Система электронного документооборота и управления взаимодействием АНКЕТА для руководителя подразделения Предлагаемая Вашему вниманию анкета ставит своей целью выявить задачи, решение которых при внедрении электронного документооборота позволит дать наибольший эффект, а также поможет наиболее полно исследовать документооборот вашего подразделения и предприятия в целом. 1. ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО: _________________________________________________________ 2. ТЕЛЕФОН: _________ 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:_______________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 5. ЕСТЬ ЛИ У ВАС СЕКРЕТАРЬ/ ПОМОЩНИК: _____________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 6. СРЕДНЕЕ ЧИСЛО СОТРУДНИКОВ В ВАШЕМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ____, ИЗ НИХ С КОМПЬЮТЕРОМ____ 7. КАКИЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ПОЛОЖЕНИЯ, ПЕРЕЧНИ И Т.Д.) ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ В РАБОТЕ (по возможности приложите копию к анкете) _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 8.СУЩЕСТВУЮТ ЛИ ВНУТРЕННИЕ СТАНДАРТЫ И ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПО ВАШЕМУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ (по возможности приложите копию к анкете)_______________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 9. ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА: (по 10-балльной шкале укажите важность перечисленных вариантов, где 10 – наиболее важная для Вас цель автоматизации) Варианты накопление корпоративных знаний сокращение затрат времени на создание и поиск документов ускорение документооборота оценка загрузки и планирование занятости сотрудников усиление контроля исполнения поручений увеличение уровня ответственности работников сокращение бумажного документооборота улучшение репутации и имиджа компании более продуктивное использование вычислительной техники повышение безопасности данных Приоритет 10. ИСПОЛЬЗУЕТЕ ЛИ ВЫ В ПОВСЕДНЕВНОЙ РАБОТЕ КОМПЬЮТЕР: да, работаю с программами (подчеркните или напишите свой вариант): Microsoft Office: Word; Excel; другие ______________________________________________ почтовые программы: Outlook; Bat; другие _________________________________________ информационно-справочные системы: Консультант +; Гарант; другие _____________________ учетные системы: 1С; Галактика; Парус; КАС «Бизнес Люкс»; другие __________________________________________________________________________________ Internet; другие: ___________________________________________________________________________ нет, не работаю с компьютером. Причина ________________________________________________________ 11. ВЕДЕТСЯ ЛИ РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ/ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В ВАШЕМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ: Да. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РЕГИСТРАЦИЮ ____________________________________________ Нет 12. ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ И ХРАНИМЫЕ В ВАШЕМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ: в колонках 2, 3: желательно указать количество за месяц, либо дать определения, например, «МНОГО», «ЧАСТО», «ЕЖЕДНЕВНО», «РАЗ В НЕДЕЛЮ» и др.); в колонках 4, 5: поставить «+» или «-» . Виды документов 1 Акты Доверенности Договоры Заявки (на финансирование, МЦ и т.п.), представления и ходатайства Заявления, служебные записки Нормативные документы, инструкции и стандарты Командировочные удостоверения, задания Отчеты, сводки, справки Письма исходящие Письма входящие Планы, программы, сметы, бюджеты Положения, уставы Приказы Протоколы, решения Распоряжения Техническая документация Чертежи/схемы Пояснительные записки Технические задания Создаются в подразделении 2 Поступают из других групп/отделов 3 Другие документы: 13. ВЫ СОГЛАСНЫ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ? Хранятся в Вашем подразделении оригиналы копии 4 5 да, но только читать; да, читать и подписывать; да, читать и накладывать резолюцию; нет, буду продолжать работать с бумажными документами. 14. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ ПО КАКИМ КРИТЕРИЯМ НАИБОЛЕЕ ВАЖЕН ДЛЯ ВАС (по 10-балльной шкале укажите важность перечисленных вариантов, где 10 – наиболее важный для Вас критерий) Критерий Приоритет 1 2 Создатель Дата создания Дата последнего изменения Проект Объект Контрагент/Заказчик Подразделение – создатель Ответственный по документу Номер документа Приложения для редактирования документа Поиск по тексту документа Другие критерии: 18. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЛИЧНО ВАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ ПОЛУЧАТЬ ОПЕРАТИВНО, НО СЕЙЧАС НЕВОЗМОЖНО? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ БЛАГОДАРИМ ЗА СОТРУДНИЧЕСТВО! 3