Когда система бюджетирования будет

Теоретические и практические аспекты
функционирования системы
бюджетирования
Залог работоспособности любой системы основывается на
качественном управлении. Управление это целенаправленное
воздействие на объект управления субъектом управления – так
формулируется суть управленческой деятельности.
На мой взгляд, качественная постановка финансовых целей на этапе
планирования, создание оптимальных регламентов организации
бизнес-процесса, своевременное регулирование в качестве реакции
на изменения и непрерывный контроль залог успеха любого
предприятия.
Система Бюджетирования - это один из инструментов эффективного
управления реализацией любого проекта, и в частности
строительного.
Как
управленческий
процесс
бюджетирование
является
последовательным выполнением четырех основных управленческих
функций:
ПЛАНИРОВАНИЕ
• Предварительная оценка
проекта,
• Бизнес-план проекта
ОРГАНИЗАЦИЯ
• Разработка ,
согласование,
утверждение регламентов
• Организационное
структурирование
РЕГУЛИРОВАНИЕ
• На основе
осуществления прямых и
обратных связей,
получение информации,
оперативное
реагирование,
• изменение ориентиров
КОНТРОЛЬ
• Непрерывный контроль
деятельности по
ключевым показателям
План необходимых мероприятий по созданию и внедрению системы
бюджетирования на предприятии может включать следующие этапы:
ОРГАНИЗАЦИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОГО
ПРОЦЕССА
• Разработка Положения о рабочей группе проекта
• Состав совета директоров и Бюджетного комитета
РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ
ТЕНДЕРОВ И
ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ
• Разработка и согласование
• Утверждение и внедрение
РЕГЛАМЕНТ БЮДЖЕТНОГО
ПРОЦЕССА
• Разработка и согласование
• Утверждение и внедрение
ОЦЕНКА
ЭФФЕКТИВНОСТИ
• Показатели эффективности проекта
• Показатели эффективности бюджетирования
АВТОМАТИЗАЦИЯ
БЮДЖЕТНОГО ПРОЦЕССА
• Проведение тендера программных продуктов
• Согласование и выбор софта
• Приобретение , доработка и внедрение
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ
БЛОК
Составление Бюджета
проекта
Проведение тендеров и
заключение договоров
Составление плана-графика
производства работ
Составление плана
финансирования
ОРГАНИЗАЦИОННОУПРАВЛЕНЧЕСКИЙ
БЛОК
Организационное
структурирование
Разработка системы
регламентов
Разработка системы оценки
эффективности
ИНВЕСТОР
ПРОЕКТА
• устанавливает
желаемые
параметры проекта
ФИНАНСОВОЕ
УПРАВЛЕНИЕ
• формирует
отчетность и
предоставляет
инвестору
РАБОЧАЯ
ГРУППА
• осуществляет
реализацию проекта
БЮДЖЕТНЫЙ
КОМИТЕТ
• формирует
финансовую
стратегию
РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРОЕКТА
• формулирует задачи и
осуществляет контроль
Акционеры
(инвесторы)
Генеральный
директор
Бизнес единица 1
Строительные
проекты –
Руководитель
проекта
СТН
СДО
ПЭО
Бизнес единица 3
Финансовое
управление
Другие
подразделения
Регламент
проведения
тендеров и
заключения
договоров
Регламент
бюджетирования
• Определение группы потенциальных подрядчиков
• Оценка каждого подрядчика по набору критериев получение
экспертных оценок
• Коммерческое предложение
• Получение экспертных оценок
• Получение оферты договора
• Согласование и утверждение
• Запрос и получение дополнительного списка документов
• Заключение договора
• Бюджетный календарь
• График производства работ
• План финансирования
• Платежный календарь
• Финансирование и система отчетов
• Порядок осуществления оплаты контрагентам
Показатели эффективности это основные цели для начала реализации
проекта. Желаемый эффект от деятельности это тот ориентир который обозначает
Инвестор перед началом реализации проекта.
Система оценки эффективности выражается в показателях эффективности,
включающих два направления: требования к результатам - это количественные
показатели проекта, и требования к персоналу – это показатели личной
эффективности. Показатели личной эффективности сложнее формулировать, так как
оно затрагивает социофакторы и отличается большей долей субъективности в
оценке. В настоящее время для учета всех необходимых критериев разрабатываются
специальные
автоматизированные системы управления проектом, где также
учитываются ключевые показатели эффективности каждого участника проекта.
Показатели эффективности проекта:
Показатели результата:
СРОК ОКУПАЕМОСТИ
НОРМА ДОХОДНОСТИ
РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ НА ВЛОЖЕННЫЙ КАПИТАЛ
(устанавливаются инвестором или нормативные
для отрасли)
Показатели личной эффективности:
СРОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ
ДЕЛОВАЯ АКТИВНОСТЬ
БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
на основе информации о рыночной стоимости работ
ГРАФИК ПРОИЗВОДСТВА РАБОТ
На основании заключенных договоров
ПЛАН ФИНАНСИРОВАНИЯ
на основании графика производства работ и условий договоров в части оплаты с целью определения
потребности в деньгах
ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ
интервал планирования неделя или день, составляется на основе плана финансирования с целью
обеспечения платежеспособности
ЗАЯВКА НА ФИНАНСИРОВАНИЕ
на основе платежного календаря с целью своевременного пополнения счета проекта
Инвестиционные затраты по проекту "Гостиница"
Площадь объекта
Расчетный курс доллара
СТОИМОСТЬ ДОГОВОРА
ИТОГО стоимость здания:
40 000
30
м2
руб.
за м2
Сумма, руб.
%
2 890 USD
3 468 197 001
100,00%
ПРЕДИНВЕСТИЦИОННАЯ СТАДИЯ
30 USD
36 000 000
1,0%
ПРАВА АРЕНДЫ
200 USD
240 000 000
6,9%
ПРОЕКТИРОВАНИЕ
70 USD
84 197 001
2,4%
ТЕХНИЧЕСКИЙ ЗАКАЗЧИК
60 USD
72 000 000
2,1%
3 000 000 000
86,5%
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПОДРЯДЧИК
2 500 USD
Непредвиденные затраты
30 USD
36 000 000
1,0%
ВНЕШНИЕ СЕТИ
300 USD
360 000 000
20,0%
ВСЕГО:
3 190 USD
3 828 197 001
120,00%
№ этапа
Наименование этапа
1
2
Срок реализации
Бюджет проекта
Выполнение на
дату
Отклонение
месяцев
план
факт
гр.4-гр.5
3
4
5
6
ВСЕГО
3 828 197 000
1.1
Прединвестиционная стадия
3
36 000 000
1.2
Предпроектная стадия
6
261 600 000
1.2.1
Тех.заказчик (30%)
1.2.2
Прочии затраты стадии "ПП"
1.3
Проектирование
21 600 000
240 000 000
7
98 597 000
1.3.1
Тех.заказчик (20%)
14 400 000
1.3.2
Проектировщик
80 000 000
1.3.3
Прочии затраты стадии "П"
1.4
1.4.1
Строительно-монтажные работы
4 197 000
18
Тех.заказчик (40%)
3 028 800 000
28 800 000
1.4.2
Ген.подрядчик, в т.ч.:
1.4.2.1
Работы подготовительного периода
1.4.2.2
Работы нулевого цикла
1.4.2.3
Устройство несущих конструкций (каркас)
1.4.2.4
Внутренние инженерные сети и оборудование
480 000 000
1.4.2.5
Фасадные работы (кровля)
420 000 000
1.4.2.6
Внутренняя отделка
390 000 000
1.4.2.7
Благоустройство, устройство дорог и проездов
1.4.3
Прочии затраты стадии "СМР"
1.5
Сдача объекта в эксплуатацию
1.5.1
Тех.заказчик (10%)
1.5.2
Ген.подрядчик
1.6
Непредвиденные затраты
2.
Внешние сети
2.1
Проектирование
2.2
СМР
3 000 000 000
30 000 000
390 000 000
1 230 000 000
60 000 000
2
7 200 000
7 200 000
36 000 000
25
360 000 000
72 000 000
288 000 000
ИТОГ 2011
янв.11
фев.11
…
ИТОГ 2012
7
7.1
7.2
7.n
8
№ этапа
Наименование этапа
1
2
Срок реализации
Бюджет проекта
Оплата на дату
Отклонение
месяцев
план
факт
гр.4-гр.5
3
4
5
6
ВСЕГО
3 828 197 000
1.1
Прединвестиционная стадия
3
36 000 000
1.2
Предпроектная стадия
6
261 600 000
1.2.1
Тех.заказчик (30%)
1.2.2
Прочии затраты стадии "ПП"
1.3
Проектирование
21 600 000
240 000 000
7
98 597 000
1.3.1
Тех.заказчик (20%)
14 400 000
1.3.2
Проектировщик
80 000 000
1.3.3
Прочии затраты стадии "П"
1.4
Строительно-монтажные работы
4 197 000
18
3 028 800 000
1.4.1
Тех.заказчик (40%)
1.4.2
Ген.подрядчик, в т.ч.:
1.4.2.1
Работы подготовительного периода
1.4.2.2
Работы нулевого цикла
1.4.2.3
Устройство несущих конструкций (каркас)
1.4.2.4
Внутренние инженерные сети и оборудование
480 000 000
1.4.2.5
Фасадные работы (кровля)
420 000 000
1.4.2.6
Внутренняя отделка
390 000 000
1.4.2.7
Благоустройство, устройство дорог и проездов
1.4.3
Прочии затраты стадии "СМР"
1.5
Сдача объекта в эксплуатацию
1.5.1
Тех.заказчик (10%)
1.5.2
Ген.подрядчик
1.6
Непредвиденные затраты
2.
Внешние сети
2.1
Проектирование
2.2
СМР
28 800 000
3 000 000 000
30 000 000
390 000 000
1 230 000 000
60 000 000
2
7 200 000
7 200 000
36 000 000
25
360 000 000
72 000 000
288 000 000
ИТОГ 2011
янв.11
фев.11
…
ИТОГ 2012
7
7.1
7.2
7.n
8
Сумма за период (месяц)
№ статьи затрат
Вид и наименование затраты
1
2
I
ВСЕГО строительная деятельность
1.3
Тех.заказчик (20%)
1.3.2
Проектировщик
1.3.3
Прочии затраты стадии "П"
3
Тех.заказчик (40%)
1.4.2
Ген.подрядчик, в т.ч.:
1.4.2.1
Работы подготовительного периода
4
план
факт
гр.5-гр.6
5
6
7
30 315 000
Строительно-монтажные работы
1.4.1
Отклонение
Основание оплаты
Проектирование
1.3.1
1.4
Контрагент
12 815 000
-
2 500 000
-
10 000 000
-
315 000
-
16 000 000
-
1 000 000
-
15 000 000
-
15 000 000
-
2.
Внешние сети
1 500 000
-
2.1
Проектирование
1 500 000
-
II
ВСЕГО финансовая деятельность
1 июня
2 июня
3 июня
…
план
план
план
план
-
-
-
-
-
-
-
Остаток на начало периода
25 000 000
Поступление средств на счет
22 000 000
Получение кредита
Поступления от Инвесторов
Списание средств со счета (=. стр.I)
Остаток на конец периода
22 000 000
22 000 000
47 000 000
22 000 000
-
-
Неделя
месяца
День
4
1
Наименование бюджетной формы
Наименование процедуры
Субъекты
КС-3 за предыдущий месяц
Получение и согласование
ПЭО
СТН, СДО, РП
Платежный календарь
Обновление и уведомление
Уведомление
Уведомление
Утверждение объемов и
стоимости работ
ПЭО
ПЭО
ФУ
ФУ
ФУ
Инвесторы
ПЭО
ГД
ПЭО
СТН, СДО, РП
ПЭО
ФУ
Утверждение
ПЭО
ГД
Обновление и уведомление
Утверждение
ПЭО
РП
ФУ
Инвесторы
Отчет о финансировании и инвестиционных затратах
Утверждение
ФУ
Инвесторы
Заявка на финансирование
Уведомление
Уведомление
ПЭО
ФУ
ФУ
Инвесторы
5
Заявка на финансирование
2
КС-3 за предыдущий месяц
Отчет о выполненных работа
Подготовка, согласование
3
Отчет о финансировании и инвестиционных затратах
Отчет о выполненных работах
2
4
Отчет о финансировании и инвестиционных затратах
Платежный календарь
Отчет о выполненных работах
5
3
3
График производства работ на период 1-2 неделя месяца Обновление и корректировка
ПЭО
ПЭО
4
Платежный календарь
5
Заявка на финансирование
Обновление и уведомление
Уведомление
Уведомление
ПЭО
ПЭО
ФУ
ФУ
ФУ
Инвесторы
Согласование
ПЭО
ФУ
Утверждение
ПЭО
Обновление и уведомление
Уведомление
Уведомление
ПЭО
ПЭО
ФУ
4
Финансовый план на следующий месяц, исполнение ФП
текущего месяца
Финансовый план на следующий месяц, исполнение ФП
текущего месяца
Платежный календарь
5
Заявка на финансирование
2
4
3
Бюджетный
комитет
ФУ
ФУ
Инвесторы
Служба технического надзора принимает объемы и качество работ
Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3).
Сметно-договорной отдел проверяет расчет и соответствие сметной стоимости
Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3).
Планово-экономический отдел проводит сверку соответствия Графику производства работ,
формирует пакет документов (КС-2, КС-3, счет-фактура и пр.)
Заявка на оплату с приложением пакета документов
Руководитель проекта утверждает
Заявка на оплату с приложением пакета документов
Финансовое управление осуществляет проверку документов относящихся к
бухгалтерскому и налоговому учету а также соответствие Плану финансирования . Оплата
Планово-экономический отдел
на основании поступивших
документов на оплату , прогнозных
данных о выработке, данных вновь
заключенных договоров и фактических
оплатах корректирует платежный
календарь и 1 раз в 5 дней подает
Заявку на финансирование в ФУ
Счет титульной
компании
реализующей
строительный проект
Финансовое управление
на основании Заявки поступившей из ПЭО
и оценки ликвидности готовит сообщение
и направляет инвесторам не позднее чем за
5 дней до наступления срока
финансирования
Инвестор
на основании полученного Сообщения,
осуществляет обратную связь в виде
уведомления с указанием срока
поступления финансирования, в
намеченный срок осуществляет
пополнение счета компании по
согласованной схеме
Отлаженная система Бюджетирования это не только планирование
инвестиционных затрат, но и надежная система контроля деятельности по
проекту на основе ключевых показателей с использованием следующих
приемов:
Оперативно распознать неэффективных
подрядчиков и сократить дебиторскую
задолженность
Своевременно выявить кассовые разрывы,
обеспечить ликвидность и
платежеспособность проекта
Непрерывное отслеживание
«план/факт» :
Позволяет принимать взвешенные и
своевременные решения в отношении
проекта
Помогает соблюсти сроки строительства и
повысить экономическую
эффективность проекта
Бюджетирование строительных проектов это процесс, который является
вспомогательным по отношению к строительной деятельности. Однако
несет огромную информационную функцию и именно результаты
бюджетного учета являются основой для принятия управленческих
решений.
Для эффективной работы системы важно наличие всех элементов в
исправном состоянии, при этом:
- Укомплектованный штат сотрудников,
- Простые и понятные процедуры,
- Оптимальный интервал планирования (в зависимости от проекта с целью
увеличения интервала между отчетными датами),
- Унифицированные формы для сбора, обработки и передачи информации, а
также планомерность обработки информации и ее ввод в учетную систему,
- Высокая деловая активность персонала и оперативность в принятии
решений руководством,
- Автоматизированная система управления.