Классификация документов

Учебный модуль:
«Документоведение»
Рыбина Олеся Евгеньевна,
старший преподаватель
Лекция № 1
Тема: Основные понятия документоведения.
Классификация документов и систем документации
Вопросы для рассмотрения:
1. Понятие документа, его основные признаки
2. Функции документа
3. Свойства документа
4. Понятие документирования
5. Способы и средства документирования
6. Классификация документов
7. Системы документации
Список рекомендуемой литературы:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения« (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N
28)
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие
постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие на основе новых нормативов.
М., ООО Управление персоналом», 2005.
Ларьков, Николай Семенович. Документоведение : Учебное пособие / Н.С. Ларьков .—
М. : АСТ : Восток-Запад, 2006 .
Охотников, Александр Васильевич. Документоведение и делопроизводство : Учебное
пособие [для вузов] / А.В. Охотников, Е.А. Булавина .— 2-е изд., перераб. и доп. — М.;
Ростов н/Д. : Март, 2005 .— 304с.
Плешкевич, Е. А. "Документоведение" - новый учебник для высшей школы / Е. А.
Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с
документами. М., 2010.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2007.
Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой /
Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.
Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка. М., 2008.
Документ,
документированная информация –
это зафиксированная на материальном
носителе информация, обладающая
определенным набором
идентифицирующих реквизитов
Признаки документа
 Наличие информации, смыслового содержания,
 Стабильная вещественная (материальная) форма, обеспечивающая
долговременное использование и хранение документа,
 Функциональная предназначенность для передачи информации в
рамках социальных коммуникационных каналов
Функции документа –
это его социальное назначение, его
цель, задача, общественная роль
главная
Функции документа
общие
специальные
Главная функция
документа
Хранение и передача
информации во времени и
пространстве
Информационная
Общие
функции
документа
Коммуникативная
Кумулятивная
Способность документа
удовлетворять потребности
общества в информации
Способность документа
быть информативным
средством передачи,
обмена, коммуникации,
общения
Способность документа
накапливать, собирать и
упорядочивать информацию с
целью ее сохранения
Специальные
функции документа
Управленческая
Образовательная
Правовая
Общекультурная
Мемориальная
………
Присущи определенным
видам документов
Проявляются в
соответствии с
социальными
потребностями общества
Свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от
того, осознаются они человеком или нет
Свойства, характерные для
документа как информации
Специфические свойства документа
Атрибутивность
Функциональность
Инвариантность
Транслируемость
Мультипликативность
Рассеяние
Дискретность
Ценность
Полезность
Полнота
Доступность
Новизна
Защищенность
Эргономичность
Адекватность
Документирование –
это создание документа с использованием
методов, способов и средств фиксирования
информации на материальном носителе
Документирование
Средство документирования
Способ документирования
Это предмет или совокупность
приспособлений, используемых для
создания документа
Это действие или совокупность действий,
применяемых при записи информации на
материальном носителе
Способы документирования
Ручной
Механический
Магнитный
Оптический
Фотографический
Электростатический
Средства документирования
Ручные пишущие
Механические и электромеханические
Автоматические
Классификация документов
– это система их соподчинения, используемая
как средство установления связи между
классами документов, а также для
ориентировки в их многообразии
Примеры классификаций документов
Основание
Виды
Виды
Виды
Виды
По уровню
обобщения
информации
Первичные
Вторичные
По характеру
знаковых средств
фиксации
информации
Текстовые
Нетекстовые
По мерности записи
информации
Одномерные
Двухмерные
По
предназначенности
для восприятия
информации
Человекочитаемые
Машиночитаемые
По каналу восприятия
информации
Визуальные
Тактильные
Аудиальные
По степени
распространенности
документов
Опубликованные
Неопубликованные
Непубликуемые
По способу
документирования
Рукописные
Печатные
Механические
Магнитные
Фотографические
Оптические
Лазерные
Электронные
Трехмерные
(объемные)
Аудиовизуальные
Классификация документов организации
Основание
Виды
По видам деятельности
Научно-технические, плановые, управленческие, по бух. учету и другие
По наименованию
Приказы, чертежи, отчеты, анкеты, доверенности и другие
По способу
документирования
Письменные, графические, кинодокументы и другие
По месту составления
Документы для решения внешних и внутренних вопросов
По степени сложности
Простые, сложные
По степени ограничения
доступа
Открытые, документы с ограниченным доступом
По юридической силе
Подлинные, подложные
По срокам исполнения
Срочные, несрочные
По стадии подготовки
Черновики, подлинники
По степени полноты
информации
Выписки из документа, полные варианты изложения документа
По характеру
содержания
Первичные, вторичные
Основные документы организации
Раздел
Виды
Организационные
Устав, должностная инструкция, штатное расписание,
правила внутреннего распорядка
Распорядительные
Приказ по основной деятельности, приказ по личному
составу
Документирование
деятельности
коллегиальных органов
Протокол
Документирование
Справка, объяснительная записка, докладная записка,
информационноакт, письмо
справочных материалов
Система документации –
это совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида,
сферы деятельности, единых требований к
оформлению
Системы документации (примеры)
Система
организационной
документации
Устав, положение об организации, штатное расписание, должностные
инструкции
Система
распорядительной
документации
Постановление, приказ, распоряжение
Система плановой
документации
-------------------------
График, план, смета расходов
Система информационносправочной и
информационноаналитической документации
Система
информационносправочной
документации
Протокол, заявление, докладная записка
Система
информационноаналитической
документации
Акт, справка, заключение
Система отчетной
документации
------------------------------
Отчет
Кадровая система
--------------------------------
Паспорт, справка-подтверждение, зачетная книжка
Система научноисследовательской
документации
-------------------------------
Заключения, рецензии, монографии, отчеты
Система организационнораспорядительной
документации
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
ГОСТ Р 51141-98
Основные унифицированные системы документации:
•
УС организационно-распорядительной документации,
•
УС банковской документации,
•
УС отчетно-статистической документации,
•
УС документации по труду,
•
УС Пенсионного фонда РФ,
•
УС внешнеторговой деятельности