Управление запасами медикаментов в аптеке и «1С:Медицина. Больничная аптека»

Управление запасами медикаментов в аптеке и
клиниках Первого МГМУ им.Сеченова на базе продукта
«1С:Медицина. Больничная аптека»
Дарья Грибова
Руководитель проектов
Фирма «1С»
Клинический центр Первого МГМУ им. И.М.
Сеченова

7 структурных подразделений связанных между
собой администрацией клинического центра

Территориально распределенная локальная сеть:


14 почтовых адресов в разных частях Москвы;
1 в Московской области

3000 коек – самый большой стационар в РФ

19 разнопрофильных клиник

14 межклинических лечебно-профилактических служб

Центральная клинико-диагностическая лаборатория

Центр крови

Снабжающие структуры: Центральная аптека и Отдел материальнотехнического снабжения
Ежегодно:

более 49,5 тысяч пролеченных стационарно

свыше 340 тысяч амбулаторных больных
2
Цели комплексного проекта




Проект выполнялся в рамках большого проекта внедрения
комплексной медицинской информационной системы на
платформе 1С
Проект «под ключ»: инфраструктура (сети,
оборудование)+софт+внедрение (с оптимизацией бизнеспроцессов)
Генеральный подрядчик – фирма 1С
Цели комплексного проекта - создание автоматизированной
системы учета административно-хозяйственной деятельности
в КЦ, в том числе:
 ведение персонифицированного учета оказанной медицинской помощи;
 управление взаиморасчетами за оказанную медицинскую помощь и
взаимодействия со страховыми медицинскими организациями в части
формирования счетов за оказанную медицинскую помощь;
 обеспечение персонифицированного учета лекарственного обеспечения;
 обеспечение информационного взаимодействия с компонентами
федерального уровня единой государственной информационной системы
в сфере здравоохранения;
 анализ деятельности и формирование отчетности.
3
Свободное программное обеспечение и рабочие
станции
Требование заказчика – использование операционной системы Linux на 800
клиентских компьютерах
Выбрана ОС AltLinux Simply 6.0.1
 Готовый пользовательский дистрибутив
 Небольшой размер на жестком диске
 Качественная поддержка производителя (платная!)
Тонкий клиент Аквариус (Nettop):
 Процессор INTEL Atom D525, 2 ядра, 1800МГц
 Оперативная память – 2 ГБ
 Флэш-диск емкостью – 8 ГБ
 Монитор ViewSonic 18.5"
 Устройство чтения/записи смарт-карт
Авторизация по смарт картам
Стоимость комплекта в рознице – менее 10 тыс. руб.
4
Используемые программные продукты


Выбор ПО (как системного, так и прикладного) со стороны Первого
МГМУ был основан на стремлении минимизировать не только
стоимость закупки, но и стоимость владения и сопровождения этого
ПО в перспективе
Прикладное ПО:
 1С:Медицина. Больница
 1С:Медицина. Больничная аптека
 1С:Медицина. Клиническая лаборатория
 1С:Медицина. Диетическое питание
 1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения
 1С:Медицина. Федеральные регистры
 1С:Технология публикации решений 1cFresh (Менеджер сервиса)
 1С-Битрикс. Сайт медицинской организации
 1С:Электронное обучение. Корпоративный университет
5
Серверная группировка

Сервер приложений (12 ядер, 24 ГБ ОЗУ, SSD диск) – 2 шт
 1С:Предприятие 8.2.17
 1С:Предприятие 8.3.3

Сервер СУБД (12 ядер, 24 ГБ ОЗУ) – 1 шт
 Внешняя система хранения данных с интерфейсом Ethernet

Резервный сервер СУБД (12 ядер, 24 ГБ ОЗУ) – 1 шт
 Сервер аутентификации рабочих станций с AltLinux Centaurus (HyperV).
 Веб-сервер сервиса интернет-регистратуры CentOS 6.3 Linux (Hyper-V).

Сервер лабораторной информационной системы - 1 шт
 Altey Device Manager
ОС – Windows Server 2008 R2 Enterprise
CУБД – MS SQL Server 2008 Standard
6
Цели проекта по автоматизации учета медикаментов и
расходных материалов
Цели проекта


автоматизации сплошного учета лекарств и расходных
медицинских материалов на всех уровнях (закупки, склады,
лаборатории, клиники, отделения)
автоматизация процесса планирования обеспечения – сбор заявок
на закупку (консолидация потребностей клиник)
 Склады – Центральная аптека и Склад МТС
 Лаборатории - 5
 Лечебные отделения – 219
 Прочие подразделения – Паталогоанатомическое отделение, Центр крови, ЦСО
7
Учет медикаментов - количество рабочих мест > 220

Центральная аптека - 7

Отдел материально-технического снабжения:
 Склад расходных материалов - 2
 Склад канцтоваров и мягкого инвентаря - 1
 Склад медоборудования - 2
 Склад хозтоваров и мебели - 2

Университетская клиническая больница №1 - 47

Университетская клиническая больница №2 - 78

Университетская клиническая больница №3 - 31

Университетская детская клиническая больница - 23

Университетская клиническая больница фтизиопульмонологии - 12

Центр восстановительной медицины и реабилитации - 5

Клинико-диагностический центр -1

Центр крови – 7

Лаборатории - 5

Руководство КЦ - 5
8
Этапы проекта







Экспресс-обследование особенностей учета – июнь-июль 2012 года
Предварительное обучение сотрудников складов (Аптека), знакомство с системой –
июль-август 2-12 года
Инвентаризация (с помощью торгового оборудования), синхронизация номенклатуры
со справочником РЛС, загрузка остатков по складу Центральной аптеки на конец
августа 2012 года
Запуск системы на складе Центральной аптеки в промышленную эксплуатацию
(опытная эксплуатацию позволить себе не могли, но до конца года учет велся в
старой и новой системе), выгрузка данных на портал Росздравнадзора по остаткам на
15 сентября была полностью автоматической из 1С
Запуск системы на складе Отдела МТС (свелся к обучению сотрудников, т.к. остатков
на этом складе нет) - октябрь 2012 года
Запуск системы в отделениях клиник (сначала было проведено групповое обучение,
потом индивидуальное на местах), инвентаризация и ввод остатков проводилась в
каждом отделении на момент начала работы – с октября 2012 по март 2013 года
Верификация количественных и суммовых данных в Центральной аптеке за 4 месяца
2012 года

Работа по замечаниям пользователей сентябрь – декабрь 2012 года

Вывод системы на сопровождение – с января по март 2013 года

Запуск функционала по планированию обеспечения медикаментами (заявочная
кампания по потребностям на 2014 год) – май 2013 года, консолидация потребностей
июль 2013 года
9
Решенные задачи
Управление закупками





Учет закупок ведется в разрезе поставщиков и договоров с контрагентами,
по каждой номенклатурной позиции в количественном и суммовом
выражении.
Экспорт данных по отчетному периоду в сегменте в формате
Росздравнадзора для портала «Оперативный мониторинг лекарственных
средств»
Формирование спецификаций к заключаемым контрактам с поставщиками
и контроль отклонения объемов поставок от контрактных обязательств по
каждой номенклатурной позиции
При оформлении разногласий с поставщиками предусмотрена регистрация
в программе возвратов товаров поставщикам и актов о расхождении в
количестве и качестве при приемке товара
Предусмотрено формирование развернутых аналитических отчетов по
закупкам в разрезе поставщиков, договоров, различных групп и признаков
номенклатуры

Оценка эффективности финансовых затрат на закупку аптечных товаров с
помощью ABC/VEN-анализа

Планирование обеспечения по медикаментам (лекарства и перевязка)
10
Решенные задачи
Управление запасами в Центральной аптеке

Сплошной предметно-количественный учет движения всех видов ТМЦ,
лекарств по сериям и срокам годности

Оперативный контроль остаточных сроков годности (как в абсолютном, так и
относительном выражении)



Аналитический учет лекарственных препаратов по принадлежности к спискам
(наркотические и психотропные вещества (по группам), сильнодействующие и
яды, ЖНВЛП)
Раздельный учет движения аптечных товаров по источникам финансирования
закупок
Формирование оприходования (ввод остатков или излишков по результатам
инвентаризации), перемещений товаров между складами и списаний со
складов аптеки (в случае недостач по результатам инвентаризации, при
истечении срока годности, по чрезвычайным ситуациям и т.д.)

Формирование отпуска в отделения на основании электронного требования на
склад

Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей с
формированием соответствующих регистров бухгалтерского учета

Формирование развернутых аналитических отчетов по движению аптечных
товаров и регламентированной бухгалтерской отчетности

Проверка серий по перечню изъятых из обращения лекарственных препаратов
в соответствии с решениями Росздравнадзора
11
Решенные задачи
Управление запасами в отделениях


Сплошной предметно-количественный учет движения всех видов ТМЦ (лекарства без серий
и сроков годности)
Аналитические отчета по остаткам и движению запасов в отделениях клиник
Управление изготовлением


Регистрация изготовления рецептурных препаратов по лекарственным прописям
В программе предусмотрена возможность вывода регламентированных отчетов по учету
лабораторно-фасовочных работ
Регламентированная отчетность

Ведомость выборки израсходованных ЛС подлежащих ПКУ (Форма №1-МЗ)

Отчет о движении лекарственных средств подлежащих ПКУ (Форма №2-МЗ)

Книга регистрации накладных поступивших в аптеку (Форма №6-МЗ)

Книга учета протаксированных накладных требований(Форма №7-МЗ)

Журнал учета лабораторно фасовочных работ (Форма №АП-11)

Отчет о приходе и расходе аптечных товаров в денежном выражении (Форма №11-МЗ)
12
Методологические особенности проекта


Отделения не видят количественные остатки на складе Центральной
аптеки, но видят список позиций по наличию в разрезе источников
финансирования, требования формируются в терминах конкретных
товарных позиций
Суммовой учет:

Суммовой бухгалтерский учет ведется в «1С:Медицина. Больничная аптека», в
бухгалтерию сдаются только отчеты в суммовом выражении

Требования на отпуск «таксируются» Больничной аптеке

Метод суммовой оценки в течение месяца – партионный учет по документу
поступления

Количественный серийный учет (по срокам годности) по лекарствам

В отделениях ведется учет движения всей номенклатуры


По всем группам препаратов и расходных медицинских материалов ведется
предметно-количественный учет методом инвентаризации

В дальнейшем планируется внедрить персонифицированное списание
препаратов по учетным препаратам
Ведется электронное согласование требований, отделения распечатывают
таксированное требование (окончательный вариант) после согласования и
обработки в Центральной аптеке
13
Результаты проекта






Работающая система общей логистики потоков препаратов и
расходных медицинских материалов в Клиническом центре
Это действительно система оперативного учета (не «набивалка»
для статистических отчетов в бухгалтерию, а отслеживание
потоков ТМЦ в реальном времени)
Администрация перешла на работу в этой системе, руководители
перестали просить приносить аналитические отчеты в бумажном
виде, а делает их в оперативном режиме самостоятельно
Формируется вся необходимая статистическая отчетность для
всех внутренних служб, информация для внешних
контролирующих органов (оперативный мониторинг
лекарственных средств в Росздравнадзор)
Автоматизирован сбор потребностей и планирование закупок
(заявочная кампания, консолидация потребностей, увязка в
закупками) по медикаментам
Движение всех закупаемых товарно-материальных ценностей в
одной системе
14
Планы по дальнейшему развитию




Персонифицированный учет потребления по учетным препаратам
Внедрение классифицированного реестра по расходным
медицинским материалам
Планирование потребностей по расходным медицинским
материалам и прочим товарам
Внедрение внутреннего штрихкодирования на складе Центральной
аптеки, внедрение считывания кодов с помощью сканера на всех
уровнях обращения товаров в Клиническом центре
15
Спасибо за внимание!
[email protected]
http://med.1c.ru
Дарья Грибова
Руководитель проектов
Фирма «1С»