Конкурсный комитет

ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ДНИ
Программы территориального сотрудничества
Восточного партнёрства
Беларусь-Украина
Оценка и выбор заявителей
Участники
Внутренние оценщики
• Назначаются руководящим органом
Внешние оценщики
• Внешние эксперты, назначаются по результатам открытого
конкурса
Конкурсный комитет
• Представители национальных органов власти и GIZ
Наблюдатели
• Представитель Европейской Комиссии
Задания оценщиков:
Внутренние оценщики
• Административная проверка
• Проверка на соответствие
квалификационным критериям
Внешние оценщики
• Оценивание сопроводительного
письма и полных заявок
Конкурсный комитет
Принимает решения об отборе проектов
для их финансирования;
Подает на рассмотрение Совместному
комитету по принятию решений (JDMC),
Европейской Комиссии рекомендации по
конкурсным
предложениям,
которые
отбираются для финансирования.
Состав совместного комитета по принятию решений (JDMC)
Республика Беларусь
Украина
1
Министерство иностранных дел
2-3 Координационное бюро ТАСИС Европейского Союза в
Республике Беларусь (2 позиции)
4
Брестский областной исполнительный комитет
5
Гомельский областной исполнительный комитет
6
Гомельское региональное агентство кономического развития
7
Организация гражданского общества
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Министерство экономического развития и торговли
Министерство иностранных дел
Волынская областная государственная администрация
Ривненская областная государственная администрация
Житомирская областная государственная администрация
Киевская областная государственная администрация
Черниговская областная государственная администрация
Украинская Национальная платформа Форума гражданского
общества Восточного Партнерства
Наблюдатели
• Европейская Комиссия, представленная Представительством Европейского Союза в Республике Беларусь и Представительством
Европейского Союза в Украине;
• DeutscheGesellschaftfürInternationaleZusammenarbeit (GIZ) GmbHкак Администратор программы территориального сотрудничества;
• Эксперты Программы содействия территориальному сотрудничеству стран Восточного Партнёрства.
Конкурсный комитет
Председатель
Секретарь
Не имеет
права голоса
Не имеет
права голоса
Нечетное
количество
членов с
правом
голоса
• Только председатель конкурсного комитета
может предоставлять разрешение на
контактирование с конкурсантом во время
и после процедуры оценивания.
• Оценщики работают под руководством
председателя конкурсного комитета.
Роль наблюдателей:
• Могут предоставлять консультации по
процедурным
вопросам,
вопросам
применения критериев для оценивания и т.д.
• Не могут высказывать мнение о поданных
конкурсных предложениях.
Члены конкурсного комитета, которые имеют право голоса, а
также наблюдатели, внутренние/внешние оценщики, секретарь
и председатель комитета должны соблюдать требования
правил конфиденциальность доступной им информации
Важно
знать !!!
Оценщики должны работать самостоятельно и
независимо
Оценщики не должны раскрывать имена других
оценщиков
Оценивание будет производиться по месту
проведения конкурса
Этапы оценивания
Прием и
регистрация
заявок
(90 дней)
Открытие
конкурсных
предложений и
административная
проверка
Оценивание
сопроводительных
писем
ЭТАП 1
(Май - Июнь 2016)
ЭТАП 2
Оценивание полной
заявки
ЭТАП 3
Подтверждение
соответствия
квалификационным
критериям
ЭТАП 4
(Июнь - Июль 2016)
(Июль - Август 2016)
Прием и регистрация заявок
Все полученные (до и после окончания
установленного
срока)
заявки
регистрируются работниками МА под
надзором
председателя/секретаря
конкурсной комиссии.
Конверты с конкурсными предложениями
остаются запечатанными и хранятся в
безопасном месте до заседания комитета,
во время которого открываются конверты с
заявками. Это заседание проводится только
после окончания срока для подачи заявок.
Этап 1 – открытие
Все полученные конкурсные предложения открываются, производится
проверка регистрационных данных (они должны содержать название
заявки, дату подачи заявки, имя и адрес конкурсанта), каждая заявка
получает порядковый номер.
Порядковый номер (код), присвоенный каждой заявке, должен быть
нанесен на все экземпляры заявки и должен храниться во время
процедуры оценивания как единственное средство для идентификации
заявки.
Во время заседания, на котором открываются конверты с заявками,
подтверждается соблюдение условий подачи заявок.
!!! Заседание с целью открытия
конвертов с заявками может
проводиться регулярно,
одновременно с
административной проверкой
и до ее завершения;
!!! !!! Оригиналы заявок будут
храниться в архиве;
копии заявок предоставляются
внутренним и внешним
оценщикам.
После заседания и открытия конвертов с заявками,
секретарь, под руководством председателя конкурсного
комитета, составляет:
Перечень конкурсных предложений, которые были поданы с
соблюдением сроков и поэтому допускаются к процедуре
оценивания;
Перечень конкурсных предложений, полученных после
окончания срока, которые автоматически отклоняются и не
принимаются к рассмотрению.
Этап 1- административная проверка
Внутренние оценщики должны проверить каждое предложение с помощью перечня контрольных вопросов
Каждое конкурсное предложение проверяется только одним оценщиком.
Оценщики должны заполнить форму оценивания (Приложение I)
Если необходимая информация отсутствует или неверная, заявка исключается из процедуры оценивания
Председатель комитета может запросить разъяснения в следующих случаях:
такие разъяснения не улучшают содержание заявки
На основе полученных от конкурсанта разъяснений и под руководством председателя комитета обновляется соответствующая форма
административной проверки, в которую вносится информация о том, принимается полученное разъяснение или нет
Председатель комитета при поддержке секретаря комитета составляет
Перечень заявок, которые соответствуют административным критериям
Перечень заявок, которые не соответствуют этим критериям
Указанные списки и формы административной проверки по всем поданным заявкам передаются членам конкурсного комитета
Этап 2 – оценивание сопроводительного письма
Производится внешними независимыми оценщиками
Каждая заявка оценивается двума оценщиками, которые работают по принципу “четырех глаз” и формулируют свою
независимую оценку под надзором председателя
Председатель/секретарь хранит перечень конкурсных предложений, предоставленных каждому оценщику; имена экспертов,
которые производили оценивание, не должны разглашаться
После того, как внешние оценщики завершили оценивание, председатель комитета при поддержке секретаря составляет
перечень конкурсных предложений по количеству набранных баллов с детальным обоснованием оценки обоими оценщиками
Перечни предоставляются членам конкурсного комитета, обладающими правом голоса. Копии форм для оценивания
прилагаются к отчету об оценивании.
СИСТЕМА БАЛЛОВ
• Сопроводительные письма получают оценку в размере до 50 баллов в
соответствии с формой оценивания.
• После проверки сопроводительных писем составляется список поданных
заявок в порядке приоритетности в соответствие с общими набранными
баллами.
• Во-первых, только сопроводительные письма, набравшие как минимум 30
баллов, могут быть отобранными на этапе предварительного отбора.
• Во-вторых, количество сопроводительных писем сокращается с учётом их
рейтинга, до количества заявок, чья суммарная запрашивая помощь равна как
минимум 200% доступного бюджета для данного конкурса заявок.
(6 600 000,00 Евро).
Конкурсный комитет проводит заседания с целью:
– рассмотрения выводов и принятия решений по спорным вопросам;
– подачи рекомендаций по конкурсным предложениям для дальнейшего оценивания;
– подписания отчета об открытии конвертов с предложениями и об административной
проверке.
MA подписывает отчет об оценивании по данному этапу процедуры и тем самым
подтверждает соблюдение процедуры.
После этого председатель комитета направляет конкурсантам стандартное письмо,
в котором указывается следующее:
– Была ли заявка подана своевременно;
– Идентификационный номер заявки;
– Соответствует ли заявка всем административным критериям и допущено ли конкурсное
предложение к дальнейшему рассмотрению.
Этап 3 – оценивание полных форм заявки
Производится внешними независимыми оценщиками
Каждая заявка оценивается двума оценщиками, которые работают по принципу “четырех глаз” и формулируют свою
независимую оценку под надзором председателя
Председатель/секретарь хранит перечень конкурсных предложений, предоставленных каждому оценщику; имена экспертов,
которые производили оценивание, не должны разглашаться
После того, как внешние оценщики завершили оценивание, председатель комитета при поддержке секретаря составляет
перечень конкурсных предложений по количеству набранных баллов с детальным обоснованием оценки обоими оценщиками
Перечни предоставляются членам конкурсного комитета, обладающими правом голоса. Копии форм для оценивания
прилагаются к отчету об оценивании.
Принципы оценивания
•
Полное конкурсное предложение может набрать до 100 баллов. Баллы, полученные
сопроводительным письмом за «актуальность», будут засчитаны в форме оценивания полной
заявки, потому что этот пункт больше оцениваться не будет.
•
Если разница между оценками от двух оценщиков для одного конкурсного предложения
составляет более 10 баллов, необходимо привлекать третьего оценщика.
•
Если общее количество баллов для раздела №1 полной конкурсной заявки составляет менее 12,
заявка будет отклонена.
•
Если количество баллов для одного из подпунктов, расположенных ниже пункта 1, составляет 1
балл, такая заявка также будет отклонена.
Предварительный отбор
• После оценки составляется таблица со списком заявок, которые располагаются в
порядке приоритетности в зависимости от набранного количества баллов.
• Предварительно отбираются заявки с максимальным количеством баллов до тех пор,
пока не будет достигнут уровень имеющегося в наличии бюджета (€3 300 000).
• Помимо этого, формируется резервный список согласно аналогичным критериям.
• Данный
список
будет
использован,
если
размер
имеющегося
финансирования увеличится в период действительности резервного листа
в
наличие
Этап 4 – проверка приемлемости заявителей и
аффилированных лиц/организаций
•
•
•
•
•
•
Проверка осуществляется внутренними оценщиками;
Проверка приемлемости осуществляется на основании сопроводительных документов, требуемых
Управляющим органом;
Данная проверка осуществляется только в отношении предварительно отобранных заявок;
Декларация основного заявителя (раздел 8, Части В формы заявки на получение гранта) сравнивается с
сопроводительными документами, предоставленными основным заявителем. Отсутствие документов и/или
несоответствие может привести к отклонению заявки исключительно на этом основании.
Приемлемость заявителей и аффилированного лица проверяется в соответствие с квалификационными
критериями;
Любая отклонённая заявка заменяется новой, имеющей самый высокий рейтинг в резервном листе, в пределах
размера имеющегося в наличии бюджета для данного конкурса.
Контрактный орган потребует предоставить
следующие документы:
•
•
•
•
•
•
•
Устав или учредительные документы основного заявителя, каждого партнера и (при наличии) каждого аффилированного
лица/организации.
Копия последнего финансового отчёта основного заявителя
Бланк юридического лица
Форма финансовой идентификации основного заявителя
Копия последнего свидетельства о регистрации компании или любой эквивалентный документ, полученный от соответствующих
органов.
Подтверждение права собственности на участок или помещение заявителя, созаявителя или аффилированного лица, ил
подтверждение того, что они находятся в аренде как минимум в течение 10 лет*.
Разрешение на строительство или подтверждение того, что данное разрешение не требуется по законодательству*.
После проверки сопроводительных документов Конкурсный Комитет выносит окончательные
рекомендации Управляющему органу, который принимает решение по присуждению гранта.
Для окончательного подтверждения итоговый отчёт направляется в Совместный комитет по
принятию решений.
*в случае, если деятельность включает работы по ремонту и ландшафтному проектированию, и т.д
Спасибо за внимание!