АИС "Комплектование" общая

АИС «Комплектование»
План семинара
1. Кратко о системе.
2. Знакомство с интерфейсом.
3. Начало работы с системой.
4. Справочники. Администрирование.
5. Создание заявления. Статусы заявления.
6. Цикл комплектования.
7. Работа с контингентом
8. Ролевая модель.
9. Отчеты
10. Вопросы.
Продолжительность: ~ 3-4 часа
Введение
Назначение системы:
автоматизация учёта очередности
образовательных организаций.
и
процесса
комплектования
Основные функции системы:
• Регистрация заявлений / ведение реестра заявлений.
• Комплектование ДОО.
• Работа с контингентом.
• Работа с реестром ДОО.
• Формирование отчётов.
дошкольных
Основные определения:
Заявка - уникальный объект системы, включающий в себя информацию о ребёнке,
стоящем в очереди в ДОО, о законных представителях ребёнка, желаемых для
поступления ДОО и прочих связанных данных.
Важно:
• У одного ребёнка может быть только одна заявка.
• Заявка характеризуется датой создания, в зависимости от которой определяется его
место в очереди.
• Текущая заявка должна соответствовать данным, приведенным в последнем
уведомлении о регистрации, выданному его родителям (представителю).
Очередь – совокупность заявок ожидающих зачисления в ДОО. Очередь отдельная для
каждого ДОО и формируется из заявок, в которых указано данное ДОО как
предпочитаемое. Очередь формируется по дате подачи заявления. У ребёнка может
быть несколько очередей, в разные ДОО, и одна приоритетная.
Главная страница системы роли «Администратор АИС»
Раздел «Справочники»
Путь: Главное меню / Справочники
В системе существуют справочники:
• Возрастные категории;
• Время работы;
• Документы, подтверждающие личность;
• Документы, подтверждающие льготы;
• Должности;
• Льготы (3 – внеочередные, 2 – первоочередные, 1 – приоритетные);
• Районы ОКАТО;
• Специальные потребности (заполняется на региональном уровне);
• Типовые комментарии и резолюции;
• Типы ДОУ;
• Типы представительства.
Администрирование ДОО
Путь: Реестры и журналы / Реестр ДОУ
Действия с ДОО:
• Создать (обязательные поля: наименование, ФИО директора и адрес).
• Редактировать.
При выборе нескольких ДОУ система предлагает пользователю
редактировать данные ДОУ по порядку, т.е. после редактирования первого
ДОУ из списка система перейдет сразу на редактирование второго и т.д.
• Перенести в архив (ДОУ нельзя удалить, только перенести в архив).
Прием заявлений на поступление в ДОО
Форма создания нового заявления
Форма разбита на несколько блоков:
• Cведения о ребенке;
• Cведения о заявителе;
• Cведения о выборе ДОО;
• Cведения о льготах и специальных потребностях;
• Cведения об иных представителях;
• Заявка.
Поиск дубликатов
Если в заявлении введены данные свидетельства о рождении, которые уже есть в
системе:
• если дубликат в том же муниципалитете, то система не позволит сохранить
заявление.
• если дубликат в другом муниципалитете, то система предупредит о наличии
дубликата, но позволит сохранить его, запросив подтверждение (чекбокс,
подтверждающий создание дубликата).
Если совпали персональные данные ребенка:
Фамилия + Имя + Дата рождения, система предупредит о возможном дубликате,
но позволит сохранить заявление.
Интеллектуальный разбор адреса
• В адресное поле ввести (можно без запятых, используя пробелы) строку в виде:
<улица><номер_дома><номер_корпус/строение><номер_квартиры/офиса>
• Адрес будет проанализирован, автоматически структурирован и пользователю
будет предложено подтвердить правильность разбора.
• Опечатки в названии улицы исправляются автоматически.
Действия с заявкой
• Сохранить и закончить – сохранить заявку и перейти к окну просмотра
введенной заявки.
• Сохранить и ввести новую заявку – сохраняет введенную заявку и открывает
пустую форму для создания новой заявки.
• Сохранить и ввести брата или сестру – сохраняет введенную заявку и открывает
форму создания новой заявки на основе введенных сведений старой.
Действия с заявкой
• Напечатать – действие является обязательным перед сохранением заявки.
После сохранения заявки действие будет недоступно.
• Отмена – закрывает форму создания заявки, не сохраняет введенные сведения.
Галочка в поле «все подтверждающие документы предоставлены» влияет на то, в
какой статус попадет заявление «очередник не подтвержден» или «заявление
ожидает рассмотрения».
Убедитесь в том, что в заявлении указана корректная дата, так как она
влияет на номер заявления в очереди.
Раздел «Реестр заявлений»
Предоставляет доступ к базе данных заявлений, находящихся в системе.
Права для доступа: «Просмотр реестра заявлений».
Действия с таблицей заявлений:
• сортировка по ФИО ребёнка, дате рождения, статусу и дате регистрации заявки;
• можно управлять составом отображаемых колонок.
Поиск заявления:
• через поиск на главной странице;
• через фильтры реестра заявлений.
Просмотр заявления
Блок просмотра основных сведений состоит из:
• Номера и даты регистрации заявления. Номер уникален в пределах региона.
Дата регистрации - непосредственно влияет на формирование очереди.
• Источник (Комиссия / Портал / Унаследованные данные).
• Номер очереди (Общегородская/ Льготная / в конкретное ДОО).
• Возраст на дату подачи заявления.
• Состояние - статус заявления.
• Сведения о ребенке .
• Сведения о заявителе .
• Сведения о выборе ДОО - список желаемых для поступления ДОО. Первое приоритетное, остальные - желаемые.
Просмотр заявления
• Блок юридически значимых событий.
В данном блоке отображаются все события производимые с заявлением:
изменение статуса, изменение сведений в заявлении.
• Блок прикладных событий.
В данном блоке фиксируются события не влияющие на статус или состав
заявления: печать уведомления, печать путевки и т.д.
Действия с заявлением
Состав отображаемых действий зависит от статуса заявления и роли
пользователя.
Пример действий:
• Изменение перечня желаемых ДОУ.
• Изменение желаемой даты поступления.
• Зарегистрировать решение комиссии о комплектовании.
• Выдача путевки.
• Выдача временной путевки.
• Отменить заявление о постановке на учет и т.д.
Цикл комплектования
Раздел «Ввод данных о наличии свободных мест»
Путь: Главное меню / Регламент / Ввод данных о наличии свободных мест
Отчёт заполняется перед началом массового комплектования для всех ДОО.
Информация группах ДОО вносится в разделе «Реестр групп».
Комплектование ДОО
Путь: Регламент / Массовое комплектование.
• Комплектование ДОО проводится в автоматическом режиме с последующей
возможностью ручной корректировки.
• При массовом комплектовании очередь автоматически распределяется по ДОО
в соответствии со свободными местами и желаемыми ДОО, указанными в
заявке.
Массовое комплектование
• Для каждого заявления будет предложено зачислить его в один из желаемых
ДОО нажатием кнопки «направить».
• Заявление можно «отложить» или «пометить» при этом заявление не будет
зачислено в ДОО.
• При нажатии кнопки «направить» заявление будет переведено в статус
«принято решение о зачислении» это значит, что ребенку выдана путевка в
садик и теперь надо ждать информацию из ДОО у том пришел этот ученик или
нет.
• После распределения детей по ДОО и обработки всей очереди (либо
отсутствии мест в ДОО) необходимо напечатать списки детей для ДОО.
Автокомплектование
Для автоматического комплектования всех детей в очереди выполните действие
«Автокомплектование».
После выполнения действия все дети из списка будут укомплектованы в детские
сады с учетом приоритетного ДОО, свободных мест, возраста, льгот и даты
подачи заявления.
Списки на зачисление
•
•
•
•
Путь: пункт меню Регламент / Списки на зачисление.
Проверить списки.
Выбрать «Закончить формирование».
Подтвердить действие.
Сотрудники ДОО отмечают тех детей, которые явились для зачисления и
возвращают списки в комиссию. После этого комиссия по комплектованию
производит контроль зачисления.
Контроль зачисления
• Путь: Регламент / Контроль зачисления.
• Для каждого ребенка следует выполнить контроль зачисления: явился он в ДОО
или нет.
• Если явился – заявление переводится в статус «зачислен» и ребенок больше не
фигурирует в очереди.
• Если ребенок не явился в ДОО – то заявление переводится в статус «неявка» и
возвращается в очередь.
Доукомплектование
Путь: Регламент / Доукомплектование.
• После того как пришли данные о неявившихся в ДОО, нужно провести
процедуру доукомплектования.
Примечание: производить процедуру доукомплектования возможно как и при
появлении свободных мест в рамках процедуры массового комплектования,
так и в течение всего учебного года (например, при смене места жительства
одного из детей место может освободиться раньше).
• При доукомплектовании незанятые места в ДОУ занимаются оставшимися
детьми из очереди. И цикл повторяется снова.
Доукомплектование
Автодоукомплектование
Провести доукомплектование в автоматическом режиме можно только по
каждому ДОО отдельно.
Система укомплектует детей по оставшимся свободным местам в ДОО в порядке
очереди.
Контингент ДОО
Контингент ДОО - это набор личных дел воспитанников ДОУ, привязанных к
конкретному детскому саду и группе.
Важно! «Личное дело» и «Заявление» – разные сущности.
• Заявления участвуют в процедуре комплектования.
• Личные дела – только при ведении контингента ДОУ и в процедуре комплектования не
участвуют.
Доступ: пользователи с ролью «Сотрудник ДОУ» (с привязкой к одному ДОУ) и
«Оператор реестра контингента».
Приказы по контингенту
Для управления личными делами воспитанников существуют приказы по контингенту.
Доступ: пользователи с ролью «Просмотр приказов и книги приказов» и «Выпуск
приказов».
Все приказы могут иметь в системе 2 статуса:
• проект;
• выпущен.
Для формирования «Реестра воспитанников» необходимо выпустить приказ «О
комплектовании ДОО».
Приказы по контингенту
На данный момент в системе реализованы следующие приказы:
Массовые приказы:
• о комплектовании учреждения;
• о переводе групп;
• о выпуске из ДОУ.
Индивидуальные приказы:
• об отчислении;
• об отчислении по достижении школьного возраста;
• о переводе в другую группу.
Жизненный цикл приказа
Книга учёта приказов
Все проекты приказов и выпущенные приказы доступны для работы в книге учёта
приказов.
Доступ: роль «Сотрудник ДОУ» только для своего ДОУ.
Путь: Главное меню / Приказы / Книга приказов
Раздел «Реестр воспитанников»
Доступ: роль «сотрудник ДОУ» или «Оператор реестра контингента».
Путь: Главное меню / Реестры и журналы / Реестр воспитанников
Личные дела воспитанников привязаны к конкретному учебному году, ДОО и группе.
Для формирования «Реестра воспитанников» необходимо выпустить приказ «О
комплектовании ДОО».
Преставление реестра воспитанников:
• в алфавитном виде;
• в журнальном виде, по составу групп.
Жизненный цикл личного дела
Системный журнал
Путь: Реестры и журналы / Системный журнал
Хранение событий:
• входы-выходы.
• добавление-удаление членов комиссий.
• запросы на смену пароля.
• изменение данных членов комиссии и т.п.
Ролевая модель
Роль – это набор прав доступа к тем или иным функциям системы.
Основные роли:
• Системная роль - разрешен доступ к web-интерфейсу. Выдается всем пользователям
системы, не может быть отменена.
• Администратор АИС – имеет доступ ко всем настройкам системы. В системе всегда
есть хотя бы один администратор АИС.
• Специалист по приему заявлений.
Набор и состав ролей можно изменить в пределах муниципалитета, при этом
изменение не затронет другие муниципалитеты.
Создание пользователя
Путь: Настройки / Пользователи
Доступ: «Администратор пользователей».
Обязательные поля к заполнению:
• Логин – имя пользователя в системе;
• E-mail –адрес электронной почты пользователя;
• Фамилия;
• Имя.
Отчеты
Отчеты в генерируются автоматически из внесенных данных в систему.
Категории отчетов:
1. Очередь
•
•
•
•
•
По статусам обращений
Движение очереди
Динамика операций
Сведения об очередниках
О качественных показателях учета потребности в ДОУ
2. Комплектование
•
•
•
•
Отклонения в процедуре комплектования
План комплектования
Ход комплектования
Статус массового комплектования
3. Места
•
•
•
•
Наличие мест по данным ДОУ
Приём заявлений ДОУ
Наличие мест по данным ДОУ (по возрастам)
Сведения о детях, посещающих ДОУ
4. Прочее
• О потребности в кадрах
Поддержка пользователей
Найти ответы на вопросы и подробные инструкции по работе в системе
вы можете в разделе «Помощь».
Контакты
E-mail: [email protected] | Телефон: 8 (812) 490-70-33, доб.114.