Как возместить командировочные расходы, если сотрудник

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как возместить командировочные расходы,
если сотрудник задержался в командировке
С.В. Разгулин
заместитель директора
департамента налоговой и
таможенно-тарифной
политики Минфина России
Направляя сотрудника в командировку, организация обязана возместить ему:
– стоимость проезда;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства
(суточные);
– иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома администрации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ, а также в пункте 11 Положения,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Командировка автоматически продлевается, если сотрудник не может вернуться к месту
постоянной работы по объективным причинам. Например, если он заболел или задержался в пути
из-за плохих погодных условий, поломки транспорта и т. п.
Болезнь сотрудника в командировке должна быть подтверждена больничным листком. Дни
болезни в срок командировки не включайте. Но суточные за этот период нужно выплатить. Если
сотрудник лечился в стационаре, то за время его пребывания в больнице расходы на жилье не
возмещайте.
Затраты на лечение относятся к иным расходам. Следовательно, возмещать их нужно только по
решению руководителя организации.
За период нетрудоспособности сотруднику нужно выплатить больничное пособие. Средний
заработок за дни болезни не сохраняйте.
Такие правила установлены пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Пример расчета выплат сотруднику, который задержался в командировке из-за болезни
Сотрудник был направлен в командировку с 12 по 24 ноября (на 13 дней). Во время командировки он заболел и с 16 по
19 ноября находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки
сотрудник вернулся 28 ноября (позже на четыре дня).
Период болезни в срок командировки не включается. Сотруднику нужно начислить:
– суточные за период с 12 по 28 ноября (за 17 дней);
– зарплату в размере среднего заработка за рабочие дни по графику организации в период с 12 по 15 и с 20 по 28 ноября;
– больничное пособие за период с 16 по 19 ноября;
– компенсацию расходов по найму жилья. Расходы за период с 16 по 19 ноября не возмещаются.
Задержка командированного сотрудника в пути должна быть подтверждена справкой перевозчика
(авиакомпании, железной дороги и т. п.). За время вынужденной задержки организация обязана:
– выплатить сотруднику суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке
(п. 11, 17, 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.
№ 749);
– возместить ему документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в порядке
и размерах, определенных коллективным договором (локальным нормативным актом) (п. 14, 21
Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
– начислить сотруднику зарплату в размере среднего дневного заработка за рабочие дни по
графику командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример расчета выплат сотруднику, который задержался в командировке из-за неблагоприятных
погодных условий
Организация расположена в г. Москве. В связи с неблагоприятными погодными условиями самолет, на котором
сотрудник организации возвращался из командировки, совершил вынужденную посадку в г. Новокузнецке. Сотруднику
пришлось снять номер в гостинице аэропорта на одни сутки.
Вернувшись из командировки, сотрудник представил:
– справку авиакомпании, подтверждающую факт вынужденной посадки и время отправления следующего рейса на
Москву;
– счет из гостиницы на сумму 700 руб.
Расходы по оплате номера в гостинице во время вынужденной посадки самолета в другом городе приравниваются к
расходам по проживанию в месте командировки. Поэтому они полностью возмещаются сотруднику. Кроме того, за
дополнительный день пребывания в командировке сотруднику нужно:
– выплатить суточные;
– начислить зарплату в размере среднего заработка, если этот день является рабочим по графику организации.
За время задержки в пути без уважительных причин средний заработок можно не сохранять,
суточные не выплачивать, расходы по найму жилья не возмещать. Такой вывод следует из пунктов
4 и 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Ситуация: может ли сотрудник уйти в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на
работу
Да, может.
Никаких ограничений на этот счет в Трудовом кодексе РФ нет. Однако, если организация
выплачивает зарплату наличными, перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно
выплатить ему отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее чем за три дня до начала
отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Внимание!
Если свой отпуск сотрудник собирается провести в той же местности, где он был в командировке,
сразу после командировки отпуск лучше не предоставлять. В противном случае при налоговой
проверке у организации могут возникнуть проблемы с признанием налоговых расходов по оплате
обратного билета.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»