5. Контроль данных.

АО «ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ ЦЕНТР
ПО ПРОБЛЕМАМ ЗАНЯТОСТИ» МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ
ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Электронная форма
«Вакансии и резюме частных агентств занятости»
версия 1.00
Руководство пользователя
Веб – сайт: www.enbek.kz
e-mail: [email protected]
г.Астана, 2013 г.
Модуль «Электронная форма вакансии и резюме частных агентств
занятости» (ЭФЧАЗ) предназначен для формирования сведений о наличии
вакантных мест и соискателей в разрезе профессий.
Файл, сформированный программным модулем ЭФЧАЗ, передается в
электронном виде в районные (городские) уполномоченные органы по вопросам
занятости. После сбора и проверки на уровне района (города) все файлы ЧАЗ в
электронном виде передаются в Областное управление координации занятости и
социальных программ.
1. Установка.
Скачайте модуль EF_CHAZ.xls. Модуль размещен на портале «Работа»
www.enbek.kz в разделе «Пакет сервисов», а также на сайте www.enbek.gov.kz
в разделе «Официальный отдел» и доступен для свободного скачивания,
регистрация на сайтах не требуется.
2. Технические требования.
Для работы с модулем рекомендуется использовать Microsoft Office Excel
2003 (SP2) и выше.
3. Общий порядок работы в модуле.
На уровне частных агентств занятости:
- формируются списки вакансий и резюме в электронном виде:
вводятся данные организации (ЧАЗ),
вводятся вакансии в разрезе профессий на определенную дату,
вводятся профессии и количество соискателей на определенную дату
- проверяется правильность заполнения данных – выполняется режим
«Контроль данных» до состояния «ошибок нет»,
- файл с данными формата *.xls передается по электронной почте или на
любом внешнем носителе информации в районные (городские)
уполномоченные органы по вопросам занятости.
На уровне районных (городских) уполномоченных органов по вопросам
занятости производится:
- сбор файлов с данными формата *.xls от каждого ЧАЗ своего района
(города);
- проверка даты предоставляемых сведений и корректности
предоставляемых вакансий и резюме каждого ЧАЗ;
- передача всех полученных файлов с данными формата *.xls
по
электронной почте или на любом внешнем носителе информации в областные
управления координации занятости и социальных программ.
На уровне области:
- электронные списки частных агентств занятости принимаются от районных
(городских) уполномоченных органов по вопросам занятости, размещаются
на локальной рабочей машине;
- после проверки информация посредством модуля «Вакансии и резюме
online» импортируется
на портал «Работа» в рубрики: «Вакансии,
опубликованные на портале», «Резюме, опубликованные на портале».
занятости».
4. Формирование электронного списка.
4.1. Подготовка к работе.
Запустить модуль EF_CHAZ.xls.
Необходимо включить макросы.
1 вариант. Если в настройках Excel 2003 по умолчанию указан «средний
уровень безопасности», то при
входе в
Excel 2003
выдается
предупреждающее сообщение системы:
Следует нажать кнопку «Не отключать макросы».
2 вариант. Если в настройках Excel 2003 по умолчанию указан «высокий
уровень безопасности», то при входе в Excel 2003 выдается сообщение, где
необходимо нажать ОК. Далее в режиме Сервис – Макрос – Безопасность
выбрать «низкий» уровень безопасности и начать работу с модулем.
3 вариант. При входе в Excel 2007 следует открыть режим параметров
безопасности:
Отметить режим «Включить это содержимое». Нажать ОК.
4 вариант. При запуске модуля в Excel 2010 следует нажать «Включить
содержимое» и начать работу с модулем.
4.2. Заполнение карточки организации.
Зайдите на лист «Организация»:
Открывается режим ввода карточки организации - частного агентства
занятости:
Ввести информацию по частному агентству занятости (ЧАЗ). Все поля,
обязательные для заполнения, отмечены символом «*» (звездочка).
Поле Регион заполняется с помощью классификатора, который
раскрывается при нажатии на значок треугольника
в конце поля. Следует
выбрать из выпавшего списка нужное значение, район или город
месторасположения ЧАЗ:
После ввода всех данных по организации (ЧАЗ) следует заполнить листы:
«Вакансии» и «Резюме», после чего вернуться на лист «Организация» и
нажать кнопку «Контроль данных».
Если ошибок заполнения нет, то на экран выдается сообщение:
и рядом с кнопкой появляется сообщение «Ошибок нет»:
4.3. Заполнение данных по вакансиям.
Для ввода данных по вакансиям следует перейти на лист «Вакансии»:
В этом разделе следует ввести:
- дату подачи сведений (ставится текущая дата, её можно редактировать),
- сферы деятельности и специализации, по которым имеются вакантные
места,
- уточнение профессии,
- суммарное количество вакантных мест по каждой специализации.
Дата вводится в формате: ДД.ММ.ГГ. (то есть, день.месяц.год)
ЗАПОЛНЕНИЕ СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ
Сфера деятельности и специализация вводится в строку путем выбора
нужного значения из Справочника.
При клике мышкой по полю сферы деятельности в конце поля появляется
кнопка вызова Справочника
:
Справочник сфер деятельности и специализаций раскрывается в виде:
Код, Сфера деятельности --> Специализация
Из выпадающего списка следует выбрать подходящую сферу деятельности и
специализацию.
Если выбор специализации в таком виде затруднен, то следует поискать
нужное значение через поиск, нажав кнопку «Поиск сферы деятельности и
специализации»
При этом открывается окно поиска:
В поле «Текст поиска» следует ввести значащую часть названия
специализации или сферы деятельности (звездочки * в начале и в конце
текста ставить не нужно).
После нажатия кнопки «Поиск» на экран будет выдан список значений, в
названии которых присутствует поисковый элемент. Далее следует
переместить указатель на нужную строку и нажать кнопку «Вставить».
Если при нажатии кнопки «Поиск сферы деятельности и специализации»
выдается сообщение:
то это означает, что вы нажали кнопку поиска, находясь курсором в другой
колонке таблицы (или листа).
Следует закрыть сообщение нажатием на «ОК» и указать курсором строку,
куда должна добавиться выбранная сфера деятельности и специализация.
ВВОД КОЛИЧЕСТВА ВАКАНТНЫХ МЕСТ И УТОЧНЕНИЯ ПРОФЕССИИ
Для каждой строки: сферы деятельности и специализации и уточнение
профессии, следует ввести суммарное количество вакантных мест по
данной специализации по информации от всех работодателей.
Например, 2 работодателя подали заявку на «Бухгалтерия, аудит 
Планирование» уточнение: бухгалтер, при этом на одно из предприятий
требуется сразу 2 специалиста, а на другое предприятие - 1. В итоге,
вакантных мест «Бухгалтерия, аудит  Планирование», бухгалтер, заявлено
3.
В этом случае профессия «Бухгалтерия, аудит  Планирование», бухгалтер,
вводится один раз, а количество вакансий указывается равное 3.
4.4.
Заполнение данных по резюме.
Для ввода данных по резюме следует перейти на лист «Резюме»:
В этом разделе следует ввести:
- дату подачи сведений (ставится текущая дата, её можно редактировать),
- сфера деятельности и специализация,
- уточнение профессии соискателей,
- количество соискателей по каждой специализации/профессии.
Дата вводится в формате: ДД.ММ.ГГГГ (то есть, день.месяц.год)
Работа по заполнению таблицы «Список профессий соискателей» аналогична
порядку, описанному для раздела Вакансии п.4.3.
Сферы деятельности, специализации/профессии вводятся те, которые заявлены
соискателями в своих резюме, т. е. специализации/профессии, по которым
возможно трудоустройство соискателя.
Если соискатель согласен работать и Бухгалтером и Кассиром, в зависимости
от наличия вакансии, то в таблицу следует занести обе профессии:
403 Бухгалтерия, аудит --> Бухгалтерия с уточнением Кассир – 1
403 Бухгалтерия, аудит --> Бухгалтерия с уточнением Бухгалтер – 1.
5. Контроль данных.
После завершения ввода информации по вакансиям и резюме следует
перейти на лист «Организация» и нажать кнопку «Контроль данных».
Если при заполнении допущены неточности или ошибки, то будут выданы
соответствующие сообщения.
Если есть ошибки заполнения, то рядом с кнопкой «Контроль данных»
выдается сообщение «Есть ошибки»:
И далее появится сообщение о конкретной ошибке.
Например, в системе работает контроль на не повторяемость сфер
деятельности, специализации и уточнения профессии в одной табличке:
Или, например такие сообщения:
Если ошибок заполнения нет, то на экран выдается сообщение:
и рядом с кнопкой появится сообщение «Ошибок нет»:
Обязательно добейтесь сообщения, что проверка прошла благополучно «Ошибок нет».
6. Сохранение файла с данными.
6.1.Выбор формата при сохранении заполненного файла
ВНИМАНИЕ!
Если работа с модулем ЭФЧАЗ (книгой Excel)
велась в формате
MsOfficeExcel 2007, или MsOfficeExcel 2010, то окончательный вариант
файла для передачи в Областное управление координации занятости и
социальных программ нужно сохранить в формате MsOffice Excel 2003.
Пример сохранения файла ЭФЧАЗ, заполненного в MsOfficeExcel 2007
Пример сохранения файла ЭФЧАЗ, заполненного в MsOfficeExcel 2010
6.2. Имя сохраняемого файла.
После ввода всех данных и благополучного выполнения контролей следует
сохранить файл Excel с именем, включающим в себя БИН агентства и дату
подачи сведений.
Например, БИН организации - 555666444777 , дата подачи сведений –
01.11.2013.
В этом случае имя файла будет: EF_CHAZ_555666444777_01112013.xls