Minor changes

Семинар
для Бенефициаров Программы
23-24 апреля 2013
г. Псков, Россия
Изменения в проекте
Changes in the project
Joint Technical Secretariat
Seminar for
Beneficiaries
23-24 April 2013
Pskov, Russia
Основные принципы
Main principles
(Section 10 of Practical Guidelines)
 Changes can take place only when project
 Изменения могут производиться только
 Changes should not question project
 Изменения не должны ставить под
 Changes may not be implemented
 Изменения не могут производиться
implementation has already started;
objectives and results;
retroactively;
 Maximum amount of grant may not be
increased;
 Extension of project implementation period
is limited to expiry of financial decision and
end of the Programme on 31 December
2014;
 Any change should be discussed in the
partnership and communicated to all
partners by the Beneficiary.
Exceptional nature of changes!
после старта проекта;
вопрос цели и результаты проекта;
«задним числом»;
 Нельзя превышать максимальную сумму
гранта проекта;
 Продление периода реализации проекта
ограничено истечением срока
финансового соглашения по программе
(31 декабря 2014 г.);
 Любое изменение в проекте обсуждается
внутри партнерства, а Бенефициар
доводит информацию об изменениях до
каждого партнера.
Изменения в проекте –
это исключение из правил!
2
Участники процесса – 1
Involved parties
Actor /
Участник
Role
Beneficiary
- Takes responsibility for
changes and represents
Project Partners;
- Drafts Notification/
Request for Addendum;
- Communicates with the
Programme.
Бенефициар
Joint Technical
Secretariat
- Provides consultation to
the project;
Объединенный - Receives and reviews
documents provided;
Технический
- Provides support to JMA;
Секретариат
- Makes decision to
approve/disapprove
minor changes.
Роль
- Отвечает за изменения в
проекте и представляет
Партнеров Проекта;
- Готовит Уведомление/
Запрос на дополнение к
контракту;
- Взаимодействует с
Программой.
- Консультация проекта;
- Получает и проверяет
документацию;
- Оказывает поддержку
СУО;
- Принимает решение
одобрить/не одобрить
малые изменения.
3
Участники процесса – 2
Involved parties
Actor / Участник
Joint Managing
Authority
(Contracting Authority)
Совместный
Управляющий Орган
(Нанимающий Орган)
Joint Monitoring
Committee
Совместный
Мониторинговый
Комитет
Role
Роль
- Reviews requests for
changes;
- Makes decision to
approve/disapprove
major changes.
- Проверяет запросы на
изменения в проекте;
- Принимает решение
одобрить/не одобрить
значительные
(крупные) изменения.
- Gets involved in
decision making in
case of serious
changes (contentious
cases) proposed by
the project.
- Привлекается к
принятию решения по
сложным (спорным)
вопросам об
изменениях в
проекте.
4
Виды изменений
Types of changes
(Section 10 of Practical Guidelines, p.40)
Minor changes (14 days)
“…may be implemented without
receiving a prior agreement
of the Contracting Authority,
but the Contracting Authority
should be notified about
them”
Малые изменения/
Коррективы (14 дней)
«…могут быть внесены без
предварительного одобрения
«Нанимающего Органа»,
однако, последний должен
быть проинформирован о
вносимых коррективах»
Major modifications (30 days)
“…require a formal Addendum
to the contract to be signed
by the Contracting Authority
and the Beneficiary before
their implementation”
Значительные/ Крупные
изменения (30 дней)
«…перед внесением изменений
требуется Дополнение к
контракту, подписанное
«Нанимающим Органом» и
5
Бенефициаром»
Не включаются в изменения
Additionally to changes
Insignificant deviations
can be reported to the JTS
through the Interim Report
and not included in the
described procedures of the
project changes.
Незначительные
отклонения
Могут быть представлены в
СТС в Промежуточном отчете
вне рассматриваемой
процедуры.
List of appropriate
deviations
will be given in next slides.
Список допустимых
отклонения
будет представлен на
следующих слайдах.
NB!!! To be consulted with
your Project manager in
JTS !!!
ВНИМАНИЕ!!! Необходимо
консультироваться с
СТС!!!
6
Что считать коррективами? – 1
What are minor changes?
Minor changes in project
activities without budgetary
implications:
Незначительные изменения в
мероприятиях проекта без
изменений в бюджете:
 Increase/strengthening of
 Увеличение/усиление
 Extension of project activities
 Расширение мероприятий
 Addition of new project
 Добавление мероприятий/
project outputs as set in
Activity packages;
as set in Activity packages;
activities and/or outputs,
which are clearly linked and
coherent with initial project
activities.
результатов проекта в
сравнении с Рабочими
пакетами;
проекта;
результатов, которые четко
связаны с запланированными мероприятиями
проекта.
7
Что считать коррективами? – 2
What are minor changes?
Changes in the budget that do
not affect basic purpose of the
project and limited to :
Изменение бюджета, которые
не затрагивают основной цели
проекта и перечислены ниже:
 Transfer within the Budget
 Перемещение средств
 Transfers between project
 Перемещение средств
Heading;
partners under 10% of the
Budget Heading;
 Cancellation/introduction of
the budget line;
внутри Раздела Бюджета;
между Партнерами проекта,
не превышающее 10% от
Раздела Бюджета;
 Удаление/ создание новой
бюджетной линии;
8
Что считать коррективами? – 3
What are minor changes?
Changes in the budget that do
not affect basic purpose of the
project :
Изменение бюджета, которые
не затрагивают основной цели
проекта :
 Transfer between the Budget
 Перемещение средств
Headings within the variation
not exceeding 15% in
relation to each Budget
Heading considered.
между Разделами Бюджета,
не превышающее 15% от
каждого затронутого
Раздела Бюджета.
9
Что считать коррективами? – 4
What are minor changes?
Minor changes in project
activities without budgetary
implications:
Незначительные изменения в
мероприятиях проекта без
изменений в бюджете:
 Change of the Beneficiary’s
 Изменение банковского
 Change of project staff and
 Замена персонала проекта
bank account;
key experts linked to Budget
Heading 1 and Budget
Heading 5.
счета Бенефициара;
и ключевых экспертов,
указанных в Разделах
Бюджета 1 или 5.
1
0
Как вносить коррективы?
Minor changes. How to?
Бенефициар
КОНСУЛЬТАЦИЯ
Менеджер
Проекта
по внесению желаемых
коррективов перед подачей
официального уведомления
ДА/НЕТ
Официальное уведомление
+
Сов. Тех. Секретариат
- проверяет документы
- одобряет/не одобряет
коррективы
Сопроводительные документы
(Annex 3, Practical Guidelines)
Информирует Бенефициара
об одобрении коррективов в
письменной форме
Информирует Бенефициара о
неодобрении коррективов в
письменной форме
Сов. Тех. Секретариат
- дает ответ Бенефициару
- информирует
«Нанимающий Орган»
1
1
Что считать крупными изменениями?
What are major modifications? – 1
 Extension/early closing of
 Продление/досрочное
 Significant changes in
 Существенные изменения
the Grant Contract;
activities affecting the basic
purpose of the project, but
not questioning the grant
award decision and not
conflicting the equal
treatment of the applicants;
 Transfer between the Budget
Headings, which exceeds
15% in relation to each
Budget Heading considered;
завершение грант-контракта;
мероприятий, влияющих на
основную цель проекта, но
не ставящие под сомнение
решение о присуждении
гранта и не противоречащие
принципу обеспечения
равных возможностей для
заявителей;
 Перемещение средств между
Разделами бюджета,
превышающее 15% от каждого
затронутого Раздела Бюджета;
1
2
Что считать крупными изменениями?
What are major modifications? – 2
 Transfer between project
 Перенос средств между
 Adding/deleting of the
 Добавление/удаление
partners exceeding 10% of
the Budget Headings;
Budget Heading to/from the
project budget;
 Use of contingency reserve;
 Change of the Auditor by the
Beneficiary;
партнерами свыше 10% от
Разделов Бюджета;
Раздела Бюджета;
 Использование резерва на
непредвиденные расходы;
 Замена аудитора
Бенефициара;
 Change in the partnership
 Изменение в партнерстве
 Extensive minor changes is
 Масштабные малые
(drop out, addition,
replacement);
under competence of JMA.
(выход, добавление, замена
Партнера Проекта);
изменения в компетенции
СОУ.
13
Согласование крупных изменений
Major modifications. How to?
Бенефициар
КОНСУЛЬТАЦИЯ
Менеджер
проекта
по возможности желаемых
изменений перед подачей запроса
на Дополнение к контракту
ДА/НЕТ
Запрос на Дополнение
к контракту
(2+1 копии по почте, эл.почте)
На английском языке
-
СТС проверяет:
описание/детали;
обоснование;
сопроводит. док.;
расчеты.
Может запросить
доп. разъяснения
Представляет отчет
«Нанимающему
Органу»
«Нанимающий Орган»:
Дополнение
к контракту
(3 копии)
Письменное
уведомление
- проверяет запрос на Дополнение к контракту,
сопроводительные документы и отчет СТС;
- принимает решение;
- готовит и подписывает Дополнение к контракту;
- проверяет расчеты.
Может запросить доп. разъяснения
В определенных случаях может привлечь
14
СМК к принятию решения
Незначительные отклонения 1
Insignificant deviations
Can be reported to the JTS
through the Interim Report
and not included in this
procedure:
Могут быть представлены в
СТС в Промежуточном отчете
вне рассматриваемой
процедуры:
 Contact information of
 Контактная информация
 Minor rescheduling of
 Незначительный сдвиг
 Deviations from spending
 Отклонение в
 Minor adjustments of
 Небольшая корректировка
Beneficiary or Project
Partners;
activities;
targets (need consultation)
technical documentation;
Бенефициара и Партнеров
Проекта;
графика мероприятий;
спецификации расходов;
тех. документации;
1
5
Незначительные отклонения 2
Insignificant deviations
Can be reported to the JTS
through the Interim Report
and not included in this
procedure:
Могут быть представлены в
СТС в Промежуточном отчете
вне рассматриваемой
процедуры:
 Small deviations in
 Небольшие отклонения в
 Changes in number of
 Количественное
specifications of outputs;
outputs up to 30% (like
amount of visibility
materials, events, etc.);
спецификации
результатов;
изменение результатов до
30% (например,
количество материалов,
событий,...);
1
6
Незначительные отклонения 3
Insignificant deviations
Can be reported to the JTS
through the Interim Report
and not included in this
procedure:
Могут быть представлены в
СТС в Промежуточном отчете
вне рассматриваемой
процедуры:
 BUT EXCEPT elaboration of
 ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ
strategic and planning
documents, feasibility
studies, researchers,
technical documentation,
and other actions
influencing the project
results as planned.
подготовки стратегических
и плановых документов,
технико-экономических
обоснований,
исследований,
технической документации
и других действий,
затрагивающих
планируемые результаты
проекта.
1
7
Изменения в бюджете – 1
Changing budget
• Applicable both for minor
changes and major
modifications;
• Consolidated table to
keep records and to submit
together with request for
changes throughout the
project implementation;
• For showing calculations use
templates in Annex 3 or
Annex 4 to Practical
Guidelines
• Применимы и к коррективам,
и к крупным изменениям;
• Сводная таблица
позволяет отслеживать
изменения на протяжение
реализации проекта;
подается вместе с запросом;
• Используйте Приложение
3 и Приложение 4 из
Практического Руководства
для расчета финансовых
изменений
18
Изменения в бюджете – 2
Changing budget
Budget Heading
Раздел Бюджета
Original
budget
Budget minor changes
/ Addendum 1
Budget minor changes
/ Addendum 2
Budget of the
last changes
Исходный
бюджет
Бюджет по
коррективам / Доп.
по контр. 1
Бюджет по
коррективам / Доп.
по контр. 2
Бюджет по
последнему
изменению
Human resources
Человеческие ресурсы
Travel costs
Транспортные
расходы
Equipment and
supplies
Оборудование и
материалы
Direct local office costs
Прямые расходы на
офис
Other costs and
external services
Иные расходы и
внешние договоры
Infrastructure
Инфраструктура
Total eligible costs
Итого приемлемых
расходов
19
Необходимо помнить…
Remember…
 to respect deadlines informing the
Programme about the minor
changes and major modifications.
Section 10 of Practical
Guidelines p.41 and p.45;
 that the Contracting Authority may
disapprove minor changes in the
project;
 to submit additional documents
required for minor changes and/or
major modifications, ibid., p.42
and 44-45;
 consult with the JTS prior to
implementation of any changes;
 inform the JTS and the Contracting
Authority about any changes in the
project using templates.
 о соблюдении сроков
информирования программы о
коррективах и крупных
изменениях. Раздел 10
Практического руководства,
сс.41, 45;
 что «Нанимающий Орган» может
не одобрить коррективы,
внесенные в проект;
 о предоставлении
сопроводительных документов на
коррективы и/или крупные
изменения, там же сс.42, 44-45;
 о консультации с СТС перед
внедрением каких-либо изменений;
 об использовании шаблонов
документов для информирования
СТС и «Нанимающего Органа» о
любых изменениях в проекте.
20
Совместный Технический Секретариат
Joint Technical Secretariat
Спасибо!
Thank you!
21