Galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным процессам

Galantis
Электронные архивы.
От библиотек к
документарным процессам
Цурканенко Никита
Директор по продажам
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Содержание
•
•
•
•
•
•
О компании
Предпосылки проекта
Цели и задачи проекта
Элементы решения
Результаты проекта
Проект «Электронный архив» в страховой
компании «Цюрих»
• Перспективы развития
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
2
О компании
Компания «Галантис» – это команда профессионалов, обладающей
уникальными компетенциями в области построения ЕСМ/ВРМ - решений:
• Более чем 10-летний опыт выполнения проектов в России и зарубежом;
• Наличие собственных разработок, позволяющих значительно снижать сроки
реализации проектов при сохранении высокого качества и отличной
функциональности решений;
• Признание высокой компетенции компании вендором: наличие статусов Support
Provider, Services Provider , Value-Added Reseller IBM FileNet (присвоение
звания”Service-Provider года» - два года подряд);
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Предпосылки
• Отсутствие возможности визуального контроля соответствия данных,
хранящихся в ERP-системе с изображением оригинала документа.
• Высокая трудоемкость процедуры предоставления документов по
запросам контролирующих органов.
• Сложность процесса проведения аудита.
• Задержки отражения информации о хозяйственной деятельности в
учетной системе.
• Высокие затраты на ввод информации о документах в ERP-систему.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Цели проекта
• Связать запись о документе хранящимся в ERP-системе со скан-копией
данного документа.
• Предоставить возможность работы со скан-копиями документов для
проверяющих организаций и аудиторских компаний.
• Снизить издержки на ввод информации о документах в ERP-систему.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Задачи проекта
• Создание единого структурированного хранилища документов с учетом
соответствующих прав доступа.
• Обеспечение доступа к хранилищу документов из интерфейса ERP-системы.
• Разработка специализированного интерфейса для доступа к Электронному
Архиву вне ERP-системы с поддержкой политики информационной
безопасности, а также с функционалом массовой обработки документов.
• Реализация потокового ввода документов в Электронный Архив, их
сканирования и распознавания.
• Реализация потокового ввода данных в ERP-систему.
• Использование для архивного хранения документов различных технических
систем хранения.
• Поддержка полного Жизненного Цикла документов.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Электронный архив
Для создания единого структурированного хранилища
документов с учетом соответствующих прав доступа мы
предлагаем использовать платформу IBM FileNet потому
что:
• IBM FileNet занимает лидирующую позицию на рынка
промышленных ECM–технологий
•IBM FileNet – самая производительная ECM-платформа.
«…FileNet традиционно наиболее силен в хранении
большого количества и индексации электронных
изображений документов, в том числе цифровых
фотографий (более 50 тысяч документов в день).»
Источник Gartner Research Publication ID: G00143653
• Компания FileNet - основана в 1982 году и изначально
специализировалась на разработке систем оптического
хранения изображений документов
• IBM FileNet – гибкая платформа, позволяющая
подключить все филиалы Компании, как при
централизованной, так и геораспределенной архитектуре
системы
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Интеграция с ERP-системами
Для взаимодействия Электронного Архива с ERP-системами был
разработан интеграционный компонент, который предоставляет:
• Возможность просмотра электронных документов, связанных с текущим
бизнес-объектом в ERP (Накладная, Счет, Договор и т.д).
• Возможность доступа к соответствующей карточке документа в
Электронном Архиве из ERP, которая позволяет просмотреть архивную
карточку документа, аудит документа, присоединенные электронные
документы.
• Разграничение прав доступа сотрудников к документам из ERP в
Электронном Архиве с учетом регламентов, принятых в Компании.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Интеграция с ERP-системами
Открытие из ERP-системы
сканкопии соответствующего
документа из Электронного
Архива
Открытие из ERP-системы
карточки документа в
Электронном Архиве с
информацией по
документу, его историей и
сканкопии
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Электронный архив
Разработка специализированного интерфейса
• IBM FileNet включает в себя несколько вариантов стандартных webинтерфейсов, не требующих установки ПО на компьютерах
пользователей: Workplace XT, WEBi и BPF.
• Они предоставляют пользователю различные режимы просмотра:
– В виде иерархической структуры папок с файлами (похоже на MS Explorer)
– Различные окна поиска
– В виде рабочего места пользователя с набором папок, согласно его рабочим
обязанностям (роли) с возможностью групповых операций над документами
– В виде карточек документов с полным набором атрибутов и прикрепленных файлов
• Интерфейсы могут быть доработаны по требованию заказчика
• В интерфейс электронного архива может быть включено универсальное
средство просмотра файлов
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Потоковый ввод в архив
• Быстрое поточное сканирование и индексирование. Улучшение качества
сканированного документа и его распознавание
• Импорт информации из внешних систем и хранилищ (ERP, АБС и т.п.):
индексов, справочников, проверка наличия объектов в системе и т.д.
Поточное
сканирование
Сервер
управления документами
Проверка
Сервер
распознавания
Факссервер
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Почтовый
сервер
Потоковый ввод в ERP-системы
4.Образы отсканированных документов направляются на OCR сервер
Сканирующее
ПО
10.Ручная сверка
3.Сканирование
13.Сдача
в архив
5.Цикл
распознавания,
и верификации
11.Установка
статуса OK
6.Передаются
PDF+XML
7.Передаются
XML
Хранилище
FileNet
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Сервер
импорта
9.Связь
документов
2.Наклеивается
штрих-код
1.Поступают
документы
Сервер
распознавания
12.Сохранение № коробки
8.Размещаются
в хранилище
Электронный архив
Использование для архивного хранения документов различных
технических систем хранения – снижение стоимости хранения документов
• Использование для долговременного хранения архивных документов более
дешевых типов носителей и систем хранения
• Поддержка работы ленточных и оптических библиотек позволяет экономить на
долговременном хранении архивных документов
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Управление жизненным
циклом
Полное управление жизненным циклом документа
Отсканирован
Передан в ERP
Закрыт
Удален в архив
•
Возможность задать определенные состояния документу
•
«Повышение» и «Понижение» состояний пользователем
•
Настройка полномочий доступа к документу в определенном состоянии
•
Возможность получения уведомлений на изменение состояния
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Единый электронный архив
документов обеспечит:
Сокращение затрат времени на поиск документов (в
сравнении с бумажными документами)
Возможность совместной (одновременной) работы
пользователей с одним документом
Контроль соответствия документов и электронных
записей о них в ERP-системе
Сведение к минимуму риска утраты или порчи
документов
Сокращение издержек на работу с документами
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Проект «Электронный архив»
в страховой компании «Цюрих»
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Цели и задачи проекта
Цель проекта:
• Повысить качество обслуживания клиентов:
o
o
o
Сокращение времени клиентов на визит в офисы компании;
Возможность получения необходимой информации по страховым событиям
через операторов Call-центра;
Сокращение времени принятия решения по страховому событию.
Задачи проекта:
• Создать Централизованный Электронный архив документов и
фотографий;
• Интегрировать с Корпоративной информационно-аналитической
системой (КИАС);
• Обеспечить потоковое сканирование документов.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Статистика и проблемы
• Временные потери квалифицированных
специалистов
Ежемесячно:
ОСАГО ~ 70 000
KACKO ~ 13 000
Обращения ~ 18 000
Архив ~ 6 млн.
документов
Ежедневно:
Обращения
в архив - 700 раз
Выдача документов
подразделениям 500 шт.
• Копирование документов
• Отсутствие доступа к оригиналам документов
сотрудников в выходные дни
• Потеря бумажных документов
• Затраты связанные с переоформлением не
найденных документов
• Снижение лояльности клиентов
Возврат выданных
полисов - 400 шт.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Схема работы
Регистрация договоров
и претензий, добавление
фотоизображений и
просмотр документов
осуществляется КИАС
Сканирование,
распознание и
индексация
осуществляется ABBYY
FlexiCapture
Хранение документов,
включая
фотоизображения
осуществляется FileNet
P8.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Просмотр документов
Просмотр договоров из КИАС
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Просмотр документов по
претензиям из КИАС
Предлагаемые технологии для
создания электронного архива
–
IBM FileNet P8 – инфраструктурная платформа для управления
корпоративной информацией, предоставляет возможность
управления информационными ресурсами предприятия, бизнеса
процессами и нормативными требования.
–
GEM/Frame – инструментарий для быстрой разработки
пользовательских интерфейсов. GEM/Frame - удобный webинтерфейс для конечных пользователей. Возможность интеграции
с системами управления бизнес-процессами и системами
управления информационными ресурсами предприятия.
–
ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional – система для
сканирования, распознавания и индексации бумажных документов.
Единый центр ввода для бумажных документов разных типов.
Распознавание поступающих документов и последующий экспорт в
базы данных, системы электронного документооборота или
приложения MS Office. Возможность обработки одно- и
многостраничных документов.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Результаты проекта
• Снижено количество обращений в архив.
• Снижено время обслуживания клиента на 25%. В настоящее время = 20
минутам.
• Бизнес-процесс урегулирования убытка проходит одновременно по разным
подразделениям.
• Доступность информации о процессе урегулирования убытка другим
подразделениям.
• Повышение лояльности клиентов (прозрачность процесса урегулирования).
• Снижение времени на урегулирование убытка.
• «Виртуализация офиса» - создана необходимая инфраструктура для
централизации обработки Back-office operations.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Результаты проекта
• Повышение производительности работы сотрудников в Департаменте
Урегулирования Убытков, обслуживающих клиентов (время затрачиваемое на
доступ к необходимому документу или фотоизображению сократилось с часа до
нескольких секунд).
• Сведены к минимуму потери документов.
• Значительно снижено время затрачиваемое на переоформление договоров.
• Снижение издержек, связанных с обслуживанием бумажного документооборота
(архивная служба больше не обрабатывает запросы на предоставление
документов из отделов, а обеспечивает сканирование документов).
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Единая точка доступа к рабочей
документации
Планы
Анализ рынка,
бизнес-планы,
ценовые
преимущества,
бюджет
Оценки
Закупка
Запросы,
презентации,
предложения,
спецификации,
тендерная док.
Договора,
счета, счетфактуры,
накладные,
заявки, акты
Работа
Техника
безопасности,
руководства по
эксплуатации,
лицензии
Электронный
архив
Бизнес-приложения
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Поддержка
Тех. док.,
сервисные
записи, записи
о ремонте,
счета
Хранение
Правила,
процедуры,
записи о
хранении
Перспективы развития
В рамках Компании
IBM FileNet Content Engine
IBM FileNet
Process Engine
Бизнес-процессы
Электронный архив
документации
Интеграция с бизнесприложениями
Бизнес-процессы
Хранение различных
видов информации
MS Project
Бизнес-процесс прохождения
документа
Доступ в соответствии
с политикой безопасности
ERP-системы
Контроль соблюдения
установленных регламентов
Поддержка версионирования
документов
OCR-системы
Подключение
внешних
участников
Поэтапное и параллельное
прохождение процесса
Поддержка ЖЦ документа
Поиск
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
25
Перспективы развития
Электронный
Архив
Согласование
финансовых
заявок
Согласование
документов
Делопроизводство
Service-Desk
и другие …
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
26
Согласование документов
Функциональные
возможности:
Интеграция
с ERP-системой
ERP
СИСТЕМА
•ЭА документов с
поддержкой версионности
•Автоматизация бизнеспроцесса согласования
документов
•Контроль соблюдения
утвержденных регламентов
1. Руководитель отдела
назначает исполнителя
2. Исполнитель
регистрирует
договор
4. Исполнитель
предоставляет
договор на подписание
•Мониторинг процесса
инициаторами
•Интеграция с Почтовой
системой
•Интеграция с ERPсистемой
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
3. Руководители
отделов
согласовывают договор
5. Договор принимается
к выполнению
27
Делопроизводство, ОРД
Функциональные
возможности:
•Специальные интерфейсы
для различных типов
пользователей
•Регистрация резолюций и
поручений
Письмо
Курьер
Приносит письмо
1. Секретарь
регистрирует письмо
2. Руководитель
отправляет на выполнение
•Возможность связать
различные документы в
дела
•Ведение истории в рамках
документа и дела
•Контроль соблюдения
утвержденных регламентов
обработки документов
Уведомление через
Email
3. Исполнители
служб/отделов
подписывают, корректируют
Куратор
наблюдает
за исполнением,
«Проверено»
•Интеграция с Почтовой
системой
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
28
Спасибо за внимание!
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success