-получателя. Все необходимые организации уже
заведены в справочник, новых значений создавать не нужно! При указании карточек
организации или внешней персоны, созданной Вами, документ не будет доставлен
адресату! В качестве файла вложения необходимо добавлять PDF файлы.
Указание внешней
необязательным.
персоны
в
поле
«адресат
исходящего»
является
вовсе
2. Для отправки исходящего по маршруту необходимо нажать кнопку [Изменить
статус]:[Отправить по маршруту]. Документ будет направлен на согласование (при
отсутствии согласующих – на подписание)
3. После подписания документ будет направлен регистратору для регистрации (документ
отобразится в разделе «Исходящие» в представлении «На регистрации»)
4. Регистратор необходимо указать журнал регистрации, индекс номенклатуры,
проконтролировать содержание поля «получатель исходящего» (см.пункт 1) и
зарегистрировать документ, нажав кнопку [Изменить статус]:[Зарегистрировать].
Документ будет автоматически направлен получателю
При регистрации документов не нужно изменять рег.номер, дату регистрации.
Более подробная информация находится в памятках, инструкциях, руководствах
Цикл документа представлен ниже:
Исходящий
Удалить (Автор)
Зарегистрировать
(Регистратор)
Корзина
Подготовка
Вернуть
на доработку
(Согласующий) по кнопке
«На доработку»
Отправить по
маршруту
(Автор)
Отклонить
(Согласующий) по кнопке
«Отклонить»
Согласование
Согласовать
(Согласующий)
Вернуть
на доработку
(Подписант) по
кнопке «На
доработку»
Отклонить
(Подписант)
по кнопке
«Отклонить»
Подписание
Подписан
(Подписант)
Регистрация
Зарегистрировать
(Регистратор)
Зарегистрирован
В дело
(Регистратор)
В дело
Рисунок2. Жизненный цикл исходящего документа
Отклонен
Внутренний документ
Удалить (Автор)
Подготовка
Корзина
Вернуть
на доработку
(Согласующий) по кнопке
«На доработку»
Отправить по
маршруту
(Автор)
Согласование
Отклонить
(Согласующий) по кнопке
«Отклонить»
Согласовать
(Согласующий)
Вернуть
на доработку
(Подписант) по
кнопке «На
доработку»
Отклонить
(Подписант)
по кнопке
«Отклонить»
Подписание
Подписан
(Подписант)
Регистрация
Зарегистрировать
(Регистратор)
Зарегистрирован
Отправить адресату
(Ртарший регистратор)
Рассмотрение
На исполнение (Рассматривающий) на этапе
рассмотрения необходимо создать резолюции.
документ будет направлен исполнителям
резолюций
Исполнение
Исполнено
(переход автоматический по неконтрольному
документу, если все отчеты по поручениям
утверждены. В контрольном документ
переход выполняет контролер)
Исполнен
Готов к списанию в дело
(переход автоматический, если
документ неконтрольный. Если
документ контрольный, то переход
выполняет контролер по
документу)
Готов к списанию в дело
В дело
(Регистратор)
В дело
Рисунок3. Жизненный цикл входящего документа
Отклонен
НПА, ОРД
Удалить в корзину
(Автор)
Подготовка
Корзина
Отправить по
маршруту (Автор)
Вернуть
на доработку
(Согласующий) по кнопке
«На доработку»
Согласование
Отклонить
(Согласующий) по кнопке
«Отклонить»
Согласовать
(Согласующий)
Отклонен
Отклонить
(Подписант)
по кнопке
«Отклонить»
Подписание
Вернуть
на доработку (Подписант) по
кнопке «На доработку»
Подписан
(Подписант)
Регистрация
Зарегистрировать
(Регистратор)
Зарегистрирован
На исполнение
(Регистратор) по
документу должны
быть созданы
резолюции. документ
будет направлен
исполнителям
резолюций
Исполнение
Исполнено
(переход автоматический по неконтрольному
документу, если все отчеты по поручениям
утверждены. В контрольном документ
переход выполняет контролер)
Исполнен
Готов к списанию в дело
(переход автоматический, если
документ неконтрольный. Если
документ контрольный, то переход
выполняет контролер по
документу)
Готов к списанию в дело
В дело
(Регистратор)
В дело
Рисунок4. Жизненный цикл документов ОРД, НПА
Готов к списанию в дело
(Регистратор). Документ не
нужно исполнять