Руководство участника выставки «Школьная страна» 28 – 30 августа 2015 г.

Руководство участника выставки
«Школьная страна»
28 – 30 августа 2015 г.
Содержание:
Общая информация о выставке……………………………………………………...…2
Условия участия……………………………….……………………..………….……....4
1. Публичная оферта…………….…………………………………………….…...4
2. Оформление участия………………………………………………………….…4
3. Стоимость участия………………………………………..……………….……..5
4. Получение технической аккредитации (самостоятельное строительство)…..5
5. Организация коллективной экспозиции….………………………………….…6
6. Работа распространителей рекламных материалов……………………………6
7. Оплата участия в выставке…………………………...……………………….....6
8. Отказ от участия / уменьшение заказанной площади……………....…………7
9. Правила работы на выставке…………………...……………………………….7
10. Обработка грузов…………………………………….…………………………7
11. Охрана и безопасность……………………...………………………………….7
12. Соблюдение авторских и смежных прав……………………………………...7
1
Руководство по участию в выставке и конференции было разработано для упрощения процесса подготовки
к выставке и решения соответствующих административных вопросов. Вся информация представлена
таким образом, чтобы ее содержание было доступно для компаний, которые уже работают в России, так
и для компаний, которые только впервые планируют выйти на этот рынок.
Руководство состоит из общей информации о выставке и форм-заявок на предлагаемые выставочные услуги.
Внимательное изучение содержания этого руководства позволит Вам решить все вопросы организации и
проведения выставки. Просим Вас сохранить копии заполненных форм, чтобы возникшие вопросы могли быть
улажены быстро, а выставленные счета на услуги соответствовали предъявляемым формам.
Пожалуйста, обратите внимание Просим соблюдать указанные сроки подачи заявок для того, чтобы
мы смогли качественно и своевременно выполнить Ваши заказы. В противном случае мы не сможем
гарантировать их своевременное выполнение
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ
Организатор выставки:
Выставочный комплекс:
Адрес:
Сайт:
ООО «ЭФ-Интернэшнл»
«ЛЕНЭКСПО»
Россия 199106 Санкт-Петербург, Большой пр. В.О., 103, павильон 8А
www.school.expoforum.ru
КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Ф.И.О/организация
Директор выставки
САВЕЛЬЧЕВА
Екатерина Александровна
Телефон/факс
(812) 240-40-40, доб. 226
(921) 334-08-65
E-mail
Веб-сайт
www.school.expoforum.ru
[email protected]
Менеджер по работе с клиентами
НОВОКШОНОВА
Алена Анатольевна
(812) 240-40-40, доб. 259
(921) 3340863
www.school.expoforum.ru
[email protected]
Менеджер по техническим вопросам и строительству стендов
(812) 240 40 40 доб. 233
ПОЯСОВА
[email protected]
(921) 334-0845
Евгения Витальевна
Техническая аккредитация стендов
ООО «ЭФ-Дизайн»
(812) 321-26-99
[email protected]
ИЛЬЯСОВ
(931) 351-22-24
Руслан Менниярович
Туристическое обслуживания, гостиничное размещение, трансфер
(812) 321-26-10
(812) 321 28 50
[email protected]
(812) 321 26 78
Экспедирование и перевозка грузов, таможенное оформления и декларирования
ООО «ПАН-БАЛТ
(812) 322 6098
[email protected]
Сервис»
(812) 322 6034
Индивидуальная охрана стендов:
ООО ОО «Мегаполис 78»
(812) 321-26-84
Организация питания:
ООО «Карамель
Кейтеринг»
(812) 946-46-68
(921) 967-14-50
[email protected]
www.expoforum.ru
www.expoforum-design.ru
www.expoforum.ru
www.pan-baltservice.ru
www.caramel-catering.ru
РАБОТА ВЫСТАВКИ
РАБОТА ВЫСТАВКИ ДАТА, ВРЕМЯ
27 августа
2015
Монтаж
9:00 – 19:00
27 августа
2015
НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТ
Монтаж стендового оборудования и крупногабаритных
экспонатов.
Заезд участников, оформление стендов, размещение
экспонатов.
19.00 - 22.00
09:00 – 10:00
15:00 – 22:00
Вход участников на территорию комплекса; допоставка
оборудования, товаров и образцов.
10:00 – 18:00
Выставка открыта для посетителей.
18:00
Выход участников с территории комплекса.
Работа выставки
09:00 – 10:00
Вход участников на территорию комплекса.
29 августа
10:00 – 18:00
Выставка открыта для посетителей.
2015 г.
18:00
Выход участников с территории комплекса.
09:00 – 10:00
Вход участников на территорию комплекса.
Работа выставки
10:00 – 16:00
Выставка открыта для посетителей.
30 августа 2015 г.
16:00
Закрытие выставки.
16:00 – 22:00
Демонтаж экспозиции.
Работа выставки
28 августа 2015 г.
Примечание: В случае увеличения сроков монтажа или демонтажа экспозиции по просьбе участника,
дополнительная оплата составляет 120 руб. в час за 1 кв. м. арендованной площади, но не менее 6000 руб. в 1 час (без
учёта НДС).
УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ
Внимание! Каждый экспонент, принявший решение об участии в выставке «Школьная страна 2015», несет
полную ответственность за соблюдение Общих условий участия в мероприятиях на территории
выставочного комплекса «ЛЕНЭКСПО» и Условий участия, изложенных в настоящем руководстве.
Настоящие условия также являются неотъемлемой частью договора-оферты, представленного на сайте
www.school.expoforum.ru. При несоблюдении Участником данных правил, он не допускается к участию в
выставке.
Экспоненты принимают участие в выставке согласно арендованным площадям, в противном случае
Организатор вправе выставить дополнительный счет на самовольно занимаемую площадь!
1. ПУБЛИЧНАЯ ОФЕРТА
ООО «ЭФ-Интернэшнл» предлагает упрощенный способ участия в выставках – путем акцепта публичной
оферты ООО «ЭФ-Интернэшнл». «Публичная оферта»/»Оферта» – публичное предложение Организатора,
адресованное неопределенному числу лиц – любому юридическому лицу: учреждению, предприятию или
организации любых форм собственности или индивидуальному предпринимателю заключить с ним договор
на предоставление во временное владение и пользование (субаренду) закрытой (оборудованной или
необорудованной) или открытой выставочной площади, принадлежащей Организатору на праве аренды на
существующих условиях, содержащихся в Общих условиях участия, организации и проведения выставок и
иных мероприятий, Руководстве участника выставки, Заявке на участие в выставке.
«Акцептом» или подтверждением согласия экспонента участвовать в выставке на предложенных в Оферте
условиях, в соответствии с пунктом 3 статьи 438 ГК РФ, является оплата экспонентом заказанной
выставочной площади и/или услуг.
Акцепт Оферты является равносильным заключению Договора на условиях, изложенных в оферте.
Организация, имеющая желание принять участие в выставке, подает заявку на участие с подписью
руководителя организации и главного бухгалтера, заверенную печатью организации. Организаторы, на
основании полученных заявок, высылают Участнику счет, который должен быть полностью оплачен в
течении трех банковских дней.
По желанию участника может быть заключен индивидуальный договор аренды выставочной площади и
оборудования.
2. ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ:
Фирма или организация, желающая принять участие в выставке, направляет в адрес ОРГАНИЗАТОРОВ
заполненную и подписанную «Заявку на участие» (Форма 1), заказы на дополнительные услуги,
информацию для каталога (бланки заявок прилагаются).
Предварительное On-line оформление. Оn-line заявка расположена на сайте выставки
www.school.expoforum.ru в разделе «Для участников». Заполненная заявка автоматически поступает в
Дирекцию и менеджер выставки свяжется с экспонентом. ВНИМАНИЕ! On-line заявка является
предварительной!
Все формы заявок размещены на сайте www.school.expoforum.ru. Заполненные заявки (в формате Word и
отсканированные копии, заверенные печатью организации и подписью руководителя) необходимо выслать
в отсканированном виде на адрес [email protected]. В случае возникновения вопросов
относительно заполнения документов просим обращаться в дирекцию выставки.
Организаторы оставляют за собой право в исключительных случаях изменять цены на участие в выставке по
своему усмотрению.
4
Планировка площадей участника в павильоне является предварительной. Организаторы оставляют за собой
право менять местоположение участников в павильоне в зависимости от технической необходимости по
своему усмотрению. Стоимость участия не зависит от изменения местоположения стенда.
Участник может начать демонтаж экспозиции и завершить работу на выставке только после ее закрытия.
Участник не имеет права передавать права и обязательства по настоящему договору третьим лицам.
Заявки, переданные по факсу или электронной почте, признаются равными по юридической силе
экземплярам документов с оригинальной подписью и печатью.
3. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ
Регистрационный сбор (с каждой заявленной фирмы) – 1 500,00 руб. с НДС 18% включает в себя:









размещение информации об Экспоненте на сайте www.school.expoforum.ru (название, логотип,
краткое описание деятельности компании, реквизиты фирмы);
10 пригласительных билетов на посещение выставки;
пропуска на машину в дни монтажа/демонтажа;
аккредитацию для сотрудников, работающих на стенде, из расчета 1 бейдж на 2 кв.м.;
стоимость общей охраны выставочной территории и выставочных павильонов, обеспечение
контрольно-пропускного режима;
стоимость уборки общей территории выставки, проходов в павильонах и на открытых площадках (за
исключением площади стендов);
расходы на общевыставочную рекламную кампанию, разработку и печать рекламных материалов;
расходы на разработку художественного оформления выставки;
стоимость общего электроосвещения, отопления, вентиляции закрытых выставочных площадей и
общего электроосвещения открытой территории выставки.
Оборудованная закрытая выставочная площадь (стандартные стенды) – 5000 руб. с НДС 18%
Необорудованная закрытая выставочная площадь (от 12 кв.м.) – 3500 руб. с НДС 18 %
Наценка за расположение (обзорность) стенда:
Наценка
Минимальный метраж
Открыто
сторон
% к базовой стоимости
Линейный стенд
Угловой стенд
2 кв.м.
9 кв.м.
1
2
0%
+10%
Торцевой стенд
12 кв.м.
3
+15%
Островной стенд
20 кв.м.
4
+20%
Заочное участие (без стенда) - 7000,00 руб. с НДС 18 %. Включает в себя:
 размещение рекламных материалов на информационной стойке на территории павильона;
 размещение информации об Экспоненте на сайте www.school.expoforum.ru (название, логотип,
краткое описание деятельности компании, реквизиты фирмы);
Аккредитация двух промоутеров для работы в выставочном зале (промоутеры предоставляются самим
участником) – 4000,00 руб. с НДС 18%
ПОЛУЧЕНИЕ
СТРОИТЕЛЬСТВО)
4.
ТЕХНИЧЕСКОЙ
АККРЕДИТАЦИИ
(САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ
Генеральным застройщиком на территории выставочного комплекса «Ленэкспо» является
ООО «ЭФ-Дизайн». При заказе необорудованной площади и привлечении к строительству стенда сторонних
компаний, Экспонент обязан уведомить Организатора о компании-застройщике, а также проинформировать
своих застройщиков о прохождении обязательной технической аккредитации в ООО «ЭФ-Дизайн».
Перечень необходимых документов для прохождения технической аккредитации представлен на сайте
http://ef-design.ru/tech-control/.
Застройщики, не прошедшие контроль проектно-технической документации стендов, на выставочные
площади не допускаются!
Рекомендуем получить аккредитацию до 20 июля 2015 года (более, чем за 30 рабочих дней до начала
монтажных работ). При получении разрешения на застройку менее, чем за 15 рабочих дней до начала
монтажных работ, стоимость увеличивается на 50%, менее, чем за 5 рабочих дней – на 100% от
установленных ставок.
С необходимой информацией для прохождения аккредитации можно ознакомиться в Положении о
техническом контроле, которое можно скачать на сайте www.ef-design.ru.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ
КОЛЛЕКТИВНОЙ ЭКСПОЗИЦИИ
На выставке допускается организация коллективных экспозиций. Организатор коллективной экспозиции не
позднее, чем за 30 дней до начала монтажа предоставляет список фирм-участниц с указанием страны их
регистрации, почтового адреса, а также размера выставочной площади.
Организатор коллективной экспозиции оплачивает регистрационный сбор за каждого участника своей
экспозиции. Организатор коллективной экспозиции несет полную ответственность за соблюдение Общих
условий участия своими экспонентами. До подтверждения заявки Дирекция выставки сохраняет за собой
право исключить из списка участников коллективной экспозиции любую фирму (организацию).
Организатор коллективной экспозиции обязан предоставить информацию в Официальный каталог выставки
по всем своим экспонентам и о себе в случае наличия собственного стенда.
7. РАБОТА
РАСПРОСТРАНИТЕЛЕЙ РЕКЛАМНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Работа распространителей рекламных материалов (промоутеров) фирмы на выставке разрешена только для
компаний, участвующих со стендом или заочных участников, по предварительной аккредитации.
Работа распространителей рекламных материалов не должна препятствовать передвижению посетителей
выставки и мешать работе других Участников. Каждый промоутер должен иметь при себе правильно
заполненный бейдж участника выставки, дающий право нахождения на территории выставки.
Организаторы оставляют за собой право немедленно удалять с выставочной площадки промоутеров, не
получивших аккредитацию.
8. ОПЛАТА УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ
Оплата стоимости участия должна быть произведена в течение десяти банковских дней с момента
получения счета.
Полная оплата стоимости участия должна быть произведена не позднее 07 августа 2015 года по счету,
высылаемому участнику на основании заполненной заявки (Форма 1)
Платеж подтверждается копией платежного поручения с отметкой банка об оплате полной суммы
заказанных услуг и НДС (18%). В платежном поручении необходимо указать: «Взнос за участие в выставке
«Школьная страна 2015».
Место расположения стенда Участника считается зарезервированным только после оплаты в размере 100%
от стоимости заказанной площади и 100% регистрационного сбора (оплачивается в течение 10 банковских
дней со дня выставления счета). Окончательный расчет за участие осуществляется не позднее 07 августа
2015 года.
В случае невыполнения установленных сроков платежей Организаторы оставляют за собой право изменить
месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом
Участника, а также отказаться от предоставления Участнику услуг, указанных в его Заявке.
ВНИМАНИЕ! Экспоненты, не оплатившие свое участие в полном объеме до 07 августа 2015 г. не будут
допущены на выставку, а строительство заказанных ими стендов не будет производиться.
9. ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ / УМЕНЬШЕНИЕ ЗАКАЗАННОЙ ПЛОЩАДИ
При отказе от участия в выставке до 28 июля 2015 года экспонент несет штрафные санкции в размере
50% от стоимости участия. При отказе от участия в выставке после 28 июля 2015 года экспонент несет
штрафные санкции в размере 100% от стоимости участия.
В случае сокращения Участником площади стенда, организатор оставляет за собой право изменить
месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом
Участника.
Выставочные площади, оплаченные и не занятые участником за 12 часов до открытия выставки,
рассматриваются как свободные. Организаторы вправе распорядиться ими по своему усмотрению. В этом
случае выплаченные средства участнику не возвращаются.
10. ПРАВИЛА РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ
 Оформление стенда и действия Участника не должны мешать работе других участников выставки или





посетителям. В случае если другие Участники выставки нарушают данное правило, Экспонент вправе
обратиться за помощью в Дирекцию выставки.
Участник может начать демонтаж экспозиции и завершить работу на выставке только после ее закрытия
в 16:00 30 августа 2015 г. В случае возникновения условий, при которых Участник выставки вынужден
покинуть экспозицию до указанного времени, он должен не только поставить в известность
Организатора, но и получить разрешение Директора выставки.
Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей, производится самостоятельно
Участником, либо по его предварительному заказу (Форма 12) и за его счет временным персоналом.
В период работы выставки каждый Участник обязан направить своего представителя к открытию
павильона и обеспечить его присутствие до закрытия выставки (10.00 - 18.00).
Каждый представитель компании-участницы Выставки должен пройти регистрацию, получить и
заполнить бейдж участника выставки.
В каждый день выставки на стенде должен присутствовать представитель компании, имеющий
доверенность на подписание закрывающих документов (акта сдачи-приемки, акта приема-передачи
площади) (бланк доверенности), а также договора, если таковой оформлялся.
11. ОБРАБОТКА ГРУЗОВ
Все транспортно-экспедиторские услуги и выполнение связанных с данными услугами таможенных
формальностей и работ на территории выставочного комплекса могут осуществляться только
ООО «Пан-БалтСервис», которое обладает эксклюзивным правом на осуществление данных операций.
Участник либо его Экспедитор обязаны не позднее, чем за два месяца до начала выставки заключить
отдельный контракт с ООО «Пан-БалтСервис» на выполнение вышеуказанных работ.
12. ОХРАНА И БЕЗОПАСНОСТЬ
В течение всего периода работы выставки Организаторы обеспечивают режим общей охраны выставки,
круглосуточную охрану общественного порядка на территории выставочного комплекса, не осуществляя
при этом индивидуальную охрану экспонатов и другого имущества Участников.
Организатор не несет ответственности за сохранность экспонатов и других материальных ценностей,
принадлежащих Экспоненту и оставленных на стендах. В случае необходимости Участник может заказать
индивидуальную охрану стенда в дневное и / или ночное время, либо воспользоваться услугами платной
камеры хранения.
13. СОБЛЮДЕНИЕ АВТОРСКИХ И СМЕЖНЫХ ПРАВ
В случае публичного исполнения произведений (представление произведений, фонограмм, исполнений,
постановок посредством игры, декламации, пения, танца в живом исполнении или с помощью технических
средств; показ кадров аудиовизуального произведения) на выставке Участник самостоятельно заключает
соглашения и производит все расчеты (платежи), связанные с использованием им, его сотрудниками и/или
контрагентами объектов авторского и смежных прав в период и/или в связи с действием настоящего
договора.
В случае предъявления любого рода претензий, исков к Организаторам, связанных с использованием
Участником или привлеченными им третьими лицами на территории ОАО «Ленэкспо» объектов авторского
и смежных прав, Участник обязуется во внесудебном порядке возместить Организаторам все убытки,
связанные с указанными претензиями и исками, включая суммы исковых требований.
КАЖДЫЙ ЭКСПОНЕНТ В ТЕЧЕНИЕ РАБОТЫ ВЫСТАВКИ (28-30 АВГУСТА 2015Г.)
ПОЛУЧИТЬ (НА СТЕНДЕ ДИРЕКЦИИ) СЛЕДУЮЩИЕ ЗАКРЫВАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ:
 АКТ СДАЧИ-ПРИЁМКИ РАБОТ (2 ЭКЗЕМПЛЯРА);
 АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ (4 ЭКЗЕМПЛЯРА);
 СЧЁТ-ФАКТУРА (1 ЭКЗЕМПЛЯР).
ДОЛЖЕН
КАЖДЫЙ ЭКСПОНЕНТ ДОЛЖЕН ДО КОНЦА РАБОТЫ ВЫСТАВКИ (30 АВГУСТА 2015Г.)
ВЕРНУТЬ В ДИРЕКЦИЮ 1 ЭКЗЕМПЛЯР АКТА ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ РАБОТ И 2
ЭКЗЕМПЛЯРА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ, ЗАВЕРЕННЫЕ
ПОДПИСЬЮ И ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ (ИЛИ ПРЕДЪЯВИТЬ ДОВЕРЕННОСТЬ)