DOCFLOW И WORKFLOW Старт Схема презентации

DOCFLOW И WORKFLOW
Старт
Схема презентации
СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИ
Бизнес-процессы Заключение
Docflow
Workflow
Различия Docflow от Workflow
DOCFLOW
• это возможность маршрутизации документа между исполнителями в соответствии с заранее
определенными требованиями. При этом происходит изменение стадии жизненного цикла
документа в зависимости от его текущего положения в маршруте.
• Docflow системы являются так называемыми наследниками бумажного документооборота.
Отсюда и их естественные ограничения: с документом можно совершить ограниченный набор
действий: одобрить/ отказать, завизировать, удалить, внести правку и т. п. Обычно системы
документооборота дополняются системами хранения образов бумажных документов и
системами версионного контроля.
• Основным преимуществом систем документооборота является возможность их быстрого
внедрения на предприятии, если там уже на хорошем уровне налажен документооборот.
Docflow на платформе 1С
WORKFLOW
• это механизм, позволяющий передавать поручения от одного участника
процесса к другому в соответствии с заранее заданным маршрутом. При
этом вместе с поручением могут передаваться и сопутствующие
документы.
• Поручение — фактически это документ, содержащий в себе сведения о
работе, которую надо выполнить.
• По своей сути workflow это технология эффективного управления и
мониторинга процессов деятельности, которые называют бизнеспроцессами предприятия.
Бизнес-процессы
Принцип работы
Workflow на платформе 1С
РАЗЛИЧИЯ DOCFLOW И WORKFLOW
• Построение систем электронного документооборота начиналось с технологии
docflow.
• Если в системе достаточно удобно создавать документы и маршрутизировать их,
при этом есть возможность описания действий, которые необходимо выполнить
каждому участнику маршрута и можно подкреплять сопроводительные документы
к основному, то можно смело утверждать, что в системе есть и Docflow и Workflow
• Аналогично можно утверждать о наличии обоих механизмов, но с
противоположным путем эволюционирования, если в системе есть мощный
механизм выдачи поручений и контроля за их исполнением и при этом поручения
могут сопровождаться документами, которые участвуют в процессе и проходят
свой
жизненный
цикл
вместе
с
ним,
то
это
workflow.
WORKFLOW – ПРИНЦИП РАБОТЫ
Для изображения потока работ используют блок-схему, дракон-схему или граф, который
состоит из операций (работ), символов логики, стрелок. Разветвления блок-схемы имеют
логические символы «и», «или». Стрелки используют для отображения
последовательности выполнения операций или потока объектов (документы, ресурсы).
Кроме того, модель потока работ может отображать исполнителей, используемое
оборудование, программные средства и тому подобное.
Правила маршрутизации
ПРАВИЛА МАРШРУТИЗАЦИИ
определяют последовательность выполнения процедур делового процесса
или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют
несколько видов маршрутизации:
• В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:
• Жесткая маршрутизация;
• Свободная маршрутизация;
• Гибридная маршрутизация.
• В зависимости от порядка следования активизируемых процедур:
• Последовательная маршрутизация;
• Параллельная маршрутизация;
• Смешанная маршрутизация.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
Бизнес-процесс - это одна или более связанных между
собой процедур или операций (функций), которые
совместно реализуют некую бизнес-задачу предприятия
в рамках организационной функциональной или
процессной структуры управления предприятием.
Бизнес-процесс обычно связан с операционными
задачами и бизнес-отношениями, например, процесс
обработки заявки клиента или процесс разработки
нового
изделия.
Процесс
может
полностью
осуществляться в пределах одного организационного
подразделения, охватывать несколько подразделений в
рамках организации или даже несколько различных
организаций. Фактически бизнес-процесс объединяет
(интегрирует) поток работ или функций, людей и
оборудование (ресурсы), информацию, необходимую для
принятия решений (знания), а также правила
(управление) выполнения этих функций.
WORKFLOW НА ПЛАТФОРМЕ 1С
В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:
• Рассмотрение
• Исполнение
• Согласование
• Утверждение
• Регистрация
• Ознакомление
• Поручение
• Приглашение
• Обработка входящего документа
• Обработка исходящего документа
• Обработка внутреннего документа
• Комплексный процесс
РОЛИ
Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так,
например, документ можно отправить на утверждение роли Директор, и программа
автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет
эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать
пользователям, определяемым следующими авто подстановками:
• Все руководители автора бизнес-процесса
• Все подчиненные автора бизнес-процесса
• Непосредственный руководитель автора документа
• Все руководители автора документа
• Все руководители автора документа
СОСТАВ РОЛЕЙ
• Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и
настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи
автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
КАРТОЧКА БЛОК-СХЕМЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Для каждого бизнес-процесса в
программе заводится карточка, из
которой пользователь может вызвать
наглядную
блок-схему
бизнеспроцесса. Выполнение этапов бизнеспроцесса будет отражаться на блоксхеме. С ее помощью создатель
бизнес-процесса в любой момент
может выяснить, на каком этапе
находится его выполнение и кто из
сотрудников уже выполнил свою
задачу, а кто нет. Ниже приведены
карточка и типовая блок-схема
бизнес-процесса Согласование.
ШАБЛОН БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить
шаблон, который будет использоваться при создании
новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса
содержит такие сведения, как:
• маршрутизация
• сроки
• важность
• наименование
• описание и другие
При создании бизнес-процесса на основании какоголибо входящего документа вида Договор пользователь
сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.
DOCFLOW НА ПЛАТФОРМЕ 1С
Система "1С: Документооборот" является дальнейшим развитием «1С:
Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в
простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и
сотрудников, работающих вне офиса по модему.
Преимущества системы
Описание работы системы
ПРЕИМУЩЕСТВА ДАННОЙ СИСТЕМЫ
•
Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде.
•
С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы
передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса
обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (описать) технологические
(бизнес) процессы, происходящие на предприятии.
•
Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной работы, поскольку большинство операций
по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически.
•
Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа
от одного исполнителя к другому.
•
Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики,
анализа деятельности предприятия и пр.
•
При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование
пользователям. Запросы создаются на встроенном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой
информации на сервере с отправкой результатов пользователям.
•
Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах.
•
Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию. Средства аутентификации
абонентов электронной почты дополнительно запрещают несанкционированное использование личных почтовых
ящиков.
•
Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например
Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.
•
Вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию
посредством программируемых на встроенном языке Бейсик запросов.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ
После установки и настройки всех компонент системы в
некоторой организации, пользователи начинают обмениваться стандартными
документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен,
поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на
установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.
Между филиалами существует модемная связь, по которой осуществляется перенос
документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов.
Удаленные (мобильные) пользователи периодически соединяются с серверами для
передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).
Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы,
автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания
тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим
сотрудникам организации.
Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с
отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Если система обеспечивает только документооборот - то это docflow, а если есть возможность
рисовать и запускать диаграммы процессов с назначением и отслеживанием активности
сотрудников - то это workflow.
При этом можно утверждать и следующее: картинки и диаграммы, что были использованы в
презентации и отражают сущность СЭД, а также особенности маршрутизации являются сочетанием
workflow и dockflow.